Plan exposé

Organisation d’un plan global de communication
Les Francofolies de Spa
Marc Radelet
Attaché de Presse
Organisation d’un plan global de communication
Les Francofolies de Spa
1ère partie : les dispositions prises avant le festival
Les partenariats
Tous les partenariats sont gérés par Impact Diffusion, une agence de communication sous-traitant du
festival, mais en étroite collaboration avec la Direction du festival. Cette agence négocie les
conventions et les contreparties accordées aux partenaires, en matière de places, visibilité, etc.
C’est cette agence qui gère l’espace alloué aux partenaires dans nos supports promotionnels et qui met
aussi en place tout leur matériel de promotion sur les sites durant le festival.
Il est important que ces partenariats soient établis bien avant la mise en route du festival. Ils sont en
général prévus pour plusieurs années et forment réellement la clé de voûte de la promotion du festival.
Partenaires médias
Partenariats avec la presse écrite
•
•
Presse quotidienne (Sud Presse, Le Soir)
Presse hebdomadaire (Ciné-Télé-Revue, Le Vif-L’Express, Groupe Vlan)
Partenariats audiovisuels
•
•
•
•
•
•
RTBF (TV + Radios)
Kinépolis + RMB (30 salles différentes – 6 semaines de campagne)
TV5 Europe
TéléVesdre et RTC Télé Liège + TV Lux
MCM Belgique
Canal +
Partenaires non-médias offrant de la visibilité dans leurs propres supports promotionnels
•
•
•
•
•
•
•
Dexia
Stella Artois
Proximus
Spadel
SNCB/B Excursions
FNAC
Belgoposter, Decaux en 20m² et 2 m²
2
•
•
Azimuth (réseau sous cadres)
Office du Tourisme de Spa
1. La ligne graphique
Chaque année, la ligne graphique du festival est renouvelée. Depuis 1994, le logo a été adapté ou
changé à quatre reprises. La ligne graphique (couleurs, lay-out) est proposée par Impact Diffusion qui
gère toute la communication du festival. Plusieurs projets sont soumis à l’équipe organisatrice qui en
décide. Cette ligne graphique sera déclinée dans tous les supports promotionnels, y compris le site
web. Il est donc important que celle-ci soit choisie, assez tôt, de manière à pouvoir avancer sur la
réalisation et la production de tous les supports.
Il restera à définir quels noms d’artistes seront repris sur les affiches et dans quel ordre.
Une fois ces éléments définis, la communication du festival repose sur les points suivants.
Communiqués de presse
Des communiqués de presse/news via e-mail, mailing-list et site web, sont envoyés dès le mois de
novembre pour informer des dates du festival, de ce que le festival prépare ou des nouveautés
auxquelles il faut s’attendre.
Nous communiquons aussi les noms des têtes d’affiches principales lorsque celles-ci sont confirmées.
Le reste de l’information est communiqué au travers de conférences de presse.
1ère Conférence de presse « générale »
Période : fin avril - début mai.
Lieu : variable selon les éditions (Casino de Spa, Forum Liège, Botanique Bruxelles, Kinépolis...). Il
peut arriver qu’une conférence de presse soit dédoublée : une à Bruxelles le matin, une à Spa le soir !
Sont invités : les médias régionaux et nationaux, les artistes belges, les partenaires, les agents, les
maisons de disques.
Objets : toute l’information relative à l’édition à venir :
•
•
•
Programme complet
Nouveautés
Informations pratiques
Matériels donnés :
•
Un dossier de presse présenté sous la forme d’une brochure quadrichromie, reprenant
toutes les informations, notamment pour chaque artiste programmé : une photo, un
texte de présentation
•
Dépliants promotionnels reprenant toutes les informations pratiques et programmes
•
CD–Rom proposant toutes les photos des artistes et les textes du dossier de presse
Rem : la collecte des informations et du matériel nécessaires à la réalisation de ces
supports débute en février, au fur et à mesure de la confirmation des artistes. Idem pour le
matériel audiovisuel qui permettra la réalisation des spots radio et TV.
Déroulement :
3
•
accueil et présentation par les co-directeurs,
intervention éventuelle d’un représentant d’un pouvoir subsidiant (ministre ou
représentant),
• présentation de points particuliers par chaque responsable,
• mini-concert d’artiste éventuel,
• interview par les médias présents des artistes belges,
• buffet + drink selon l’horaire.
•
2. Mise en ligne du site web
Dès le jour de la première conférence de presse, l’intégralité des informations disponibles dans le
dossier de presse, plus d’autres infos, sont accessibles sur notre site web.
Le volet programmation prend une large place puisque, pour chacun des artistes programmés, une
fiche est réalisée comprenant photo, texte de présentation, extrait sonore et /ou visuel, date, lieu et
heure du concert.
Il est aussi possible de s’inscrire sur une « mailing list » pour être informé régulièrement, et pouvoir
acheter ses billets « on line ».
Le nouveau site des Francofolies se présente désormais sous la forme d’un « portail » permanent,
donnant accès aux pages suivantes :
•
•
•
•
•
•
Les news
Les Chantiers des Francos
Les artistes belges (banque de données présentant tous les artistes belges programmés
à Spa depuis 1994 – opérationnelle fin avril 2004)
Les contacts utiles
« Radio franco » : extraits de chansons
Archives : les sites des éditions précédentes
Dès la conférence de presse, toutes les informations relatives à la prochaine édition viennent s’ajouter
au « portail » jusqu’à la fin du festival.
Dès que le festival est terminé, l’édition vient s’ajouter aux archives.
3. Sortie
Sortie des articles et diffusion en Radio-TV des interviews aux lendemains de la conférence de presse
dans tous les médias.
4. Début des campagnes publicitaires (2 vagues : mai - juin/juillet)
•
Campagnes promotionnelles dans les médias partenaires :
-
Encarts publicitaires (presse écrite) : programme général, par site, par soirées
ou par thèmes
-
Campagnes radios : la RTBF diffuse sur ses 4 radios plusieurs spots ciblés
(par jour, par thèmes, par soirée, par site)
-
Campagnes TV :
•
•
La RTBF diffuse sur la Une et la Deux un spot générique et plusieurs
spots spécifiques (par soirées ou par site et par thèmes)
TV5 diffuse un spot générique
4
•
•
•
•
MCM diffuse un spot générique mais ciblé
Télévesdre, RTC et TV Lux diffusent un spot générique
Kinépolis diffuse un spot générique
Affichage en Wallonie et à Bruxelles :
-
5000 affiches magasin 40X60
2000 affiches « Decaux »
600 affiches A3 pour réseau TEC
300 affiches dans le réseau SNCB
7200 panneaux du réseau Eurybia
125 panneaux réseau Géopole
15000 affiches 70X120
200 affiches « 20m2 » (Belgoposter)
•
Distribution de 210 000 dépliants et 60 000 leaflets promotionnels dans un circuit
cultuel et lieux de divertissement en Wallonie et à Bruxelles.
•
Concours dans les médias, participation des organisateurs à des émissions en radioTV, mise sur pied d’émissions radio spéciales...
5. 2ème Conférence de presse « spécifique »
Période : fin mai – mi juin.
Lieu : variable selon l’actualité, mais toujours en région spadoise.
Sont invités : tous les médias, mais seuls se déplacent les partenaires et artistes régionaux.
Objets : quelques volets spécifiques du festival :
•
•
•
•
Les Francos Junior
Le Franc’off
Les bars en folie
La mobilité
Matériels : un dossier de presse « classique » (photocopies) + dépliants spécifiques.
Déroulement : accueil général par les co-directeurs, puis chaque volet est présenté par son
responsable, speech éventuel d’un responsable politique, + drink et buffet éventuel (selon horaire).
6. Sortie
Sortie des articles et diffusion en Radio-TV des interviews aux lendemains de la conférence de presse
dans tous les médias.
• Le volume d’espace alloué en presse écrite, radio, TV et supports promotionnels
directs (affiches, dépliants, leaflets) est estimé à 1 000 000 euros.
Ce budget repose à 90% sur de l’échange et ne comprend pas le budget alloué au
« rédactionnel » (conférences de presse, communiqués de presse, site Internet...).
5
2ème partie : la gestion de la médiatisation pendant le festival
Implantations
Le Village RTBF Radio)
La RTBF installe durant le festival plusieurs studios radio afin d’émettre les émissions en direct du
festival et mettre sur pied des émissions spéciales. Les années précédentes, les quatre radios étaient sur
place pour des émissions ou des inserts. Cela permet à de nombreux artistes d’être les invités de ces
émissions.
Equipes TV
•
•
•
•
Plusieurs équipes TV sont aussi présentes et s’installent souvent dans les loges du
Petit Théâtre du Casino :
Les équipes du JT RTBF
Les équipes de Télévesdre
Les équipes de l’émission quotidienne « Journal des Francos »
Les autres équipes TV (MCM, Télévisions régionales, RTL TVI, AB3) restent rarement durant tout le
festival. Elles se concentrent sur une ou deux journées et ne nécessitent pas d’implantation
particulière.
Salle de presse
Les Francofolies ont toujours fait beaucoup d’efforts d’organisation pour permettre aux médias de
fonctionner le plus facilement possible. Ainsi, l’implantation et localisation de la salle de presse a
évolué au fil des éditions pour être la plus opérationnelle et la plus performante possible.
En général, les médias se montrent très satisfaits de notre organisation à ce niveau.
La salle de presse est le QG des médias et des professionnels. C’est là qu’ils peuvent trouver toutes les
infos dont ils ont besoin. Ils peuvent aussi y travailler.
La salle de presse se trouvera cette année dans le nouvel hôtel SAS Radisson situé au centre ville.
Elle consiste en un espace d’accueil pour tous les médias et professionnels, un local de travail pour
l’équipe « accueil presse-professionnel » et un espace de travail pour les journalistes (comprenant
ordinateurs et connections téléphoniques).
L’équipe « accueil presse-professionnel » des Francofolies compte 8 personnes (3 personnes sous
convention et 5 « bénévoles »).
Ces 8 personnes gèrent les questions suivantes :
•
Sélection des demandes d’accréditation des journalistes, photographes, équipes TV,
professionnels de la musique
6
Cette sélection commence dès le mois de mai et se poursuit, pour les
demandes tardives, jusqu’au dernier jour du festival
Fabrication des badges des personnes accréditées
- La fabrication commence au mois de juin pour se terminer idéalement avant
le début du festival – les demandes tardives étant gérées au coup par coup
Préparation d’un dossier d’accueil
- Ce dossier comprend une série d’informations pratiques sur le festival, les
sites, les services offerts, le programme des conférences de presse, des
informations sur les artistes belges – dossier réalisé chaque année par WBM,
le dossier de presse du festival, du Franc’off, etc.
Coordination des plannings d’interviews en étroite relation avec les firmes de disques
et les agents
- Les firmes de disques restent maîtres du planning de leurs artistes, mais il est
important que nous en ayons connaissance afin de superviser l’ensemble et
d’éviter des doublons, nous intervenons aussi par rapport aux lieux où ces
interviews peuvent se réaliser
Annonce, au fur et à mesure, de toutes informations utiles aux médias
- Nous disposons de panneaux d’affichages alimentés au fur et à mesure par les
informations de dernière minute : ajout ou suppression d’une conférence de
presse, concert complet, coupures de presse du jour
Organisation de conférences de presse des artistes et organisateurs
- Si un artiste choisit la voie de la conférence de presse, nous en assurons la
logistique et la communication, enfin une conférence de presse de clôture a
lieu chaque année pour faire un bilan sommaire de l’édition
Surveillance du respect des consignes données en matière de photos
- Il est important d’assurer le lien avec le management des artistes et la
« sécurité » pour que les photographes aient des instructions claires
concernant leurs prises de vue
Réparation du « press book » au fur et à mesure des sorties d’articles
- Au fur et à mesure que les articles sont publiés dans les quotidiens, ils sont
compilés pour constituer le press-book; les autres articles seront compilés
ultérieurement
Gestion de toutes les demandes de dernière minute
- Logement, contact, interview...
-
•
•
•
•
•
•
•
•
En plus de cette salle de presse, le festival offre un espace de rencontre dans le Village Francofou afin
d’y organiser des interviews. Cet espace fait office de zone tampon (entre le backstage, les loges et les
spectateurs) facilement accessible par les journalistes et les artistes. Il est accessible à toutes les
personnes accréditées « presse ».
Sur les autres sites (Casino et Place de l’Hôtel de Ville), les interviews se font dans les loges des
artistes. Les journalistes doivent se voir délivrer un pass temporaire pour y avoir accès.
Environ 400 personnes sont accréditées : journalistes, animateurs ou programmateurs Radio-TV,
professionnels de la musique (agents, maisons de disques, managers, tourneurs, musiciens),
techniciens Radio-TV...
Nous accueillons chaque année des journalistes et professionnels français, allemands, luxembourgeois,
québécois ou hollandais.
Le Francoscoop
Journal publié par les Francofolies à raison d’une édition par jour, le Francoscoop compte une équipe
de 4 rédacteurs, 1 photographe, 1 graphiste.
7
L’équipe est installée dans le Salon Gris du Casino.
Chaque édition est clôturée au milieu de la nuit, imprimée directement à 5 000 exemplaires par une
imprimerie liégeoise et distribuée dès 11h sur les sites par une équipe de bénévoles.
Bureau de Relations publiques
Un bureau d’accueil permanent est organisé au Casino, à l’intention des partenaires, sponsors,
totalement indépendant de l’accueil spécifique aux médias.
Ce bureau, à l’instar de la salle de presse, fonctionne toute la journée pour permettre à ces personnes
d’obtenir leur billet, les infos sur le festival...
Réceptions VIP
L’équipe responsable du sponsoring organise et gère les réceptions (drink, déjeuners...) à la demande
des partenaires. Ces réceptions peuvent avoir lieu au Casino, mais aussi aux Thermes ou Place de
l’Hôtel de Ville.
Une réception d’ouverture a lieu chaque année au Casino en présence des personnalités politiques qui
soutiennent le festival.
8
3ème partie : la communication après le festival
Un press book est confectionné – 2 classeurs A4 plein, environ 500 coupures de presse – pour la miseptembre et envoyé aux partenaires.
Un rapport moral est envoyé à tous les partenaires, privés ou institutionnels.
Un débriefing général est organisé avec toutes les équipes (septembre/octobre), suivi par des
débriefings secteur par secteur (octobre/novembre/décembre).
1. La couverture médiatique 2003 en quelques chiffres...
TV
•
•
•
•
•
•
•
•
6 inserts JT RTBF en direct + une quinzaine de sujets « news » sur La Une (+
rediffusion sur TV5)
6 émissions spéciales « Le Journal des Francofolies » diffusées sur la Deux
1 émission consacrée à la création « Passager de la Nuit » diffusée sur La Deux et
TV5 en septembre
7 émissions spéciales « Francotidien » diffusés sur Télévesdre, RTC Télé Liège et
TV Lux
1 Best of diffusé sur Télévesdre et d’autres TV communautaires
3 émissions spéciales sur MCM
1 sujet news sur AB3
5 sujets pour Musique Plus (Québec).
Radios
•
•
•
•
•
Une trentaine d’émissions et inserts en direct sur les 4 radios RTBF (Fréquence
Wallonie, Première, Radio 21, Bruxelles Capitale)
Une émission « Pollen » - France Inter – diffusée en direct de Spa
Une émission de Radio Canada diffusée en direct de Spa
De nombreux inserts et émissions en direct sur plusieurs radios privées et
associatives (Equinoxe FM, Radio Impulsion, Radio turbo Inter...)
Trois émissions de 4 heures sur Rythmes FM (Québec) en direct de Spa
Presse écrite
•
•
Réalisation de centaines d’interviews, reportages, chroniques dans tous les supports
quotidiens mais aussi magazines, fanzines...
Réalisation de 5 éditions du Francoscoop, diffusées tous les jours sur les sites du
Festival
9