Guide pour les professeurs responsables d`un projet de

Guide pour les professeurs responsables d’un projet de recherche
Table des matières
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Principe de base
Distinction entre subvention et contrat
Frais indirects de recherche
Principales étapes d'un projet
Rôles des unités administratives
Questions fréquentes et personnes contacts
1. PRINCIPES DE BASE

Tout engagement auprès d'un organisme externe visant la réalisation d'un projet de
recherche ou d'un service doit être approuvé par les autorités compétentes de l'UQO.
Selon le niveau et le type d'engagement, l'autorisation peut relever du Doyen de la
recherche, du Doyen de la formation continue et des partenariats, du Vice-recteur à
l'enseignement et à la recherche ou du Conseil d'administration de l'UQO.

Les obligations et les modalités de financement varient d'un organisme à un autre et,
souvent, d'un projet à un autre. Il est important de s'informer des conditions de
financement dans chaque cas.

Les frais indirects doivent être imputés au projet, sauf lorsque le gouvernement couvre
ces frais, comme c'est le cas pour les trois conseils subventionnaires fédéraux et les
organismes du Gouvernement du Québec.

Les ressources mises à la disposition du titulaire d’un fonds de recherche ne peuvent pas
servir à des fins personnelles. Notamment, tout article acheté à l’aide d’un fonds de
recherche est la propriété de l’UQO.

Le professeur titulaire d’un fonds de recherche est responsable d’utiliser ces fonds
conformément aux règles du bailleur de fonds et de celles de l’UQO.
2. DISTINCTION ENTRE SUBVENTION ET CONTRAT
Cette section explique la distinction entre une subvention de recherche et un contrat de
recherche. Pour chacun de ces types de financement, les éléments suivants sont précisés :
a.
b.
c.
d.
L’unité administrative au sein de l'UQO responsable du dossier
Les frais indirects applicables
Si le projet doit être inscrit à l'inventaire de la recherche de l'UQO
Si l'activité doit être soumise à une certification éthique.
Les définitions qui suivent ont préséance sur les termes utilisés dans les documents,
programmes ou autres textes qui gouvernent l'octroi des fonds.
2.1 Subvention de recherche
Un financement obtenu par l'Université pour réaliser un travail de recherche. Le
financement n'est pas conditionné par la production issue de la recherche.
a. Géré par le Décanat de la recherche
b. Frais indirects : 15% (doit être prévu au projet si non couvert par les programmes
gouvernementaux)
c. Inscrit à l'inventaire de la recherche de l'UQO
d. Certification éthique requise.
2.2 Contrat de recherche
Une entente à portée légale entre l'UQO et un ou des partenaire(s) qui comporte un
engagement de l'UQO à produire un bien ou un ouvrage, privé ou confidentiel,
découlant d'un travail de recherche. La production de ce bien conditionne, en partie ou
en totalité, le versement des contributions financières ou des autres formes de
compensation octroyées à l'UQO pour la réalisation de ses engagements.
a. Géré par le Décanat de la recherche
b. Frais indirects : 40% du total des frais directs qui doit être prévu au projet si non
couvert par les programmes gouvernementaux, dans ce cas, 15% des frais directs
est rendu disponible au responsable selon certaines modalités décrites à la section 3
c. Inscrit à l'inventaire de la recherche de l'UQO
d. Certification éthique requise.
3. FRAIS INDIRECTS DE RECHERCHE
Les frais indirects de recherche (ou coûts indirects) comprennent notamment les dépenses
relatives aux aspects suivants : maintien et entretien des infrastructures et des équipements
dédiés à la recherche, ressources documentaires et technologiques, gestion générale de la
recherche et de la valorisation des résultats de recherche, services pour les ressources
humaines, les services financiers, les approvisionnements, les communications, les comités
d’éthique et les exigences règlementaires.
Le Programme des coûts indirects du gouvernement du Canada rembourse une partie des
coûts générés par les subventions de recherche que l’université a obtenues des trois
organismes de recherche du fédéral. Le gouvernement du Québec rembourse une partie des
frais indirects de recherche générés par les subventions que l’université a obtenues des
ministères et organismes reconnus de ce gouvernement.
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Lorsqu’aucun organisme ne couvre les frais indirects de recherche, ceux-ci doivent être
imputés au projet selon les règles minimales établies par le conseil d’administration
(résolution 366-CA-5521), telles que décrites ci-dessous :
Le taux minimal de perception des frais indirects de recherche est de 15 % pour les
subventions et de 40 % pour les contrats de recherche, ces pourcentages étant appliqués
sur les frais directs de recherche. Les subventions servant à verser des bourses à des
étudiants ou à payer des infrastructures physiques (équipements ou aménagements) de
recherche d’une valeur supérieure à 7 000 $ ne sont pas sujettes au taux minimal.
La partie des frais indirects perçus excédant 15 % des frais directs d’une subvention et
excédant 25% d’un contrat est rendu disponible au professeur responsable pour soutenir
des frais indirects de proximité comme suit :
-
lorsque le montant est égal ou supérieur à 2 000 $, la somme est rendue disponible
dans une unité budgétaire placée sous la responsabilité du professeur responsable de
la subvention ou du contrat et doit être utilisée dans un délai ne dépassant pas 18
mois après la fin des travaux de recherche soutenus par la subvention ou le contrat ;
-
lorsque le montant est inférieur à 2 000 $, la somme est rendue disponible au
Décanat de la recherche dans une unité budgétaire où les montants sont cumulés
pour soutenir les frais indirects de proximité dans une perspective d’ensemble pour
l’ensemble des subventions et contrats de recherche.
Les frais indirects de proximité peuvent servir à :
-
payer des dépenses de maintien et d’entretien des infrastructures et des équipements
dédiés à la recherche
procéder à l’achat de ressources documentaires et technologiques
soutenir la gestion de la recherche et la valorisation des résultats de recherche auprès des
milieux de pratique.
4. PRINCIPALES ÉTAPES D’UN PROJET
Étape 1 : Préparation et présentation
Le professeur :




Met à jour les références documentaires en lien avec son projet et peut à cet
effet utiliser les guides de recherche documentaires de la bibliothèque
Consulte le guide Élaboration d’une demande de subvention
Clarifie avec le Décanat de la recherche s’il s’agit d’une subvention ou d’un
contrat, le cadre légal, les responsabilités, la propriété intellectuelle et les
engagements à respecter
S’assure du respect de la Politique d’intégrité dans les activités de recherche et
de création
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

Précise un budget et un calendrier réaliste en tenant compte :
o des ressources disponibles et requises
o des attentes du bailleur de fonds
o des dépenses admissibles (par le bailleur de fonds et l'UQO)
o de l'ensemble des frais directs et indirects nécessaires à la réalisation du
projet
o des frais indirects applicables, le cas échéant :
 40% pour un contrat
 15% pour une subvention
Transmet la proposition au Décanat de la recherche au moins une dizaine de
jours ouvrables (le délai dépend de la nature du programme et de l'entente)
avant la date limite de façon à ce que le projet soit révisé, approuvé et
acheminé au bailleur de fonds au nom de l'UQO.
Étape 2 : Confirmation du financement
Le Décanat de la recherche informe le professeur de l'octroi de fonds pour la
réalisation d'un projet de recherche.
Le professeur complète le formulaire « Déclaration éthique » et, le cas échéant, le
formulaire « Demande de certificat d’éthique » qui sont disponibles à l’adresse
suivante : http://uqo.ca/ethique#formulaires. Il transmet le formulaire complété au
Secrétariat du Comité d’éthique de la recherche (CER), situé au secrétariat
général de l’UQO.
Après avoir reçu la confirmation du dépôt de la déclaration éthique par le
Secrétariat du CER, le Décanat de la recherche demande au Services des finances
d’ouvrir un compte au nom du professeur titulaire du financement en précisant
notamment :




le numéro d'unité budgétaire (UBR) qui sera utilisé pour la gestion financière
du projet
la prochaine étape à prévoir pour se conformer à l’éthique, le cas échéant
les contraintes associées à l'usage des fonds
selon les contraintes liées au projet, une partie des fonds peut être inscrite sous
une ligne gelée, et ce, à la demande du Décanat de la recherche. Les fonds
sont libérés, à la demande du Décanat de la recherche, lorsque les contraintes
sont satisfaites.
Dans le cas où un projet implique la participation de sujets humains ou l’analyse
de données secondaires sur des sujets humains, le Décanat de la recherche peut
donner accès à une partie des fonds pour démarrer les étapes préliminaires à la
collecte ou à la réception des données, selon les précisions apportées par le
chercheur à sa déclaration éthique.
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Le professeur peut, après l’approbation du bailleur de fonds lorsque requis,
transmettre un texte à la Direction des communications et du recrutement afin
d’annoncer l’octroi obtenu.
Étape 3 : Réalisation du projet
Pour tout projet de recherche avec des êtres humains, le chercheur doit avoir
obtenu son certificat éthique avant d’entreprendre sa collecte de données.
Lorsqu’un projet de recherche implique l’utilisation d’animaux, le chercheur doit
faire une demande de certificat de bons soins aux animaux.
Le professeur assure le suivi de son projet de recherche (étapes, éthique continue,
rapports). En cas de changement, le professeur doit transmettre au préalable, pour
approbation du bailleur de fonds, sa demande de modification, en concertation
avec le Décanat de la recherche.
Le professeur est responsable d’utiliser les fonds conformément aux exigences et
aux règles du bailleur de fonds et de l’UQO.
Les principales règles générales sont habituellement les suivantes :
a. Les activités et les dépenses du projet doivent être essentielles à la réalisation
du projet. Ces dépenses doivent se faire en respect de ce qui a été présenté
dans la demande de subvention et approuvé par le bailleur de fonds. Certains
organismes exigent une gestion par ligne budgétaire et une autorisation avant
toute déviation. En cas de doute, le titulaire doit demander l’avis de
l’organisme
b. Les ressources mises à la disposition du titulaire ne peuvent pas servir à des
fins ou à des avantages personnels
c. En matière de gestion de la propriété intellectuelle (PI), il est demandé de
s’assurer que les résultats seront rendus publics et pourront servir à des fins
d’enseignement et de recherche, en favorisant l’utilisation des résultats au
Canada et en s’assurant que la diplomation des étudiants n’est pas retardée par
une entente de PI
d. Le bailleur de fonds se réserve le droit de faire la première annonce de l’octroi
d’une subvention. Le titulaire doit faire une mention adéquate de la
contribution de l’organisme dans toutes les communications et publications en
lien avec le projet, et ce, tout au long du projet
e. Respecter les particularités de chaque programme concernant les critères
d’admissibilité, la durée du financement, les dépenses admissibles, la
conservation des données et le libre accès des publications et des données.
f. Publier les résultats de recherche dans des revues qui permettent le libre accès
dans les 12 mois suivant la publication.
Plus spécifiquement pour les trois conseils de recherche fédéraux, le professeur
peut consulter le Résumé des principales exigences des conseils de recherche
fédéraux.
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Le professeur procède aux demandes d’engagements financiers prévus au projet à
partir de son compte en ligne SAFIRH (Guides de références SAFIRH).
Pour une demande de personnel, le processus général est décrit dans le Guide
SAFIRH et un résumé peut être consulté à Gestion des demandes de personnel :
 Demande de personnel syndiqué, excluant les étudiants (personnel de soutien
et professionnel) : compléter le formulaire papier disponible à chacun des
secrétariats et transmettre au Service des ressources humaines
 Demande d’embauche d’étudiant : compléter le formulaire en ligne dans
SAFIRH, l’étudiant est syndiqué lorsque le travail est non lié à son
programme d’études et non syndiqué si le travail est lié à son programme
d’études.
Cette demande peut indiquer un candidat « proposé ». Toutefois, nous vous
avisons de ne faire aucune promesse au candidat. Le Service des ressources
humaines valide l’admissibilité et confirme au candidat que sa candidature est
retenue, le cas échéant, et les conditions d’emploi offertes.
Pour une demande d’achat ou de services, il est important de respecter la
Procédure administrative d'acquisition de biens et services ;





Tout article acheté à l’aide d’un fonds de recherche est la propriété de
l’UQO qui peut l’attribuer à un autre chercheur après la fin du projet
Tout achat de 1 001$ et plus (incluant l’achat d’ordinateurs ou de matériel
informatique) doit être effectué par la division des approvisionnements du
Service des finances de l’UQO, en complétant le formulaire « demande
d’achat », accompagné des spécifications techniques et des conditions qui
seront nécessaires à la préparation du document d’appel d’offres
Dans le cas de mobilier, une approbation préalable du Service des terrains
et bâtiments est requise
Dans le cas d’équipement informatique ou audiovisuel, il est suggéré de
consulter le Service des technologies de l’information pour vous assurer
de la compatibilité aux autres systèmes et des services d’entretien qui
pourront être offerts
Le coût d’achat d’une tablette électronique n’est pas admissible auprès des
organismes subventionnaires fédéraux, à moins d’en justifier l’usage
auprès de l’organisme subventionnaire au préalable.
Les dépenses de déplacement et de séjour relatifs aux projets de recherche
peuvent être remboursées. Présenter une demande distincte pour chaque voyage.
Les frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail ne sont pas
admissibles. Pour plus d’information, consultez : Politique relative aux frais de
voyage et aux frais de déplacement. Toute demande de remboursement doit
comprendre l’information suivante :
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





l’objectif du voyage (communication scientifique ou collecte/collaboration du
projet)
les dates et les destinations (lieux visités)
la documentation d’appui de la pertinence au projet
 dans le cas d’une communication scientifique : confirmation
d’acceptation de la présentation, résumé de la présentation et programme
avec votre présentation
 dans le cas d’une collecte de données ou collaboration : précision des
liens avec la demande (les activités prévues à la demande qui ont été
réalisées avec ce déplacement)
des détails sur les demandes de remboursement quotidiennes des dépenses
reliées à des visites
le requérant qui utilise un véhicule loué doit se prévaloir des services de la
firme retenue par l’Université pour ce genre de service, et ce, pour l’ensemble
du territoire couvert par cette firme. Les frais réels encourus par le requérant
sont d’abord payés par celui-ci et remboursés par l’Université par la suite,
dans le cadre du déplacement requis par ses fonctions les reçus d’origine (les
bordereaux de cartes de crédit ne sont pas des reçus valides)
les reçus d’origine des billets d’avion et les cartes d’embarquement (ou toute
autre pièce justificative attestant les frais de déplacement pour lesquels on
demande un remboursement). L’assurance annulation n’est pas admissible
pour les organismes provinciaux, mais l’achat d’un deuxième billet est
admissible
Les demandes de dépenses de déplacement du titulaire du compte de recherche ou
d’un chercheur invité doivent préalablement être validées par le Doyen de la
recherche pour leur pertinence en lien avec le compte. Dans ce cas, nous vous
invitons à transmettre votre demande au Décanat de la recherche qui, après
validation, transmettra votre demande au Service des finances. Dans tous les
autres cas de demandes de dépenses de déplacement, vous transmettez
directement votre demande au Service des finances.
Pour une demande de local, si requis, le professeur est invité à faire sa requête en
ligne en complétant le formulaire à cet effet : Besoins d'infrastructure pour la
recherche.
Les dépenses de diffusion des résultats de recherche sont habituellement
admissibles et peuvent inclure :



Les frais de développement d'un site d'information, y compris les frais de
mise à jour.
Les frais de diffusion externe des résultats de la recherche, notamment sur
supports traditionnels, sur vidéo ou sur CD-ROM.
Les frais de publication d’articles, y compris les frais pour assurer l’accès
libre aux résultats (p. ex., les coûts de publication dans une revue à accès
libre ou les coûts engagés pour permettre le libre accès à un article).
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


Les frais d’élaboration d’un manuscrit sur la recherche aux fins de
publication.
Les frais de traduction associés à la diffusion des résultats de la recherche.
Les frais liés à la tenue d’un atelier ou d’un séminaire offert à des
participants externes à l’équipe du projet et dont le contenu se rapporte
directement à la recherche subventionnée (ce qui comprend le coût des
rafraîchissements non alcoolisés ou du repas).
Les frais de représentation (repas, accueil, réception) à des fins de réseautage
dans un contexte de courtoisie officielle sont admissibles par certains
programmes, par exemple les frais de repas liés à des rencontres entre le titulaire
et des partenaires externes, des intervenants ou des chercheurs invités. Les frais de
représentation liés aux rencontres avec les collègues ou le personnel de
l’établissement ne sont pas admissibles. Lors d’une demande de remboursement
pour frais de représentation, le titulaire doit fournir des documents d’appui pour
toutes les dépenses. Les documents fournis doivent entre autres indiquer la date
de l’activité, le nom et l’affiliation externe des participants et l’objectif de
l’activité. Les coûts de boissons alcoolisées ne sont pas admissibles. Les
demandes de remboursement de frais de représentation d’un compte de recherche
sont transmises au Doyen de la recherche pour validation.
La plupart des fournitures de bureau (exemples : stylos, trombones, dossiers,
calepins, agendas) ne sont pas admissibles, à l’exception des fournitures
spécialisées ou encore des fournitures spécifiques au projet de recherche (par
exemple, coût du papier et des cartouches d’encre pour l’impression d’un manuel
d’utilisation ou d’un questionnaire produit dans le cadre du projet de recherche).
Le papier utilisé par les étudiants pour imprimer différentes versions de leur
mémoire ou de leur thèse n’est pas admissible.
Étape 4 : Finalisation
Le professeur complète les engagements et remet les rapports prévus en copiant le
Décanat de la recherche. Le professeur est aussi encouragé à valoriser les
résultats de ses travaux (diffusion, applications, transferts).
Les principaux bailleurs de fonds exigent que les articles publiés soient
accessibles gratuitement (accès libre) dans les 12 mois suivant leur publication.
Le professeur s’assure que la revue offre ce service ou permet le dépôt
institutionnel de l’article au catalogue de la bibliothèque de l’établissement.
Il est important de privilégier les revues où les mécanismes de publication
reconnus dans le domaine d’expertise des travaux de recherche. Différents outils
sont disponibles pour vous aider dans le choix d’une revue pour publication. Le
fichier suivant présente le facteur d’impact relatif associé aux différentes revues
recensées par l’Observatoire des sciences et des technologies de l’UQAM,
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couvrant la période de 2009 et 2011 (Liste de revue). Le facteur d’impact relatif
permet de mesurer l’impact appréhendé d’une publication scientifique. Il
représente le nombre de citations reçues pour une année par les publications des
deux années précédentes, le tout divisé par le nombre d’articles publiés par la
revue au cours de ces deux années précédentes. Le facteur d’impact attribué à
chaque revue est par la suite normalisé par rapport à la moyenne d’une même
spécialité, la même année afin que la moyenne mondiale soit de 1.
Ce type d’information est aussi disponible sur le Journal Citation Reports :
. http://admin-router.isiknowledge.com/?DestApp=JCR
Différents sites Web présentent une liste de revues « douteuses » quant à la
qualité du processus d’évaluation par les pairs. En voici un qu’un de nos
professeurs nous a fait connaître :
. http://scholarlyoa.com/publishers/
5- RÔLES DES UNITÉS ADMINISTRATIVES
5.1 Décanat de la recherche











Assure les relations avec les bailleurs de fonds pour les subventions et les contrats
de recherche
Diffuse de l'information sur les principaux bailleurs de fonds et concours
Promeut et soutient le développement d’un environnement de recherche propice et
stimulant (politiques, programmes, activités de d’information, de préparation de
gestion et de promotion)
S'assure que les fonds sont couverts par les versements de frais indirects
gouvernementaux et, si ce n'est pas le cas, s'assure que les frais indirects sont prévus
dans le financement
Met en place des mécanismes afin de faciliter aux chercheurs la réalisation de leurs
projets de recherche, tout en respectant les obligations et les modalités d’utilisation
des fonds accordés
Gère les programmes du Fonds institutionnel (FIRC)
Annonce aux professeurs les financements obtenus de toute source et procède à la
demande d’ouverture du compte et au versement des sommes accordées en
précisant les principales conditions d’utilisation de ces fonds
Gère l'inventaire du financement de la recherche et produit les rapports à cet effet
Valide la recevabilité des projets financés par des fonds internes de toutes sources
autres que le FIRC à titre de projets de recherche
Confirme la réserve ou l’accès de fonds afin de respecter les règles ou les
contraintes du projet (ex. : éthique, versements de fonds, etc.)
Autorise les transferts budgétaires inter-établissements
5.2 Secrétariat général
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

Coordonne les activités du Comité d’éthique de la recherche (CER)
Assure le suivi des dossiers d’éthique de la recherche.
5.3 Service des finances









Fournit des conseils au besoin, à l'aide du Service des ressources humaines, pour
l'estimation des coûts de certains éléments des projets de recherche
Veille à la perception des frais indirects prévus dans les financements
Soutient les professeurs en matière de gestion financière de leurs fonds de recherche
Analyse l'ensemble des dépenses
Traite les demandes de dépenses et procède au paiement
Assure le contrôle du respect des contraintes financières spécifiques au projet
Assure la vérification des fonds disponibles
Assure la vérification de l'admissibilité des dépenses
Produit les rapports financiers requis des bailleurs de fonds pour les projets de
recherche.
QUESTIONS FRÉQUENTES ET PERSONNES CONTACTS
Qui peut m’aider à utiliser SAFIRH pour connaître mes disponibilités budgétaires ?
Réponse : Le Service des finances au poste 3926 ou à l’adresse courriel RechercheFinances < [email protected] >
Qui peut m’aider pour l’embauche de personnel?
Réponse : Conseillère en gestion des ressources humaines – Dotation au poste 3977
Qui peut m’aider pour les questions relatives à la paie ?
Réponse : Technicienne en ressources humaines au poste 3938
Que faire lorsqu’il manque de fonds ou que les fonds sont bloqués ?
Réponse : vérifiez les conditions décrites à la confirmation du dernier versement à votre
UBR par le Décanat de la recherche et au besoin contactez Micheline Molloy,
[email protected]
Comment procéder à un transfert de dépenses d’un compte à un autre à l’intérieur de
l’établissement ?
Réponse : le responsable de l’UBR transmet sa demande au Service des finances (voir
ci-dessus) en précisant le compte de départ et le compte d’arrivé. Si deux personnes
différentes sont responsables de chacun des comptes, une autorisation signée de chacune
est requise par courriel à [email protected] ou courrier interne au Service des
finances, local E-1400
Qui peut m’aider à procéder à une demande d’achat ?
Réponse : La Division approvisionnements au poste 3986
Est-ce que je peux déléguer mon autorisation de signature pour l’engagement de dépenses à une
autre personne ?
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Réponse : Oui, cette autorisation doit être clairement confirmée par écrit auprès du
Décanat de la recherche (Micheline Molloy) et du Service des finances
([email protected] ) en précisant les limites et la durée.
Qui peut m’aider pour les annonces ou les relations avec les médias ?
Réponse : Gilles Mailloux, [email protected]
La Direction des communications et du recrutement
J’ai obtenu des fonds de recherche en provenance d’un autre établissement et j’ai une somme
d’argent à transférer à un cochercheur d’un autre établissement, membre de mon équipe. Qui
dois-je contacter ?
Réponse : Guy Barabé ([email protected]) ou Christian Bergeron
([email protected]). Le Décanat de la recherche est responsable de
cet aspect. Une lettre de transfert de fonds doit être signée par les parties
concernées. Cette lettre doit témoigner des exigences des organismes
bailleurs de fonds.
Décanat de la recherche - révisé juin 2015
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