Suivi financier des opérations

DÉVELOPPEMENT ET RENOUVELLEMENT
Constitution et suivi des dossiers de financement des
opérations de construction neuve et de réhabilitation
Pilote : Jemaa Bouchène
Visa : Directeur de la Maîtrise d’Ouvrage ; Directeur technique et Directeur Financier le 9 décembre 2014
Cette procédure décrit les étapes nécessaires au travail entre le Service Contrôle de Gestion, les Services de la
Direction de la Maîtrise d’Ouvrage et ceux de la Direction Technique sur le montage des dossiers de financement
auprès de l’ANRU et du CRIF et des emprunts auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations
Sommaire du processus
Procédure N°1 « Organisation des « Point Gestion »
Procédure N°2 « Montage des dossiers de financement ANRU »
Procédure N°3 « Montage des dossiers de prêt et de garantie d’emprunt de la Caisse des Dépôts et Consignations »
Procédure N°4 « Montage des dossiers de financement Conseil Régional d’Île-de-France »
Glossaire Général
1
Oph 93 – Sommaire - 2014
SUIVI FINANCIER DES OPÉRATIONS
Procédure N°1 « Organisation des « Point Gestion »
Pilote : Jemaa Bouchène
Visa : Directeur de la Maîtrise d’Ouvrage ; Directeur technique et Directeur Financier le 9 décembre 2014
Version 2
Cette procédure décrit l’organisation des « Point Gestion » et le passage en Bureau de l’Office des opérations en vue
de solliciter les financements
Descriptif de la procédure
OBJET
Préparer les réunions « Point Gestion » et le passage en bureau de l’Office en vue de solliciter les financements
CHAMP D’INTERVENTION
Toutes les catégories d’opération
DÉBUT
À chaque phase d’une opération : lancement, APD, Signature du marché de travaux, chantier, livraison, clôture
d’opération
FIN
Autorisation du budget actualisé dans Estia
PRINCIPES QUI GUIDENT L’EXÉCUTION
Respecter les délais de remise des documents
RÉFÉRENCES
Modèle de tableau Excel pour la présentation du budget et du plan de financement
Emplacement des documents : serveur DMO/FICHIERS COMMUNS/FINANCIER ou serveur NAS1/DOSSIERS DE
FINANCEMENT DT
Liste des abréviations, sigles et fonctions dans le glossaire général
3
Oph 93 – Procédure N°1 « Organisation des « Point Gestion » - 2014
QUI
ÉTAPE N°1
Assistante du
directeur
financier (Df)
ÉTAPE N°2
Chargé(e)
d’opération
ÉTAPE N°3
Chargé(e)
d’opération
ÉTAPE N°4
CdG-DMO +
assistantes DMO
ÉTAPE N°5
CdG-DMO +
DMO/DT+
CdS + chargé
d’opération
ÉTAPE N°6
CdG +
DF +
Dmo / Dt +
Cds
ÉTAPE N°7
Chargé(e)
d’opération
ÉTAPE N° 8
Service
comptabilité
ÉTAPE N°9
Chargé(e)
d’opération
4
QUOI
Planifier
Construire le planning de l’année en indiquant
les dates limites des étapes suivantes :
- date limite d’inscription au « Point
Gestion » : 6 semaines au plus tard
avant la réunion
- date limite d’envoi des documents
au CdG-DMO : 3 semaines au plus
tard avant la réunion
Diffuser à tous les services concernés (DMO /
Direction technique, Direction Financière)
Inscrire les opérations
Inscrire l’opération (en fonction de sa phase)
au prochain « Point Gestion » auprès de
l’Assistante DF au plus tard 6 semaines avant la
réunion
Mettre-à-jour les budgets et les financements
Préparer les documents à fournir en « Point
Gestion » :
- bilan financier de l’opération,
- note expliquant les évolutions, si
nécessaire
Envoyer les documents au CdG-DMO
(+information chef de service)
Finaliser les budgets et les plans de
financements
Vérifier le budget et le plan de financement
Procéder aux ajustements, si nécessaire
Mettre en forme et imprimer les documents
Réunion préalable
Préparer le « Point Gestion »
Prendre connaissance des évolutions
budgétaires et vérifier les informations
Repérer les anomalies et les corriger avant le
« Point Gestion »
« Point Gestion »
Valider le budget et le plan de financement
Mettre à jour le budget dans Estia
Inscrire le budget dans Estia
Demander l’autorisation au service
comptabilité
Autoriser le budget
Autoriser le budget inscrit dans Estia
Préparer le passage en Bureau (pour la phase
marché de travaux)
Rédiger le projet de délibération, sur la base de
la validation du « Point Gestion », pour le
passage au prochain bureau
Après le passage au bureau, envoyer une copie
au CdG et à la compta
QUAND
COMMENT
SI NON
Mail
-
Au plus tard 6
semaines avant le
« Point Gestion »
Mail à l’Assistante DF
+ copie CdG-DMO +
copie Cds
-
3 semaines au plus
tard avant le
« Point Gestion »
Mail au CdG-DMO +
copie assistante DF +
copie Cds
L’opération ne sera pas
programmée au
prochain « Point
Gestion »
Au plus tard pour
la réunion
préalable
-
-
1 semaine avant le
« Point Gestion »
-
-
-
-
Modification et
validation par mail
2 semaines au plus
tard après le
« Point Gestion »
Estia + Mail à la
compta + copie Cds +
copie CdG-DMO
-
-
Estia + Mail de
confirmation
-
En fonction du
planning des
bureaux
-
-
Nouveau planning
annuel :
Septembre N
Relance : tous les
mois
Oph 93 – Procédure N°1 « Organisation des « Point Gestion » - 2014
Logigramme : Procédure « Organisation des « Point Gestion »
Assistante du
Directeur Financier
Étape 1
Planifier et diffuser les dates des Points Gestion sur l’année
Planning annuel
Septembre N
Inscrire les opérations
6 semaines au
plus tard avant le
Point Gestion
Ch. op.
Étape 3
Mettre-à-jour les budgets et les financements
3 semaines au
plus tard avant le
Point Gestion
CdG-DMO
Assistantes DMO
Étape 4
Finaliser les budgets et les plans de financements
Au plus tard pour
la réunion
préalable
Ch. op.
CdG-DMO
Dmo / Dt
Chefs de service
Ch. Op.
CdG
Df
Dmo / Dt
Chefs de service
Étape 2
1 semaine avant
le Point Gestion
Étape 5
Réunion préalable
Étape 6
Point Gestion
N
Validation
Modification et
validation par mail
O
Ch. Op.
Étape 7
Mettre-à-jour le budget dans Estia
Étape 8
Service Comptabilité
Autoriser le budget
Ch. Op.
Étape 9
Préparer le passage en Bureau (phase marché de travaux)
Fin de la procédure
5
Oph 93 – Procédure N°1 « Organisation des « Point Gestion » - 2014
Hors phase marché
de travaux
SUIVI FINANCIER DES OPÉRATIONS
Procédure N°2 « Montage des dossiers de financement
ANRU »
Pilote : Jemaa Bouchène
Visa : Directeur de la Maîtrise d’Ouvrage ; Directeur technique et Directeur Financier le 9 décembre 2014
Version 2
Cette procédure concerne les opérations de renouvellement urbain des Directions de la Maîtrise d’Ouvrage et
Technique hors offre nouvelle et opérations financées par la CGLLS.
Descriptif de la procédure
OBJET
Montage des dossiers de financement ANRU pour les phases « études » (DAS initiale), « OS de travaux + 15%
d’avancement» (DAS modificative) et « réception de l’opération » (solde)
CHAMP D’INTERVENTION
- Opérations de renouvellement urbain
- Direction de la Maîtrise d’Ouvrage, Direction Technique, Direction Financière
- ce qui est exclu : offre nouvelle ; opérations financées par la CGLLS
DÉBUT
Alerte sur les délais Anru par le contrôle de gestion
FIN
Notification de la subvention
PRINCIPES QUI GUIDENT L’EXÉCUTION
Respect des délais Anru sous peine d’un risque financier pour l’Office (perte de subvention)
RÉFÉRENCES
1) Tableau de bord « Suivi Anru » (diffusion par le contrôle de gestion)
2) Tableau de bord « Pièces DOSFI-DMO » sur serveur ou « Pièces DOSFI-DT »
3) Modèle de note de présentation ANRU
4) Règlement général de l’ANRU
5) Règlement financier de l’ANRU
Emplacement des documents : serveur DMO/ELEMENTS COMMUNS/ELEMENTS FINANCIER
ou serveur NAS1/DOSSIERS DE FINANCEMENT DT
Liste des abréviations, sigles et fonctions dans le glossaire général
7
Oph 93 – Procédure N°2 « Montage des dossiers de financement Anru » - 2014
QUI
ÉTAPE N°1
CdG-DMO
ÉTAPE N°2
Chargé(e)
d’opération
DT/DMO
+ information
chef de
service
ANRU
Procédure à répéter pour les 3 phases
- Etudes (DAS initiale)
- OS de travaux (DAS modificative)
- Réception de l’opération (solde)
QUAND
QUOI
Alerte sur les délais
Mettre à jour le tableau de suivi des délais Anru
Alerter les services de la Direction Technique (DT)
et/ou de la DMO concernés
Montage du dossier
Contrôler l’étape de financement (DASi, DASm ou
solde)
Produire les pièces indispensables au dossier de
financement. La liste des pièces se trouve dans le
tableau « Pièces DOSFI-DMO » ou « Pièces DOSFI-DT »
Déposer les pièces du dossier à l’emplacement :
DMO : DMO/OPERATIONS/ « VILLE »/
« opération » / suivi financier / dossier de
financement/ Anru
COMMENT
SI NON
Tous les mois
Par mail avec
envoi du
Tableau de bord
« Suivi Anru »
-
Au plus tard 2
mois avant la
date butoir
ANRU
Sur le serveur
DMO ou NAS1
pour la DT
Phase DASm : Si avancement
de l’opération insuffisant =
demande de prorogation à la
DRIHL (retour étape 1)
2 semaines
après la fin de
l’étape 2
Sur AGORA
-
-
ou
ÉTAPE N°3
CdG-DMO
Ou
SMO
ÉTAPE N°4
DRIHL
DT : NAS1/ DOSSIERS DE FINANCEMENT DT /
« opération » / Anru
1
Demande de subvention à la DRIHL
Établir la demande de financement (DASi, DASm ou
solde) auprès de la DRIHL
Instruction du dossier et notification
Instruire le dossier de demande de subvention
(éventuellement demande de pièces
complémentaires)
Notifier la subvention (cf. procédure du service
comptabilité G-II-3 « Suivi des subventions ANRU »
1
Si demande de pièces
complémentaires, retour à
l’étape 2
Exception : Pour les constructions neuves, la demande de DAS initiale est établie par le service montage d’opération
8
Oph 93 – Procédure N°2 « Montage des dossiers de financement Anru » - 2014
Logigramme : Procédure « Dossier de financement des prêts ANRU »
Étape 1
CdG-DMO
Ch. d’op. DT/DMO
+
Info CdS
Alerter sur les délais
Étape 2
Montage du dossier
Tous les mois
par mail
Phase DASm
si demande de
prorogation
Au plus tard 2
mois avant la
date butoir
CdG-DMO
ou
SMO
DRIHL
9
Étape 3
Demande de subvention
2 semaines
après l’étape 2
Étape 4
Instruction et notification
Oph 93 – Procédure N°2 « Montage des dossiers de financement Anru » - 2014
Si demande de
pièces
complémentaires
SUIVI FINANCIER DES OPÉRATIONS
Procédure N°3 « Montage des Dossiers de prêt et de
garantie d’emprunt de la Caisse des Dépôts et
Consignations »
Pilote : Jemaa Bouchène
Visa : Directeur de la Maîtrise d’Ouvrage ; Directeur technique et Directeur Financier le 9 décembre 2014
Version 2
Cette procédure concerne les opérations financée par la Caisse des dépôts pour les opérations des Directions de la
Maîtrise d’Ouvrage et Technique.
Descriptif de la procédure
OBJET
Montage des dossiers de demande de prêt auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations
CHAMP D’INTERVENTION
Direction de la Maîtrise d’Ouvrage, Direction Technique et Direction Financière
DÉBUT
Validation du budget en phase marché de travaux en Bureau ou en Point Gestion
FIN
Réception de l’accord de principe de la CDC
PRINCIPES QUI GUIDENT L’EXECUTION
Réactivité pour mobiliser rapidement les fonds
RÉFÉRENCES
1) Formulaires de demande de prêt
2) Documents spécifiques à compléter pour l’éco-prêt
Emplacement des documents : serveur DMO/FICHIERS COMMUNS/FINANCIER ou serveur NAS1/DOSSIERS DE
FINANCEMENT DT
Liste des abréviations, sigles et fonctions dans le glossaire général
11
Oph 93 – Procédure N°3 « Montage des dossiers de prêts de la Caisse des Dépôts (CDC) » - 2014
CDC
QUI
ÉTAPE N°1
Chargé(e)
d’opération
DT/DMO
QUOI
La liste des pièces se trouve dans le tableau « Pièces DOSFIDMO » ou « Pièces DOSFI-DT »
ou
SMO
QUAND
COMMENT
SI NON
Sur le serveur
DMO ou NAS1
pour la DT
-
1 semaine après la
fin de l’étape 1
-
Si pièce
manquant, retour
étape 1
-
par mail
-
-
Risque de devoir
rembourser
l’emprunt par
anticipation
2
Montage du dossier
Produire les pièces indispensables au dossier de
financement :
Les formulaires et documents types se trouvent
dans DMO/FICHIERS COMMUNS/FINANCIER ou serveur
NAS1/DOSSIERS DE FINANCEMENT DT
Déposer les pièces du dossier à l’emplacement :
DMO : DMO/OPERATIONS/ « VILLE »/ « opération »
/ suivi financier / dossier de financement/ CDC
2 semaines au plus
tard après la
validation du budget
« phase marché de
travaux »
(en bureau ou en
point de gestion)
ou
ÉTAPE N°2
CdG-DMO
ÉTAPE N°3
CdG-DMO
ou
SMO
ÉTAPE N°4
Chargé(e)
d’opération
DT/DMO
2
DT : NAS1/ DOSSIERS DE FINANCEMENT DT /
« opération » / CDC
Vérification et finalisation du dossier
Contrôler les pièces
Compléter le dossier avec les pièces financières
Transmission à la Direction Financière
Transmettre le dossier à la direction financière (Cf procédure
du Service comptabilité G-II-1 «Emprunts »)
Pour l’éco-prêt
A la fin des travaux, renseigner le formulaire des travaux
réalisés en ligne et le transmettre à la comptabilité pour
envoi à la CDC (voir guide de remplissage des formulaires de
travaux)
A la fin des travaux
Pour les constructions neuves, le dossier est réalisé par le service montage d’opérations
12
Oph 93 – Procédure N°3 « Montage des dossiers de prêts de la Caisse des Dépôts (CDC) » - 2014
Logigramme : Procédure « Dossier de financement des prêts CDC »
Ch. Op. DT/DMO
ou
SMO
CdG-DMO
2 semaines après
validation du
budget « phase
marché de
travaux »
Étape 1
Montage du dossier de financement CDC
Étape 2
Vérification et finalisation du dossier
N (pièces
manquantes)
Validation
1 semaine après
l’étape 1
O
CdG-DMO
ou
SMO
Ch. Op. DT/DMO
13
Étape 3
Transmission du dossier de financement CDC au service
comptabilité et à la Direction financière
Étape 4
Renseigner formulaire et le transmettre à la comptabilité
À la fin des
travaux
Oph 93 – Procédure N°3 « Montage des dossiers de prêts de la Caisse des Dépôts (CDC) » - 2014
SUIVI FINANCIER DES OPÉRATIONS
Procédure N°4 « Montage des dossiers de financement
CRIF »
Pilote : Jemaa Bouchène
Visa : Directeur de la Maîtrise d’Ouvrage ; Directeur technique et Directeur Financier le 9 décembre 2014
Version 2
Cette procédure concerne les opérations financées par le Conseil Régional d’Ile-de-France pour les opérations des
Directions de la Maîtrise d’Ouvrage et Technique.
Descriptif de la procédure
OBJET
Montage des dossiers de financement du Conseil Régional d’Ile-de-France
CHAMP D’INTERVENTION
Direction de la Maîtrise d’Ouvrage, Direction Technique et Direction Financière
DÉBUT
Validation de l’APD (avec à minima récépissé du dépôt du Permis de construire ou de la déclaration préalable)
FIN
Notification de la subvention
PRINCIPES QUI GUIDENT L’EXECUTION
Respect des délais et conditions du CRIF sous peine d’un risque financier pour l’Office (perte de subvention)
RÉFÉRENCES
1) Tableau de bord « Pièces DOSFI-DMO » ou tableau de bord « pièces DOSFI-DT »
2) Modèle de note de présentation REGION
3) Délibération du conseil régional du 10/02/2011 : Action régionale en faveur du logement
4) Délibération du conseil régional du 17/06/2010 : Règlement budgétaire et financier
Emplacement des documents : serveur DMO/FICHIERS COMMUNS/FINANCIER ou serveur NAS1/DOSSIERS DE
FINANCEMENT DT
Liste des abréviations, sigles et fonctions dans le glossaire général
15
Oph 93 – Procédure N°4 « Montage des dossiers de financement CRIF » - 2014
CRIF
QUI
ÉTAPE N°1
Chargé(e)
d’opération
DT/DMO
QUOI
QUAND
COMMENT
SI NON
APD
Sur le serveur
DMO ou NAS1
pour la DT
-
4 semaines au
plus tard après la
fin de l’étape 1
-
Si pièces
manquantes,
retour étape 2
-
Par voie postale
-
-
-
Retour étape 2
3
Montage du dossier
Produire les pièces indispensables au dossier de
financement :
La liste des pièces se trouve dans le tableau « Pièces DOSFIDMO » ou « Pièces DOSFI-DT »
ou
SMO
Les formulaires et documents types se trouvent
dans DMO/FICHIERS COMMUNS/FINANCIER ou serveur
NAS1/DOSSIERS DE FINANCEMENT DT
Déposer les pièces du dossier à l’emplacement :
DMO : DMO/OPERATIONS/ « VILLE »/ « opération »
/ suivi financier / dossier de financement/ Région
ou
ÉTAPE N°2
CdG-DMO
ÉTAPE N°3
CdG-DMO
Ou SMO
ÉTAPE N°4
CRIF
3
DT : NAS1/ DOSSIERS DE FINANCEMENT DT /
« opération » / Région
Vérification et finalisation du dossier
Contrôler les pièces
compléter le dossier si besoin
Transmission à la Région
Envoyer le dossier à la Région
Instruction et accord
Instruire le dossier
Notifier la subvention (Cf procédure du service comptabilité
G-II-4 « Suivi des subventions notifiées)
Pour les constructions neuves, le dossier est réalisé par le service montage d’opérations
16
Oph 93 – Procédure N°4 « Montage des dossiers de financement CRIF » - 2014
Logigramme : Procédure « Montage des dossiers de financement CRIF »
Ch. Op. DT/DMO
ou
SMO
Étape 1
Montage du dossier de financement CRIF
Phase
APD
CdG-DMO
Étape 2
Vérification et finalisation du dossier
4 semaines au
plus tard après
l’étape 1
N (pièces
manquantes)
Validation
O
CdG-DMO
ou
SMO
CRIF
Étape 3
Transmission du dossier de financement au CRIF
Étape 4
Instruction CRIF
Validation
N (pièces
manquantes)
Notification
17
Oph 93 – Procédure N°4 « Montage des dossiers de financement CRIF » - 2014
Glossaire général
DMO
Dmo
DT
Dt
DF
CdG-DMO
SMO
CdS
Ch. Op
ANRU
DAS
CGLLS
DOSFI
DRIHL
CDC
CRIF
18
Direction de la Maîtrise d’Ouvrage
Directeur de la Maîtrise d’Oouvrage
Direction Technique
Directeur Technique
Directeur Financier
Contrôleur de Gestion de la Direction de la Maîtrise d’Ouvrage
Service Montage d’Opérations
Chef de Service
Chargé d’Opérations
Agence Nationale pour la Rénovation Urbaine
Décision Attributive de Subvention
Caisse de Garantie du Logement Locatif Social
Dossier de Financement
Direction Régionale et Interdépartementale de l’Hébergement et du Logement
Caisse des Dépôts
Conseil Régional d’Ile-de-France
Oph 93 – Glossaire - 2014