La lettre d`information des adhérents Pour maintenir le contact avec
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La lettre d`information des adhérents Pour maintenir le contact avec
La lettre d'information des adhérents Pour maintenir le contact avec les adhérents, les tenir informés de l'activité et des projets de l’association, la rédaction régulière d'une lettre d'information est essentielle à son bon fonctionnement. La communication avec les adhérents est indispensable à la bonne santé d’une association : que ce soit pour les rendre partie prenante de son fonctionnement, leur rappeler les valeurs sous-jacentes à leur engagement, les tenir informés des projets et leur rappeler les dates d'activité et de rencontres de l’association. Le bulletin d'information remplit ce rôle et sa rédaction régulière est une tâche à part entière, qui doit être assurée par un dirigeant, membre du bureau. Le contenu Essentiellement informatif, le contenu s'articule autour des différents thèmes de la vie de l’association : − l'éditorial d'un dirigeant centré sur un point d'actualité important pour l’association, un nouveau projet, la recherche de partenariat, le recrutement de bénévoles, l'évolution de l'environnement économique, institutionnel, etc. Il s'agit de l'unique article de la lettre exprimant une prise de position. − le programme des activités (à 3 ou 6 mois) et l'agenda des réunions du conseil d'administration, de commissions de travail éventuelles et annonce de la date de l'assemblée générale, − les événements récents (activités, manifestations, décisions) qui ont marqué la vie de l'association et celle des adhérents (l'accueil des nouveaux notamment est important pour leur permettre de s'intégrer), − l'appel aux « bonnes volontés » pour aider au fonctionnement (pour une expertise professionnelle ou l'organisation d'une manifestation), − les informations sur le contexte de vie de l'association et les éventuelles conséquences des évolutions dans le domaine législatif et réglementaire, − les informations pratiques : coordonnées de l’association, de ses responsables... Impératifs de forme Le rythme de parution doit être régulier pour que les adhérents ne perdent pas le contact, même lorsqu'ils interrompent temporairement leur pratique associative. Il est donc essentiel que la lettre apporte des informations nouvelles et susceptibles d'intéresser son public. Selon l'activité et l'importance des messages, envisagez entre 3 et 6 numéros par an. Pour conserver une unité de ton et informer en fonction de l'actualité, en véhiculant les valeurs de l’association, cette communication ne peut être assumée que par un membre du bureau qui parle au nom de l'association. La présentation de l'ensemble du bulletin peut être très simple. Dans tous les cas, elle doit respecter un plan relativement constant d'un numéro à l'autre, pour que les lecteurs accèdent directement à une rubrique sans avoir de recherche à effectuer. Les articles doivent développer un sujet unique, respectant les impératifs traditionnels de forme des messages et remplissant les différents champs de questionnement : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Et après ? Papier ou Internet, le support dépend essentiellement du profil des adhérents et de leur équipement personnel. Si la lettre est adressée par courrier postal, il ne faut négliger ce budget dans le prévisionnel. Lorsque la lettre d'information est adressée en courrier électronique, ne pas oublier de masquer la liste des destinataires (diffusion « undisclosed recipients » ou cci). La lettre figure à juste titre sur la page d'accueil du site de l’association, dont elle illustre l'actualité, et où les adhérents savent l'y retrouver. Plus de conseils dans le guide pratique de l’association à télécharger sur le site : Guide pratique des associations © Christine Payelle – Uni-éditions – octobre 2013