Fichier « Notices » : le champ « Résumé »

Fichier « Notices » : le champ « Résumé »
- Recommandations documentaires -
Caractéristiques
Champ de 420 caractères.
Contenu pris en compte pour la constitution de l’index plein texte.
Le champ «Résumé» permet d’établir des résumés indicatifs de 50 à 60 mots au maximum.
L’analyse conceptuelle préalable au résumé indicatif et à l’indexation
Un résumé indicatif est le produit d’une analyse de contenu, de niveau conceptuel, qui
vise à déterminer de façon précise les notions (=concepts) présentes de façon significative dans l’unité documentaire concernée. Cette analyse servira aussi à déterminer l’indexation (Cf. le champ «Thésaurus» et le champ «Mots-clés») affectée à cette unité
documentaire. Elle sera également la première étape, nécessaire mais non suffisante, qui
permettra, dans certains cas, l’établissement de résumés informatifs (Cf. le champ
«objet»).
Dans la pratique il sera bon de s’appuyer sur une grille d’analyse visant à déterminer les
points suivants :
a) le sujet même du document : sur quoi (ou sur qui) l’unité documentaire concernée
apporte de l’information ;
b) les aspects spatio-temporels : les périodes et les lieux étudiés ;
c) la nature (forme intellectuelle, genre) de l’unité documentaire ;
d) les différents points dans l’ordre de leur apparition ;
e) le niveau d’utilisation et les utilisateurs potentiels du document ;
f) son domaine d’utilisation.
Ces différents éléments permettront de déterminer en premier lieu si le titre de l’unité documentaire analysée est véritablement significatif de son contenu réel et quels sont les éléments qui font défaut pour que l’utilisateur potentiel ait une vision globale mais précise, de
ce contenu.
Pour ce niveau d’analyse il est indispensable que le documentaliste se limite à un «survol»
du document : introduction, intertitres, illustrations (cartes, schémas, tableaux, statistiques...)
et se contente de déterminer les différents points successivement traités.
Fonctions et caractéristiques du champ «Résumé» de BCDI
La fonction première d’un résumé indicatif est d’expliquer le titre de la «Notice» si celui-ci
est ambigu, ou de le compléter si le titre ne contient pas tous les éléments utiles à une
bonne compréhension du contenu réel du document analysé.
Dans BCDI, les mots contenus dans le champ «Résumé» sont pris en compte, un par un
(à l’exception des mots «vides») pour constituer l’index plein texte.
Liste des mots «vides» :
AND
AU
AUX
DA
DANS
DE
DES
DU
EN
ET
FOR
IN
LA
LE
LES
N°
OF
OFF
PAR
POUR
SANS
SUR
VAN
UN
UNE
De ce fait, il est indispensable :
- de ne jamais couper un mot en fin de ligne (pas de «césure») mais de laisser le logiciel
gérer automatiquement le passage d’une ligne à l’autre ;
- d’éviter au maximum d’utiliser dans le résumé des mots qui, pris isolément, risqueraient
d’être ambigus ;
- d’utliser, au contraire, des termes précis et non-ambigus.
Exemple : on préférera utiliser «inforoutes» plutôt que «autoroutes de l’information».
Conseils pour la formulation de résumés indicatifs
Ces différents éléments (analyse conceptuelle préalable, fonction d’explicitation du titre,
prise en compte des caractéristiques de la recherche plein texte), induisent les recommandations suivantes :
- les qualités premières d’un résumé indicatif sont la lisibilité, la concision et la
précision : mieux vaut se limiter à un résumé court mais précis que d’élaborer un résumé plus long et confus ;
- ce type de résumé doit être rédigé : il ne doit en aucun cas se réduire à une succession de mots-clés. Cependant, du fait de sa longueur réduite (5 lignes maximum), ce
type de résumé reste tout à fait lisible si l’on adopte un style très dépouillé : mieux vaut
établir ce type de résumé sous forme de phrases nominales qu’utiliser des phrases
comportant des verbes conjugués. Dans ce dernier cas, en effet, de nombreuses
formes conjuguées de verbes peuvent interférer avec des noms (exemples : «est»,
«lave(s)», «avions»...) et créer du bruit lors d’une recherche plein texte ;
- un résumé indicatif doit être conçu en complément (et en référence) du titre de
l’unité documentaire analysée : il est inutile de reprendre dans le résumé des mots
significatifs déjà utilisés dans le titre. Il sera préférable d’utiliser des synonymes qui
pourront être des clés supplémentaires lors d’une recherche «plein texte». Si le titre de
la notice est totalement significatif du sujet traité (Exemple : «les mutations du système financier français dans les années 1980»), on pourra même se limiter à ne faire
apparaître dans le résumé que les autres éléments déterminés lors de l’analyse (nature, différents points abordés...). En revanche, si le titre de la notice est ambigu
(Exemple : «le Hong Kong de la Riviera»), il est indispensable que le résumé indicatif
l’explicite dès le début («Aspects de l’activité économique de Monaco...») ;
- éléments à indiquer dans un résumé indicatif : grille d’analyse et production du résumé. Les éléments de cette grille d’analyse tels que définis plus haut, peuvent permettre
d’établir, quasi mécaniquement, le résumé indicatif.
Exemples de l’analyse de deux articles de périodiques et sa traduction en résumés indicatifs
Article n°1
Article n°2
Champ BCDI
Titre
Essais nucléaires :
pourquoi la France s’y remet ?
La bibliothèque high tech
«Titre» Notice
Document
hôte
Phosphore n° 174
de septembre 1995
Sciences et avenir 560
octobre 1994
«Document»
«Année»
Sujet(s)
Les raisons pour lesquelles la
France reprend les essais
nucléaires ; les arguments des
adversaires de cette reprise
La future Bibliothèque Nationale
de France
«Résumé»
«Thésaurus»
«Mots-clés»
Lieu(x)
concerné(s)
La France
Le Pacifique
Paris (France)
«Résumé»
«Thésaurus»
«Mots-clés»
Période(s)
étudiée(s)
L’année 1995
1988-1996
«Résumé»
«Thésaurus»
«Mots-clés»
Nature
Présentation d’arguments
Présentation
«Résumé»
«Nature»
Parties
Les raisons avancées par la
France
Les risques écologiques
Un encart sur Greenpeace
Etapes et choix liés au projet.
Utilisation des NTIC
Problèmes juridiques de la
numérisation
Lecture assistée par ordinateur
«Résumé»
«Thésaurus»
«Mots-clés»
Niveau
d’utilisation
Elèves de collège / lycée
Grand public
«Niveau»
Domaine
d’utilisation
Politique française
Relations internationales
Information - documentation
«Domaine»