Circulaire n° COL 1/2000 du Collège des Procureurs généraux près

COLLEGE DES PROCUREURS GENERAUX
Bruxelles, le 15 février 2000.
Circulaire n° COL 1/2000 du Collège des Procureurs généraux près les
Cours d’appel
Monsieur/Madame le Procureur général,
Monsieur/Madame le Magistrat national,
Monsieur/Madame le Procureur du Roi,
Monsieur/Madame l’Auditeur du Travail,
Objet : Utilisation du courrier électronique (e-mail), d'Intranet, de Fedenet et d'Internet par le
magistrat de parquet.
Le centre de traitement de l'information (C.T.I.) du ministère de la Justice a récemment mis
l'application "e-mail" à la disposition des magistrats du ministère public. Certaines directives
s'imposent toutefois à cet égard.
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1. Qu'entend-on par "e-mail"?
L'"e-mail" est un système de courrier électronique dont le fonctionnement est comparable à la
poste traditionnelle.
Il permet de déposer un message dans la boîte aux lettre (mailbox) de l'ordinateur d'un
destinataire. Après avoir introduit son mot de passe personnel, ce dernier peut consulter les
messages de sa boîte aux lettres, les imprimer, les modifier, les effacer ou les expédier vers
d'autres destinataires.
De cette manière, un utilisateur peut expédier ou recevoir des messages par voie électronique
et même, via Internet, entrer en contact avec un destinataire qui se situe en dehors du réseau
du ministère de la Justice.
Rue Ernest Allard, 42 - 1000 Bruxelles - Tél. : 02/500 86 01 - Fax : 02/500 86 13
2
Les messages peuvent être rédigés à l'aide de l'éditeur de texte "e-mail" et des documents
rédigés au moyen d'autres programmes, tels que Word, peuvent en outre être expédiés en
annexe d'un message "e-mail" (attachment).
Chaque utilisateur qui met son poste de travail en marche est averti de la présence dans sa
boîte aux lettres de nouveaux messages ou de messages non consultés. Il doit cependant
prendre lui-même l'initiative de consulter sa boîte aux lettres (mailbox).
Vous trouverez à ce sujet un mode d'emploi en annexe.
2. Configuration de l'"e-mail"
Aucune modification de la configuration de l'"e-mail" qui a été installée par le CTI n'est
autorisée.
3. Secret
Chaque magistrat dispose de sa boîte aux lettres (mailbox), dans laquelle ses messages
électroniques sont conservés. Un mot de passe personnel, accordé par le gestionnaire du
système à chaque magistrat, donne accès à celui-ci. Le magistrat est tenu à la confidentialité de
son mot de passe.
4. Consultation de la boîte aux lettres (mailbox)
Lorsqu'il n'est pas en congé, le magistrat relèvera quotidiennement sa boîte aux lettres.
5. Nature des messages électroniques
Jusqu'à nouvel ordre, l'"e-mail" ne peut être utilisé que pour des messages non officiels.
S'agissant de l'échange de courrier électronique au sein d'un même parquet, le chef de corps
pourra en accord avec le secrétaire en chef, admettre ou introduire certaines dérogations. Ils
veilleront toutefois à ce que les services administratifs soient toujours capables de distinguer la
correspondance officielle afin de pouvoir gérer les dossiers en toute circonstance. Il va de soi
que des documents ou des messages officiels pourront être transmis à titre officieux par
courrier électronique, à condition qu'ils soient ensuite transmis par la voie officielle pour
confirmation.
3
6. Mesures à prendre en cas d'absence prévue (congé,…) 12
6.1. Avis d'absence automatique
Si le propriétaire d'une boîte aux lettres est absent pendant une période déterminée, il a la
possibilité de rédiger un avis standard qui mentionne la durée de son absence ainsi que le nom
de son remplaçant. Si pendant cette période un message lui est envoyé, l'expéditeur recevra en
retour un message contenant cet avis.
6.2. Déviation du courrier
Si le propriétaire d'une boîte aux lettres est absent pendant une période déterminée, il dispose
également de la possibilité de dévier automatiquement tous les messages entrants vers la boîte
aux lettres d'un collègue ou du secrétariat.
7. Archivage des messages entrants et sortants
7.1. Messages sortants
Le magistrat a la possibilité de régler la fonction ad hoc (voir mode d'emploi) afin de
sauvegarder automatiquement son courrier sortant dans un "classeur" spécifique.
7.2. Messages entrants
Le système dispose également d'une fonction qui permet au magistrat de sauvegarder les
messages qu'il juge utiles ou nécessaires. Il effacera les messages superflus chaque semaine.
8. Authenticité de l'expéditeur
Votre attention est attirée sur le fait que le nom de l'expéditeur d'un message (tant sur le réseau
du ministère de la Justice que sur Internet) est susceptible de manipulation.
9. Intranet, Fedenet et Internet
Vous voudrez bien trouver en annexe la note du ministère de la Justice du 18 mars 1998, dont
les principes ont été approuvés, lors de sa réunion du 16 juin 1998, par le Collège des
procureurs généraux. Il convient toutefois de signaler que le réseau Fedenet n'est pas encore
accessible. Par ailleurs, l'accès à Internet est subordonné à un mot de passe personnel que le
magistrat peut solliciter par l'entremise du gestionnaire du système.
1
Le système lui-même ne prévoit rien en cas d'absence imprévue, par exemple en cas de maladie ou d'accident.
Il conviendrait de trouver localement une solution à cet égard. Le gestionnaire du système pourrait, par
exemple, avoir accès à la boîte aux lettres du magistrat absent afin d'y introduire un avis d'absence ou une
déviation.
2
Cette disposition n'est pas applicable en pratique aux magistrats des parquets généraux.
4
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Pour de plus amples renseignements en ce qui concerne l'utilisation du courrier électronique et
l'accès aux banques de données du ministère de la Justice, vous voudrez bien vous adresser au
gestionnaire du système, qui a reçu du CTI l'information nécessaire à cet égard.
F. SCHINS,
Procureur général de Gand
A. VAN OUDENHOVE,
Procureur général de Bruxelles
Président du Collège
A. THILY,
Procureur général de Liège
G. LADRIERE,
Procureur général de Mons
Chr. DEKKERS,
Procureur général d’Anvers
Le Ministre de la Justice
Bruxelles, 18-03-1998
Note au Collège des Procureurs généraux.
Accès de l'Ordre judiciaire à Intranet Justice
Fedenet
Internet
L'objectif de la présente note est de définir les principes généraux en vue d'accorder aux
membres de l'ordre judiciaire l'accès à la consultation et à l'impression d'information
électronique disponible sur les réseaux fermés (Intranet Justice et Fedenet) ainsi que sur les
réseaux ouverts (Internet).
1. Intranet Justice.
La Justice dispose de son propre réseau, basé sur la technologie du 'router' ainsi que sur le
protocole TCP/IP. Le réseau est basé principalement sur 30 noeuds, installés dans chacun des
27 parquets des Procureurs du Roi, dans les 2 cours d'appels. où les noeuds sont installés dans
un bâtiment autre que celui du parquet. ainsi qu'un au Ministère de la Justice. Il s'agit d'un
réseau maillé, ce qui signifie que chacun des carrefours est accessible par au moins deux voies.
Les différents services judiciaires présents au sein d'un arrondissement sont connectés à ces
carrefours. qu'il s'agisse des cours et tribunaux, des brigades de la police judiciaire ou encore
des établissements pénitentiaires.
Je vous prie de trouver ci-joint un schéma de cette structure en réseau (annexe 1).
Ce réseau standardisé est la structure physique de base pour la communication électronique,
structurée ou non, au sein de la Justice. De tels réseaux fermés au sein d'une entité qui reposent
sur les mêmes standards techniques qu'Internet, sont regroupés sous le vocable 'Intranet'.
A ce jour, les greffes et secrétariats de parquets informatisés sont reliés à Intranet.
La situation actuelle pour la magistrature debout est la suivante:
- les magistrats des parquets et parquets généraux disposent du matériel nécessaire'. Celui-ci
doit encore être connecté au réseau. Son exécution est prévue à partir du second trimestre
de 1998.
- Les magistrats des auditorats et auditorats généraux recevront prochainement le matériel
nécessaire. Les commandes ont été envoyées fin 1997. Etant donné qu'il faut encore càbler
intégralement les cours et tribunaux du travail. ce travail s'étendra sur toute l'année.
Un certain nombre de banques de données sont déjà disponibles sur Intranet Justice ou le
seront à court terme. Il y a cependant lieu de distinguer une série de banques de données
confidentielles telles que le casier judiciaire central, le fichier central des détenus et la
référothèque des affaires en cours. La réglementation de l'accès à ce type de banques de
données ne constitue pas l'objet de la présente note. Cette note porte sur les banques de
données non-confidentielles sur Intranet, à savoir la législation, les titres et la jurisprudence de
la banque de données Justel ainsi que le website de la Justice sur lequel le Moniteur Belge
électronique peut aujourd'hui être consulté.
Afin de régler l'accès à ces banques de données, le principe suivant devrait être appliqué:
1. toute personne qui travaille au tribunal ou au parquet peut avoir accès aux banques
de données non-confidentielles d'intranet Justice.
2. Fedenet.
Fedenet (le réseau de l'autorité fédérale) remplace l'actuel réseau Bistel par la nouvelle
technologie Internet. Une information, d'accès facile et émanant de divers départements et
institutions, sera disponible pour un groupe restreint d'utilisateurs.
Le pouvoir judiciaire est repris dans ce groupe restreint.
Les banques de données actuellement disponibles sur Fedenet sont les télex de Belga et le
Moniteur Belge. Dans un futur proche, cette offre sera élargie notamment aux banques de
données des services d'information fédéraux (qui est qui au niveau des pouvoirs publics). aux
communiqués de presse étrangers, à la banque de données du parlement....
Une liaison est établie entre Intranet Justice et Fedenet via un firewall. Cette liaison permet
d'avoir accès à Fedenet à partir d'Intranet Justice, mais pas inversement. Tout ordinateur
connecté à Intranet est donc physiquement aussi relié à Fedenet (voir schéma en annexe 2).
Afin de régler l'accès aux banques de données disponibles sur Fedenet, le principe suivant
devrait être appliqué:
2. toute personne qui travaille au tribunal ou au parquet peut avoir accès aux banques
de données disponibles sur Fedenet.
3. Internet
Internet est un réseau de réseaux, une suite de milliers de réseaux informatiques et
d'ordinateurs différents à travers le monde entier.
Etant donné l'immensité de l'environnement, Internet offre une quantité innombrable
d'informations en tout genre. Il n'est dès lors pas difficile de perdre beaucoup de temps avant
de trouver une information utile sur Internet, qui offre par ailleurs la possibilité de disposer
immédiatement d'une information jadis quasi inaccessible. en provenance du monde entier.
La liaison entre Intranet Justice et Internet est établie via un firewall. Ainsi, toute personne
connectée à Intranet peut avoir accès à Internet par le biais du firewall, mais pas inversement.
Cet accès est attribué nominativement et exige l'introduction d'un mot de passe. La gestion de
ceci est centralisée. Par ailleurs, les unités de temps de connection pour chaque consultation
sont enregistrées.
Etant donné que l'information contenue sur Internet dépasse le cadre professionnel, il me
semble indiqué d'en réserver l'accès aux personnes pour qui cette source d'information
représente une plus-value pour leurs activités professionnelles.
C'est pourquoi le principe suivant pourrait être appliqué:
3. l'accès à Internet n'est pas généralisé mais est limité aux magistrats nommés au cadre.
Il sont censés utiliser cette opportunité de manière responsable et seulement pour
leurs activités professionnelles. Le chef de corps aura la possibilité de contrôler les
unités de temps utilisées.
Etant donné qu'il ne s'agit pas d'une information opérationnelle, l'utilisation
simultanée sera limitée par le biais de la capacité de la ligne qui relie Intranet Justice
à Internet et ce, afin d'éviter la saturation d'Intranet.
Version 0.5 - Octobre 1999
Ministère de la Justice
---Services généraux
---Centre de traitement de
l’information
---Feedback:
[email protected]
E-MAIL
AVEC NETSCAPE
COMMUNICATOR 4.5
-----Introduction
Contenu
1. INTRODUCTION ...................................................................................................................................... 3
2. LE PROGRAMME .................................................................................................................................... 4
2.1. LANCER LE PROGRAMME ......................................................................................................................... 4
2.2. LA FENÊTRE MAILBOX ............................................................................................................................ 4
3. MESSAGES................................................................................................................................................ 6
3.1. ENVOYER UN MESSAGE ........................................................................................................................... 6
3.2. RECEVOIR UN MESSAGE ........................................................................................................................... 7
3.3. SUPPRIMER UN MESSAGE ......................................................................................................................... 7
3.4. RÉPONDRE À UN MESSAGE ....................................................................................................................... 8
3.5. TRANSMETTRE UN MESSAGE .................................................................................................................... 9
3.6. JOINDRE DES DOCUMENTS ET D’AUTRES FICHIERS ................................................................................... 10
3.7. VISIONNER LES FICHIERS ANNEXÉS......................................................................................................... 11
4. CARNETS D’ADRESSES........................................................................................................................ 12
4.1. GÉNÉRALITÉS ....................................................................................................................................... 12
4.2. GLOBAL ADDRESS LIST: MINISTÈRE DE LA JUSTICE ................................................................................ 12
4.3. PERSONAL ADDRESS BOOK ................................................................................................................... 13
4.3.1. Généralités................................................................................................................................... 13
4.3.2. Ajouter une adresse...................................................................................................................... 13
4.3.3. Supprimer une adresse ................................................................................................................. 14
4.3.4. Listes d’envoi ............................................................................................................................... 14
5. FONCTIONALITÉS SUPPLÉMENTAIRES.......................................................................................... 17
5.1. AVIS D’ABSENCE AUTOMATIQUE ............................................................................................................ 17
5.2. DÉTOUR DU MAIL .................................................................................................................................. 17
5.3. ACCUSÉ DE RÉCEPTION.......................................................................................................................... 17
6. CRÉER UNE ARCHIVE DES MESSAGES TRANSMISES ET REÇUS.............................................. 19
7. NETIQUETTE ......................................................................................................................................... 21
8. COMMENT RÉSOUDRE DES PROBLÈMES QUI NE FIGURENT PAS DANS CETTE NOTE
EXPLICATIVE ?.......................................................................................................................................... 22
8.1. TOOLTIPS ............................................................................................................................................. 22
8.2. FONCTION D’AIDE INCORPORÉE ............................................................................................................. 22
8.3. ESSAYEZ VOUS-MÊME ........................................................................................................................... 22
8.4. ÇA NE FONCTIONNE PAS ........................................................................................................................ 22
2
1. Introduction
E-mail est l'abréviation de "electronic-mail" - "courrier électronique" en français. Il s’agit de
l’échange de messages par voie informatique.
Souvent, l'e-mail se substitue efficacement à d'autres formes de communication.
A titre d'exemple, il est plus pratique de recevoir un document par e-mail que par fax (vous
pouvez retravailler un document WORD, en reprendre des fragments dans d'autres documents,
le rediffuser sans perte de qualité, etc.). Il est plus facile de communiquer des informations aux
personnes qui sont souvent en réunion par le biais de l'e-mail plutôt que d’essayer de les
joindre par téléphone. Toutefois, il est bien évident que dans de nombreuses situations le rôle
joué par les moyens de communication classiques reste important.
Naturellement, l'e-mail n'a d'utilité que si chaque utilisateur répond régulièrement à son e-mail.
C'est là une partie de la culture d'entreprise qu'il conviendra de développer à court terme parce
qu'elle répond aux attentes du monde extérieur.
L'utilisation de l'e-mail est en fait très simple. Nous espérons que cette brève introduction vous
aidera à vous familiariser avec le système.
3
2. Le programme
2.1. Lancer le programme
Deux possibilités s'offrent à vous :
Vous double-cliquez sur le pictogramme dans le coin inférieur droit de votre écran qui
ressemble à une enveloppe. Vous entrez ainsi directement dans le programme mail.
OU
Vous démarrez Netscape Communicator et cliquez sur le bouton "Mailbox" de la barre des
boutons flottante1 ou sur le bouton "Messenger Mailbox" du menu "Communicator".
l'Ordinateur vous demande votre mot de passe (ce mot de passe empêche que des collegues
puissent lire votre e-mail ou envoyer du e-mail sous votre nom). C’est le mot de passe que
vous avez reçu de votre gestionnaire qui donne l’accès au système via exceed.
2.2. La fenêtre Mailbox
En haut de cette fenêtre figure une barre des boutons. Le plus important d'entre eux est le
bouton New Message. Vous utiliserez ce bouton pour envoyer des messages.
1
Si vous avez perdu la barre des boutons flottante, vous pouvez la rappeler en
sélectionnant "Show component bar" dans le menu "Communicator".
4
A gauche le dossier ouvert. est indiqué. En règle générale il s'agit de "INBOX" dans notre
mailbox sur le serveur (imap).
A droite la liste des messages qui se trouvent dans notre mailbox est indiqué.
En-dessous à droite est affiché le contenu du message actuellement sélectionné.
5
3. Messages
3.1. Envoyer un message
Sélectionnez le bouton New Message:
Vous obtenez une fenêtre dans laquelle vous pouvez écrire votre message.
Avant tout, vous devez en déterminer le destinataire. Pour ce faire, vous introduisez son
adresse e-mail dans le champ "To:". Vous pouvez indiquer plusieurs destinataires.
En principe, au sein du département les adresses e-mail prennent la forme suivante :
pré[email protected]. Pour des raisons techniques, les accents et les espaces ont été
supprimés des noms. Exemple : [email protected]
Pour certaines adresses, la partie qui suit le symbole @2 est la même que la vôtre. Dans ce cas,
il n’est pas nécessaire de la retranscrire. Exemple : jan.vandenberghe
En règle générale, il n’est pas nécessaire d’introduire manuellement l'adresse du destinataire.
Nous examinerons plus loin comment il est possible de gérer les adresses à l'aide de carnets
d'adresses.
2
PrononcJ comme le terme anglais "at". Pour générer ce caractère il suffit de taper le
“é” pendant que vous gardez la touche “Alt Gr” enfoncé.
6
Indiquez le sujet de votre message dans le champ "subject:".
Vous pouvez maintenant taper le texte de votre message dans le champ inférieur de la fenêtre.
Envoyez votre message en cliquant sur le bouton Send :
Félicitations. Vous avez envoyé votre premier message !
3.2. Recevoir un message
Un programme distinct vérifie régulièrement si vous avez reçu du courrier et l'indique dans le
coin inférieur droit de votre écran3.
Lorsque vous recevez un ou plusieurs nouveaux messages, un petit drapeau rouge apparaît audessus de ce pictogramme :
Vous pouvez consulter ce ou ces nouveaux messages en double-cliquant sur le pictogramme
ou en lançant Netscape Communicator et en allant dans votre Mailbox.
3.3. Supprimer un message
Pour supprimer un message, cliquez sur le bouton Delete :
Contrairement à ce que l'on pourrait s'attendre, le message n'est pas encore supprimé. Il est
prêt à être effacé :
... mais ne disparaîtra réellement que lorsque vous sélectionnerez "Compress Folder" dans le
menu4 "File" !
3
Si ce pictogramme n'apparaTt pas, vous devez faire figurer le programme "Netscape
Mail Notification" dans le "Menu DJmarrer" de Windows 95.
4
A ne pas confondre avec le bouton du même nom.
7
3.4. Répondre à un message
Pour répondre à un message, cliquez sur le bouton Reply :
L'écran suivant apparaît :
Comme vous le voyez, le message initial est toujours apparent, mais chaque ligne est précédée
du signe : ">"
Dans les premières années du courrier électronique, le problème était que les gens recevaient
des réponses brèves aux messages (par exemple, "je suis d'accord" ou "c'est faux") et qu'ils ne
savaient plus à quel message les réponses se rapportaient.
Pour remédier à ce problème, on a commencé à répéter dans les réponses aux messages e-mail
les éléments pertinents des messages initiaux.
Afin de préciser quels éléments proviennent du message initial, les lignes concernées sont
précédées du signe ">".
C'est une bonne habitude de ne mentionner que la partie pertinente du message initial - vous
effaçez le restant comme dans le traitement de texte. Un exemple:
8
3.5. Transmettre un message
Pour transmettre à d'autres utilisateurs un message reçu, cliquez sur le bouton Forward :
Une fenêtre apparaît où vous pouvez écrire un commentaire destiné à la personne à laquelle
vous voulez transmettre le message. Le message initial n'est pas visible sur cette fenêtre, il est
envoyé en annexe (voir infra).
9
3.6. Joindre des documents et d’autres fichiers
C'est une des applications les plus appréciées de e-mail dans les bureaux : en cliquant quelques
fois sur la souris, il est possible de transmettre à quelqu'un un fichier, quelque soit sa nature et
d'y ajouter un commentaire.
Le fichier joint peut être n'importe quoi : un document Word, une feuille de calcul, un dessin
ou une photo, un programme ...
Remarque importante à l'attention des utilisateurs : le nom de votre fichier doit avoir
l'extension donnée par le programme qui a générée le fichier, sinon votre correspondant risque
d'avoir des problèmes pour ouvrir le fichier !
Remarque importante à l'attention des utilisateurs de MSWord : le nom de votre document
doit avoir l'extension .doc, sinon votre correspondant risque d'avoir des problèmes pour
ouvrir le document !
Procédez comme suit :
Rédigez un message dans lequel vous donnez à votre destinataire des explications
concernant le fichier que vous joignez. Ne cliquez pas encore sur Send;
Cliquez sur le bouton Attach :
et sélectionnez l'option "file";
Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez sélectionner le fichier que vous
souhaitez joindre;
Votre message est prêt. Cliquez sur Send pour l'envoyer.
10
3.7. Visionner les fichiers annexés
La fenêtre ci-dessous vous montre à quoi ressemble un message avec annexe (remarquez le
trombone).
Si vous cliquez sur le nom du fichier, vous pouvez soit l'ouvrir via l'application ad hoc soit le
sauvegarder quelque part.
Si le type de fichier est inconnu, vous pouvez uniquement le sauvegarder. Cela vient du fait
que l'extension du nom du fichier (.bak dans l'exemple ci-après) n'est pas connu par Windows
et que Windows ne sait dès lors pas quel programme doit ouvrir le fichier.
En revanche, si Windows connait l'extension du nom du fichier (par exemple, .doc), vous
pouvez choisir après avoir cliqué sur le nom du fichier de l'ouvrir avec le programme ad hoc
(MSWord en cas d'extension .doc).
11
4. Carnets d’adresses
4.1. Généralités
Vous souhaiterez certainement faire usage de carnets d'adresses et ce, pour les raisons
suivantes:
Vous n'avez pas envie de taper intégralement l'adresse du destinataire à chaque fois;
Vous ne connaissez pas par coeur les adresses de tous vos correspondants.
Il existe deux types de carnets d'adresses : les carnets d'adresses personnels et les carnets
d'adresses publics.
4.2. Global Address List: Ministère de la Justice
Il s'agit du carnet d'adresses public du Ministère de la Justice. Tous les membres du personnel
disposant d'e-mail y figurent.
Voici comment l'utiliser :
Cliquez sur le bouton New Message :
Au lieu de taper manuellement l'adresse du destinataire, cliquez sur le bouton Address :
La fenêtre suivante apparaît :
12
Chercher une adresse est simple : tapez le nom de famille de l'intéressé dans le premier champ
et pressez la touche Return ou cliquez sur le bouton Search.
Vous verrez apparaître les éventuels résultats dans le champ suivant. Cliquez sur le bouton
To :
et l'adresse est activée pour votre message.
4.3. Personal Address Book
4.3.1. Généralités
Il s'agit de votre carnet d'adresses personnel. Vous le créez vous-même. Pareil carnet
d'adresses offre de grands avantages :
Les noms qui figurent dans votre carnet d'adresses personnel sont complétés
automatiquement lorsqu'il s'agit d'envoyer les messages !
Vous pouvez grouper les adresses de votre carnet d'adresses dans des listes d'envoi.
4.3.2. Ajouter une adresse
Si vous désirez ajouter une adresse dans votre carnet d'adresses personnel à partir de l'écran cidessous, indiquez l'adresse concernée dans la fenêtre avec les résultats de la recherche et avec
le souris, vous tirez le nom du Global Address Book vers le Personal Address Book.
Dorénavant, le programme comlplétera cette adresse automatiquement. Essayez vous-même :
tapez les premières lettres du prénom d'une personne dont vous venez d'insérer l'adresse dans
votre carnet d'adresses personnel ... l'ordinateur complète le nom automatiquement. Si vous
pressez la touche Return, l'adresse de la personne apparaît !
13
4.3.3. Supprimer une adresse
Pour consulter et adapter le contenu de votre carnet d'adresses personnel, sélectionnez
"Address Book" dans le menu "Communicator".
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Le champ vous permet de sélectionner le carnet d'adresse avec lequel vous désirez travailler.
Si vous voulez supprimer une adresse, travaillez avec votre carnet d'adresses personnel,
indiquez à l'aide d'un simple clic l'adresse que vous souhaitez voir disparaître et pressez la
touche Delete ou le bouton Delete de la barre des boutons.
4.3.4. Listes d’envoi
Les listes d'envoi vous permettent d'écrire au groupe de personnes figurant dans la liste. Il n'est
pas nécessaire d'introduire leur adresse individuelle, il vous suffit seulement d'envoyer vos
messages à la liste.
Pour créer des listes d'envoi personnelles, vous devez vous placer dans la fenêtre vous
permettant de gérer votre carnet d'adresses personnel (si vous n'êtes pas encore dans cette
fenêtre, sélectionnez "Address Book" dans le menu "Communicator" et assurez vous que vous
vous trouvez dans le carnet d'adresses personnel :
Pour générer une nouvelle liste d’envoi, cliquez sur le bouton New List.
14
Donnez un nom à la liste et insérez le nom des personnes en draguant leur adresse respective
vers la fenêtre de la liste à l'aide de la souris.
15
Pour supprimer des adresses d'une liste, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton REMOVE :
16
5. Fonctionalités supplémentaires
5.1. Avis d’absence automatique
Quand vous partez en vacances, ou on ne peut pas vous atteindre pendant une certaine période
et vous voulez que vos correspondants d’e-mail soient mis au courant, le système de mail peut
automatiquement renvoyer un avis d’absence. Vous pouvez vous-même rediger cet avis Vous
pouvez y ajouter par exemple les noms des personnes on peut contacter en cas des problèmes.
On peut comparer cette fonction à un répondeur automatique.
Vous pouvez activer cette fonction vous-même, mais en attendant des modèles, la
standarisation et un interface agréable, vous pouvez laisser activer cette option via votre
gestionnaire.
Le message est sauvegardé dans votre mailbox.
Pour activer cette service : contactez le gestionnaire système local
5.2. Détour du mail
Au lieu de ou combiné avec le précédent vous pourriez transmettre votre courrier
automatiquement à quelques autres personnes ou éventuellement à votre adresse e-mail
personnel à la maison. Ce message peut être détourné avec ou sans copie dans le mailbox.
Provisoirement les gestionnaires locaux gèrent ces fonctionalités. Vous pouvez leurs en parler
quel profil vous arrange le mieux.
Pour activer cette service : contactez le gestionnaire système local
5.3. Accusé de réception
Comme pour le courrier habituel, l’expéditeur peut envoyer un message par recommandé
(return receipt).
La version du programme mail sur les PC soutient deux versions d’accusés de réception. Une
mention que:
- le message était livré dans le mailbox du destinataire
- le destinataire a ouvert le message
Le serveur du mail soutient aussi ces accusés de réception.
Par le bouton “Options” sur la barre de boutons flottante dans la fenêtre dans laquelle vous
écrivez votre message (New Message)
OU
Par le troisième icon dans le header du nouveau message
Vous obtenez les options suivantes:
17
En barrant l’option Return Receipt vous demandez votre destinataire de confirmer la réception
du message. Vous trouvez dans les préférences (Preferences) de quel type de confirmation il
s”agit.
Pour conserver le courrier que vous avez reçu, vous devez créer des "dossiers".
Le standard est fait par le CTI :
18
6. Créer une archive des messages transmises et reçus
Pour ce faire, cliquez sur le bouton "New Folder", option du menu "Fichier". Vous obtenez la
fenêtre suivante :
Dans cette fenêtre, vous devez choisir un nom et sélectionner l'endroit où se trouve votre
dossier.
EN AUCUN CAS VOUS NE POUVEZ SELECTIONNER L'ENDROIT PROPOSE
PAR DEFAUT ET DENOMME INBOX !
Nous vous conseillons de créer votre dossier sous "Local Mail" comme l'indique l'image cidessus (de la sorte, le dossier est créé au niveau de votre disque dur et non pas sur le serveur).
Vous pouvez insérer un message dans un dossier en cliquant sur le bouton File.
Vous pouvez, depuis votre mailbox, consulter d'autres dossiers via la listbox marquée ci-dessus
par une flèche.
Désirez-vous garder une copie de tous les messages que vous envoyez? Il y a une solution
façile!
D’abord il faut créer un dossier selon la methode decrite dans le chapitre précédent.
19
Puis Netscape doit savoir qu’il doit automatiquement copier tous les messages dans ce dossier.
La procédure a suivre: sélectionnez “Preferences”, dans le menu “Edit”. Dans l’écran qui
apparait et que vous voyez ci-dessous, il faut activer l’option relevante et choisir le dossier que
vous venez de créer.
20
7. Netiquette
Il existe quelques règles de bienséance généralement reconnues par les utilisateurs d'e-mail.
Voici les principales :
§
§
§
N'écrivez pas vos messages en lettres majuscules; cela est assimilé à l'action de crier
(shouting) et est très impoli.
Lorsque vous répondez à un message, effacez les lignes du message original qui sont
superflues pour la compréhension de la réponse.
Evitez les symboles dont vous ne savez pas avec certitude qu'ils seront reproduits
correctement par le programme e-mail de votre correspondant (accent, code html,
soulignements, italique, etc. Au sein de notre organisation, chacun utilise le même logiciel;
cette règle s'applique donc à la correspondance avec le monde extérieur).
21
8. Comment résoudre des problèmes qui ne figurent pas dans
cette note explicative ?
8.1. Tooltips
Lorsque vous ignorez la signification d'un bouton, maintenez pendant quelques secondes la
flèche de votre souris sur ce bouton et une explication succinte apparaîtra.
8.2. Fonction d’aide incorporée
Vous pouvez recevoir des informations sur le fonctionnement du programme en pressant sur la
touche de fonction F1 ou en sélectionnant "Help Contents" dans le menu "Help".
8.3. Essayez vous-même
Le meilleur moyen d'apprendre à utiliser un programme est de l'expérimenter soi-même.
Hormis la perte de vos messages, rien ne peut vous arriver dans Netscape Communicator.
Prière de ne pas changer la configuration.
8.4. Ça ne fonctionne pas
Si vous ne parvenez pas vous-même à résoudre un problème, adressez-vous à des collègues
plus expérimentés ou au gestionnaire système local.
Vous pouvez également envoyer vos remarques et vos suggestions à [email protected].
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