centre et procesus_d`achat

Négocier avec les professionnels.
3 - LE CENTRE D'ACHAT. LE PROCESSUS D’ACHAT.
S1.32 Les techniques de négociation
Identifier le rôle de l’acheteur dans le centre d’achat, son style, ses techniques de négociation et ses outils d’aide à
l’achat (cahier des charges, appel d’offres…)
S1.31 Le diagnostic de la situation de négociation
Acteurs : interlocuteur(s), centre d’achat
Enjeux et objectifs
Processus d’achat et étapes de la négociation
Stratégies de négociation
Définition de : « Centre d’achats - Buying center »
Utilisé en marketing business to business pour désigner l’ensemble des personnes qui interviennent dans la
décision d’achat d’un produit ou service.
3.1. Les intervenants du centre d’achat
Le centre d’achat est l’ensemble informel des personnes de fonctions différentes qui interviennent dans le processus
d’achat industriel.
 Les prescripteurs :
Ils sont internes ou externes à l’entreprise.
Ils définissent les caractéristiques du produit à acheter.
Ils sont reconnus par les autres membres du centre d’achat pour leurs compétences techniques.
Ce sont les bureaux d’études, des méthodes, les architectes selon le domaine d’activité…
 Les conseillers :
Ils sont internes ou externes à l’entreprise.
Ils suggèrent le choix d’un produit ou d’un fournisseur compte tenu de leur fonction dans l’entreprise (chef de fabrication) ou de leur statut
(syndicat professionnel). Ils sont généralement plus difficiles à repérer que les prescripteurs.
 Les informateurs :
Ce sont les journaux professionnels et les salons.
 Les filtres :
Ils font écran (et filtrent l’information) ou dans le meilleur des cas contrôlent la communication entre les membres du centre d’achat et les
fournisseurs potentiels. Ils sont généralement très difficile à repérer…
 Les acheteurs :
Ils sont chargés des achats de l’entreprise. Ce sont souvent les principaux interlocuteurs du technico-commercial.
 Les utilisateurs :
Ils sont souvent à l’origine du besoin et vont être les premiers touchés en cas de dysfonctionnement ou d’inadaptation de l’offre du
fournisseur. Ils sont parfois conseillers, voire prescripteurs…
 Les décideurs :
Ils ont le dernier mot dans la décision d’achat… l’acheteur n’est pas toujours le décideur…
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3.2. Les processus d’achat.
Attention, il n'existe pas d'étapes standards auxquelles il faut se conformer. A chacun selon ses étapes
pourrait-on dire ! Celles qui suivent ici ne sont indiquées qu'à titre indicatif.
1) Apparition du besoin
2) définition du besoin
La demande d'achat se caractérise généralement selon les cas par :
- les coordonnées de l'acheteur
- le Cahier des charges contenant le descriptif du besoin, ses caractéristiques,
spécifications, performances attendues (avec tolérances), plans, nomenclatures, croquis
- quantités
- éléments Budgetaires
- délai de rigueur (+ échelonnement si cadencement)
- Conditionnement
- Conditions de maintenance
- Contingences réglementaires
Pour aider à la formalisation d'un besoin et ainsi contribuer à une recherche des informations
nécessaires à la bonne prise de commande, on évoque les quatre dimensions d'un besoin qui sont :
Spécifications techniques
- description du produit
- conditions d'utilisation
- destination du produit
- conditionnement - ...
Cout / prix
- Prix : ferme ? ou révisable ? - Port compris ? - Assurance comprise ?
Délais
- de livraison - de paiement - astreintes ? - pénalités de retard ? ...
Comportements
- Transports - conditions de réception - aspects juridiques - formation
- maintenance - compétences particulières des opérateurs ?
- assistance à la mise en route
3) Traitement de la demande d'achat (ou de réapprovisionnement)
4) Demande d'offre :
- Recherche de fournisseurs potentiels
- Présélection des fournisseurs (pour en savoir plus)
- Envoi des consultations
- Suivi
5) Dépouillement des offres et sélection
6) Prise de contact avec le fournisseur ; mise au point technique et commerciale
7) Négociation
8) Etablissement de la commande
9) Confirmation du fournisseur
10) Vérification de l'accusé de réception
11) Suivi de la commande et gestion des relances
12) Réception et contrôle
13) Traitement de la facturation
14) Règlement
15) Suivi des litiges
16) Evaluation
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3.3. Le rôle des intervenants à chaque étape du processus d’achat
Bien que chaque situation d’achat soit différente, on peut rappeler les étapes du processus d’achat et le poids de
chacun des intervenants à chacune des étapes :
Le nombre d’étoiles est proportionnel est à l’importance de l’intervenant à chaque étape.
Etape du processus d’achat
Etape 1 : Apparition, reconnaissance,
identification et formulation des besoins.
Etape 2 : Définition des caractéristiques du
produit, élaboration d’un cahier des charges
Etape 3 : Recherche d’informations par appels
d’offres et ou recherches documentaires
(catalogues, plaquettes, salons…)
Etape 4 : Etudes des propositions et comparaison
des offres à l’aide d’une grille d’évaluation et de
critères pondérés.
Etape 5 : Négociation avec les fournisseurs
potentiels après une première pré-sélection.
Etape 6 : Choix
du fournisseur et signature
d’un contrat prévoyant les délais de
livraison et les conditions de paiement.
Etape 7 : Contrôle
et évaluation des
performances du fournisseur. Toute
insatisfaction entraîne un retour à l’étape 3,
voire 2, ou même 1.
Utilisateur
Conseiller
Prescripteur
Filtres
Décideur
Acheteur
*** *
** ** ***
*
*
***
* * *
** **
***
*
***
***
*
3.3. Les différentes situations d’achat
Selon le type de produit industriel acheté, le centre d’achat aura une composition différente. Il faut
différencier :
L’achat unique :
L’achat d’un bien d’équipement est un achat durable. Il constitue un investissement qui doit être rentabilisé. Les
prescripteurs jouent généralement un rôle déterminant compte tenu de la complexité technique de l’achat…
L’achat répétitif :
L’achat d’un produit industriel incorporable, de consommables ou de fournitures est un achat répétitif. Il entre
directement dans les coûts. Ce sont les prix et les délais qui vont être les critères importants. L’acheteur jouera alors
un rôle déterminant dans la négociation du contrat d’approvisionnement.
Selon la situation le centre d’achat aura une composition différente. Il faut différencier :
Le rachat à l’identique : C’est la situation la plus courante. Elle favorise le fournisseur attitré.
L’achat répété modifié : La modification peut porter sur les performances techniques du produit et ou les
conditions commerciales (délais…). C’est souvent une opportunité pour un fournisseur non référencé.
L’achat nouveau : Le rôle de l’acheteur est généralement limité au profit d’autres membres du centre d’achat
compte-tenu du risque technique et commercial que représente l’achat…
La connaissance du centre d’achat et du processus d’achat de la cible est un préalable indispensable à toute
action de communication ou de commercialisation…
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