Dossier technique

Iers MACA
*
de la
Société
Française
de Cancérologie
Privée
*
Les Meilleurs Articles Cancérologiques de l’Année choisis par les orateurs
les "must" de la littérature de l’année en pratique clinique
9-12 Mai 2012
AJACCIO
ORGANISATION
H. RHLIOUCH, Président de la SFCP
G. AUCLERC, Past-Président
D.BONNARD, Secrétaire Gal
Ph. JANORAY, Trésorier
J.F. MORERE
J.Ph. SPANO
COMITÉ SCIENTIFIQUE
E. ACHILLE, E. CHIRAT, Ph. DALIVOUST,
Ph. GOMEZ, J.L. GUILLET, D. JAUBERT,
H. LAUCHE, D. MANOUX, A. MATHIEU,
H. VIGNER, R. VILLET.
Dossier technique
www.sfcp-cancer.com
9-12 Mai 2012
AJACCIO
Organisation
• La lettre de Zohar Communication
• La lettre du CNO
Informations pratiques
• Les Hôtels localisation
• Les Hôtels disponibilités et tarifs
Sponsoring
Organiser un symposium
Espace commercial • paramètres techniques & tarifs
• plan des stands
Rétro-planning
Sommaire
Devis Cancéro-congrès
Contacter Zohar Communication
z
r
a
oh
Neuilly, le 15 Septembre 2011
Chère Madame, Cher Monsieur.
La SFCP a décidé d’organiser son prochain Congrès National au Palais des Congrès d’AJACCIO (site : www.ajaccio-sudcorse.cci.fr) du 09 au 12 mai 2011.
ZOHAR Communication s’est vue confier l’organisation logistique de toutes les prestations qui auront lieu sur place.
Dans ce but et depuis plusieurs mois, à votre intention, tous les hôtels d’Ajaccio disponibles ont été retenus pour la SFCP durant ces 3 jours, ainsi que les
fournisseurs externes, nécessaires à cette manifestation (autocaristes, standistes, prestataires audiovisuels…)
L’unité de lieu a été recherchée afin de garantir la présence de tous les participants aux sessions scientifiques et de renforcer la convivialité attendue par les
Congressistes.
Une équipe SFCP sera présente en permanence pour l’encadrement du Congrès.
Tout est intégré dans la proposition et fait partie d’un package éclaté selon les postes indiqués dans le devis du bureau d’Organisation.
Vous trouverez sur le site un dossier technique, logistique et financier (soumis et accordé par le CNO) vous permettant de choisir plus facilement la participation que vous aurez déterminée (symposium, stand, apéritif/débat, sacoches, invitations, subvention…).
Un choix de prestations complémentaires sur place (stand, mobilier, sympo, transferts particuliers ou individuels….) vous sera proposé selon vos demandes.
ZOHAR Communication est l’agence de la SFCP.
Toutes les prestations autres que mentionnées dans le devis ( telles que transports, transferts privés, dîners-hors dîner du congrès….) ainsi que la gestion de
vos invités étant assurée par vos soins ou au travers de vos agences habituelles.
Dans l’attente de vos décisions, nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire.
Nous vous prions d’agréer, Chère Madame, Cher Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
F. AUCLERC
B. de CHEVRON VILLETTE
NB : Tous les dossiers techniques, avec ces informations, sont sur le site SFCP www.sfcp-cancer.com. Pour éviter pertes de temps et d’Informations, merci de transmettre ce dossier aux différents services (et –ou- agences) concernés et de privilégier un seul interlocuteur).
Afin de ne pénaliser aucune société, seules les réponses écrites seront traitées, et dans l’ordre chronologique de réception.
Les différentes demandes seront ensuite attribuées , dans le même souci d’équité, au reçu des devis retournés signés et accompagnés du virement des 1ers arrhes.
ATTENTION La capacité des hôtels d’AJACCIO n’est pas extensible, La SFCP ayant réservé le maximum de chambres, notre recommandation est de vous inscrire
le plus rapidement possible
9-12 Mai 2012
AJACCIO
La lettre
du CNO
www.hotel-napoleon-ajaccio.fr
www.hoteldugolfe.com
Napoléon
Golfe
www.hotel-kallisteajaccio.com
www.albion-hotel.com
www.hotelimperial-ajaccio.fr
Castel
Vecchio
www.mercure.com/Ajaccio
Fesch
Impérial
www.hotel-castelvecchio.com
Kalliste
Albion
Mercure
Spunta
di Mare
www.hotel-fesch.com
www.hotel-cala-di-sole.com
AJACCIO
www.hotel-campodelloro.com
Palais des
Congrès
La
Pinède
Cala
di Sole
http://hotel-spuntadimare.com
Campo
Dell'Oro
www.2a.cci.fr
www.la-pinede.com
San Carlu www.hotel-sancarlu.com
Les
Mouettes
www.hotel-dolcevita.com
Dolce Vita
http://hotel-la-parata.com/
La Parata
Les
Sanguinaires
Les
Calanques
Palazzu
u Domu
www.hotellesmouettes.fr
www.palazzu-domu.com
www.sofitel.com/Ajaccio
Sofitel
www.residence-lescalanques.fr
www.residence-les-sanguinaires.com
Coralia
Marina Viva
www.marinaviva.fr
1 km
Les Hôtels
Localisation
9-12 Mai 2012
AJACCIO
Nom
3*
3*
3*
3*
3*
2*
4*
3*
3*
3*
2*
3*
4*
3*
4*
2*
3*
3*
4*
2*
5*
Les Hôtels
Albion
Cala di Sole
Calanques
Campo dell’Oro
Castel Vecchio
Coralia Marina Viva
Dolce Vita
FESCH
Golfe
Impérial
Kalliste
Mercure
Mouettes
Napoléon
Palazzu u Domu
Parata
Pinède
San Carlu
Sanguinaires
Spunta di mare
Sofitel
Tarifs
Supplément
Petit-déjeuner
HT
Nombre
chambres
145,00 €
120,00 €
130,00 €
174,00 €
135,00 €
160,00 €
205,68 €
149,00 €
180,00 €
125,00 €
20,00 €
20,00 €
60,00 €
42,32 €
Inclus dans tarifs
prix double à usage single
offert
Inclus dans tarifs
125,00 €
182,00 €
160,00 €
210,00 €
12,00 €
20,00 €
13,23 €
17,06 €
10,43 €
16,11 €
20
15
30
30
40
50
20
18
32
20
3
15
10
10
45 0rateurs
145,00 €
145,00 €
150,00 €
110,00 €
293,83 €
prix double à usage single
9,00 €
7,11 €
10,00 €
9,00 €
24,64 €
12
35
20
8
20
Congrès HT
Disponibilités Hôtelières
du 9 au 12 Mai 2012
Résultat de notre consultation
double HTC
30,00 €
30,00 €
20,00 €
10,00 €
prix double à usage single
prix double à usage single
20,00 €
7,50 €
prix double à usage single
prix double à usage single
prix double à usage single
11,34 €
8,53 €
9,48 €
18,95 €
8,28 €
8,53 €
8,03 €
9-12 Mai 2012
AJACCIO
Plusieurs actions de sponsoring sont possibles :
Et après accord du Comité d’organisation du Congrès
• Prise en charge des livres d’abstracts
• Insertion dans les sacoches
• Déjeuner/Débat
• Prise en charge des sacoches
• Apéritif/Débat
- 4éme page de couverture
- 2ème page de couverture
- 3ème page de couverture
- page intérieure
• Prise en charge des bloc-notes et stylos
• Clés USB
• Parapluies
Sponsoring
9-12 Mai 2012
AJACCIO
PROCESS général à tout symposium
• Le 1er programme du Congrès sera mis en ligne dans le courant d’Octobre 2011. Les industriels souhaitant l’organisation
d’un symposium peuvent envoyer leur demande aussitôt en
précisant l’objet de leur communication. Le Comité Scientifique statuera sur la validité de leur demande et leur en confirmera la possibilité ainsi que le positonnement le mieux adapté
dans le programme.
• Tous les symposia confirmés par le Comité Scientifique seront indiqués dans le programme final qui sera disponible sur
le site internet ainsi que sur le programme final imprimé.
• La présentation et la promotion du symposium ne seront
autorisées (sauf demande expresse préalable accordée par le
Comité d’organisation du Congrès) que dans l’espace exposant.
• Les coûts liés aux intervenants, prestataires (techniciens spécifiques ou autres…) sont à la charge de la société sponsor.
• Une salle de Preview est mise à disposition au centre du
Congrès. Les différents intervenants y ont accès à tout moment. Cependant il est hautement recommandé que les
dernières vérifications de chacun interviennent au moins 1h
avant leur intervention. Un technicien sera présent dans chaque salle de conférence.
Conditions financières pour tout symposium
Versement de 50% à signature du devis
Versement de 50% -60 jours avant le début de l’intervention
Comme habituellement, un symposium peut être envisagé, dans le cadre du Congrès, après accord du Comité
d’Organisation et pour une durée de 60 minutes.
Grande salle (450 places)
Petite salle (120 à 200 Places)
22 000 € + TVA 19,6%
16 000 € + TVA 19,6%
• Les industriels désirant organiser un symposium prennent en charge la responsabilité logistique et financière de leur
opération ainsi que tous les frais inhérents de leurs orateurs intervenant pendant leur symposium.
• Leur symposium (et son intitulé) sera annoncé dans le programme et le montant demandé correspond à la location
de la salle ainsi que le matériel de base :
-Ecran
-PC
-Flèche laser
-Table orateurs pour 2 à 4 personnes (avec 3 micros fixes)
-1 pupître (avec 1 micro pupître)
-2 micros HF
-1 technicien
-2 hôtesses pour passage des micros (questions/réponses)
• Après examen et accord du Comité scientifique du Congrès, les sociétés sponsors devront informer l’Organisation
du Congrès pour le matériel complémentaire qu’elles souhaitent apporter dans le cadre de leur symposium
Symposium
9-12 Mai 2012
AJACCIO
Les stands sont vendus en espace nu.
Une structure de base commune à tous est
comprise dans le prix indiqué, à savoir :
• 3 Cloisons
• 1 boîtier électrique correspondant à 1 kw
• 1 rail de 3 spots
• 1 enseigne
• 1 moquette (même couleur pour tous)
L’espace commercial se tiendra dans le rez de chaussée du Palais des Congrès
C’est le lieu de passage obligé de tous les Congressistes.
Pour tout souhait de stand nous vous remercions de renvoyer le formulaire dûment rempli et signé,
par e mail et courrier à ZOHAR :
[email protected] / 13 Rue Montrosier 92 200 Neuilly S/Seine
En n’oubliant pas de préciser
• Nom de la personne responsable du dossier et ses coordonnées :
• Téléphone, fax, e-mail
• Nom du service concerné (service Congrès, service relations manifestations, service marketing Oncologie…)
• Adresse postale
• Bon de commande ++++
ATTENTION : Si Le libellé doit différer entre le devis et l’envoi de facture merci de nous indiquer les 2 informations
AVEC PRECISION pour chaque cas.
Espace commercial
9-12 Mai 2012
AJACCIO
TARIFS DES STANDS
6 m²
9 m²
12 m²
18 m²
27 m²
5 000 € + TVA 19,6%
6 000 € + TVA 19,6%
8 000 € + TVA 19,6%
10 000 € + TVA 19,6%
15 000 € + TVA 19,6%
Table Avec 2 chaises 2 000 € +TVA 19,6%
Conditions financières pour les stands :
• Versement de 50% à signature du devis
• Versement de 50% 60 jours avant le début du
Congrès
LIVRAISON DU MATÉRIEL
Les industriels ont la possibilité de faire livrer leur matériel au Palais des Congrès d’Ajaccio 3 jours avant la manifestation soit dès le lundi matin 07/05/12. Leur matériel et documents seront entreposés dans une salle réservée à cet effet
(voir conditions et libellé précis dans le rétro-planning).
MONTAGE ET DÉMONTAGE
Le montage des stands pourrait commencer le mardi près-midi au palais des Congrès (sous réserve de la disponibilité
du Palais des Congrès à cette date) et de toute façon dès le mercredi matin 09/05.
Le démontage se fera à partir du samedi 12/05 à 12h30 et devra être terminé à 18h.
ASSURANCE
Le matériel des stands doit être couvert par chaque utilisateur et donc par une assurance spécifique que l’utilisateur
aura contractée auprès de la compagnie d’assurances de son choix.
MATÉRIEL COMPLÉMENTAIRE
Le matériel complémentaire souhaité se fera selon les besoins exprimés et sera facturé après signature de devis spécifique à chaque entité.
Espace commercial
TERRASSE COUVERTE 150m2 VUE MER
23
25
24
stands 6m2
26
stands 9m2
BAR
stands 12m2
espace
détente
stands 18m2
stand 27m2
21
22
asc.
19
20
18
vestiaire
vers salle plénière
salle de sous com
et restaurant
14
15
16
17
8
13
7
12
11
10
9
6
5
4
3
administration
PC sécurité
2
Entrée principale
1
a
accueil
Stands
9-12 Mai 2012
AJACCIO
Possibilité d’envoi du matériel à l’avance par vos
transitaires au Palais des Congrès d’Ajaccio
avec sur chaque colis spécification,
bien en évidence :
Expéditeur : Laboratoires X, Mme Y
Destinataire :
Congrès SFCP – 9-12 Mai 2012
Doc Sympo ou Doc Stand ou Doc sacoche
Congrès ou Doc salle plénière
Ces documentations seront stockées dès leur arrivée.
Ce rétroplanning a été élaboré dans le but de faciliter la gestion de votre dossier et d’en assurer le suivi dans les
meilleures conditions, merci de communiquer ce dossier technique à tous vos services (et-ou-agences ) concernés.
Octobre 2011
Présentation et mise sur site SFCP dossiers techniques et devis Bureau d’Organisation
30 Novembre 2011 Décision des laboratoires pour stands et symposia
Choix des hôtels et éventuellement prestations complémentaires
Définition de choix d’agences ou non des laboratoires
Finalisation des devis (selon choix chaque laboratoire)
31 Décembre 2011
Retour des devis acceptés et signés et bons de commande
avec virement 1ers arrhes (selon indication des devis SFCP/CC)
Envoi de la 1ère liste des orateurs.
Envoi coordonnées hôtels (mais déjà dans dossier technique)
30 Janvier 2012 1ère liste des médecins invités + Orateurs /laboratoires
15 Février 2012 Règlement des 2e versements et confirmation des médecins invités
Date limite pour le choix des orateurs pris en charge par les laboratoires (liste actualisée)
Envoi catalogue standiste
Demande prestation traiteur , audio visuel spécifique symposium, standiste (mobilier )
A titre indicatif nous vous indiquons que le matériel et la documentation pourront être stockés
3 jours avant la manifestation dans des locaux spécifiques du Palais des Congrès
25 Mars 2012 Envoi des devis prestataires (stands, matériel, prestations spécifiques stands)
10 Avril 2012
Finalisation des commandes (Traiteur et stand)
Versement du 3e Acompte
Rétro-planning
Cancéro Congrès
DEVIS: Référence Bureau d’organisation pour Congrès SFCP Iers MACA Corse 9-12 Mai 2012
possibilité de télécharger sur www.sfcp-cancer.com le devis Excel pour LABORATOIRE ou inscription INDIVIDUELLE
Prix HT Unitaire TVA
Montant TVA
Inscriptions
CancéroCongrès - SFCP
Docteur Ph. Janoray
11 Rue Montigny
21 000 Dijon
• Inscriptions Congrès prix réduit (jusqu’au 30/02/12)
• Inscriptions Congrès staff
(si quota médecins atteint avec un maximum de 4 staffs)
• Inscriptions Congrès tardive (après le 30/02/12)
Total inscriptions
SYMPOSIUM et STAND
Symposium salle plénière (grande salle)
Symposium petite salle
Stand 9 m2 (espace nu)
Stand 12 m2 (espace nu)
Stand 18 m2 (espace nu)
RELEVÉ D’IDENTITÉ BANCAIRE
HSBC France
titulaire du compte
Cancéro-Congrès SARL
chez Dr Janoray
11 Rue Montigny
21 000 . Dijon
RIB - identifiant de Compte National
code banque : 30056
code guichet : 00320
numéro de compte : 03200076423
clé rib : 58
19,60%
650,00 €
250,00 € 700,00 € 22 000,00 €
16 000,00 €
7 000,00 €
12 000,00 €
14 000,00 €
Prestations Hôtel et repas
Hôtel (base double à usage single) 3 nuits
170€/nuit (moyenne retenue ***)
petit déjeuner inclus 3 nuits (moyenne retenue ***)
2 déjeuners (jeu-ven)+ 1 Brunch (sam) (45€/déj) 1 dîner Congrès le vendredi soir 11 Mai
5 pauses x 8,00€
Transferts Aéroport/palais des Congrès/hôtels/Aéroport 4 jours
Montant Total (moyenne retenue par personne)
510,00 €
36,00 € 135,00 € 50,00 € 40,00 €
45,00 €
1466,00 €
*** Les prix des différents hôtels sont affichés sur une page spéciale car 15 hôtels sont retenus)
IBAN - identifiant international
FR76 3005 6003 2003 2000 7642 358
code bic : CCFRFRPP
Ce prix ne comprend pas : domiciliation : HSBC FR DIJON
Conditions d’annulation (selon les prestataires)
• les prestations non mentionnées
Conditions de paiement : • le transport
• Les cloisons de stands, le mobilier, moquette et parquet
• les différentes prestations sur stand @
Prix Total TTC
toute reservation et tout courrier sont à renvoyer par e mail et courrier à ZOHAR
[email protected] / 13 Rue Montrosier 92 200 Neuilly S/Seine
Signature Laboratoire ou Individuel
• 40% à signature du devis
• 30% au 1er janvier 2012
• Solde au 1er Avril 2012
Signature Cancéro Congrès
9-12 Mai 2012
AJACCIO
z
pour tout renseignement et confirmation concernant la SFCP & Cancéro-Congrès, s’adresser à :
r
a
oh
zohar communication
13 rue Montrosier
92 200 Neuilly sur Seine
06 07 08 39 50
[email protected]
Contacts