Découverte d`Office 2010

Découverte
CPLN
Formation continue
Office 2010
Prérequis ..................................................................................................................................... 3
Informations générales sur Office 2010 ..................................................................................... 3
Différences avec Microsoft Office 2003 ................................................................................ 3
Avantages de Microsoft Office 2010 ..................................................................................... 3
Inconvénients de Microsoft Office 2010 ................................................................................ 3
Guide des correspondances Office 2003/07 - 2010 ............................................................... 4
Liens pratiques / conseils ....................................................................................................... 5
Formats des fichiers ................................................................................................................... 6
Le mode Backstage (Onglet Fichier (Word, Excel et PowerPoint)) .......................................... 7
Le ruban (Word, Excel et Powerpoint) ...................................................................................... 8
Accéder à plus d’options ........................................................................................................ 9
Actions sur un élément sélectionné ...................................................................................... 10
Informations et aide sur les actions proposées ..................................................................... 11
Réduire temporairement le ruban ......................................................................................... 11
La barre d'état ........................................................................................................................... 12
La réglette de zoom .............................................................................................................. 12
Mode d'affichage du document ............................................................................................ 12
L'option d'aperçu ...................................................................................................................... 13
La barre d'accès rapide ............................................................................................................. 14
Les touches d'accès rapide........................................................................................................ 15
Spécificités par programme ...................................................................................................... 16
Microsoft Word .................................................................................................................... 16
Microsoft Excel .................................................................................................................... 18
Microsoft PowerPoint .......................................................................................................... 20
Convertir un fichier d’Office 2003 (.xls, .ppt ou .doc) en format 2010 (.xlsx, .pptx, .docx) .. 21
Créer un document PDF depuis Office (Excel, Word, PowerPoint) ........................................ 22
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Prérequis
Avoir préalablement utilisé la suite bureautique Office 2003 ou 2007 de Microsoft - Word,
Excel, PowerPoint.
Informations générales sur Office 2010
Office 2010 est la 13ème version de la suite Office. Cette version est une amélioration de la
version Office 2007 qui était, quant à elle, sans aucun doute la plus grosse évolution de la
suite Office depuis sa création.
Office 2010 contient les mêmes applications que les versions précédentes, à savoir :
Word comme programme de traitement de texte
Excel comme programme de feuille de calcul
PowerPoint comme programme de présentation de diapositives
Outlook comme programme de messagerie
C'est sur les trois premiers programmes que nous nous penchons au travers de ce support de
cours.
Différences avec Microsoft Office 2003
Nouvelle interface graphique
La barre d'outils standard n'est plus présente
Nouveau "ruban" pour proposer les actions possibles
Nouveaux formats de fichier (ajoutés et non remplacés)
Avantages de Microsoft Office 2010
Des aperçus du résultat de la mise en forme avant d'avoir réalisé les modifications
Onglets affichant les options "logiques" et possibles de l'utilisateur
Fichiers de plus petite taille
Inconvénients de Microsoft Office 2010
Se familiariser avec la nouvelle interface graphique car c'est "le" gros changement par
rapport aux versions antérieures d'Office – excepté pour Office 2007, où le
changement est minime.
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Guide des correspondances Office 2003/07 - 2010
Pour accéder aux correspondances entre les commandes d’Office 2003 et d’Office 2010, il
vous est possible dans tous les programmes de Microsoft d’utiliser l’aide en ligne. Pour ce
faire :
Cliquez sur l’onglet Fichier, puis cliquez sur Aide.
Ensuite sous Support, cliquez sur Mise en route
Sélectionnez ensuite la situation qui correspond le mieux à vos connaissances
Exemples de correspondances que vous trouverez en sélectionnant « Guides interactifs des
menus au Ruban » - « Obtenir les classeurs de référence des correspondances Menu-Ruban » – « Classeur
de référence pour les mappages des menus et du Ruban » :
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Liens pratiques / conseils
Pour découvrir le Ruban Office :
http://office.microsoft.com/fr-fr/support/commandes-de-recherche-du-ruban-officeFX101851541.aspx
Découverte des nouveautés d'Office 2007 (également valables pour Office 2010) en
illustrations :
http://www.journaldunet.com/solutions/0612/061204-nouveautes-office2007/0.shtml
Présentation d'Office 2010 sur Wikipédia :
http://fr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office_2010
Présentation d'Office 2010 en vidéo, sur le site de Microsoft:
http://www.microsoft.com/showcase/fr/be/channels/office2010
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Formats des fichiers
Avec Office 2010, il y a de nouveaux formats de fichiers :
".docx" pour les documents Word
".dotx" pour les modèles Word
".xlsx" pour les fichiers Excel
".pptx" pour les fichiers PowerPoint
Le "x" de l’extension des fichiers provient du langage XML utilisé dans la nouvelle version
d’Office (dès 2007). Les formats de fichier XML ouverts Office présentent un certain nombre
d'avantages, pas seulement pour les développeurs et les solutions qu'ils conçoivent mais
également pour les particuliers et les organisations de toutes tailles :
Fichiers compacts (les fichiers sont automatiquement compressés pour atteindre une
taille inférieure de 75 % dans certains cas)
Récupération des fichiers endommagés améliorée
Détection facilitée des documents contenant des macros
Plus de confidentialité et de contrôle sur les informations personnelles
Dans Office 2010, il est tout à fait possible de lire les fichiers réalisés avec les versions
antérieurs d'Office (dès Office 97). Les fichiers réalisés avec d'anciennes versions d'Office
peuvent être ouverts et modifiés dans Office 2010 puis enregistrés dans un nouveau (ou
ancien) format. Cela comporte néanmoins le risque de perdre certaines mises en page !
Recommandation :
Il est recommandé de créer tous les nouveaux documents Office avec la version 2010.
Il est également vivement conseillé de convertir vos anciens fichiers dans la nouvelle version
d’Office 2010.
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Le mode Backstage (Onglet Fichier (Word, Excel et PowerPoint))
Il n’y a plus de barre de menus, mais des rubans qui permettent d’accéder aux outils de
manipulations standards et fréquentes.
L’onglet Fichier permet d'accéder au mode Backstage où vous pouvez ouvrir, enregistrer,
imprimer et gérer vos fichiers. Il remplace le menu "Fichier" de la version d’Office 2003. Il
fournit aussi des informations sur le fichier.
Le menu Enregistrer et envoyer permet notamment de convertir un document Word en PDF.
Le menu Nouveau vous donne la possibilité de créer un nouveau document vierge à partir
d’un modèle prédéfini.
Vous pouvez consulter les informations du document directement sur cet onglet. Des
informations comme la date de dernière modification, le temps d’édition, l’auteur, … .
Pour quitter le mode Backstage, cliquez sur n’importe quel onglet du ruban.
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Le ruban (Word, Excel et Powerpoint)
Le ruban remplace la barre d'outils ainsi que les menus, il se modifie en fonction de ce que
désire l'utilisateur. Ce ruban est "dynamique" et change en fonction des possibilités offertes.
Par exemple, si on ajoute un objet dessin (exemple : un rond), le ruban proposera les
propriétés de mise en forme de cet objet.
Les onglets (1) permettent d'afficher différentes options dans le ruban. Chaque onglet contient
des groupes (2) d'options. Les options disponibles seront en clair et accessibles, celles qui ne
le sont pas seront grisées.
2
1
Les différents onglets proposés par le
ruban (Insertion, Mise en page,
Références, …) permettent d'effectuer
des actions bien précises sur différents
éléments tels que : le texte, la mise en
page, etc…
Après avoir sélectionné l’un de ces onglets,
différentes possibilités de modification ou de
présentation sont proposées. Les éléments sont
alors regroupés de manière cohérente et
permettent à l'utilisateur d'être à l'aise et de
trouver ce qu'il cherche facilement.
En bref, le ruban a remplacé la barre de menu ainsi que la barre d'outils!
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Accéder à plus d’options
La majorité des groupes d'options peut être "étendu", ceci afin d'accéder à une boite de
dialogue affichant les options standards ainsi que les options plus spécifiques.
Pour ouvrir cette fenêtre, il suffit de cliquer sur la petite flèche se trouvant en bas à droite du
groupe (1). Cette flèche est aussi appelée "Lanceur de boite de dialogue". Si une action que
l'on désire faire ne se trouve pas directement dans les options de l'onglet, on la trouvera dans
cette boite de dialogue (pour autant que ce soit bien dans ce groupe là que l'action figure). Si
on reste deux secondes avec le curseur (sans cliquer) sur cette flèche, un aperçu de la fenêtre
s’affiche (2).
1
2
Exemple de boite de dialogue que l'on
obtient si l'on clique sur la petite flèche du
groupe "Police" dans l'onglet "Accueil".
Par ce bais, l’ensemble des options liées à
la police d’écriture est disponible.
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Actions sur un élément sélectionné
Si un élément spécifique du document est sélectionné (une image, une forme, une zone de
texte, etc.), au-dessus du ruban apparaitra un "sur-onglet" coloré. Cela indique qu'il y a des
actions spécifiques pour cet élément. Ainsi, en cliquant dessus, on aura accès aux actions
possibles pour l'élément en question. Il se peut qu'un "sur-onglet" soit placé au-dessus de
plusieurs onglets, cela signifie que les onglets se trouvant au-dessous sont en rapport avec le
"sur-onglets".
Par exemple lorsqu'un tableau est sélectionné, le "sur-onglet" indiquant les outils du tableau
va se situer au-dessus des onglets "Création" et "Disposition". Ces derniers seront donc les
deux onglets permettant d'effectuer des actions sur le tableau.
Il est même possible qu'il y ait 2 "sur-onglets", si 2 éléments sont sélectionnés et que l'on
peut modifier les paramètres et effectuer des actions sur ces derniers. Ce genre de cas est
possible par exemple lorsque l'on sélectionne une image qui se trouve dans un tableau. On
aura alors accès aux outils pour l'image ainsi qu’aux outils pour le tableau.
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Informations et aide sur les actions proposées
Dans le ruban, la plupart des boutons et des actions proposées sont accompagnés d’un bref
descriptif. Pour voir ce descriptif, il suffit de placer le curseur de la souris sur l'élément et
attendre environ 2 secondes :
Réduire temporairement le ruban
Il est possible de masquer le ruban, ceci, s'il prend trop d'espace à votre goût. Il suffit de
double-cliquer sur l'onglet actif ou de cliquer sur la petite flèche du côté droit de la fenêtre.
Evidemment, dès que l'on clique sur un onglet, le ruban réapparaît.
Le ruban permet donc d'accéder à toutes les fonctionnalités que l'on
trouvait dans les menus des anciennes versions d'Office. Que ce soit
directement par le biais des options proposées ou par le lanceur de boite de
dialogue.
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La barre d'état
La réglette de zoom
La barre d'état d'Office 2010 diffère suivant les programmes (Word, Excel et PowerPoint).
Elle contient par contre une chose en commun dans les 3 programmes, c'est la réglette
permettant d'effectuer le zoom sur le document.
En cliquant sur le pourcentage affiché, on ouvre une boite de dialogue où l'on peut saisir le
pourcentage de zoom désiré. On peut alors ajuster l'affichage du document comme on le
désire. Cette fenêtre diverge un peu en fonction des programmes :
Boite de dialogue du zoom dans Excel et PowerPoint
Boite de dialogue du zoom dans Word
Mode d'affichage du document
A côté de la réglette de zoom, il y a les boutons permettant de spécifier le mode d’affichage
souhaité.
Pour Word :
Affichage standard (Page)
Affichage en plein écran
Affichage "Web"
Affichage "Plan"
Affichage "Brouillon"
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Pour Excel :
Affichage standard
Affichage "Mise en page"
Affichage "Aperçu des
sauts de page"
Pour PowerPoint :
Affichage standard
Affichage "Trieuse de
diapositives"
Mode lecture
Affichage "Diaporama"
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L'option d'aperçu
Une toute nouvelle fonctionnalité dans les produits Office permet de voir le résultat d'une
modification avant même de l'avoir appliquée. Ainsi, avant de modifier la mise en forme de
texte par exemple, le texte va changer pour afficher le résultat et va redevenir comme avant si
la modification n'est pas effectuée.
Exemple n° 1 - avec la modification de la taille de la police dans Excel :
1
2
3
On voit ici que la taille fixée du texte sélectionné est 11 (1) et que lorsque l'on passe avec la
souris sur les différentes valeurs (2), la taille du texte est modifiée (3). Tant qu'on ne
sélectionne pas définitivement une valeur, le texte reviendra à sa taille initiale après l'aperçu.
Exemple n°2 - avec la modification de la couleur du texte dans Word :
1
3
2
L’exemple ci-dessus permet de montrer que la couleur initiale du texte (1) sélectionné est
"Automatique" (donc noir) et que lorsque l'on passe avec le curseur sur les différentes
couleurs (2), le texte change en conséquence (3). Si on ne choisit pas une autre couleur, le
texte revient à sa couleur initiale.
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Exemple n° 3 - aperçu de la modification d'une image dans Word :
Word permet à présent de pouvoir modifier très simplement les propriétés d'une image :
2
3
Image préalablement sélectionnée
1
On peut ajouter un ombrage, un cadre, etc. très simplement. Il y a pour cela des propriétés
prédéfinies avec lesquelles on peut faire un aperçu. Pour ceci, il suffit de placer une image
dans votre document (1) puis de cliquer sur le "sur-onglet" Outils Image (2) et ensuite de
sélectionner le style d'image que l'on désire. Il est possible d'afficher tous les styles d'images
disponibles en cliquant sur la petite flèche en bas à droite (3) :
La barre d'accès rapide
Il y a en haut, une zone appelée "Barre
d'accès rapide". Cette zone contient des
boutons permettant d'effectuer des actions
fréquentes (Enregistrer, annuler la frappe…).
Il est possible de modifier les boutons
présents dans cette zone en cliquant sur la
petite flèche sur la droite.
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Les touches d'accès rapide
Les touches d'accès rapide permettent d'accéder à des fonctionnalités et manipulations plus
rapidement. Ces lettres (ou chiffres) correspondent en fait aux touches associées à la touche
"ALT" dans les versions antérieurs d'Office. Si on désirait accéder au menu Fichier dans
Office 2003, il fallait presser "ALT"+"F". Une fois que le menu fichier était ouvert, on
pouvait ensuite encore accéder à un sous-menu en pressant sur une autre touche. C'est le
même principe qui est appliqué dans Office 2010.
Si on presse donc "ALT", des petits logos s'afficheront sur le ruban et indiqueront quelle
touche presser pour accéder à la fonctionnalité se trouvant à cet endroit. Si on désire
enregistrer le fichier par exemple, il faudra presser "ALT" puis "1" (1). Si on désire accéder à
l'onglet diaporama, il suffit de presser la touche "ALT" puis "P" (2).
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Spécificités par programme
Microsoft Word
Dans la partie gauche de la barre d'état de Word, vous trouverez :
Affichage du numéro de page actuel et du nombre de page
Lors du clic sur cette partie de la barre des tâches, cela ouvre la boite de
dialogue permettant de Rechercher/Remplacer et atteindre une position dans le
document :
Affichage du nombre de mot que contient le document
Lors du clic sur cette partie de la barre des tâches, cela affiche la boite de
dialogue avec les statistiques :
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Vérification des mots lors de la frappe
Si on clique sur le petit logo à côté du nombre de mots, cela permet de vérifier la
grammaire et l'orthographe. S'il y a des fautes détectées, le petit logo sera surplombé
d'une croix rouge, s'il n'y en a pas d'un petit vu bleu.
Affichage de la langue d’écriture
Il est possible de changer la langue d’écriture lors de la vérification du texte en
cliquant sur l’onglet "Révision" puis "Langue" et "Définir la langue de vérification".
Il est aussi possible d'effectuer la vérification orthographique et grammaticale par l'onglet
"Révision" puis "Grammaire et orthographe".
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Microsoft Excel
Plus de lignes et de colonnes, capacité générale accrue
Afin de vous permettre d’explorer des volumes de données massifs dans les feuilles de calcul,
Office Excel 2010 prend en charge jusqu’à un million de lignes et 16 000 colonnes par feuille
de calcul. Plus précisément, la grille d’Office Excel 2010 est formée de 1'048’576 lignes par
16’384 colonnes, ce qui vous procure 1500 % de lignes et 6300 % de colonnes
supplémentaires par rapport à Microsoft Office Excel 2003.
Mise en forme conditionnelle riche
Dans Office version 2010, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour annoter
de manière visuelle vos données dans des buts de présentation ou d’analyse. Pour trouver
facilement les exceptions et repérer les tendances importantes de vos données, vous pouvez
mettre en œuvre et gérer plusieurs règles de mise en forme conditionnelle qui s’appliquent à
une mise en forme visuelle riche sous la forme de dégradés de couleur, de barres de données
et d’icônes. Les mises en forme conditionnelles sont faciles à appliquer : à l’aide de quelques
clics de souris, vous pouvez visualiser les relations entre les données et les analyser.
Tableaux croisés dynamiques simplifiés
Dans Office Excel 2010, les tableaux croisés dynamiques sont plus faciles à utiliser que dans
les versions précédentes d’Excel. En utilisant leur nouvelle interface, quelques clics vous
suffiront pour voir les informations liées à vos données : vous n’avez plus besoin de déposer
des données dans des zones parfois difficiles à atteindre. Désormais, il vous suffit de
sélectionner les champs que vous voulez voir dans la liste des champs du tableau croisé
dynamique.
Une fois le tableau croisé dynamique créé, vous pouvez profiter de nouvelles fonctions ou
améliorations pour résumer, analyser et mettre en forme vos données de tableau croisé.
Fonction d’annulation dans les tableaux croisés dynamiques Vous pouvez désormais annuler
la plupart des actions que vous avez effectuées pour créer ou réorganiser un tableau croisé
dynamique.
Indicateurs de hiérarchie Plus et Moins Ces indicateurs servent à indiquer si vous pouvez
développer ou réduire des sections du tableau croisé pour voir plus ou moins de données.
Tri et filtrage Pour effectuer un tri, il vous suffit de sélectionner un élément dans la colonne
à trier et de cliquer sur les boutons de tri. Vous pouvez ainsi trier les données à l’aide des
filtres des tableaux croisés dynamiques, tels que les filtres s’appliquant aux dates, aux
étiquettes, aux valeurs ou les filtres manuels.
Mise en forme conditionnelle Vous pouvez appliquer une mise en forme conditionnelle à un
tableau croisé dynamique d’Office Excel 2010 par cellule ou intersection de cellules.
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Style et mise en page des tableaux croisés dynamiques Comme pour les tables et les
graphiques Excel, vous pouvez directement appliquer un style prédéfini ou personnalisé à un
tableau croisé dynamique. En outre, la mise en page d’un tableau croisé est beaucoup plus
aisée avec la nouvelle interface utilisateur.
Graphiques croisés dynamiques Comme les tableaux croisés dynamiques, les graphiques
croisés dynamiques sont beaucoup plus faciles à créer à l’aide de leur nouvelle interface
utilisateur. Toutes les nouveautés de filtrage sont également applicables aux graphiques
croisés dynamiques. Quand vous créez un graphique croisé dynamique, des outils spécifiques
et des menus contextuels sont disponibles pour vous permettre d’analyser les données du
graphique. Vous pouvez également modifier la mise en page, le style et le format du
graphique ou de ses éléments de la même façon que vous le feriez pour un graphique normal.
Dans Office Excel 2010, la mise en forme que vous appliquez est préservée lorsque vous
effectuez des changements au graphique croisé dynamique, ce qui améliore son
fonctionnement par rapport aux précédentes versions d’Excel.
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Microsoft PowerPoint
Barre des tâches
Dans la barre des tâches à droite, il y a les informations suivantes :
On nous donne donc l'emplacement de la diapositive sur laquelle on se trouve et le thème
utilisé pour les diapositives. On peut cliquer sur le petit logo à côté du thème pour effectuer
une vérification de la grammaire/orthographe.
Il est aussi possible d'effectuer la vérification orthographique et grammaticale par l'onglet
"Révision" puis "Grammaire et orthographe".
Effets nouveaux et améliorés
Vous pouvez ajouter des effets tels que des ombres, des réflexions, de la lumière, des
bordures arrondies, des déformations, des biseaux et des rotations 3D aux formes, graphiques
SmartArt, tableaux, textes et formes WordArt de vos présentations Office PowerPoint 2010. Il
n'est plus nécessaire de demander à un concepteur de créer ces effets pour vous. Vous pouvez
désormais utiliser vous-même des effets professionnels facilement modifiables, directement
dans PowerPoint.
Mode Présentateur
En utilisant deux écrans, il vous est possible de lancer votre présentation Office PowerPoint
2010 sur un écran (situé sur une scène, par exemple) tout en permettant à l'audience de la
visualiser sur l'autre écran. Le mode Présentateur offre les outils ci-dessous pour vous aider à
présenter vos informations.
Vous pouvez utiliser les miniatures pour sélectionner des diapositives qui ne se
suivent pas afin de créer une présentation adaptée à un auditoire particulier.
Le mode Présentateur reproduit à l'écran les données affichées par le prochain clic
(une nouvelle diapositive ou la puce suivante dans une liste).
Les commentaires du présentateur sont présentés avec de grands caractères
particulièrement lisibles, afin que vous puissiez les utiliser en complément de la
présentation.
Vous pouvez insérer un écran noir durant votre présentation, puis la reprendre là où vous
l'avez interrompue. Par exemple, il est inutile que le contenu d'une diapositive reste affiché
lors d'une pause ou d'une séance de questions/réponses.
Le mode Présentateur nécessite une carte graphique avec double entrée VGA (ou DVI). Si
vous avez des questions concernant votre installation ou si vous désirez utiliser ce mode et
que vous n'en avez pas les moyens informatiques, veuillez vous adresser à un Service
Informatique compétent.
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Formation continue
Convertir un fichier d’Office 2003 (.xls, .ppt ou .doc)
en format 2010 (.xlsx, .pptx, .docx)
Word
1. Ouvrez le document à convertir
Remarque : Le document s'ouvre en mode de compatibilité.
2. Cliquez sur le l’onglet "Fichier".
Une information sur ce fichier
s’affiche avec l’option de
"Convertir".
3. Dans la boîte de dialogue Microsoft Office Word, cliquez sur « OK ».
4. Lorsque vous quittez le document, Word 2010 vous propose de l’enregistrer avec
l’extension ".docx" qui est le nouveau format de fichier 2007-2010.
Note : l’ancien fichier (.doc) existe toujours dans le dossier d’où vous l’aviez
ouvert.
Excel & PowerPoint
Même principe que pour Word.
Remarque : Si vous recevez un message relatif à la conversion des classeurs, cliquez
sur "Oui"
Recommandation :
Il est recommandé de créer tous les nouveaux documents Office avec la version 2010.
Il est également vivement conseillé de convertir vos anciens fichiers dans la nouvelle version
d’Office 2010.
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Formation continue
Créer un document PDF depuis Office (Excel, Word,
PowerPoint)
Deux possibilités pour convertir un document Office en PDF :
1. Dans l’onglet « Fichier », cliquez sur « Enregistrer et Envoyer ». Cliquez ensuite sur
« Créer un document PDF/XPS ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez l’endroit auquel vous voulez enregistrer votre
document PDF. Cliquer sur « Publier ».
2. Dans l’onglet « Fichier », faites « Enregistrer sous… ». Dans type de fichier,
choisissez PDF puis cliquez sur « Enregistrer ».
Ces deux techniques fonctionnent pour Word, Excel et PowerPoint et sont disponibles par
défaut depuis la version 2010 d’Office.
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