QuadraLiaisonsBancaires

Transcription

(révision septembre 2015)
Sommaire
1.
PRESENTATION DE QUADRALIAISONSBANCAIRES ..................................................................................... 3
1.1
PRESENTATION DES ECHANGES AVEC LES BANQUES .............................................................................................. 3
Protocole EBICS............................................................................................................................................................. 3
Format des fichiers bancaires : CFONB et SEPA ......................................................................................................... 3
1.2
PRE-REQUIS AUX ECHANGES INTERBANCAIRES VIA EBICS ................................................................................... 4
1.3
PRE-REQUIS A LA RECEPTION DE RELEVES VIA LE PORTAIL JEDECLARE.COM ....................................................... 4
1.4
LANCER QUADRALIAISONSBANCAIRES.................................................................................................................. 5
Créer le raccourci sur le bureau Windows .................................................................................................................... 5
Créer le raccourci dans la barre d'outils QuadraBureau .............................................................................................. 6
1.5
L'ECRAN D'ACCUEIL QUADRALAISONSBANCAIRES ................................................................................................ 7
2.
METTRE EN ŒUVRE UN CONTRAT EBICS........................................................................................................ 9
2.1
ETAPE PREALABLE FACULTATIVE (SELON CONFIGURATION RESEAU) : PARAMETRER LE SERVEUR PROXY ......... 10
2.2
PARAMETRER LE SERVEUR BANCAIRE (HOSTID ET URL) ..................................................................................... 10
2.3
PARAMETRER LE CONTRAT EBICS (PARTNER ID) ................................................................................................. 11
2.4
PARAMETRER L'UTILISATEUR EBICS (USER ID) .................................................................................................... 11
2.5
GENERER LES CERTIFICATS UTILISATEUR ............................................................................................................. 12
2.6
ENVOYER LES CERTIFICATS UTILISATEUR A LA BANQUE (ENVOI DEMATERIALISE ET IMPRESSION PAPIER) ........ 12
2.7
RECEPTIONNER LES CERTIFICATS "SERVEUR" (ETAPE DIFFEREE DU PARAMETRAGE DU CONTRAT EBICS) .......... 14
2.8
MISE A JOUR DES CERTIFICATS D'UN SERVEUR BANCAIRE .................................................................................... 14
2.9
SPECIFICITES DU CONTRAT EBICS TS ................................................................................................................... 15
Installation du token sur le système (exemple avec le certificat K SIGN d'OPENTRUST) ......................................... 15
Paramétrage du token dans QuadraLiaisonsBancaires............................................................................................... 16
Paramétrage d'un contrat EBICS TS............................................................................................................................ 16
Envoi des certificats à la banque.................................................................................................................................. 17
Contrats EBICS TS multi-signataires ........................................................................................................................... 17
3.
RECUPERER LES RELEVES DE COMPTES ...................................................................................................... 18
3.1
ETAPE PREALABLE : PARAMETRER LES RELEVES DE COMPTE ATTENDUS............................................................. 18
Dossier comptable et journal de banque ...................................................................................................................... 19
Mandats ETEBAC/EBICS (contexte QuadraExpert).................................................................................................... 19
3.2
RECUPERER ET INTEGRER LES FICHIERS DE RELEVES ........................................................................................... 19
Présentation de l'écran et Lancement du traitement .................................................................................................... 19
Récapitulatif des opérations effectuées ........................................................................................................................ 21
3.3
IMPORT MONEY .................................................................................................................................................... 21
Marche à suivre ............................................................................................................................................................ 21
Informations complémentaires ..................................................................................................................................... 21
3.4
LE JOURNAL DES TRANSFERTS .............................................................................................................................. 22
Présentation du Journal des transferts......................................................................................................................... 22
Fonction de Recherche des fichiers des clients sortis .................................................................................................. 22
4.
TRAVAILLER SUR LES RELEVES BANCAIRES .............................................................................................. 23
4.1
LISTE DES RELEVES EN ATTENTE DE SAISIE DANS QUADRALIAISONSBANCAIRES ............................................... 23
Dossier comptable protégé par une clé d'accès ........................................................................................................... 23
Informations de la colonne "Remarques"..................................................................................................................... 24
Accès aux relevés de LCR associés aux relevés de compte .......................................................................................... 24
Accès aux relevés orphelins.......................................................................................................................................... 24
Accès aux relevés archives ........................................................................................................................................... 25
Suivi des chèques .......................................................................................................................................................... 25
Révision septembre 2015
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4.2
SAISIE SUR UN RELEVE .......................................................................................................................................... 26
Présentation du relevé .................................................................................................................................................. 26
Imputation des lignes du relevé .................................................................................................................................... 26
Imputations multiples manuelles .................................................................................................................................. 27
Imputations comptables automatiques avec clés de reconnaissance ........................................................................... 27
Demande d'information par mail ................................................................................................................................. 31
Génération des écritures comptables ........................................................................................................................... 31
4.3
INTEGRER UN RELEVE DANS UN RAPPROCHEMENT BANCAIRE ............................................................................. 34
Option de fusion des relevés pour le rapprochement bancaire.................................................................................... 34
Appeler le relevé de banque ......................................................................................................................................... 34
Exploiter les codes opérations interbancaires ............................................................................................................. 35
Lancer le rapprochement automatique......................................................................................................................... 35
Autres fonctionnalités ................................................................................................................................................... 36
5.
EMETTRE DES FICHIERS BANCAIRES ............................................................................................................. 37
5.1
PRE-REQUIS ........................................................................................................................................................... 37
Paiements SEPA et coordonnées bancaires au format IBAN....................................................................................... 37
Paramétrer les transferts Ebics dans QuadraLiaisonsBancaires ................................................................................ 37
5.2
PREPARER LES VIREMENTS SEPA DANS LES APPLICATIFS QUADRATUS .............................................................. 38
Format des fichiers de virement SEPA et Options bancaires contractuelles............................................................... 38
Virements salariés dans QuadraPaie ........................................................................................................................... 38
Virements fournisseurs dans QuadraCompta............................................................................................................... 38
Virements notes de frais dans QuadraGI ..................................................................................................................... 39
Validation de la génération (dans tous les applicatifs) ................................................................................................ 39
Conversion SEPA manuelle .......................................................................................................................................... 40
5.3
GENERATION DE FICHIERS DE PRELEVEMENTS SEPA .......................................................................................... 40
Préambule ..................................................................................................................................................................... 40
Options bancaires contractuelles ................................................................................................................................. 40
Génération d'un fichier de prélèvements ...................................................................................................................... 41
5.4
ENVOI D'UN FICHIER DE PAIEMENTS ..................................................................................................................... 41
Contrat EBICS T ........................................................................................................................................................... 41
Contrat EBICS TS, Signature des fichiers à émettre .................................................................................................... 42
Contrat EBICS TS, Envoi du fichier signé ................................................................................................................... 42
5.5
LE JOURNAL DES ENVOIS ...................................................................................................................................... 43
5.6
RETOUR SUR ENVOIS (OPERATION DE REPORTING OU ACCUSE DE RECEPTION BANCAIRE AU FORMAT XML)..... 43
6.
ANNEXES TECHNIQUES ........................................................................................................................................ 44
6.1
STOCKAGE DES DONNEES DES RELEVES BANCAIRES ............................................................................................ 44
Les données bancaires pour la saisie des relevés ........................................................................................................ 44
Le correcteur de fichiers QE2/QET.............................................................................................................................. 44
6.2
AUTOMATISER LA RECUPERATION DES RELEVES BANCAIRES .............................................................................. 45
QxChange, l'outil de planification de tâches des Quadratus ....................................................................................... 45
Le planificateur Windows ............................................................................................................................................. 46
Arguments optionnels ................................................................................................................................................... 46
Etapes du traitement en automatique ........................................................................................................................... 46
6.3
TRANSFERTS INTERSITES DE RELEVES BANCAIRES ............................................................................................... 47
6.4
CONTEXTE QUADRAWEBEXPERT, ASSOCIER LES CLIENTS DU CABINET COMPTABLE AU SUIVI DES RELEVES .... 47
Paramétrer les droits de l'utilisateur des QuadraWebServices ................................................................................... 47
Compléments Ebics....................................................................................................................................................... 48
Saisie Ebics ................................................................................................................................................................... 48
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1. Présentation de QuadraLiaisonsBancaires
Disponible dans les gammes QuadraExpert et QuadraEntreprise, le module QuadraLiaisonsBancaires permet :
•
La récupération des relevés bancaires fournis par les banques. Les mouvements des relevés peuvent alors alimenter
les dossiers comptables QuadraCompta :
⇒ Ecritures comptables correspondantes dans les journaux de banque,
⇒ Pointage automatique des rapprochements bancaires.
•
L'envoi aux banques des fichiers issus des applications Quadratus (virements, prélèvements, LCR).
⇒ QuadraPaie (virements des salaires et des acomptes),
⇒ QuadraFact (LCR et prélèvements clients, virements fournisseurs),
⇒ QuadraCompta (LCR et prélèvements clients, virements fournisseurs),
⇒ QuadraGI (LCR et prélèvements clients, virements de notes de frais des collaborateurs).
1.1 Présentation des échanges avec les banques
PROTOCOLE EBICS
La liaison directe avec les serveurs bancaires s'effectue aujourd'hui via le protocole de communication EBICS (Electronic
Banking Internet Communication Standard), qui permet des échanges sécurisés via internet. Les banques proposent 2
types de contrats EBICS :
•
EBICS T (T = Transport) suffit pour réceptionner les relevés fournis par les banques. Il permet aussi l'envoi de
fichiers aux banques à condition que l'émetteur des fichiers valide son envoi par un autre canal (fax par exemple).
•
EBICS TS (TS = Transport et Signature) est dédié à l'envoi des fichiers de paiement vers les banques. Il permet
d'intégrer aux fichiers transmis, la signature numérique des personnes habilitées à effectuer les opérations bancaires.
Avec EBICS TS, l'émetteur doit donc disposer d'un certificat de signature personnelle.
•
Pour la collecte des relevés, il est aussi possible :
⇒ d'intégrer les relevés envoyés par le portail JeDeclare.com (échanges mail ou WebServices),
⇒ de convertir des fichiers au format Money (OFC ou OFX avec présence du RIB).
FORMAT DES FICHIERS BANCAIRES : CFONB ET SEPA
Les relevés de compte envoyés par les banques sont des fichiers au format CFONB inchangé depuis plusieurs années.
Concernant les fichiers envoyés aux banques, plusieurs normes coexistent CFONB et SEPA (Single Euro Payments
Area) commun aux pays européens.
•
Le format SEPA remplace le format national CFONB pour les virements et prélèvements depuis le 1er février 2014
(les entreprises et les banques ont toutefois pu différer leur passage à SEPA jusqu’au 1er août 2014).
•
Les virements SEPA sont gérés dans les applicatifs Quadratus depuis novembre 2011 et les prélèvements SEPA
depuis décembre 2013.
•
Concernant les prélèvements, la migration SEPA a nécessité l'aménagement des applicatifs QuadraGI, QuadraFact et
QuadraCompta et le développement du module QSepa dédié à la gestion des mandats autorisant les prélèvements.
3/48
1.2 Pré-requis aux échanges interbancaires via EBICS
Les échanges interbancaires via Ebics impliquent nécessairement une connexion internet et des relations contractuelles
avec chacune des banques qui gèrent les comptes bancaires concernés.
•
Les contrats Ebics sont établis entre un "utilisateur" et un établissement bancaire.
•
La mise en œuvre d'un contrat EBICS-T dans QuadraLiaisonsBancaires nécessite 3 étapes préliminaires :
⇒ A la conclusion d'un contrat Ebics, la banque envoie à son client les informations qui permettront la connexion
au serveur bancaire. Ces informations sont à paramétrer dans QuadraLiaisonsBancaires : création de
l'établissement bancaire avec ses caractéristiques "Host ID" et "Url" ; création du contrat Ebics (Partner ID) ;
création de l'utilisateur du contrat (User ID).
⇒ A la création de l'utilisateur, QuadraLiaisonsBancaires crée les 3 certificats (Authentification, Chiffrement,
Signature) qui assurent l'authenticité du contrat Ebics et permet d'imprimer les 3 lettres à envoyer à la banque
(par courrier ou fax) pour qu'elle contrôle la validité de ces certificats.
⇒ Lorsque la banque a validé les certificats de connexion de l'utilisateur, QuadraLiaisonsBancaires permet de
récupérer les certificats du serveur bancaire.
•
Pour un contrat EBICS-TS,
⇒ Les certificats de signature personnelle sont délivrés à l'utilisateur par une autorité de certification (Cf. liste
diffusée par le CFONB, le Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaire),
⇒ Chaque signataire reçoit un "token" USB contenant son certificat de signature personnelle (la même clé de
signature pouvant être utilisée avec plusieurs banques)
⇒ L'utilisateur devra placer son token USB sur son système à l'envoi des fichiers avec QuadraLiaisonsBancaires.
1.3 Pré-requis à la réception de relevés via le portail JeDeclare.com
Le portail JeDeclare.com propose des abonnements permettant de récupérer les fichiers fournis par les banques. Selon les
accords signés entre le portail JeDeclare.com et les banques, les démarches de l'utilisateur peuvent être simplifiées
(suppression par exemple de l'obligation pour l'utilisateur d'ouvrir un compte à chacune des banques).
•
Les relevés peuvent être réceptionnés via les WebServices du portail ou par mail.
•
Pour les WebServices, le ou les comptes sont à décrire dans
QuadraLiaisonsBancaires, au menu "Paramétrage".
⇒ Le mot de passe peut comporter jusqu'à 20 caractères.
⇒ La colonne "Activer (O/N)" renseignée à "O" conditionne le traitement du ou des comptes à l'intégration des
relevés.
La rubrique "Début relevé" permet de commencer la collecte des relevés via les WebServices à une date donnée.
⇒ Elle évite la récupération de fichier en doublon, si la collecte auprès du portail, s'effectuait jusque là par mail.
⇒ Elle est exploitée pendant 90 jours pour rapatrier les seuls relevés non encore téléchargés. Au-delà de 90 jours,
cette date qui ne présente plus d'intérêt, est automatiquement remise à zéro.
•
Pour les échanges par mail, un poste de travail équipé d'un client de messagerie du type Outlook Express ou
Windows Live Mail, doit être dédié à QuadraLiaisonsBancaires.
⇒ Le compte JeDeclare.com est à créer dans le client de messagerie.
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⇒ Le poste de travail ne peut pas être le serveur de communication utilisé par les modules "Gestion centralisée de
la messagerie" et "Gestion inter-sites", mais il peut assurer l'envoi et la réception des messages EDI (liasses
fiscales EDI-TDFC, déclarations EDI-TVA ou DUCS EDI…).
⇒ Les relevés sont en pièce jointe des mails envoyés par le portail JeDeclare.com.
Au lancement de la fonction de récupération des relevés, QuadraLiaisonsBancaires inspecte la boîte de réception
d'Outlook Express ou Windows Live Mail et intègre les relevés. Les mails du portail JeDeclare.com passent alors
automatiquement dans la boîte des éléments supprimés.
1.4 Lancer QuadraLiaisonsBancaires
Les collaborateurs chargés du suivi QuadraLiaisonsBancaires peuvent installer manuellement l'icône de lancement sur
son bureau Windows ou dans sa barre d'outils QuadraBureau.
• Le poste de travail du collaborateur doit être équipé :
⇒ d'une connexion internet pour les liaisons aux serveurs bancaires via EBICS ou au portail JeDeclare via les
WebServices,
⇒ d'Outlook Express ou Windows Live Mail en cas de réception de mails envoyés par le portail JeDeclare.
CREER LE RACCOURCI SUR LE BUREAU WINDOWS
•
Pour créer manuellement l'icône de lancement, le plus simple est d'exploiter un
raccourci existant, par exemple le raccourci QuadraBureau :
, pour le sélectionner
⇒ Cliquer 1 seule fois sur l’icône de QuadraBureau
puis cliquer avec le bouton droit pour afficher le menu contextuel et choisir
"Copier".
•
Positionner la souris à l’endroit souhaité, ré-ouvrir le menu contextuel et
choisir "Coller le raccourci".
•
Pour renommer le nouveau raccourci, appelé automatiquement "Copie de QuadraBureau" ou "QuadraBureau(2)", réouvrir le menu contextuel et choisir "Renommer". Taper par exemple QLB.
•
Pour changer le nom du programme, ouvrir le menu contextuel par
clic droit et choisir "Propriétés".
⇒ A la rubrique cible, repérer le nom QBureau2.exe et le remplacer
par QET3.exe.
⇒ Le début de la ligne doit correspondre à
\Quadra\pgm32\QET3.exe précédé du chemin réseau.
•
Il reste à changer l’icône du raccourci en cliquant sur le bouton
<Changer d'icône…>.
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•
Cliquer sur le bouton <Parcourir…>.
⇒ Rejoindre le répertoire
\Quadra\Pgm32\. Rechercher et
sélectionner QET3.exe.
⇒ Cliquer sur <Ouvrir> puis sur <Ok>
au retour sur la fenêtre "Changer
d'icône".
.
CREER LE RACCOURCI DANS LA BARRE D'OUTILS QUADRABUREAU
•
Dans QuadraBureau, le choix "Paramétrage de la barre d'outils" du menu "Paramètres" permet à l'utilisateur d'ajouter
les raccourcis vers les programmes de son choix.
•
Les rubriques "Chemin" et "Ligne de commande"
permettent respectivement de localiser le programme
QET3.exe et de préciser le chemin au fichier
d'implantation.
⇒ Ci-contre, un exemple de saisie des 2 rubriques dans
une configuration réseau.
•
Le raccourci est présent à droite de la barre d'outils après un nouveau lancement de QuadraBureau :
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1.5 L'écran d'accueil QuadraLaisonsBancaires
Les fonctions sont présentées sur différents menus. Les
fonctions les plus couramment utilisées sont également
accessibles via les boutons de la barre d'outils :
Paramétrage des relevés de comptes attendus (Cf. Menu Paramétrage)
Récupération des relevés de compte (Cf. Menu Transferts)
Import Money (Cf. Menu Transferts)
Journal des transferts (Cf. Menu Transferts)
Relevés en attente de saisie (Cf. Menu Saisie)
•
Au menu "Paramétrages",
⇒ Les 5 premiers choix permettent de décrire les contrats Ebics conclus
avec les banques et de mettre en œuvre les liaisons internet avec les
serveurs bancaires.
⇒ Le 6ème choix intéresse les cabinets comptables abonnés au portail
Jedeclare qui récupèrent les relevés via les WebServices.
⇒ Le dernier choix permet de décrire les comptes bancaires concernés
par la collecte des relevés.
•
Au menu Transferts,
⇒ Les 3 premiers choix concernent la récupération des relevés de comptes.
⇒ Les 4 derniers choix lancent l'applicatif "Quadratus Transferts EBICS" qui
gère l'envoi aux banques de fichiers de paiements (virements,
prélèvements).
•
Le menu "Saisie" donne accès aux relevés en attente de saisie.
•
Le menu "Eléments permanents" donne accès aux fiches QuadraClient.
•
Le menu "Outils" permet de définir des options de traitement et de lancer des fonctions utilitaires.
⇒ Les fonctions "Correcteur de fichiers QE2/QET" et
"Recherche des fichiers des clients sortis"
concernent la collecte des relevés.
⇒ La fonction "Conversion SEPA manuelle" concerne
les fichiers de paiements.
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⇒ Les différentes options de traitement sur les relevés
sont décrites dans les sections correspondantes de
cette documentation.
•
Les menus et les boutons de la fenêtre "Quadratus Transferts
EBICS" sont dédiés à l'envoi des fichiers de paiements.
Contrats EBICS TS, paramétrage des tokens
Contrats EBICS TS, génération des signatures sur les fichiers de paiements
Emission des fichiers
Journal des émissions
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2. Mettre en œuvre un contrat Ebics
Pré-requis : Choisir un poste de travail équipé d'une connexion internet et se munir du document bancaire.
•
Le paramétrage des contrats Ebics s'effectue en plusieurs étapes :
⇒ Description de la banque (serveur bancaire) puis du contrat,
⇒ Description de l'utilisateur, création des certificats "utilisateur" envoyés immédiatement à la banque via internet,
⇒ Récupération des certificats "serveur" (étape différée également effectuée par internet).
•
Ce paramétrage implique d'avoir en main les documents contractuels reçus des banques. En voici 3 exemples.
•
En effet, à la conclusion d'un contrat Ebics, la banque envoie les informations nécessaires à la connexion internet.
Type d'information
Host ID
par banque
url banque
Partner ID
par contrat Ebics
Signification
Identifiant de la banque (BIC)
Adresse internet
CMBRFR2BXXX
Identifiant du contrat
QUADRATUSTEST
par utilisateur du contrat
Identifiant de l'utilisateur
QUADRATUSTEST
(ou Customer ID)
User ID
Exemple
(Crédit Mutuel)
https://www.arkea.com/EbicsServerV1/EbicsServerV1
⇒ Ces informations sont à paramétrer dans QuadraLiaisonsBancaires : création de l'établissement bancaire avec ses
caractérisques "Host ID" et "Url"), création du contrat Ebics (Partner ID) et de l'utilisateur du contrat (User ID)
⇒ A noter qu'il peut y avoir plusieurs utilisateurs par contrat.
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2.1 Etape préalable facultative (selon configuration réseau) : paramétrer le serveur proxy
•
Au menu "Paramétrage", choisir "Ebics – Proxy" si les accès internet du
site sont gérés par un serveur Proxy.
•
Les informations à renseigner (adresse, port, login et mot de passe sont à
obtenir auprès de l'administrateur réseau).
2.2 Paramétrer le serveur bancaire (HostID et url)
•
Saisir le "HostID" (identifiant de la banque) en respectant
rigoureusement le code donné dans les paramètres de
connexion envoyés par la banque.
⇒ La saisie du nom est libre. Il est repris sur l'écran de
récupération des relevés.
⇒ Le n° de fax est exploité à l'envoi des certificats
utilisateurs à la banque (Cf. Etape 4.3).
•
Saisir l'Url de la banque (adresse internet du serveur bancaire), tel qu'il figure dans les paramètres de connexion
envoyés par la banque.
•
Cliquer sur <Sauver> puis sur le bouton <Tester le serveur bancaire>.
•
Si la connexion est établie, le message "Serveur bancaire fonctionnel" s'affiche. Cliquer
sur <Ok> pour poursuivre le paramétrage.
•
Dans le cas contraire, un numéro d'erreur (non explicite) est renvoyé. Il convient de :
⇒ vérifier que les informations enregistrées dans QuadraLiaisonsBancaires sont
conformes à celles fournies sur le document bancaire.
⇒ s'assurer sur un site équipé d'un firewall, que le port 443 est ouvert (pour permettre les
connexions sécurisées),
⇒ contacter la banque pour s'assurer que le serveur bancaire est en service.
•
Sur certains postes de travail (Vista par exemple), il est possible de rencontrer le
message d'erreur ci-contre. Il convient alors de :
⇒ vérifier que le fichier aoEbicsLib.dll se trouve bien dans le répertoire des
programmes Quadratus (\quadra\pgm32\).
⇒ mettre à jour le poste de travail local en installant le package Microsoft (valable
pour Windows 2000 Service Pack 4, Windows Server 2003, Windows Vista et
Windows XP), téléchargeable sur le site de Microsoft à l'adresse :
http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?FamilyID=9b2da534-3e03-4391-8a4d-074b9f2bc1bf
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2.3 Paramétrer le contrat Ebics (Partner ID)
•
Sélectionner la banque par son "HostID".
•
Créer le "PartnerID" (identifiant du contrat) en
respectant rigoureusement le code donné dans les
paramètres de connexion envoyés par la banque.
⇒ La désignation est libre.
2.4 Paramétrer l'utilisateur Ebics (User ID)
•
Sélectionner la banque par son "HostID" et le contrat par
son "PartnerID", puis le "UserID" (identifiant de
l'utilisateur) en respectant rigoureusement le code donné
dans les paramètres de connexion envoyés par la banque.
•
La saisie du nom est libre. Il est repris sur l'écran de
récupération des relevés.
•
A la validation du nom de l'utilisateur, l'onglet "Relevés
de compte" s'affiche pour permettre :
⇒ d'indiquer le type des relevés prévus au contrat (le
choix "Relevés de comptes" est coché par défaut),
⇒ de spécifier le ou les suffixes utilisés par la banque
pour décrire le format des fichiers qu'elle envoie.
•
Remarques :
⇒ La réception des relevés de LCR est intéressante pour détailler les mouvements du type "Domiciliations d'effets"
(code opération 07) des relevés de compte.
⇒ La réception de fichiers de Prélèvements rejetés est intéressante dans le contexte QuadraExpert. Elle permet au
cabinet comptable de récupérer les impayés de ses clients (comptes bancaires pour lesquels il est mandaté).
•
L'onglet "3 : Envoi de fichiers" concerne le format des fichiers de paiements transmis à la banque.
⇒ Spécifier si nécessaire, le ou les suffixes attendus par
la banque.
•
Pour les virements SEPA, il est possible d'indiquer, sur 2
caractères, un canal de diffusion spécifique attendu par la
banque.
⇒ Par défaut, l'information est à laisser à blanc.
⇒ Elle est sans rapport avec les 2 versions de fichier de
virements SEPA qui cohabitent aujourd'hui
(pain.001.001.02 et pain.001.001.03) et que les
applicatifs Quadratus permettent de produire.
•
Cliquer sur le bouton <Sauver> avant de passer à la génération des certificats.
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2.5 Générer les certificats utilisateur
•
Revenir en modification de l'utilisateur Ebics et activer le
bouton <Générer les certificats>.
⇒ Il s'agit des 3 certificats utilisateur qui devront être
envoyés à la banque à la fois au format papier et au
format dématérialisé.
⇒ Ils sont d'abord créés et stockés dans les données
Quadratus. Il s'agit des certificats d'authentification, de
chiffrement et de signature du transport.
•
La fin de l'opération est signalée par le message "Génération
des certificats effectuée avec succès". Cliquer sur <Ok>
pour poursuivre le paramétrage.
⇒ L'étape d'initialisation "Générer les certificats" est
marquée d'une coche verte.
Information technique
La génération des certificats utilisateur s'effectue sans échange avec le serveur bancaire (donc sans utilisation de la Dll Ebics).
Les certificats utilisateurs sont créés par l'outil de chiffrement openssl, localisé dans le répertoire \pgm32\ebics\openssl\.
Si un message signale "Openssl manquant", il convient de reprendre l'installation de qmajqet3.exe
2.6 Envoyer les certificats utilisateur à la banque (envoi dématérialisé et impression papier)
•
Cliquer sur le bouton <Envoyer les certificats> pour
effectuer l'envoi dématérialisé via internet.
•
L'impression papier devra être ensuite effectuée puisque les
2 modes d'envoi, dématérialisé et papier (courrier ou fax)
sont exigés par les banques pour valider les certificats.
Informations techniques
L'envoi des certificats utilisateur utilise le fichier aoEbicsLib.dll (Dll Ebics) situé dans le répertoire \pgm32\.
Il correspond à 2 étapes (sur 3) de l'initialisation du compte Ebics : 2 ordres consécutifs sont adressés au serveur bancaire :
* INI : émission vers le serveur bancaire du certificat de signature.
* HIA : émission vers le serveur bancaire des certificats d’authentification et de chiffrement.
Si les certificats ne sont pas conformes au format attendu, le serveur bancaire retourne une erreur. Exemple :
091209 "Certificat pas encore valide". Il convient alors d'attendre quelques minutes avant de recommencer l’étape.
•
Après l'envoi dématérialisé des certificats, le bouton devient
<Générer les lettres>. Les lettres correspondent :
⇒ Aux 3 certificats (avec un feuillet par certificat),
⇒ éventuellement à la lettre ou fax d'accompagnement.
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•
Renseigner la fenêtre des paramètres d'édition.
⇒ En cas d'impression de la lettre fax, compléter les renseignements utiles
à la banque (téléphone, fax, mail) lorsqu'elle voudra faire part de la
validation des certificats.
•
Avant de lancer l'édition, vérifier que l'imprimante dispose de papier. Si
nécessaire, différer l'envoi des certificats en cliquant sur le bouton <Annuler
Etape>.
•
Cliquer sur <Oui> pour lancer l'impression. La fin de
l'opération est signalée par le message :
•
En cas de problème d'impression, l'envoi papier reste possible en localisant manuellement les certificats stockés dans
les données Quadratus (\database\ebics\HostID\PartnerID\UserID\).
•
Exemple d'édition papier du fax
d'accompagnement et des 3
certificats.
•
Les 3 certificats portent les noms
suivants :
⇒ cerAuth.pem
⇒ cerCryp.pem
⇒ cerSign.pem
•
Les 3 certificats rééditables
portent les noms suivants :
⇒ LettreAuth.txt
⇒ LettreCryp.txt
⇒ LettreSign.txt
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2.7 Réceptionner les certificats "serveur" (étape différée du paramétrage du contrat Ebics)
Attention : La récupération des certificats serveur n'est pas immédiate. Elle s'effectue obligatoirement à l'initiative de la
banque, après un délai variable. La banque indique alors (par contact téléphonique, fax, mail…) que :
⇒ les 3 certificats utilisateur ont été validés par la banque,
⇒ les 2 certificats serveur générés par la banque peuvent être récupérés par l'utilisateur.
•
Revenir en modification de l'utilisateur Ebics et activer le
bouton <Certificats du serveur bancaire>.
⇒ La réussite de l'opération est signalée par le message :
⇒ Cliquer sur <Ok>.
•
Le paramétrage du contrat EBICS et du compte utilisateur
associé est terminé.
Informations techniques
La réception des certificats "serveur" termine la phase d'initialisation du compte Ebics en envoyant l'ordre :
* HPB = récupération des certificats du serveur bancaire "Authentification" et "Chiffrement" (HPB est recevable
uniquement si INI et HIA ont été effectués avec succès et les courriers d’initialisation acceptés par la banque.)
En cas d'échec de l'opération, un n° d'erreur (non explicite) est renvoyé. Il convient alors de contacter la banque.
•
Après le téléchargement des certificats de la banque, le bouton
devient
pour permettre de renouveler le téléchargement si la banque met à jour ses certificats (Cf. Section suivante).
•
Un mot sur les fonctions de Réinitialisation et de Mise à jour. Leur utilisation doit rester exceptionnelle :
⇒ La réinitialisation peut être effectuée à la demande de la banque. Elle implique la reprise complète de toutes les
étapes de création d'un contrat et d'un utilisateur EBICS.
⇒ La mise à jour concerne uniquement les certificats utilisateur. Elle peut être effectuée à l'initiative du site client
s'il estime que la confidentialité des certificats n'est plus garantie, ou avant l'expiration de la durée de validité des
certificats (5 ans).
2.8 Mise à jour des certificats d'un serveur bancaire
Une mise à jour régulière des certificats garantit la sécurité des échanges avec les serveurs bancaires.
•
Lorsqu'une banque procède à ce renouvellement, tous les postes clients en communication avec le serveur bancaire
seront impactés simultanément. Il est possible alors que la banque adresse un courrier d'information à ses clients sous
contrat EBICS (T ou TS), leur demandant de vérifier, auprès de leur éditeur logiciel que leur solution de
communication intègre bien cette procédure de renouvellement, ce qui est le cas de QuadraLiaisonsBancaires.
•
Le défaut de mise à jour des certificats de la banque se manifeste par le retour d'une erreur lors de la connexion au
serveur pour récupérer ou envoyer des fichiers bancaires, par exemple l'erreur Ebics (091008) "Mise à jour des clés
publiques de la banque nécessaire (Effectuer un HPB)".
14/48
•
Il suffit alors :
⇒ de revenir en modification du paramétrage de l'utilisateur EBICS,
pour télécharger les certificats actualisés du serveur bancaire.
⇒ et d'activer le bouton
2.9 Spécificités du contrat Ebics TS
Le contrat Ebics TS (TS = Transport et Signature) est dédié à l'envoi des fichiers de paiement vers les banques. Il permet
d'intégrer aux fichiers transmis, la signature numérique des personnes habilitées à effectuer les opérations bancaires.
Avec EBICS TS, l'émetteur doit donc disposer d'un certificat de signature personnelle.
•
Les certificats de signature personnelle sont délivrés à l'utilisateur par une autorité de certification (Cf. Liste diffusée
par le CFONB, le Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaire).
⇒ Le certificat de signature personnelle est remis à son destinataire sur un "token" USB.
⇒ La même clé de signature peut être utilisée avec plusieurs banques, chaque contrat Ebics TS mentionnant les
token remis aux signataires.
INSTALLATION DU TOKEN SUR LE SYSTEME (EXEMPLE AVEC LE CERTIFICAT K SIGN D'OPENTRUST)
•
Télécharger le pilote du token sur le site
internet de l'autorité de certification.
•
Installer le pilote du token sur le système.
15/48
•
Lors de l'installation, bien repérer le chemin
d'implantation du pilote. Il sera utile à l'étape suivante.
PARAMETRAGE DU TOKEN DANS QUADRALIAISONSBANCAIRES
•
Au menu "Paramétrages", activer le choix "Ebics TS – Tokens".
•
Nommer librement le token,
•
Puis localiser la "Dll" du token (la racine de
l'implantation est celle indiquée lors de l'étape
précédente).
•
Pour les environnements 64 bits, les dll sont
localisées dans le dossier réservé aux
applications 32 bits dont la racine est :
\Program Files (x86)\.
PARAMETRAGE D'UN CONTRAT EBICS TS
•
Pré-requis : Disposer du "token" USB et du contrat EBICS TS mentionnant les identifiants bancaires.
•
Le paramétrage est identique à celui d'un contrat
EBICS T jusqu'au paramétrage de l'utilisateur :
⇒ Au cadre "Mode", cocher "EBICS-TS".
⇒ Renseigner la ou les rubriques "Signataires"
telles qu'elles sont mentionnées sur le contrat
EBICS.
⇒ Rejoindre l'onglet 3 pour cocher les formats
de fichiers autorisés au signataire.
16/48
ENVOI DES CERTIFICATS A LA BANQUE
•
A l'étape de "Génération des certificats", la liste des
certificats du token s'ouvre.
⇒ Sélectionner le certificat et cliquer sur
<Extraire>.
CONTRATS EBICS TS MULTI-SIGNATAIRES
•
Si le contrat EBICS-TS comporte plus de 2 signataires (avec éventuellement des formats de fichiers autorisés
différents), poursuivre le paramétrage de la façon suivante :
⇒ Passer en création d'un nouvel utilisateur EBICS,
⇒ Rappeler l'utilisateur EBICS déjà créé pour le premier ou les 2 premiers signataires,
⇒ Cocher EBICS-TS au cadre "Mode".
•
Deux nouvelles rubriques signataires sont disponibles.
•
Sauvegarder la nouvelle fiche "Utilisateur" associée aux nouveaux signataires.
17/48
3. Récupérer les relevés de comptes
3.1 Etape préalable : paramétrer les relevés de compte attendus
Ce paramétrage est nécessaire pour rattacher les fiches QuadraClient aux relevés réceptionnés. S'il n'est pas réalisé, les
relevés réceptionnés seront "orphelins" c'est-à-dire sans client associé.
•
Cliquer sur le bouton
pour paramétrer
les relevés de compte attendus.
•
La fenêtre de paramétrage donne la liste de
tous les comptes bancaires renseignés dans
QuadraClient (chapitre "Intervenants,
banques").
•
Toutes les informations connues de
QuadraClient et QuadraCompta sont
affichées.
•
Pour limiter la liste aux comptes d'une
banque donnée, utiliser le bouton <Sélection
d'une banque>.
•
Le menu contextuel qui s'ouvre par clic
droit sur chaque colonne, permet
différentes actions (par exemple "Ajouter
l'image du mandat"…).
•
La gestion des comptes s'effectue avec les touches de clavier :
⇒ <Entrée> pour modifier un compte,
⇒ <Inser> pour créer un nouveau compte,
⇒ <Suppr> pour supprimer un compte.
•
Dans le contexte QuadraExpert,
⇒ Les comptes sur lesquels le cabinet effectue le prélèvement automatique des règlements clients, sont marqués
d'un triangle rouge et la suppression de ce type de compte n'est pas autorisée.
⇒ Le nom des clients sortis est affiché barré pour alerter l'utilisateur sur les démarches à entreprendre auprès des
banques pour ne plus recevoir les relevés bancaires.
•
La colonne "S/R" permet d'indiquer comment exploiter les relevés dans QuadraCompta.
⇒ S = Saisie Etebac / R = Rapprochement bancaire.
⇒ On retrouve l'information dans QuadraClient, Chapitre "Généralités", page 2, "Type gestion Etebac".
18/48
DOSSIER COMPTABLE ET JOURNAL DE BANQUE
•
Le dossier QuadraClient et le dossier comptable doivent nécessairement porter le même numéro.
⇒ Une croix rouge dans la colonne "journal" signale l'absence du dossier comptable.
•
La colonne "Journal" donne le code du journal associé au compte bancaire dans le dossier comptable. (journal du
type "T" (= trésorerie) avec le compte de la banque à la rubrique "Compte de contrepartie".
⇒ Le journal est reconnu automatiquement si le RIB est renseigné sur le journal (et correspond au RIB affiché).
⇒ Sinon, <F4> affiche la liste des journaux de trésorerie du dossier comptable dont le RIB n'est pas renseigné. A la
sélection d'un journal, le RIB est automatiquement répercuté sur la fiche journal.
⇒ En d'accès au dossier comptable pour modifier les journaux, le bouton <Rafraîchir les informations comptables>
actualise les informations affichées au retour sur la fenêtre QuadraLiaisonsBancaires.
MANDATS ETEBAC/EBICS (CONTEXTE QUADRAEXPERT)
•
Le cabinet comptable doit être "mandaté" par son client pour récupérer les relevés de compte.
⇒ On retrouve les informations sur le mandat aux chapitres "Intervenants, banques" et "Généralités, Mandats" de la
fiche QuadraClient.
•
Renseigner la date de début dans la colonne "Mandat" puis "Durée" en mois.
•
Pour ajouter l'image du mandat, ouvrir le menu contextuel avec le bouton droit de la souris. Il peut s'agir :
⇒ D'un fichier déjà présent sur le système et qu'il convient de localiser,
⇒ D'un document papier à numériser directement si le poste de travail est équipé d'un scanner.
•
La présence de l'image du mandat est signalée par l'icône "Pièce jointe" et il est possible de l'afficher.
3.2 Récupérer et intégrer les fichiers de relevés
La fonction de récupération des relevés
peut traiter simultanément les contrats EBICS, les fichiers reçus du portail
JeDeclare.com (par mail ou WebServices), ou encore tout fichier bancaire localisé librement dans le répertoire
\quadra\database\etebac\ du système.
PRESENTATION DE L'ECRAN ET LANCEMENT DU TRAITEMENT
•
En cas d'abonnement au Portail JeDeclare.com, cocher l'une ou l'autre des options présentées en haut de l'écran.
19/48
•
On retrouve ensuite les comptes utilisateurs des contrats EBICS. Ils peuvent être sélectionnés / désélectionnés
globalement ou un par un, au clavier ou à la souris :
⇒ Touches <Ctrl+> /
<Ctrl->, <+>, <-> ou
<Espace>,
⇒ Cases de sélection /
désélection globale à
gauche de la fenêtre, ou
case de sélection ligne à
ligne à gauche des
comptes utilisateurs
EBICS.
•
Remarques :
⇒ L'option "Lancer l'intégration dans EnCours" doit être cochée dans le fonctionnement "normal" de
QuadraLiaisonsBancaires. Si elle est décochée, les fichiers bancaires seront récupérés et scindés par RIB dans le
répertoire \quadra\database\etebac\ où l'utilisateur a la possibilité de les contrôler avant d'entrer en saisie.
⇒ Le bouton <Lancer le traitement> est activable sans qu'aucune option de récupération ne soit cochée, si la
présence d'un fichier au format Etebac est détectée dans \quadra\database\etebac\.
•
Par défaut la récupération va concerner les nouveaux relevés disponibles sur le serveur bancaire depuis la dernière
récupération.
⇒ Si nécessaire, le bouton
permet de récupérer des relevés
archivés après avoir spécifié la période concernée.
⇒ Auparavant, un message d'alerte invite l'utilisateur à vérifier les
comptes utilisateurs sélectionnés pour le traitement (les dates
indiquées sont communes à tous les utilisateurs EBICS sélectionnés).
•
Cliquer sur le bouton <Lancer le traitement> pour obtenir la connexion sur les serveurs bancaires sélectionnés.
•
Les différentes étapes du
traitement s'affichent dans
la partie basse de l'écran.
Erreurs possibles à la récupération des relevés
091005 "Order type inconnu ou non autorisé". Elle peut intervenir à la 1ère récupération si le délai entre l’activation
du compte par la banque et la 1ère récupération n'est pas atteint.
Démarche : reprendre l'opération le jour suivant.
090003 "Erreur format de fichier non autorisé".
Démarche : reprendre le document bancaire et vérifier le paramétrage des fichiers autorisés (fenêtre "Ebics
UserID", onglet 2). Ex. : préciser si nécessaire une extension de fichier ou décocher l'option "Relevés de LCR" si elle
ne figure pas au contrat Ebics.
1013 "Erreur création FDL initialisation".
Démarche : revenir sur le paramétrage de la banque ("Ebics – Banques") et cliquer sur <Regénérer Ebics.conf>.
20/48
RECAPITULATIF DES OPERATIONS EFFECTUEES
•
Après leur récupération, les relevés prennent le statut "archivé" à la banque. Par défaut, ils ne seront pas renvoyés à
la prochaine connexion.
•
QuadraLiaisonsBancaires scinde automatiquement les fichiers récupérés par RIB pour obtenir autant de relevés que
de comptes bancaires.
⇒ Les relevés destinés à la saisie sont accessibles au choix "Relevés en attente de saisie" et dans QuadraCompta
(menu Saisie, choix "Saisie Etebac" des dossiers concernés).
⇒ Si le contrat avec la banque le prévoit, des fichiers de LCR sont également récupérés, pour enrichir les
mouvements du type "Domiciliations d'effets" (code opération 07) des relevés de compte (lors de la génération
des écritures comptables, les lignes de détail issues du relevé de LCR sont imputées sur le compte de la ligne
mère issue du relevé de compte).
⇒ Les relevés destinés aux rapprochements bancaires sont déplacés dans les dossiers comptables.
3.3 Import Money
MARCHE A SUIVRE
•
Le bouton
permet de rechercher des relevés
Money présents sur le système et de les convertir
au format CFONB. Il s'agit nécessairement :
⇒ de fichiers aux formats OFT ou OFX
contenant le RIB,
⇒ de relevés mono RIB, récupérés par les
titulaire du compte.
•
Cliquer sur le bouton <Sélection de fichiers
Money à importer> pour rechercher les fichiers
préalablement localisés sur le système.
•
Les fichiers apparaissent dans la liste des
fichiers intégrables.
•
Marquer les fichiers d'une coche verte
puis cliquer sur le bouton <Intégrer les
fichiers sélectionnés>.
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
•
Les relevés Money peuvent contenir des mouvements déjà fournis lors d'un précédent import. Pour gérer
correctement le chevauchement de périodes, l'historique des périodes importées est conservé dans la base
QHistImp.mdb de \Quadra\Database\Etebac\Encours\saisies\.
21/48
•
Lors d'un nouvel import, seuls les mouvements des périodes qui n'ont pas déjà été importées sont repris.
⇒ Il est toutefois possible de reprendre la totalité de fichier en ouvrant le menu contextuel par clic droit, et en
choisissant l'option "Forcer l'import de tous les mouvements".
3.4 Le journal des transferts
Le bouton
permet de consulter l'historique des transferts et des intégrations réalisés. Pour accélérer l'ouverture du
journal, il est possible de saisir la date début de la consultation.
PRESENTATION DU JOURNAL DES TRANSFERTS
•
Toutes les informations des relevés intégrés (destinés à la saisie Etebac comme au rapprochement bancaire) sont
affichées pour un client correctement paramétré : banque, N° du client, RIB et nombre de lignes récupérées.
⇒ Si un relevé concerne un client sorti du cabinet, la colonne "Etat/Remarques" mentionne la date de sortie.
•
Pour un relevé récupéré sans pouvoir être affecté à un client, le code client est remplacé par la mention "????".
•
Le tableau peut être envoyé vers Excel en cliquant sur le carré affiché dans l'angle haut/gauche ou via le raccourci
clavier <Ctrl+Maj+F1>.
FONCTION DE RECHERCHE DES FICHIERS DES CLIENTS SORTIS
•
Disponible au menu "Outils", la fonction recherche les fichiers du
répertoire "EnCours" rattachés à des clients sortis du cabinet.
⇒ Il est ensuite possible de les placer "en quarantaine" dans un
répertoire \Database\Etebac\Arch3\.
•
Cliquer sur <Actualiser> pour lancer la
recherche.
⇒ Sur la liste qui s'affiche, les opérations de
sélection/désélection s'effectuent à la souris
(coche dans la colonne de gauche) ou au
clavier avec <Espace>, <Ctrl> et <+>,
<Ctrl> et <->.
⇒ Les fichiers sont marqués d'une coche
verte.
•
Cliquer sur <Archiver> pour placer les fichiers "en quarantaine" et confirmer le traitement.
•
Des démarches complémentaires sont à effectuer auprès des banques pour actualiser la liste des comptes bancaires
pour lesquels le cabinet comptable est mandaté.
22/48
4. Travailler sur les relevés bancaires
La consultation des relevés et la saisie sur les relevés en attente sont possibles dans QuadraLiaisonsBancaires et
QuadraCompta.
•
Dans QuadraCompta, la "Saisie Ebics" (menu "Saisie") est dédiée au collaborateur en charge du dossier.
⇒ Les relevés présentés sur la fenêtre des
relevés en attente correspondent aux
RIB renseignés sur les journaux de
banque du dossier comptable.
⇒ Dans QuadraLiaisonsBancaires (menu
Outils, choix Options sur relevés), il est
possible de demander un affichage
accéléré des relevés, en limitant la
recherche aux fichiers préfixés par le
même nom que le dossier comptable.
Exemple : 00074001.QE2, 00074002.QE2… pour le dossier 000740.
⇒ Les relevés archivés et le suivi des chèques sont disponibles même en l'absence de relevé en cours.
•
Dans QuadraLiaisonsBancaires, la liste des relevés en attente s'affiche via le bouton
. Elle est dédiée aux
collaborateurs chargés d'administrer les liaisons bancaires. Constituée à partir de tous les fichiers présents dans
\Quadra\database\etebac\encours\, elle permet par exemple de :
⇒ Mettre en évidence des relevés "orphelins" (non rattachés à un client),
⇒ Contrôler de la durée des périodes durant lesquelles aucune saisie Etebac n'a été effectuée.
4.1 Liste des relevés en attente de saisie dans QuadraLiaisonsBancaires
DOSSIER COMPTABLE PROTEGE PAR UNE CLE D'ACCES
•
Les montants "Ancien solde" et "Nouveau solde" sont masqués (représentés par les caractères "***") jusqu'à ce que
la clé d'accès au dossier soit saisie.
•
La clé d'accès au dossier doit être saisie à la 1ère utilisation de l'un des
boutons présentés en bas de la fenêtre (<Archives>…). Elle est
ensuite mémorisée pour la durée de la session de travail (jusqu'à la
fermeture de QuadraLiaisonsBancaires).
23/48
INFORMATIONS DE LA COLONNE "REMARQUES"
•
La colonne "Remarque" signale en rouge, les éventuelles anomalies rencontrées sur un fichier. Dans la plupart des
cas, elles n'empêchent pas l'accès au relevé et concernent les enregistrements 07 et 01.
⇒ Théoriquement, tout relevé commence par l'Ancien solde de banque (enregistrement 01) et se termine par le
Nouveau solde de banque (enregistrement 07). Ces montants sont affichés en visualisation.
⇒ Selon son rythme et sa périodicité, un relevé peut contenir d'autres enregistrements 07 et 01 :
- à la fin de chaque période, un "Nouveau solde de banque",
- au début de la période suivante, l'Ancien solde de banque (égal au nouveau solde banque précédent).
⇒ Ces enregistrements ne sont pas des mouvements et ne sont pas affichés en saisie de relevé. Ils sont toutefois
contrôlés par QuadraLiaisonsBancaires. Si le montant de 2 enregistrements 07 et 01 consécutifs n'est pas le
même ou si la chronologie des enregistrements n'est pas respectée, on obtient les remarques :
- Erreur enchaînement des montants
•
D'autres erreurs peuvent empêcher l'accès au relevé. Elles sont le plus souvent dues à l'introduction manuelle de
fichier dans le répertoire \Etebac\Encours\ (puisque tout fichier intégré par QuadraLiaisonsBancaires respecte
obligatoirement la norme attendue). Exemples :
- Erreur structure position x
•
- Erreur enchaînement des dates.
- RIB en doublon.
Si des relevés de LCR ont été intégrés, la colonne "Remarque" comporte la mention correspondante.
ACCES AUX RELEVES DE LCR ASSOCIES AUX RELEVES DE COMPTE
QuadraLaisonsBancaires permet d'intégrer les relevés de LCR pour
enrichir les mouvements du type "Domiciliations d'effets" (code
opération 07) des relevés de compte. Les lignes de détail fournies par le
relevé de LCR sont imputées sur le compte de la ligne mère lors de la
génération des écritures comptables.
•
Au menu "Outils / Options sur relevés", l'activation de l'option
"Associer les relevés de compte avec des relevés de LCR" permet
d'obtenir la recherche automatique d'éventuels fichiers de LCR
associés, à l'ouverture du relevé de compte.
ACCES AUX RELEVES ORPHELINS
•
Le bouton <Voir le relevé> affiche tout
relevé en attente, y compris les relevés
"orphelins".
⇒ Il est possible alors de trouver une
information permettant d'identifier le
titulaire du compte, et d'effectuer un
"Copier/Coller" du RIB sur l'écran de
paramétrage des relevés en attente. Il
restera toutefois à saisir les 2
caractères de la clé.
24/48
•
Les soldes au premier jour et au dernier jour du relevé, sont affichés dans la partie haute de l'écran. Ils sont
également mentionnés à l'impression du relevé.
•
Le relevé peut être imprimé ou envoyé en pièce jointe d'un mail (fichier PDF).
⇒ Le format d'impression dépend des options d'affichage (tri par date ou type d'opération).
⇒ Pour un envoi mail, toutes des adresses enregistrées sur la fiche QuadraClient sont disponibles.
ACCES AUX RELEVES ARCHIVES
•
Le bouton <Archives> ouvre la liste des relevés archivés du client. L'entrée sur un relevé s'effectue via le bouton
<Voir cette archive>. Lorsque le relevé est à l'écran, il est possible de l'imprimer ou de l'envoyer en pièce jointe d'un
mail (fichier PDF).
⇒ Le format d'impression (comme le contenu du fichier PDF) dépend des options d'affichage (tri par date ou type
d'opération).
⇒ Pour un envoi mail, toutes des adresses enregistrées sur la fiche QuadraClient sont disponibles.
SUIVI DES CHEQUES
•
Le bouton <Chèques> permet un suivi global des
chèques, issus des relevés archivés ou de relevé
courant.
⇒ Il est possible de borner la période de recherche.
•
A l'ouverture de la liste, seuls les chèques
manquants sont affichés.
⇒ Les boutons disponibles en haut à droite de
l'écran permettent de modifier cette
présentation (Afficher ou masquer les
chèques payés, Trier les chèques par date
ou numéro).
•
La liste des chèques peut être imprimée ou
envoyée en pièce jointe d'un mail.
⇒ Pour l'envoi mail, toutes des adresses de la
fiche QuadraClient sont disponibles.
•
La pièce jointe est gérée aux formats PDF ou Excel.
⇒ Dans le cas d'Excel, l'enregistrement d'un mot de passe est
proposé pour protéger les colonnes A à E du tableau et
limiter la saisie du client à la colonne "commentaire"
(cliquer sur <Annuler> pour ignorer cette possibilité).
⇒ Le contenu du fichier dépend des options d'affichage
(chèques manquants uniquement ou chèques payés et
manquants).
25/48
4.2 Saisie sur un relevé
Une session de saisie permet d'imputer comptablement les mouvements bancaires pour obtenir les écritures
correspondantes.
•
Tous les éléments saisis sont conservés en sortie même si la génération des écritures n'est pas demandée (utilisation
du bouton <Fermer>).
•
Il est possible d'effectuer un traitement partiel du relevé en renseignant la date "Limite de validation".
⇒ Dans le contexte QuadraExpert, si une demande de renseignements est adressée au client du cabinet, seuls les
mouvements antérieurs à cette date figurent sur la demande.
⇒ Le solde de fin de période est recalculé en fonction de la date indiquée.
⇒ La date des mouvements postérieurs à la date limite est affichée sur fond noir.
⇒ Si la date limite de saisie enregistrée dans le dossier comptable est antérieure à la date de fin du relevé, elle est
proposée automatiquement comme date limite de validation.
PRESENTATION DU RELEVE
La présentation du relevé dépend des options choisies grâce aux boutons disponibles en haut à droite de l'écran.
•
La "Date de l'opération" est affichée en 1ère colonne. Pour afficher la date de valeur, cliquer sur le bouton
correspondant (qui devient "Afficher la date d'opération").
•
Toutes les opérations (déjà imputées ou non) sont affichées. Pour limiter l'affichage aux seules opérations non
imputées, cliquer sur le bouton correspondant (qui devient "Afficher toutes les d'opérations").
•
Les lignes complémentaires sont affichables ou non (le bouton de l'option active apparait en bleu). A noter que :
⇒ leur présence dépend toutefois de la prestation fournie par la banque,
⇒ leur affichage est nécessaire pour effectuer des imputations comptables multiples.
•
Le relevé peut être trié par date ou
type d'opération (le bouton de
l'option active apparait en bleu).
⇒ Le tri par date d'opération met
en évidence les chèques
manquants par exemple.
•
Les actions possibles en cours de
saisie sont présentées en bas de la
fenêtre.
IMPUTATION DES LIGNES DU RELEVE
•
La colonne "Comptes" permet d'imputer le mouvement sur un compte du dossier.
⇒ <F4> ouvre la liste des comptes du dossier. En tapant une clé partielle (n° ou clé alpha) suivie de <F4>, la liste
s'ouvre sur le premier compte correspondant. La grille de critères affichée à gauche permet d'affiner la recherche.
•
L'affectation d'un compte n'est toutefois pas obligatoire : à la validation de la session de saisie, les lignes sans
affectation comptable sont imputées sur le compte d'attente 47100000.
26/48
•
Un calcul de TVA est effectué pour les comptes de classes 2, 6 et 7 (si la fiche du compte comporte un code TVA).
Le montant calculé est modifiable.
⇒ Ce traitement de la TVA peut être désactivé en tapant <F11> (et réactivé de la même façon).
⇒ La TVA n'est jamais calculée si son montant est identifié via une clé de reconnaissance (Cf. plus loin dans ce
chapitre).
•
La combinaison de touches <Alt+F11> permet de rechercher dans le dossier comptable, les écritures de même
montant que le mouvement bancaire pointé (et de connaître les comptes imputés).
•
Le libellé du mouvement est accessible pour permettre de saisir un complément d'information (ou de modifier le
libellé fourni par la banque sur la ligne principale).
⇒ Après insertion du curseur, les touches <PageUp> et <PageDown> permettent d'atteindre rapidement le début ou à
la fin du libellé.
•
Si les lignes complémentaires sont à l'écran (et si le mouvement n'est pas éclaté comptablement), la touche <F12>
permet de choisir la ligne à utiliser pour le libellé de l'écriture comptable.
⇒ Taper <F12> jusqu'à ce que la ligne souhaitée soit soulignée en vert.
IMPUTATIONS MULTIPLES MANUELLES
•
Taper <Inser> ou activer le choix
"Détailler cette ligne" du menu
contextuel ouvert par clic droit.
⇒ En colonne "Montant", la touche
<+> appelle la calculatrice.
⇒ Si le traitement de la TVA est actif,
le montant de TVA est proposé
pour un compte de classes 2, 6 et 7
(si un code TVA est associé au
compte. Le montant est modifiable.
•
Après validation et retour sur le relevé, on retrouve les imputations en vert, sous le mouvement bancaire.
⇒ Les lignes de détail sont
modifiables en tapant à nouveau
<Inser>.
IMPUTATIONS COMPTABLES AUTOMATIQUES AVEC CLES DE RECONNAISSANCE
•
La fonction de "Recherche Clés" permet d'automatiser les imputations comptables après avoir défini des clés de
reconnaissance sur une partie significative des libellés des opérations.
⇒ Il est possible aussi d'exploiter les informations des lignes du relevé (ligne principale et lignes complémentaires)
pour d'obtenir des imputations comptables multiples.
⇒ Une clé de reconnaissance peut aussi indiquer le libellé comptable à affecter des écritures générées lors du
transfert en comptabilité. Exemple :
- Clé associée aux mouvements contenant "*REMISE CB*"
- Libellé "Remise Carte Bancaire" à affecter aux écritures correspondantes.
27/48
•
La recherche des clés est lancée automatiquement à l'entrée dans la session de saisie ou sur demande en cliquant sur
le bouton <Recherche des clés>.
⇒ Un clic droit sur le bouton permet de supprimer toutes les imputations comptables déjà enregistrées.
Définition d'une clé sur une partie du libellé
•
•
•
Saisir le compte à imputer puis sélectionner la partie significative du libellé,
Ouvrir le menu contextuel par clic droit et valider l'option "Ajouter la clé".
La liste des clés, accessible par le bouton
correspondant, est actualisée.
⇒ Le mot-clé est prédéfini avec le caractère joker * en
première et dernière position, indiquant que le motclé peut se trouver à n'importe quelle position dans le
libellé.
Clés pour double imputation comptable d'une opération avec commission bancaire
•
Pour une recette du type "Remise cartes bleues" par exemple, les montants Brut et Commission sont repérables dans
les lignes du relevé. Pour obtenir cette double imputation comptable automatique,
⇒ Définir la clé sur le compte principal et la partie significative du libellé (Cf. ci-dessus),
⇒ Afficher la liste des clés et passer en modification de
la nouvelle clé.
⇒ Rejoindre la colonne "Règle", choisir la règle
correspondant aux informations fournies :
- B = 1 montant visible (la commission)
- C = 2 montants visibles
- D = 1 montant visible (le brut).
⇒ Taper le compte de commission dans la colonne
"Liste".
•
Exemple d'opération adaptée à la règle B avec la commission visible dans la ligne principale.
⇒ Un test de cohérence exclut du
calcul tout montant qui
indiquerait une commission
supérieure à 2,5%.
•
Exemple d'opération adaptée à la règle C avec 2 montants visibles.
⇒ La 1ère ligne complémentaire
contient le brut et la commission.
28/48
Clé pour double imputation comptable, opération avec TVA
•
Pour obtenir une double imputation comptable d'une opération avec TVA,
⇒ Définir la clé sur le compte de HT et la partie significative du libellé,
⇒ Afficher la liste des clés et passer en modification de la nouvelle clé.
⇒ Choisir la règle T = "TVA 1 montant visible (la TVA déductible)",
⇒ En colonne "Liste", taper le
compte de TVA.
•
Exemple de double d'imputation
automatique d'une dépense.
Clé avec imputations comptables multiples sur mots clés paramétrables
•
Elles sont utiles pour des opérations du type "Echéance prêt" où différents montants, associés à un mot clé
significatif, apparaissent dans les lignes complémentaires du relevé. Exemple : CAP (capital), ASS (assurance), INT
(intérêts), COM (commission).
•
Pour obtenir les imputations comptables multiples,
⇒ Définir la clé sur le compte principal et la partie significative du libellé,
⇒ Afficher la liste des clés et passer en saisie de la nouvelle clé.
•
Rejoindre la colonne "Règle" et choisir une des 3 règles suivantes, selon les informations fournies :
⇒ M = Recherche par mots clés, sans reste,
⇒ N = Recherche par mots clés déduits du mouvement (pour calculer 1 montant manquant),
⇒ O = Recherche par mots clés ajoutés au mouvement (pour calculer 1 montant manquant).
•
Passer en colonne "Liste". Insérer chaque mot clé en le faisant suivre du signe =, du compte associé et d'un point
virgule.
•
Exemple d'utilisation de la règle M, pour laquelle les différents montants sont spécifiés sur le relevé :
⇒ Toutes les imputations comptables
sont définies par mots-clés et leur
somme est égale au montant de la
dépense.
•
Exemple d'utilisation de la règle N (Recherche par mots clés déduits du mouvement)
⇒ La 1ère imputation de 567.03 est
calculée et égale à :
Montant du mouvement bancaire (573.94) – les montants reconnus par mots-clés (4.70 et 2.21).
29/48
•
La logique d'utilisation de la règle O (recherche par mots clés ajoutés au mouvement) est identique à celle des règles
B ou D (un montant visible, brut ou commission).
⇒ L'imputation calculée est égale à :
Montant du mouvement bancaire + les montants reconnus par mots-clés.
Affectation automatique selon un montant fixé dans la clé
•
Ce type de clé est à définir directement sur la liste. Taper <Inser> pour créer une nouvelle ligne.
⇒ Saisir le montant en colonne "Mot-clé",
⇒ Taper le compte en colonne "Dépenses" ou
"Recettes" selon la nature de l'opération,
⇒ Taper la lettre "F" dans la colonne "Règle".
Affectation automatique selon un type d'opération fixé dans la clé
•
Ce type de clé est à définir directement sur la liste. Taper <Inser> pour créer une nouvelle ligne.
⇒ Saisir le code de l'opération bancaire en colonne "Mot-clé". A noter que ce code est mentionné à gauche de la
têtière lorsque les mouvements sont classés par type d'opération.
⇒ Taper le compte en colonne "Dépenses" ou
"Recettes" selon la nature de l'opération,
⇒ Choisir la règle P.
Autres informations sur la liste des mots clés
•
Les mots clés sont spécifiques à chaque dossier comptable mais les fonctions "Importer" et "Exporter" permettent
d'exploiter les mots clés définis pour un dossier sur autre dossier.
⇒ Les mots clés peuvent être mis en place (et importés ou exportés) en dehors de la saisie Etebac, grâce au choix
"Mots clés Etebac" du menu Paramétrage de QuadraCompta.
•
Lorsque la liste des mots clés est ouverte,
⇒ Utiliser le clavier fléché ou la souris pour se déplacer sur la liste,
⇒ Taper <Entrée> pour introduire une modification,
⇒ Taper <Suppr> pour supprimer mot clé,
⇒ Taper <Inser> pour ajouter un nouveau mot clé.
•
Les caractères "jokers" *, ?, # peuvent remplacer 1 ou plusieurs caractères non définis. Exemples :
But
Modèle de saisie Occurrences vraies
Occurrences fausses
Remplacer plusieurs caractères non définis *
dans une expression
a*a
aa, aBa, aBBBa
aBC
Remplacer plusieurs caractères non définis *
en fin d'expression
ab*
abclfjkfkl, abc
cab
Remplacer 1 caractère isolé
?
a?a
aaa, A3a, aBa
aBBBA
Remplacer 1 chiffre isolé
#
a#a
a0a, a1a, a2a
aaa, a10a
Code
30/48
DEMANDE D'INFORMATION PAR MAIL
•
Dans le contexte QuadraExpert, QuadraLiaisonsBancaires permet au cabinet comptable d'adresser à ses clients, un
mail avec la liste des mouvements qui n'ont pas pu être affectés comptablement et pour lesquels il attend des
compléments d'information.
⇒ Si une date limite de validation est saisie, seuls les mouvements antérieurs à cette date sont pris en compte.
⇒ Toutes les adresses mails enregistrées sur la fiche QuadraClient sont disponibles.
⇒ La liste des mouvements est envoyée en pièce jointe du mail au format PDF ou au format Excel.
⇒ Dans le cas d'Excel, l'enregistrement d'un mot de passe est proposé pour protéger les colonnes A à E du tableau et
limiter la saisie du client à la colonne "Commentaires" (cliquer sur <Annuler> pour ignorer cette possibilité).
GENERATION DES ECRITURES COMPTABLES
Pour transférer le relevé en comptabilité, activer le bouton <Génération des écritures> en bas de l'écran de saisie.
•
Il n'est pas nécessaire que toutes les imputations comptables soient renseignées.
⇒ Le cas échéant, les opérations sont affectées au compte d'attente 47100000.
⇒ Il est possible aussi d'effectuer un transfert partiel par type d'opérations (Chèques, prélèvements, etc.).
•
Pour un journal de banque multi-folio, préciser le n° du folio
à alimenter.
•
Cocher l'option "Centralisation les écritures de banque" pour
obtenir 2 écritures par période transférée sur le compte de
banque.
⇒ Les écritures "Total dépenses" et "Total recettes" sont
générées au dernier jour de chaque mois.
Contrôle des périodes
•
Si le relevé comporte des mouvements hors exercice,
l'utilisateur est alerté et invité à indiquer une date de
remplacement (proposée par défaut au 1er jour de l'exercice
comptable).
⇒ Il est possible aussi de ne pas générer les écritures
correspondantes en remettant à blanc la rubrique "Date
de remplacement".
Paramétrer le libellé automatique des écritures
•
pour renseigner une table de correspondances entre les libellés
automatiques du dossier comptable et les types de mouvements bancaires.
31/48
•
On retrouve les libellés automatiques du dossier comptable à
gauche du tableau.
⇒ Rejoindre la colonne "MvtEtebac" et taper <Entrée> pour
passer en saisie.
⇒ Taper le code de l'opération ou le sélectionner sur la liste
affichée par <F4>.
⇒ Plusieurs libellés automatiques peuvent être associés à un
même code opération interbancaire.
Options pour le libellé libre des écritures
•
Pour les relevés avec lignes complémentaires, il est possible de choisir la ligne à reprendre comme libellé des
écritures comptables.
⇒ Le choix effectué ici concerne uniquement les opérations pour lesquelles le libellé n'a pas été choisi en saisie du
relevé avec <F12>.
•
Il est possible aussi de faire référence à la liste des clés de reconnaissance qui associe un libellé à chaque mot-clé
Etebac.
⇒ Exemple : Mot clé associé aux mouvements contenant "*REMISE CB*" à transférer en comptabilité avec le
libellé "Remise Carte Bancaire".
•
Avec l'option "Préfixer le libellé par un libellé court dépendant du code opération interbancaire", le libellé de
l'écriture est constitué de l'intitulé en clair de l'opération bancaire suivi du libellé proprement du mouvement.
⇒ Exemple :
Opération interbancaire 05:
Libellé Etebac du mouvement :
Libellé affiché en saisie :
libellé associé "Virement"
PRO BTP
Virement PRO BTP
⇒ Le descriptif des opérations interbancaires "Code + Libellé associé" est fourni dans le fichier ClibOpBq.par livré
avec les programmes Quadratus (et stocké dans \quadra\pgm32\). Le fichier peut être aménagé avec tout éditeur
de texte. Le cas échéant, il est à sauvegarder dans les données utilisateur (\quadra\database\cpta\).
Informations complémentaires sur les écritures
•
Il est possible de transférer toutes les lignes complémentaires du relevé dans le dossier comptable en cochant l'option
"Intégration des lignes complémentaires (lignes vides)".
•
Le n° de pièce du mouvement bancaire est répercuté dans l'écriture comptable.
•
Pour un dossier géré en TVA sur les encaissements méthode "1", les écritures comptables générées sur les comptes
clients sont enregistrées avec le code TVA paramétré sur le compte.
•
Pour un dossier avec suivi analytique, les lignes analytiques sont créées automatiquement en fonction des
affectations par défaut définies sur les comptes.
•
Si le journal de trésorerie n'autorise pas les montants négatifs (Cf. Paramétrage des journaux dans QuadraCompta),
les recettes négatives sont imputées au débit du compte et les dépenses négatives sont imputées au crédit.
32/48
Préparer le rapprochement bancaire
•
Si le rapprochement du compte de banque est initialisé dans le dossier comptable, la question "Voulez-vous
rapprocher les écritures" est présente sur la fenêtre de validation.
⇒ La période du rapprochement en cours est proposée. Il est possible de la modifier.
⇒ Si l'option est cochée, les écritures transférées sont marquées comme "rapprochées" et elles n'auront pas à être
pointées dans le rapprochement.
Confirmer le transfert en comptabilité
•
Taper les 3 lettres du mot OUI puis cliquer sur le bouton
•
Le relevé est supprimé de la liste des relevés en attente, sauf en cas de validation bornée à une date donnée.
.
Gestion des relevés en Franc CFP (Change Franc Pacifique)
Préambule. Le franc CFP circule dans les Territoires d'Outre-Mer (Polynésie française, Nouvelle Calédonie, Wallis &
Futuna) qui n'appartiennent pas à la zone euro.
⇒ Le franc CFP (ou franc Pacifique) est toutefois lié à l'euro. La parité est fixée à 8,38 euros pour 1000 francs CFP
depuis le 1er janvier 1999.
•
Dans les relevés bancaires, les mouvements en francs CFP ont le code devise XPF. Pour les dossiers tenus en Francs,
l'option "Considérer la devise XPF comme Francs" est disponible à la génération des écritures comptables.
⇒ L'option est activée par défaut si le code postal du dossier commence par 98 (986 Wallis-et-Futuna, 987
Polynésie française, 988 Nouvelle-Calédonie).
⇒ Si l'option n'est pas activée, les écritures sont générées avec la devise XPF.
33/48
4.3 Intégrer un relevé dans un rapprochement bancaire
Rappels :
•
La fonctionnalité concerne les relevés paramétrés en mode "R" sur le tableau de paramétrage des Relevés de comptes
attendus dans QuadraLiaisonsBancaires.
•
Lors de la phase de récupération des relevés bancaires, QuadraLiaisonsBancaires déplace automatiquement les
relevés destinés au rapprochement bancaire dans les dossiers comptables concernés.
•
Le lancement du rapprochement bancaire s'effectue au menu "Révision".
OPTION DE FUSION DES RELEVES POUR LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
•
Disponible au menu "Outils / Options sur relevés" de
QuadraLiaisonsBancaires, l'option de fusion intéresse les
entreprises qui reçoivent des relevés journaliers de leur
banque.
⇒ Si elle est activée, les relevés intégrés dans le répertoire
"RapproBQ" du dossier comptable sont fusionnés au
relevé en cours déjà présent pour le même RIB.
APPELER LE RELEVE DE BANQUE
•
ou taper
<F7> pour rechercher le fichier bancaire.
•
Sur la fenêtre d'intégration, le bouton
affiche la liste des relevés
récupérés par QuadraLiaisonsBancaires.
•
Sélectionner le fichier à reprendre en fonction
des informations affichées (période du relevé,
cohérence de l'ancien solde banque du relevé
avec celui fourni par le dossier).
34/48
EXPLOITER LES CODES OPERATIONS INTERBANCAIRES
•
QuadraCompta permet d'associer les libellés automatiques des écritures aux codes d'opération interbancaire pour
optimiser le rapprochement automatique s'il existe des montants identiques.
•
Pour mettre en œuvre la table de correspondances, cliquer sur le bouton
•
On retrouve Les libellés automatiques du dossier comptable dans
la partie gauche du tableau. Rejoindre la colonne "MvtEtebac" et
taper <Entrée> pour passer en saisie.
.
⇒ Taper le code de l'opération ou le sélectionner sur la liste
affichée par <F4>.
⇒ Plusieurs libellés automatiques peuvent être associés à un
même code opération interbancaire.
•
Remarque : Les codes des opérations interbancaires avec leur
libellé associé sont issus du fichier ClibOpBq.par stocké dans
\quadra\pgm32\.
⇒ Le fichier peut être aménagé avec tout éditeur de texte. Le cas échéant, il est à sauvegarder dans les données
utilisateur (\quadra\database\cpta\).
LANCER LE RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE
•
Pour les chèques, choisir d'activer ou non la recherche de correspondance
entre le n° de pièce de l'écriture comptable et le n° du chèque dans le relevé.
•
Taper les 3 lettres du mot "Oui" puis cliquer sur le bouton <OK>.
⇒ Un message d’alerte est affiché si les soldes sont différents. Le
traitement peut être interrompu ou poursuivi.
•
Au cours du traitement, QuadraCompta compare les mouvements du relevé et les écritures du rapprochement
(analyse du sens et du montant, éventuellement affinée par la correspondance du code opération interbancaire et du
libellé automatique ou encore par la correspondance du n° de chèque et du n° de pièce).
•
A la fin de traitement, un message donne
le nombre de mouvements rapprochés et
les mouvements du relevé sont affichés
dans la partie basse de la fenêtre.
•
Les mouvements pointés apparaissent en
jaune et sont repérables au signe <+> dans
la colonne de droite.
•
Le bouton <Fermer> permet de revenir sur le rapprochement où les écritures rapprochées sont marquées du signe "+"
comme elles avaient été pointées manuellement.
35/48
AUTRES FONCTIONNALITES
Archiver le relevé courant
•
Lorsque que le traitement d'intégration est terminé, le bouton <Archiver> permet de modifier la localisation du
fichier Etebac qui passe :
⇒ de \Quadra\Database\Cpta\DC\Num_dossier\RapproBQ
⇒ dans \Quadra\Database\Cpta\DC\Num_dossier\RapproBQ\Archives
•
La liste des relevés archivés est disponible via le bouton
.
⇒ Il est alors possible de sélectionner un relevé et de l'imprimer.
Editer un relevé bancaire (en cours ou archivés)
•
L’édition d'un relevé bancaire en cours est possible à tout moment, que ce soit avant ou après le traitement
d'intégration.
•
Lorsque le rapprochement automatique a été effectué,
⇒ Il est possible de limiter l'édition aux seuls mouvements non rapprochés,
⇒ Sinon, les mouvements pointés sont repérables à la mention "Oui" dans la colonne "P".
Créer les écritures correspondant aux mouvements non rapprochés
•
Lorsque le rapprochement automatique a été effectué, le bouton
permet d'obtenir
automatiquement les écritures qui manquent dans le journal comptable, à partir des mouvements non pointés du
relevé bancaire.
⇒ Avant la demande de création des écritures, ces mouvements sont affichés sur fond blanc, alors que les
mouvements rapprochés sont affichés sur fond jaune.
⇒ Après la demande création des écritures, l'ensemble des mouvements sont affichés sur fond jaune.
•
Les écritures sont créées dans le journal de banque avec les caractéristiques suivantes :
⇒ Imputations sur le compte 471 et le compte de banque associé au journal,
⇒ Date du mouvement reprise comme date d'écriture,
⇒ Le libellé automatique selon le code opération interbancaire si la table de correspondance a été mise en place,
⇒ Libellé du mouvement repris comme libellé libre de l'écriture.
36/48
5. Emettre des fichiers bancaires
Le module QuadraLiaisonsBancaires intègre le programme de "Transfert EBICS" QETEnv2 pour émettre des fichiers
vers les banques : remises de LCR, virements et prélèvements issus des applications Quadratus :
QuadraCompta
QuadraPaie
QuadraGI
QuadraFact
•
LCR et prélèvements clients, virements fournisseurs
Virements des salaires et acomptes
LCR et prélèvements clients, virements de notes de frais collaborateurs
LCR et prélèvements clients, virements fournisseurs
Pour les virements et prélèvements, le format SEPA (Single Euro Payments Area) commun aux pays européens,
remplace le format national CFONB depuis le 1er février 2014. Les entreprises et les banques ont toutefois pu
différer leur passage à SEPA jusqu’au 1er août 2014 (Cf. Communiqué de la Commission européenne du 9 janvier).
5.1 Pré-requis
PAIEMENTS SEPA ET COORDONNEES BANCAIRES AU FORMAT IBAN
•
L'IBAN (International Bank Account Number), obligatoire pour les virements et prélèvements SEPA, correspond au
RIB précédé d'un code sur 4 positions indiquant le code pays du compte bancaire.
Exemple : un IBAN au format "FRxx+RIB" identifie un compte bancaire français.
•
Le BIC identifie l'établissement bancaire.
⇒ Il était obligatoire jusqu'au 31 janvier 2014 pour tous les paiements SEPA.
⇒ Il reste obligatoire pour les opérations transfrontalières (jusqu'au 1er février 2016) et pour les virements
pain.001.001.02.
⇒ Il est facultatif depuis le 1er février pour les opérations nationales au format pain.001.001.03.
•
Avant de générer des fichiers de paiements SEPA, toutes les coordonnées bancaires des donneurs d'ordre (cabinet
comptable ou entreprises), des clients prélevés et des bénéficiaires de virements doivent être enregistrées au format
IBAN.
PARAMETRER LES TRANSFERTS EBICS DANS QUADRALIAISONSBANCAIRES
•
Le menu "Paramétrage" comporte les mêmes choix "Ebics…" que la fenêtre
QuadraLiaisonsBancaires (Cf. Chapitre 4).
⇒ Rappel : si le document bancaire précise l'extension (ou suffixe) des
fichiers concernés par le contrat, il est nécessaire de renseigner
l'information dans le paramétrage de l'utilisateur Ebics.
37/48
5.2 Préparer les virements SEPA dans les applicatifs Quadratus
FORMAT DES FICHIERS DE VIREMENT SEPA ET OPTIONS BANCAIRES CONTRACTUELLES
•
Les fichiers de virements SEPA sont des fichiers XML à la norme ISO 20022. Deux versions cohabitent aujourd'hui
et la version du fichier à générer doit être choisie en concertation avec la banque destinataire :
⇒ pain.001.001.02 (géré par Quadratus depuis novembre 2011)
⇒ pain.001.001.03 (géré par Quadratus en mars 2014)
•
Le cahier des charges SEPA est interprétable en partie par les banques qui peuvent inclure dans les fichiers des
informations de nature contractuelle.
•
L'option "Rgt/RelevéBq" concerne le format du relevé de compte fourni par la banque (au terme de la période
concernée par les opérations) :
⇒ Si l'option est cochée, tous les virements d'un lot seront cumulés sur un seul mouvement bancaire.
⇒ Si elle n'est pas cochée, le relevé comportera le détail des virements.
•
Pour les virements salariés, 2 options (fréquemment demandées par les banques américaines) permettent d'ajouter :
⇒ La balise SALA dans le fichier SEPA,
⇒ L'information "Confidentiel".
•
Pour les virements fournisseurs, l'option "Virement urgent" permet de demander aux établissements bancaires un
traitement plus rapide des transactions (un virement SEPA "urgent" ou "en priorité élevée" équivaut au virement
CFONB de type VSOT "Virement Spécifique Orienté Trésorerie").
VIREMENTS SALARIES DANS QUADRAPAIE
•
Au menu "Paiements", fonction "Virement
automatique":
⇒ Choisir le format de fichier "320
caractères" et le type d'opération "Virement
ordinaire".
⇒ Vérifier que les coordonnées bancaires de
l'entreprise sont au format IBAN.
⇒ Choisir la version du fichier SEPA attendu
par la banque,
⇒ Activer ou non les options contractuelles.
VIREMENTS FOURNISSEURS DANS QUADRACOMPTA
•
En saisie des règlements fournisseurs,
vérifier que les règlements pointés sont
affichés au format IBAN. Dans le cas
contraire, taper <F7>.
38/48
•
Sur l'écran de génération du fichier des virements,
⇒ Choisir le type de virement SEPA attendu par la banque.
⇒ Activer ou non les options contractuelles.
VIREMENTS NOTES DE FRAIS DANS QUADRAGI
•
Au menu "Temps passés", fonction "Disquette
de virement des notes de frais" :
⇒ Vérifier que les coordonnées du cabinet
sont au format IBAN.
⇒ Choisir le type de virement SEPA attendu
par la banque.
VALIDATION DE LA GENERATION (DANS TOUS LES APPLICATIFS)
•
Dans tous les applicatifs, à la validation de la génération
⇒ Le fichier de virements est préalablement créé au format CFONB international (enregistrements 320 caractères)
dans le répertoire de destination choisi
⇒ Le fichier SEPA est ensuite automatiquement créé à partir du fichier CFONB. Il porte le même nom suivi de
l'extension xml.
•
Dans QuadraCompta, si la conversion SEPA a été effectuée avec succès, le fichier CFONB d'origine est supprimé.
•
Si le fichier CFONB 320 n'est pas correctement rempli, la conversion au format SEPA n'est pas effectuée.
⇒ Un fichier texte du même nom que le fichier CFonb, suivi de l'extension ".log" est créé dans le même répertoire.
39/48
CONVERSION SEPA MANUELLE
•
Si la conversion SEPA n'a pas été demandée à la génération
du fichier de virements, il est possible de la demander
ultérieurement grâce à l'outil "Conversion SEPA manuelle"
disponible au menu "Outils" de QuadraLiaisonsBancaires.
⇒ La conversion est possible uniquement pour un fichier
CFONB 320 créé avec l'option "séparateur CR-LF".
•
Localiser le fichier à convertir et cocher le cadre "Virement
SEPA".
⇒ Choisir le format du fichier de virement SEPA les
options bancaires en fonction du contrat signé avec la
banque destinataire.
5.3 Génération de fichiers de prélèvements SEPA
PREAMBULE
A la différence des virements, le passage aux prélèvements SEPA a eu à la fois des conséquences techniques (fichier
produit à la norme ISO 20022 XML, coordonnées bancaires au format IBAN) mais aussi juridiques : le mandat SEPA a
remplacé la demande et l'autorisation de prélèvement et la responsabilité de conservation du mandat incombe désormais
au créancier (et non plus à la banque du débiteur).
•
La gestion des mandats SEPA dans les produits Quadratus a donc nécessité le développement du module spécifique
QSepa, et la production des fichiers de prélèvements par les applicatifs QuadraGI, QuadraFact et QuadraCompta
s'effectue en liaison avec le module QSEPA puisque le fichier SEPA contient des informations sur l'évolution de
chaque mandat (distinction entre le 1er prélèvement et les prélèvements suivants, mention des changements
intervenus sur le mandat, par exemple le changement de banque du débiteur…).
•
Les documentations décrivant la mise en œuvre des prélèvements SEPA sont intégrées au module QSepa (menu "?").
⇒ Suivi des mandats et envoi des informations SEPA aux clients dans la documentation produit.
⇒ Paramétrage des données SEPA (ICS et mandats) et production des fichiers dans la documentation spécifique à
chaque contexte d'utilisation (QuadraExpert (QuadraGI), QuadraFact et QuadraCompta).
OPTIONS BANCAIRES CONTRACTUELLES
Deux options sont à cocher ou non en fonction du contrat conclu avec la banque.
•
L'option "Regroupement sur relevé" concerne le format du relevé de compte du cabinet fourni par la banque :
⇒ Si l'option est cochée, tous les prélèvements sont cumulés sur un seul mouvement bancaire.
⇒ Si elle n'est pas cochée, le relevé comporte le détail des prélèvements.
•
L'option "Génération d'un fichier par séquence" doit être cochée si la banque destinataire exige un fichier différent
pour les premiers prélèvements des mandats (FRST) et les suivants (RCUR).
40/48
GENERATION D'UN FICHIER DE PRELEVEMENTS
•
A la validation de la génération du fichier,
⇒ Le fichier des prélèvements est préalablement créé au format ASCII (ancien format CFONB + lien vers les
mandats de référence), dans le répertoire de destination choisi.
⇒ Le fichier ASCII est ensuite automatiquement converti au format SEPA (nouveau fichier avec extension xml).
•
Dans QuadraCompta, si la conversion est effectuée avec succès, le fichier ASCII d'origine est supprimé.
•
Remarque : en cas de problème lors de la génération, un fichier "trace" s'affiche pour signaler les anomalies et le
traitement est invalidé (le lot n'est pas enregistré et le transfert des règlements en comptabilité n'est pas effectué).
5.4 Envoi d'un fichier de paiements
Lorsqu'un fichier de paiements a été généré par un applicatif Quadratus, son envoi s'effectue au menu "Transferts", choix
"Emission". L'émission s'effectue nécessairement fichier par fichier.
CONTRAT EBICS T
Sélectionner le mode d'envoi "EBICS".
•
Au cadre "Transfert du fichier", localiser librement le
fichier sur le système.
⇒ Un fichier SEPA est repérable à son extension "xml".
⇒ Le fichier sélectionné est analysé (Cf. cadre Détails).
•
Au cadre "Informations", préciser les caractéristiques du
contrat (HostID, PartnerID, UserID).
•
Au cadre "Détails", l'option "Envoi en mode test" est utile
à la mise en place d'un nouveau contrat. La banque
contrôle la validité de l'envoi test mais non la conformité
du fichier envoyé et n'effectue pas les opérations.
•
Des informations sur le fichier émis, sont affichées :
⇒ Compte bancaire de l'émetteur du fichier,
⇒ Nombre et montant total des transactions.
•
Pour un fichier de virements,
⇒ L'option "Forcer le canal 02" est à activer uniquement
à la demande de la banque (le canal attendu par la
banque est paramétrable sur l'utilisateur Ebics).
⇒ L'option "Virement de trésorerie intra groupe" peut
être activée si le contrat Ebics autorise le format "ict"
(Cf. Paramétrage de l'utilisateur Ebics).
Elle permet d'émettre un fichier pain.001.001.02.ict ou pain.001.001.03.ict, à partir d'un fichier de virements
pain.001.001.02.sct ou pain.001.001.03.sct généré par un applicatif Quadratus.
41/48
•
Taper les 3 lettres du mot "OUI" puis cliquer sur le bouton
traitement, le fichier est conservé à son emplacement d'origine.
pour effectuer le transfert du fichier. Après
CONTRAT EBICS TS, SIGNATURE DES FICHIERS A EMETTRE
Il s'agit d'une étape spécifique au contrat EBICS TS.
•
Au menu "Transferts", activer le choix "Ebics TS – Génération
des signatures".
•
Insérer le token sur le système.
•
Localiser le fichier à signer,
•
associée au signataire pour
Cliquer sur l'icône
obtenir la liste des certificats du token.
⇒ Sélectionner le certificat, entrer le code PIN qui
protège l'utilisation du token et cliquer sur
<Générer la signature>.
•
L'enregistrement correct de la signature est symbolisé
par un feu vert associé au signataire.
•
Le fichier signé est prêt à être envoyé (choix
"Emission du menu "Transferts").
CONTRAT EBICS TS, ENVOI DU FICHIER SIGNE
•
Sélectionner le mode d'envoi "EBICS-TS".
•
Le fichier à envoyer est à sélectionner au cadre
"Informations", après avoir indiqué les caractéristiques
du contrat (HostID, PartnerID, UserID).
⇒ La liste déroulante présente les fichiers signés en
attente d'envoi.
42/48
5.5 Le journal des envois
•
Le journal des envois affiche l'historique des transferts de fichiers effectués. Il est disponible au menu "Transferts".
5.6 Retour sur envois (opération de reporting ou accusé de réception bancaire au format XML)
•
A l'envoi de fichiers de paiements SEPA, il est possible
d'obtenir un accusé de réception de la banque destinataire, sous
forme de fichier de type PSR "Paiement Status Report".
⇒ L'utilisation du PSR est recommandée, particulièrement
pour signaler le rejet total ou partiel d'un fichier (avant son
envoi au système de compensation).
•
QuadraLiaisonsBancaires est aménagé pour récupérer
automatiquement les fichiers PSR (dans leur version actuelle
"pain 002.001.03").
⇒ Le choix "Retours sur envois" des menus "Transferts"
permet d'accéder au contenu du PSR (xml).
43/48
6. Annexes techniques
6.1 Stockage des données des relevés bancaires
LES DONNEES BANCAIRES POUR LA SAISIE DES RELEVES
•
Lors de la phase d'intégration, les fichiers sont immédiatement scindés par compte bancaire (1 fichier par RIB). Ils
sont placés dans le dossier \Quadra\Database\Etebac\EnCours\.
⇒ Le nom d'un relevé reprend le n° du client de
référence (6 positions) suivi d'un n° d'ordre
attribué séquentiellement (2 positions), puis de
l'extension QE2.
⇒ Les relevés qui ne peuvent pas être affectés à un
client (RIB non défini dans QuadraClient), sont
nommés QETExxxx.QET où xxxx correspond à
un n° d'ordre attribué séquentiellement.
•
Un sous-dossier est aussi créé pour chaque relevé rattaché
à un client dans
\Quadra\Database\Etebac\EnCours\Saisies\.
⇒ Il contient une base qet.mdb qui permet de conserver
tous les éléments renseignés au cours des sessions de
saisie.
•
A la génération des écritures comptables, les relevés sont archivés dans le dossier comptable
(\Quadra\Database\Cpta\dc\Num-dossier\etebac\). Leur nom est structuré de la façon suivante :
⇒ 1 à 3 caractères pour le code du journal de banque,
⇒ 2 chiffres pour l'année,
⇒ 2 chiffres pour le mois,
⇒ 1 caractère (chiffre ou lettre) pour le jour.
•
Les fichiers bancaires d'origine sont conservés dans \Quadra\Database\Etebac\Arch1\. Ils sont renommés en fonction
de la date de leur traitement :
⇒ 1ère position, l'année sur 1 chiffre (8 pour 2008) ; 2ème position, le mois sur 1 lettre (A pour janvier) ; 3ème
position, le jour sur 1 chiffre (0 à 9 du 1er au 10) ou 1 lettre pour les jours suivants (A=11) ;
4ème position, l'heure sur 1 lettre (A entre 0H et 1H non incluse) ; 5ème, 6ème et 7ème positions, la seconde et la
minute exprimées en hexadécimales ; 8ème position, compteur libre.
LE CORRECTEUR DE FICHIERS QE2/QET
Le correcteur intègre 2 fonctions, "Contrôle de doublons" et "Actualisation".
44/48
•
Le "Contrôle de doublons" permet de supprimer des plages de mouvements réceptionnés plusieurs fois.
⇒ La fonction doit être lancée avant l'entrée en saisie du relevé. Dans le cas contraire, les doublons alimentent la
base de données du relevé, sur laquelle le correcteur est sans effet.
⇒ Le contrôle peut aussi être lancé automatiquement à l'entrée en saisie si l'option correspondante est activée au
menu "Outils'" choix "Options sur relevés".
⇒ Après traitement, les fichiers d'origine renommés (".old" et ".old2") sont déplacés vers le répertoire d'archives
\ArchFicOld\.
•
L'actualisation est utile aux cabinets QuadraWebExpert. Elle
corrige des problèmes de réapparition d'opérations antérieures
sur les relevés à saisir par les utilisateurs des
QuadraWebServices.
⇒ Elle traite uniquement les fichiers se trouvant dans
\quadra\database\etebac\EnCours\, et associés à une base
qet.mdb. Exemple pour le relevé du dossier n° 740 :
- fichier bancaire 00074000.QE2 localisé dans \Quadra\Database\etebac\EnCours\
- associé à la base qet.mdb localisée dans \quadra\database\etebac\EnCours\Saisies\00074000.QE2\
6.2 Automatiser la récupération des relevés bancaires
Il est possible de planifier l'exécution du programme QET3 dans QxChange ou le planificateur Windows du système
choisi pour l'exécution.
QXCHANGE, L'OUTIL DE PLANIFICATION DE TACHES DES QUADRATUS
•
QxChange qui pilote les modules "Gestion centralisée de messagerie" et "Gestion multi-sites" permet aussi de
planifier des opérations de transfert définies par l'utilisateur. Ces opérations de type "Commande externe" sont à
décrire dans QuadraParamétrage et la fréquence d'exécution du programme est à fixer dans le séquenceur QxChange.
•
Dans QuadraParamétrage, ouvrir le Menu
Paramétrage, choix "Transferts" puis
"Opérations de transfert".
⇒ Donner librement un code à l'opération de
transfert et rejoindre l'onglet 5 "Commandes
externes.
⇒ Renseigner la rubrique "Commande externe
à exécuter avant les opérations de transfert"
de la façon suivante :
\\Nom_du_serveur\qappli\quadra\pgm32\Qet3.exe /ipl: \\Nom_du_serveur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl /auto
45/48
•
Dans Qxchange, insérer l'opération de transfert
dans le séquenceur et paramétrer l'heure de
l'opération.
Attention :
⇒ L'opération doit être au moins
hebdomadaire.
⇒ L'exécution automatique la nuit ou le matin
de bonne heure implique que le serveur
soit redémarré et Qxchange lancé.
LE PLANIFICATEUR WINDOWS
•
Pour planifier la tâche, créer un fichier batch, par exemple QET3auto.cmd avec la ligne de commande :
\\Nom_du_serveur\qappli\quadra\pgm32\Qet3.exe /ipl: \\Nom_du_serveur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl /auto
•
Ajouter le fichier batch dans la liste des tâches planifiées à la fréquence souhaitée.
ARGUMENTS OPTIONNELS
•
Pour les abonnés au portail JeDeclare.com, il est possible d'ajouter un argument à la ligne de commande qui active ou
non la récupération des relevés fournis par le portail.
⇒ En cas de liaison par mail, il s'agit de l'argument /JEDECLARE
⇒ En cas de liaison par WebServices, il s'agit de l'argument /WSJDC
L'argument peut prendre la valeur OUI ou NON. Exemple pour désactiver la récupération par mail :
/JEDECLARE:non (ou /JEDECLARE:NON).
•
L'argument /DUPAUTO (pour duplication automatique) permet de demander la copie des fichiers téléchargés à partir
des serveurs bancaires ou du portail Jedeclare.com dans un répertoire \database\etebac\DupAuto\AAAA_MM_JJ_X\,
où :
⇒ "AAAA_MM_JJ" donne la date du jour
⇒ Et "_X" correspond au n° d'ordre des téléchargements effectués dans une même journée.
ETAPES DU TRAITEMENT EN AUTOMATIQUE
1. Fabrication du script de commande à partir du paramétrage de QuadraLiaisonsBancaires
2. Exécution du script.
3. Fabrication du rapport du transfert effectué.
4. Découpage des données bancaires (un fichier par RIB).
5. Fabrication des messages aux collaborateurs chargés des dossiers clients concernés.
6. Fermeture de QET3.
Remarque : Les réceptions automatiques sont reprises dans le journal des transferts de QuadraLiaisonsBancaires, avec le
code collaborateur "Auto".
46/48
6.3 Transferts intersites de relevés bancaires
Les mouvements bancaires récupérés par QuadraLiaisonsBancaires sur un site peuvent être transférés sur d'autres sites en
fonction du paramétrage du transfert des dossiers permanents.
•
Au menu "Paramétrage", choix "Transferts" puis "Opérations de transfert", modifier une opération existante ou créer
une nouvelle opération dédiée aux relevés bancaires.
•
Sur l'onglet 4 "Divers", sélectionner le choix "Transfert des données ETEBAC".
•
Après intégration sur le site destinataire, les données bancaires sont exploitables aux modules "Saisie Etebac" ou
"Rapprochement bancaire" de QuadraCompta selon le paramétrage du dossier client (et à condition que les RIB
soient correctement renseignés sur les journaux de trésorerie du dossier comptable et sur les dossiers clients).
Attention :
•
Les dossiers clients doivent être correctement paramétrés sur le site émetteur et le site destinataire (RIB renseigné au
chapitre "Intervenant / Banque").
•
Sur le site émetteur, la récupération des données bancaires doit être suivie d'une phase d'intégration qui permet le
découpage des données par RIB (et donc par client).
•
Après transfert sur le site destinataire, les données bancaires sont supprimées sur le site émetteur.
6.4 Contexte QuadraWebExpert, associer les clients du cabinet comptable au suivi des relevés
PARAMETRER LES DROITS DE L'UTILISATEUR DES QUADRAWEBSERVICES
•
L'accès au paramétrage des utilisateurs est possible à partir de la
fiche QuadraClient, chapitre "Généralités / Mandats", sous-chapitre
"I-Suite".
•
Sur la fiche de l'utilisateur, rejoindre le chapitre "Comptabilité",
page "Fonctionnalités".
•
Cocher "Saisie EBICS" pour permettre à l'utilisateur d'enregistrer
les imputations comptables des mouvements et de générer les
écritures correspondantes.
⇒ Activer l'option de "Validation par période" pour autoriser
l'utilisateur à générer les écritures comptables des mouvements
bancaires non imputés sur le compte d'attente.
⇒ Compléter le paramétrage en donnant les droits sur les comptes
et les journaux de banque concernés.
•
Cocher "Compléments EBICS" pour permettre à l'utilisateur de fournir des informations sur les mouvements
bancaires que le collaborateur du cabinet n'a pas encore imputés.
47/48
COMPLEMENTS EBICS
•
La fonction est accessible au menu "Mon
Expert-comptable", groupe "Outils".
•
L'utilisateur a accès à la colonne
"Commentaire" pour saisir l'information
dont il dispose sur le mouvement.
⇒ A la validation du commentaire, le
saisi complète le libellé.
•
En fin de saisie, le bouton "Prévenir mon
expert" permet à l'utilisateur d'adresser un
message au collaborateur du cabinet
chargé de son dossier.
SAISIE EBICS
•
La fonction est accessible au menu "Saisies comptables", groupe "Autres saisies".
•
Les imputations comptables peuvent être
enregistrées ligne à ligne ou par la recherche
de clés définies au cabinet.
•
Si l'utilisateur ne dispose pas du droit de
"Validation par période", l'activation du
bouton "Transférer les écritures" générera
uniquement les écritures correspondant aux
mouvements bancaires imputés.
⇒ Dans le cas contraire, toutes les écritures
comptables seront générées (sur le
compte d'attente pour les mouvements
non imputés).
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QuadraLiaisonsBancaires

Transcription

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