s.pc.a.001.1 procedure d`accueil - Hôpital Local Intercommunal de

HOPITAL DE SOULTZ
N° :S.PC.A.001.1
PROCEDURE D’ACCUEIL
CLASSEUR 1 :
SERVICES DESTINATAIRES
ADMINISTRATION
CLASSEUR 2 :
SERVICE DE SOINS INFIRMIERS
CLASSEUR 3 :
QUALITE
CLASSEUR 4 :
SERVICE DE SOINS DE SUITE ET DE READAPTATION
CLASSEUR 5 :
SERVICE DE SOINS INFIRMIERS A DOMICILE
CLASSEUR 6 :
SERVICE DE SOINS DE LONGUE DUREE
CLASSEUR 7 :
SERVICE DE MAISON DE RETRAITE
CLASSEUR 8 :
ENTRETIEN
CLASSEUR 9 :
LINGERIE
CLASSEUR 10 :
CUISINE
CLASSEUR 11 :
PHARMACIE
Modification
Date :
Suppression
Date :
Date de création
Service émetteur
Nom: Cellule
Qualité
27/07/2005
Vérificateur
Nom : C.I.S.
Approbateur
Nom :
A. HERRGOTT
Signature
Signature
S.PC.A.001.1
Signature
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Procédure définissant les modalités d’accueil et de mouvements des
patients et résidents de l’établissement
Cette procédure remplace les anciens protocoles relatifs à la prise en charge des personnes
âgées admises dans l’établissement, à savoir :
- Admission en Maison de Retraite – hébergement temporaire
- Protocole des admissions (emploi-jeune)
- Protocole entrée (AS)
- Transferts intra-muros
- Transfert, hospitalisation dans une autre structure
- Protocole de sortie (AS)
- Sorties
- Autorisation d’absence des résidents – Maison de Retraite
I/ L’accueil d’une personne âgée dans l’établissement.
Quel que soit le service dans lequel la personne âgée est accueillie et quelle que soit sa
provenance, l’installation d’un nouveau résident ou d’un nouveau patient nécessite une
attention toute particulière et est l’affaire de tous les agents.
1°/ Avant l’admission.
A/ Formulation de la demande d’admission.
Le secrétariat – accueil remet ou envoie, en même temps que le livret d’accueil, le
formulaire de demande d’admission à la personne concernée ou son entourage,
éventuellement à un centre hospitalier ou une assistante sociale. Ce formulaire de demande
d’admission est commun aux hôpitaux d’Ensisheim, Issenheim, Soultz et du Centre
Hospitalier de Guebwiller pour les services gériatriques.
Le secrétariat – accueil est à la disposition des personnes âgées et de leurs familles pour
répondre à toutes question concernant les formalités d’admissions, les termes du contrat de
séjour – règlement intérieur, la vie et les habitudes de l’établissement.
B / Première prise de contact avec l’établissement.
Cette première prise de contact est fortement souhaitée.
Même dans le cas ou un « placement » doit être organisé dans l’urgence, il convient que soit
présenté au demandeur mais également à son entourage, à la fois la structure afin qu’ils
puissent se faire une idée précise des locaux, mais aussi des possibilités et des limites de
l’institution.
Le cadre soignant conduit ses présentations, et procède à :
- la visite du service et éventuellement d’une chambre
- la présentation du personnel et du rôle des intervenants
- la définition des missions du service
- la présentation du fonctionnement du service
- une première évaluation du degré de dépendance de la personne âgée.
Elle :
- prend une première mesure du vécu et du projet de vie à construire.
- répond aux interrogations émanant des personnes concernées
- défini les rôles de la personne de confiance et de la personne à prévenir.
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Le secrétariat - accueil informe le futur résident ou ses proches des démarches
administratives complémentaires et leur remet, s’il ne l’a déjà obtenu, le livret d’accueil, le
Règlement Intérieur - Contrat de Séjour ainsi que la pochette annexe.
C/ Demande d’admission
Le médecin prend connaissance des demandes d’admissions.
La réunion d’admission a lieu les mardis à 11 heures dans le bureau du directeur. Y assistent :
le directeur, le médecin, l’Assistante Sociale du SIH, le Cadre Supérieur de Santé, le Cadre de
Santé, la secrétaire chargée de l’accueil.
Les admissions sont décidées lors de ces réunions, collégialement.
Il appartient à l’Assistante Sociale et au Cadre de Santé de prendre contact avec la personne
âgée et, le cas échéant, sa famille ou le service dans lequel elle est hospitalisée, pour organiser
l’Admission.
Le Secrétariat - Accueil centralise les demandes d’admissions.
Sous le sceau du secret professionnel, ces demandes sont mises à la disposition, des autres
établissements du SIH éventuellement concernés.
D/ Rôle du Médecin
La personne âgée et son entourage proche ont la possibilité de prendre contact avec le
médecin afin de se faire expliquer les modalités de la prise en charge médicale.
2°/ l’Admission
A/ Rôle du Secrétariat – Accueil
Le Secrétariat – Accueil :
- remet le Règlement – Intérieur – Contrat de Séjour à l’intéressé ou à la personne qui
entreprend la démarche si cela n’a pas encore été fait préalablement.
Le Règlement Intérieur – Contrat de Séjour et les pièces annexes contenues dans la pochette
jointe sont des documents officiels, attestant l’acceptation des conditions d’hébergement de
l’établissement par la personne âgée et par ses proches.
- s’assure que les pièces administratives sont bien renseignées et, le cas échéant,
signées.
- rappel aux personnes concernées les pièces manquantes
- ouvre le dossier administratif, ce qui a pour conséquence d’ouvrir le dossier du
patient dans les services,
- vérifie la concordance entre les données administratives et celles du logiciel de soins
B/ Rôle de l’Assistante Sociale :
L’assistante Sociale du SIH :
- procède à la rédaction des dossiers relatifs à la demande d’allocation logement,
d’aide sociale.
- coordonne l’organisation de la prise en charge sociale de la personne. Pour cela,
elle est en relation avec l’ensemble des structures locales et réseaux de prise en
charge.
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C/ Rôle du Médecin
Le Médecin consulte la personne âgée et ouvre son dossier médical.
Il établi une ordonnance pour les produits pharmaceutiques qui est transmise sans délais à la
pharmacie de l’établissement.
D/ Rôle du Cadre de Santé
Le Cadre de Santé :
- après avoir prévenu les services de la date et de l’heure d’arrivée de la personne
âgée, organise son arrivée dans le service
- initie la collecte des renseignements concernant les habitudes de vie de la personne
âgée.
- Coordonne la prise en charge soignante et informe le kinésithérapeute,
l’ergothérapeute, le psychologue, la sophrologue, l’animatrice,
- défini le rôle de la personne de confiance et de la personne à prévenir.
E/ Rôle du personnel soignant
Le Personnel Soignant du service concerné :
- vérifie l’état de la chambre qui aura fait l’objet au préalable d’un nettoyage à fond
- prépare l’accueil de la personne âgée (aération de la chambre, chauffage…)
- prévient le Secrétariat - Accueil de l’arrivée de la personne âgée,
- prévient la cuisine et la diététicienne.
- met en place la prise en charge soignante
- aide la personne âgée à prendre possession de sa chambre et à installer ses affaires
personnelles,
- explique le fonctionnement des installations (bips, téléphone, appel malade …)
- l’informe de la présence d’une diététicienne, d’une sophrologue,
- lui présente ses voisins de chambre et de table
- lui présente les agents travaillant ce jour-là.
F/ Rôle de l’agent d’accueil
L’Agent d’Accueil à pour mission :
- de rencontrer la personne âgée dans la chambre,
- si ce n’est déjà fait, de faire visiter le service, la salle à manger, de signaler
l’emplacement des toilettes, de la salle de bains
- de lui expliquer le fonctionnement de l’institution (repas, linge, coiffeur, pédicure,
animation …)
- de lui commenter, si besoin, les clauses du Contrat de Séjour,
- de lui expliquer ou se trouvent les bureaux,
En cas d’absence de l’Agent d’Accueil, ces missions sont assurées par un membre de l’équipe
soignante du service concerné.
II/ Transfert intra-muros
Le transfert vers un autre service de l’établissement peut s’avérer indispensable pour une
bonne adéquation entre l’état de santé de la Personne Agée et les capacités de prise en charge
des services soignants.
Cela peut être le cas après une période d’hospitalisation en service de Soins de Suite et de
Réadaptation, lorsque le retour à domicile n’est pas envisageable, ou lorsque le degré de
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dépendance ne permet plus un hébergement en Maison de Retraite et qu’une prise en charge
par le Service de Soins de Longue Durée est plus appropriée.
D’autres cas peuvent se présenter.
A/ Rôle du Cadre de Santé
Après en avoir discuté avec le service et en réunion d’admission, le Cadre de Santé :
- vérifie la faisabilité du transfert intra-muros en fonction des disponibilités en place
et de l’état de santé de la personne dont le transfert est envisagé,
- en informe le service destinataire,
- en discute avec le ou les médecins responsables des deux services,
- recueille l’avis de l’intéressé, ou, si ce dernier ne peut l’exprimer, de la personne
désigné par elle comme personne de confiance ou personne à prévenir,
- informe la famille du transfert et l’invite à prendre contact avec le secrétariataccueil
- organise ce transfert avec le personnel des deux services,
- assure le coordination de la continuité des soins
- sollicite les services techniques en cas de besoins de transports de matériel lourd
(meuble, téléviseur …)
B/ Rôle du personnel soignant
Lors d’un transfert, le personnel du service d’origine de la Personne Agées, aide cette dernière
à déménager ses affaires personnelles et l’accompagne vers le service destinataire. Il procède
au nettoyage de la chambre selon le protocole établi.
Le personnel du service destinataire accueille le nouveau résident et procède à son
installation, comme pour tout nouvel arrivant dans le service.
C/ Rôle de l’Agent d’Accueil
L’agent d’Accueil retourne voir le patient pour lui donnes les renseignements
complémentaires, le cas échéant.
D/ Rôle du Secrétariat – Accueil
Le secrétariat accueil procède à la régularisation administrative de ce transfert et l’introduit
informatiquement de façon à ce que le service d’accueil puisse immédiatement utiliser le
dossier patient. Il informe le patient et sa famille des démarches administratives et suggère un
rendez-vous avec l’Assistante Sociale.
E/ Rôle du Médecin
Le médecin du service d’origine transmet à son confrère les informations médicales. Il rédige
une lettre de sortie.
III/ Transfert vers un autre établissement
Des aléas tels que dégradation de l’état de santé, malaise, accident, peuvent nécessiter une
prise en charge par un autre établissement. Ce transfert est organisé, en priorité vers le Centre
Hospitalier de Guebwiller avec qui l’Hôpital de Soultz entretien des rapports privilégiés dans
le cadre du Syndicat Inter-Hospitalier du Florival et de la Harth, soit vers un autre centre
hospitalier.
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A/ Rôle du Médecin
Le Médecin :
- recueille l’avis du résident ou, en cas d’impossibilité pour ce dernier de faire
connaître son avis, celui de la personne de confiance,
- ordonne le transfert,
- prend contacte avec le corps médical du service destinataire,
- rédige la lettre de sortie à l’intention du médecin du service destinataire,
B/ Rôle du Cadre de Santé
Le Cadre de Santé :
- vérifie que la famille du résident est mise au courant de ce transfert, soit par
l’infirmière du service si cette dernière a rencontré la famille lors d’une visite, soit
par le médecin,
- avise le secrétariat – Accueil.
C/ Rôle du Secrétariat – Accueil
Le Secrétariat – Accueil procède à l’inscription informatique du transfert du résident.
En cas de départ définitif, le dossier patient est archivé par le Secrétariat Médical.
D/ Rôle du personnel
L’infirmière du service :
- prend contacte avec les ambulanciers pour organiser le transport vers le centre
hospitalier,
- prévient la pharmacie de ce départ,
- prévient la personne de confiance.
Le personnel du service soignant :
- prépare la personne âgée à ce transfert,
- prépare les affaires personnelles dont le résident pourrait avoir besoin, en fonction
de la durée prévisible de l’hospitalisation,
- prévient la cuisine et la diététicienne,
- prévient le Secrétariat –Accueil au moment du départ effectif de la Personne Agée,
- procède au nettoyage de la chambre selon le protocole établi,
- Durant l’absence de la Personne Agée et dans le cas où le lit de cette dernière lui
est réservé, le personnel gère les effets personnels de la personne hospitalisée en
veillant laisser en lieu sûr ses vêtements restés ici et ses objets personnels qu’elle
n’a put emmener avec elle.
Le transfert vers un autre établissement peut également résulter de la volonté du résident ou
de ses proches. Dans ce cas, il leur appartient de faire connaître leur volonté suffisamment tôt
soit au Cadre de Santé, soit au médecin, soit à l’Assistante Sociale du SIH. Ils feront euxmêmes les démarches pour admettre ce résident dans une autre structure. L’Assistante
Sociale, dans la limite de ses compétences, soutiendra cette demande d’admission.
A titre tout a fait exceptionnel, le transfert vers une autre structure peut également être
entrepris pour des raisons de manquements graves aux règles de discipline énoncées dans le
règlement intérieur – contrat de séjour et pouvant mettre en danger la vie des autres résidents,
ou du personnel. Dans ce cas, le transfert est organisé par la direction.
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IV/ Retour à domicile
Le retour à domicile peut être connu avec précision dès l’admission de la personne âgée, c’est
le cas pour les hébergements temporaires. Pour les patients en Soins de Suite et de
Réadaptation, le retour peut être programmé en réunion d’admission.
A/ Rôle du Médecin
Le Médecin :
- rédige la lettre de sortie à l’intention du médecin traitant,
- rédige une ordonnance pour les produits pharmaceutiques
- sollicite l’avis de l’ergothérapeute pour l’adaptation du logement et, le cas échéant,
rédige une prescription
- fourni au résident sortant ou à sa famille une ordonnance pour permettre la
poursuite du traitement médicamenteux, et, le cas échéant, pour du matériel
adapté,et pour des demande d’examens complémentaires.
B/ Rôle du Cadre de Santé
Le Cadre de Santé :
- vérifie que la famille du résident est mise au courant de ce retour, soit par
l’infirmière du service si cette dernière a rencontré la famille lors d’une visite, soit
par le médecin,
- informe l’Assistante Sociale du SIH,
- avise le secrétariat – Accueil.
- Vérifie, si besoin, la mise en place des aides à domicile.
C/ Rôle du Secrétariat – Accueil
Le Secrétariat – Accueil procède à la inscription informatique du départ du résident
Le Secrétariat Médicale archive le dossier du patient.
D/ Rôle du personnel
L’infirmière du service
- prévient la pharmacie de ce départ,
- rassemble les papiers nécessaires pour la sortie et les remet à l’intéressé,
Le personnel du service soignant :
- prépare la personne âgée à ce départ rassemble les affaires personnelles,
- prévient la cuisine et la diététicienne,
- prévient le Secrétariat –Accueil au moment du départ effectif de la Personne Agée,
- procède au nettoyage de la chambre selon le protocole établi.
D/ Rôle de L’Assistante Sociale du SIH
L’assistante sociale du SIH :
- évalue les aides dont la Personne Agée pourrait avoir besoin pour rester à
domicile,
- prend contacte avec l’Assistante Sociale du Pôle Gérontologique pour la mise en
place de ces aides
- prévient le coordonnateur en cas de demande de passage du personnel du Service
de Soins Infirmiers à Domicile,
- tient le Cadre de Santé informé des aides mises en places.
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V/ Décès
Lors du décès d’une personne âgée de l’établissement, le personnel, qu’il soit médical, paramédical, soignant, administratif ou logistique, veillera à adopter une attitude respectueuse à la
fois de la dignité de la personne décédée et de la douleur de la famille.
Une attention toute particulière sera faite pour aider et accompagner les personnes et leur
permettre de commencer leur deuil.
Le rôle du médecin, du Cadre de Santé, du personnel, du Secrétariat – Accueil sont définis
dans le protocole S.PT.S.009.2 : décès d’un patient.
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FEUILLE D’EMARGEMENT
S.PC.A.001.1
Nom et Prénom
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Fonction
Signature
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