Job Posting_Temp_Communication_Administrator_French

COMMUNICATIONS ADMINISTRATOR
Temporary Full-Time Opportunity (35 hours/ week), Non-Union – 12 Month Contract
Start Date: June/July 2014
The Children’s Aid Society (CAS) of Ottawa is committed to protecting the children and youth of our community
from abuse and neglect. We work in collaboration with community partners to ensure their well-being and to
strengthen the capacity of families and the communities in which they live. This goal is achieved with the
continued support of the Children’s Aid Foundation of Ottawa.
We are presently seeking a dynamic and creative individual to join one of the largest Children’s Aid Society in
Ontario to fulfill the role of a Communications Administrator. The successful candidate will be providing
administrative support to the communication, marketing and fundraising functions within the Executive Office while
promoting positive public understanding and support for the Society.
RESPONSIBILITIES:
Reporting to the Executive Director or designate, the Communications Administrator will be by assuming the
following responsibilities:
Communication activities:
• Develop and edit all written communication and marketing materials such as: website and social media content,
response to complaints, public service announcements, media advisories, press releases, CAS newsletters,
direct mail, brochures and advertising.
• Assist in the research and preparation of funding/grant proposals, brochures, posters, advertising and
promotional materials.
• Maintain the inventory of all publications, displays and promotional items.
• Assist in the planning and coordination of media and public relations activities including presentations to
community groups, special events and Speakers Bureau.
• Support ongoing internal and external communication activities.
• Respond to general inquiries in a timely and efficient manner.
• Assisting in the development of community partnerships that offer positive media, fundraising and community
relations opportunities.
Internal and external event activities:
• Plan and coordinate assigned projects relating to communications, marketing and event activities including
scheduling, costing, and developing communication materials.
• Collaborate with the Children’s Aid Foundation of Ottawa’s Executive Director in developing and supporting new
activities in order to enhance the fundraising activities of the Foundation and other Society partners.
• Provide support during the Society’s and Foundation’s campaigns and recognition weeks including developing a
plan and timeline for execution of events, and generating internal and external promotional material.
• Perform other related duties as required.
HOURS OF WORK: Regular business hours, Monday to Friday; however, the person is expected to be available to
work irregular hours which may include evenings and weekends in order to meet the objectives of the Society’s
communication strategy.
REQUIREMENTS:
• Completion of a Community College Diploma in Communications, Marketing, Journalism, Public Relations, or a
related field.
• Minimum of 2 years’ experience in corporate communications, public relations, and events coordination.
• Strong written and oral communication skills in English.
• Fluently Bilingual (English and French) is highly preferred.
COMPETENCIES & SKILLS:
• Demonstrates a strong understanding of our mandate and the services that we provide.
• Solid understanding of effective community relationships, best practices and trends.
• Demonstrated knowledge, skills and abilities to work effectively with Aboriginal and diverse communities.
• Strong interpersonal, engagement and exceptional communication skills.
• Strong writing and editing skills.
• Result-oriented with strong time management, organizational and project/event management skills.
• Sound judgment, problem solving and decision making skills.
• Self-driven, initiative and ability to work independently as well as within a collaborative team setting.
• Ability to interact with people in a professional, respectful and diplomatic manner.
• Proven ability in working with a variety of software applications (i.e. MS Office and Corel Draw Suite 15).
ASSETS:
• Experience in copywriting/editing documents and website content.
• Experience in preparing creative marketing and promotional materials.
We offer a competitive salary range of $46,259 to $59,150 plus an additional 6% of the base rate in lieu of
insurable benefits. We offer as well generous leave provisions (such as 2 weeks of vacation after 6 months of
service). Our modern workplace has excellent physical amenities including a fully equipped gym, free parking and a
cafeteria.
If you are interested in the above opportunity, please apply online on our website
http://www.casott.on.ca/en/careers/opportunities/ by 11:59 p.m., on Wednesday, June 11, 2014.
at
We thank all applicants for their interest in The Children’s Aid Society of Ottawa
but we will only contact those selected for an interview.
The Children’s Aid Society of Ottawa is dedicated to building a workforce that reflects the diversity of the community in which
we live in and serve. The Society encourages applications from all qualified individuals.
ADMINISTRATEUR EN COMMUNICATION
Poste temporaire, temps plein (35 heures/ semaine), non-syndiqué – Contrat de douze (12) mois
Date de début : Juin/ Juillet 2014
La Société de l’aide à l’enfance (SAE) d’Ottawa s’emploie à protéger les enfants et les adolescents de notre
communauté contre la maltraitance et la négligence. Nous collaborons avec nos partenaires communautaires afin
d’assurer leur bien-être et renforcer les capacités de la famille et du milieu où ils vivent. Cet objectif est atteint
avec le soutien continu de la Fondation de l’aide à l'enfance d'Ottawa.
Nous sommes présentement à la recherche d’une personne dynamique et créative pour se joindre à l’une des plus
importantes sociétés de l’aide à l’enfance en Ontario, et ce, pour combler le rôle d’administrateur en
communication. Le candidat retenu apportera un soutien administratif aux fonctions de communication, marketing
et collecte de fonds au sein du Bureau de la direction, tout en aidant les membres du public à mieux comprendre
les activités de la Société et à apporter leur soutien.
RESPONSABILITÉS :
Relevant du directeur général ou de la personne désignée, le titulaire assumera les responsabilités suivantes :
Activités de communication :
• Élaborer et éditer tous les documents écrits de communication et de marketing, notamment le contenu des sites
Web et réseaux sociaux, les réponses aux plaintes, les messages d’intérêt public, les avis aux médias, les
communiqués de presse, les bulletins de la SAE, le publipostage direct, les dépliants et les publicités.
• Participer à la recherche et à la préparation des propositions de financement et de subvention, des dépliants,
des affiches, des publicités et du matériel promotionnel.
• Dresser l’inventaire de l’ensemble des publications, affiches et articles promotionnels.
• Participer à la planification et à la coordination des activités liées aux médias et aux relations publiques, y
compris les présentations auprès des groupes communautaires, les événements spéciaux et le Bureau des
conférenciers.
• Soutenir les activités de communication en cours, à l’interne et à l’externe.
• Répondre aux demandes de renseignements de nature générale de manière rapide et efficiente.
• Contribuer à l’établissement de partenariats communautaires qui favorisent des possibilités de collecte de fonds
et des relations fructueuses avec les médias et la collectivité.
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•
Activités liées aux événements internes et externes :
Planifier et coordonner tous projets assignés ayant trait aux activités et événements de communication et de
marketing, ce qui comprend établir les calendriers, estimer les coûts et élaborer le matériel de communication.
Collaborer avec le directeur général de la Fondation de l’aide à l’enfance d’Ottawa pour concevoir et offrir le
support aux nouvelles activités afin d’améliorer la collecte de fonds de la Fondation et des autres partenaires de
la Société.
Apporter son soutien durant les campagnes et les semaines de reconnaissance de la Société et de la Fondation,
ce qui comprend établir un plan et un échéancier pour la réalisation des événements et produire le matériel
promotionnel interne et externe.
Accomplir toutes autres tâches connexes, au besoin.
HORAIRE DE TRAVAIL : Selon les heures normales d’affaires, du lundi au vendredi; toutefois, la personne est
tenue d’être disponible pour travailler selon un horaire irrégulier, y compris les soirs et fins de semaine, afin de
d’atteindre les objectifs de la stratégie de communication de la Société.
EXIGENCES :
• Diplôme d’un collège communautaire en communication, marketing, journalisme, relations publiques ou dans
une autre discipline connexe.
• Minimum de deux ans d’expérience en communications, en relations publiques, et dans la coordination
d’événement au sein d’une organisation.
• Excellentes habiletés en communication écrite et orale en anglais.
• Parfaitement bilingue (anglais et français) est préférable.
COMPÉTENCES ET HABILETÉS :
• Connaissance approfondie du mandat de la Société et des services offerts.
• Connaissance approfondie des relations communautaires efficaces, des pratiques exemplaires et des tendances
connexes.
• Connaissances, compétences et habiletés manifestes pour travailler efficacement avec les communautés
multiculturelles et Autochtones.
• Démontre un solide engagement pour notre cause et des habiletés exceptionnelles en communication
interpersonnelle.
• Solides habiletés en rédaction et en révision.
• Personne axée sur les résultats et démontrant d’excellentes habiletés dans l’organisation, la gestion du temps et
la gestion de projet/d’événement.
• Habiletés à résoudre des problèmes et à prendre des décisions avec discernement et jugement.
• Personne motivée, ayant de l’initiative et une excellente capacité à travailler de façon autonome et en équipe
tout en mettant l’emphase sur la collaboration.
• Capacité d’interagir avec les personnes avec professionnalisme, respect et diplomatie.
• Capacité manifeste à travailler avec différentes applications informatiques (MS Office et Corel Draw Suite 15).
ATOUTS :
• Expérience dans la rédaction/révision de documents et du contenu de site Web.
• Expérience et créativité dans la préparation de documents marketing et promotionnels.
Nous offrons un salaire concurrentiel de 46 259 $ à 59 150 $ auquel s’ajoute une prime compensatoire de 6% du
salaire de base pour les régimes collectifs. De plus, nous offrons de généreux congés aux employés (tel que deux
semaines de vacances après six mois de service). Notre milieu de travail moderne est doté d’excellentes
installations physiques, incluant un centre de conditionnement physique entièrement équipé, un stationnement
gratuit et une cafétéria.
Si cette offre d’emploi vous intéresse, veuillez postuler en ligne sur notre site
http://www.casott.on.ca/fr/careers/opportunities/ avant mercredi, le 11 juin 2014, à 23h59.
Web
au
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à l’égard de La Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa. Toutefois,
nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.
La Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa s’engage à former un groupe de travailleurs qui reflète la diversité de la
communauté où ils vivent et travaillent. La Société encourage toutes les personnes qualifiées à postuler.
N.B. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.