La Business Intelligence agile
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02.10.09 La Business Intelligence agile Les raisons et les modalités de l’adoption de l'informatique décisionnelle en libre service dans les entreprises Étude réalisée par Forrester Consulting pour le compte de SAP BusinessObjects La Business Intelligence agile TABLE DES MATIÈRES Sommaire ............................................................................................................................................... 3 Résultats clés ..................................................................................................................................... 4 Rôles, motivations et défis des travailleurs de l'information dans l'économie du savoir actuelle ........ 5 Opportunités commerciales pour le service ventes ........................................................................ 10 Opportunités commerciales pour le service marketing ................................................................. 13 Opportunités commerciales pour le service financier ..................................................................... 15 Autres cas d’utilisation ..................................................................................................................... 21 Obstacles à la valorisation optimale du travailleur du savoir .............................................................. 25 Défis des méthodes de BI traditionnelles........................................................................................ 25 Problèmes posés par les méthodes de BI en libre service habituelles ......................................... 27 Le résultat ? Une faille, une déconnexion et une perte de sens. ................................................... 28 Conclusions de l'étude et recommandations....................................................................................... 29 Critères des gestionnaires ............................................................................................................... 29 Critères des spécialistes de l’informatique...................................................................................... 30 Recommandations de l’étude .......................................................................................................... 31 Annexe A : Méthodologie ..................................................................................................................... 33 Annexe B : Compléments de recherche .............................................................................................. 34 Études Forrester connexes ............................................................................................................. 34 © 2009, Forrester Research, Inc. Tous droits réservés. Toute reproduction non autorisée est strictement interdite. Les informations reposent sur les meilleures ressources disponibles. Ce document reflète des opinions situées dans le temps et susceptibles d’évoluer. Forrester®, Technographics®, Forrester Wave, RoleView, TechRadar et Total Economic Impact sont des marques déposées de Forrester Research, Inc. Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Pour plus d'informations, visitez www.forrester.com. -2- La Business Intelligence agile Sommaire Un certain nombre de facteurs importants influencent la gestion des entreprises : les processus métier sont de plus en plus intégrés et complexes, les pressions économiques contraignent les entreprises à mettre les bouchées doubles en dépit de ressources réduites et le volume d’informations disponible prend des proportions accablantes. Pour répondre à ces évolutions, les entreprises doivent progressivement accroître la productivité des travailleurs du savoir. Cependant, les flux de travail, les outils et les techniques utilisés par ces travailleurs du savoir sont davantage ancrés dans la pensée de la révolution industrielle et n’ont pas été modernisés pour être adaptés aux réalités économiques actuelles. Résultat : un grand nombre de ces travailleurs sont au bord de la rupture, passant de plus en plus de temps à chercher et à trier les informations et de moins en moins de temps à les valoriser. Cette situation crée un potentiel phénoménal de gains de productivité spectaculaires pour les entreprises qui savent affronter cette montée du chaos informationnel. Pour déterminer le bienfondé de cette hypothèse, SAP BusinessObjects a demandé à Forrester, en septembre 2009, d’évaluer les besoins, les tendances et les difficultés d’utilisation de l’information des travailleurs du savoir actuels. Au cours de ses 30 entretiens approfondis avec 24 professionnels de l’entreprise et 6 professionnels de l’informatique issus de divers secteurs aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Inde et à Singapour, Forrester a découvert qu'indépendamment du secteur, du lieu d'implantation et de la fonction, les entreprises s’appuyaient massivement sur des informations de toutes sortes pour la prise de décision opérationnelle, tactique et stratégique. Nous nous sommes ainsi aperçus que les intermédiaires de l’information partageaient tous des caractéristiques communes, quel que soit leur secteur, leur fonction ou leur situation géographique. Ils utilisent des données provenant de sources diverses, à la fois internes et externes, et passent un temps considérable à identifier celles qui sont adaptées à leurs besoins. Une fois l'information repérée, ils doivent parcourir un vrai dédale pour trouver précisément ce qu'ils recherchent. Rien d’étonnant donc à ce qu’ils aient de plus en plus de difficultés à obtenir les bonnes informations pour accomplir leur tâche. Toutes les personnes interrogées par Forrester ont déclaré qu’elles souhaitaient passer davantage de temps à appliquer leur propre savoir-faire créateur de valeur pour leur entreprise. Tombant de Charybde (charges de travail accrues et dictature des résultats) en Scylla (recherche d'information interminable), ils se rendent compte que leur semaine de travail s'allonge ou qu'ils pourraient mettre à profit toutes ces informations si seulement ils en avaient le temps. Néanmoins, les infrastructures et applications de business intelligence (BI), mises en œuvre pour tenter d’aider ces travailleurs du savoir, sont bien souvent complexes et coûteuses, et un grand nombre de clients nous disent dépendre fortement du service informatique pour obtenir ce dont ils ont besoin en matière d’informatique décisionnelle. Toutefois, il est impossible d’en rester là : les responsables ne peuvent pas se permettre d'attendre qu'un spécialiste informatique mette au point un nouveau rapport, ils en ont besoin maintenant ! L'une des conséquences est l'émergence, observée par Forrester, d’outils de BI en libre service dits « complémentaires », que les utilisateurs gestionnaires acquièrent, installent et manipulent eux-mêmes. Malheureusement, ce n’est pas la bonne réponse à long terme, car ces outils de BI complémentaires compliquent la sauvegarde d’une version unique des faits et peuvent créer de sérieux problèmes de conformité sans parler des risques opérationnels. Alors quelle est la solution ? Comment les différents acteurs d’une entreprise peuvent-ils obtenir les bonnes informations au bon moment et au bon endroit, tout en utilisant un environnement sécurisé, contrôlé et bien géré, sans compromettre la qualité des données et moyennant des risques opérationnels réduits ? Dans cette étude, Forrester recherche et analyse des besoins et des cas d’utilisation spécifiques pour un type d’application de BI contrôlée et gérée, disponible en libre service. -3- La Business Intelligence agile Résultats clés L'étude Forrester a permis de dégager cinq constats fondamentaux : • Des travailleurs du savoir de toutes sortes, exerçant dans les services les plus divers, puisent davantage dans leurs ressources propres et font moins appel aux spécialistes de l’informatique pour se procurer les informations dont ils ont besoin. • Dans la plupart des cas, les applications de BI traditionnelles ne répondent pas aux besoins informationnels des travailleurs du savoir. Une caractéristique notamment leur fait défaut, à savoir une interface de recherche intuitive nécessitant une formation minimale, voire aucune. • En règle générale, les besoins informationnels des travailleurs du savoir sont satisfaits par des applications de BI en libre service élaborées en interne, telles que des feuilles de calcul ou des systèmes de fichiers bureautiques. • Les travailleurs du savoir passent une trop grande partie de leur journée à rechercher et non pas à utiliser véritablement l'information. Ces travailleurs estiment que le temps passé uniquement à rechercher les données et informations appropriées ne fait qu'augmenter. • Ces travailleurs du savoir bénéficieront considérablement d’une solution de BI mixte leur permettant de couvrir l'essentiel de leurs besoins informationnels tout en ne requérant qu'une assistance minimale de la part du service informatique. -4- La Business Intelligence agile Rôles, motivations et défis des travailleurs de l'information dans l'économie du savoir actuelle Nous vivons dans une économie du savoir, et il ne suffit plus que les hauts dirigeants soient les seuls détenteurs de la totalité des informations. La concurrence raccourcit les cycles d’exploitation et contraint les entreprises à accroître leur agilité, transférant la responsabilité des décisions à tous les employés, y compris au bas de la hiérarchie. Toutefois, de nombreuses entreprises n’ont pas les moyens d’investir dans des systèmes de BI d’entreprise et d’équiper convenablement les employés des échelons inférieurs ; pourtant, elles attendent d'eux une productivité accrue pour répondre aux tendances du marché. Ces employés sont submergés par un déluge constant d'informations et ont de moins en moins le temps de se consacrer à la collecte des données. C’est pourquoi, nous constatons un intérêt croissant pour les stratégies permettant aux gestionnaires de réduire le temps passé à trier des montagnes de données pour se consacrer davantage à l’analyse et à la prise de décision. Dans une conversation récente avec un directeur informatique d’une grande société européenne de services financiers, Forrester a souhaité savoir pourquoi la banque n'avait pas anticipé les signes précurseurs de la chute de valeur imminente de son portefeuille, bien qu’elle ait eu à sa disposition toutes les données nécessaires. « C’est vrai, nous possédions toutes les données, a répondu le directeur informatique, mais nous n’avions pas l’information. » En effet, c'est bien le manque d’informatique décisionnelle, le processus par lequel les données sont transformées en informations exploitables, ou du moins le manque d’informatique décisionnelle adaptée qui est à l’origine de la débâcle actuelle d’institutions financières, d’entreprises de tous secteurs, voire de nations tout entières. À l’inverse, une BI correctement architecturée et mise en œuvre peut nous remettre sur le chemin de la reprise, dans la mesure où elle nous donne les capacités d’anticiper les tendances et d’identifier les opportunités. À l’évidence, les initiatives dans ce domaine continuent d’être la priorité majeure de la plupart des entreprises, et les activités connexes se multiplient. La raison est simple : la banalisation de nombreux produits et services ainsi que l’étendue et la complexité accrues des opérations commerciales sont des catalyseurs importants de cette montée en puissance de la BI. L'amélioration des connaissances et la prise de décision mûrie et accélérée restent des facteurs croissants de différentiation concurrentielle. Autres moteurs de cette tendance persistante et croissante : • Accroissement des données et des volumes de contenu. Si de larges volumes de données sont générés dans des applications transactionnelles comme les ERP (progiciels de gestion intégrés - PGI), extraits de périphériques intelligents comme les appareils de mesure de l’utilité et recueillis sur des portails de médias sociaux tels que les blogues et les wikis, le problème tient davantage au fait que ces données soient répliquées à maintes reprises. Les données sont répliquées à des fins de sauvegarde et de reprise après sinistre, d’intégration dans des applications analytiques (pour qu’elles n’interfèrent pas avec les applications opérationnelles) et de conformité réglementaire, telle que l'obligation pour les institutions financières aux États-Unis de conserver leurs archives pendant 30 ans. En conséquence, les analyses qui pouvaient il y a quelques années être réalisées dans des feuilles de calcul ou des applications bureautiques internes de BI requièrent désormais des entrepôts de données dont la capacité de stockage est de l'ordre du pétaoctet et des applications de BI de calibre industriel. -5- La Business Intelligence agile • Réglementations et normes de reporting générales de plus en plus complexes. Le nombre de réglementations nécessaires pour maintenir la transparence d’une économie mondiale de plus en plus intriquée continuera d'atteindre des sommets. Les applications de BI, le reporting et les outils analytiques sont les principales ressources facilitant la mise en conformité avec des normes telles que SOX (Sarbanes-Oxley), BÂLE II et IFRS (International Financial Reporting Standards) dans le secteur financier, HIPAA et la rémunération en fonction du rendement dans le secteur de la santé, et la comptabilité des hydrocarbures dans les secteurs du pétrole et du gaz, des transports et de la production industrielle. Qu'elles le veuillent ou non, la plupart des entreprises n’ont pas d’autre choix que de se plier à ces règles et d’utiliser ces outils pour garantir leur conformité. • Essor et complexification des opérations commerciales. À mesure que les opérations commerciales s’étendent, et que les domaines d'activité cloisonnés et les opérations géographiques fusionnent, le reporting général gagne en complexité. • Soif de connaissance des processus internes et externes. Walter Wriston, président de Citicorp dans les années 80, l'a dit mieux que personne : « L’information sur une transaction deviendra plus précieuse que la transaction même. » En effet, si une transaction a lieu une seule fois, l'information qui la concerne peut en revanche être exploitée et réutilisée un grand nombre de fois dans le cadre de processus de front-office (ventes, activités marketing etc.) et de processus internes (planification des capacités, des produits et des ressources notamment). Là encore, les applications de BI analysent les implications de chaque transaction, les agrégats de transactions et les tendances qui s’en dégagent, en prenant en compte divers aspects, dont le temps, le lieu, la gamme de produits et le segment du client, entre autres. Pour de nombreuses grandes entreprises, la BI demeure et continuera d’être la « dernière frontière » de la différentiation concurrentielle (voir Figures 1 et 2). Par conséquent, Forrester observe un intérêt croissant pour les applications de business intelligence, qui transcende les secteurs d’activité, les fonctions d’entreprise et les régions géographiques. -6- La Business Intelligence agile Figure 1 : Côté acheteurs, le marché de la BI est mûr pour les opportunités. Côté entreprises, quasiment aucune n’a réduit ses initiatives de BI… « Quels sont les projets de votre société concernant la mise en œuvre ou l’extension de l’utilisation des TI et des logiciels de gestion du savoir dans les 12 prochains mois ? » [logiciel de business intelligence] Intéressé/envisage 28% Banc d’essai en cours 9% Mise en œuvre en cours/terminée 20% Expansion/mise à jour de l’installation 11% Réduction 1% Suppression 0% Pas intéressé/Ne sais pas 30% Base : 1015 responsables informatiques et stratégiques d’Amérique du Nord et d’Europe (Le total des pourcentages n’est pas égal à 100 en raison des arrondis.) Source : Sondage sur les logiciels pour grandes entreprises et PME, Amérique du Nord et Europe, T4 2008 Figure 2 : . . . Et en 2008, on a constaté par rapport à 2007 une réduction importante du nombre d’entreprises n’ayant pas recours à la BI. « En 2008, à quel stade d’adoption des types de TI et logiciels de gestion du savoir suivants votre société en sera-t-elle ? » [logiciel de business intelligence] Mise à jour majeure 7% Mise à jour mineure 14% Utilisation, mais pas d’achats ou de mise à jour en 2008 21% Premier achat 7% Pas d’utilisation Ne sais pas 48% 2% Base : 1 158 responsables informatiques et stratégiques d’Amérique du Nord et d’Europe (Le total des pourcentages n’est pas égal à 100 en raison des arrondis.) Source : Sondage Forrester sur les logiciels pour grandes entreprises et PME, Amérique du Nord et Europe, T3 2007 -7- La Business Intelligence agile Tendances des travailleurs du savoir dans différents secteurs d’activité Bien qu’appropriée pour définir une catégorie d’utilisateurs gestionnaires de l’information, l’expression « travailleur du savoir » demeure abstraite. Aucun spécialiste des ventes, chef de produit ou analyste financier d’entreprise ne se qualifierait lui-même de travailleur du savoir, et peu d’entreprises ont créé des postes spécifiques pour optimiser la productivité de ces personnes. Il n’en reste pas moins que les intermédiaires de l’information passent plus de temps à rechercher les données et le contenu pertinents qu’à appliquer leur propre savoir-faire pour créer de la valeur ajoutée. Les bénéficiaires de la productivité accrue des travailleurs du savoir sont les responsables de secteurs d’activité dont ils dépendent : • Avantages pour les dirigeants ventes : les commerciaux consacrent davantage de temps à l'activité de vente proprement dite et réussissent mieux à faire le lien entre les produits, les services et les attentes des clients, ce qui améliore les taux de conclusion. • Avantages pour les dirigeants marketing : l’efficacité des dépenses est améliorée, car les responsables de campagne peuvent mieux suivre et analyser l'avalanche de données générées par les programmes, ou bien les responsables de marque ont découvert de nouveaux différentiateurs en passant au crible des données transactionnelles et des mesures sur le comportement de la clientèle. • Avantages pour les dirigeants finances : d'autres moyens d’augmenter la productivité sont mis au jour en traquant les redondances dans les silos métier, en recherchant d’autres perspectives de réduction des coûts grâce à une analyse plus détaillée des fournisseurs, ou en effectuant davantage d'audits. Pour expliciter le concept abstrait de « travailleur du savoir » aux dirigeants bénéficiaires d’une productivité accrue, Forrester a interviewé 30 professionnels issus de multiples secteurs aux ÉtatsUnis, au Royaume-Uni, en Inde et à Singapour, afin d’évaluer les besoins, les tendances et les difficultés d'utilisation de l'information des travailleurs du savoir actuels (voir Figure 3). Parmi les participants à l’étude figuraient des responsables ventes, marketing, finances et informatiques : soit 24 professionnels de l’entreprise et 6 professionnels de l’informatique. Forrester a examiné les fonctions spécifiques de ces professionnels qui : • sont de grands consommateurs d’information dans leurs activités quotidiennes. • se situent à un niveau permettant d'influencer considérablement l'activité, mais qui n'ont pas suffisamment d'expérience pour diriger leur propre équipe d’analystes. • n'ont pas d’accès direct quotidien au service informatique pour diverses raisons économiques, organisationnelles et autres. En général, la majorité de ces professionnels perdent un temps infini, quelle que soit leur fonction, à rechercher et à trier les informations nécessaires à leurs activités (voir Tableau 1). -8- La Business Intelligence agile Tableau 1 : Principaux résultats de l’étude Forrester Finances Les trois rôles Ventes Marketing Exemples de rôles Responsable ventes Responsable des opérations Responsable de campagne Chef de produit VP finances Auditeur N'utilisent pas d’applications de BI d’entreprise, utilisent surtout Excel. 3 sur 9 9 sur 9 4 sur 9 6 sur 8 4 sur 7 6 sur 7 11 sur 30 26 sur 30 N’ont pas de véritable accès aux ressources informatiques. 1 sur 9 1 sur 8 3 sur 7 5 sur 30 Ont des difficultés à communiquer avec le service informatique. 3 sur 9 4 sur 8 3 sur 7 10 sur 30 Passent davantage de temps à rechercher les informations qu'à les utiliser/exploiter. 4 sur 9 2 sur 8 3 sur 7 9 sur 30 Source : Étude réalisée par Forrester Consulting pour le compte de SAP BusinessObjects, octobre 2009 L’étude Forrester a montré également que les lignes de démarcation traditionnelles entre les producteurs et les consommateurs d’information sont aujourd’hui floues. Désormais, les travailleurs du savoir font à la fois office de consommateurs et de producteurs d’information et ils ne peuvent souvent pas se passer de l’aide du service informatique pour configurer leurs moteurs et leurs modèles analytiques. En d’autres termes, le résultat à valeur ajoutée d'un travailleur du savoir correspond à l'entrée de données d'un autre. Ils sont capables d’effectuer les tâches eux-mêmes, mais ils ont juste besoin d’aide pour organiser tous les flux d’informations, trier les informations pour repérer les bribes de données qu’ils recherchent et obtenir les informations dans un format plus compatible avec leurs feuilles de calcul. Il est clair que toutes les réponses des personnes interrogées ont un même fil conducteur menant au potentiel que les solutions de BI en libre service présentent pour les travailleurs du savoir. La traduction de ce potentiel dans la réalité de l’entreprise requiert un examen plus approfondi des fonctions ciblées par l’étude Forrester. Par ailleurs, Forrester s’est efforcé de rechercher et d’identifier les cas d'utilisation spécifiques qui ne sont pas encore entièrement pris en charge par les outils de BI traditionnels. Des cas d’utilisation se présentent dans les conditions suivantes : -9- La Business Intelligence agile • Un gestionnaire n’a pas de temps à consacrer aux techniques informatiques. Quels types d’analyse, de requête ou de réponse un gestionnaire peut-il effectuer par lui-même sans demander l’aide du service informatique ? Ainsi, il ne va pas nécessairement rédiger un rapport complexe, tel qu’un relevé de compte client/de facturation, mais il souhaitera probablement analyser par lui-même les tendances des ventes par région, par produit et par période sans l’aide du service informatique. Généralement, ces besoins d'informations et d’analyse changent à un rythme quotidien et/ou hebdomadaire. C’est pourquoi, le service informatique est souvent débordé par les requêtes. • Un gestionnaire ne sait pas exactement par où commencer ni comment s’y prendre. Bien souvent, un travailleur du savoir n’a pas une question spécifique en tête lorsqu’il lance un processus de demande d’informations. Par exemple, lorsque l’objet de l’analyse possède plusieurs « dimensions ». La dimension est un attribut descriptif (non numérique et non additif), tel que la région, la période, l'unité commerciale, etc. Si un tel objet n’a que quelques dimensions (comme une transaction sur un compte-chèques), il est facile de savoir par où commencer l’exploration. En revanche, si l’objet est nettement plus complexe (par exemple un patient participant à un essai clinique) et possède des centaines de dimensions, il est alors souvent difficile de définir exactement à quel endroit l’exploration doit commencer. Sur la base de ces critères, l’étude Forrester a identifié les opportunités et les cas d'utilisation suivants. Opportunités commerciales pour le service ventes L’étude Forrester a porté principalement sur trois types de fonctions exercées au sein du service ventes : • Les responsables des opérations de ventes effectuent la majeure partie des analyses relatives à la performance de vente et servent habituellement d’intermédiaires entre le service ventes et le service informatique. • Les responsables des ventes sont chargés de gérer la performance de leur équipe et de rendre compte des progrès et des tendances à leurs supérieurs. • Un contributeur individuel est une personne qui gère la relation commerciale avec un grand compte et utilise une masse considérable d'informations opérationnelles provenant à la fois de l’entreprise et du client. Concernant la manipulation de l’information, les difficultés de recherche et d’utilisation de l’information et l'assistance apportée par le service informatique, les personnes interrogées partagent presque toutes la même opinion : « C'est vraiment difficile et on ne nous aide pas beaucoup. » Le plus intéressant toutefois est sans doute que les tendances sont très similaires dans tous les secteurs étudiés : services financiers, électronique grand public, construction automobile, équipements médicaux et produits de consommation courante. Les personnes interrogées étaient toutes très enthousiastes et rapides à identifier les avantages qu'elles pourraient retirer d'une plate-forme de BI en libre service. Un responsable des ventes pour un investisseur institutionnel de Londres a ainsi déclaré : « Ce serait formidable, nous pourrions économiser trois heures dans notre processus de développement de l’argumentaire. Cela signifie que chaque vendeur pourrait présenter nos produits à un client de plus par jour. » Toutefois, interrogé sur sa confiance dans la capacité du service informatique à lui fournir ce type de solution, un responsable des ventes pour une entreprise d'électronique grand public a modéré son enthousiasme. « Je travaille à notre système de CRM avec le service informatique ; ils ne comprennent tout simplement pas ce dont nous avons besoin. Je sais - 10 - La Business Intelligence agile bien qu’ils ne demandent qu’à nous aider, mais ils ne se rendent pas compte de tout ce que nous devons faire pour que les choses fonctionnent comme il faut. » Patty Jones, responsable des ventes pour un constructeur automobile aux États-Unis Fonction Patty Jones est chargée d'améliorer les commandes d'automobiles passées auprès de tous les concessionnaires de la région. Confrontée à la forte baisse des achats, à l'extrême volatilité du marché des prêts et à la grande nervosité des concessionnaires, elle a passé une année particulièrement difficile. Elle se considère davantage comme une conseillère en affaires dont le rôle est de calmer le jeu, et elle a appris à utiliser davantage de données techniques et de chiffres dans ses réunions avec ces agents indépendants. Responsabilités Le groupe automobile qui emploie Patty gère un éventail de systèmes réseau internes et concessionnaires qui contiennent quasiment toutes les informations dont elle a besoin. Ainsi, elle peut récupérer des données variées sur les expéditions de véhicules par sa société et ses concurrents, trier ces informations par code postal et les comparer aux ventes d'unités d’un concessionnaire particulier. Elle peut également analyser des informations provenant de différents concessionnaires nationaux, ayant des caractéristiques démographiques similaires, afin de rechercher les meilleures pratiques pour ensuite les transmettre à d’autres concessionnaires. À partir de ces informations, elle crée des rapports et des plans spécialisés pour chacun de ses concessionnaires afin de les aider à gérer plus efficacement leur société indépendante. Problèmes Étant donné le volume d’informations à manipuler et les particularités de chaque client, Patty ne peut pas véritablement utiliser la plupart des rapports standard générés. Elle passe alors un temps considérable à parcourir différents systèmes, portails et autres sources d'informations variées afin d'adapter les informations recueillies par son groupe aux besoins uniques de ses concessionnaires. De nombreux concessionnaires comptent sur elle pour leur fournir des rapports spécifiques, ce qui n’était pas problématique jusqu’à présent. Mais actuellement, les tensions et les incertitudes du marché sont telles qu’elle passe davantage de temps à créer de nouveaux rapports pour les concessionnaires. Or, elle craint que cette tâche laborieuse ne s’effectue au détriment du face à face avec la clientèle. Selon Patty, si les données existent, il est possible de les trouver. Le problème est le long processus de filtrage qui précède l'accès aux données pertinentes. Après avoir posé les cinq questions concernant les raisons d'un chiffre ou d’un problème particulier, elle finit souvent par abandonner pour se tourner vers d’autres défis. En outre, elle a des difficultés à obtenir des clients (les concessionnaires) qu'ils répondent eux-mêmes à leurs besoins informationnels. Un grand nombre d’entre eux exercent cette activité depuis très longtemps et sont habitués à gérer leurs affaires par téléphone et télécopie. Même les outils de BI les plus modernes ne sont pas suffisamment intuitifs pour eux. Intérêts de la BI • Obtenir des réponses immédiates. Patty sait de quelles informations elle a besoin, mais l’extraction de ces bribes de données demande un - 11 - La Business Intelligence agile temps considérable, et elle ne peut pas se permettre de faire appel au service informatique à chaque nouvelle demande d'information. • Rechercher des informations dans de grands entrepôts ou de multiples sources de données. Patty ne peut pas compter sur une seule source aisément accessible. Lorsqu’elle trouve la source adéquate, elle peut mettre très longtemps à obtenir les informations recherchées. • Inciter les concessionnaires au libre service informationnel. Patty aimerait faire adopter à ses clients le concept du libre service, afin qu'ils puissent répondre eux-mêmes à des questions simples (par exemple, combien de véhicules un concessionnaire d’une autre région a-t-il vendus le mois dernier ?), ce qui lui permettrait de se consacrer davantage à la partie analytique de son métier. Impact commercial On oublie souvent l'importance des petits détails dans la vente de produits. Dans ce cas, Patty pourrait transmettre plus facilement les meilleures pratiques à tous les concessionnaires de la région, améliorant ainsi leur gestion des affaires. Avec davantage de faits, de chiffres et de données, elle communiquerait avec une plus grande confiance et identifierait des mesures spécifiques que des concessionnaires individuels pourraient prendre pour accroître leurs revenus. Il est primordial de prendre tout cela en compte si l’on veut apaiser les craintes des concessionnaires et leur donner la confiance nécessaire pour augmenter leur stock. L'étude a également mis au jour les cas d’utilisation suivants dans les services des ventes. Secteur Toute vente aux professionnels (B2B) Services bancaires aux consommateurs Processus métier Gestion du risque Vente croisée et incitative aux PME et comptes personnels Cas d’utilisation Recherche des tendances dans le non-respect des politiques de rabais par les vendeurs Valorisation de compte - 12 - Pourquoi un changement de cap est nécessaire B2B : transactions complexes, exceptions multiples. Corrélation à plusieurs niveaux entre le rabais et l'exception au contrat individuel Les banques ont généralement des difficultés à vendre de nouveaux services à leurs clients. Ce problème tient en partie au fait qu'elles ne les considèrent pas comme des relations, mais comme des comptes, et elles passent ainsi à côté d’affaires potentielles. Un segment notamment, celui des petites entreprises dont les comptes sont gérés par la branche des services aux entreprises, représente un flux de revenu supplémentaire pour la branche des services aux particuliers. Celle-ci peut en effet prendre en charge la gestion des comptes personnels des petits entrepreneurs. Or, lorsqu’il reçoit La Business Intelligence agile Secteur Processus métier Cas d’utilisation Produits de consommation courante Ventes Gestion des grands comptes Pourquoi un changement de cap est nécessaire un client dans son bureau, un responsable de succursale ou de région d’une banque de services aux particuliers doit lui pouvoir fournir un rapport ad hoc intuitif à la demande, qui identifierait une opportunité immédiate de vente croisée ou incitative. Les vendeurs sont en concurrence avec d’autres entreprises pour obtenir une place sur les rayonnages d’un détaillant et définir l'espace réservé. Les chargés de clientèle gèrent une multitude de gammes de produits différentes, collaborent avec une foule de protagonistes et échangent et comparent les informations démographiques et transactionnelles les plus variées. Toutes ces données doivent être transformées en informations intelligibles et en plans d’action pour la clientèle. Or, les vendeurs qui savent montrer au détaillant comment accroître sa rentabilité gagneront davantage en rayonnages. Cependant, la collecte d’informations est trop laborieuse et empêche le vendeur d’établir avec ses clients le niveau de partenariat commercial adapté. Opportunités commerciales pour le service marketing Le rôle du service marketing varie considérablement selon l’activité considérée (vente aux particuliers, au détail, aux professionnels, etc.). Dans certains cas, il est le moteur de l’activité ; dans d’autres, il la soutient. Quoi qu’il en soit, les responsables du marketing sont presque toujours sous pression et doivent faire la preuve que leurs dépenses d’investissement ont un impact sur l’entreprise. Aujourd'hui, les services du marketing recueillent toutes sortes de mesures et de données, mais ils ont toujours des difficultés à faire le lien entre les informations obtenues et la vraie valeur pour l’entreprise. Ce problème affecte toute la hiérarchie, du directeur du marketing aux échelons inférieurs, dans l’ensemble de l’entreprise. Ce rapport examine notamment les fonctions suivantes : • Les responsables de campagne sont chargés des activités promotionnelles destinées à éveiller l’intérêt des consommateurs et à stimuler les ventes. • Les responsables marketing produit sont chargés d’élaborer le plan d’entreprise pour une famille de produits donnée et d'accroître la part de marché de celle-ci. • Les responsables des prix sont chargés de concevoir des stratégies de tarification efficaces pour les produits et services de la société. - 13 - La Business Intelligence agile Un directeur marketing d’un grand groupe pharmaceutique mondial résume l’idée en ces termes : « Si je veux m’asseoir à la table, je dois prouver l'impact sur les résultats. Si je veux garder mon siège, mon équipe doit faire de même. » Pour comprendre les difficultés auxquelles sont confrontés les collaborateurs qui ne font pas partie de la direction, nous nous sommes attachés à interroger des chefs de produit, des responsables marketing de gamme de produits et des responsables de campagne. Quel que soit la fonction, l’échelon hiérarchique ou le secteur, toutes les personnes interrogées se sont efforcées de montrer un lien quelconque entre ce qu’elles font et la valeur ajoutée pour l’entreprise. Sumit Aggarwal, VP régional du marketing, télécommunications, Inde Fonction Sumit Aggarwal est le vice-président du marketing d’une société de télécommunications en Inde et en Australie ; il est responsable de la stratégie de marque locale et des promotions dans sa région géographique. Responsabilités Sumit doit gérer une pléthore de concurrents, un vaste portefeuille de produits et une clientèle exceptionnellement riche et diverse. Par conséquent, le tri d’une masse d’informations pour analyser les tendances et exploiter les données occupe une grande partie de son emploi du temps. Problèmes Il a engagé un prestataire de services externe pour réunir des informations telles que la part de marché, la satisfaction de la clientèle, les livraisons concurrentielles et les données sociodémographiques classées par segment et catégorie de produit. Pourtant, il continue de passer l’essentiel de sa journée à rechercher ces informations. La recherche de combinaisons uniques de programmes, messages, produits et niveaux de prix pour différents acheteurs sur un marché hautement concurrentiel est cruciale pour la réussite de sa société. Sumit est donc toujours intéressé lorsqu’il s’agit de réduire le temps passé à rechercher des informations et de trouver de meilleurs moyens de les communiquer. Sumit explique qu’il lance des requêtes pour trouver les informations aisément accessibles. Il craint cependant de ne pas ratisser suffisamment large, car il dispose de temps et de ressources limités pour accéder à ce qu'il peut consulter et analyser. Selon ses dires, « il faut ouvrir une série de portes, les unes après les autres, pour arriver à ce que l’on veut. » Impact commercial Dans un secteur hautement concurrentiel et sensible au prix, il est extrêmement important de soumettre une offre adaptée au client approprié, au moment opportun. Étant donné la multiplicité des abonnements et des offres de services, la capacité de Sumit et de son équipe à identifier les combinaisons gagnantes avant leurs concurrents a un impact majeur sur la part de marché de la société. - 14 - La Business Intelligence agile L'étude a également mis au jour les cas d’utilisation suivants dans les services du marketing. Secteur Toute vente aux particuliers (B2C) Toute vente aux particuliers (B2C) Processus métier Gestion de campagne Analyse concurrentielle Cas d’utilisation Analyse des campagnes qui ont traditionnellement rapporté les meilleurs résultats Analyse de nouveaux produits, prix et promotions compétitifs Pourquoi un changement de cap est nécessaire Transactions à gros volume liées à la campagne La multiplicité des variables (circuits, produits, segments de clientèle) peut affecter l’efficacité de la campagne. Des milliers de concurrents (en particulier dans le secteur du commerce électronique) Les utilisateurs d’entreprise doivent adopter une attitude proactive et réagir immédiatement aux initiatives des concurrents. Toute vente aux professionnels (B2B) et un peu de vente aux particuliers (B2C) Opérations marketing Calcul et communication de la valeur contributive du marketing Si un nombre croissant d’entreprises cherchent à mesurer l’impact commercial du marketing, la réponse est toutefois différente selon la personne qui fait la demande ou l'échelon créateur de valeur. Les données sur la publicité, le trafic Web, la gestion de campagne, la segmentation de la clientèle, ainsi que les études de marché et les statistiques de vente sont toutes des informations utilisées par les spécialistes du marketing. Il est cependant difficile d'évaluer par exemple l'impact sur le chiffre d’affaires des fonds investis dans une campagne, car l’information permettant de lier l’investissement aux résultats requiert une quantité considérable d’analyse manuelle. Opportunités commerciales pour le service financier Les services financiers subissent une très forte pression dans le climat actuel. La crise du crédit a suscité un regain d’intérêt pour la trésorerie, et le financement d'un nombre accru d'opérations en cours par le revenu, et non plus par le crédit, constitue un changement majeur. Cela se répercute sur tous les modèles de budgets et de coûts, contraignant l’entreprise à évoluer dans de nombreux domaines. Bien que les principales sources de coûts aient été supprimées du bilan des entreprises, les directeurs financiers sont extrêmement attentifs à éliminer les inefficiences et reconnaissent que ces économies proviennent d’un examen des processus donnant lieu à une recherche de redondances d’une fonction à l’autre. Un directeur financier d’une grande société technologique - 15 - La Business Intelligence agile nous a ainsi déclaré : « Je pense que nous pourrions tailler dans le budget marketing, mais je ne sais pas exactement où. » Avec le contrôle des coûts strict et l’accent mis sur la recherche d’économies potentielles, des personnes occupant des postes très divers sont incitées à trouver de nouveaux moyens de réduire les coûts de l’entreprise. • Les auditeurs révisent les contrats, les politiques ou les informations de sécurité pour identifier les anomalies concernant les paiements, les réglementations publiques ou les procédures internes. • Les analystes collaborent avec le service financier pour réviser les fonctions, les budgets et les coûts de l’entreprise, et identifier les possibilités d'amélioration de la productivité. • Les agents de liaison sont les responsables financiers affectés à une unité commerciale ou un service pour aider à l'établissement du budget ou à d'autres processus métier tout en collaborant avec le service général des finances pour coordonner les politiques, les dépenses et le reporting. Lors de ses entretiens avec des personnes occupant ces fonctions, Forrester a retrouvé des tendances similaires. Ces professionnels découvrent sans aucun doute des potentiels d'économie importants dans tous les domaines, mais la collecte d’informations nécessaires à l'analyse est extrêmement ardue. Dans certains cas, l'extraction de toutes les informations nécessaires à l’analyse d'un processus multifonctionnel peut prendre des jours. Allison Gallagher, VP des finances pour la R&D, poste international basé aux États-Unis Fonction Allison Gallagher est la directrice financière de l’unité R&D de sa société et elle fait également office d’agent de liaison avec le service général des finances. Son travail consiste d’une part à aider les ingénieurs à établir les budgets, créer et analyser les comptes de profits et pertes et élaborer des dossiers commerciaux pour les investissements souhaités, et d’autre part à promouvoir les normes financières de l’entreprise. Responsabilités Depuis l’effondrement des marchés financiers, ses responsabilités ont considérablement évolué, car l’entreprise met au point une série de statistiques opérationnelles et financières entièrement nouvelles. Les ressources financières étant extrêmement précieuses dans cet environnement économique difficile, elle a dû élaborer des modèles innovants pour gérer la trésorerie et aider les dirigeants avec lesquels elle travaille à mieux comprendre les répercussions de la volatilité financière mondiale sur l'entreprise. Elle a normalisé la plupart des rapports de base pour se concentrer sur les divers modèles et rapports complexes nécessaires pour tenir les différents chefs de service informés des fluctuations apparemment quotidiennes sur les marchés, de la situation de trésorerie et de l'impact sur les projets de chaque responsable. Problème Bien qu’elle puisse extraire des données des différents systèmes dans lesquels son service informatique a investi, Allison passe toujours plus de 60 % de son temps à rechercher les informations dont elle a besoin pour faire son travail et trouve cette tâche plus difficile chaque année. Elle recherche des informations d'une telle spécificité que les données qu'elle extrait des différents systèmes de sa société (RH, vente, achats, etc.) ne sont pas dans un format exploitable. Elle est donc obligée de passer ces rapports au peigne fin pour extirper les bribes - 16 - La Business Intelligence agile d'information dont elle a besoin. Ainsi, l'équipe de R&D souhaite acquérir du nouveau matériel pour axer ses travaux sur une technologie en cours de développement. Or, la direction a fixé de nouvelles règles sur les types de dossiers commerciaux qui doivent accompagner une dépense d’investissement. Elle doit désormais proposer diverses options qui n’existaient pas auparavant : coût d’une absence de décision, prévision à cinq ans, impact sur les installations, coûts des services publics, facteurs de risque variés, options de sous-traitance, etc. Toutefois, ces systèmes ne sont pas conçus pour lui fournir ces informations. Elle doit donc puiser dans différentes sources pour trouver les pièces du puzzle éparpillées dans l'entreprise. Intérêts de la BI • Obtenir des réponses immédiates à partir d'une source unique. Elle sait ce qu’elle recherche, mais accéder aux bonnes informations pour réaliser une analyse complexe est infiniment long. • Rechercher des petites tranches d’informations dans des bases de données colossales. Pour le type d’analyse détaillée qu’elle effectue, elle doit souvent explorer de vastes systèmes et en extraire un gros bloc d’informations qu'elle doit ensuite examiner elle-même dans une feuille de calcul afin d’éliminer ce dont elle n'a pas besoin avant même de se pencher sur les données à utiliser. Impact commercial En développant des feuilles de calcul d'une complexité croissante pour modéliser les relations de cause à effet dans les budgets et les sources de données, elle prend de plus en plus conscience des risques qui apparaissent pour sa société. Un nombre grandissant de dirigeants s’appuient sur ses rapports spécialisés pour s’y retrouver dans un environnement opaque. Elle passe tant de temps à recueillir des données pour exécuter ses modèles qu'elle ne peut pas documenter toutes les étapes. Personne n’étant en mesure de prendre le relais au pied levé, Allison s’inquiète des risques pour l’entreprise en cas d’une absence prolongée de sa part. Elle pense que ce risque pourrait être évité en grande partie s'il n'était pas si difficile de se procurer les informations nécessaires. Charles Vickers, responsable d'audit interne pour le gouvernement d'un grand État américain Fonction Charles Vickers est responsable au sein du service d’audit du gouvernement de l’un des plus grands États américains. Son rôle est de s’assurer que toutes les agences au sein de cet État respectent les réglementations régionales et fédérales, et de surveiller les processus d’adjudication des marchés et de réalisation des ouvrages. Responsabilités Selon l’audit, son équipe de professionnels spécialement formés sélectionne des échantillons de transactions sur les comptes (par exemple, les 20 derniers achats effectués par un bureau du département des transports) et les examine pour vérifier qu'il n'y a pas d'irrégularités. L’extraction des informations des multiples archives (systèmes d'approvisionnement, budgets départementaux, agréments, ouvrages réalisés, reçus de paiement, etc.) est très longue et peut prendre des jours. - 17 - La Business Intelligence agile Problèmes Si certains sont des audits de routine, d'autres comptes (lorsque l'état a prépayé des serveurs) sont très complexes. Son équipe permet toujours à l’État de réaliser d’importantes économies (généralement plusieurs millions de dollars). Cependant, les restrictions budgétaires empêchent Charles d'engager du personnel pour réaliser davantage d’audits et déceler d’autres opportunités d'économies. En raison des limites d'effectifs, Charles estime que même en voyant large, un gros échantillon de compte comprendrait moins de 5 % des transactions totales et que le principal obstacle à l'accroissement des audits est le temps dont dispose ses collaborateurs. En outre, les outils de BI traditionnels, y compris les feuilles de calcul chères à Charles, ne permettent pas vraiment de trouver une aiguille dans une botte de foin. Or, c’est précisément la tâche des auditeurs. Certes, ces outils sont pratiques pour répondre à des questions très spécifiques, mais le travail de Charles s'apparente davantage au lancer de fléchettes, une touche correspondant à une transaction incohérente ou à une infraction à une règle. Charles est notamment obligé de passer au crible les jeux de données complexes utilisés par certains de ses clients. Selon lui, « [L'outil actuel] est une série de cubes et on ne sait pas toujours ce qu'il y a dans ces cubes ; il faut les examiner un par un pour déterminer lequel contient les informations recherchées. Un outil qui permettrait d’explorer tous les cubes à la fois serait d’un grand secours. » Impact commercial En réduisant de 25 % seulement le temps passé à rechercher et à présenter les informations, son équipe pourrait augmenter considérablement le nombre de comptes à auditer, ce qui permettrait de réaliser des millions d'économies supplémentaires. Steve Owen, analyste financier principal dans une société de matériel électronique et scientifique grand public, États-Unis Fonction Steve Owen est conseiller financier principal dans une société qui fabrique des appareils scientifiques de toutes sortes, allant de la simple calculatrice à l'équipement de laboratoire spécialisé en passant par les microscopes. La crise économique a eu un sérieux impact sur les ventes au détail ; la société lui a donc confié un nouveau rôle, qui consiste à trouver de meilleurs moyens de réaliser des économies sans diminuer l’efficacité de la production. Son supérieur direct est le directeur financier, mais il s’est vu proposer ce poste en raison de ses compétences opérationnelles en matière de production. Responsabilités Afin de mieux contrôler et gérer les coûts, la société concentre tous ses efforts sur la compréhension de la chaîne de valeur dans son ensemble, réalisant des analyses coûts-avantages pour chaque dépense et reliant le tout aux commandes. Pour faciliter la mise en place de ces contrôles rigoureux, Steve extrait des informations de différents systèmes internes (ventes, expéditions, matières, opérations de fabrication, finances) et de sources externes (prévisions économiques, références sectorielles, livraisons concurrentielles, etc.). - 18 - La Business Intelligence agile L’objectif de Steve est de faire le lien entre les activités individuelles et le compte de résultats et de créer des modèles pour faciliter la prise de décision et parvenir finalement au stade où l'on accepte plus de livraison qu'à la dernière minute. Problèmes Il passe un temps considérable à scruter ces différentes sources d’information pour en extraire les détails qu’il recherche et les insérer dans une feuille de calcul gigantesque. Ce fichier est communiqué à tous les responsables de la chaîne de valeur pour éviter les gaspillages. Jusqu’à présent, ils ont réussi à éliminer du compte de résultats des millions de dollars de dépenses en faisant la liaison entre les différents groupes opérationnels gérés en silos. Steve sait qu’il ne fait qu’effleurer le problème. Seul son œil exercé est capable de déceler ces bribes de données et la complexité de son modèle, à laquelle s’ajoute la nécessité de mises à jour fréquentes, le rend peu à peu esclave de son œuvre. Intérêts de la BI Un microscope standard est composé de centaines, voire de milliers de pièces complexes, caractérisées par une multitude d’interdépendances. En outre, ces pièces ne sont pas faciles à classer par attributs communs. Une lentille, par exemple, possède un degré de grossissement, alors que ce n’est pas le cas d’une poignée. En revanche, une poignée se caractérise par un matériau, une couleur, une texture et un fini, tandis qu’une lentille ne possède pas ces attributs. Les outils de BI traditionnels, fondés sur le principe du Rubik's cube, ne sont pas adaptés à la gestion de ces attributs inhabituels ou « non équilibrés ». La recherche et l’analyse des pièces par catégorie et attribut multifacette (non équilibré) sont des tâches réservées à un outil de BI extrêmement spécialisé. Impact commercial Steve a déjà aidé la société à économiser des millions, mais il pense qu’il ne s'agit que de la partie émergée de l'iceberg. Toutefois, il craint essentiellement d'avoir atteint un seuil, car il passe le plus clair de son temps à entretenir et alimenter son modèle au lieu d'imaginer de nouvelles méthodes pour accroître l'efficacité au sein de l'entreprise. La BI en libre service le libérera de la collecte de données et lui permettra de former d'autres personnes pour exécuter les modèles qu’il a mis au point pour se concentrer sur la prochaine génération d’améliorations de la productivité. L'étude a également mis au jour les cas d’utilisation suivants dans les services financiers. Secteur Services financiers Processus métier Lutte contre la fraude/le blanchiment d’argent (gestion de la conformité/du risque) Cas d’utilisation Analyse de tous les nouveaux comptes, retraits et autres transactions ; repérage des irrégularités et des incohérences - 19 - Pourquoi un changement de cap est nécessaire Nécessité d’analyser chaque aspect d’un grand nombre de transactions (volume, parties prenantes, numéros de compte, pays d’origine, etc.) pour identifier des individus ou des lieux surveillés, signaler des événements à des fins de conformité et repérer les irrégularités (par ex. une multitude de transactions juste sous le La Business Intelligence agile Secteur Processus métier Cas d’utilisation sources de risques potentiels Pourquoi un changement de cap est nécessaire seuil de contrôle) évoquant une fraude. Prestataires de soins Gestion du cycle des revenus Recherche d’opportunités permettant d’améliorer le processus de soumission des demandes de remboursement De légères modifications apportées par un assureur aux conditions de soumission des demandes de remboursement peuvent entraîner des retards de paiement et des dépenses administratives inutiles. L’examen des taux de retraitement des demandes de remboursement par payeur, type de procédure ou autres critères (souvent plusieurs dizaines) permet aux responsables financiers hospitaliers de rationaliser le processus de recouvrement des créances, de réduire les coûts d’exploitation et d’accélérer le flux de trésorerie. Payeurs de services de santé Conformité réglementaire Rémunération à la performance (Pay for Performance ou P4P) Le concept de rémunération à la performance, par opposition à la rémunération à la procédure (Pay for Procedures), sera introduit et rendu obligatoire au cours des prochaines années par les organismes publics tels que Medicaid et Medicare, qui seront certainement suivis par les organismes privés. Les travaux de recherche et d'investigation sur les résultats d'intervention et pathologies patients et leur rapprochement avec les demandes de remboursement nécessiteront une analyse multidimensionnelle complexe faisant appel à des centaines de variables de cause à effet potentielles. Toute entreprise publique Relations avec les investisseurs Fourniture d’autres modèles de justification de valeur De nombreux investisseurs utilisent divers modèles et hypothèses pour évaluer l’opportunité d’investir ou non dans une entreprise donnée. Les informations auxquelles les investisseurs peuvent librement accéder pour comparer une entreprise à une autre se trouvent dans les rapports financiers et dans les dossiers de dépôt de ces entreprises. Chacune définit une stratégie commerciale qui la différencie de ses pairs ; toutefois, les chiffres mesurant l’impact de ces stratégies ne figurent pas dans les rapports financiers. Si une entreprise estime que son action est sous-évaluée, l’équipe des relations avec les - 20 - La Business Intelligence agile Secteur Processus métier Cas d’utilisation Pourquoi un changement de cap est nécessaire investisseurs doit fournir des preuves mesurables et justifier ce qu’elle pense être sa valeur réelle. Elle doit cependant suivre le modèle de l’investisseur pour que celui-ci puisse réaliser sa propre évaluation en fonction de son portefeuille. Ces informations devant être extraites de sources variées, manipulées de diverses manières et adaptées à des modèles d'investisseur différents, les travaux sont effectués manuellement par des analystes hautement qualifiés. S’ils disposaient d’une méthode plus simple pour rechercher et utiliser les informations, ils pourraient étendre leur champ d’action des grands investisseurs aux petites sociétés et accroître ainsi leur capacité à influencer la perception de leur action. Autres cas d’utilisation L'étude a également mis au jour les cas d’utilisation suivants dans d’autres services de divers secteurs. Domaine fonctionnel Secteur Processus métier Cas d’utilisation Service à la clientèle Toute vente aux professionnels (B2B : industrie, produits de consommation courante, marchés des capitaux) Fidélisation de la clientèle Recherche des raisons de la baisse de satisfaction de la clientèle Droit Appui d’un dossier Parajuridique Pourquoi un changement de cap est nécessaire Vente aux professionnels (B2B), transactions complexes, exigences complexes de la clientèle. L'analyse des origines/causes du degré de satisfaction de la clientèle à l'aide des événements, des raisons, etc. peut se faire à plusieurs niveaux. - 21 - Appui d’un dossier fondé sur des affaires et des décisions judiciaires antérieures Données complexes et multidimensionnelles. Réponses immédiates requises (la justice n'attend pas) La Business Intelligence agile Domaine fonctionnel Secteur Processus métier Cas d’utilisation Qualité et conformité Prestataires de soins Gestion de la qualité clinique Recherche de modifications éventuelles de processus pour améliorer les résultats thérapeutiques Recherche clinique Sciences de la vie Recherche pharmaceutique Études de patients La recherche et l’investigation de traitements médicamenteux et leur rapprochement avec les résultats et les patients nécessitent une analyse multidimensionnelle complexe faisant appel à plusieurs centaines de variables de cause à effet potentielles. Opérations Produits de consommation courante, vente au détail, industrie Gestion des coûts Rentabilité client, produit Il ne suffit plus d’utiliser des méthodes d'analyse des coûts standard pour les cycles de production plus longs, car ce type d’approche peut masquer des variations parfois quotidiennes. Les analystes - 22 - Pourquoi un changement de cap est nécessaire Les outils de reporting sont conçus à partir d’un éventail restreint de mesures des performances. Une exploration modulable permet aux responsables de la qualité clinique de détecter les domaines requérant une modification des processus ou une formation pour éviter les erreurs médicales, réduire les coûts d’exploitation et dispenser des soins plus efficaces. Une gestion de la qualité en temps réel permet aux responsables de communiquer rapidement avec les praticiens. La Business Intelligence agile Domaine fonctionnel Secteur Processus métier Cas d’utilisation Pourquoi un changement de cap est nécessaire opérationnels doivent pouvoir analyser instantanément les coûts avec de multiples variables afin de déterminer l'origine des variations. Gestion de projet (industrie) Aérospatiale/déf ense (soustraitants de l’État) Gestion du risque de projet Suivi de milliers de risques et des efforts pour y remédier auprès de centaines de fournisseurs/ partenaires Attentes élevées relatives à la livraison du projet, d'où la nécessité d'identifier rapidement les éventuels retards et dépassements de coûts, de tenir des réunions de mise au point et d’analyser en détail les causes principales pour rectifier le tir au plus vite. Prévention des pertes Toute vente aux particuliers (B2C : hautes technologies, détail, télécoms) Gestion des investigations Ouverture et gestion d’investigations concernant les événements de risque (vol, accès non autorisé, etc.) Les investigations peuvent inclure une évaluation très poussée des fichiers journaux (application, système ou accès physique), une identification des tendances ou des événements interdépendants qui traduisent un comportement inapproprié, etc. Le contenu doit être fiable et pouvoir servir de pièce à conviction dans le cadre d'une affaire judiciaire. Conseil juridique/ général Classement Fortune 1000 (toute grande entreprise) e-discovery (production de preuves électroniques) Filtrer des millions de courriers électroniques, messages vocaux, feuilles de calcul, bases Quantité phénoménale de données structurées et non structurées, d’où la nécessité d’analyser par mot-clé, acteur individuel, date de - 23 - La Business Intelligence agile Domaine fonctionnel Secteur Processus métier Cas d’utilisation de données et autres fichiers archivés pour rechercher des preuves à l’appui de la défense dans une affaire juridique/ réglementaire. - 24 - Pourquoi un changement de cap est nécessaire fichier et relation complexe entre ces facteurs pour élaborer une défense. Pénalités potentiellement massives si les données juridiques pertinentes ne peuvent être produites sur demande. La Business Intelligence agile Obstacles à la valorisation optimale du travailleur du savoir Si la demande en applications de BI omniprésentes et exhaustives continue de croître, la complexité, le coût et le travail de mise en œuvre de solutions de BI dans les grandes entreprises augmentent en parallèle. Résultat : les exemples particulièrement intéressants de mises en œuvre réussies parmi les clients de Forrester sont généralement moins nombreux que les infrastructures et applications de BI peu performantes. Défis des méthodes de BI traditionnelles Les raisons de ces mises en œuvre peu brillantes ne manquent pas et sont principalement liées à l’entreprise : absence de mandat et de parrainage de la part de la hiérarchie, appropriation insuffisamment claire de l'information, manque d’organisation et de processus de gestion des données adaptés et priorités sectorielles et de front-/back-office conflictuelles. Les architectes d’entreprise, les développeurs et les éditeurs de solutions de BI ont chacun leur part de responsabilité, à savoir des architectures complexes, des empreintes de produit lourdes, la nécessité d’un haut degré de personnalisation et d’intégration et la longueur des délais pour l’obtention de produits livrables tangibles. S’il existe une multitude de pratiques d’excellence visant à aider les entreprises à concevoir, structurer et mettre en œuvre un environnement et des applications de BI performantes, le libre service par l’utilisateur final est probablement l’un des plus puissants facilitateurs d’une informatique décisionnelle réussie. Pour quelle raison ? Contrairement à d’autres applications opérationnelles, telles que le progiciel de gestion intégré (ERP/PGI), la gestion de la relation client (CRM/GRC) et la gestion de la chaîne logistique (SCM/GCL), les exigences des applications de BI sont notoirement difficiles à spécifier d'emblée pour de multiples raisons : • Impératifs métier en constante évolution. De nouvelles opportunités commerciales, de nouvelles réglementations et des obstacles imprévus peuvent surgir à tout moment. À peine l’application de BI est-elle spécifiée, conçue, architecturée, élaborée, testée et déployée que le monde qui l'entoure a déjà changé. Ainsi, dans le secteur de la finance, la méthodologie dite BÂLE II pour le calcul des besoins en fonds propres au titre du capital économique (et l'analyse de la conséquence des changements) peut évoluer d’un jour ou d’une semaine à l'autre. Forrester a constaté plus d'une fois que la majorité des normes de reporting et d’analyse (souvent jusqu'à 80 ou 90 %) est fixée après la mise en œuvre et le déploiement d'une application de BI. • Nécessité d’une exploration préalable à la définition des normes. En outre, dans de nombreuses situations, les gestionnaires doivent d’abord « explorer » les données pour identifier des liens et les analyser pour déterminer leur pertinence et leur signification afin de pouvoir expliquer au service informatique ce qu’ils recherchent exactement. On entre donc souvent dans un cercle vicieux avec d’un côté « Dis-moi ce dont tu as besoin » et de l’autre « Montre-moi ce que tu as et j’aviserai ». • Qui effectue l’analyse ? Les collaborateurs (les représentants par exemple) recherchent habituellement des informations qui leur donneront une idée ou leur permettront de repérer un problème. Ils ne cherchent pas véritablement un rapport, simplement des idées. En revanche, un utilisateur avancé (un spécialiste des opérations de vente par exemple) a pour objectif d’utiliser les informations afin de créer de la valeur ajoutée pour l'entreprise. Bien souvent, les spécialistes de l’informatique considèrent que les gestionnaires ne savent pas où ils vont ou ce qu'ils attendent d’eux. En réalité, la plupart des utilisateurs gestionnaires ont - 25 - La Business Intelligence agile une idée de ce qu’ils souhaiteraient pouvoir accomplir, mais ne peuvent le décrire qu’en fonction de leur expérience professionnelle (qui n’est pas la même que celle des spécialistes de l’informatique), alors que les spécialistes de l’informatique demandent des spécifications plus précises (que les utilisateurs gestionnaires ignorent). • Solutions incomplètes et isolées. Deux composants de la BI (recherche et reporting/analyse) sont pris en charge par des technologies différentes et souvent déconnectées. Les employés passent trop de temps à rechercher des informations et pas assez à les exploiter. Lors de cette étude, Forrester a constaté que, sur le temps total consacré à l’exploitation des informations pour la prise de décision, les employés passent : o 42 % de leur temps à rechercher des informations, o 58 % de leur temps à utiliser les informations (reporting, analyse, action). • Difficultés inhérentes à l’informatique décisionnelle. Nos clients nous répètent encore et toujours que les applications de BI traditionnelles ne sont pas très intuitives ni conviviales pour les employés non initiés. Par conséquent, et pour de nombreuses autres raisons, les employés comptent particulièrement sur le service informatique pour leur fournir des capacités de BI enrichies ou ont recours à des applications de BI propres qui ne sont pas aux normes de l'entreprise (voir Figure 4). • La BI ne résout pas le problème des « trous noirs ». L’un des principaux problèmes de l'application de BI traditionnelle est que l’utilisateur « ne sait pas toujours ce qu’il ne sait pas ». Chaque rapport et chaque requête devant commencer par une question spécifique, il est important de poser la bonne question pour obtenir la bonne réponse. Le problème est qu'on ne sait jamais si l’on a posé la bonne question. Figure 3 : Le service informatique continue de développer la plupart des applications de BI. Le libre service par l’utilisateur final reste une exception. « Qui développe vos applications de BI ? (Sélectionnez toutes les réponses appropriées.) » Les rapports et les tableaux de bord sont développés par des professionnels de l’informatique. 72.0% Les rapports et les tableaux de bord peuvent être développés par des utilisateurs avancés (gestionnaires ayant certaines connaissances de BI). 57.3% Les rapports et les tableaux de bord peuvent être créés par n'importe quel utilisateur final ayant des connaissances de BI limitées. Autres 18.3% 2.4% Base : 82 responsables informatiques (réponses multiples acceptées) Source : Enquête en ligne mondiale de Forrester sur l’informatique décisionnelle et la gestion de données – août 2008 - 26 - La Business Intelligence agile Figure 4 : Les utilisateurs finaux continuent de penser que leurs applications de BI sont difficiles à maîtriser, parcourir et utiliser « Vos applications de Bi sont-elles conviviales ? » Elles sont très difficiles à maîtriser, parcourir et utiliser 3.7% Ne sais pas 2.4% Elles sont simples à maîtriser, parcourir et utiliser 31.7% Elles sont un peu difficiles à maîtriser, parcourir et utiliser 62.2% Base : 82 responsables informatiques Source : Enquête en ligne mondiale de Forrester sur l’informatique décisionnelle et la gestion de données – août 2008 Par conséquent, Forrester estime que la plupart des employés non initiés ont recours à des applications de BI de leur propre cru (des feuilles de calcul notamment). Dans cette étude, 88 % des personnes interrogées ont indiqué qu'elles utilisaient exclusivement ou principalement des feuilles de calcul pour leurs tâches de reporting et d’analyse. Problèmes posés par les méthodes de BI en libre service habituelles Désireux d'obtenir rapidement des réponses à de nouvelles questions, à tous moments et en tous lieux, certains utilisateurs gestionnaires retournent aux bonnes vieilles feuilles de calcul ou se procurent et installent des outils de BI à bas prix, contournant ainsi les normes informatiques et d’achats en vigueur dans leur société. Si on ne peut leur en vouloir (après tout, les affaires sont les affaires, et on ne peut pas attendre les réponses du service informatique, sinon on risque de perdre le contrat), ce comportement est source de problèmes multiples évidents. En effet, ces applications de BI internes : • créent souvent des besoins d'assistance supplémentaires à long terme. • peuvent entraver la réalisation des objectifs de version unique des faits, vers lesquels tend chaque entreprise. • ne tiennent pas compte des investissements existants des fournisseurs de solutions de BI. • augmentent inévitablement le risque opérationnel. - 27 - La Business Intelligence agile • ne répondent pas uniformément aux impératifs d'exploration, de recherche d’information et de reporting/d'analyse. Le résultat ? Une faille, une déconnexion et une perte de sens. En résumé, les méthodes de planification et de préparation traditionnelles ne fonctionnent pas ici. Le scénario qui consiste à bricoler son propre outil pour ensuite demander de l'aide ne s’inscrit pas dans le cadre traditionnel de l’assistance informatique. D'où l'importance de la mise en œuvre du libre service par l'utilisateur final pour la majorité des nouvelles exigences de reporting et d’analyse, telles que le concept de « réaction par opposition à la planification ». Malheureusement, les applications de BI internes habituelles ne sont pas non plus la solution idéale pour les multiples raisons évoquées plus haut. On comprend mieux alors l'éternelle pomme de discorde entre les gestionnaires et les spécialistes IT. Les gestionnaires sont chargés de réagir aux événements et de s'adapter aux nouvelles exigences, tandis que les spécialistes de l’informatique sont chargés de planifier des infrastructures et des applications contrôlées, normalisées, sécurisées et optimisées. Ces deux forces souvent diamétralement opposées créent une faille dans ce qui pourrait être des processus de BI fluides. Cette faille alimente un contentieux de longue date entre les gestionnaires et les spécialistes de l’informatique luttant pour accorder leurs violons. Un grand nombre de dirigeants estiment que les spécialistes de l’informatique se cantonnent dans un rôle facile, celui de promouvoir l'efficacité et les gains de productivité dans les opérations de back-office, au lieu de favoriser l’adaptabilité, l’innovation et la compétitivité, gages de croissance et de rentabilité. Toutefois, cette faille et ce décalage entre les gestionnaires et les spécialistes de l’informatique sont porteurs d'une perspective (voir Figure 5). Figure 5 : Une faille (et une perspective de réalignement) entre les gestionnaires et les spécialistes de l’informatique Souplesse et agilité Contrôle et gestion du risque Impératifs métier Normes Réaction Planification Interaction Recueil des exigences Post-découverte Pré-découverte Source : Étude réalisée par Forrester Consulting pour le compte de SAP BusinessObjects, octobre 2009 - 28 - La Business Intelligence agile Conclusions de l'étude et recommandations Existe-t-il un juste milieu entre les aspirations au libre service des utilisateurs finaux et la mission du service informatique qui consiste à contrôler, sécuriser, centraliser et optimiser les environnements de BI ? Dans cette étude, Forrester a examiné ce que devraient être les caractéristiques et les critères d'une telle solution pour les gestionnaires et les spécialistes de l’informatique. Critères des gestionnaires Du point de vue de l’utilisateur final, une solution de ce type doit posséder les caractéristiques suivantes : • Une interface utilisateur (IU) intuitive. Même dotés des interfaces utilisateur les plus modernes, les outils d'informatique décisionnelle (BI) ne sont toujours pas totalement intuitifs, en particulier pour les utilisateurs qui n’ont pas de compétences techniques. Les gestionnaires raisonnent en termes de résultats ou de modèles qui leur sont propres, mais ne pensent pas véritablement aux différents types de données, de structures de données, etc. Il est souvent difficile et non intuitif pour ces utilisateurs finaux de traduire une question de gestion qu’ils ont à l’esprit en statistiques, mesures et « faits et dimensions » sur un écran de BI. L’outil de BI en libre service idéal ne doit pas requérir une connaissance préalable des interfaces utilisateur d’informatique décisionnelle. L’exploration doit être aussi intuitive que la zone de texte d'un moteur de recherche et aussi simple que de poser une question. • Capacités d’exploration. Les outils de BI traditionnels sont très performants lorsqu’il s’agit d’analyser les réponses à des questions bien formulées du type « Quelle est l’origine de la er e baisse des ventes observée dans la région du Nord-est entre le 1 et le 2 trimestre ? ». Cependant, ces outils ne permettent pas une réelle « exploration » pour répondre à une question plus imprécise du type « J’ai rendez-vous avec mon client ; quelle information doit-je rechercher et analyser pour me préparer à cette entrevue ? ». On ne peut pas toujours savoir ce que l’on ne sait pas, et un outil de BI ne doit pas présupposer que l'utilisateur pose la bonne question. L'outil de BI en libre service idéal doit s’accommoder des deux cas de figure : lorsque l’utilisateur sait exactement ce qu’il recherche et lorsqu’il ne le sait pas. • Capacités d’exploration dirigée. L’exploration seule n’est pas suffisante. Les techniques de recherche traditionnelles, qui pourraient paraître adaptées au deuxième cas d'utilisation, ne fonctionnent pas pour plusieurs raisons. La recherche traditionnelle donne des résultats organisés selon l'interprétation de leur pertinence par le moteur de recherche. Les réponses à vos questions peuvent se trouver à la page 42 des résultats ; il est donc peu probable que vous y parveniez. À l’inverse, l’application d’exploration dirigée doit vous guider vers les informations pertinentes à l’aide de filtres et d’invites. Dans l’exemple de la préparation à l’entrevue avec le client, le chargé de clientèle peut taper le nom ou le numéro de compte du client dans le champ de recherche. L’application d’exploration dirigée doit ensuite afficher des agrégats de l’information aux plus hauts niveaux, par exemple : « résultats trouvés pour le client XYZ de 1990 à 2009, pour l’Amérique du Nord, l’EMEO et l’Asie-Pacifique (créances, dettes, historique des contacts, activité de vente, etc.) ». Le chargé de clientèle filtre alors par date, région et information financière, et après quelques étapes, il tombe précisément sur l’information requise. - 29 - La Business Intelligence agile • Intégration cohérente de l'exploration et de l’analyse. Lorsqu’il s’agit d’analyser des informations, même l’exploration dirigée ne suffit pas à elle seule. Comme l’a montré l’exemple précédent, les outils de BI sont très utiles pour l’analyse, mais ils ne permettent généralement pas de trouver les données initiales à analyser. Pour leur part, les outils de recherche sont infaillibles pour trouver ce que vous recherchez, mais ils sont incapables d'analyser les résultats. L'utilisation concomitante des deux outils ne change rien au problème, car ils ne sont pas intégrés. Le transfert des résultats de recherche dans un environnement de BI pour analyse s'effectue d'ordinaire manuellement ; au mieux en utilisant la fonction de couper-coller, au pire en notant des résultats provisoires sur un papier. L'outil de BI en libre service idéal doit permettre à la fois de trouver l'information et de l'analyser dans un environnement unifié et cohérent. • Des réponses immédiates. Les volumes de données traitées par les grandes entreprises aux produits multiples croissent à une vitesse fulgurante, avoisinant souvent le pétaoctet (1000 téraoctets). Les bases de données sur CD-ROM traditionnelles (où la vitesse de la recherche est toujours limitée par l’insertion/le retrait du CD-ROM) ne peuvent plus contenir des volumes de données aussi importants ni fournir des délais de réponse à peu près raisonnables. Pour prendre un exemple concret, cela équivaut à envoyer un message par la poste : il n’arrivera jamais à destination en temps réel. L’obtention des réponses immédiates à une question en pleine réunion ou pendant que le client ou fournisseur est au téléphone requiert une architecture qui permette d’analyser les informations à la vitesse de la mémoire vive et non de l’insertion d’un CD-ROM. Nous avons besoin de la rapidité de la messagerie, par opposition à la lenteur du courrier postal, pour la réception et l’analyse d’informations. Critères des spécialistes de l’informatique Les spécialistes de l’informatique insistent toujours (et à juste titre) sur le fait que cette solution doit : • soutenir le rapprochement entre les domaines de la gestion et des techniques informatiques. • favoriser les initiatives de consolidation et de centralisation des normes, des fournisseurs et des infrastructures. • promouvoir l’objectif d’une version unique des faits. • tirer parti des investissements, des infrastructures et de la formation des fournisseurs de solutions de BI. • réduire le risque opérationnel en procurant un environnement sécurisé, conforme et dépourvu de risque. • fournir un réel retour sur investissement : o en réduisant, et non en augmentant les besoins en ressources informatiques. o en mettant en œuvre des technologies qui stoppent la prolifération des applications et des serveurs. - 30 - La Business Intelligence agile Recommandations de l’étude Un certain nombre d’observations et de recommandations ressortent de cette étude. Observations : • Dans les entreprises, les personnes occupant certaines fonctions comptent essentiellement sur elles-mêmes et non sur le service informatique pour répondre à la plupart de leurs besoins d’informations. • Dans de nombreux cas, les applications de BI traditionnelles ne répondent pas aux besoins informationnels de ces travailleurs du savoir. Une caractéristique notamment leur fait défaut, à savoir une interface de recherche intuitive nécessitant une formation minimale, voire aucune. • En règle générale, les besoins informationnels des travailleurs du savoir sont satisfaits par des applications de BI en libre service élaborées en interne, telles que des feuilles de calcul ou des systèmes de fichiers bureautiques. • Les travailleurs du savoir passent une trop grande partie de leur journée à rechercher et non pas à utiliser véritablement l'information. Conclusions et recommandations • Les travailleurs du savoir bénéficieront considérablement d’une solution de BI qui soit un compromis entre la couverture de leurs principaux besoins informationnels et la nécessité d’une assistance minimale de la part du service informatique. • Les travailleurs du savoir bénéficieront particulièrement d’une solution de BI qui intègre de manière cohérente les fonctions de recherche et d'informatique décisionnelle. • Les travailleurs du savoir bénéficieront considérablement d’une solution de BI caractérisée par une interface intuitive de type moteur de recherche, requérant une formation minimale, voire aucune. • Les utilisateurs cibles de ce type de solution sont les cadres des échelons intermédiaires et inférieurs et les employés dans des services plus petits et des groupes de travail. Ces personnes peuvent n’avoir que très peu de personnel, voire aucun, à leur disposition et ont généralement un accès limité aux ressources TI. • En rendant ces applications de BI plus intuitives et simples à utiliser sans formation ou avec une formation minimale, il est possible d’étendre l’informatique décisionnelle à un plus grand nombre de travailleurs du savoir dans l'entreprise. • Les intégrateurs système, en particulier les sociétés de conseil, tireront également leur épingle du jeu en adoptant la technologie de la BI en libre service selon les modes suivants : o Ces sociétés de conseil pourront aider les acquéreurs de services de BI au niveau de la stratégie, de l’analyse, de la conception et de la mise en œuvre. Ces applications étant en libre service, le nombre d’heures facturées après la mise en œuvre devrait diminuer, rendant ce type d'offre de logiciel + services stratégiques plus attractif pour les clients. - 31 - La Business Intelligence agile o Les conseillers pourront également élargir leur base de clientèle. Un consommateur d’information qui n’était auparavant à l'aise que dans la seule lecture de rapports pourra désormais effectuer ses propres tâches de reporting et d’analyse. Par conséquent, les conseillers pourront cibler une plus large clientèle et étendre leurs offres de conception et de mise en œuvre. - 32 - La Business Intelligence agile Annexe A : Méthodologie Dans le cadre de cette étude, Forrester a interviewé 30 professionnels exerçant dans des secteurs divers aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Inde et à Singapour afin d’évaluer les besoins, les tendances et les difficultés d’utilisation de l’information des travailleurs du savoir actuels. Parmi les participants à l’étude figuraient des responsables ventes, marketing, finances et informatiques : soit 24 professionnels de l’entreprise et 6 professionnels de l’informatique. Les questions posées aux participants portaient sur leur usage de l’information dans le cadre de leurs fonctions, les outils utilisés et leur relation avec les spécialistes de l’informatique (s’ils étaient gestionnaires). Les personnes interrogées ont reçu une prime (sous forme de points) en remerciement du temps consacré à l'enquête. L'étude a débuté et s’est achevée en septembre 2009. - 33 - La Business Intelligence agile Annexe B : Compléments de recherche Études Forrester connexes « Search + BI = Unified Information Access » (Recherche + BI = accès à l’information unifié) par Boris Evelson et Matthew Brown, 5 mai 2008 « BI Workspaces: BI Without Borders » (Espaces de travail de BI : l’informatique décisionnelle sans frontières) par Boris Evelson, 23 juin 2008 - 34 -