CANADA CANADA PROVINCE DE QUÉBEC PROVINCE OF

CANADA
PROVINCE DE QUÉBEC
VILLE DE WESTMOUNT
CANADA
PROVINCE OF QUÉBEC
CITY OF WESTMOUNT
RÈGLEMENT 1358
BY-LAW 1358
CODIFICATION
ADMINISTRATIVE
DU
RÈGLEMENT DÉCRÉTANT LES RÈGLES DE
CONTRÔLE ET DE SUIVI BUDGÉTAIRES, TEL
QUE MODIFIÉ PAR LES RÈGLEMENTS 1473 et
1508
CONSOLIDATION
OF
BY-LAW
CONCERNING BUDGET CONTROL AND
MONITORING, AS AMENDED BY BY-LAWS
1473 and 1508
Cette codification administrative n’a pas été
adoptée officiellement par la Ville de
Westmount.
This consolidation has not been officially
adopted by the City of Westmount.
Lorsqu’il s’agit d’interpréter et/ou d’appliquer
la loi, il faut se reporter au règlement original
et à ses modifications.
Lors d’une séance spéciale du conseil
municipal de la Ville de Westmount
dûment convoquée et tenue à l'hôtel de
ville le 20e jour de décembre 2007, et à
laquelle assistaient:
The original by-law and its amendments
should be consulted for all purposes of the
law.
At a special sitting of the Municipal Council
of the City of Westmount, duly called and
held at City Hall on the 20th day of
December 2007, at which were present:
Le maire - Mayor
Les conseillers - Councillors
Karin Marks, présidente / chairman
George Bowser
Guy Charette
John de Castell
Kathleen Duncan
Nicole Forbes
Cynthia Lulham
Patrick Martin
Thomas B. Thompson
ATTENDU QU’un avis de motion se
WHEREAS
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Notice
of
Motion
of
the
rapportant à la présentation du présent
règlement a été donné au cours de la
séance général du conseil municipal de la
Ville de Westmount, dûment convoquée
et tenue le 17e jour de décembre 2007;
presentation of this By-law having been
given at the general sitting of the Municipal
Council of the City of Westmount, duly
called and held on the 17th day of
December 2007;
Il est ordonné et statué par le Règlement
1358 intitulé « RÈGLEMENT DÉCRÉTANT
It is ordained and enacted by By-law 1358,
entitled “BY-LAW CONCERNING BUDGET
CONTROL AND MONITORING " as follows:
LES RÈGLES DE CONTRÔLE ET DE SUIVI
BUDGÉTAIRES», comme suit :
ARTICLE 1
SECTION 1
DEFINITIONS AND BY-LAW
OBJECTIVES
DÉFINITIONS ET OBJECTIFS DU
RÈGLEMENT
1.1. Dans le présent règlement, on
entend par :
1.1. In this by-law, the
expressions mean :
a)
« exercice » : la période comprise
entre le 1er janvier et le 31 décembre
d’une année ;
« règlement de délégation » : le
règlement
no [1507*]
intitulé
«Règlement sur la délégation de
pouvoirs à certains fonctionnaires de
la ville de Westmount » ;
a)
« fonctionnaire autorisé » : tout
fonctionnaire ou employé de la ville
responsable
d’une
enveloppe
budgétaire qui lui a été confiée,
laquelle comprend toute enveloppe
budgétaire
qui
est
sous
la
responsabilité d’un subalterne direct.
c)
b)
c)
b)
following
“fiscal period”: the period from
January 1st to December 31st within
the same year;
“delegation
by-law”:
By-law
[1507*] entitled “By-law on the
delegation of powers to certain
employees
of
the City of
Westmount”;
“authorized
officer”:
any
municipal officer or employee
responsible for the budget which
was entrusted to him, including any
budget under the responsibility of a
direct subordinate.
* Le règlement 1315 a été abrogé par l’adoption du
règlement 1358./
*By-law 1315 was repealed by the adoption of Bylaw 1507
1.2.
Le présent règlement établit les
règles de contrôle et de suivi budgétaires
que tous les fonctionnaires et employés
concernés de la ville doivent suivre.
1.2
This by-law establishes the
budget control and monitoring that all
concerned city officers and employees
must follow.
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Plus spécifiquement, il établit les règles de
responsabilité et de fonctionnement
requises pour que toute dépense à être
engagée ou effectuée par un fonctionnaire
ou un employé de la ville, y compris
l’engagement d’un salarié, soit dûment
autorisée après vérification de la
disponibilité des crédits nécessaires.
More specifically, it establishes the
responsibilities and operational rules
required to ensure that any expense made
or incurred by a municipal officer or
employee of the City, including the hiring
of an employee, is duly authorized after
verification that the funds are available for
that purpose.
Le présent règlement s’applique à toute
affectation de crédits imputable aux
activités financières ou aux activités
d’investissement de l’exercice courant telle
qu’elle est adoptés par le conseil.
The present by-law applies to all
appropriation of funds allocated to
financial activities or to investment
activities of the current fiscal year as
adopted by Council.
1.3.
Le présent règlement établit aussi
les règles de suivi et de reddition de
comptes budgétaires que le trésorier et les
fonctionnaires autorisés doivent respecter.
1.3.
This by-law also establishes the
rules governing the monitoring and
accounting that the Treasurer and the
authorized officers must apply.
1.4.
Abrogé.
(Règlement 1508)
1.4.
Repealed.
(By-law 1508)
1.5.
Abrogé.
(Règlement 1508)
1.5.
Repealed.
(By-law 1508)
ARTICLE 2
PRINCIPES DU CONTRÔLE ET DU
SUIVI BUDGÉTAIRES
SECTION 2
BUDGET CONTROL AND
MONITORING PRINCIPLES
2.1.
Les crédits nécessaires aux
activités financières et aux activités
d’investissement de la ville doivent être
approuvés par le conseil préalablement à
leur affectation à la réalisation des
dépenses qui y sont reliées. Cette
approbation de crédits revêt la forme d’un
vote des crédits exprimé selon l’un des
moyens suivants :
2.1.
The funds necessary to the
financial activities and the activities of
investment of the City must first be
approved by Council before they are
appropriated to any related expenses.
Such approval is done in the form of a
vote expressed by:
Page 3
a)
b)
c)
l’adoption par le conseil du budget
annuel
ou
d’un
budget
supplémentaire;
l’adoption par le conseil d’un
règlement d’emprunt;
l’adoption par le conseil d’une
résolution ou d’un règlement par
lequel des crédits sont affectés à
partir de revenus excédentaires, du
surplus accumulé, de réserves
financières ou de fonds réservés.
a)
b)
c)
the adoption by Council of the
annual
budget
or
of
a
supplementary budget;
the adoption by Council of a loan
by-law;
the adoption by Council of a
resolution or of a by-law by which
credits are allocated from surplus
revenues, from the accumulated
surplus, from contingency reserves
or reserved funds.
2.2.
Pour pouvoir être engagée, toute
dépense doit être dûment autorisée par le
conseil ou un fonctionnaire autorisé en
vertu du règlement de délégation,
conformément à la procédure d’achats et
de transferts budgétaires.
2.2.
Any expenditure must be duly
authorized by Council or by an
authorized officer according to the
delegation by-law, prior to being
incurred, according to the purchasing
and budget transfer procedures.
2.3.
Tout fonctionnaire autorisé doit
observer le présent règlement ainsi que le
règlement de délégation lorsqu’il autorise
une dépense relevant de sa responsabilité
avant qu’elle ne soit engagée. Il ne peut
autoriser que les dépenses relevant de sa
compétence et n’engager les crédits prévus
à son budget que pour les fins auxquelles ils
sont affectés.
2.3.
Any authorized officer must
comply with this by-law and the
delegation by-law when any expenditure
under his responsibility is authorized
before it is incurred. He may only
authorize the expenditures under his
responsibility and commit only those
funds approved in his budget for the
purpose to which they were affected.
ARTICLE 3
MODALITÉS GÉNÉRALES DU
CONTRÔLE ET DU SUIVI
BUDGÉTAIRES
SECTION 3
GENERAL TERMS AND
CONDITIONS OF BUDGET
CONTROL AND MONITORING
3.1.
Lors de la préparation du budget
d’un
exercice
donné,
chaque
fonctionnaire autorisé doit s’assurer que
le budget dont il est responsable couvre
les dépenses de fonctionnement des
activités de son service.
3.1.
During the preparation of the
budget of a given exercise, each
authorized officer must ensure that the
budget for which he is responsible covers
all administrative expenditures of the
activities of its service.
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3.2.
Pour vérifier la disponibilité des
crédits préalablement à l’autorisation
d’une dépense, un fonctionnaire autorisé
doit consulter le système comptable de la
ville. Il en est de même pour le trésorier
ou le directeur général, le cas échéant,
lorsque l’un ou l’autre doit soumettre une
dépense pour autorisation au conseil.
3.2.
An authorized officer shall consult
the City’s accounting system to verify the
availability of funds, prior to the
authorization of an expenditure. The same
rule applies to the Treasurer and the
Director General, if necessary, when one
or the other must submit an expenditure
for the approval of Council.
3.3.
Un règlement ou une résolution du
conseil qui autorise une dépense doit faire
l’objet d’une recommandation favorable du
trésorier au préalable.
3.3.
A by-law or a resolution of Council
authorizing an expenditure must receive a
favourable recommendation from the
Treasurer prior to its adoption.
Le trésorier doit s’assurer que des crédits
suffisants existent pour les fins auxquelles la
dépense est projetée avant de donner une
recommandation favorable.
(Règlement 1508)
The Treasurer must verify that sufficient
funds are available for the purpose of the
proposed expenditure before giving a
favourable recommendation.
(By-law 1508)
3.4.
Si la vérification des crédits
disponibles démontre une insuffisance de
crédits, le directeur du service concerné,
ou le trésorier ou le directeur général le
cas échéant, doit procéder à un virement
budgétaire.
3.4.
If upon verification of the budget,
there are insufficient funds available to
cover the expenditure, the director
responsible, the Treasurer, or the Director
General, if so required, must proceed with
a transfer of funds.
3.5.
Un fonctionnaire ou employé qui
n’est pas un fonctionnaire autorisé ne
peut autoriser lui-même quelque dépense
que ce soit. Il peut toutefois engager ou
effectuer une dépense, qui a été dûment
autorisée au préalable par le directeur du
service concerné, s’il en a reçu le mandat
ou si sa description de tâches le prévoit.
(Règlement 1473)
3.5.
A municipal officer or employee
who is not an authorized officer cannot
approve any expenditure. Said municipal
officer or employee may however make or
incur an expenditure previously authorized
by the department director concerned if he
has received the mandate, or if its within
her job description.
(By-law 1473)
Abrogé.
(Règlement1508)
Repealed.
(By-law 1508)
ARTICLE 4
ENGAGEMENTS S’ÉTENDANT AUDELÀ DE L’EXERCICE COURANT
SECTION 4
COMMITMENTS EXTENDING BEYOND
THE CURRENT FISCAL YEAR
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4.1.
Toute
autorisation
d’un
engagement de dépenses qui s’étend audelà de l’exercice courant doit au préalable
faire l’objet d’une vérification des crédits
disponibles pour la partie imputable dans
l’exercice courant.
4.1
Any authorization of a commitment
to incur expenditure extending beyond the
current fiscal period must previously be
subject to verification that the funds are
available for the portion to be charged to
the current fiscal year.
4.2.
Lors de la préparation du budget de
chaque exercice, chaque directeur du
service concerné doit s’assurer que son
budget inclut les dépenses engagées
antérieurement qui seront imputées aux
activités financières de l’exercice en
préparation. Le trésorier doit s’assurer que
les crédits nécessaires à ces dépenses
sont correctement inclus au budget.
4.2.
During the budget preparation for
each fiscal year, each director of the
department concerned must ensure that
his budget forecast includes the previous
committed expenses which will be
charged to the financial activities of the
fiscal period in preparation. The Treasurer
must ensure that the necessary funds are
accurately included in the budget.
ARTICLE 5
DÉPENSES SPÉCIFIQUES
SECTION 5
SPECIFIC EXPENSES
5.1.
Malgré les dispositions du présent
règlement ainsi que du règlement de
délégation, le trésorier peut effectuer, sous
réserve des règles de reddition de
comptes, des paiements pour certaines
dépenses, telles :
5.1.
Notwithstanding the provisions of
this by-law and of the delegation by-law,
the Treasurer shall carry out, subject to
the rules of accounting procedures,
payments for certain expenditures, such
as:
a)
les dépenses d’électricité, de
chauffage et de télécommunication,
lesquelles sont payées sur réception
de facture;
les
dépenses
inhérentes
à
l’application
des
conventions
collectives ou reliées aux conditions
de travail et au traitement de base;
les engagements relatifs aux
avantages sociaux futurs;
a)
les quotes-parts des régies intermunicipales et des organismes
supramunicipaux;
d)
b)
c)
d)
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b)
c)
electricity,
heating
and
telecommunication expenses which
are paid upon reception of the
invoice;
expenses inherent to the application
of the collective agreements or
related to the working conditions and
to basic wages or salary;
commitments related to future
employee benefits;
shares of intermunicipal board and
of supramunicipal bodies;
e)
f)
g)
le remboursement du capital et des
intérêts du service de la dette;
les remboursements de taxes
foncières lors de l’émission d’un
nouveau certificat d’évaluation;
les
provisions
et
affectations
comptables.
e)
f)
g)
refund of capital and interest
payments of the debt service;
municipal real estate tax refunds
upon the emission of a new
certificate of evaluation;
Accounting
provisions
and
appropriations.
5.2.
Lors de la préparation du budget de
chaque exercice, chaque directeur du
service concerné doit s’assurer que son
budget couvre les dépenses particulières
dont il est responsable. Le trésorier doit
s’assurer que les crédits nécessaires à ces
dépenses particulières sont correctement
pourvus au budget.
5.2.
During the budget preparation for
each fiscal year, each department director
must ensure that his budget covers
particular
expenses
under
his
responsibility. The Treasurer must ensure
that the necessary funds are forecasted in
the budget.
5.3.
Abrogé.
(Règlement 1508)
5.3.
Repealed.
(By-law 1508)
ARTICLE 6
SUIVI ET REDDITION DE COMPTES
BUDGÉTAIRES
SECTION 6
MONITORING AND REDDITION OF
BUDGET ACCOUNTS
6.1.
Tout directeur du service concerné
doit effectuer trimestriellement un suivi du
budget dont il est responsable. Dès qu’il
anticipe un dépassement pour un poste de
dépenses, il doit en informer son supérieur
hiérarchique. Il doit justifier ou expliquer
par écrit toute variation budgétaire,
accompagné s’il y a lieu d’une demande
de virement budgétaire.
6.1
Each department director must
prepare a budget report every three
months for the activity he is responsible
for. As soon as he anticipates a cost
overrun regarding an expense, he must
inform his immediate superior. He must
justify or explain in writing any budgetary
variation, accompanied by a request for
reallocation of funds.
Si les fonds sont non disponibles pour
virement budgétaire afin de combler la
variation budgétaire, le directeur général
doit en informer le conseil et, s’il y a lieu,
lui soumettre un rapport proposant des
solutions pour l’obtention des crédits
additionnels requis.
If the funds are not available for transfer
to accommodate the requested budget
increase, the Director General must
inform Council, and if necessary, submit
a report suggesting solutions to obtain
additional funds.
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6.2.
Tel que prescrit par l’article 105.4
de la Loi sur les cités et villes, le trésorier
doit au cours de chaque semestre
préparer et déposer, lors d’une séance du
conseil, deux (2) états comparatifs portant
sur les revenus et les dépenses de la ville.
6.2.
As prescribed by section 105.4 of
the Cities and Towns Act, the Treasurer
must, for each six month period, prepare
and file with Council, two comparative
statements pertaining to the City’s
revenues and expenditures.
Tel que prescrit par l’article 105.4 de la Loi
sur les cités et villes, les premiers de ces
états comparatifs doivent être déposés, au
plus tard à une séance générale du
conseil du mois de mai. Ceux du second
semestre doivent être déposés lors de la
dernière séance générale du conseil tenue
au moins quatre semaines avant la
séance du conseil où le budget de
l’exercice financier suivant doit être
adopté.
As prescribed by Section 105.4 of the
Cities and Towns Act, the first of these
comparative statements must be filed at
the latest, at a general Council meeting
held in May. The statements for the
second six-month period must be filed at
the last general Council meeting held at
least four weeks before the Council
meeting at which the budget for the
following fiscal year is to be adopted.
6.3.
Afin que la ville se conforme à
l’article 82 et au cinquième alinéa de
l’article 477.2 de la Loi sur les cités et
villes, le trésorier doit aussi préparer et
déposer périodiquement au conseil un
rapport compilé des dépenses autorisées
par tout directeur de service conformément au règlement de délégation.
6.3.
In order for the City to comply with
section 82 and the fifth paragraph of
section 477.2 of the Cities and Towns
Act, the Treasurer must also periodically
prepare and submit to the Council, a
report indicating all authorization of
expenditures granted by a Department
Director in accordance to the delegation
by-law in force.
ARTICLE 7
ENTRÉE EN VIGUEUR
SECTION 7
COMING INTO FORCE
Le présent règlement entre en vigueur
conformément à la loi.
(Signé/Signed) Karin Marks
MAIRE / MAYOR
This by-law shall
according to law.
come
into
(Signé/Signed) Mario Gerbeau
Greffier de la ville / City Clerk
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force