Comprendre et remplir le dossier cerfa n° 15156*03 de demande de

Comprendre et remplir le dossier cerfa n° 15156*03 de demande
de subvention
Les explications présentées dans ce document ont pour objectifs de vous guider lorsque vous remplirez le
dossier de demande subvention auprès de la Communauté de Communes.
Avant toute chose, quelques règles de base :
 1 association = 1 dossier de demande de subvention
 Si une même association sollicite une subvention pour plusieurs actions, les pages 7 à 10 (« 3.1.
Description de l’action » et « 3.2. budget prévisionnel de l’action ») devront être remplies et
multipliées autant de fois qu’il y a d’actions.
Pour exemple : L’association Y organise des ateliers théâtre tout au long de l’année et une
manifestation « Rencontres théâtrales » un week end en juin. Les fiches 3.1 et 3.2 seront complétées
pour les ateliers théâtre et une autre fois pour la manifestation de juin.
 Le dossier doit être rempli avec soin pour permettre à la commission en charge de l’attribution des
subventions de l’analyser en toute objectivité.
Le dossier cerfa à la loupe :
1-1.Présentation de l’association (page3)
1
Personnes morales : indiquer ici si des associations, offices, collectivités, adhèrent à votre
association.
Union, fédération ou réseau : indiquer ici si votre association est adhérente à une
fédération régionale, nationale, participe à un réseau d’acteurs…
1-2.Présentation de l’association (page 4)
2
Bénévoles : personne contribuant à l’activité de l’association, selon la durée et le rythme
qu’elle souhaite, sans aucune rémunération
Volontaire : personne âgée de 16 ans minimum, engagée par contact de 1 jour à plus d’un
an et recevant une indemnité (le volontariat est un engagement citoyen encadré par la loi)
2.Budget prévisionnel de l’association (page5)
3
Le budget prévisionnel porte sur une durée d’un an (12 mois). Selon l’activité de
l’association, son exercice (et donc sont budget prévisionnel) correspond à une année
civile, à une année scolaire ou autre. Dans tous les cas, préciser les dates de début et fin de
l’exercice.
Le budget prévisionnel doit être équilibré : le total des charges doit être égale au total des
produits.
Le budget prévisionnel englobe l’ensemble des dépenses et recettes de l’association pour
la période concernée, c’est-à-dire celles liées au fonctionnement (charges fixes, salaires…)
et celles liées aux différentes actions qu’elle engage pendant cette année. Dans certains
cas, si la seule activité de l’association est celle pour laquelle une subvention est
demandée, alors les budgets prévisionnels de l’association et de l’action seront identiques.
Contributions volontaires : si votre association bénéficie d’une mise à disposition gratuite
de locaux, de personnel ou de services et que vous connaissez le montant que cela
représente.
3-1.Description de l’action (page 6)
Besoins : Indiquer ici si votre association a constaté en amont un manque, une pénurie
dans l’offre d’activité que vous proposez, si elle a effectué un travail d’enquête, de
recensement d’attentes, de demandes.
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3-1.Description de l’action (page 8)
Evaluer une action consiste à mesurer, quantifier et caractériser les résultats de l’action au
regard des objectifs fixés initialement. L’évaluation se fait à l’aide de critères quantitatifs
(nombre de participants, nombre de partenaires mobilisés, nombre de documents
distribués,…) et qualitatifs (niveau de satisfaction des participants, diversité des publics,
impact sur les comportements,…)
Ces indicateurs sont mesurés à l’aide d’outils de type comptages, questionnaires,
enquêtes…
5
3-2.Budget prévisionnel de l’action (page 9)
6
Les charges indirectes sont des charges de fonctionnement (loyer, impression…) de
l’association générées par l’action. Cela implique d’avoir une comptabilité analytique ou
dédiée à l’action.
Exemple : L’association Y a un budget de 500 € par an pour des photocopies (toutes actions
confondues). L’action pour laquelle elle demande une subvention représente 10% de son
budget total. Elle pourra affecter 50 € (soit 10 % de 500 €) au budget de l’action.
3-2.Budget prévisionnel de l’action (page 9)
La partie basse du bilan prévisionnel de l’action prévoit la possibilité de valoriser des
contributions volontaires ou en nature : heures de bénévolat, mise à disposition de salle
par les communes, prêt de matériel… Ces contributions doivent alors apparaitre de façon
équilibrée dans la colonne « charges » et dans la colonne « produits »
7
Attention ! La valorisation du bénévolat ne concerne que le cas ou votre association
bénéficie d’une intervention d’un professionnel bénévole sans lequel vous auriez du
recourir à un professionnel indemnisé.
Pour exemple : L’association Y organise des ateliers théâtre tout au long de l’année, le
comédien encadrant est bénévole. C’est une valorisation possible car en l’absence de ce
bénévole, l’association aurait eu à indemniser un intervenant comédien. Elle indique alors à
la ligne Personnel bénévole les charges de salaire (sur la base d’un SMIC) qu’elle aurait due
avoir ; et en produit à la ligne Bénévolat, la même somme.
3-2.Budget prévisionnel de l’action (page 10)
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Le budget prévisionnel de l’action doit être équilibré : le total des charges doit être égale
au total des produits.
Pour les subventions affichées, préciser auprès de quels structures/dispositifs elles sont
sollicitées et si elles sont déjà acquises
Si vous disposez d’un budget prévisionnel, il peut être annexé au dossier de demande de
subvention
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4-1.Déclaration dur l’honneur (page 11)
Bien que le numéro du RIB de l’association soit demandé, il est impératif de joindre au
dossier un RIB provenant de la banque
4-2.Attestation (page12)
10
Le règlement dit de minimis prévoit qu’une entreprise ou une structure ayant une activité
industrielle et commerciale ne peut pas bénéficier de plus de 200 000 € d’aides durant
trois exercices fiscaux consécutifs afin de ne pas entraver le principe de la concurrence.
Sur le territoire de Brocéliande, les associations n’ont pas, pour l’essentielle, d’activité
industrielle et commerciale et ne sont donc pas concernées par ce règlement.
Dans tous les cas, vous êtes invités à compéter cette attestation
6.Compte rendu financier de l’action réalisée (pages 14 à 16)
11
Le bilan de l’action doit être complété par les associations ayant bénéficié d’une
subvention de la Communauté de Communes l’année précédente.
Le bilan qualitatif doit être effectué au regard des objectifs fixés initialement. Les
indicateurs et outils d’évaluation définis au moment de l’élaboration du projet sont utilisés
pour réaliser le bilan.
Si un bilan a déjà été transmis à la Communauté de Communes, il n’est pas nécessaire de
le renvoyer.