Compte rendu de la réunion du 8 septembre 2016

Comité des Fêtes
Mairie
40260 TALLER
Taller, le 8 septembre 2016
Compte rendu de la réunion
du 8 septembre 2016
ETAIENT PRÉSENTS
Comité des Fêtes
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Pascale MONRIBOT-DELAS, Présidente,
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Camille PUYO, Secrétaire,
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Sandrine AEBERLI, Trésorière,
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Americo SEBASTIAO,
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François CAMIADE, co-organisateur avec le Comité des Fêtes,
ETAIENT CONVOQUÉS ABSENTS-EXCUSÉS
-
Sylvain MORA, Vice-Président,
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Marie DUBREUIL, Trésorière Adjointe,
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Philippe AEBERLI,
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Bruno BERNIER,
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Olivier et Hélène RUBAT du MERAC,
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Liliane SEBASTIAO,
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LIEU DE LA REUNION
La réunion s'est tenue dans la salle des fêtes, le 8 septembre 2016 à 19h.
MODE DE CONVOCATION
L’assemblée a été convoquée par mail par la Présidente.
L'ORDRE DU JOUR
Un seul point : Organisation de la Foire Agricole du 8 octobre 2016,
DEROULEMENT DE LA SEANCE
EN PREAMBULE
Si François s'excuse de n'avoir pu se libérer à cet horaire, il a avec Pascale fait un point avant la réunion.
Camille a présenté sa démission par lettre remise en main propre à Pascale, dont acte.
Pascale établira le compte-rendu de réunion.
LES AUTORISATIONS
Les demandes d'autorisation qui doivent être faites auprès de la mairie, seront envoyées dès demain
vendredi 9 septembre. Il s'agit en particulier :
- du débit de boisson,
- de l'utilisation de l'espace public (dans le pré de la fromagerie),
- de l'affichage aux entrées du village,
- du prêt de la sono.
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AFFICHE - PUBLICITE
Suite aux différentes remarques, le projet d'affiche revêt cette allure.
Elle sera tirée en 50 exemplaires sur papier A3 vert fluo dans le courant de la semaine prochaine et
distribuée pour affichage en vitrine dans les commerces des villages situés dans un rayon de 25 km autour
de Taller samedi prochain, le 17 septembre. Parallèlement, des affichettes A5 en noir et blanc, seront
éditées et déposées sur les comptoirs à disposition de la clientèle.
Les élus de ces mêmes communes seront informés et invités à se joindre à cette manifestation par mail.
Il sera également demandé à Rose, d'en distribuer aux Tallésiens à partir du mardi 27 septembre prochain.
Radio Landes sera contactée pour laisser un message sur les ondes les samedi 24 septembre et 1er octobre.
Après les corrections apportées, l'article qui détaille les activités de cette journée sera mis en ligne sur le
site www.mairie-taller.fr, vendredi 9 septembre 2016 et adressé à Hubert DUPIN pour lui demander de
bien vouloir faire un article sur le SUD-OUEST.
Pascale reprendra contact avec le Responsable des Comices agricoles dans les Landes, à la Chambre
d'Agriculture pour l'inviter à cette manifestation. Une affiche lui sera également envoyée par mail.
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ORGANISATION COTE "ANIMAUX"
François a pris contact avec une dizaine d'éleveurs offrant ainsi un panel intéressant de bestiaux à nos
visiteurs.
Dès potron minet, le samedi 8 octobre, il faudra prévoir de mettre en place la trentaine de barrières en lieu
et place suivant la disposition prévue infra, car les éleveurs arrivent le samedi matin à 7h/7h30.
En termes d'animation, un éleveur d'équidés mettra à disposition des poneys pour promener les enfants.
Camille doit prendre l'attache de Gaëlle VINKO
(06 26 25 30 53) pour lui proposer de participer à cette animation avec des balades en callèche.
Vers midi, François organisera une élection de caprins. Deux bouteilles de vin seront données à l'heureux
gagnant.
Agrivision et Euromagri ont été contactés pour nous apporter un peu de matériel ancien et/ou récent. Nous
sommes en attente de leurs réponses.
Sylvain s'occupe de faire venir trois vieux tracteurs. Ces derniers serviront de point d'attache aux cordes
auxquelles ont attachera les équidés et bovins.
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Normalement vers 13h/13h30, les éleveurs auront repris leurs bêtes et seront repartis.
Dès leur départ, il faudra prévoir de nettoyer les lieux avec trois pelles de cantonniers, un balai coco et
évacuer les déchets. Les Services de la mairie seront sollicités pour savoir :
- s'il existe une possibilité de nous aider à aller chercher les barrières de protection à Castets et
Saint Paul les Dax ou à Rion des Landes avec le camion et les rapporter, (en attente de
réponses des mairies sollicitées par mail),
- s'ils veulent récupérer les déchets (compost) ou pas.
ORGANISATION COTE "CASSE-CROUTE"
Le casse-croûte débutera à 8h.
L'objectif est de faire une centaine de couverts.
La location d'une tente pour une centaine de personnes à un prix raisonnable relève du parcours du
combattant. Le casse-croûte ne peut pas se faire dans la salle de réunion, le site est trop éloigné du pôle
d'intérêt. Les recherches se poursuivent.
Actuellement, le seul devis que nous avons s'élève à 1.000 €.
Suivant la météo, il sera peut-être envisagé d'organiser un casse-croûte champêtre sans tente … à voir.
Globalement, il faut environ 11 personnes à disposition pour la buvette/la cuisine/le service/le vin/la caisse,
réparties comme suit :
TACHE
Cuisson lardons (à précuire)
Cuisson omelette
Cuisson jambon
Préparation des plateaux
(serviettes, verres, pain)
Préparation des pichets de vins
Service
Bar
Caisse
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DESIGNES
D'OFFICE ☺
Francis
Américo
Philippe
Lili
Sylvain
Pascale
+ 2 personnes
Bruno
Olivier
Sandrine
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Pour les œufs, un devis a été demandé au Couvoir de la Côte d'Argent,
Les autres dépenses seront budgétées dans la semaine pour établir un prix de revient prévisionnel.
ORGANISATION COTE "ANIMATIONS DE L'APRES-MIDI"
Pascale a rencontré Coco Bière pour discuter du déroulé des activités. En fin de semaine un point doit être
fait sur le matériel dont on dispose et celui qu'il restera à trouver.
Un circuit sera imaginé pour les courses des enfants ; idée à débattre.
Il faut prévoir une dizaine de questions pour les adultes et autant pour les enfants.
Réfléchir à l'organisation des équipes et à qui fait quoi ?
ORGANISATION COTE "REPAS DU SOIR"
A l'unanimité, la salle de réunion est préférée à la tente.
De fait vendredi soir, la salle de réunion sera préparée (buvette et repas) pour que le changement de lieu
jeux/repas se fasse en douceur.
Pour le repas, on prévoit la même répartition des tâches que pour le casse-croûte (Cf. supra le tableau).
En termes de commande, un devis pour des cuisses de canards confites a été demandé à LABEYRIE.
Les autres dépenses seront budgétées dans la semaine pour établir un prix de revient prévisionnel.
DECISIONS PRISES
- affiche modifiée, adoptée,
- à afficher dans les commerces des villages et laisser des prospectus,
- François en distribuera sur les marchés qu'il fréquente,
- texte à déposer sur le site de la mairie, corrigé,
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- autorisations à déposer en mairie,
- prix des repas arrêtés à 10 € pour le casse-croûte (vin et café compris) et 13 € pour le repas
du soir (café compris),
A FAIRE POUR LA PROCHAINE REUNION
- poursuivre la recherche pour avoir une tente au plus bas prix ou trouver une solution intelligente,
- pour les approvisionnements, faire établir des devis rapidement, comparer avec les coûts pour les fêtes,
- prévoir des tracteurs,
- vérifier la disponibilité du matériel pour les jeux landais et son état,
- imaginer un circuit pour les jeux des enfants,
Pascale propose à chacun de communiquer par mail ou par sms avant de se réunir à nouveau le 30 septembre
prochain.
Bien entendu, l'ensemble de ces éléments sera remis en copie à François.
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée.
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