Utilisation de l`outil de comparaison XLAB

Utilisation de l’outil de comparaison XLAB - BFC
But : Pointer de manière rapide les différences existant entre XLAB et BFC
Comment procéder :
Les historiques BFC sont disponibles sur les machines de communication le 1er lundi de chaque mois
Afin de limiter au maximum les écarts entre les 2 bases au moment du pointage il est fortement conseillé
de procéder comme suit :
Le vendredi précédent le 1er lundi de chaque mois faire :
¾ Lancer un transfert vers la délégation puis un retour
¾ intégrer et traiter au maximum les mouvements qui se trouvent dans les boites de
communication : Intégration commande – factures / Intégration des rejets et traitement
Conseil : Créer un dossier sur votre bureau « pointage août », dans ce dossier vous enregistrerez
l’outil de comparaison qui se trouve à l’adresse suivante :
http://www.dsi.cnrs.fr/labo/xlabactu/numeros/doc/Outil%20Comp_CDE_XLAB_BFC_02.xls,
l’export xlab et l’historique BFC)
¾ exporter l’état de comparaison XLAB – BFC qui se trouve dans xlab : traitement / état divers /
comparaison xlab-BFC : commande d’achat
Cliquer sur exporter, indiquer en nom de fichier par exemple « xlab août.csv », dans Type
choisissez « All Files » et enregistrer l’état dans votre dossier « pointage août »
Les étapes qui suivent peuvent être faites ultérieurement.
¾ Récupérer l’historique BFC : HISTO_CMD, l’enregistrer dans votre dossier « pointage août » et
le nommer par exemple « BFC août »
¾ Ouvrir l’outil de comparaison qui comporte 2 feuilles (regarder en bas),
o une feuille BFC dans laquelle vous copierez historique BFC « BFC août »
o une feuille XLAB dans laquelle vous copierez votre export xlab « xlab août.csv »
o cliquer ensuite sur comparaison XLAB –BFC
o Une fenêtre s’ouvre cliquez sur supprimer
o Attendre, 2 feuilles vont se créer : une comparaison commande et une autre synthèse
des anomalies
Mise en page de la feuille comparaison commande :
Vous pouvez sortir le tableau en A4 ou A3
Supprimer les colonnes ligne XLAB - ligne BFC
Dans mise en page :
Mettre en format paysage
Supprimer le marges de droite, de gauche d’en haut et d’en bas
Réduire à 65% de la taille normale
Comment interpréter les écarts :
La plupart des écarts sont dus au fait que xlab et bfc ne sont pas reliés en temps réel
Observation
la colonne Commandé BFC ne
comporte aucun montant et il est
indiqué absente dans BFC dans la
colonne de droite
Explication fréquentes
La commande date d’avant la
clôture de l’année n-1 et le service
fait total date également de n-1
La commande a été transférée à
BFC après la date de l’historique
BFC
La commande a été rejeté mais n’a
pas été traité
La colonne écart commande
comporte un écart de centimes
La colonne écart commande
comporte un écart
Dans la colonne écart facture vous
avez un chiffre positif
Dans la colonne écart engagé vous
avez un chiffre positif
Solde
0 = non soldée
1= soldée
écart = 1 la commande est soldée
dans xlab mais pas dans BFC
Vous avez utilisé les remises dans
xlab, l’arrondis xlab n’est pas le
même que l’arrondi BFC
Vous avez ajouté une ligne après la
date de l’historique BFC ou après
une ligne de commentaire (les n°
de ligne ne se suive pas) ex : port
La facture a été transmise à BFC
mais n’est pas encore dans
l’historique, il s’agit en principe
d’un transfert effectué après la date
de l’historique BFC ou un rejet non
intégré, en principe cela génère
également un écart de solde (1)
Le mois prochain cette
différence disparaîtra
Traité le rejet le mois
prochain la différence
disparaîtra
Aucune action
Vérifier avec votre
gestionnaire en DR que BFC
est correct
Le mois prochain cette
différence disparaîtra
Il peut également s’agir d’une
facture en doublon dans xlab
Le service fait a été saisi dans xlab
mais n’est pas dans BFC vérifier
que le service fait a été transmis
avant la date de l’historique à BFC
Si la colonne facturée BFC est
égale à 0 c’est que la facture n’a
pas encore été saisie dans BFC
Si la colonne facturée BFC est
égale à la colonne facturé XLAb
écart = -1 la commande est soldée
dans BFC mais pas dans xlab
Action à effectuer
Aucune : quand la facture
sera saisie dans BFC la
commande sera également
soldée la différence
disparaîtra le mois prochain
Remarquer la commande
pour que l’indication solde
reparte
Si facturé xlab = fact bfc
A priori il faudra solder la
commande dans xlab
Procédure d’utilisation
Outil de Comparaison XLAB – BFC version 2.0
Cette outil, réalisée par la DSI en collaboration avec la Délégation Régionale Côte
d’azur, compare les données issues des états historiques BFC avec les nouveaux
exports de la version 8.0 d’ Xlab.
L’outil de comparaison est constitué de deux macros Excel, une faisant la
comparaison des commandes d’achat et l’autre des commandes de missions.
Environnement de travail
Créez un répertoire de travail nommé par exemple « Comparaison XLAB-BFC 0106-08 » dans lequel vous créerez un sous répertoire par type de donnée à comparer.
Vous pouvez créer, par exemple, un sous répertoire nommé « Commandes achat »
et un autre nommé « Commandes mission ».
Dans chacun des sous répertoires, vous copierez tous les fichiers de travail
nécessaire à la comparaison.
Pour les commandes d’achat, vous aurez besoin des fichiers suivants :
Outil Comp_CDE_XLAB_BFC_02.xls ;
HISTO_CMD_XXXX_XXXX.csv : fichier de données BFC à comparer
ACHAT_XLAB_XXXX_XXXX.csv : fichier de données XLAB à comparer.
Pour les commandes de mission, vous aurez besoin des fichiers suivants :
Outil Comp_MIS_XLAB_BFC_02.xls ;
HISTO_MIS_XXXX_XXXX.csv : fichier de données BFC à comparer
MISSION_XLAB_XXXX_XXXX.csv : fichier de données XLAB à comparer.
Première Etape : Récupération des données de la base XLAB
Faire une extraction des données de la base XLAB du laboratoire courant par les
nouveaux exports de la version 8.0 d’XLAB.
1 - Procédure d’extraction pour les commandes d’achat :
Lancez XLAB version 8.0,
Allez au menu Gestion courante/Traitements/Etats divers, choisissez l’option
Comparaison Xlab-BFC : commande d’achat.
Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0
C.N.R.S. / D.S.I
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La fenêtre Comparaison Xlab-BFC : Commande d’achat s’ouvre.
Sélectionnez l’organisme de gestion sur lequel vous désirez faire l’export et
cliquez sur le bouton <Exporter>.
La fenêtre Nom du fichier d’impression s’affiche.
Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0
C.N.R.S. / D.S.I
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Sélectionnez dans le champ Type la valeur « All Files (*.*) », dans le champ
Nom du fichier, saisissez par exemple ACHAT_XLAB suivi du numéro du
laboratoire (Code Unité XLAB) et de l’année de l’exercice avec comme suffixe
obligatoirement .csv .
Cliquez sur le bouton <OK> pour valider.
Vous obtenez alors le fichier de données XLAB à comparer nommé, dans notre
exemple, ACHAT_XLAB_6543_2008.csv.
2 - Procédure d’extraction pour les commandes de mission :
Lancez XLAB version 8.0,
Allez au menu Gestion courante/Traitements/Etats divers, choisissez l’option
Comparaison Xlab-BFC : Mission.
La fenêtre Comparaison Xlab-BFC : Mission s’ouvre.
Sélectionnez l’organisme de gestion sur lequel vous désirez faire l’export et
cliquez sur le bouton <Exporter>.
La fenêtre Nom du fichier d’impression s’affiche.
Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0
C.N.R.S. / D.S.I
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Sélectionnez dans le champ Type la valeur « All Files (*.*) », dans le champ
Nom du fichier, saisissez par exemple MISSION_XLAB suivi du numéro du
laboratoire (Code Unité XLAB) et de l’année de l’exercice avec comme suffixe
obligatoirement .csv .
Cliquez sur le bouton <OK> pour valider.
Vous obtenez alors le fichier de données XLAB à comparer nommé, dans notre
exemple, MISSION_XLAB_6543_2008.csv.
Deuxième Etape : Récupération du fichier historique laboratoire des
commandes de BFC
Copiez le fichier contenant l’historique laboratoire des commandes BFC de votre
laboratoire dans le même répertoire que le fichier de données XLAB.
Dans notre exemple, on copiera, dans le répertoire Comparaison XLAB-BFC
01-06-08/Commandes achat, le fichier HISTO_CMD_0020_6543.csv et dans le
répertoire Comparaison XLAB-BFC 01-06-08/Commandes mission, le fichier
HISTO_MIS_0020_6543.csv pour le laboratoire 6543 de la DR20.
Si le fichier contenant l’historique laboratoire des commandes BFC ne date pas
de Janvier 2008 passez directement à la troisième étape sinon vous devez
reformater certaines colonnes de montants. Pour cela :
Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0
C.N.R.S. / D.S.I
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Ouvrez ce fichier sous EXCEL.
Sélectionnez les colonnes MtCommandéHTBFC, MtFacturéHTBFC,
MtengagéBFC.
Avec la fonction Remplacer du menu Edition, remplacez le «.» par rien
et le caractère espace par rien également sur ces 3 colonnes.
Enregistrez vos modifications et sortez d’EXCEL.
Troisième Etape : Utilisation de l’outil de Comparaison Xlab-BFC
1 – Comparaison des commandes d’achat :
Ouvrez le fichier Excel nommé Outil Comp_CDE_XLAB_BFC_02.xls.
Ce fichier contient 2 feuilles de calcul BFC et XLAB.
Dans la feuille nommée BFC, copiez l’ensemble du contenu du fichier historique
laboratoire dans notre exemple HISTO_CMD_0020_6543.csv.
Dans la feuille nommée XLAB, copiez l’ensemble du contenu du fichier de
donnée XLAB dans notre exemple ACHAT_XLAB_6543_2008 à partir de la
deuxième ligne de la feuille pour ne pas effacer le nom des entêtes de
colonnes.
Dans la barre de menu EXCEL, Ouvrez le menu Comparaison XLAB BFC et
lancez la commande Comparaison Commandes Achat.
Au message suivant,
cliquez sur le bouton <Supprimer> puis patientez jusqu’à ce que le tableau
« fiche de synthèse » se crée.
Vous obtenez en résultat deux nouvelles feuilles de calcul :
COMPARAISON_COMMANDES ;
SYNTHESE DES ANOMALIES.
La feuille COMPARAISON COMMANDES contient uniquement les
commandes d’achat qui ont des différences entre XLAB et BFC.
Pour chaque commande d’achat, sont affichés les montants commandés,
Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0
C.N.R.S. / D.S.I
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facturés, engagés ainsi que l’indicateur de solde d’XLAB et de BFC.
Pour chaque type de montant, l’écart entre les valeurs XLAB et BFC est calculé
comme suit ECART = MontantXLAB – MontantBFC.
Le solde égal à 0 signifie que la commande n’est pas soldée alors que la valeur
1 signifie que la commande est soldée.
La feuille SYNTHESE DES ANOMALIES totalise les écarts, par type de
montant, en montant et en nombre de mouvement.
Les montants et quantités figurants dans le tableau concernent uniquement les
commandes présentes dans Xlab et dans BFC.
2 – Comparaison des commandes de mission :
Ouvrez le fichier Excel nommé Outil Comp_MIS_XLAB_BFC_02.xls.
Ce fichier contient 2 feuilles de calcul BFC et XLAB.
Dans la feuille nommée BFC, copiez l’ensemble du contenu du fichier historique
laboratoire dans notre exemple HISTO_MIS_0020_6543.csv.
Dans la feuille nommée XLAB, copiez l’ensemble du contenu du fichier de
donnée XLAB dans notre exemple MISSION_XLAB_6543_2008 à partir de la
deuxième ligne de la feuille pour ne pas effacer le nom des entêtes de
colonnes.
Dans la barre de menu EXCEL, Ouvrez le menu Comparaison XLAB BFC et
lancez la commande Comparaison Mission.
Au message suivant,
cliquez sur le bouton <Supprimer> puis patientez jusqu’à ce que le tableau
« fiche de synthèse » se crée.
Vous obtenez en résultat deux nouvelles feuilles de calcul :
COMPARAISON_MISSION ;
SYNTHESE DES ANOMALIES.
La feuille COMPARAISON MISSION contient uniquement les commandes de
mission qui ont des différences entre XLAB et BFC.
Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0
C.N.R.S. / D.S.I
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Pour chaque commande de mission, sont affichés les montants mission et
facturés.
Pour chaque type de montant, l’écart entre les valeurs XLAB et BFC est calculé
comme suit ECART = MontantXLAB – MontantBFC.
La feuille SYNTHESE DES ANOMALIES totalise les écarts, par type de
montant, en montant et en nombre de mouvement.
Les montants et quantités figurants dans le tableau concernent uniquement les
commandes présentes dans Xlab et dans BFC.
Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0
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