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Filière information documentaire
RAPPORT DE STAGE
AUX
ARCHIVES DE LA VILLE DE GENEVE
25 août – 17 octobre 2008
Responsables de stage :
Didier Grange
François Burgy
Jacques Davier
Source image : http://cri.ch/photos/bottom.php3?counter=5&type=&dir=gallery8
Krzysztof Hagmajer
Betty Zenoni
ID 3-B
Rapport de Stage - Archives de la Ville de Genève
Krzysztof Hagmajer
Betty Zenoni
PARTIE A
Rédigée en commun
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06.11.08
Rapport de Stage - Archives de la Ville de Genève
Krzysztof Hagmajer
Betty Zenoni
06.11.08
LES ARCHIVES DE LA VILLE ET LEUR CONTEXTE
Genève, considérée comme un canton-ville, dispose de deux entités distinctes au niveau
politique et administratif. C’est cette particularité qui nous amène à clairement distinguer
deux services d’archives: celui de l’Etat et celui de la Ville.
Depuis 1842 (date de sa création), la Ville a fait valoir son autonomie par rapport au canton
et veille depuis lors à garder ses prérogatives. C’est dans cette optique qu’ont été créées les
Archives de la Ville de Genève.
Historique
Le service d’Archives de la Ville Genève (désormais AVG) est encore une jeune institution. Il
a été fondé en 1986 sous l’impulsion d’une volonté politique de rendre accessible les
documents administratifs et privés aux chercheurs et aux citoyens. Avant son existence, tous
les documents produits ou reçus par l’Administration étaient gérés par les services et le
Secrétaire général du Conseil administratif. Le résultat de cette pratique a engendré des
pertes de documents au gré des changements structurels et du manque d’attention accordé
envers ceux-ci. L’absence d’une politique archivistique a eu également pour conséquence
une accumulation désordonnée de la production administrative.
Le service d’Archives a ouvert ses portes au public le 16 septembre 1987 et Madame
Micheline Tripet est la première archiviste professionnelle à occuper cette fonction.
Présentation du service des archives
Le service des AVG se trouve dans le Palais Eynard au 4 rue de la Croix-Rouge. Le palais a
non seulement pignon sur rue, mais se trouve aussi dans le cadre magnifique offert par le
parc des Bastions. Cette situation privilégiée bénéficie à l’administration du service et à
l’accomplissement de ses prestations. L’ensemble des fonds se trouvent disséminés à
travers la ville (un compactus dans le palais Eynard, un dépôt à l’école Le Corbusier et un
autre à Plainpalais), voire le canton (un dépôt au Lignon), notamment à cause de l’absence
de lieu spécialement créée pour l’entreposage des archives. L’état des choses soulève la
problématique du manque d’espace pour les documents et la fastidieuse recherche de lieux
suffisamment grands pour pouvoir continuer à les entreposer.
Les AVG sont placées directement sous l’égide du Secrétariat Général de la Ville de
Genève. Elles ont pour mission de conseiller et assister les services de l’Administration
municipale concernant les documents qu’ils produisent et qu’ils reçoivent. Pour cela, un
calendrier de conservation a été mis en place pour chaque service, avec un préposé aux
archives assurant la relation entre les archives de la ville et l’entité concernée. Cette mesure
permet de conserver la « mémoire de la Municipalité » en recueillant, triant, classant,
décrivant et conservant les documents créées ou reçus par les différents services dans le
cadre de leur mandat, ainsi que des fonds d’archives d’origine privés qui sont en relation
avec l’histoire de la ville de Genève. En dernier lieu, le service met à disposition du public et
de l’Administration les documents conservés.
Pour pouvoir atteindre ses objectifs le service d’archives compte six employés permanents :
Monsieur Didier Grange (archiviste principal), Monsieur François Burgy (archiviste adjoint) et
Monsieur Jacques Davier (archiviste assistant) suivis d’un comptable, d’un employé de
bureau et d’une secrétaire travaillant à temps partiel. Des employés temporaires
(principalement des civilistes et des stagiaires) sont souvent sollicités afin de compléter le
travail de l’équipe fixe.
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Fonds
Le service des AVG conserve principalement des fonds publics mais également des fonds
privés dont le contenu est en rapport avec la vie de la Municipalité de la Ville.
Les fonds publics sont constitués par tous les documents émanant de l’Administration
municipale et des autorités politiques (depuis 1842), ainsi que par les archives des
communes fusionnées (Plainpalais, Eaux-Vives et Petit-Saconnex). Les archives du
Département des constructions font exception à la règle. Elles restent en main du
Département, car ce dernier ne cesse d’en avoir besoin pour la bonne marche de ses
activités.
Quant aux fonds privés, ils proviennent de particuliers, d’associations et d’entreprises1. Ces
fonds ont tous la particularité d’apporter un éclairage différent, voire de compléter les
informations contenues dans les fonds publics concernant la Municipalité, son histoire et ses
acteurs.
La nature des documents conservés est variée. On y trouve aussi bien des documents
textuels papiers qui constituent la forme majoritaire des fonds que des photographies, des
plans, des enregistrements sonores, des enregistrements vidéo et des microfilms).
Les inventaires et les notices d’autorité de ces fonds sont encodés en XML par le biais du
logiciel XML Spy et l’ensemble des fichiers est stocké dans une base de données (Lotus
Notes)2. Leur contenu est accessible via le site Internet qui est lié à cette base de données.
Les inventaires et les notices d’autorité peuvent être téléchargés au format pdf ou être
récupéré sous leur forme encodée (EAC/EAD)3.
Prestations au public
Le service des AVG met à disposition du public une salle de consultation dont les heures
d’ouverture sont assez restreintes: le mercredi après-midi de 14h à 18h et le jeudi toute la
journée de 8h30 à 17h. Mais, en contrepartie de cet accès limité aux archives, le service
permet de consulter en ligne les inventaires et les notices d’autorité de ces fonds par le biais
de son site Internet. Il offre également la possibilité de réserver en ligne des fonds qui dans
un délai de 48 heures sont sortis de leur dépôt. Cela présente l’avantage pour le chercheur
de planifier sa visite aux archives et de s’assurer qu’il pourra consulter les documents
réservés sans aucun temps d’attente.
Dans la salle de consultation même, le chercheur qui désire prendre connaissance des fonds
peut recourir aux inventaires soit en version papier, soit en ligne via un poste informatique
dédié à cet effet. De plus, des outils sont à sa disposition pour l’aider dans ses démarches ; il
y a notamment un guide du consultant et un règlement.
Les AVG possèdent une bibliothèque qui permet d’offrir à ses usagers un éclairage
complémentaire aux fonds conservés. Cette collection constituée d’ouvrages de références,
de monographies, de brochures et de sources imprimées produites par l’Administration
municipale couvre essentiellement les domaines de l’histoire genevoise et suisse et de
l’archivistique. Elle est en libre accès mais ses ouvrages sont exclus du prêt. Son catalogue
est pour le moment consultable uniquement sur place.
1
Les Archives possèdent notamment un fonds important de l’entreprise Sécheron.
Il y a à peine 5 ans, les inventaires et les notices d’autorité étaient rédigés en format Word et conservés sur le
serveur.
3
Cf. explication p.9.
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Comme autre prestation, le service des AVG donne la possibilité aux consultants de faire
des photocopies de documents sous réserve d’être effectuées par le personnel. D’autre part,
des prises électriques sont aménagées pour raccorder des ordinateurs portables et un
lecteur-reproducteur de microfilms se trouve accessible aux chercheurs à l’Annexe de la rue
Saint-Léger pour la consultation de microfilms.
Projets en cours
Actuellement, les AVG ont plusieurs projets en cours dont les principaux sont les suivants4 :
► Dépôt Swisscom (Plainpalais)
Ce dépôt est situé dans le parking souterrain de Plainpalais. Il est surnommé ainsi car il se
trouve à proximité des locaux appartenant à l’opérateur du même nom. Lorsque les AVG
pourront disposer de ce local, elles gagneront un espace de stockage évalué à quatre
kilomètres linéaires.
Il faut savoir que le manque d’espace est un problème récurrent dans le milieu des archives
en Suisse. Il y a deux raisons principales qui expliquent ce phénomène. D’une part,
l’accumulation de documents est proportionnelle à l’augmentation de la population, laquelle a
connu ces dernières décennies une progression importante. D’autre part, la législation s’est
renforcée ; les procédures doivent être plus documentées, car toute démarche nécessite
plus de preuves et de justification.
Les archives n’étant pas prioritaires aux yeux de l’Etat, il leur est très difficile d’obtenir plus
d’espace. Elles ne se contentent donc que d’une superficie de stockage minimum.
C’est pourquoi, les AVG attendent avec impatience de pouvoir disposer de ce nouvel
espace.
► Création d’un poste spécialisé pour la gestion des archives électroniques
Cela fait six à sept ans que les AVG se battent pour obtenir la création d’un poste spécialisé
pour la gestion des archives électroniques. Elles sont sur le point de recevoir l’aval de la part
du Conseil municipal pour le faire.
La personne qui occupera ce poste aura pour mission d’archiver le web, de faire des
recommandations aux différents services de la municipalité de la Ville, d’évaluer les
applications de l’intranet et de statuer sur les documents électroniques afin de déterminer s’il
faut les garder ou au contraire les jeter.
► Numérisation
Les AVG ont reçu un budget de 60'000 francs en 2005 pour numériser les mémoriaux et les
comptes-rendus du Conseil municipal. La priorité est donnée à la période de 1840 à 1930.
► Traitement des archives du Musée d’ethnographie de Genève
4
Nous avons récolté ces informations au cours des séances mensuelles pendant lesquelles toute l’équipe des
archives est réunie pour faire le point sur l’avancement des tâches et au cours d’une présentation des Archives
effectuée par Didier Grange aux stagiaires.
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Il a été convenu d’engager l’année prochaine un archiviste pour traiter l’ensemble des
archives du Musée.
► Histoire orale
Les AVG projettent de recueillir des témoignages oraux d’anciens élus et d’anciens
fonctionnaires pour contribuer à l’élaboration d’une histoire orale de la municipalité de la
Ville.
► Catalogage et désherbage de la collection de la bibliothèque des AVG
Les AVG ont engagé deux bibliothécaires pour non seulement désherber mais également
pour cataloguer l’ensemble de la collection en vue de mettre ses références sur Rero.
► Enquête de satisfaction
Un questionnaire a été élaboré afin d’évaluer le degré de satisfaction des usagers. Il a été
soumis à l’ensemble de l’équipe des Archives (les stagiaires compris) pour recevoir leurs
appréciations et les changements éventuels à apporter.
Conclusion
Les AVG sont donc une jeune institution qui officie pour la mémoire de la municipalité de la
Ville en gérant l’archivage des documents produits et reçus par l’administration municipale et
en les conservant. Ce panorama des activités de la commune est complété par l’acquisition
de fonds privés d’entreprises, d’associations et d’institutions dont les activités sont
étroitement liées à son histoire. Depuis leur création, les AVG ne cessent de se développer.
Leur équipe s’est agrandie au fil des ans et leurs projets se multiplient. Il semble que ce
dynamisme n’est pas près de s’arrêter.
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NOS ACTIVITES AU COURS DU STAGE
► Classement, description et conditionnement d’un fonds privé
Durant ces deux mois de stage, nous nous sommes
occupés d’un fonds privé, celui de la Section genevoise
du Club Alpin Suisse (CAS). Il s’agit d’un fonds papier,
constitué essentiellement de documents administratifs
(correspondance, bilan, liste de membres) accompagnés
d’albums photographiques.
En vue d’être à même d’établir le plan de classement du
fonds, nous avons étudié le fonctionnement interne du
CAS, ainsi que ses différentes activités. Pour cela, nous
avons pris connaissance des statuts, des règlements et
des rapports contenus dans le fonds. Nous avons aussi
effectué des recherches sur le catalogue en ligne Rero
pour vérifier s’il y avait de la littérature concernant ce club.
Nous avons trouvé plusieurs livres, notamment un livre
commémoratif du 125ème anniversaire du club. Enfin, nous
avons également complété nos informations en visitant le
site web du CAS, section genevoise.
Une fois que nous avons pris connaissance de ces documents, nous avons rédigé un
historique que nous avons inséré dans la fiche d’inventaire ISAD(G) et nous avons établi un
plan de classement provisoire à l’aide des bordereaux de versement5.
En « feuilletant » le contenu du fonds un peu
plus profondément, nous nous rendons assez
vite compte du désordre interne qui y règne.
Nous notons notamment deux grands cartons
de documents divers, ainsi que plusieurs
classeurs de divers. Il s’avérera que le fonds
est particulièrement désordonné et qu’il
demandera plus de temps que ce que l’on
prévoyait.
Ensuite, nous nous sommes engagés dans l’étape du conditionnement du fonds. Au fil de
cette étape, nous avons peaufiné notre plan de classement. En effet, nous avions des
doutes sur certains aspects de la structure du fonds à cause notamment du désordre que
nous avons noté plus haut et c’est en conditionnant que nous avons pu repérer une structure
plus claire.
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Nous avions en main trois bordereaux de versement, car le fonds a été versé en trois fois aux
Archives de la Ville.
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Concernant le conditionnement à proprement dit, nous avons sorti les documents des
classeurs6, quelques-uns des fourres plastiques. Après avoir repérer la logique du
classement des documents (s’il y en avait une !), nous les avons glissés dans des fourres
grises non acides. Lorsqu’il était nécessaire de faire des séparations internes, nous utilisions
des fourres blanches, non acides elles aussi. Ensuite, nous placions le tout dans une boîte et
ainsi de suite.
Nos critères de conditionnement étaient les
suivants : les trombones en métal ont été
remplacés par des trombones en plastique. Nous
avons
par
contre
laissé
les
agrafes
conformément à l’usage aux AVG.
Concernant les critères d’éliminations, nous avons
jeté les factures antérieures à dix ans, les
journaux comptables et les reçus postaux. Nous
avons gardé par contre les bilans et les comptes
de résultats.
Nous avons également jeté des lettres dont le
contenu était pauvre en information. Nous n’avons
pas conservé par exemple des lettres dans
lesquelles la personne confirme qu’elle se rendra
effectivement à une assemblée.
Parallèlement au conditionnement, nous avons
saisi au fur et à mesure les différentes séries et
sous-séries sur le logiciel Altova XMLSpy. Pour
chaque unité de description, nous avons
précisé la cote, l’intitulé, les dates extrêmes,
une brève présentation du contenu et au niveau
du dossier nous avons indiqué l’importance
matérielle de celui-ci, à savoir une fourre, un
cahier ou un registre. Nous avons ajouté en
notes les périodes ou les dates manquantes
dans un dossier donné.
Nous avons également rédigé en partie une
fiche ISAAR(CPF) sur Altova XMLSpy.
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La majorité des documents du fonds se trouvaient dans des classeurs.
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Le fonds étant volumineux et particulièrement désordonné, nous n’avons pas pu le traiter en
entier. Nous avons cependant laissé un rapport faisant état de ce qui a été décrit et
conditionné et des séries qui restent à traiter. Nous avons précisé aussi les critères de tri et
d’élimination que nous avons suivi et qui devront être respecté pour assurer une cohérence
au traitement du fonds. De plus, à la fin du stage, deux civilistes sont venus nous prêter main
forte pour le conditionnement et la description du fonds. C’est eux qui seront chargés de
prendre la relève et de terminer le traitement du fonds.
► Prise de contact avec le Club alpin suisse, section genevoise.
Nous avons pu enrichir nos connaissances sur le club grâce à l’entretien que nous avons eu
avec la secrétaire du club, Madame Catherine Homberger. Nous avons eu aussi la chance
de rencontrer son président qui est passé à l’annexe de la rue Saint-Léger pour se rendre
compte du travail qui était fait sur le fonds.
► Conférence organisée par le Forum des archivistes au CICR
Nous nous sommes rendus au CICR pour assister à une conférence organisée par le Forum
des archivistes le lundi 8 septembre 2008. Cette conférence était intitulée « Sauvegarde de
masse d’archives écrites : principes, méthodes, mise en œuvre d’un projet ». Les
intervenants ont pris l’exemple des archives de l’Agence internationale des prisonniers de
guerre (AIPG) pour traiter des questions telles que la gestion de projet et de budget, la
restauration, l’importance de la communication entre les différentes équipes impliquées dans
un projet et la mise en valeur du fonds par son inscription au Registre de la mémoire du
monde.
► Outils à disposition
Les AVG disposent d’un logiciel pour la description
des fonds avec l’application du standard
d’encodage basé sur le langage XML: EAD
(Encoded Archival Description) pour la notice
d’inventaire et EAC (Encoded Archival Context)
pour la notice d’autorité. Il s’agit de Altova XMLSpy.
Le service informatique de la ville de Genève a
développé une série d’outils permettant non
seulement de les décrire,
mais également de les
traiter. L’ensemble de ces
fiches descriptives est
stocké dans une base de données gérée grâce au programme
Lotus Notes.
Le matériel que nous avions à disposition était le suivant : un
ordinateur portable, un stylo, un crayon et une gomme. Il faut
ajouter à cela les normes ISAD(G) et ISAAR(CPF) téléchargeable
en ligne à partir du site des AVG, un manuel d’utilisation du logiciel
Altova XMLSpy7, ainsi qu’une marche à suivre pour le traitement
d’un fonds d’archives. Enfin, nous disposions bien sûr du matériel de conservation approprié
(trombones en plastique, fourres blanches, fourres grises, boîtes non acides).
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Il faut préciser que Monsieur Jacques Davier nous a fait une présentation préalable du logiciel avant de nous
laisser nous plonger dans le manuel.
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► Encadrement
Monsieur Jacques Davier était notre responsable directe. Nous avons convenu avec lui de
se voir deux fois par semaine pour qu’il ait un suivi de notre travail. Monsieur François Burgy
était également à notre disposition pour toutes éventuelles questions. Monsieur Didier
Grange nous a rendu visite plusieurs fois pendant notre stage pour s’assurer que tout se
passait bien. Il nous a également présenté le fonctionnement et les activités des Archives de
la Ville.
Nous avons été conviés par deux fois à une séance mensuelle, lors de laquelle l’équipe des
archives est réunie pour faire le point sur l’avancement des activités en cours. Nous avons
donc pu prendre la parole pour faire part de la progression de notre travail.
► Climat de travail
Nous avons réalisé notre stage dans l’Annexe de la
rue Saint-Léger. Au début du mois septembre, deux
stagiaires et une archiviste mandataire nous ont
rejoints pour traiter des fonds publics, puis plus tard
deux civilistes. Nous avons travaillé dans une
ambiance agréable. Nous avons pu leur donner
quelques conseils sur le maniement du logiciel Altova
XMLSpy après l’avoir « apprivoisé » et sur des
principes archivistiques.
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Conclusion
Au cours de ce stage, notre tâche principale a donc été de classer, de décrire et de
conditionner un fonds privé : la Section genevoise du Club Aplin Suisse. Nous avons eu
l’occasion de prendre contact avec les représentants du producteur du fonds. De plus, nous
avons eu la chance d’assister à une conférence organisée par le Forum des archivistes au
CICR. Enfin, nous avons été très satisfaits de notre encadrement et du climat de travail qui
régnait au sein de l’équipe.
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BIBLIOGRAPHIE
ARCHIVES DE LA VILLE DE GENEVE, Site des Archives de la Ville [en ligne],
http://www.ville-ge.ch/geneve/archives/ , 1996, 25.10.2008 (consulté le 25.10.08).
ARCHIVES DE LA VILLE DE GENEVE, Guide du consultant, Administration
centrale de la Ville de Genève, Genève, 2005.
BURGY, François, «La place des Archives de la Ville de Genève dans une VilleEtat», in Arbido, 5, 2004, p. 22-24.
GRANGE, Didier, « Une institution à découvrir : les Archives de la Ville de
Genève », in Bulletin de la Société d'histoire et d'archéologie de Genève, Genève,
T. 25(1995), p. 111-122.
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