Rapport de revue à mi-parcours, Avril 2014
Transcription
Rapport de revue à mi-parcours, Avril 2014
République togolaise Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Rapport de revue à mi-parcours Rapport principal et appendices Dates de la mission: 26 mars – 18 avril 2014 Date du document: 09/09/2014 No. du Projet: 1558 No. du rapport: 3479-TG Division Afrique de l'Ouest et du Centre Département gestion des programmes République togolaise Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Rapport de supervision - Dates de la mission: 26 mars – 18 avril 2014 Table des matières Sigles et acronymes.......................................................................................................................... iii a. Introduction 1 b. Vue d'ensemble de l'exécution du PADAT......................................................................................... c. État d'avancement de l'exécution du PADAT..................................................................................... d. Durabilité 49 e. Principales recommandations de la mission de revue à mi-parcours.............................................. f. Conclusion 51 Liste des tableaux Tableau 1: Rendements moyens à l’hectare en 2011 (sans kit) et en 2012 et 2013 (avec kit). Tableau 2: Situation des kits de QS 2012 renouvelés en 2013 par des anciens bénéficiaires Tableau 3: Situation des sites de bas-fonds identifiés (2012 – 2013) Tableau 4: Distribution des équipements de transformation Tableau 5: Niveau de mobilisation de la contribution des bénéficiaires sélectionnés en 2012. Tableau 6: Niveau de réalisation de la sélection des sites d’infrastructures de stockage et de commercialisation (2012-2013) Tableau 7:Chronogramme prévisionnel de réalisation des infrastructures de stockage et de commercialisation Tableau 8 Rendements chez les utilisateurs des kits en 2013 Tableau 9: Synthèse de la situation de référence par producteur bénéficiaire du Quick Start. Tableau 10: Répartition des producteurs ayant vu leurs productions augmenter suite à l’utilisation des kits Tableau 11: Adoption par les producteurs, des pratiques GIFS mises en place par l’IFDC Tableau 12: Pertes post-récolte i République togolaise Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Rapport de supervision - Dates de la mission: 26 mars – 18 avril 2014 Appendices Appendice 1 : Projections révisées d’aménagements des bas fonds..........................................52 Appendice 2 : Compte rendu de la réunion restreinte entre le MAEP et les PTF des trois projets : PADAT, PASA, PPAAO fait à Lomé le 17/07/2014, revu le 21/07/2014..................................59 Appendice 3: Résumé de l’état d'avancement du Projet d’Appui au Développement Agricole du Togo et notes attribuées........................................................................................................... 63 Appendice 4: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits...................................................................................................................................... 67 Appendice 5: Récapitulatif des principales mesures à prendre dans les délais convenus........76 Appendice 6: Récapitulatif des principales mesures à prendre dans les délais convenus........82 Appendice 7: Aspects financiers: performance financière effective par bailleur de fonds et par composante, et décaissements par catégorie........................................................................85 Appendice 8: Application des dispositions de l'accord de financement: état d'avancement.....91 Appendice 9: Gestion des savoirs: apprentissage et innovation..................................................92 Appendice 10 : Liste de l’équipe nationale qui a participé à la revue à mi-parcours du PADAT 93 ii République togolaise Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Rapport de supervision - Dates de la mission: 26 mars – 18 avril 2014 Sigles et acronymes ADAPT ANO ATI BIDC BN-CRA BOAD CCMP CNSS COD COR CPC CROP CROPPA CTOP DAF DFCEP DNCMP DPPSE DRAEP DRF DSID ECD ESE ESOP FRAO HIMO ICAT IFDC GAFSP GAR GdT GIFS MAEP PADAT MEF PANA PASA PNIASA PPAAO PM PPM PTBA QS OHADA ONG OP RMP SADFA SAF SE SG SGF SIM SRI SSE Adaptation de la production aux changements climatiques au Togo Accord de non-objection assistance technique internationale Banque d’investissement et de développement de la CEDEAO Bureau National des Chambres Régionales d’Agriculture Banque Ouest Africaine de Développement Commission de contrôle des marchés publiques Caisse Nationale de Sécurité Sociale Coordonnateur Opérationnel Délégué Coordination Régionale Centrale des Producteurs de Céréales Comité Régional d’Orientation et de Pilotage Coordinations Régionales des Organisations Paysannes des Producteurs Agricoles Coordination Togolaise des Organisations Paysannes et des Producteurs Agricoles Direction Administrative et Financière Direction du financement et du contrôle de l'exécution du Plan Direction nationale de contrôle des marchés publiques Direction des Politiques, de la Planification et du Suivi-Évaluation Direction Régionale de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche Demande de remboursement de fond Direction de la Statistique Etats certifiés de dépenses Expert en Suivi Evaluation Entreprises de Services et Organisations de Producteurs Fondation rurale de l’Afrique de l’Ouest Haute Intensité de Main d’œuvre Institut de Conseil et d’Appui Technique International Fertilizer Development Center Global Agriculture and Food Securiry Fund Gestion Axée sur les Résultats Gouvernement du Togo Gestion Intégrée de la Fertilité des Sols Ministre de l’Agriculture, de l’Élevage et de la Pêche Projet d’appui au développement agricole du Togo Ministere de l’economie et des finances Plan d’action national d’adaptation Projet d’appui au secteur agricole Programme National d’Investissement Agricole et de Sécurité Alimentaire 2011-2015 Programme de Productivité Agricole en Afrique de l’Ouest-Projet Togo Passation des marchés Plan de passation de marché Plan de Travail et Budget Annuel Quick Start Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires Organisation non-gouvernementale Organisation paysanne Revue à mi-parcours Spécialiste en Agriculture et Développement des Filières Agricoles Système administratif et financier Suivi Evaluation Secrétariat Général Spécialiste en Gestion Financière Système d'information sur les marchés System of rice intensification Système de Suivi Evaluation iii République togolaise Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Rapport de supervision - Dates de la mission: 26 mars – 18 avril 2014 SYGRI RPM RSE TDR Système de gestion de l’impact des résultats Responsable Passation des Marchés Responsable Suivi Evaluation Termes de référence iv a. Introduction1 1. Le PADAT a pour objectif d’améliorer la sécurité alimentaire et les revenus des petits producteurs agricoles dont au moins 50% de femmes et de jeunes sur la période 2011 à 2016. Le projet porte sur l'amélioration de la production et de la productivité du riz, du maïs et du manioc et a pour cibles prioritaires les petits producteurs/trices individuels ou regroupés au sein d’organisations de producteurs, il s’agit: (i) des petits producteurs vulnérables exploitant une superficie variant de 0,5 à 1 ha environ, parmi lesquels les femmes et les jeunes sont des catégories particulièrement défavorisées; et (ii) des petits producteurs exploitant une superficie variant de 1 à 3 ha. Le projet doit toucher directement 107 500 petits producteurs/trices et indirectement 475 000 bénéficiaires par des actions d’appui à la production. 2. Une mission de revue à mi-parcours (RMP) du PADAT, s’est tenue du 26 Mars au 18 Avril 2014, cet exercice était mené conjointement par le FIDA et les autorités Togolaises pour tirer le bilan de plus de deux ans de mise en œuvre effective du projet. L’objectif général de la mission de la RMP était d’appuyer le Gouvernement Togolais et plus particulièrement les équipes du projet et les parties prenantes de sa mise en œuvre, à mener un exercice conjoint d'évaluation de la pertinence, de l'efficacité et de l'efficience du projet. L’exercice a permis d’analyser les réalisations du projet par rapport à ses objectifs initiaux ainsi que son impact sur les populations bénéficiaires. 3. De manière plus spécifique, la revue a permis (i) d’apprécier les changements intervenus auprès des populations bénéficiaires (notamment les groupes cibles); (ii) faire une analyse globale du projet sous les angles de montage institutionnel et du fonctionnement (adaptation au contexte, contraintes/insuffisances et leçons à tirer pour la phase II) et (iii) formuler des recommandations et propositions pertinentes pour la phase II du projet. 4. Par ailleurs, cette revue devait également examiner la pertinence, la cohérence, l’efficacité et l’efficience de la stratégie d’intervention du projet avec une attention particulière sur la capacité du Ministère de l’Agriculture, de le pêche et de l’élevage (MAEP) à prendre la relève de l'assistance technique internationale du projet (ATI) qui prend fin en Février 2015. Sur la base de cet examen, la mission a formulé des recommandations dans le but d’améliorer la performance globale du projet en termes de résultats et d’impacts de développement. 5. La mission a tenu des séances de travail à Lomé et dans les cinq régions du Togo avec les bénéficiaires, les services techniques du MAEP, du Ministère de l’économie et des finances (ICAT, DSID, Direction de la dette, Trésor etc.), ainsi que l’ensemble des partenaires de mise en œuvre du PADAT (ONG, AfricaRice, IFDC, INADES-FORMATION, CTOP et ses faitières etc.). La mission a aussi rencontré la BOAD en tant que cofinancier et de manière marginale, les représentants de l’ATI qui malheureusement sont restés très peu visibles durant cet important exercice. 6. La mission profite de l'occasion pour sincèrement remercier les autorités nationales et locales, les partenaires de mise en œuvre du PADAT, et les populations rurales rencontrées pour leur accueil chaleureux, le partage d'informations et la richesse des échanges/réflexions qui ont permis le bon déroulement de la mission, une analyse critique et objective des résultats observés pour la formulation des principaux constats et recommandations présentés ci-après et qui a fait l'objet d'une réunion de restitution tenue le 18 Avril 2014 à Lomé. b. Vue d'ensemble de l'exécution du PADAT 7. La mission a évalué les performances du PADAT par rapport à deux faits marquants; à savoir (i) un retard d’une année dans le démarrage effectif (Janvier 2012) qui a pesé sur ses performances et (ii) des objectifs chiffrés quelques peu ; pour l’aménagement de certaines infrastructures, notamment les bas-fonds. La mission estime malgré tout, que les performances du PADAT sont bien en deçà de ce que l’on est mesure d’attendre à ce stade de sa mise en œuvre. En effet, 1 Composition de la mission: Mme Aissa Touré Sarr, Chargée de portefeuille, WCA, chef de mission, M. Léopold Sarr, agronome et chef de mission technique, M. Patrick Habamenshi, analyse institutionnelle et ADAPT, Mme Anta Sow/M. Francesco Ranalletta, gestion fiduciaire, gestion financière et comptable, Mme Fanny Grandval, sociologue, OP et coopératives, ciblage, M. Philippe N'guala Luzietoso, Economiste, M. Amadou Cissé, Spécialiste du suivi-évaluation Equipe Nationale: Ministère de l’Economie et des Fiances (DFCEP et Direction du Budget), Ministère de la Planification , du Développement et de l’Aménagement du Territoire, Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (SG, DFV, DPPSE, DRAEP, DAF, DSID, DRH, BN-CRA, ICAT,), Ministère de l’Equipement Rural, Cellule Econoimique de la Présidence, CTOP, CROPPA, CPC, COD/COR-PADAT.La liste complète des intervenants de l’equipe nationale se trouve en appendice 8. Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 environ 3 ans après l'entrée en vigueur, le PADAT a mobilisé USD 17,285 millions soit 23% des ressources totales du projet, dont 69% du don FIDA (USD 9,297 millions), 33% du Don GAFSP (USD 6,596 millions), 12% des fonds de contrepartie (USD 1,313 million) et 6% des contributions des bénéficiaires (USD 78,847). Ce faible taux de décaissement à mi-parcours s’explique en partie par la non mobilisation des fonds prévus sous financement BIDC et le fait qu’il y ait pas eu de décaissements des fonds BOAD constatés pendant la revue. Le décaissement global hors BOAD et BIDC s’élève à 34%; bien qu’en nette progression depuis la mission d'octobre 2013 (le taux de décaissement global au 30/09/13 était de 16%), la performance financière du projet demeure très faible. En effet, le taux de décaissement effectif, hors allocations initiales, s’établit à 20%. 8. Ce faible niveau de décaissement est à mettre en parallèle avec les retards très importants constatés dans la mise en œuvre d’activités majeures du projet, notamment celles de la composante 2, sur la valorisation des produits locaux (infrastructures, équipements) où à date, il n y a eu que très peu de réalisations, ce qui traduit les 2% de taux de décaissement sur cette composante. Ainsi les objectifs physiques du PADAT sont très en deca ces objectifs initiaux à l’exception de l’opération quick-Start. 9. D’une manière générale, le PADAT a souffert des procédures de passation des marchés trop longues, du manque d’anticipation de l’équipe de la coordination opérationnelle déléguée (COD), du retard dans la mobilisation des homologues de la COD et des COR et des demandes multiples aux experts de la COD qui les ont détournés de leur rôle de suivi et de coordination. A cela s’ajoute l’insuffisance de capacité de certains partenaires de mise en œuvre parmi les consortia des ONG. Enfin, le PADAT a souffert du manque de performance de l’assistance technique internationale (ATI) qui n’a pas su anticiper et apporter des réponses adéquates et l’accompagnement nécessaire aux experts qu’elle a mis à disposition du MAEP pour la maitrise d’œuvre du projet. Mesure convenue Responsabilité 1. Planifier le processus de recrutement de la COD et des COR en remplacement de l’ATI Secrétariat MAEP 2. Mobiliser les fonds BOAD et Demander à la BOAD une réallocation des reliquats de son financement Ministère des Finances via le Secrétariat General du MAEP 3. Reprendre attache avec la BIDC Ministère des Finances via le Secrétariat General du MAEP 2 General Date convenue du Juin 2014 Immédiatement Immédiatement Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 c. État d'avancement de l'exécution du PADAT 1. Composante 1: appui à la production et à la productivité a. Appui à la production et à la productivité 10. L’opération Quick Start: Les conditions de mise en œuvre du Quick Start se sont progressivement améliorées depuis 2011 et plus nettement en 2013, avec la participation de l’ICAT à l’identification des bénéficiaires aux côtés des ONG afin de permettre la mise en route rapide de l’appui conseil technique aux bénéficiaires de kits. L’effectif cumulé des bénéficiaires est passé de 19 172 en 2011 à 37 200 en 2012 et à 53 500 en 2013 contre 50 000 prévus, dont 26 076 femmes tous âges confondus et 23 705 jeunes tous sexes confondus. Cette augmentation de 3500 kits en 2013 a été proposée afin d’évaluer les résultats de mise en valeur de kits riz complétés avec les désherbants et les pulvérisateurs. En effet, ce n’est qu’en 2013 que l’opération Quick-Start a pu se dérouler telle qu’elle avait été conçue. 11. Les rendements moyens enregistrés ont augmenté au cours des trois années de mise en œuvre de Quick Start par rapport aux rendements de base indiqués dans le rapport de conception du projet (1300 Kg/ha pour le riz et 1000 kg/ha pour le maïs). Les effets combinés du projet devaient permettre d’accroitre les rendements à 2700 kg/ha pour le riz et 2400 kg/ha pour le maïs. Cependant en 2013, les rendements du riz n’ont pas atteints les 2700 kg/ha à cause des aléas climatiques (sécheresse combinée à des inondations des bas-fonds retardant la mise place du riz) et ceux du maïs ont souffert de la mise en place tardive des kits en 2011 et des effets de la sécheresse de 2013. Ces fluctuations dans les rendements s’expliquent aussi en partie par l’application plus ou moins partielle des itinéraires techniques par les bénéficiaires en 2011 et 2012. L’intervention systématique de l’ICAT auprès des bénéficiaires des kits en 2012 et 2013 a permis de lever cet obstacle et permis aux producteurs de riz et de maïs de mieux maîtriser les itinéraires techniques. Les discussions avec les bénéficiaires des kits sur le terrain ont confirmé les augmentations de rendement grâce à l’utilisation des kits qui a permis non seulement de couvrir les besoins alimentaires des ménages mais aussi de dégager des surplus commercialisables en riz et maïs. 12. La mission constate des différences souvent significatives sur les rendements selon la source (situation de référence de la DSID et données de l’ICAT) telles qu’illustrées dans le tableau 1. L’analyse des rendements a donc été faite dans un premier temps par rapport aux rendements indiqués dans le document du projet c’est-à-dire 1300 Kg/ha pour le riz et 1000/ha kg pour le maïs. 13. La commercialisation du riz se passe dans de bonnes conditions, mais il en est autrement pour le maïs dont la production dégage un excédent assez important, car les producteurs éprouvent beaucoup de difficultés à écouler leurs produits sur les marchés (pas ou peu de gros acheteurs, utilisation de bols en lieu et place du poids, faible capacité de négociations etc.). Cette situation va nécessiter de creuser la question pour mieux comprendre la problématique de la commercialisation du maïs afin d’y apporter des solutions idoines. 14. L’opération quick start conçue pour relancer les bases de la production agricole comme prévue par le document de projet s’est achevée au bout des trois premières années. La mission recommande que les bénéficiaires de l’année 2013 (environ 16 000) qui ont fait l’objet de mesures objectives, constituent un panel à enquêter chaque année jusqu’à la fin du projet. 3 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Tableau 1: Rendements moyens à l’hectare en 2011 (sans kit) et en 2012 et 2013 (avec kit). Année Référence (DSID/MAEP) 2011 Rendements (ICAT/MAEP) 2012 Rendements (DSID/MAEP) 2013 Rendement cibles 2016 (MAEP) Maritime maïs (kg/ha) 501,45 riz (kg/ha) 6 905,3 maïs (kg/ha) 2 580,22 riz (kg/ha) - maïs (kg/ha) 1 958,44 riz (kg/ha) 1 350,00 maïs (kg/ha) nd riz (kg/ha) nd Plateaux 1 038,73 3 650,8 2 487 2 888 1 977,28 1 382,66 nd nd Centrale 1 202,45 3 507,2 2 265,56 3 084,61 1 749,46 2 648,86 nd nd Kara 1 052,04 1 897,0 3 020 2 123,74 2 325,00 nd nd Savanes 940,13 2 691,0 2 045, 39 2 082 1 706,13 2 566,00 nd nd 2 975,9 2 292,03 3 202,15 2 054,50 3000 6000 Région Pays 922,24 3 816 1 903,01 Source: situation de référence du PADAT de la DSID, rendements 2012 par l’ICAT et rendements 2013 par la DSID 15. L’appui conseil technique: Cet appui apporté aux bénéficiaires de kits par l’ICAT quoiqu’en croissante amélioration (intégration du suivi-appui au renouvellement de kits, mobilisation, formation et mise en service de 833 facilitateurs endogènes, redéploiement temporaires des conseillers agricoles dans certaines zones à forte concentration de bénéficiaires de kits, amélioration du suivi des interventions des conseillers agricoles au niveau régional, meilleure circulation interne des informations) aurait pu être plus efficace à certains égards. 16. En effet, l’ICAT n’a pas mis à niveau son personnel sur la maitrise des itinéraires efficaces et efficients de production de riz et de technologies post-récolte. Par ailleurs l’intégration de la dimension conservation des ressources naturelles dans l’approche de vulgarisation (SRI, GIFS, CES/LAE..) a manqué. Le respect partiel des itinéraires techniques a été constaté chez les bénéficiaires de kits 2011 et certains de 2012. La prise en charge progressive de 50% des bénéficiaires de 2012 et 25% de ceux de 2011 et de 100% de ceux de 2013 par l’ICAT, malgré les déficiences indiquées, est entrain de corriger ces lacunes. 17. Reconstitution des kits: Le conseil de l’ICAT a également permis aux producteurs bénéficiaires des kits d’accorder une attention particulière à la consolidation de leurs capacités productives à travers la reconstitution des kits. La mission de supervision de Septembre 2012 avait recommandé aux ONG et à l’ICAT de sensibiliser les bénéficiaires à la reconstitution des kits. A date, seuls 10 822 anciens bénéficiaires du QS 2012 (62%) ont pu reconstituer leurs kits en 2013 dont 8 550 kits maïs sur 14 000 (61,07%) et 2 272 kits riz sur 4 028 (56,41%). Il faut signaler cependant que c’est la rareté de l’engrais qui explique en partie ce faible taux, car certains producteurs n’ont pas pu acquérir l’engrais en temps opportun. L’évaluation des rendements du QS 2013 et des enquêtes récentes, menées par la DSID auprès des bénéficiaires, permettent de penser que la reconstitution de 2014 (kits QS distribués en 2013), à l’échelle nationale, sera encore plus élevée que celles des années précédentes (87,1% ont à la fois l’intention et la capacité de reconstituer les kits). 18. La DSID a réalisé un géo-référencement des bénéficiaires de kits de 2011 et il ressort qu’en moyenne 41,5% des bénéficiaires ont reconstitué les kits (soit de 46,5% pour le maïs et de 35,6% pour le riz). Le faible niveau de reconstitution s’explique à la fois par (i) la faiblesse des rendements et la production de 2011 du fait du retard de distribution de kits (en rapport avec la saison culturale) et par (ii) l’absence de sensibilisation et le suivi-accompagnement structurés des bénéficiaires sur la nécessité et l’enjeu de la reconstitution des kits. 4 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Tableau 2: Situation des kits de QS 2012 renouvelés en 2013 par des anciens bénéficiaires REGIONS Pourcentage Nombre de kits prévus Nombre de kits (maïs et riz) à reconstituer reconstitués 2013 pour 2013 Maritime 4400 1467 33,34 Plateaux 3246 2078 64,02 Centrale 3733 2634 70,56 Kara 3749 2307 61,54 Savanes 2900 2336 80,55 TOTAL 18028 10822 62,00 Source: rapport de mise en œuvre de la convention du conseil technique par ICAT 2013 b. Aménagement Hydro agricoles 19. L’identification des bas-fonds: l’identification des aménagements hydro agricoles (bas-fonds de type 1 et 2) débutée en 2012, s’est poursuivie en 2013. A ce jour, sur un objectif global de 6 850 ha, 4 728 ha (69% des superficies prévues) ont été identifiés et validés au cours des deux campagnes, dont 2008 ha en 2012 et 2 720 ha en 2013 (100% de l’objectif de 2013 a été atteint). 20. Malgré ces résultats globalement satisfaisants, il y a encore beaucoup de difficultés dans la sélection des sites à aménager. En effet, si on note une nette amélioration dans la maîtrise des critères biophysiques par les ONG, il y a encore beaucoup de lacunes dans la prise en compte des critères socio-économiques qui constituent pourtant l’élément fondamental du processus d’identification des bas-fonds du PADAT. 21. On note que dans la région de Kara, l’objectif global de 850 ha de bas-fonds à sélectionner a été atteint à 100% à la fin de cette deuxième campagne d’identification. Dans les régions Centrale et des Plateaux ces taux sont respectivement à 74% et 84%. Les faibles taux des régions Maritimes (64%), et surtout des Savanes (49,7%), s’expliquent entre autres par le fait que le potentiel en basfonds de ces deux régions est relativement faible en général et plus particulièrement dans les zones d’intervention du PADAT. Tableau 3: Situation des sites de bas-fonds identifiés (2012 – 2013) Région Savane Kara Centrale Plateaux Maritime Total Cibles globales du projet (ha) 2 500 850 2 000 1 000 500 6 850 Sites identifiés en 2012 Sites identifiés en 2013 Cumul 2013 (ha) 592 457 573 266 120 2 008 (ha) 650 400 900 570 200 2 720 (ha) 1 242 857 1 473 836 320 4 728 2012% 49,7% 100,8% 73,7% 83,6% 64,0% 69,0% Reste identifier (ha) 1 258 0 527 164 180 2 129 à Observations % 50,3% 0,0% 26,4% 16,4% 36,0% 31,1% Source: Mission de revue 22. Etudes Techniques détaillées des bas-fonds: Pour les sites identifiés en 2012, une demande de propositions, portant initialement sur 2008 ha de bas-fonds, a été élaborée et transmise aux bureaux d’études de la short-list le 12/09/2013. Cependant, la convention de financement avec la BIDC n’étant pas encore signée et celle-ci ayant exigé une publication préalable de la DP dans des revues spécialisées, les sites BIDC de 352 ha ont été retirés de l’appel d’offres, le 5 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 ramenant à 1 656 ha. L’appel d’offres pour le lot financé par la BIDC sera lancé après la signature de la convention de financement. 23. L’ouverture des offres technique pour les études des 1 656 ha (dont 697 ha sur fonds BOAD et 959 ha sur fonds GAFSP) a eu lieu le 30/10/2013, mais pour des raisons de surcharge de travail de la commission de passation des marchés, le rapport d’évaluation des offres a été transmis à la DNCMP le 10/03/2014. Selon les procédures de passation des marchés, la signature des contrats interviendra d’ici fin juillet 2014. La durée prévisionnelle des prestations est de 4,5 mois et les études doivent s’achever d’ici décembre 2014. 24. Travaux d’aménagement des bas-fonds 2: La mission estime que les prévisions de départ pour la mise en œuvre des infrastructures en général et des bas-fonds en particulier ne sont pas réalistes. En effet, il était prévu l’aménagement de 8 000 ha de bas-fonds en 4 ans (de l’année 2 à l’année 5), soit en moyenne 2 000 ha par an (400 ha/région/an). Cette planification était basée sur l’hypothèse de la réalisation des études dès l’année 2 ignorant les phases d’identification, de préparation des dossiers d’appel d’offres et les délais de passation des marchés. Par ailleurs, compte tenu de la spécificité des aménagements, basés sur l’approche participative et les techniques de travaux à Haute Intensité de Main d’œuvre (HIMO), de la faible capacité technique des acteurs du projet, les capacités réelles d’aménagement peuvent être évaluées entre 50 et 150 ha/an/région, en comptant sur les renforcements de capacités en cours. Il en découle (sur la base de cette capacité moyenne d’aménagement) qu’environ 1 600 ha de bas-fonds pourraient être aménagés d’ici 2018, échéance du financement BOAD. Cette révision à la baisse des superficies de bas-fonds à aménager permettrait de dégager des reliquats sur les financements BOAD, BIDC et GAFSP. 25. En comparaison, des techniques d’aménagement expérimentés au Togo dans le cadre du COM-STABEX, ont permis de réaliser une centaine d’hectares. Quant à AFRICA RICE, il a pu aménager à ce jour environ 150 ha de bas-fonds en plus de 5 ans dans deux pays (Bénin, Togo), avec des procédures de mise en œuvre très allégées. 26. De fait, près de 2 ans après le démarrage officiel du PADAT et plus de 2 ans après le démarrage de l’identification des sites de bas-fonds, aucun aménagement n’est réalisé à ce jour. A ces difficultés de mise en œuvre, il faut ajouter la non-mobilisation effective de la totalité des financements nécessaires à la réalisation des infrastructures (GAFSP, BOAD, BIDC). La mission a donc examiné deux scénarii selon les sources de financement, en tenant compte des capacités réelles d’aménagement des bas-fonds, dans le cas où le gouvernement Togolais n’arrivait pas à mobiliser le financement BIDC dans des délais compatibles avec les objectifs du projet: Scénario 1: prise en charge de 100% des infrastructures BIDC par le reliquat du financement BOAD Scénario 2: prise en charge de 100% des infrastructures BIDC par le reliquat du financement GAFSP. 27. La mission recommande de retenir le scénario 1, en supposant une capacité maximale d’aménagement de 150 ha/région/an, 1578 ha au total sont aménageables d’ici 2018. 28. Par ailleurs, la mission recommande de réaliser un test grandeur nature sur trois régions (Plateaux, Centrale, Savanes) en 2014, à raison de 50 ha par région en négociant un contrat de "gré-à-gré" avec un prestataire qualifié pour la réalisation rapide des schémas d’aménagement et de leur suivi. Ces tests serviront de base de formation pour tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre des bas-fonds. Les schémas d’aménagement devront être disponibles avant le mois de juin 2014 pour permettre la réalisation des travaux entre juin et juillet 2014. 29. Compte tenu du fait que les 352 ha sur financement BIDC (Région de Kara, hors préfecture de Dankpen), ont été retirés de l‘appel d’offres et afin de s’assurer de la faisabilité des 1578 ha aménageables, il est recommandé de faire réaliser les études des 352 ha de bas-fonds par l’un des soumissionnaires déjà consultés, classé 3ème lors de l’évaluation des offres qui est déjà très 2 Les études techniques détaillées des bas-fonds permettront de disposer des plans d’aménagement, des spécifications techniques et des devis quantitatifs et estimatifs des travaux à réaliser sur chaque site. 6 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 avancée. Cela éviterait de reprendre le long processus de sélection d’un nouveau prestataire pour ces études. 30. La réactualisation des superficies de bas-fonds aménageables de 6 850 ha à 1 578 ha permettra d’économiser 11,64 millions de dollars (environ 5,83 USD pour la BOAD et 5,26 USD pour le GAFSP) qui pourront être réalloués à des activités et les besoins complémentaires pendant la 2ème phase du PADAT. Ces économies devraient permettre (i) l’accompagnement de l’installation des jeunes entrepreneurs et des jeunes artisans formés dans la phase 1, (ii) la mise à l’échelle de la culture attelée et de la petite mécanisation et la (iii) la construction de magasins complémentaires pour les producteurs de semences, équipements de transformation complémentaires, etc.) et (iv) l’acquisition de palettes et bascules pour les magasins de stockage. 31. Pour les travaux d’aménagement de type 2, la sélection des entreprises ou tâcherons commencera dès la fin des études (décembre 2014) pour les sites sélectionnés en 2012 et s’achèvera en juin-juillet 2015. Compte tenu de la période hivernale, pendant laquelle les travaux seront difficiles voire impossibles dans les bas-fonds, ceux-ci démarreront en octobre 2015, avec un délai indicatif de 6 mois. 32. Contraintes et difficultés de mise en œuvre des bas-fonds: • Volume des travaux à réaliser dépasse largement la capacité de mise en œuvre des ONG, au regard des délais (près de 8000 ha en moins de 5 ans). L’approche du PADAT bien qu’intéressante du point de vue de l’appropriation des techniques d’aménagement, de gestion et d’entretien des bas-fonds, est assez longue, surtout lorsqu’elle se conjugue avec la nécessité du respect des procédures de passation des marchés. • Non maîtrise des techniques d’aménagement des bas-fonds par la majorité des acteurs: la plupart des consortia d’ONG ne disposent en leur sein que d’un ou deux techniciens ayant déjà une expérience dans la sélection et la réalisation des travaux d’aménagements de basfonds. • Longueur de la passation des marchés: Pour chaque groupe de sites sélectionnés, les procédures de passation des marchés (études et réalisation des travaux) durent au minimum 12 mois. La sous-commission d’évaluation du PADAT est composée en majorité de personnes n’ayant aucune expérience dans l’évaluation des offres et surtout peu d’expertise en infrastructures en général et en bas-fonds en particulier. Par ailleurs, la multiplicité des dossiers de passation de marchés (acquisition de biens et services, travaux) à réaliser dans les trois composantes du PADAT pendant les mêmes périodes, constitue une contrainte majeure, malgré le renforcement du spécialiste en passation des marchés par une équipe de volontaires et son homologue. Ceci explique en partie les longs délais observés dans l’évaluation des offres techniques et financières des bureaux chargés des études techniques détaillées des bas-fonds (novembre 2013 à mars 2014); • Charge de travail trop importante de l’expert Infrastructures. En effet, l’absence de relais techniques au niveau régional oblige celui-ci à assurer le suivi technique et la validation de l’ensemble des activités des 5 régions en même temps, ce qui constitue un volume de travail trop important et lui laisse peu de temps pour assurer les tâches de planification et de coordination. Il est à noter néanmoins que cette difficulté est en voie de résolution car les contrats de deux spécialistes régionaux en infrastructures (régions Maritime et des Plateaux) ont été signés pendant le mois de mars 2014 en attendant la finalisation des contrats des GR des trois autres régions. 33. En relation avec les problèmes évoqués plus haut, la mission recommande: • • Revoir à la baisse les objectifs initiaux de superficies à aménager en prenant en compte les capacités réelles des acteurs (ONG, MAEP et producteurs) et procéder à la réallocation des fonds ainsi dégagées à d’autres activités. Utiliser le reliquat des fonds de la BOAD à la suite de cette revue pour le financement des infrastructures qui étaient prévues sur financement BIDC. 34. Renforcement des capacités des acteurs dans la mise en œuvre des bas-fonds: Une convention a été signée en janvier 2014 entre le PADAT et AFRICA RICE pour réaliser une série de 7 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 quatre (4) formations sur le renforcement de capacité des techniciens du génie rural, agronomes et sociologues) des services techniques du MAEP (DAEMA, DRAEP, DDR-ICAT), des ONG prestataires du PADAT et des représentants des bénéficiaires. Ces formations devront permettre à terme, d’élargir la base des acteurs possédant une bonne maîtrise des techniques de sélection et d’aménagement des bas-fonds. L’objectif sera de former suffisamment de techniciens par région d’ici 2015, pour assurer l’encadrement et la coordination technique des travaux d’aménagement, afin de booster la capacité de mise en œuvre. 35. Opérations pilotes de petite mécanisation et de culture attelée: Ces activités pilotes n’ont pas être menées à terme durant la 1ere phase du PADAT ce qui rend difficile de porter une appréciation objective sur les résultats. A date, seule l’identification des 5 OP bénéficiaires a été menée en 2012 ainsi que la formation en gestion sur le site de Kpele Tutu (2013). En attendant la livraison des 05 motoculteurs, un suivi-accompagnement des OP a été organisé à titre expérimental à partir d’un motoculteur mis à leur disposition par l’ONG UAR-P en charge de cette opération. Cette exploitation expérimentale du motoculteur en commun a permis déjà de disposer de données réelles sur la gestion technico-commerciale d’un motoculteur par une OP. Le résultat d’exploitation permet d’espérer une rentabilité acceptable pour l’utilisation des motoculteurs mis en service sur le site de Kpele Tutu. La mission recommande que cette expérimentation soit mieux documentée et diffusée auprès des futures OP qui vont en bénéficier lors de la deuxième phase. Des propositions pour monter à l’échelle sont en cours d’élaboration, en tenant compte des ressources disponibles pour la deuxième phase du projet. 36. Les 5 OP bénéficiaires de Kpéi Tchila n’ont bénéficié que d’une visite d’échange d’expérience avec les groupements agricoles exploitant le site hydro-agricole de Koumbéloti dans la région des Savanes. Face à l’hésitation et au tâtonnement de l’ONG CECODRI en 2013, ces OP se sont contentées des accompagnements pour leur mutation en coopérative en attendant la distribution des motoculteurs reportée en ce début 2014. 37. L’opération pilote de culture attelée 3 débutée en 2012 avec l’identification de 25 producteurs bénéficiaires sur chacun des deux sites (dont 5 femmes par site) s’est poursuivie en 2013 avec la distribution des 50 bœufs complémentaires apportés par le PADAT. Par ailleurs, toutes les formations d’accompagnement en prélude à la réception des kits de matériels de culture attelée qui en fin de compte ne seront disponibles qu’en début de deuxième trimestre 2014 ont été réalisées. Il n’est pas encore possible de disposer de données socio-économiques permettant d’émettre un avis technique sur l’opération pilote de culture attelée dans le sens de la reproductibilité et de la vulgarisation. Toutefois les dispositions en matière de suivi sanitaire du bétail ont été prises et la formation des producteurs à l’exploitation et à la gestion des attelages a été réalisée. Avec les ressources dégagées sur les aménagements des bas-fonds, la mission recommande de mettre en place 150 nouvelles unités de traction animale pour aider à satisfaire la demande en matière de préparation des sols et faire émerger une offre de prestataires de labour. 38. Opération GIFS: Après les difficultés de l’année 2012 (retard de contractualisation, retard de décaissement, faible niveau de réalisation des champs-écoles, faible lisibilité sociale des actions, faible traçabilité des interventions, difficultés de suivi et validation des activités par le PADAT, …), la GIFS est entrée dans une phase de mise en œuvre optimale en 2013. En effet, 307 champs-écolesagriculteurs ont été conduits à terme soit près de la moitié des 650 prévus tandis que 315 nouveaux champs-écoles sont déjà programmés pour être mis en œuvre au cours de la saison 2014, ce qui portera à 622 le nombre de champs-écoles soit 95,69% de prévisions. Les 614 auxiliaires endogènes identifiés et formés en 2013 assurent l’animation des champs-écoles dans leurs groupes ou communautés. Près de 630 nouveaux auxiliaires endogènes seront identifiés et formés pour être mis en service dès la saison 2015, portant le nombre d’auxiliaires endogènes à 1244 sur les 1300 prévus. Le rapport d’enquête d’évaluation de la DSID en 2013 sur les effets du PADAT, indique que le taux d’utilisation des fertilisants organiques sur les parcelles des femmes est supérieur au taux d’utilisation fertilisants organiques sur les parcelles des hommes 4. Le faible niveau d’utilisation des fertilisants organiques dans les régions Centrale et des Plateaux pourrait s’expliquer par la disponibilité encore grande des terres en friches. La poursuite et la vulgarisation de la GIFS pourrait être assurée par 3 4 L’ONG CAP-EJR est chargée du suivi-accompagnement de l’exploitation des attelages et pour la viabilisation des prestations des artisans forgerons locaux formés pour les éventuelles réparations des matériels. L’enquête n’explique pas les raisons les écarts de niveaux d’utilisation qui sont de 44% de contre 15,8% dans la région Maritime; 14,7% contre 3,2 % dans; 7,0% contre 3,6%; 97,1% contre 17,5% dans la région de la Kara et 99,4% contre 0,6% dans la région des Savanes. 8 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 l’ICAT, dont le personnel technique s’est approprié de la démarche. Il est parfaitement envisageable d’internaliser la GIFS au système d’appui conseil porté par l’ICAT avec l’appui des auxiliaires endogènes. Pour se faire, l’ICAT devra procéder au recyclage de son personnel technique (les conseillers agricoles notamment) non familier avec la GIFS afin de leur permettre d’appuyer la mise en place et la facilitation des champs-écoles agriculteurs dans leurs zones d’intervention. c. Renforcement des acteurs à la base 39. Renforcement des activités organisationnelles des OP, faitières et de leur représentation: La première phase d'exécution du PADAT a privilégié un dispositif de mise en œuvre d'appui aux OP au travers de consortia d'ONG locales mis en place au niveau de chaque région et en faisant appel à d'autres prestataires de service (ICAT, IFDC, INADES Formation, etc.). Parallèlement, le PADAT a signé deux conventions annuelles avec la CTOP pour un appui institutionnel (frais de fonctionnement, matériel de bureau et véhicules, renforcement de capacité) en 2012 et 2013. Par ailleurs en 2013, la COD PADAT a confié à la CTOP la responsabilisation dans la mise en œuvre de quelques activités, en particulier l'accompagnement de la mutation de 146 unions conformément aux nouvelles dispositions de l'OHADA. 40. Les appuis du PADAT à la CTOP ont joué un rôle important dans son renforcement à tous les niveaux, ce qui a permis: L'amélioration de son assise institutionnelle au travers d'une gouvernance renforcée et d'une gestion professionnalisée de l'organisation (tenue de ses instances, planification stratégique, etc.) permettant d'accroître sa crédibilité, légitimité et visibilité auprès de ses membres et de ses partenaires qui reconnaissent de plus en plus son rôle clé dans le suivi et la mise en œuvre du PNIASA. La mise en place courant 2013, des cinq CROPPA - démembrements de la CTOP au niveau régional (cf. présentation de la CTOP en annexe 1) - est un acquis important et une opportunité pour faciliter la coordination des activités de la CTOP au niveau régional, promouvoir un dialogue politique concerté décentralisé entre la CTOP et l'administration, renforcer l'accompagnement des OP membres de la CTOP, et développer l'appui à la structuration des OP non membres. Le renforcement des capacités des élus et techniciens sur diverses thématiques via (i) la tenue de plusieurs séances de formations (gestion financière, élaboration de plans d'affaire, mutation des OP selon l'AU de l'OHADA, etc.) et (ii) l'organisation de visites d'échanges inter régionales et dans les pays voisins permettant d'éclairer ses membres sur d'autres expériences réussies (dans les domaines de la gouvernance, l'offre de services aux membres, la mobilisation des jeunes agriculteurs et la transformation du riz par les femmes). Tous ces efforts ont contribué au renforcement du réseau de compétences internes à la CTOP. 41. Malgré les acquis importants de cette collaboration, des insuffisances demeurent: La collaboration entre la CTOP et les autres partenaires de mise en œuvre du PADAT au niveau régional - si elle est naissante dans certaines régions - demeure globalement très faible et n'a pas permis d'impulser une dynamique de réflexion commune sur la complémentarité des activités mises en œuvre par les ONG et autres structures d'appui d'une part, et la CTOP d'autre part. De plus, le manque de partage des données sur les OP accompagnés par les ONG et les autres acteurs avec la CTOP et ses membres n'a pas facilité cette collaboration. Ainsi, d'une manière générale, la première phase du PADAT n'a pas permis d'anticiper ni de développer une stratégie de pérennisation de ses acquis par une réflexion concertée de l'ensemble des partenaires de mise en œuvre sur le rôle que peut jouer la CTOP à cette fin. Pourtant, la CTOP est la plus grande organisation togolaise fédérant les petits producteurs organisés du pays et rassemble en son sein 90% des faitières de producteurs du Togo (les 2 faitières non encore affiliées en ont fait la demande à la CTOP qui procèdera à leur affiliation lors de leur prochaine AG). 9 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 42. Partant de là, la mission recommande d’instaurer un processus de transfert graduel de responsabilisation de la CTOP et de ses membres dans les activités du PADAT-2 ème phase en vue d'un portage des acquis du PADAT par les producteurs organisés du Togo. Par ailleurs, la mission recommande une responsabilisation accrue de la CTOP et de ses faitières membres dans le renforcement institutionnel et organisationnel des OP appuyées par le PADAT. 43. Niveau de structuration des OP ciblées par le PADAT: La mission constate que la COD-PADAT ne dispose pas d'une base de données consolidées des OP qu’elle appuie et qui sont structurées au sein des faitières de la CTOP. De fait, la CPC est la seule faitière qui a mis à jour la liste de ses OPC membres grâce à l'appui reçu au travers de sa propre convention avec le PADAT, la CTOP n’ayant pas pris des dispositions pratiques (sélection de consultant/prestataire) à temps pour faire autant avec les autres faîtières membres quoique cette activité ait été inscrit à la convention signée avec le PADAT. 44. Faible niveau de structuration des OP-PADAT: Le croisement des listes d'OP appuyées par le PADAT et celle de la CPC (seule disponible) dans la région Centrale par exemple indique que seule 9% de ces OP sont membres de la CPC (39 OPC sur 448 OP-PADAT accompagnées par le projet). Il semblerait donc que le niveau de structuration des OP ciblées par le PADAT soit faible, ce qui interroge la durabilité du portage institutionnel de ces OP du delà du projet. Les besoins en sensibilisation et en appuis à la structuration des organisations de producteurs à la base sont donc importants dans les zones d'intervention du PADAT et ce mandat devrait graduellement être transférés à la CTOP en vue de renforcer son ancrage à la base et de mettre à profit des producteurs les services économiques développés ou en cours de développement au sein des faitières. 45. Accompagnement institutionnel et organisationnel des OP-PADAT membres de la CTOP: Parallèlement à l'accompagnement institutionnel et organisationnel des OP confié aux consortia d'ONG (2860 OP de base accompagnées), la CTOP s'est vue confier en 2013, la même mission mais auprès des unions (146 Unions accompagnées). La qualité de l'accompagnement des OP de base à la mutation selon l’Acte Uniforme de l’OHADA opérée par les ONG reste très variable sur le terrain comme l’a constaté la mission. Si dans la région des Savanes, la dynamique organisationnelle existante semble avoir été correctement accompagnée, en revanche dans les régions Centrale et Plateaux, les appuis ont favorisé un objectif chiffré d'OP mutées au détriment de la qualité de l'accompagnement, quitte à scinder des dynamiques de structuration existantes ou en cours. Par contre, la CTOP en partenariat avec ses CROPPA et les techniciens des faitières membres dans les régions, a mis en place une approche innovante de mise en œuvre (notamment le rôle de la CTOP dans le suivi et contrôle qualité - cf. annexe 2) malgré la modicité des ressources affectées à cette activité. 46. La CTOP, à l’instar de certains consultants, a pu recenser des problèmes rencontrés dans le processus de mutation en lien avec les incohérences du Guide élaboré à cet effet par l'Etat et le niveau de son interprétation (nombre maximum de coopérateurs membres d'une SCOOPS, montant du capital social à mobiliser pour l'accréditation, documents requis pour l'obtention de l'accréditation, etc.). Cependant, rien n’est fait officiellement pour corriger ces erreurs et parfois les acteurs de terrains se contredisent sur le sujet. 10 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Recommandations à mettre en œuvre immédiatement pour l'exécution du PTBA 2014 Mesure convenue 1. Réinsérer l'activité "Mise à jour de la Base de données de la CTOP" au PTBA 2014 de la CTOP ** 2. Consolider une base de données exhaustive des OP bénéficiaires du PADAT par région, préfecture, canton et village et partager cette base de données avec la CTOP 3. Identifier les OP-PADAT membres de la CPC en croisant la base de données de la CPC et celle consolidée de la COD PADAT et partager cette liste d'OP avec les ONG 4. Responsabiliser la CTOP via ses CROPPA dans la conduite d'actions de sensibilisation/appui à la structuration des OP-PADAT non membres de faitières dans 100 cantons et y affecter les ressources correspondantes** 5. Sensibiliser l'ensemble des OP-PADAT et des partenaires de mise en œuvre du Projet (ONG, ICAT, IFDC, INADES, etc.) sur les nouvelles orientations de la deuxième phase du PADAT (notamment l'approche de la responsabilisation croissante de la CTOP dans l'appui organisationnel et institutionnel des OP-PADAT membres de la CTOP) Responsabilité Date convenue COD PADAT, CTOP Immédiatement COD PADAT Immédiatement COD PADAT/CTOP Immédiatement COD PADAT Immédiatement Fin avril COR PADAT, CROPPA **voir PTBA2014 CTOP révisé Recommandations en vue de l'exécution du PADAT en 2015-2016 Mesure convenue Croiser la base de données CTOP avec la base de données de la COD-PADAT afin d'identifier la liste de l'ensemble des OP-PADAT membres de la CTOP Autoévaluation des capacités de la CTOP et proposer un plan de renforcement nécessaire pour assurer ces fonctions. 47. Responsabilité COD PADAT, CTOP CTOP, COD PADAT Date convenue Dès que la base de données CTOP sera disponible Septembre 20145 Conditions d’une participation effective des CROPPA dans la 2ème phase du PADAT 48. Appui à la mise en place des CROPPA: L’une des forces des CROPPA réside dans sa capacité à rassembler d'une part les représentations régionales des faitières membres de la CTOP mais aussi les Unions régionales non membres. Les CROPPA vont être dotées de compétences avec l’affectation prochainement de 2 jeunes diplômés volontaires (1 secrétaire comptable et un technicien agronome ou sociologue). Cependant, la mise en place de ces CROPPA est récente et les élus et salariés (jeunes volontaires en cours de mobilisation) qui les composent ont de grands besoins de renforcement de capacités pour assumer leur mandat. 5 Pendant la planification du PTBA 2015. 11 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 49. Implication encore limitée de la CTOP dans le processus de mise en œuvre et de suivi du PADAT. Depuis le démarrage des activités du PADAT, la CTOP n'a été pas été associée à l'identification des OP bénéficiaires6 ni dans la coordination et le suivi des activités et les diverses formations techniques dispensées par les prestataires du PADAT. (détail en annexe1). Recommandations Mesure convenue 1. Renforcer les capacités des élus et techniciens des CROPPA (rôles et responsabilités des CROPPA, gestion et planification, animation/sensibilisation et conduite de diagnostic OP, outils de suivi évaluation) ** 2. Impliquer les CROPPA dans le processus d'identification des bénéficiaires des derniers équipements 3. Impliquer les CROPPA dans les formations techniques dispensées par l’ICAT, INADES Formation, etc.). 4. Capacité les CROPPA pour effectuer un suivi régulier des activités d'appui aux OP du PADAT sur le terrain. ** Responsabilité Date convenue CTOP Immédiatement COD PADAT, COR PADAT Immédiatement COD PADAT, COR PADAT 2014, 2015, 2016 CTOP / COR PADAT Immédiatement **voir PTBA2014 CTOP révisé 50. Appui aux jeunes entrepreneurs ruraux et artisans réparateurs: Lors de sa première phase d'exécution, le PADAT a appuyé la formation de 99 jeunes entrepreneurs ruraux et 24 artisans réparateurs. Dès 2014, il est prévu d'accompagner ces jeunes formés pour les aider à accéder aux ressources nécessaires pour développer leurs activités. Le suivi-post formation des jeunes entrepreneurs par les centres formateurs a été un peu timide pour des raisons de logistiques et d’agendas de ces centres en rapport avec leurs fonctions principales (enseignement/formation sur place). Un suivi-accompagnement des jeunes lauréats entrepreneurs pour le démarrage effectif de leurs activités entrepreneuriales ou professionnelles surtout en termes d’appui conseil à la mobilisation des ressources est prévu sur le PTBA 2014. Des artisans réparateurs sont également formés et à former dans le cadre du programme national des plates-formes multifonctionnelles du Ministère de Développement à la Base, de l’Artisanat, de la Jeunesse et de l’Emploi des Jeunes et des synergies pourraient y être recherchées (recensement et mise en réseaux des artisans réparateurs ruraux). La mission recommande qu’un coup de pouce soit attribué aux jeunes entrepreneurs et aux artisans réparateurs à raison de 2 000 000 FCFA pour les jeunes entrepreneurs et d’un million pour les artisans réparateurs. Recommandations Mesure convenue 1. Responsabiliser la CTOP pour le suiviaccompagnement des jeunes lauréats entrepreneurs et artisans réparateurs dans le démarrage effectif de leurs activités entrepreneuriales ou professionnelles. (Définir un cahier de charge portant sur l’appui conseil à la mobilisation des ressources et la gestion des entreprises et des activités professionnelles) ** 6 I Responsabilité Date convenue COD PADAT Immédiatement mplication nulle pour la distribution des kits, l'affectation des équipements et infrastructures de stockage et l'identification des sites à aménager. 12 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 **voir PTBA2014 CTOP révisé 51. Format des PTBA fournis par la CTOP. La mission a constaté que le format des PTBA proposés par la CTOP au COD-PADAT ne fait pas apparaître clairement le maître d'ouvrage - en différenciant la CTOP des CROPPA -pour chaque activité proposée. Or cela pourrait faciliter la lecture de ce PTBA par la COD-PADAT ainsi que le suivi par les COR-PADAT. Recommandations Mesure convenue 1. Ajouter au PTBA 2014 de la CTOP les activités recommandées par la mission RMP** Responsabilité COD/PADAT CTOP Date convenue Immédiatement **voir PTBA 2014 CTOP révisé 2. Composante 2: Valorisation des produits a. L’accès aux équipements de transformation 52. L’identification des OP bénéficiaires des équipements de transformation (couplée à la mise en place des conditions préalables) entamée en 2012 se terminera en 2014. Les distributions auprès des bénéficiaires ont débuté en Janvier 2014, mais ont été interrompues pour des raisons logistiques (transport et manutention parfois délicats) et institutionnelles (nécessité de se conformer à l’agenda ou d’obtenir l’autorisation du MAEP). La mission a constaté que certains équipements déjà distribués ont ensuite été retirés aux bénéficiaires sur demande du MAEP, ces ruptures dans la distribution ne sont pas de nature à établir des relations de confiance entre le projet et les bénéficiaires sans compter que beaucoup d’équipements ont été endommagés. La mission recommande que les équipements acquis depuis plus de trois mois déjà soient distribués aux bénéficiaires au plus tôt et vérifier qu’ils sont en état de fonctionner correctement. Le reste des équipements prévus pour les OP ont été commandés en 2014. Mais des besoins subsistent encore aussi bien dans les zones prioritaires que dans les zones d’extension. Tableau 4: Distribution des équipements de transformation En attente Valeur de (F TTC livraison CFA) (Nombre) Nombre d’OP/équipement Valeur Total fin Déjà Livré TTC projet (Nombre) CFA) Egreneuses 700 460 583 496 123 - - Batteuse-vanneuses riz 150 - - 100 100 300 000 Décortiqueuses riz 100 65 130 858 460 Râpeuses manioc 250 et presses Bâches agricoles 550 Motoculteurs et 10 accessoires Multicultures à bœufs et 50 accessoires Pulvérisateurs à dos 5500 Commande passée en (F 2014 (Nombre) 240 50 35 150 126 850 000 - 350 49 882 140 - - - 10 - - 50 5500 57 289 000 - 34 515 000 33 925 000 - 100 200 - Source: Mission de revue 53. La mission recommande les mesures suivantes: Equipements: Doter les OP bénéficiaires d’égreneuses de maïs en bâches à l’image des OP bénéficiaires de batteuses-vanneuses de riz et de râpeuses et presses à manioc; 13 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Abris des équipements de transformation: Allouer des ressources pour la construction des abris pour le reste des décortiqueuses de riz qui sont commandées en module fixe sans tenir compte de la surface forfaitaire proposée dans le rapport de conception finale du PADAT; Laisser le choix aux bénéficiaires d’équipements mobiles de construire leur propre abri à l’image des abris de moulins à grains qui font fortune dans les villages. 54. Infrastructures de stockage et de commercialisation: L’identification des sites et bénéficiaires d’infrastructures de stockage et de commercialisation (de magasins, hangars et abris d’équipements), débutée en 2012, s’est également poursuivie en 2013. Le reste des sites et bénéficiaires d’infrastructures de stockage et de commercialisation sera sélectionné en 2014. 55. On note plus de demandes pour les magasins de 250 T et 75 T sauf pour la région Centrale où il y a un reliquat de 3 magasins de 250 T et 6 de 75 T disponibles. Le tableau 6 résume la situation des identifications des OP bénéficiaires. Cette situation s’explique entre autres par le fait que les nombres prévisionnels sont relativement faibles d’une part, mais aussi par l’intérêt plus marqué des populations pour les magasins de grande capacité. 56. La demande des magasins de 10 T représente environ 77 % des disponibilités, ce taux s’explique par une demande plus faible pour la Centrale (74,7%) et la Kara. Pour la région Centrale en particulier, les campagnes de sensibilisation et les missions de supervision ont montré que la capacité individuelle moyenne de production et de stockage par producteur est très élevée et dépasse de loin celle des magasins de 10 T, ce qui explique le désintérêt relatif des populations pour les "petits magasins de stockage". Ces magasins étant destinés à des groupements de base (en moyenne 5 à 15 personnes), les OP de cette région estiment que les magasins de 10 T ne correspondent pas à leurs besoins. 57. Lors de la campagne d’identification 2012, seulement 6 magasins de 30 T et 4 de 150 T ont été sélectionnés car ces nouveaux types de magasins ont été introduits suite à la recommandation de la BOAD pendant la mission de supervision en 2013. Cela explique en partie que seulement 67% des sites de 150 T aient été sélectionnés à ce jour. 58. Les résultats en terme d’identification, plus faibles en 2013 que ceux de 2012, se justifient aussi par une meilleure prise en compte de l’ensemble des critères, notamment le niveau d’organisation et de structuration des OP, ainsi que leur capacité financière au regard de la contribution qu’elles doivent mobiliser comme contrepartie. 59. Mobilisations des contributions des bénéficiaires: Malgré plusieurs missions de suivi et de sensibilisation, le niveau de mobilisation des contributions des bénéficiaires identifiés en 2012 reste très faible (15%) au regard des futures échéances. La région de Kara présente un taux de recouvrement nul, la région Centrale étant à moins de 6% de recouvrement. Cette situation reflète certaines réalités socio-culturelles locales et un niveau de sensibilisation insuffisant de la part des Consortia d’ONG des régions concernées. En effet les populations-cibles, ainsi que la plupart des acteurs du projet (ONG, Administration, autorités locales et coutumières, etc.) sont habitués à bénéficier d’appuis divers sans contrepartie ou contribution, ou tout au plus contre des contributions en nature sous-forme de main-d’œuvre. 60. Par ailleurs, plusieurs bénéficiaires ont du mal à définir un mécanisme clair et efficace de mobilisation de la contribution de l’OP ou de l’Union, impliquant une contribution individuelle des membres qui au demeurant est souvent à leur portée, pour peu qu’ils se donnent une échéance compatible avec les périodes de vente de leurs productions. 61. La situation des contributions mobilisées à la date du 31 mars 2014 est résumée dans le tableau ci-après. 14 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Tableau 5: Niveau de mobilisation de la contribution des bénéficiaires sélectionnés en 2012. Maritime Montant de la Contribution mobilisée Reste à mobiliser contribution à mobiliser (F Montant (F Pourcenta Montant (F Pourcenta CFA) CFA) ge (%) CFA) ge (%) 19 675 000 4 445 000 22,6% 15 230 000 77,4% Plateaux 75 995 000 23 481 029 30,9% 52 513 971 69,1% Centrale 50 270 000 2 790 000 5,6% 47 480 000 94,4% Kara 64 560 000 - 0,0% 64 560 000 100,0% Savanes 90 570 000 15 365 000 17,0% 75 205 000 83,0% Total 301 070 000 46 081 029 15,3% 254 988 971 84,7% Région Source: Revue à mi-parcours 62. Afin d’améliorer le niveau de mobilisation de ces contributions, il a été recommandé aux ONG d’élaborer des programmes de suivi régulier et rapproché (au moins deux fois par mois et par OP) de leurs bénéficiaires (campagnes 2012 et 2013). Ce faisant, les ONG devront convenir avec les OP les meilleures modalités de recouvrement (plan de recouvrement, ouverture d’un compte etc.). Ces actions ont été consignées dans les cahiers de charges contenus dans les conventions 2014. 63. Malgré une amélioration constatée, des efforts restent à faire dans le sens d’une meilleure prise en compte de la capacité organisationnelle et financière des bénéficiaires, en rapport avec le type d’infrastructure demandée. Cela devrait faciliter la mobilisation de leur contribution financière dans des délais compatibles avec la période de réalisation des travaux de construction. 64. Les résultats des bénéficiaires et sites d’infrastructures de stockage et de commercialisation identifiées depuis sont récapitulés dans le tableau ci-après. 15 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Type Unité d’infrastructure Quantités prévisionnelles actualisées Réalisation au 31 mars 2014 Maritim Savanes Kara Centrale Plateaux e Reste à réaliser Maritim Total Savanes Kara Centrale Plateaux e Total % Savanes Kara Centrale Plateaux Maritim e Total % Magasin 10 T Nombre 94 75 75 37 19 300 94 62 19 37 19 231 77,0 0 13 56 0 0 69 23,0 Magasin 30 T Nombre 23 19 19 0 4 65 23 6 19 0 4 52 80,0 0 13 0 0 0 13 20,0 Magasin 75 T Nombre 23 19 19 19 5 85 23 19 13 19 5 79 92,9 0 0 6 0 0 6 7,1 Magasin 150 T Nombre 16 13 13 0 3 45 16 6 6 0 2 30 66,7 0 7 7 1 15 33,3 Magasin 250 T Nombre 15 12 12 13 3 55 15 12 9 13 3 52 94,5 0 0 3 0 0 3 5,5 m2 400 400 200 100 1 600 500 340 380 100 0 1 320 0 60 20 100 100 280 Abris machines Hangars marchés 500 Nombre 25 20 m2 1250 Nombre 31 20 0 82,5 17,5 10 5 80 25 17 19 5 0 66 0 3 1 5 5 14 1000 1000 500 250 4 000 320 400 600 520 200 2 040 930 600 400 0 50 1 980 25 13 6 100 8 10 15 13 5 51 23 15 10 0 1 49 25 51,0 Tableau 6: Niveau de réalisation de la sélection des sites d’infrastructures de stockage et de commercialisation (2012-2013) Source: RMP 16 51,0 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 65. Etudes techniques: Les études techniques détaillées des magasins, hangars et abris d’équipements ont été réalisées et ont permis l’élaboration d’un DAO pour les travaux de construction de 134 magasins de 10 T, 6 magasins de 30 T, 74 magasins de 75 T, 3 magasins de 150 T, 50 magasins de 250 T (dont 9 ESOP), 46 abris d’équipements et 37 hangars de marchés, identifiés en 2012, comprenant 24 lots indépendants. 66. Les offres de 81 soumissionnaires ont été réceptionnées et ouvertes le 29/10/2013. Le rapport d’évaluation des offres a été transmis à la DNCMP le 23/01/2014, qui a transmis une première série d’observations à la commission d’évaluation le 07/02/2014. Une deuxième série d’observations a encore été transmise à la commission d’évaluation le 03/03/2014. Le dossier relatif à la prise en compte de ces dernières observations a été remis à la PRMP le 17/03/2014 pour transmission à la DNCMP qui a finalement transmis son Avis de Non Objection le 11/04/2014. Compte tenu de l’important retard accusé dans la passation des marchés, les travaux commenceront probablement mai-juin 2014, pour un délai d’exécution de 5 mois. 67. Pour les nouveaux sites de magasins, hangars et abris identifiés en 2013, un DAO portant sur la construction de 97 magasins de 10 T, 46 magasins de 30 T, 6 magasins de 75 T, 26 magasins de 150 T, 2 magasins de 250 T (2 ESOP), 20 abris d’équipements et 10 hangars de marchés, identifiés en 2013 a été transmis à la DNCMP le 10/03/2014 pour Avis de Non Objection. Les travaux devraient commencer courant septembre 2014, pour un délai d’exécution de 5 mois. 68. Compte tenu de ce qui précède, la mission recommande les actions suivantes: Lancer l’appel d’offres pour les travaux de construction, entre février et juin 2015, des derniers sites d’infrastructures de stockage et de commercialisation sélectionnés en 2014 et faire réaliser les travaux entre juillet et décembre 2015; Prendre en charge sur le reliquat des fonds BOAD, après réactualisation des superficies de bas-fonds aménageables, les infrastructures de stockage et de commercialisation initialement prévues au titre du financement BIDC pour la région de Kara (autres préfectures que Dankpen). Cette recommandation ne pourra être effective que si les autorités togolaises saisissent officiellement la BOAD pour une réallocation de ses fonds alloués au projet. Cette réallocation concernera les infrastructures ci-après dans la région de Kara (autres préfectures que Dankpen): 9 magasins de 250 T; 10 magasins de 150 T; 14 magasins de 75 T; 14 magasins de 30 T; 47 magasins de 10 T; 16 hangars de marchés; 13 abris d’équipements. 69. Le recrutement gré-à-gré des bureaux chargés du contrôle et de la surveillance des travaux de construction des magasins, abris d'équipements et hangars de marchés identifiés en 2012 est en cours pour les régions concernées par le financement GAFSP (régions Maritime, des Plateaux et Centrale). Cette mission devra également s’étendre aux zones couvertes par la BOAD (régions de Kara et des Savanes). 70. Lors de la formulation du projet, les hypothèses de réalisation des infrastructures de stockage et de commercialisation étaient les suivantes: 17 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Tableau 7:Chronogramme prévisionnel de réalisation des infrastructures de stockage et de commercialisation Magasin 10 T Unit Année é 1 Unité 0 Année 2 0 Année 3 12 Année 4 20 Année 5 30 Année 6 38 Magasin 30 T Unité 0 0 0 0 0 0 0 Magasin 75 T Unité 0 0 20 30 45 55 150 Magasin 150 T Unité 0 0 0 0 0 0 0 Magasin 250 T Unité 0 0 40 60 90 110 300 Abris machines Hangars marchés m2 0 0 300 300 500 500 1600 m2 0 0 0 1500 1500 1000 4000 N° Désignation Total 100 (Source: rapport de formulation du PADAT) 71. Récapitulatif des contraintes relatives aux infrastructures de stockage: Le retard dans la mobilisation des contributions des bénéficiaires de 10% du coût des travaux due avant la fin des travaux. Compte tenu du niveau de mobilisation actuel des contributions, il y a un risque que l’exécution des travaux de construction des infrastructures identifiées en 2012, dont le démarrage des travaux est attendu courant mai 2014, soit perturbée, voire compromise. La lourdeur de la passation des marchés évoquée dans le volet "bas-fonds" est également valable pour les infrastructures de stockage et de commercialisation. A titre d’illustration, l’évaluation des offres techniques et financières des entreprises chargées des travaux de construction de celles identifiées en 2012, a commencé en novembre 2013 et le rapport d’évaluation a été transmis à la DNCMP le 23 janvier 2014, soit près de trois mois, contre une planification de 15 jours. L’importance des dossiers à monter, constitue aussi une contrainte majeure au vue de la dispersion des infrastructures à réaliser, les appels d’offres comportent un nombre de lots important (24 lots pour les sites de 2012, 10 lots pour ceux de 2013), ce qui implique également un grand nombre de soumissionnaires (82 soumissionnaires pour les sites de 2012). Ceci représente un volume de travail très important pour la commission d’évaluation. Les difficultés liées à la charge de travail trop importante de l’expert Infrastructures, évoquées dans le domaine des bas-fonds, sont aussi valables pour les pistes. Recommandations Mesures convenues 1. Alléger les procédures de passation des marchés: éviter le double circuit d’approbation des dossiers (DNCMP + Bailleurs); les procédures des bailleurs étant plus contraignantes que les procédures nationales, il est souhaitable que les ANO de la DNCMP ne soient pas exigibles, mais que les dossiers lui soient transmis pour information 18 Responsabilité MAEP Date convenue Immédiatement Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 b. Les infrastructures rurales 72. Pistes Rurales: La totalité des 425 Km de pistes de désenclavement 7 prévues ont été identifiées et validées. Sur 360 Km de pistes de desserte 8, 87 Km ont été validés en 2012 et 138 Km validés en 2013. L’identification du reliquat, soit 135 Km, sera achevée en 2014. Là encore la mission constate qu’à l’instar des bas-fonds, les objectifs de réalisations des pistes semblent n’avoir pas tenu compte des délais de passation des marchés en phase "Etudes" et "Travaux", rendant les délais de réalisations quelques peu irréalistes. 73. Un appel d’offres pour les études détaillées de 425 Km de pistes de désenclavement et 87 Km de pistes de desserte a été élaborée, comprenant 3 lots financés respectivement par les fonds GAFSP, la BIDC et la BOAD, a été publié en août 2013. Les négociations avec la BIDC n’ayant pas encore abouti, l’appel d’offres pour le lot financé par ce bailleur est reporté à plus tard, ramenant l’appel d’offres des études à 292 Km de pistes de désenclavement et 74 Km de pistes de desserte. Le rapport d’évaluation de ces offres est en cours de transmission à la DNCMP. 74. Afin d’accélérer la réhabilitation des de 425 Km de pistes de désenclavement et 87 Km de pistes de desserte identifiées en 2012 et d’assurer une meilleure répartition des pistes dans la région de Kara, la mission recommande de faire réaliser les études des 128 Km de pistes de désenclavement et 13 Km de pistes de desserte dans les autres préfectures de Kara, autres que Dankpen, par l’un des soumissionnaires déjà consultés, classé 3ème lors de l’évaluation des offres qui est déjà très avancée. Cela éviterait de reprendre le long processus de sélection d’un nouveau prestataire pour ces études. 75. Compte tenu de la réallocation proposée dans le cadre de la diminution de la superficie de basfonds aménageables d’ici 2018, la mission recommande que les pistes initialement prévues au titre du financement BIDC soient couvertes par le financement BOAD dans la région de Kara (58 Km de pistes de désenclavement; 57 Km de pistes de desserte) et dans la région centrale (70 Km de pistes de désenclavement). La durée des travaux variera entre 5 à 11 mois pour les pistes de désenclavement et sera de 4 mois pour les pistes de desserte. 76. Récapitulatif des contraintes relatives aux pistes Le chronogramme actualisé de réalisation des pistes de desserte prévoit un démarrage des travaux en novembre-décembre 2014, soit environ un an de retard par rapport au chronogramme initial, qui s’explique par la durée de la période de sélection et celle de la passation des marchés. D’après les estimations, les travaux seront exécutés de novembre 2014 à mai 2015 pour la première campagne, octobre 2015 à mars 2016 pour la deuxième campagne et octobre 2016 à mars 2017 pour la troisième campagne. Le chronogramme actualisé de réalisation des pistes de désenclavement prévoit un démarrage des travaux en octobre 2015 (année 4), soit environ 2 ans de retard par rapport au chronogramme initial, qui s’explique par la durée de la période de sélection et celle de la passation des marchés. Les pistes de désenclavement seront achevées en 2016. Comme pour les autres infrastructures, la principale contrainte réside dans la longueur des processus de passation des marchés, avec le double circuit d’approbation des TdR, demandes de propositions pour les études et DAO pour la réalisation des travaux, sachant que les délais d’exécution peuvent aller de 6 à 12 mois, auxquels il faudrait rajouter les périodes de pluies pendant lesquelles l’exécution des travaux est quasi-impossible. Les difficultés liées à la charge de travail trop importante de l’expert Infrastructures, évoquées plus haut se ressentent aussi pour les pistes. 77. Lors de l’identification des pistes de désenclavement réalisé en 2012, plusieurs régions ont exprimé des besoins qui n’ont pas pu être pris en compte du fait du budget disponible. Du reste, l’accès à la plupart des sites de bas-fonds, magasins, hangars et abris est très difficile dans la quasi7 8 Pour les pistes de désenclavement, les hypothèses initiales de réalisation étaient les suivantes: Année 2: 50 Km; Année 3: 100 Km; Année 4: 150 Km; Année 5: 150 Km. Lors de la formulation du projet, les hypothèses de réalisation des pistes de desserte étaient les suivantes: Année 2: 50 Km; Année 3: 75 Km; Année 4: 100 Km; Année 5: 135 Km. 19 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 totalité des régions. Les pistes de desserte prévues dans le cadre du PADAT ne répondent pas souvent aux besoins d’aménagement, car nécessitant souvent la construction de grands ouvrages. La deuxième phase du projet pourrait prendre en compte ces nouveaux besoins qui seront estimés et soumis aux bailleurs. 78. Le manque de compétence des partenaires de mise en œuvre: Le dispositif institutionnel du PADAT prévoyait la mobilisation d’un homologue National, qui travaillerait en équipe avec l’expert international en infrastructures rurales au niveau central, ainsi que celle d’un Spécialiste en Génie Rural dans chacune des 5 régions (DAER). A l’instar des autres homologues du PADAT 9) l’homologue national devrait travailler au quotidien sur le projet en "compagnonnage" avec l’expert international, ce qui devrait faciliter la concertation et surtout, le transfert de compétences, tel que demandé dans le cahier des charges de l’ATI. Cette disposition n’a jamais été effective, ce qui a contribué à la mauvaise performance de la composante 2. 79. L’homologue National qui devait travailler en équipe avec l’expert en infrastructures a été désigné par l’arrêté ministériel N°04/2013/MDMAEPIR/Cab du 29 avril 2013 et devait relever de la DAER (actuelle DAEMA), principale direction technique du MAEP en matière d’aménagement et d’infrastructures rurales. Cependant quelque temps après sa nomination, l’homologue National a été nommé Directeur de la maîtrise d’ouvrage de l’actuel Ministère de l’Équipement Rural (ancien Ministère Délégué auprès du MAEP, Chargé des Infrastructures Rurales). Cette nomination est incompatible avec le rôle d’homologue, au regard des multiples responsabilités liées à la fonction de Directeur et de la charge de travail du PADAT. 80. Par ailleurs, la fusion de l’ancien Ministère Délégué auprès du MAEP, chargé des Infrastructures Rurales au sein de l’actuel Ministère de l’Équipement Rural, pourrait poser un problème par rapport au cadre institutionnel initial du PADAT, ceci pourrait modifier la logique initiale du dispositif de transfert de compétence. Il est important que le MAEP examine la conformité de ce dispositif et se prononce sur le statut de l’homologue national en infrastructures rurales, afin que les objectifs attendus du transfert de compétence soient atteints pendant la présence de l’ATI. 81. La mission note qu`à ce jour, la participation de l’homologue dans la gestion et la mise en œuvre des infrastructures reste marginale et insuffisante. Celui-ci possède sans doute les compétences techniques nécessaires pour assurer le poste, mais n’est pas suffisamment impliqué dans la prise en main des procédures de gestion du PADAT. 82. La mission recommande que des dispositions soient prises pour le rendre plus disponible afin de lui permettre de commencer une réelle prise en main des dossiers en cours, ainsi que des outils de gestion du volet infrastructures du PADAT. En effet, à moins un an de la fin du contrat du Consortium SOFRECO-IIC, cette question demeure très urgente à régler. 83. Capacités des partenaires de mise en œuvre - DAEMA: Selon le dispositif institutionnel, le volet "Infrastructures" du PADAT est rattaché à la Direction de l’Aménagement et de la Mécanisation Agricole (DAEMA / ancienne DAER). A la fin du contrat de l’ATI, la mise en œuvre de ce volet devrait être assurée par cette direction. Pour ce faire, il est important que cette direction soit dotée en ingénieurs et techniciens supérieurs du Génie Rural afin d’assurer la planification, la coordination et la supervision des infrastructures rurales. A ce jour, sauf information contraire, cette direction dispose d’un seul cadre supérieur en génie rural (l’homologue), affecté au Ministère de l’Equipement Rural depuis 2013. 84. L’arrêté ministériel N°04/2013/MDMAEPIR/Cab du 29 avril 2013 a désigné 5 responsables régionaux chargés de la mise en œuvre des infrastructures du PADAT, qui sont les Chefs de Division Aménagement et Equipement Rural des DRAEP. Trois de ces cinq responsables sont de niveau Ingénieur Adjoint des travaux de Génie Rural (équivalent au niveau BEPC+4 ans). Les deux autres sont de niveau Technicien Supérieur (BAC + 3 ans) de Génie Rural, avec le statut de Volontaires. 85. Afin de renforcer les capacités techniques de la DAEMA, certains des cinq (5) spécialistes GR en cours de recrutement pour le suivi des infrastructures du PADAT pourraient être intégrés par la DAEMA à la fin de leurs contrats prévus pour 4 ans. 9 Suivi-évaluation, Agriculture et Filières, Passation des marchés, comptable, Gestion financière. 20 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Recommandations Mesures convenues 1. Rendre disponible l’homologue chargé des infrastructures Responsabilité Date convenue MAEP immédiatement 2. Renforcer les divisions Aménagement et Equipement Rural des DRAEP par au moins un Ingénieur (Bac+5ans) et des Techniciens supérieurs en fonction du volume des projets s’exécutant dans chaque région. MAEP D’ici fin 2014 3. Intégrer les 5 GR en cours de recrutement par le PADAT dans la DAEMA à la fin de leur contrat. MAEP D’ici fin 2018 86. ONG prestataires: Dans chaque région, un consortium composé de trois à 5 ONG a été identifié à la formulation du projet pour la mise en œuvre de la plupart des activités du projet. La région des Savanes fait exception, avec l’ONG RAFIA qui réalise seule les activités. 87. Après deux années de collaboration avec la COD-PADAT, les constats ci-après peuvent être faits: Le volume des activités à réaliser chaque année semble dépasser la capacité des ONG. En effet, celles-ci ont des effectifs limités au regard de l’ampleur des activités à mener, ce qui entraine souvent des retard dans la réalisation des activités et la transmission des rapports. Par ailleurs, les exigences en qualification du personnel ne sont pas toujours respectées pour le volet infrastructures. Le personnel technique de mise en œuvre est souvent inexpérimenté et peu qualifié, souvent constitué de jeunes volontaires non encadrés. Pour la mise en œuvre des bas-fonds, seules les ONG RAFIA (région des Savanes et PTM (régions Centrales et de Kara) qui ont participé au Projet Bas-Fonds financé par l’Union Européenne (1999-2003), GRED et ETD qui est en partenariat avec AFRICA RICE ont déjà participé à l’aménagement des bas-fonds. Cependant, pour la plupart d’entre elles, le personnel ayant acquis cette expérience ne fait plus partie de leurs effectifs, d’où un affaiblissement de la capacité de réalisation de ces structures. La mission recommande que les consortia montent en puissance dans le renforcement de capacités des techniciens chargés de cette activité, en complément des efforts fournis par le PADAT pour le relèvement du niveau général des acteurs du projet. Recommandations Responsabilité Date convenue 1. Accroitre le nombre d’ONG ou de consortia dans chaque région afin de confier à chaque prestataire un volume d’activités en accord avec sa capacité de réalisation MAEP et COD Immédiatement 2. Renforcer les capacités techniques du personnel dédié aux infrastructures au sein des ONG ONG/COD Immédiatement 21 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 3. Composante 3: Coordination et Gestion du PADAT a. Aspects Institutionnels 88. Pilotage et Coordination du Projet: Le pilotage du PADAT est assuré par le dispositif de pilotage commun pour tous les projets PNIASA (PASA, PPAAO, PADAT et PNPER). Ce dispositif a été mis en place en 2011 par Décret Présidentiel N°2011-022/PR. Si la mission reconnait la pertinence d’avoir un dispositif de pilotage commun, elle estime que son l’envergure pose parfois des difficultés logistiques surtout au plan régional. 89. En effet, le nombre important des membres rend les réunions assez couteuses et difficiles à supporter pour la contrepartie. La composition même des CROP – du fait de la grande diversité d’institutions représentées - rend les aspects techniques spécifiques au PADAT difficiles à appréhender. 90. De ce point de vue, la mission recommande de procéder dans les plus brefs délais à une relecture du Décret Présidentiel N 2011-022/PR afin: (i) de clarifier les rôles et responsabilités des différentes structures de pilotage et de coordination, (ii) réduire le nombre des membres; et (iii) introduire des comités techniques dédiés à chaque projet afin de tenir compte de leur spécificités. Par ailleurs, il est opportun que le MAEP mettre en place dans les 5 régions des comités techniques focalisés, qui seraient placé sous l’égide du DRAEP. Ils fonctionneraient comme les CTP et faciliteraient le processus de validation des interventions du projet en régions. 91. Ces changements sont d’autant plus urgents qu’il y a beaucoup d’interventions qui contribueront largement à donner plus de visibilité au Ministère (infrastructures de stockage et commercialisation, équipements de valorisation des produits, aménagements) et qui devront être validées au niveau régional. 92. La mission recommande que le PADAT prenne en charge la tenue des quatre réunions statutaires annuelles des CROP (par région) et des moyens pour faciliter le suivi par les instances de tutelle et les services techniques tant nationales que régionales. Ces dispositions devront permettre une meilleure synergie et une harmonisation des interventions du PADAT avec les stratégies et politiques nationales 93. Transfert des compétences et approche sectorielle: Dans le cadre de l’approche sectorielle, l’ATI était mandatée pour former les homologues nationaux et les cadres des directions centrales et régionales dans l’optique de leur responsabilisation future dans la gestion du PADAT. A cet effet, le MAEP a désigné des homologues pour les différentes postes avec des compétences variables mais surtout avec une présence effective dans la gestion du Projet qui varie d’un poste à un autre. Comme indiqué plus haut, la présence de l’homologue de l’expert infrastructure a pesé sur les performances de cette composante. 94. Ceci dit, force est de constater que le transfert de compétence n’a pu être complété pour deux raisons majeures: (i) les modalités du transfert de compétence n’ont pas été clairement énoncées par l’ATI qu’à partir de cette année; (ii) l’inadéquation entre les expertises disponibles au sein du projet et les profils et les postes des homologues (Ex. un certain nombre des homologues sont des chefs de services au lieu des techniciens du service, ou sont des volontaires). 95. La mission préconise que le transfert de compétence continue, sous le leadership du Secrétariat Général et de la Direction des Ressources Humaines pour s’assurer qu’il entre bien en ligne avec les visées du Ministère en matière de renforcement institutionnel et de l’approche sectorielle. Ce transfert de compétences devra faire l’objet d’un « Protocole de Transfert de Compétences » formel entre le PADAT et le MAEP. 96. Transition vers la fin de l’ATI: Comme spécifié dans les documents de formulation du projet, l’Assistance Technique International devait durer trois ans et prendre fin en Février 2015. 97. Par anticipation de la fin de l’ATI qui mettrait fin aux contrats des experts du projet (COD et COR) recrutés par le Consortium, et suite au constat que le transfert de compétences et le renforcement des capacités des homologues n’ont pu être complété et ne le seront pas à l’échéance de Février 2015, la mission exhorte le gouvernement et le MAEP en particulier à faire preuve d’anticipation et prenne toutes les dispositions nécessaires afin d’éviter toute interruption dans la gestion du programme. 22 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 98. En effet, avec les retards accusés dans les passations de marché dans le passé, notamment pour ce qui est des constructions d’infrastructures de stockage et de commercialisation et les aménagements de bas-fonds, 2015 verra une montée en puissance des activités du projet. Une interruption de service inopinée pourrait sérieusement compromettre la capacité du projet d’atteindre les objectifs lui assignés dans la dernière phase. 99. A cet effet, la mission recommande que le MAEP mette en place une unité de gestion avec la même configuration que la COD et la COR actuels - renforcée en région, par un assistant en suiviévaluation. 100. Tout comme dans le dispositif actuel, et dans le respect des dispositions du PNIASA, le Coordinateur Opérationnel Délégué travaillera sous l’autorité et la supervision directe du SG du MAEP, Coordonnateur Stratégique des Projets du PNIASA. L’organigramme de cette Coordination Opérationnelle, la description des postes et les profils de recrutement seront inclus en annexe du rapport de supervision. La mission invite le Ministère a immédiatement prendre toutes les dispositions nécessaires pour mettre en place les textes régissant la nouvelle Coordination Opérationnelle du projet et les autres dispositions connexes qui seront prises pour assurer le meilleur ancrage possible dans le dispositif du Ministère. Ces dispositions devront être communiquées au FIDA d’ici la fin du mois de Juin 2014 101. Le FIDA invite également le Gouvernement à diligenter la révision du Décret sur le dispositif de pilotage et coordination des projets d PNIASA pour refléter ces changements institutionnels. 102. Pour ce qui est des recrutements, ils devront être faits en compétition ouverte. Tous les postes seront déclarées vacants. Les procédures de recrutement devront commencer au plus tard en juillet 2014, et les contrats signés au plus tard trois mois avant la fin de l’Assistance Technique Internationale afin de permettre une passation de service. 103. Il sera crucial de respecter ce chronogramme car selon les dispositions du FIDA et au vu de la faible performance du projet, il ne serait pas envisageable d’avoir une interruption dans la coordination du projet ne fut-ce que pour un seul jour. 104. Renforcement institutionnel du MAEP: Dans le Cadre de l’accompagnement du MAEP dans l’approche Sectorielle, la mission recommande un rehaussement de l’appui au Sous-Programme 5 du PNIASA. Les modalités et la nature de cet appui sont laissées à la discrétion du MAEP, qui en informera le FIDA avant la finalisation du Rapport de Supervision afin que les Tableaux de Couts tiennent compte de cette donne. 1. Relecture du Décret Présidentiel N 2011022/PR 2. Prise en charge la tenue des quatre réunions statutaires annuelles des CROP (par région) 3. Protocole de transfert de compétences formel entre le PADAT et le MAEP. 4. Préparation recrutements en anticipation fin de l’ATI 5. Modalités de rehaussement de l’appui au Sous-Programme 5 du PNIASA. 23 Responsabilité Date convenue MAEP Immédiatement COD Immédiatement COD-MAEP COD-MAEP MAEP Immédiatement 3eme Trimestre 2014 Immédiatement Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 b. Aspects fiduciaires 105. Une évaluation du système de gestion financière a été conduite pour vérifier sa conformité avec les exigences du FIDA en matière de risque fiduciaire et de performances financières. Suite à l'exercice de revue à mi-parcours, le niveau du risque fiduciaire associé au projet a été évalué comme moyen en raison des insuffisances constatées dans certains domaines de la gestion financière, notamment la structure organisationnelle, les flux de fonds et modalités de décaissement en faveur des partenaires, la gestion comptable et le contrôle interne. La non mise en œuvre immédiate des recommandations émises par la mission pourrait négativement affecter l'exécution du projet. Le niveau de performance de la gestion financière du PADAT est jugé comme modérément satisfaisant. 106. Structure organisationnelle et personnel. La structure organisationnelle du PADAT est globalement adéquate pour la mise en œuvre du projet. Elle repose sur une coordination opérationnelle déléguée (COD) au niveau central et cinq coordinations opérationnelles régionales (COR), qui viennent en appui au MAEP et aux DRAEP. La COD et les cinq COR sont composées d’un total de 17 experts fournis par le consortium SOFRECO-IIC (assistance technique internationale - ATI), en cours de renforcement par cinq (5) Ingénieurs GR dans les régions. Le cadre organisationnel prévoyait un transfert des compétences des experts de l'ATI aux homologues mis à disposition du projet par le MAEP, afin qu’à l'échéance du contrat de l'ATI, le projet puisse être géré par le MAEP. 107. Plus de 2 ans après la mise en place de l’ATI, force est de constater que ce transfert de compétences n’est pas effectif, notamment en raison de difficultés liées à la mobilisation effective de certains homologues pour la mise en œuvre des activités du PADAT, ceux-ci occupant parfois des postes de responsabilités au sein de l’Administration. Ainsi, à la date de la mission, seuls 4 homologues travaillent de façon régulière et soutenue avec les experts du projet au niveau de la COD (2 personnes dans le Service Administratif et Financier - SAF, 1 personne dans le SuiviÉvaluation – S/E, 1 personne dans la Passation des Marchés - PM) et 5 au niveau des COR (1 personne au Suivi-Évaluation dans chaque région). Selon les cas, ces homologues ont effectivement démarré la collaboration avec le PADAT entre septembre 2012 et janvier 2014. 108. Cette situation, compte tenu de l’expiration du contrat avec SOFRECO-IIC en février 2015, présente un risque certain pour la continuation du PADAT en cas de retrait de l’expertise existant au sein du projet (voir aussi aspects institutionnels para 100). En ce qui concerne le SAF, la structure actuelle est adéquate pour l'exécution des fonctions financières et fiduciaires du projet, et les capacités et connaissances du Spécialiste en Gestion Financière (SGF) et de la Comptable Nationale répondent aux exigences en matière de gestion financière de projets. Cependant, il est recommandé qu'avant la date d'échéance du contrat avec SOFRECO-IIC, et dans le cadre général des orientations sur la structure organisationnelle du projet, une Unité de Gestion du Projet (UGP) soit mise en place pour garantir la continuité des opérations et assurer les fonctions fiduciaires du PADAT. 109. La gestion du personnel est généralement conforme: les recommandations de la précédente mission en matière de gestion du personnel ont été suivies, et aucune anomalie n’a été constatée concernant le personnel d’appui: une police d'assurance médicale pour le personnel d'appui du projet a été contractée à partir du 1er avril 2014; l'évaluation du personnel d'appui pour l’année 2013 a été finalisée et la documentation est disponible. En revanche, les évaluations des experts du projet effectuées par l’ATI ne sont pas disponibles dans les dossiers de la COD: il est recommandé que SOFRECO-IIC fasse parvenir une copie de ces évaluations à la COD et au MAEP. 110. Tout le personnel d'appui du projet est inscrit à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) et le versement des contributions du PADAT à la CNSS est effectué régulièrement. Cependant, pour les experts du projet mis à disposition par l’ATI, les documents attestant l'inscription à la CNSS ne sont pas disponibles. Dans le but de s'assurer que tous les engagements du projet et de ses parties prenantes vis-à-vis de la législation nationale en matière de sécurité sociale sont dûment respectés, il est recommandé qu'une copie des documents attestant de l'inscription et de la régularité de la situation de chaque expert vis-à-vis de la CNSS soit transmise au PADAT. 111. En outre, la mission recommande au MAEP de s'assurer que la totalité des charges sociales prévues pour chaque expert dans le cadre du contrat entre SOFRECO-IIC et le MAEP (contrat no. 001/2012/MAEP/Cab/SG/PADAT), et régulièrement facturées par le Consortium (à hauteur de 25% 24 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 des salaires de base comme indiqué dans le tableau de décomposition des salaires des experts), a été dûment versée par le Consortium à la CNSS togolaise ou à tout autre organisme de sécurité sociale auquel les experts sont inscrits. Étant donné que ces montants ont déjà été payés par le FIDA au travers des paiements directs au Consortium, le FIDA pourra déduire des prochaines factures tout montant facturé au MAEP mais non reversé aux organismes de sécurité sociale. 112. La description des fonctions des différents experts de la COD n'est pas claire dans le manuel de procédures du projet. En effet, à l'exception des experts des COR, aucun organigramme ni description claire des tâches et responsabilités des autres cadres/experts rattachés aux fonctions homologues du MAEP et du personnel d'appui ne sont contenus dans le manuel. Compte tenu de la fin prochaine du contrat de l’ATI, et conformément aux orientations du FIDA et du Gouvernement Togolais sur la structure organisationnelle prévue pour la période restante du projet, il est recommandé de réviser le manuel afin de mettre à jour la structure et les aspects organisationnels du Projet, ainsi que les procédures en matière de gestion de personnel et particulièrement d’évaluation des performances. 113. Comme mentionné dans les missions précédentes, afin d’optimiser le fonctionnement de l’équipe du projet, la mission recommande la mise à disposition de locaux communs pour héberger l’ensemble de l’équipe, afin d'en améliorer l'efficience et l'efficacité de son travail. Bien que les travaux pour le réaménagement des bureaux au MAEP soient en cours depuis plusieurs mois, cette recommandation, soulevée à plusieurs reprises par les missions FIDA, n'a pas encore été mise en œuvre par le gouvernement. 114. Budget. Le processus participatif d’élaboration du PTBA 2014, démarré par la COD en septembre 2013, n’a été finalisé qu’en janvier 2014, après intégration des activités non exécutées par les ONG partenaires en 2013. Suite à l’approbation par le Comité Technique de Pilotage début janvier, le PTBA a été soumis au FIDA qui a accordé un avis de non objection provisoire dès le 15 janvier 2014. La version finale du PTBA (après ajout des activités ADAPT et prise en compte des observations du FIDA) n’a été transmise au FIDA pour Avis de Non objection que fin février 2014, et la non-objection définitive a été obtenue le 7 mars 2014. La mission a constaté que les activités prévues au PTBA n’ont réellement démarré qu’au mois de mars. Afin d’éviter les retards dans la mise en œuvre, la mission recommande que (i) le processus d’élaboration du PTBA soit revu de façon à soumettre au FIDA le PTBA approuvé par le CTP au plus tard fin novembre de chaque année et (ii) les activités du projet soient lancées dès l’obtention de la non objection (même provisoire) du FIDA. 115. Le budget est élaboré à partir de la valorisation des différentes activités à réaliser dans l’année, en appliquant des coûts unitaires établis par les parties prenantes au projet (experts du projet et partenaires de mise en œuvre); afin de faciliter (i) l’analyse de l’exécution financière du PTBA en cours d’année et (ii) la préparation du budget les années suivantes, la mission recommande que les sources et hypothèses utilisées pour la détermination des coûts unitaires soient documentées de façon exhaustives au cours du processus budgétaire. 116. Le PTBA sert de base à l’élaboration du plan de passation des marchés (PPM), dans lequel chaque marché est identifié selon la codification du PTBA. Cependant, le regroupement et la codification des activités dans le PTBA rendent difficile la traçabilité des activités du PTBA dans le PPM. La mission a également noté, pour certaines activités, des différences de montants et/ou de sources de financement entre le PTBA et le PPM. La mission recommande une codification plus fine du PTBA et l’établissement d’un tableau de correspondance pour faciliter le lien entre les activités du PTBA et les marchés du PPM. Par ailleurs, il est impératif qu’une vérification complète du PPM soit effectuée par le SGF avant transmission au FIDA afin de s’assurer que (i) le PPM est exhaustif et (ii) les montants, les codes et les sources de financement sont corrects. 117. Situation de trésorerie et gestion du compte spécial. La situation de trésorerie du projet à la date de la mission ne suscite pas de préoccupation particulière. Les dépenses encourues sont régulièrement présentées pour remboursement selon les procédures de décaissement du FIDA, et la comptabilité du projet ne présente aucune avance injustifié. Les demandes de retrait des fonds sont généralement préparées et transmises au FIDA dans des délais raisonnables. Cependant, la mission a noté que la DRF 020G en cours de soumission pour le don GAFSP, s’élève à environ USD 460 000, soit 46% de l'allocation du compte désigné. Il est recommandé de préparer les DRF dès que le montant des dépenses atteint 30% de l’allocation autorisée. 25 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 118. Des délais ont également été notés entre la finalisation du montage des DRF par la COD et la signature par les représentants autorisés de l'emprunteur. Il est recommandé de garantir un délai maximum de 7 jours entre la finalisation de la DRF par la COD et la signature de la DRF par la Direction du Financement, du Contrôle et de l’Exécution de Plan (DFCEP) du Ministère des Finances. 119. Le niveau des allocations autorisées sur les comptes désignés (pour les dons FIDA et GAFSP) a été, jusqu’à présent, adéquat pour assurer un flux suffisant de fonds et couvrir les besoins opérationnels du PADAT. Cependant, compte tenu des gros volumes des marchés prévus pour 2014 (en particulier pour les activités du don GAFSP), le plan de trésorerie semestriel (mars - août 2014) met en évidence des besoins de trésorerie additionnels pour faire face aux activités du projet pendant cette période. Sur cette base, et comme démontré par l'analyse faite par le SAF, la mission recommande une augmentation d’USD 500 000 de l’allocation autorisée sur le compte désigné du don GAFSP, qui s’établira à USD 1 500 000. Le FIDA procèdera à un amendement de la lettre au bénéficiaire, à la suite de quoi le PADAT pourra présenter une DRF pour l’augmentation de l’allocation. 120. La gestion des comptes du projet (désignés et opérationnels) est effectuée selon les normes et procédures en vigueur, avec un suivi régulier; les rapprochements bancaires et les arrêtés de caisse mensuels (avec comptage de caisse) sont dûment signés par les gestionnaires du projet. Il est cependant recommandé que les dates des contrôles soient indiquées sur les rapprochements bancaires. La mission recommande également que des contrôles inopinés des caisses de la COD et des COR soient effectués tous les mois par la Comptable Nationale et par les Responsables du Suivi-Évaluation, respectivement. 121. Reconstitution des comptes désignés. La reconstitution du compte désigné pour le don GAFSP se présente comme suit au 31/03/14 (montants en USD): 999 Avance initiale (A) 975.00 Solde bancaire du compte désigné au 31/03/2014 1 841.56 Solde bancaire du compte opérationnel au 31/03/2014 (215 287 452 398,00 FCFA au taux de 475,57 CFA/$) 693.40 Soldes des caisses (698 800,00 FCFA au taux de 481,03 CFA/$) 1 452.72 460 Montant des DRF non encore soumises au FIDA (DRF 020G) 979.05 Montant demandé en DRF et non encore crédité Montant payé non encore demandé en remboursement 181 (solde non payé sur la DRF 018G) 871.32 1 098 838.04 (98 863.04) Sous-total (B) Écart (C) = (A) - (B) 122. L’excédent de 98 863,04 USD est dû à i) un montant de 98 862,53 USD correctement demandé en remboursement par le projet, mais comptabilisé à tort par le FIDA sur une catégorie erronée du don. Ce montant sera régularisé dans la prochaine DRF soumises par le projet, ii) un écart de conversion de USD 0,51 26 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 123. La reconstitution du compte désigné pour le don FIDA se présente comme suit au 31/03/14 (montants en USD): 999 Avance initiale (A) 930.00 Solde bancaire du compte désigné au 31/03/2014 Solde bancaire du compte opérationnel au 31/03/2014 (434 239 332 FCFA au taux de 475,99 FCFA/$) Soldes des caisses (699 285,00 FCFA au taux de 477,98 CFA/$) Montant des DRF non encore soumises au FIDA (DRF 017F) Montant demandé en DRF et non encore crédité Montant payé non encore demandé en remboursement (commissions prélevées par la banque intermédiaire sur les virements du FIDA) 1 576.96 912 281.76 1 463.00 84 609.08 999 Sous-total (B) 930.80 (0.80) Écart (C) = (A) - (B) 124. Demandes de retrait des fonds (DRF) et états certifiés de dépenses (ECD). Cinq DRF ont été traitées par le FIDA depuis la dernière mission de supervision (DRF14F, 15F et 16F pour le don FIDA et DRF 15G ET 18G pour le don GAFSP). La mission a procédé à l'analyse d’un échantillon de dépenses soumises sous ECD (formulaire 102) dans ces DRF. Les DRF sont généralement bien préparées, et les instructions du FIDA en la matière sont bien suivies. La revue détaillée des DRF a permis de faire les constats suivants: • L’accord de financement pour le don GAFSP ne prévoyant pas d’allocation de fonds pour les dépenses de fonctionnement, les frais bancaires et frais de mission liés aux activités financées par le GAFSP sont enregistrés dans la catégorie 3 (Études, formations et ateliers). • Sur les DRF 14F et 15F, un certain nombre de frais d’entretien (bureau, matériel, mobilier), frais de déplacement, dotation carburant, ont été enregistrés en Catégorie 2 (Moyens de transport et équipement) au lieu des Catégories 7 (Salaires et indemnités) ou 8 (Entretien et Fonctionnement); cependant les montants ne sont pas significatifs. • Sur la DRF 18G, les dépenses liées à l’aménagement des bureaux de la CTOP (USD 1 090.03) ont été enregistrés en Catégorie 3 (Études, formations et ateliers) au lieu de 1 (Génie civil et rural). • Dans deux cas, les bons de commande n’ont pas été établis pour des locations de salles. • Les fiches d’imputation ne sont pas systématiquement visées par la comptable ayant fait la saisie; de plus, la revue/approbation des fiches d’imputation TOMPRO (après saisie) par la Comptable Nationale ou le SGF n’est pas matérialisée. 125. Le niveau du seuil pour la soumission des dépenses sous la modalité des États Certifiés de Dépenses (USD 35 000 pour toutes les catégories de dépenses) semble approprié. 126. Partenaires de mise en œuvre. La mise en œuvre des activités du PADAT est confiée pour l’essentiel à des partenaires: il s’agit de consortia d’ONG (un par région) et d’autres organisations telles que la CTOP, la CPC, l’IFDC, l’ICAT, etc. La mission a rencontré les ONG dans chacune des 5 régions. À l’exception de PADES (et de GRADSE en partie), tous les chefs de file des consortia d’ONG disposent d’une organisation minimale pour la gestion financière des fonds du projet: un manuel de procédures, un logiciel de comptabilité avec une comptabilité séparée pour le PADAT, au moins 1 comptable, un auditeur externe, et un compte bancaire « consortium » séparé pour le PADAT. 127. L’ONG PADES, chef de file dans la région de Kara n’a un logiciel de comptabilité (avec une entité PADAT séparée) que depuis mi-mars; les opérations comptables de 2013 sont en cours de saisie. Le manuel de procédures est en cours de finalisation, il n’y a pas d’audit annuel des comptes, ni de compte bancaire séparé (au titre du PADES/PADAT), et la comptable semble avoir des problèmes de capacité. Dans le cas de l’ONG GRADSE, chef de file dans la région Centrale, il n’existe pas de compte bancaire séparé GRADSE/PADAT, il n’y a pas de procédure d’arrêté mensuel de la caisse ni des comptes, et il n’y a pas d’audit annuel. Bien qu’elle dispose d’une organisation adéquate, l’ONG ETD, chef de file dans la région des Plateaux, ne tient pas de comptabilité « consortium » (les fonds n’ont donc pas pu être audités), et n’a pas de compte bancaire séparé 27 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 ETD/PADAT. De plus, ETD établit les décomptes sur la base du PTBA (et non des réalisations physiques), rendant impossible la vérification des dépenses avec les pièces justificatives; aussi bien la COD que le COR ont noté une réticence d’ETD à fournir des justificatifs de dépenses. 128. La mission a noté pour l’ensemble des ONG, (i) le paiement de la majorité des transactions en espèces (généralement via la caisse unique de l’ONG), (ii) l’absence de compte bancaire dédié au PADAT (hormis le compte « consortium » logé chez le chef de file); (iii) la ressaisie dans la comptabilité du consortium des pièces comptables transmises par les ONG; (iv) l’absence de suivi budgétaire et de reporting financier intermédiaire. 129. En ce qui concerne la gestion des activités avec les partenaires de mise en œuvre du projet (notamment les consortia d'ONG locales et la CTOP), la mission a constaté des difficultés de mise en œuvre liées d’une part à une mauvaise compréhension des obligations inhérentes aux accords signés, et d’autre part à la gestion des flux de fonds. Spécifiquement, les ONG ont souffert de: (i) manque de trésorerie (l’avance initiale de 10% étant insuffisante), (ii) difficultés à comprendre le mécanisme des décomptes/attachements mis en place par la COD en 2013, (iii) retenues sur les décomptes dans l’attente de la validation par les CROP, et (iv) délais pour la validation des attachements par la COD. Du point de vue du PADAT, la faible fréquence des décomptes (2 à 3 décomptes dans l’année en moyenne), et la non-conformité des pièces justificatives présentées par les ONG, ont été les principaux facteurs bloquants. 130. Cet état de fait explique en partie la faiblesse des taux d’exécution financière pour les contrats signés en 2013, comme indiqué dans le tableau ci-dessous (montants en millions de FCFA) 10: RÉGION / Chef de file Montant contrat 2013 Savanes/Rafia Kara / PADES Centrale / GRADSE Plateaux / ETD Maritime / CONGAT 172.2 180.0 192.3 200.8 162.2 Dépenses justifiées et validées 2013 116.2 75.2 86.7 154.8 74.4 % d’exécution 67% 42% 45% 77% 46% 131. Afin d’éviter des blocages ou ralentissements des activités pour la période restante du projet, il est recommandé d'adopter pour l’ensemble des partenaires, un modèle de convention 11 basé sur un cahier de charges précis et sur les performances du partenaire. Ce modèle de convention et les modalités de décaissement correspondantes devront être adoptés dès l’année 2014. À ce sujet, la mission recommande qu’à l’avenir le processus de négociation avec les partenaires commence dès le mois septembre, afin de garantir la signature des conventions au plus tard au mois de janvier suivant. 132. Pour les consortia d'ONG, la mise en œuvre des activités du PADAT devra donc se placer dans le cadre d’une "convention de partenariat" et non plus au travers d'un contrat de prestation de services. Cette recommandation avait d’ailleurs déjà été soulevée par le cabinet SAFECO dans le rapport d'audit 2012 (cf. rapport sur le contrôle interne § 3.8.2). La mission tient à souligner que tant les ONG, que les autres parties prenantes à la mise en œuvre du projet, ayant été présélectionnées dans la phase de formulation, ne peuvent pas être considérées comme des prestataires de services, mais plutôt comme des partenaires auxquels la COD du PADAT, en qualité de maître d'ouvrage du projet, délègue l'exécution de certaines activités. La convention devra spécifier les obligations de chaque partie (PADAT et consortium), y compris le reporting technique et financier des partenaires, les principes régissant l'utilisation des fonds, ainsi que les provisions en matière de résiliation et recours. Le cahier des charges spécifique, le PTBA et le chronogramme des activités correspondantes feront partie intégrante de la convention. Le mécanisme de décaissement prévu est celui du fonds renouvelable, basé sur le paiement par le PADAT d'une avance initiale calculée sur le budget du premier trimestre, et l’obligation pour le consortium de justifier 100% des dépenses (sur présentation des pièces justificatives), avant mise à disposition de l'avance relative au trimestre suivant. Le montant avancé par le PADAT, variera entre 60% et 80% des budgets trimestriels, selon le 10 11 Les reliquats correspondant aux activités non réalisées (ou non validées) sur l’année 2013 sont repris dans le PTBA 2014. Un canevas de convention, à adapter pour le projet, est présenté en annexe au rapport de revue à mi-parcours. 28 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 niveau d'appréciation du risque fiduciaire associé à chaque consortium (voir section sur l’audit interne). 133. Pour les autres partenaires, l'exécution des activités du PADAT sera régie par une convention identique au modèle décrit ci-dessus à l’exception du mécanisme de décaissement. En effet, les avances versées par le PADAT s’élèveront à 100% du budget trimestriel, avec obligation pour le partenaire d’avoir justifié 75% de la dernière avance reçue et 100% de toutes les avances précédentes (sur présentation des pièces justificatives) avant mise à disposition de chaque nouvelle avance. Le pourcentage de justification (75%) pourra être révisé selon le niveau d'appréciation du risque fiduciaire associé à chaque partenaire (voir section sur l’audit interne). Le tableau ci-dessous illustre les mécanismes de décaissement proposés pour les conventions. Année n Trimestre Financement convention/mise à disposition des fonds Consortia ONG PADAT Justification des dépenses pour la tranche suivante Autres partenaires PADAT Justification des dépenses pour la tranche suivante 1 préfina nceme nt 40%20% budget 1er trimest re avanc e 60%80% budget 1er trimest re - préfina nceme nt0% avanc e 100% budget 1er trimest re - Année n+1 Trimestre 2 3 4 préfinance ment 40%20% budget 2e trimestre préfinance ment 40%-20% budget 3e trimestre préfinance ment 40%-20% budget 3e trimestre avance 60%-80% budget 2e trimestre avance 60%-80% budget 3e trimestre avance 60%-80% budget 4e trimestre 100% dépenses 1er trimestre 100% dépenses 2e trimestre 100% dépenses 3e trimestre préfinance ment 0% préfinance ment 0% préfinance ment 0% avance 100% budget 2e trimestre avance 100% budget 3e trimestre avance 100% budget 4e trimestre 75% dépenses 1er trimestre 75% dépenses 2e trimestre + 25% dépenses 1er trimestre 75% dépenses 3e trimestre + 25% dépenses 2e trimestre 29 1 100% dépenses trimestre 2 4e 100% dépenses 4e trimestre + 25% dépenses 3e trimestre Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 134. Afin de s’assurer de la qualité du reporting et des pièces justificatives présentées par les partenaires, la mission recommande que le SAF organise des sessions de formation pour l’ensemble des partenaires dès la signature des nouvelles conventions. 135. Contrôle interne et gestion administrative et comptable. Le processus de contrôle au niveau de l’engagement et l’exécution des dépenses, la comptabilisation des opérations, la gestion de la trésorerie et l’exécution budgétaire sont clairement définies dans le manuel et le principe de séparation des tâches dans l’engagement et l’exécution des dépenses est généralement respecté. 136. En général, le manuel de procédures est mis en application par le SAF et respecté par le personnel du projet. La mission précédente avait recommandé de mettre à jour plusieurs sections du manuel de procédures, ce qui n’a été fait que pour les procédures de trésorerie. Le SAF devra donc, dans les meilleurs délais, procéder à la mise à jour des sections du manuel relatives à la structure et aux aspects organisationnels du projet, à la gestion financière (suivi financier et comptable) et administrative, ainsi qu’à la gestion du personnel (en particulier le système d’évaluation des performances). En outre, les procédures liées à la valorisation, l’encaissement, le suivi et la comptabilisation des contributions de l’état et des bénéficiaires doivent être décrites en détail dans le manuel. 137. Les frais de mission des experts du PADAT sont gérés directement par l’ATI. Pour ce qui concerne les homologues et les autres membres de l’administration dont les frais de mission peuvent être payés par le projet, la mission recommande le paiement des per diem en 2 tranches (80% au début de la mission, et le solde sous réserve de la soumission de l’ordre de mission visé et du rapport de mission). 138. Les immobilisations du PADAT sont correctement gérées à l’aide du logiciel TOMPRO, dans lequel toutes les immobilisations sont saisies; le registre des immobilisations ainsi que les fiches détenteurs signées par le staff sont disponibles, et toutes les immobilisations du projet ont été étiquetées. Le dernier inventaire physique des immobilisations a été réalisé à la fin du mois de décembre 2013 (à partir du registre des immobilisations), avec la participation de l’auditeur interne et des auditeurs externes, et le PV d’inventaire a été dûment signé par tous les intervenants. La mission recommande que l’inventaire soit fait sur feuilles vierges (sans le registre), et soit suivi d’un rapprochement avec le registre d’immobilisations. Par ailleurs, il est recommandé qu’une police d’assurance pour les biens du projet soit contractée dès que l’équipe aura déménagé dans les nouveaux bureaux de la COD. 139. La gestion des véhicules du projet est sous la responsabilité de la Comptable Nationale (et des Secrétaires Comptables dans les COR); tous les véhicules sont équipés de carnets de bord qui sont correctement remplis. Sur la base de l’accord signé avec Total, l’approvisionnement en carburant se fait à l’aide de cartes à puces (TOMCARD) individuelles qui sont rechargées mensuellement. La Comptable Nationale effectue un suivi mensuel de la consommation de carburant pour chaque véhicule; en cas de consommation anormale, des investigations sont menées et le chauffeur, l’expert concerné et le SGF sont alertés. 140. Comme recommandé par l’audit 2012, le PADAT a signé des contrats cadres annuels pour les fournitures de bureau et informatiques, avec des commandes et livraisons trimestrielles. Les fournitures sont gérées par la Secrétaire du PADAT. Les procédures de sortie de stock (à l’aide d’une demande signée par le staff), et de suivi du stock sont satisfaisantes. Cependant, en raison du manque d’espace, les stocks de fournitures ne sont pas correctement rangés et ne sont pas gardés sous clé. La mission recommande qu’un inventaire physique des stocks soit effectué deux fois par an par un staff du SAF. 141. Le projet a mis en place une procédure adéquate pour la sauvegarde des données comptables (sauvegarde quotidienne automatisée sur le serveur, et sauvegardes hebdomadaires sur CD et disques durs externes). L’informaticien « volontaire » du MAEP intervient au PADAT pour la maintenance informatique et les dépannages. La mission recommande qu’un contrat de prestations soit signé avec l’informaticien pour l’année 2014 afin de garantir ses services. 142. Concernant les procédures et la gestion comptable, le projet a adopté une comptabilité d'engagement et les états financiers sont produits selon les principes SYSCOHADA, avec un système comptable entièrement automatisé (logiciel TOMPRO dûment paramétré selon les besoins du projet). 30 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Le système de gestion financière et comptable du projet est considéré comme moyennement fiable en raison de trois anomalies majeures constatées par la mission. Premièrement, les états financiers 2013 préparés par le SAF ne tiennent pas compte des contributions de l’état (sous forme d’exonération de taxes) et des bénéficiaires (cf. section Audit), dont la comptabilisation avait pourtant été recommandée par la mission de supervision d’octobre 2013. Ces états financiers ayant déjà été soumis au FIDA et aux auditeurs, ne peuvent plus être modifiés. La mission recommande au SAF de procéder immédiatement à l'analyse détaillée des contributions de l’état et des bénéficiaires, et de les enregistrer dans les comptes 2014 du projet. 143. Deuxièmement, la comptabilité analytique du PADAT repose sur le plan analytique élaboré au niveau du PNIASA, qui contient 2 niveaux d’analyse: la composante et les activités majeures (par exemple « Opération Quick Start »). Or les PTBA sont élaborés sur la base des activités « mineures », c’est-à-dire détaillées (par exemple, pour l’activité majeure « Opération Quick Start », on trouve un certain nombre d’activités mineures telles que l’identification des bénéficiaires, l’acquisition de semences, l’acquisition d’engrais, la distribution des intrants, etc.). En outre, le système informatisé de suivi-évaluation (RUCHE) est structuré sur la base de ces activités majeures et mineures, en conformité avec le PTBA. La mission considère que l’absence du niveau « activité mineure » dans le plan analytique du PNIASA constitue une lacune importante, car elle empêche (i) une analyse fine des écarts budget-réel et (ii) l’analyse de la cohérence entre les réalisations physiques (selon RUCHE) et l’exécution financière (selon TOMPRO). Par ailleurs, la mission a constaté que certaines activités majeures (telle que le renforcement de capacités des OP dans la Composante 2) ne figurent pas dans le plan analytique du PNIASA. En conséquence, la mission recommande: • La création du niveau « activité mineure » dans le plan analytique du PADAT, en conformité avec la codification du système RUCHE; • La prise en compte de toutes les activités majeures et mineures dans le plan analytique, conformément au PTBA; • La recodification analytique du PTBA 2014 et des dépenses enregistrées dans TOMPRO en 2014 pour tenir compte du plan analytique révisé; • L’analyse des réalisations physiques en regard avec l’exécution financière du projet sur une base trimestrielle à partir de 2014. Pour ce qui concerne les années 2012 et 2013, l’élaboration d’une table de correspondance entre les systèmes RUCHE et TOMPRO afin de permettre cette analyse sur les 2 premières années du projet. 144. Troisièmement, la mission a noté des incohérences dans les rapports d’exécution financière et budgétaire du PADAT ainsi que dans la comptabilité analytique. L’analyse des rapports et états comptables a fait apparaître (i) des erreurs de saisie des PTBA dans le logiciel TOMPRO et (ii) des erreurs d’imputation des dépenses au niveau des composantes (cf. section Mobilisation des ressources, réalisations et décaissements) et potentiellement au niveau des catégories et des sources de financement. 145. À la demande de la mission, le SAF a procédé à l’examen détaillé de toutes les dépenses encourues depuis le démarrage du projet, ainsi que du PTBA 2014. Il ressort de cet examen que: • • • Les PTBA sont saisis par plusieurs membres du SAF (y compris les homologues), et cette saisie ne fait pas l’objet d’une vérification rigoureuse. Les erreurs décelées dans le PTBA 2014 ont été corrigées dans TOMPRO. Le PTBA 2013 révisé (suite à la mission d’octobre 2013) n’a pas été revu en détail dans le cadre de cet examen, or il contient des erreurs d’imputations analytiques. Ainsi, il n’a pas été possible de faire le lien entre le budget (et le réalisé) par ligne budgétaire et par activité mineure (comptabilité analytique). Par ailleurs, la mission a constaté des réallocations de fonds d’une ligne budgétaire à une autre entre la version Excel du PTBA révisé (approuvé par le CTP et le FIDA en novembre 2013) et la version dans TOMPRO; Concernant les dépenses réelles du projet, aucune erreur de catégorisation n’a été décelée par le SAF. Cependant, des erreurs ont été notées sur les composantes; ceci est dû au fait que la Comptable Nationale et le Spécialiste en Gestion Financière (SGF) n’indiquent pas la composante mais uniquement la source de financement, la catégorie et la ligne budgétaire sur les pièces comptables avant leur saisie dans TOMPRO par les homologues. Or les homologues, en raison de leurs capacités limitées, ne sont pas en mesure de déterminer dans quelle composante chaque dépense doit être imputée, et ont donc 31 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 • tendance à faire des imputations hasardeuses. Les erreurs liées aux composantes décelées dans le cadre de cet examen ont été corrigées dans TOMPRO. Le choix de la source de financement (FIDA et GAFSP) pour l’imputation des dépenses réelles est fait par le SGF non pas en fonction de la répartition des coûts dans le COSTAB, mais en fonction de la disponibilité des fonds dans les différentes catégories des deux dons, du PTBA approuvé, et dans un souci « d’équilibrer » les coûts étant entendu que certaines catégories financières sont financées par les deux (02) dons. Cette pratique a conduit à des imputations dans les sources de financement non conformes à la répartition prévue au moment de la conception du projet. 146. Au vu de ce qui précède, la mission émet les recommandations suivantes: • Saisie du PTBA dans TOMPRO par la Comptable nationale avec les mêmes regroupements d’activités que dans la version Excel (le cas échéant), et vérification de la saisie par le SGF. • Deuxième vérification du PTBA par l’Auditeur Interne, qui doit s’assurer que les montants, lignes budgétaires, composantes, sources de financement et catégories sont bien conformes à la version Excel du PTBA approuvée par le CTP et le FIDA. • Documentation par la COD de toute réallocation budgétaire et soumission d’une demande de non objection au FIDA lorsque le montant dépasse 10% du budget initial de l’activité (ou de la ligne budgétaire). • Indication du code d’activité (qui comprend la composante) sur les pièces comptables par le SGF ou la Comptable Nationale, avant la saisie des dépenses dans TOMPRO par les homologues. 147. Les rapports financiers mensuels produits par le SAF ne sont pas complets, et ne contiennent quasiment pas d’analyse de la performance financière du projet sur l’année en cours et en cumul. En conséquence, la mission réitère sa recommandation précédente sur la mise en place immédiate par le SAF d'un système de suivi financier, budgétaire et comptable complet et régulier, avec la production d’un rapport financier mensuel contenant: (i) l’analyse du taux de décaissement cumulé par catégorie et par composante, (ii) l’analyse de l’exécution du PTBA par composante et par activité majeure, (iii) la situation financière des partenaires de mise en œuvre (avances versées et montants justifiés), (iv) la situation de trésorerie et les prévisions pour les 6 mois suivants, (v) l’analyse de l’exécution du plan de passation des marchés et (vi) les questions administratives. L’analyse de l’exécution financière du PTBA devra être effectuée avec la participation des spécialistes techniques, afin de mettre en rapport les réalisations physiques et l’exécution financière, et d’attirer leur attention sur les retards d’exécution et les dépassements budgétaires. Pour ce faire, une réunion mensuelle devra être instituée entre le SAF et les spécialistes techniques, sous la direction du Coordonnateur, et un PV de réunion devra systématiquement être établi et signé par tous les participants. 148. Audit interne. Le PADAT bénéficie du mécanisme d’audit interne mis en place pour tous les projets du PNIASA. L’auditeur interne, rattaché à l'inspection générale des finances (IGF), effectue régulièrement des missions d'audit et de vérification pour le PADAT, suite auxquelles des rapports sont envoyés à l'IGF et au Secrétariat Général du MAEP. Selon l’approche basée sur le risque adoptée par l’auditeur interne, une cartographie des risques inhérents au trois projets du PNIASA a été effectuée. 149. La mission a pu constater avec satisfaction que, entre autres, l'auditeur interne passe en revue les PTBA et les rapports d’activités élaborés par la COD, effectue des vérifications à priori des DRF préparées par le PADAT avant la signature par le Coordonnateur Stratégique, conduit régulièrement des contrôles inopinés de caisse, et participe aux inventaires des immobilisations. De plus, il a effectué des missions conjointes avec le SAF auprès des ONG et des partenaires du projet pour effectuer des vérifications et apprécier leur niveau de capacité en gestion financière. 150. Afin de pouvoir apprécier de façon systématique le niveau de risque fiduciaire associé aux opérations du projet dans le cadre des nouvelles conventions de partenariat à mettre en place, et de pouvoir déterminer les pourcentages d’avance de fonds (voir section "Partenaires de mise en œuvre"), il est recommandé que l'auditeur interne, en collaboration avec le SAF, produise une "cartographie allégée" des risques associés à chaque partenaire (ONG ou autres partenaires) en tenant compte, entre autres, des 4 critères fondamentaux de la gestion financière des partenaires: séparation des tâches pour les fonctions d'engagement et décaissement pour les dépenses, volume 32 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 des transactions effectuées en espèces, enregistrement comptable (informatisé/non informatisé), qualité des pièces justificatives. 151. Mobilisation des ressources, réalisations et décaissements. Au 11 avril 2014, environ 3 ans après l'entrée en vigueur, et comme indiqué dans le Tableau 5A (Performance financière par bailleur de fonds) corrigé, le PADAT a mobilisé USD 17,285 millions soit 23% des ressources totales du projet, dont 69% du don FIDA (USD 9,297 millions), 33% du Don GAFSP (USD 6,596 millions) 12, 12% des fonds de contrepartie 13 (USD 1,313 million) et 6% des contributions des bénéficiaires 14 (USD 78,847). Les dépenses effectuées au cours du premier trimestre 2014 au titre du financement de la BOAD ne sont toujours pas enregistrées dans la comptabilité du projet, et aucune ressource n’a été mobilisée sur la BIDC. Au vu de la situation d’incertitude persistante sur le financement de la BIDC, la mission recommande la sortie définitive de la BIDC du plan de financement global du PADAT et le redimensionnement des activités du projet en fonction des fonds disponibles. En ce qui concerne la BOAD, il est à noter qu’au cours du premier trimestre 2014, certaines dépenses ont été effectuées, sans qu’elles aient été enregistrées dans la comptabilité du projet. 152. Bien qu'une progression ait été constatée par rapport à la mission d'octobre 2013 (le taux de décaissement global au 30/09/13 était de 16%), la performance financière du projet demeure très faible. En effet, le taux de décaissement effectif, hors allocations autorisées 15, s’établit à 20%. Comme indiqué ci-dessus, ce faible taux de décaissement à mi-parcours s’explique en grande partie par l’absence de mobilisation des fonds prévus sous financement BOAD et BIDC – le taux de décaissement global hors BOAD et BIDC s’élève à 34% – ainsi que les délais dans la mise en œuvre des activités de la composante 2 - essentiellement sous financement GAFSP (voir ci-dessous). 153. Les dépenses cumulées du projet, toutes sources confondues (voir tableau 5B corrigé Performance financière par bailleur de fonds et par composante), se répartissent comme suit par composante et par rapport à l’allocation initiale de chaque composante: 33% pour la composante 1 ‘’Appui à la Production et à la Productivité", 2% pour la composante 2 ‘’Valorisation des produits" et 73% pour la composante 3 "Gestion et Coordination du Projet". On remarque que les réalisations sur la composante 2 du projet sont restées quasiment inchangées par rapport à la situation constatée par la mission d'octobre 2013, tandis que les composantes 1 et 3 ont fortement progressé. 154. La faible performance financière de la composante 2 du projet est due essentiellement au retard dans le lancement des marchés relatifs aux magasins de stockage 16. En ce qui concerne la composante 3 "Gestion et Coordination du Projet", une analyse détaillée des dépenses encourues a révélé que certaines dépenses avaient été imputées par erreur en composante 3, au lieu des composantes 1 ou 2. Un exercice d'analyse approfondie et de retraitement de la comptabilité a été effectué par le SAF pour corriger cette situation (voir section sur le contrôle interne et la gestion administrative et comptable). Malgré ces corrections, le taux d’exécution financière sur la composante 3 reste très élevé (73%) par rapport au stade d’avancement du projet. Il y a deux raisons à cela: • • 12 13 14 15 16 En ce qui concerne les fonds GAFSP, le taux de décaissement de 171% sur la composante 3 est dû à l’imputation de certaines dépenses sur le don GAFSP en raison de la disponibilité des fonds sur les catégories correspondantes (plutôt que sur la base des estimations du COSTAB). Ainsi, une part importante des prestations de l’ATI ainsi que certains équipements et ateliers ont été imputés sur le GAFSP, alors que le COSTAB ne prévoyait pour la composante 3 du GAFSP que les coûts liés l’appui technique de la FAO au MAEP (sous forme de consultations et d’études) et la prise en charge des session des comités de pilotage (national et régionaux) En ce qui concerne la contribution du GdT, le taux de décaissement de 159% sur la composante 3 s’explique par le fait que l’exonération de taxes sur les prestations de l’ATI n’avait pas été prise en compte dans le COSTAB. Le cumul des décaissements sur les financements FIDA et GAFSP incluent les allocations autorisées ainsi que les 2 DRF en cours de soumission. La contribution du GdT sous forme d’exonération de taxes a été estimée sur la base des marchés passés par le projet jusqu'à présent (le montant réel de l’exonération n'est pas enregistré dans la comptabilité du projet). La contribution des bénéficiaires a démarré fin 2013, mais elle n'est pas encore enregistrée dans les comptes du PADAT. Voir aussi section Contrôle interne et gestion comptable. Il s’agit des USD 2 millions d’avances initiales versés sur les comptes désignés du don FIDA et du don GAFSP au démarrage du projet. Voir aussi section Passation des marchés et section 170. 33 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 155. Exécution financière des PTBA 2013 et 2014. Le taux d’exécution financière des PTBA depuis le démarrage du PADAT se présente comme suit (montants en milliers de FCFA): 1. Appui à la production et à la productivité 2. Valorisation des produits 3. Coordination et gestion de projet 2012 Budget 3 061 545 237 125 1 555 707 Réel-hors engagements 1 815 508 22 207 711 341 Taux d’exécution 2013 Budget 59% 9% 46% 2 618 697 1 135 123 1 272 383 Réel-hors engagements 3 253 288 267 838 861 324 124% 24% 68% 2 787 183 7 410 602 1 617 881 501 151 882 231 239 404 18% 12% 15% Taux d’exécution 2014 Budget Réel (3 mois) engagements Taux d’exécution – avec TOTAL 4 854 377 2 549 056 53% 5 026 203 4 382 450 87% 11 815 666 1 622 786 14% 156. L’exécution financière de 87% du PTBA 2013 (dont 97% pour le financement FIDA et 69% pour le financement GAFSP) s’analyse de la manière suivante, tous financements confondus: Composante 1: le taux de 124% s’explique par la sous-estimation dans le PTBA des coûts de l’opération Quick Start (aussi bien les coûts d’identification des bénéficiaires que de la distribution des kits – ces coûts ont été réévalués dès la négociation des contrats avec les ONG partenaires en début d’année 2013). Composante 2: seuls 24% du budget ont été exécutés, car (i) les équipements de transformation commandés en 2013 n’étaient pas encore livrés à la fin de l’année et (ii) les marchés pour la construction des magasins de stockage n’ont pas pu être conclus au cours de l’année. Composante 3: le taux d’exécution a été limité à 68% car seulement 3 trimestres sur 4 ont été facturés et payés pour les prestations de l’ATI; de plus, les frais de mission pour les homologues ont été surestimés, et les spécialistes régionaux en génie rural n’ont pas été recrutés en 2013 comme prévu. 157. Le PTBA 2014 a été exécuté à hauteur de 14% (en tenant compte des engagements financiers) à la fin du 1 er trimestre, dont 47% pour le financement FIDA et 11% pour le financement GAFSP. La faiblesse de ce taux de réalisation s’explique comme suit: Composante 1: le taux de 18% représente les reliquats sur les contrats 2013 avec l’ICAT, l’IFDC et la DSID; le taux de réalisation augmentera de façon significative dès la signature des conventions 2014 avec les ONG et autres partenaires de mise en œuvre. Composante 2: seuls 12% du budget ont été exécutés, car les marchés pour les magasins et autres infrastructures (y compris les études pour les pistes rurales) ne sont toujours pas signés, en raison des retards dans la procédure de passation des marchés (voir section Passation des marchés ci-dessous). De plus, les marchés pour les équipements de transformation ne sont exécutés qu’à hauteur de 45%. Composante 3: le taux de 15% est essentiellement dû au fait qu’aucune dépense n’a été enregistrée au titre de l’ATI au cours du 1er trimestre 2014. 158. La mission formule les recommandations suivantes concernant le PTBA: 34 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 • • Afin de permettre la détection d’erreurs ou d’omissions et de faciliter la prise de décisions concernant la mise en œuvre des activités du projet, la mission recommande qu’une analyse détaillée de l’exécution financière du PTBA par activité soit effectuée tous les mois conjointement par le SGF et les spécialistes techniques. Le PTBA 2014 devra être révisé pour tenir compte des réorientations décidées à l’issue de la revue à mi-parcours. 159. Décaissement du financement FIDA. Au 11 avril 2014, le taux de décaissement réel du don FIDA s’élève à 69,47% et celui du don GAFSP à 30,92%. En tenant compte des DRF en cours de soumission, ces taux passent à 70,11% et 33,22% pour le FIDA et le GAFSP, respectivement (voir tableaux 5C-1 et 5C-2 en annexe). On constate donc une amélioration des taux de décaissement par rapport à la mission d’octobre, surtout pour le don FIDA (les décaissements s’établissaient à 46% pour le don FIDA et 21% pour le don GAFSP au 30 septembre 2013). Cependant, le taux de décaissement global reste faible et reflète le niveau des réalisations physiques du projet. En particulier, le niveau de décaissement du don GAFSP demeure préoccupant. 160. Les taux de décaissement par catégorie de financement par rapport à l'allocation des dons se présentent comme suit au 11/04/2014: Catégori e Description de la catégorie I II III IV A IV B V VI VII VIII Génie civil et rural Moyens de transport et équipement Études, formation et ateliers Assistance Technique Internationale Assistance Technique Nationale Prestations de services Intrants et Engrais Salaires et indemnités Entretien et fonctionnement Don FIDA Décaissement (%) 54.53% 44.60% 33.56% 42.89% 62.76% 99.25% 18.12% 104.17% Don GAFSP Décaissement (%) 0.61% 59.68% 88.40% 72.52% 0.00% 111.50% - 161. Certaines catégories de dépenses sont déjà en dépassement, notamment les catégories V ‘’Prestations de services’’ et VIII ‘’Entretien et fonctionnement’’. La mission recommande que le SAF effectue un contrôle strict, mensuel, des frais de fonctionnement par ligne budgétaire par rapport au budget. 162. Contributions des bénéficiaires. La contribution des bénéficiaires depuis le démarrage du projet jusqu’à ce jour, s'élève à 37,497 millions FCFA (environ USD 79 000), soit 12% du financement prévu dans le document de conception du projet pour la composante 2, et 6% du financement total prévu pour les bénéficiaires (voir tableau 5B « Performance financière par bailleur de fonds et par composante » en annexe). À ce jour, aucune contribution ne s'est concrétisée pour la composante 1 du projet, "Appui à la Production et à la Productivité". La mission a noté que les contributions des bénéficiaires ne sont toujours pas enregistrées dans les comptes du projet 17. Le tableau ci-dessous détaille la mobilisation des contributions pour la construction des magasins au 31/03/2014 (montants en FCFA): 17 Voir aussi section Contrôle interne et gestion comptable. 35 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Code 1 2 3 4 5 N° de compte 01030 49 03038 55 05037 53 02035 03 04040 71 Régions 217253 001 01 217254 001 01 217255 001 01 217256 001 01 21 7257 001 01 Maritime Plateaux Centrale Kara Savanes Total Montant attendu 19 675 000 88 325 000 50 270 000 42 835 000 79 490 000 280 595 000 Montant Mobilisé 4 445 000 24 121 029 4 085 400 1 902 000 3 284 230 37 497 659 Reste à mobiliser 15 230 000 64 543 971 46 184 600 40 933 000 76 205 770 243 097 341 % mobilisé 23% 27% 8% 4% 4% 13% 163. Ce faible taux de réalisation traduit la réticence et dans certains cas l’incapacité des bénéficiaires à contribuer aux activités du PADAT. Il est donc indispensable, comme recommandé lors de la dernière mission de supervision, que les ONG partenaires poursuivent le travail d’information et de sensibilisation des bénéficiaires afin d'accroître la mobilisation de leurs contributions. 164. Fonds de contrepartie. La contribution du Gouvernement Togolais au projet sous forme d’exonération de taxes, droits et impôts avait été évaluée à environ USD 10,72 millions à la conception du projet. Une partie de cette contribution, selon les besoins définis dans les PTBA, devrait être versée en numéraire dans un compte de contrepartie, pour faire face aux taxes grevant les petites dépenses pour lesquelles le recours aux procédures d’exonération est impossible, ainsi que les indemnités des homologues et des CROP. 165. À ce jour, la contrepartie du GdT en termes d'exonération de taxes est estimée, sur la base des marchés signés depuis le démarrage du projet, à 636,4 millions FCFA (environ 1,313 million d’USD), soit 12% de la contribution totale du GdT aux coûts du projet. Cependant, il s'agit d'une estimation, la part des taxes et impôts sur les factures payées par le PADAT n'ayant jamais été comptabilisée dans les comptes du projet. En outre, la contribution en numéraire, bien que réclamée à plusieurs reprises par le FIDA, n’a été mobilisée que partiellement et avec retard (la contribution prévue pour 2013 n’a été versée qu’en février 2014). Le tableau ci-dessous montre la situation de la contribution en numéraire, constituée des fonds couvrant les taxes sur les petites dépenses et la prise en charge des homologues et des CROP (montants en FCFA): RÉPARTITION ANN ÉE TOTAL Contribut ion demandé e Indemnités homologues et CROP 2012 4 773 000 0 4 773 000 0 4 773 000 0% 19 687 304 5 312 696 25 000 000 0 100 % 37 400 000 7 600 000 0 57 087 304 17 685 696 25 000 000 2013 2014 TOT AL 25 000 000 45 000 000 74 773 000 Taxes sur petites dépenses Montant versé par l’État % ver sé Solde 45 000 000 49 773 000 Observatio ns Versé en fév.14 0% 33 % 166. Pour 2014, il ressort un déficit de 45 millions FCFA; la mission recommande que le GdT prenne toutes les dispositions nécessaires pour le versement du montant dû avant le 31/05/2014. Le nonrespect de cette provision de l'accord de financement (voir section ci-dessous) déclenchera l'application par le FIDA des moyens de recours, incluant la suspension des décaissements des financements FIDA et GAFSP. 36 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 167. Respect de l'accord de financement. Les dispositions de l’accord de financement et de la lettre au bénéficiaire sont généralement respectées. Pour l’année 2012, les états financiers ont été soumis au FIDA avant le 31 mars 2013 et le rapport d’audit de l’exercice 2012 est parvenu au FIDA dans les délais requis. Les états financiers 2013 non audités ont été envoyés au FIDA le 31 mars 2014 avec les premiers rapports financiers intérimaires du PADAT. 168. Le versement tardif ou le non-versement des fonds de contrepartie reste une violation des provisions des accords de financement par le gouvernement togolais. 169. La mission a noté que le PTBA est généralement approuvé avec retard en raison de la durée du processus de préparation et de la soumission tardive 18 du PTBA au FIDA pour non objection. 170. Passation des marchés (PM). La formation sur le logiciel TOMMARCHE recommandée par la précédente mission n’a pas encore été organisée; en conséquence, le logiciel n’est toujours pas opérationnel19. Trois autres recommandations sur les 6 formulées par la précédente mission dans le domaine de la PM n’ont pas été mises en œuvre (exonération de la revue préalable de la DNCMP pour les marchés soumis à la non-objection du FIDA, délégation d’autorité du ministre à un cadre du MEF pour la signature des contrats du PADAT, et prise en compte dans le plan de passation des marchés (PPM) des délais d’approbation des contrats par le MEF). 171. Comme illustré dans le tableau ci-dessous, l’analyse du PPM 2013 fait ressortir des délais importants (entre la date de réception des TDR/spécifications techniques et la date de signature du contrat): TYPE DE MARCHÉ Non soumis DNCMP BIENS Soumis DNCMP Non soumis TRAVAU DNCMP X Soumis DNCMP SERVI Non soumis DNCMP CES CONSU Soumis LT. DNCMP NB DE JOURS OBSERVATIONS MOYEN à 42 à 241 à 116 à 231 à 72 à - 165 jours après le début de la procédure, le marché pour les magasins de stockage n’est toujours pas conclu au 31/12/13 Les contrats signés en 2013 sont des contrats de gré à gré, ou sont endessous du seuil de revue de la DNCMP 172. Les causes principales de ces délais sont: • Les retards dans la transmission des TDR ou spécifications au Spécialiste en PM, en particulier pour les marchés liés aux infrastructures (études et réalisations); • La lourdeur de la procédure nationale de contrôle et d’approbation des marchés: la CCMP pour les marchés de faible valeur et la DNCMP pour les marchés plus importants 20, ainsi que le MEF pour l’approbation de tous les contrats traités par la DNCMP. Il faut noter que dans certains cas, les observations de la DNCMP (qui sont systématiquement formulées à la fin du délai de 15 jours) sont fractionnées et communiquées en plusieurs fois, ce qui multiplie les délais. De plus, toute communication avec ces instances doit se faire via la Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP); • Le manque de disponibilité des membres de la commission ad hoc d’ouverture et d’évaluation des offres; • La mauvaise qualité des offres (informations incomplètes ou erronées) qui conduit à demander des informations complémentaires aux soumissionnaires. • La mission note également la sous-évaluation des délais dans le PPM (non prise en compte de la complexité de certains marchés, et du délai d’approbation des contrats). 18 19 20 Selon les Conditions Générales du FIDA, le PTBA doit être soumis au FIDA pour non objection au plus tard 60 jours avant la fin de l’année. Le recrutement du consultant identifié est actuellement en cours. Les seuils applicables pour le contrôle des marchés par la DNCMP sont de 25 millions FCFA pour les biens, 50 millions FCFA pour les travaux, et 30 millions FCFA pour les services intellectuels. 37 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 173. Étant donné que le PADAT est entré dans une phase cruciale de sa mise en œuvre, avec l’obligation de compléter l’essentiel des infrastructures dans les 8 mois à venir, il est impératif que ces procédures soient réaménagées afin de réduire les délais de traitement des dossiers. Au niveau de la COD, la mission recommande que les TDR/spécifications soient élaborés dans les délais indiqués dans le PPM (avec l’appui d’une expertise extérieure si nécessaire), et que les délais de traitement indiqués dans le PPM soient plus réalistes. Au niveau de la procédure nationale, la mission recommande que (i) la DNCMP formule l’ensemble de ses observations en une fois, dans le délai règlementaire de de 15 jours; (ii) la DNCMP accorde d’emblée ses non-objections sous réserve de la prise en compte de ses observations; (iii) la commission ad hoc transmette les dossiers directement à la DNCMP sans passer par la PRMP et (iv) le MEF désigne un cadre plus disponible et accessible que le Ministre pour la signature des contrats du PADAT. Ces dispositions devront être officialisées par le biais d’une note de service du MEF. 174. Exécution des PPM. Le PPM 2013 révisé s’élève à 5.1 milliards FCFA (financements FIDA et GAFSP) dont 3.8 milliards FCFA ou 74% ont été exécutés au cours de l’année. Ce taux relativement faible est dû au retard dans la conclusion du marché de construction des magasins, abris et hangars prévus en fin d’année et reporté sur 2014 (la DNCMP a fait 3 revues partielles successives de ce rapport d’évaluation depuis sa transmission initiale le 20 janvier 2014, et la procédure de PM n’est toujours pas finalisée); ainsi qu’au délai de livraison des équipements agricoles. 175. Le PPM 2014, d’un montant de 5.4 milliards FCFA (financements FIDA et GAFSP) a été exécuté à hauteur de 13% au 31/03/14. Ce taux est en-deçà du taux attendu à la fin du 1 er trimestre, en raison notamment du retard sur les marchés des magasins, et la signature des conventions de partenariat (ONG et autres institutions partenaires). 176. Procédures de PM. Depuis la dernière mission de supervision, trois marchés ont été conclus sans revue préalable du FIDA. Ces marchés ont été revus en détail afin de vérifier le respect des règles et procédures de PM applicables au PADAT, ainsi que la constitution de dossiers complets et bien classés. La mission a relevé: • dans le marché de contrats cadres pour les fournitures, une erreur sur les montants reportés dans le rapport d’évaluation ainsi que des erreurs sur le choix du moins-disant pour quelques articles (impact non significatif) • dans le dossier de sélection des consultants pour le contrôle des travaux de réhabilitation de bureaux, l’absence du rapport d’évaluation signé dans le dossier. Afin d’éviter des erreurs, il est impératif que les rapports d’évaluation fassent l’objet d’une vérification systématique par le SPM avant transmission à la CCMP ou DNCMP. La mission recommande également la mise en place d’une procédure de vérification de l’exhaustivité des pièces dans chaque dossier de PM immédiatement après signature du marché. 177. Par ailleurs, les contrats de prestations signés avec les spécialistes en génie rural pour les régions ont une durée de 4 ans (avec 44 mois de travail effectif), or le projet s’achève dans 32 mois. Ces contrats doivent être révisés pour les limiter à la durée du projet, et prévoir un renouvellement annuel sur la base d’une évaluation des performances. 178. Le registre des contrats (formulaire C10) tenu sur un fichier Excel par la Comptable Nationale est mis à jour au fur et à mesure de la signature des contrats, et transmis au FIDA avec chaque DRF. La mission recommande que le format du formulaire C10 soit paramétré afin qu’il puisse être généré automatiquement dans TOMPRO. Une fiche individuelle de suivi des contrats est générée automatiquement pour tous les contrats saisis dans TOMPRO. Ces fiches sont conformes au formulaire C11, et existent pour tous les contrats en cours au PADAT; elles sont également jointes aux DRF dans le cas des dépenses à justifier au FIDA (DPD et formulaire 101 des DRF). 179. Audit. Le premier rapport d’audit du PADAT (portant sur les exercices 2011 et 2012) a été transmis au FIDA dans les délais. Aucune réserve n’avait été émise par les auditeurs et l’audit des comptes a été jugé satisfaisant suit à l'évaluation effectuée par les services financiers du FIDA (CFS). Les états financiers au 31/12/2012 élaborés par le projet (États des ressources et emplois, notes, états annexes, etc.) étaient satisfaisants et donnaient une image fidèle de la position financière du projet; cependant, il avait été noté que certains aspects, liés notamment à la présentation des états 38 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 financiers, nécessitaient des améliorations (présentation du Tableau des Emplois et Ressources, et classement des emplois par catégorie et par composante). 180. La mission note avec satisfaction que les états financiers 2013 (non audités) ont été correctement élaborés (Bilan et Tableau des Emplois et Ressources par source de financement; emplois éclatés par catégorie de dépenses) et soumis au FIDA le 31/03/2014. Cependant, deux anomalies ont été relevées: • la contribution du GdT pour 2013 sous forme d'exonération de taxes n'est inscrite ni au bilan ni au Tableau des Emplois et Ressources. • les allocations autorisées versées par le FIDA ont été incluses dans les subventions, alors qu’elles devraient figurer dans les dettes. Une analyse plus approfondie sera effectuée par les services financiers du FIDA dès la réception du rapport d'audit. En ce qui concerne les recommandations soulevées par l'audit 2012, la mission constate avec satisfaction qu'elles ont toutes été mises en œuvre. 181. Le cabinet SAFECO a été reconduit pour l'audit des comptes 2013, et les travaux d'audit sont actuellement en cours. Lors de la révision par CFS des TDR des auditeurs pour la mission 2013, et au vu de certaines insuffisances constatées dans la gestion des fonds du projet par les ONG, il a été décidé d'amplifier la portée du mandat des auditeurs; qui inclut désormais une opinion séparée sur l’utilisation des fonds du projet par les structures partenaires (ONG). À la date de la mission de revue à mi-parcours, le cabinet d'audit a déjà entamé ses travaux auprès des ONG. Il est prévu que le rapport d'audit provisoire soit disponible pour le début du mois de mai 2014. La mission a rappelé au projet l’obligation de soumettre au FIDA le rapport d’audit définitif avant le 30/06/2014. 182. Les principales recommandations de la mission sur les aspects fiduciaires sont listées ci-après: Mesure convenue Date Qui 1. Mise en place d’une UGP pour garantir la continuité des opérations et assurer les Décembr MAEP fonctions fiduciaires du PADAT à l’expiration du contrat de l’ATI e 14 2. Transmission à la COD et au MAEP des évaluations de performance des experts du Immédiat ATI projet. 3. Transmission au PADAT des documents attestant de l'inscription de chaque expert et Immédiat ATI de la régularité des dossiers vis-à-vis de la CNSS. 4. Vérification du versement par l’ATI (à la CNSS ou autre organisme de sécurité sociale) Mai 14 MAEP de toutes les charges sociales prévues pour chaque expert dans le contrat entre SOFRECO-IIC et le MAEP, et communication de la documentation correspondante au FIDA. 5. Mise à disposition de locaux communs pour l’ensemble du personnel de la COD Août 14 MAEP 6. Soumission du PTBA en novembre au plus tard, et lancement des activités dès Continu Coord obtention de la non objection provisoire; documentation exhaustive des sources et onnate hypothèses des coûts unitaires. ur Codification détaillée du PTBA; tableau de correspondance PTBA/PPM; vérification SGF complète du PPM avant transmission au FIDA 7. Augmentation de l’allocation autorisée du compte désigné du don GAFSP à hauteur Immédiat FIDA/ d’USD 500 000 et amendement de la lettre au bénéficiaire CFS 8. Établissement des DRF dès que les dépenses atteignent le seuil de 30% de l’allocation Continu SGF autorisée 9. Garantie d’un délai de traitement des DRF de 7 jours maximum par la DFCEP Continu MEF (Ministère des Finances) 10. Indication des dates des contrôles sur les rapprochements bancaires; contrôles Continu COD inopinés de caisse tous les mois; signature des fiches d’imputation par les personnes COR ayant effectué la saisie et le contrôle 11. Signature de conventions de partenariat pour la mise en œuvre des activités du Immédiat Coord PADAT, selon les critères proposés et les mécanismes de décaissement établis onnate ur SGF 12. Organisation pour les partenaires de sessions de formation sur les nouvelles Mai 14 SGF modalités contractuelles, le reporting financier et la justification des dépenses 39 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 13. Démarrage des négociations avec les partenaires de mise en œuvre dès septembre, et signature des conventions au plus tard en janvier chaque année Continu 14. Révision du manuel de procédures: mise à jour des aspects organisationnels, gestion financière et administrative, gestion du personnel, enregistrement des contributions de l’état et des bénéficiaires 15. Analyse détaillée des contributions reçues de l’état et des bénéficiaires et enregistrement dans les comptes 16. - Révision du plan analytique pour ajouter le niveau « activité mineure » (conformément au PTBA et au système RUCHE) ainsi que les activités majeures manquantes; - Modification des enregistrements dans TOMPRO (PTBA et dépenses réelles) sur l’année 2014 pour tenir compte du plan analytique révisé - Analyse trimestrielle des réalisations physiques par rapport à l’exécution financière (RUCHE vs. TOMPRO) à partir de 2014; pour 2012 et 2013, élaboration d’une table de correspondance entre les 2 systèmes 17. - Saisie des PTBA par la Comptable Nationale et vérification rigoureuse par le SGF et l’Auditeur Interne - Documentation de toute réallocation budgétaire et soumission d’une demande de NO au FIDA si le montant dépasse 10% de l’allocation initiale 18. Indication du code d’activité sur les pièces comptables par le SGF et la Comptable Nationale avant saisie des dépenses par les homologues pour éviter les erreurs d’imputation 19. Mise en place d’un système de suivi financier, budgétaire et comptable avec production d’un rapport financier mensuel complet contenant l’analyse du taux de décaissement global par catégorie et composante, l’analyse de l’exécution du PTBA, la situation financière des partenaires de mise en œuvre, la situation de trésorerie et les prévisions pour les 6 mois suivants, l’analyse de l’exécution du PPM et les questions administratives 20. Mise en place de procédures de gestion administrative: b) Police d’assurance pour les biens du projet; b) Inventaire des immobilisations sur feuilles vierges et rapprochement avec le registre; c) Inventaire semestriel des stocks de fournitures; d) Contrat de prestations 2014 avec l’informaticien du MAEP; e) Paiement per diem en 2 tranches (la 2e sur présentation de l’ordre de mission signé et du rapport de mission) 21. Établissement d’une cartographie allégée des risques associés à chaque partenaire de mise en œuvre 22. Sortie définitive de la BIDC du plan de financement global du projet et redimensionnement des activités en fonction des fonds disponibles 23. Analyse détaillée de l’exécution financière du PTBA par activité par le SAF, le Coordonnateur et les spécialistes techniques lors d’une réunion mensuelle (matérialisée par un PV de réunion signé par tous les participants) 24. Révision du PTBA 2014 pour tenir compte des réorientations décidées suite à la revue à mi-parcours 25. Contrôle mensuel des frais de fonctionnement par ligne budgétaire par rapport au budget 26. Versement au projet des fonds de contrepartie (en numéraire) pour l’année 2014 27. Transmission des TDR/spécifications techniques au SPM dans les délais indiqués dans le PPM 28. Note de service obligeant la DNCMP à formuler toutes ses observations en 1 seule fois dans un délai maximum de 15 jours; et à délivrer simultanément ses non objections, en précisant « sous réserve de la prise en compte des observations » 29. Dérogation pour la transmission des dossiers de PM directement à la DNCMP sans passer par la PRMP 30. Désignation d’un cadre plus disponible et accessible pour la signature des contrats du PADAT 31. Vérification de l’exhaustivité du contenu des dossiers de PM une fois les marchés Août 14 40 Mai 14 Coord o SGF Coord o SGF SGF Mai 14 SGF Continu SGF / AI Coord o SGF / CN Continu Continu SGF a) août 14 b) Déc. c) Juin/Déc. d) immédiat e) continu Août 14 SGF Immédiat Continu AI/SG F FIDA Mai 14 Coord o SGF COD Continu SGF Mai 14 Continu MEF Tous Juin 14 MEF Juin 14 MEF Juin 14 MEF Continu SPM Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 signés; Vérification des rapports d’évaluation avant transmission à la CCMP ou à la DNCMP 32. Révision des contrats de prestations des spécialistes GR: durée un an renouvelable sur la base de l’évaluation de leurs performances 33. Paramétrage du registre des contrats dans TOMPRO selon le format FIDA Immédiat SPM Mai 14 SGF c. Suivi-Evaluation 183. Le système de Suivi-évaluation du PADAT: Le rapport de conception du PADAT avait prévu un dispositif de suivi-évaluation avec deux volets dès le démarrage du Projet: (i) un dispositif de suivi des activités et des résultats du projet; et (ii) un dispositif d’appui à la mise en place d’un système de suivi évaluation sectoriel. Les deux volets du système devaient être organisés au niveau national et régional. L’objectif poursuivi par une telle approche était de fournir en temps réel des informations pertinentes aux gestionnaires du projet et aux décideurs afin de guider leur prise de décision et d’aider à une meilleure connaissance de l’évolution du secteur. Le système de suivi-évaluation du projet devait être organisé au niveau national et régional (voir détail dans rapport de mission). 184. Suivi sectoriel: Le passage à l’approche sectorielle impliquait pour le MAEP, le développement de deux fonctions essentielles que sont la planification et le suivi sectoriel. Le PADAT et le PASA devaient appuyer ce processus qui relève institutionnellement du mandat de la DPCA qui devait dès lors être au centre du dispositif du suivi sectoriel. 185. Le suivi sectoriel sera basé sur un nombre limité d’indicateurs correspondant notamment à ceux retenus par le DSRP-C. Le manuel de S&E devait être élaboré avant la mise en vigueur du projet avec une double dimension: (i) le suivi du projet PADAT en tant que projet; et (ii) le suivi sectoriel que le PADAT aiderait à concevoir et rendre opérationnel. On peut constater que déjà dans le rapport de conception du projet, le responsable suivi-évaluation au niveau régional (COR) devait être impliqué beaucoup plus dans les activités opérationnelles que celles liées au suivi-évaluation. Cette approche a par la suite constituée une contrainte notable au fonctionnement du système de suivi-évaluation du PADAT, le suivi des activités du projet sur le terrain prenant le dessus sur la mise en œuvre opérationnelle du SSE. 186. Etat des lieux du SSE du PADAT: La mise en place du système de suivi-évaluation du PADAT s’est déroulé progressivement depuis la mise en œuvre du projet, et à mi-parcours, on peut constater que son fonctionnement s’est beaucoup amélioré malgré les contraintes issues du processus d’informatisation du système de suivi sectoriel dont la récurrente mobilisation des responsables SE sur des opérations de saisie a largement contribué à ralentir le processus de mise en œuvre effective du système. A cela s’ajoute la prise de décision tardive sur le développement spécifique d’une application pour le SSE du PADAT. 187. Ainsi à la mi-parcours, on constate que les principaux outils sont mis en place et sont bien maitrisés par les acteurs, la mise en place finalement de l’application informatique sur mesure (RUCHE) sous environnement Web a beaucoup facilité la mise en œuvre de la fonction de pilotage du projet par la mise à disposition des acteurs de supports pertinents et opérationnels de suivi des performances du Projet. Il demeure cependant des points faibles qui doivent être corrigés pour la suite de la mise en œuvre du programme. 188. Dès le démarrage du projet, un manuel standard de suivi-évaluation a été élaboré pour tous les projets du PNIASA. En tant que manuel standard, il ne prenait pas en compte les spécificités liées au référentiel du FIDA en matière de suivi-évaluation. 189. C’est ainsi qu’un manuel des procédures du système de suivi-évaluation du PADAT fut élaboré selon un processus participatif en 2012. Ce manuel définissait les passerelles à établir avec le système de suivi-évaluation du PNIASA. Il a été validé et rendu opérationnel, et a servi de base à l’élaboration de l’application informatique spécifique au PADAT. Il doit cependant être actualisé par l’intégration de la composante ADAPT qui est arrimée au PADAT, d’une part, et de la nécessité d’assurer le suivi des infrastructures et matériels qui seront réalisés durant la deuxième phase, d’autre part. 190. Par rapport au référentiel du FIDA en matière de suivi-évaluation, une enquête SYGRI de référence a été réalisée en 2012 selon les recommandations du FIDA, l’enquête de base réalisée en 41 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 2011 dans le cadre du PNIASA ne prenant pas en charge les indicateurs d’impact retenus par le FIDA selon la démarche standard de l’enquête SYGRI du FIDA. 191. Une enquête sur la caractérisation de la situation ‘avant-projet ‘ des domaines couverts par les objectifs spécifiques a été également réalisée; cette démarche novatrice va faciliter l’évaluation finale de l’atteinte des objectifs spécifiques du PADAT à travers les suivi de l’évolution des valeurs des indicateurs de mesure des objectifs spécifiques; bien que sa réalisation soit tardive (3 ans après le démarrage du projet) elle n’en demeure pas moins pertinente compte tenu du niveau faible de réalisation des activités du projet sur le terrain, car seul l’opération ‘Quick Start’ a été mise en œuvre. 192. Les indicateurs SYGRI de premier et second niveau du PADAT ont été identifiés dans le manuel des procédures et font l’objet de compte rendu à travers les fiches SYGRI produites annuellement mais dont la qualité doit cependant être améliorée au moins au plan du choix des indicateurs, de la cohérence des séries de données et du renseignement des indicateurs de second niveau. 193. Le suivi du PTBA à travers la méthode de suivi technique et financier décrite dans le manuel n’a pas pu être mis en œuvre. La maitrise de cette méthode devra être améliorée bien que la contrainte importante à sa mise en œuvre réside dans l’harmonisation des codifications analytiques entre le PTBA et le système comptable. Ainsi une appréciation complète des performances dans la mise en œuvre des PTBA n’a pas pu être effectuée dans le cadre du pilotage. 194. Les passerelles entre le SSE du PADAT et celui du PNIASA sont identifiées en termes d’indicateurs des sous-programmes du PNIASA concernant le PADAT; ces indicateurs sont même pris en compte dans l’application informatique RUCHE. Il demeure cependant que le système de suiviévaluation du PNIASA tarde à être opérationnel, l’accent étant plus mis sur les questions de logiciel à la place du fonctionnement des supports, des outils de collecte et de pilotage (fiches de collecte et tableaux de bord du PNIASA), et enfin des procédures de fonctionnement du système. Un système de suivi-évaluation ne doit pas être réduit à une application informatique quel que soit ses performances, l’application informatique n’étant qu’un outil de facilitation de la mise en œuvre du système. 195. Au plan organisationnel, le schéma initial de circulation des données collectée au niveau régional prévoyait un passage systématique des fiches de collecte de données par le chef de file du consortium des ONG; cette option a eu à créer des dysfonctionnements dans certaines régions, par suite d’un blocage dans la transmission des supports à ce niveau. 196. La question des homologues se pose avec moins d’acuité pour le SSE car la RMP constate qu’ils sont en place, ils ont participé aux activités de renforcement des capacités (formations) aussi bien sur le suivi-évaluation que sur les applications informatiques affiliées. Ils sont donc en mesure de prendre en charge le fonctionnement du SSE. Il demeure cependant que leur mobilité pourrait réduire l’efficacité de cette option. 197. Cependant, le transfert de compétences des COR à leurs homologues des DRAEP s’est fait de manière différenciée selon les régions. Il demeure cependant sur cette question de la mobilité des homologues et leur implication dans les autres activités des DRAEP peut compromettre une bonne capitalisation du suivi-évaluation dans l’ensemble du système aux niveaux régional. 198. L’information du SSE: Ce volet a constitué jusqu’à la mi-parcours une contrainte majeure à la mise en œuvre du système de suivi-évaluation du PADAT. Au démarrage du Projet, un logiciel de suivi-évaluation (TECHPRO) avait déjà été acquis sans que le manuel des procédures spécifiques au PADAT ne soit finalisé et partagée. Ce logiciel a par la suite présenté des limites dans la consolidation des différentes bases régionales, l’impossibilité de l’accès à distance (environnement Web), la prise en compte du suivi des PTBA. Il a subi depuis lors des améliorations périodiques qui ne donnent pas jusqu’à présent une entière satisfaction. Ces améliorations ont mobilisé les responsables pour des opérations de saisie de manière périodique au détriment des activités d’appui, et de supervision du fonctionnement du SSE. Cette situation a induit un dépassement important des prévisions financière au niveau du PADAT. C’est ainsi que sur une prévision de 19 000 000 FCFA sur le COSTAB, il a été dépensé à ce jour 52 000 000 FCFA soit un dépassement de 52%. 199. La nécessité de disposer de données réelles et cohérentes sur l’exécution du Projet a conduit le FIDA à élaborer une application spécifique pour le PADAT qui a permis durant la revue de disposer de données sur les résultats obtenus ce qui a facilité l’appréciation globale du Projet à mi-parcours. 42 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 200. Il est indispensable que cette dynamique soit maintenue pour assurer une continuité dans la disponibilité des données en vue d’un meilleur pilotage de la seconde phase du projet et de la préparation de la fin du projet, ceci d’autant que le niveau de dépassement financier n’autorise plus des dépenses conséquentes sur cette rubrique. Améliorations nécessaires pour la seconde phase 201. Actualisation du SSE pour prendre en charge les indicateurs de la composante ADAPT et la mise en œuvre des aménagements et la mise en place des infrastructures d’irrigation et des équipements de valorisation de la production (composante 2). Pour cela, les fiches de caractérisation de chaque infrastructure et matériel après réception de même que leur géolocalisation devront être élaborées et mis en place. Il faudra également intégrer les indicateurs dans les supports de collecte du SSE et procéder à leur renseignement périodique et leur intégration dans les tableaux de bord du SSE. 202. La mission recommande l’élaboration d’un tableau de correspondance entre les deux systèmes de codification le plus rapidement possible pour répondre au problème de l’harmonisation de la codification analytique. 203. Au plan du dispositif, toutes les missions antérieures ont souligné le cumul de la mise en œuvre du système de suivi-évaluation au niveau régional et la supervision des activités opérationnelles du PADAT par les COR, ce qui porte préjudice à la mise en œuvre globale du Projet. La mission recommande le renforcement de la COR ou/et de la DRAEP pour prendre en charge spécifiquement les activités liées au suivi-évaluation (appui aux acteurs, contrôle de qualité des données, appui à l’exploitation des données pour le pilotage, gestion de la base de données etc..). 204. Par ailleurs, la mission recommande de procéder à l’évaluation de la performance du personnel impliqué dans le système de suivi pour mieux les ajuster aux nécessités du poste et mieux évaluer la valeur ajoutée des investissements importants effectués dans le renforcement des capacités en suiviévaluation. Ce renforcement des capacités devra néanmoins être poursuivi sur des domaines ciblés issus de l’évaluation des performances. 205. Des études spécifiques notamment sur la commercialisation doivent être prévues car la mise en œuvre du PADAT fait apparaître au fur et à mesure, des problématiques qui nécessitent des opérations spécifiques et ponctuelles de collecte de données pour la recherche de solutions ou simplement d’explication de changements observés. Recommandations Responsabilité Produire l’enquête SYGRI finale et l’enquête après projet sur les objectifs spécifiques du PADAT. Produire l’étude d’impact finale et l’élaboration du rapport d’achèvement Date convenue RSE 2016 RSE et COD 2016 L’évaluation du niveau d’atteinte des objectifs spécifiques 206. L’objectif de développement du projet est de contribuer à l’amélioration de la sécurité alimentaire et des revenus des petits producteurs agricoles. Les objectifs spécifiques qui lui sont liés sont: 1°) l’amélioration de la production et de la productivité des petites exploitations agricoles ciblées sur le riz, le maïs et le manioc, et 2°) la valorisation et la mise en marché des productions agricoles ciblées. 207. L’atteinte des deux objectifs spécifiques sera mesurée à travers le renseignement des indicateurs suivants selon l’approche ‘avant/après’ projet. Il s’agit des indicateurs suivants: - Augmentation de la production de 8 à 10 % pour le maïs et 5% pour le riz - Nombre de producteurs (par sexe et par âge) appuyés par le PADAT faisant état d’une augmentation de leur production 43 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 - Accroissement de 50% des rendements au niveau des producteurs appuyés par le projet à la fin du projet pour la culture du riz et la culture du maïs Nombre d’exploitants (par sexe et par âge) ayant adopté des pratiques GIFS (GAFSP) Accroissement de 5 à 10% des quantités de maïs, manioc et riz transformées Taux de réduction d’au moins 10% des pertes après récolte des productions de maïs, riz et manioc dans les zones cibles du projet Taux de réduction des coûts de transport dans les zones par le fait du désenclavement Augmentation des revenus des producteurs (par sexe et par âge) liée à la vente des productions et produits transformés 208. Cette approche considère la situation ‘avant-projet’ comme point de départ du suivi de l’évolution des valeurs des indicateurs qui sera comparée à la situation ‘avec projet.’ Les hypothèses du rapport de conception aurait pu être utilisés, cependant le retard dans la mise en œuvre de certaines activités du Projet rend pertinent l’actualisation de la situation ‘avant-projet’ qui a débuté en 2012 pour certaines variables. 209. A mi-parcours, de l’exécution du Projet, il convient de faire la situation sur le niveau d’atteinte des objectifs prévus à la fin du Projet, afin de s’assurer qu’ils seront réalisés ou non à la lumière de la tendance actuelle dans la mise en œuvre des activités et du niveau des résultats atteints. Cela permettra en cas de besoin de procéder aux ajustements nécessaires pour la réussite du projet. 210. Objectif spécifique N°1: Amélioration de la production et de la productivité des petites exploitations agricoles ciblées sur le riz, le maïs et le manioc. Cet objectif spécifique sera la résultante des activités suivantes: - la distribution de kit (Riz et Maïs) - la réhabilitation et la construction d’aménagements (bas-fonds) - la diffusion de techniques culturales innovantes - la gestion de la fertilité des sols. 211. A la mi-parcours, la situation ‘avec projet’ est caractérisée par la mise en œuvre des activités suivantes: la distribution de kits, la diffusion de techniques culturales innovantes et la gestion de la fertilité des sols, le renforcement des capacités des producteurs, l’appui-conseil et l’accompagnement à la restructuration des OP. 212. La réhabilitation et la construction d’aménagements n’a pas encore démarré, ce qui constitue une limite importante à l’atteinte de cet objectif spécifique du Projet, les productions qui devaient provenir de l’exploitation des superficies aménagées devraient constituer une part importante de la production additionnelle attendue du Projet. 213. Cependant, en se basant sur le rapport de l’étude ‘opération de mesures objectives des superficies exploitées par les bénéficiaires des kits en vue de l’estimation de la production de maïs et de riz en 2013’, on peut avoir une estimation du niveau d’atteinte de l’objectif spécifique N°1; - Augmentation de la production de 8 à 10 % pour le maïs et 5% pour le riz - Accroissement de 50% des rendements au niveau des producteurs appuyés par le projet à la fin du projet pour la culture du riz et la culture du maïs 214. Une étude a été effectuée sur tous les bénéficiaires de kit en 2013 (15 730) alors qu’en 2011 et 2012 ce sont des estimations basées sur les déclarations des bénéficiaires qui ont été faites d’où une marge d’erreur potentielle très importante (tableaux annexés au rapport de la mission). Tableau N°7: Superficies moyennes ensemencées avec les kits en 2013 Régions/spéculations Maritime Plateaux Centrale Kara Savanes Zone du projet Maïs 0,37 0,44 0,48 0,46 0,48 0,45 44 Riz 0,23 0,22 0,24 0,21 0,25 0,24 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Tableau 8 Rendements chez les utilisateurs des kits en 2013 Régions/ Rendement (Kg/ha) Maritime Plateaux Centrale Kara Savanes Zone du projet Maïs 1958 1977 1749 2123 1706 1903 Riz 1350 2382 2648 2325 2566 2054 215. La tendance est à l’augmentation de la productivité et de la production du maïs et du riz, la situation ‘avant-projet’ étant estimée aux rendements suivants dans le rapport de conception du PADAT comme suit: Tableau 9: Synthèse de la situation de référence par producteur bénéficiaire du Quick Start. Culture Superficie (ha) Rendement moyen (kg/ha) Production (kg) Produit brut total (FCFA) Revenu brut (FCFA) Revenu net (FCFA) Maïs 0,5 1000 500 57500 49000 37120 Riz 0,25 1200 300 37500 29025 23535 Source: Document de conception du projet 216. Si on prend l’année 2013 comme l’année où les données sont les plus robustes (coefficient de variation faible pour les moyennes sur les rendements), le rendement calculé est de 1903 kg/ha sur le maïs (+ 106% du rendement sur le maïs) contre, 2054 kg/ha pour le riz soit une augmentation de 71%. Ceci a été confirmé par les entretiens que la mission a eu sur le terrain avec les producteurs. En 2013, la production de était de 8 831 tonnes pour les utilisateurs de kits à pour le maïs et de 2 396 tonnes pour le riz. 217. Il s’agit donc de considérer les données de 2013 (enquête DSID) comme base, de reprendre la même enquête sur le même échantillon en 2014 pour évaluer correctement le taux d’accroissement des rendements et productions en maïs et riz avec projet (méthode de l’enquête panel) jusqu’à la fin du Projet (2014 et 2015). 218. La mise en exploitation des aménagements en 2015 donnera lieu à une opération de collecte spécifique pour documenter les accroissements de production et de productivité due aux aménagements; mais il est impératif que le projet établisse à nouveau la situation sans les aménagements afin de pouvoir évaluer la plus-value des superficies aménagées. 219. Nombre de producteurs (par sexe et par âge) appuyés par le PADAT faisant état d’une augmentation de leur production: l’enquête sur les effets des actions du PADAT en 2013 conduite par la DSID montre que 79% des producteurs bénéficiant de kits affirment avoir obtenu une augmentation de leur production 45 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Tableau 10: Répartition des producteurs ayant vu leurs productions augmenter suite à l’utilisation des kits Augmentation de la production par utilisation des kits Région Non Effectif Oui % Effectif Total % Effectif % Maritime 692 9,8 5368 20,6 6060 18,3 Plateaux 1726 24,5 3714 14,3 5440 16,4 Centrale 1058 15,0 4388 16,8 5446 16,5 Kara 1460 20,8 5249 20,1 6709 20,3 Savanes 2097 29,8 7344 28,2 9441 28,5 Total 7033 100,0 26063 100,0 33096 100,0 Source: DSID: Rapport sur l’évaluation des effets des actions du PADAT (Février 2014) 220. Nombre d’exploitants (par sexe et par âge) ayant adopté des pratiques GIFS (GAFSP): l’enquête réalisée en 2013 par la DSID montre que sur l’échantillon de 35 023 producteurs interrogés, 11 805 ont bénéficié de la formation sur la GIFS soit 32%. Les résultats montrent également que sur les producteurs formés, 94% ont adopté les pratiques GIFS alors que sur l’échantillon seulement 32% ont adopté ces pratiques ce qui correspond au taux de diffusion de la technologie. Tableau 11: Adoption par les producteurs, des pratiques GIFS mises en place par l’IFDC Formation sur les pratiques GIFS Région Producteurs non formés 1 2 Bénéficiaires Non de la déclaré formation 3 4 Adoption des pratiques GIFS Total Oui 5 6 Taux d’adoption en % 7 = 6/5x100 8 = 6/3x100 Maritime 3311 2664 206 6181 2464 40 92 Plateaux 2349 3050 334 5733 2951 51 97 Centrale 3035 2371 250 5656 2079 37 88 Kara 5766 1184 570 7520 1086 14 92 Savanes 6364 2536 1033 9933 2478 25 98 20825 11 805 2393 35023 11058 32 94 Total Source: DSID: Rapport sur l’évaluation des effets des actions du PADAT (Février 2014) 221. Objectif spécifique N°2: Amélioration de la valorisation et de la mise en marché des productions agricoles ciblées. 222. Il devrait être atteint par la mise en œuvre des activités suivantes: - la transformation du maïs et du riz - un meilleur stockage et conditionnement des produits - la construction de pistes - l’organisation de la vente des produits bruts et transformés 223. Aucune de ces activités n’a pas réellement démarrée; la mise en place du matériel de transformation a débuté, quelques rares opérations de ventes groupées ont été réalisées, les pistes et magasins de stockage ne sont pas encore mis en place. 224. La situation ‘avant-projet’ sera donc appréciée sur les valeurs des indicateurs suivants: - Accroissement de 5 à 10% des quantités de maïs, manioc et riz transformées 46 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 - Taux de réduction d’au moins 10% des pertes après récolte des productions de maïs, riz et manioc dans les zones cibles du projet Taux de réduction des coûts de transport dans les zones par le fait du désenclavement Augmentation des revenus des producteurs (par sexe et par âge) liée à la vente des productions et produits transformés Les résultats de l’enquête complémentaire sur ces variables sont les suivants 225. Accroissement de 5 à 10% des quantités de maïs, manioc et riz transformées: L’évolution de la quantité transformée des produits selon le type, l’année et la région indique d’une manière générale que pour le maïs, les quantités transformées sont passées de 215 kg en 2010 à 325 kg en 2012 en moyenne par bénéficiaire de kit, soit un accroissement de 51% malgré l’absence des équipements de transformation (voir annexes du rapport de revue). 226. Pour le riz, les quantités moyennes de riz transformées par bénéficiaire de kits sont passées de 77,97 kg en 2010 à 119,58 kg en 2012, soit un accroissement de 53%. 227. Quant au manioc, Les quantités moyennes transformées pour les bénéficiaires de kits sont passées de 215,34 kg en 2010 à 325,27kg, soit un accroissement de 51%. 228. Ces augmentations sont plus imputables à l’augmentation des productions qu’à la mise à disposition des équipements de transformation. 229. Les pertes après récolte21 des productions de maïs, riz et manioc dans les zones cibles du projet: elles ont été estimées sur un échantillon de 300 producteurs issus des 900 ménages de l’enquête SYGRI comprenant 200 petits producteurs vulnérables et 100 producteurs mettant en valeur 1 à 3 ha (voir tableau ci-dessous) . Tableau 12: Pertes post-récolte Principaux produits Indicateurs de base Maïs Riz Pertes à la moisson 1,14% 1,4% Pertes au battage 1,17% 4,7% Pertes à l’égrenage 1,21% 1% Pertes au séchage 0,37 % 2,81% Pertes au stockage 1,58% 1,83% Source: Etude complémentaire DSID sur les pertes post-récolte, le trafic et les revenus La perte à la transformation du manioc est de 21,14% 230. Taux de réduction des coûts de transport dans les zones par le fait du désenclavement: l’étude réalisée par la DSID porte sur le trafic et ne donne pas le niveau des coûts de transports; elle devra être actualisée pour corriger cela. 231. Augmentation des revenus des producteurs (par sexe et par âge) liée à la vente des productions et produits transformés: Pour renseigner cet indicateur, il fallait établir les comptes d’exploitation de la production et de la transformation du riz, du maïs et du manioc); l’étude effectuée par la DSID porte sur l’établissement 21 Liées à la récolte, au battage, à l’égrenage, au séchage et au stockage. 47 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 de compte d’exploitation pour la production uniquement, elle devrait également être actualisée pour tenir compte de la transformation. 232. La marge brute calculée représente la différence entre la valeur de la production et les coûts afférents; elles se présentent comme suit: Maïs: + 9 631 FCFA/Ha Riz: + 97 749 FCFA/Ha Manioc: + 156 241 FCFA/Ha. 233. On note que c’est la culture du manioc génère une marge relativement plus importante aux producteurs. La culture du maïs ne génère que 9 631 FCFA/ ha. Ce faible bénéfice issu de la culture de maïs est sans doute dû au faible rendement enregistré dans les zones vulnérables, alors que les coûts de production liés à cette culture sont élevés. Pour ce qui concerne le riz, les prix au producteur relativement élevé permettent au producteur de tirer un revenu substantiel, en dépit des coûts de production relativement importants. 234. Ces différentes études ont permis de caractériser la situation dans la zone du Projet, dans les domaines où des activités seront mises en œuvre; elles permettront lors d’un second passage d’apprécier l’évolution de ces indicateurs afin de mesurer les performances du PADAT dans l’atteinte de ses objectifs spécifiques. Certaines cependant devront être complétées pour couvrir le champ des indicateurs des objectifs spécifiques. Recommandations sur le volet suivi-évaluation pour la seconde phase 1. Actualiser le manuel des procédures du Projet sur les aspects liés à la composante ADAPT et finaliser les supports pour le suivi des infrastructures et des équipements de valorisation de la production 2. Compléter les études sur la situation avant-projet des objectifs spécifiques sur les coûts du trafic, les marges brutes pour le segment transformation et les rendements et productions au niveau des bas -fonds 3. Réaliser le second passage de l’enquête SYGRI et celui de l’enquête sur les objectifs spécifiques sous forme de panel pour les bénéficiaires de kits de 2013 4. Réaliser des études spécifiques ciblées sur des problématiques en cours (stocks de maïs, OP etc...) 5. Finaliser et mettre en œuvre le suivi technico-financier du PTBA 6. Intégrer le SIG dans le logiciel RUCHE pour une géolocalisation des infrastructures et équipements 7. Mettre à la disposition des acteurs du système des outils de pilotage de manière régulière 8. Procéder à la notation des indicateurs SYGRI de second niveau 9. Mettre à jour régulièrement l’application informatique RUCHE 48 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Mesure convenue Responsabilité 1. Actualiser le manuel des procédures du SSE en intégrant la composante ADAPT et la réalisation des infrastructures et équipements 2. Compléter les études sur le cout du transport et le compte d’exploitation sur la transformation des produits 3. Réaliser deux études sur les stocks de maïs non écoulée et sur les OP 4. Harmoniser les codifications analytiques entre le système financier et le SSE 5. Mettre à jour périodiquement le logiciel de SE 5. Éditer semestriellement les outils de pilotage (Tableaux de bord) 6. Réaliser l’enquête SYGRI finale et le second passage sur les objectifs spécifiques 7. Élaborer le RAP du Projet 8. Intégrer le SIG dans le SSE Date convenue RSE 05/05/14 RSE 30/06/14 RSE 30/06/14 RSE RSE/COR RSE 30/06/14 Mensuel 30/06/14 RSE COD RSE Fin projet Fin projet 01/10/14 4. Composante 4: Adaptation de la production aux changements climatiques au Togo (ADAPT) 235. Sur Financement du Fond Mondial sur l’Environnement (GEF), le PADAT a été dotée d’une composante environnementale dans le but la vulnérabilité de la production agricole et sécurité alimentaire aux impacts de la variabilité et aux changements climatiques en se fondant sur les principes et stratégie du Plan d’Action National d’Adaptation (« PANA ») développé par le Ministère chargé de l’Environnement. 236. L’accord de financement de ce ‘’projet’’ qui est la 3ème composante technique du PADAT a été signé en fin 2013 mais dont les activités n’ont pas encore démarrées sur le terrain bien qu’il y ait une provision dans le PTBA et le PPM 2014. Le recrutement de l’expert chargé de ce volet devrait permettre d’accélérer la mise en œuvre de cette composante dont le lancement est prévu en Juillet 2014. d. Durabilité 237. L’état d’avancement des réalisations du PADAT à l’ endroit des bénéficiaires ne permettent pas encore d’évaluer la durabilité et les effets obtenus par le projet. 238. Toutefois, un certain nombre d’action ont déjà eu un impact positif et ont un grand potentiel de durabilité, si toutefois les contraintes à la performance du projet sont levées. Il s’agit des opérations suivantes: Opération Quick Start. Après un démarrage assez peu probant, la mise en œuvre de l’opération Quick Start a connu une nette amélioration depuis 2011 et ce, à la grande satisfaction des bénéficiaires. Les résultats sur le terrain montrent que grâce au quick Start, les rendements et revenus ont augmenté de manière significative, permettant non seulement de couvrir les besoins alimentaires des ménages mais aussi de dégager des surplus commercialisables en riz et maïs Avec les gains issus de la vente de leurs produits, en particulier le riz, certains bénéficiaires ont pu reconstituer leur kit pour plusieurs cycles de production. Une des raisons de cette amélioration est la participation de l’ICAT dans l’opération de l’identification des bénéficiaires au suivi technique. La participation d’une structure pérenne de l’état et l’appropriation rapide par les bénéficiaires sont autant de gages pour la durabilité du système. Opération GIFS. La Gestion Intégrée de la Fertilité des Sols aussi pu s’améliorer après des débuts également difficiles. La mission a constaté un très grand engouement par rapport aux 49 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 champs-écoles. Là aussi, l’implication de l’ICAT a fait la différence. Les bénéficiaires ont une relation très proche avec les conseillers de l’ICAT et se réfèrent aux avis qu’ils leur ont prodigués; ainsi la GIFS devrait être internalisé dans l’appui conseil de l’ICAT, le partenariat entre l’IFDC et l’appropriation progressive par l’ICAT des modules de l’IFDC laisse entrevoir un potentiel de réalisabilité et une durabilité de ce genre d’opération. Culture attelée. Les activités pilotes de culture attelée ont également connu un grand engouement de la part des bénéficiaires. Tous les producteurs identifiés ont pu s’acquitter des prérequis pour recevoir leurs animaux et les équipements. Les bénéficiaires ont témoigné que les formations et l’encadrement reçus ont été très bénéfiques. Bien que l’opération ne soit encore qu’à son début, plusieurs signes montrent que cette opération aura un impact important sur les bénéficiaires directement, mais également sur leurs communautés car ils pourront prester leurs services et encadrer d’autres jeunes intéressés dans l’activité. Des mises en réseau sont déjà en train de se faire et seront encouragées par le projet dans la phase suivante. 239. Le PADAT a défini avec l’appui de la FRAO en Juin 2013, une stratégie et un cadre de capitalisation qui ne sont pas encore opérationnels pour l’heure. Il a recommandé lors de mission de supervision d’Octobre 2013, de commencer la mise en œuvre de la capitalisation des expériences réussies et des échecs du projet afin d’en tirer les leçons qui permettront d’asseoir les acquis du PADAT. La capitalisation du PADAT est un processus dynamique qui devrait dès à présent fournir des informations pertinentes sur la GIFS, le Quick start, les difficultés des aménagements par exemple ou identifier les contraintes à la commercialisation du mais à partir d’études spécifiques. 240. La mission recommande que le projet mène des études de capitalisation qui permettront de mesurer les effets réels sur la production, la productivité et les conditions de vie des ménages qui seront complétées par les études d’impact prévues à la fin du projet. e. Principales recommandations de la mission de revue à mi-parcours 241. Dans le respect des orientations et les principes du projet lors de sa conception (qui restent pertinents et sont donc maintenus), et pour accroître la visibilité de l'impact de ses actions sans les financements de la BIDC dans contexte de retrait de l’ATI, le PADAT doit redimensionner ses ambitions en s’assurant d’une montée en puissance des capacités des différents partenaires de mise en œuvre, particulièrement les ONG. Le détail des recommandations sont répertoriées à l’appendice 3 du rapport de la RMP, notamment: La levée les principaux goulots d’étranglement liés à la passation des marchés qui entravent l’atteinte des résultats et objectifs du projet; La réduction des projections d’aménagement des bas-fonds à 1600 ha à financés sur les fonds GAFSP et BOAD; La négociation, parallèlement avec la BIDC, sur de nouvelles orientations et activités à financer sur ses fonds (bas-fonds, pistes et autres activités); Faire une extension des expériences pilotes de culture attelée et de petite mécanisation; L’accompagnement financier des jeunes entrepreneurs formés dans la 1ère phase du projet; Mener une concertation avec l’ensemble des acteurs pour une redistribution de leurs rôles et responsabilité sur la base des compétences distinctives et des mandats qui assureraient une durabilité des acquis au-delà de la durée du projet; La Poursuite du renforcement de l’ICAT pour pleinement assumer la GIFS au Togo; Confier progressivement à la CTOP; la structuration des OP appuyées par le PADAT; Planifier le recrutement de la COD et des COR en prévision du retrait de l’ATI. 50 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 f. Conclusion 242. Les résultats mitigés du PADAT à mi-parcours, ne doivent pas faire oublier son importance dans le cadre du PNIASA dont l’adoption en 2009, a mobilisé les bailleurs des partenaires techniques et financiers du Togo autour d’une alliance qui devait accompagner son opérationnalisation en inscrivant les actions à financer dans ses sous-programmes (agriculture, élevage, pêche, recherche et conseil agricole etc.). Les résultats la revue à mi-parcours ne rendent justice, ni aux importants défis du développement rural au Togo et aux attentes des populations, ni à l’implication et à la mobilisation de l’ensemble des acteurs impliqués dans sa mise en œuvre. Cependant des résultats majeurs sont à l’actif du PADAT, notamment (i) l’augmentation de la production et de la productivité comme conséquence de l’opération Quick-start, (ii) la mobilisation communautaire en prélude à l’accès aux infrastructures et équipements, (iii) les capacités accrues de l’ensemble des partenaires de mise en œuvre du PADAT que ça soient les ONG, l’ICAT, CTOP, les OP, les DRAEP, IFDC qui pourront être capitalisées de matière durable au-delà du PADAT, (iv) l’apprentissage de la collaboration de l’ensemble des partenaires de mise en œuvre autour des objectifs du PADAT. 243. Les interventions et la couverture géographique du PADAT étaient initialement séquencées et progressives organisées en deux phases (approche “stop and Go) de trois ans (avant et après la revue à mi-parcours) dans le rapport de conception. D’un commun accord avec le FIDA, le MAEP a souhaité un démarrage sur l’ensemble du territoire pour ‘’rattraper’’ le retard dans le démarrage du projet. Force est de constater que ce choix a été inopportun, car le séquençage aurait permis de tirer les leçons sur (i) la capacité et les performances des différents acteurs, (ii) la cohérence entre l’approche participative du projet et les objectifs chiffrés de certaines infrastructures, (iii) le goulot d’étranglement que constitue la passation des marchés etc. 244. Par ailleurs, le schéma institutionnel du PNIASA devait permettre à la fois une coordination/gestion efficace des projets qui le composent, tout en permettant un passage progressif à l’approche sectorielle, essentiellement avec l’appui de la Banque Mondiale. Ici encore, les nombreux défis auxquels les projets du PNIASA ont dû faire face, parmi lesquels la mauvaise performance de l’ATI, ont érodé la dynamique de dialogue et concertation entre les PTF et le MAEP sur les orientations et actions stratégiques qui devraient créer les conditions de ce passage progressif. 245. La revue à mi-parcours du PADAT a posé un constat sur les performances de plus 2 ans d’intervention et fait des recommandations sur les ajustements pour la seconde phase qui devront permettre d’atteindre des résultats significatifs d’ici la fin du projet en 2018. Pour ce faire, les recommandations et les différentes feuilles de routes proposées pour y parvenir ne peuvent pas souffrir de plus de retard. 51 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 1 : Projections révisées d’amenánagemenst des bas fonds En juillet 2014, le gouvernement et les bailleurs de fonds se sont réunis pour discuter à nouveau certaines recommendations de la revue à mi-parcours effectuée en avril 2014. Les conclusions sont reportées dans l’appendice 1 (Projections révisées d’aménagements des bas fonds) et l’appendice 2 (Compte rendu de la réunion restreinte entre le MAEP et les PTF des trois projets : PADAT, PASA, PPAAO fait à Lomé le 17/07/2014, revu le 21/07/2014.) du présent rapport. Appendice 1 : Projections révisées d’aménagements des bas fonds I. Introduction 1. Suite à la signature des conventions de financement par la BOAD en février 2014 et par la BIDC le 15/07/2014, le chronogramme de réalisation des infrastructures a été actualisé en tenant compte du niveau d’avancement actuel de la mise en œuvre des bas-fonds. 2. Ce chronogramme est également mis à jour en tenant compte des principales recommandations en rapport avec la mise en œuvre des infrastructures, faites par les trois bailleurs (BOAD, FIDA, BIDC) lors de la réunion tenue le 21/07/2014 dans les locaux de la BOAD. Sur proposition du représentant de la BIDC, il a été convenu ce qui suit : • • • • • • Afin de permettre au PADAT d’aménager le maximum de bas-fonds, conformément aux souhaits du MAEP, la BOAD et la BIDC s’engagent, sur requête de la partie togolaise, à proroger leurs financements respectifs au-delà de 2018 ; Le FIDA estime qu’il lui est pratiquement impossible de proroger la période de validé de son financement, ainsi que celui du GAFSP ; Afin de permettre au PADAT de consommer entièrement les fonds GAFSP initialement prévus avant fin 2016, les études, contrôle et travaux d’infrastructures (bas-fonds, magasins, pistes), seront financés en priorité sur ces fonds. L’intervention des bailleurs ne tiendra plus compte de la répartition régionale initialement convenue entre les trois bailleurs. Le financement des bas-fonds sera assuré par la BOAD de 2017 à 2018 ; Le financement des bas-fonds sera assuré par la BIDC en 2019 ; Pour éviter de relancer des appels d’offres pour les 352 ha identifiés en 2012 et celles des 353 ha identifiés en 2013, la BIDC autorise le PADAT à confier les études à l’un des soumissionnaires déjà consultés pour les 1 656 ha et les 2 380 ha sur fonds GAFSP et BOAD, par une méthode accélérée ; II. Chronogramme actualisé de mise en œuvre des bas-fonds A. Hypothèses de réalisation des bas-fonds 3. Ce chronogramme indicatif est établi sur la base des hypothèses ci-après : • • • • Les échéances des différents financements sont : FIDA / GAFSP : décembre 2016 ; BOAD : décembre 2019 ; BIDC : décembre 2019. Les études d’APD de 1 656 ha de bas-fonds (GAFSP + BOAD) identifiés en 2012, dont l’appel d’offre est en cours, devraient s’achever en fin mars 2015, ce qui devrait permettre de réaliser les premiers aménagements à partir de mai-juin 2015 ; Les études d’APD de 2 380 ha de bas-fonds (GAFSP + BOAD) identifiés en 2013, dont l’appel d’offre est en cours, devraient s’achever en fin juillet 2015, ce qui devrait permettre de réaliser les aménagements à partir de février-mars 2016 ; L’estimation sommaire de la main-d’œuvre nécessaire à l’aménagement d’un site de 10 ha (1 215 HJ) montre qu’il faut mobiliser en moyenne 15 exploitants pendant 2,7 mois. On note que le facteur limitant de la capacité d’aménagement des bas-fonds réside dans la capacité des bénéficiaires à fournir les efforts physiques nécessaires, mais surtout 52 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 1 : Projections révisées d’amenánagemenst des bas fonds • • • • • dans le nombre et la compétence des équipes techniques d’encadrement des bénéficiaires et de suivi des travaux (il faut en moyenne 1 Technicien pour 10 ha). A ce jour, environ 4 700 ha de sites de bas-fonds ont été identifiés. D’ici décembre 2014, environ 5 900 ha seront identifiés. Le suivi et le contrôle des travaux d’aménagement seront confiés aux bureaux d’études qui seront sélectionnés pour les études APD, par une procédure accélérée. Compte tenu des contraintes liées aux travaux de type HIMO, au nombre importants de sites à aménager, aux contrainte liées aux offres limitées en ressources humaines pour le suivi et le contrôle des travaux, un rythme d’aménagement maximum d’environ 200 ha/région/an (en deux ou trois lots) a été considéré. Afin de tester et renforcer les capacités des acteurs, environ 50 ha de sites pilotes seront aménagés en 2014, après les récoltes (octobre à décembre), dans les régions Centrale et des Plateaux. Les études seront réalisées par un Consultant par le biais d’une procédure accélérée (gré-à-gré). La nécessité de dégager des ressources financières sur les bas-fonds afin de permettre à la BOAD de prendre en charge la composante 3 du projet après le retrait du FIDA / GAFSP, estimé à environ 1,33 millions de dollars par an pendant trois ans (2017 à 2019), soit un total de 4 millions de dollars environ. B. Bas-fonds aménageables d’ici 2020 4. Selon la capacité de réalisation déjà considérée (environ 200 ha/région/an), les possibilités d’aménagement par région sont détaillées dans le tableau ci-après, les résultats des premières études étant attendus en fin mars 2015 (Cf. tableau N°1). 5. On note que : • • • • Pour les fonds GAFSP, sur une prévision initiale de 3 500 ha, 2 056 ha sont aménageables de 2014 à 2016, soit un reliquat de 1 444 ha ; Pour les fonds BOAD, sur une prévision initiale de 2 750 ha, 1 637 ha sont aménageables de 2017 à 2018, soit un reliquat de 1 113 ha ; Pour les fonds BIDC, sur une prévision initiale de 600 ha, 583 ha sont aménageables en 2019, soit un reliquat de 17 ha ; Au total, sur une prévision initiale de 6 850 ha, 4 276 ha sont aménageables d’ici 2019, soit un reliquat d’environ 1 885 ha ; 6. Bien que non indispensable, il serait néanmoins souhaitable de faire réaliser les études pour la totalité des sites qui seront identifiés jusqu’en 2014 (environ 5 900 ha). Cela permettra au MAEP de disposer de dossiers d’études pour les 1 694 ha restants, qu’il pourrait valoriser avec l’appui d’autres partenaires techniques et financiers. 53 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 1 : Projections révisées d’amenánagemenst des bas fonds Région Maritime Plateaux Centrale Kara Savanes TOTAL 2012 Superficie identifiée de 2012 à 2014 (ha) 120 0 120 0 120 0 0 0 0 120 100,00% 2013 200 0 0 200 200 0 0 0 0 200 100,00% Année d'identification Superficie aménageable (ha) BOAD GAFSP 2014 2015 BIDC 2016 Total 2017 2018 Total 2020 TOTAL TAUX 2014 180 0 0 0 0 180 0 180 0 180 100,00% S-total 500 0 120 200 320 180 0 180 0 500 100,00% 2012 266 20 200 46 266 0 0 0 0 266 100,00% 2013 572 0 80 160 240 200 132 332 0 572 100,00% 2014 164 0 0 0 0 0 68 68 0 68 41,46% S-total 1 002 20 280 206 506 200 200 400 0 906 90,42% 2012 573 30 200 200 430 143 0 143 0 573 100,00% 2013 910 0 0 0 0 57 200 257 200 457 50,22% 2014 527 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00% S-total 2 010 30 200 200 430 200 200 400 200 1 030 51,24% 2012 457 0 200 200 400 57 0 57 0 457 100,00% 2013 400 0 0 0 0 0 200 200 0 200 50,00% 2014 160 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00% S-total 1 017 0 200 200 400 57 200 257 0 657 64,60% 2012 592 0 200 200 400 192 0 192 0 592 100,00% 2013 649 0 0 0 0 8 200 208 241 449 69,18% 2014 200 0 0 0 0 0 0 0 142 142 71,00% S-total 1 441 0 200 200 400 200 200 4 383 1 183 82,10% 2012 2 008 50 920 646 1 616 392 0 392 0 2 008 100,00% 2013 2 731 0 80 360 440 265 732 997 441 1 878 68,77% 2014 1 231 0 0 0 0 180 68 248 142 390 31,68% 2012-2014 5 970 50 1 000 1 006 2 056 837 800 1 637 583 4 276 71,62% Tableau N°1 : Planification des sites de bas-fonds aménageables (2014-2019)- Financement GAFSP – BOAD - BIDC 54 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 1 : Projections révisées d’amenánagemenst des bas fonds III. Reliquat sur le budget de réalisation des bas-fonds et propositions de réallocation A. Estimation du reliquat budgétaire 7. Sur une superficie initiale de 6 850 ha, le reliquat non aménageable d’ici 2019 est de 1 885 ha, ce qui entraînera un reliquat sur le budget initial nécessaire à l’aménagement des bas-fonds. 8. Pour tenir compte de la variation des coûts, de la réalisation de puits maraîchers dans les basfonds et autres imprévus, une augmentation de 10% a été prise en compte par rapport aux coûts d’aménagement des bas-fonds considérés lors de l’évaluation du projet par la BOAD et la BIDC en 2013. 9. A partir de la réduction des superficies aménageables de 6 850 ha à 4 276 ha, le reliquat brut de budget dégagé est de 5,06 millions de dollars (Cf. Tableau 2) décomposé comme suit : • • • GAFSP : 2,87 millions de dollars ; BOAD : 1,78 millions de dollars BIDC : 0,40 millions de dollars. 10. Ce reliquat de 5,06 millions de dollars pourrait être réaffecté à d’autres activités du projet, selon les propositions ci-après. a. PROPOSITION DE RÉALLOCATION DU RELIQUAT BUDGÉTAIRE 11. Le reliquat de 2,87 millions de dollars sur fonds GAFSP pourrait être réaffecté aux activités ciaprès : • • • • • • • • • Prise en charge de la composante 3 du PADAT, de 2015 à 2016 (à confirmer avec BASSIM) ; Préfinancement des travaux de construction des magasins, hangars, abris identifiés en 2012, initialement sur financement BOAD (région des Savanes et préfectures de Dankpen), jusqu’à épuisement du reliquat ; acquisition de palettes et bascules pour les magasins de stockage, pour une meilleure fonctionnalité de ces infrastructures dans le cadre de l’appui à la commercialisation ; accompagnement dans l’installation des jeunes entrepreneurs ; accompagnement dans l’installation des jeunes artisans ; culture attelée ; petite mécanisation ; magasins pour les producteurs de semences ; équipements de transformation complémentaires. 12. Le reliquat de 1,78 millions de dollars sur fonds BOAD, ainsi que l’équivalent du montant préfinancé par le GAFSP pourraient être réaffectés aux activités ci-après : • Coordination et gestion du projet (composante 3), de 2017 à 2019 ; 13. Le reliquat de 0,40 million de dollars sur fonds BIDC, pourrait être réaffecté aux activités ciaprès : • Complément à la BOAD pour la prise en charge de la composante 3 du PADAT, de 2017 à 2019 ; 55 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 1 : Projections révisées d’amenánagemenst des bas fonds TABLEAU 2 : RELIQUAT SUR LE BUDGET DÛ A LA REVISION A LA BAISSE DE LA SUPERFICIE DES BAS-FONDS AMENAGEABLES DE 2014 A 2019. PU (F CFA) U Baille Désignati nit ur on é Bas-fonds (type1) Bas-fonds (type2) Bas-fonds GAFS (type1)P bis Bas-fonds (type2)bis Initial Actua lisée Init ial Actu alisé e Reli quat 900 000 1 440 000 1 113 193 1 682 403 1 000 1 084 - 84 500 542 - 42 ha 1 080 248 1 113 193 1 500 287 ha 1 288 934 1 682 403 500 143 3 500 2 056 - 389 600 194 406 600 583 17 1 091 409 ha ha Sous-total GAFSP Bas-fonds ha (type1) Bas-fonds BIDC ha (type2) 1 123 987 1 618 914 1 113 193 1 682 403 Sous-total BIDC BOA D Bas-fonds ha (type1) Bas-fonds (type1)ha bis Bas-fonds ha (type2) 900 000 1 113 193 1 500 1 123 987 1 113 193 250 1 440 000 1 682 403 Sous-total BOAD TOTAL GENERAL Superficie (ha) 1 000 2 750 6 850 Coût des travaux (F CFA) Budget par bailleurs ($) Initial Actualis ée Reliquat Initial Actua lisée Reliq uat 900 000 000 720 000 000 1 206 701 646 911 862 263 - 306 701 646 - 191 862 263 1 710 000 1 368 000 2 292 733 1 732 538 - 582 733 - 364 538 1 213 1 620 372 000 319 115 441 1 301 256 559 3 078 707 606 319 2 472 387 357 644 467 000 241 144 387 403 322 613 1 224 487 458 174 766 313 3 884 839 000 2 678 823 737 432 661 168 326 946 925 759 608 093 1 214 865 064 1 206 015 263 - 432 661 168 644 401 475 211 740 307 135 134 936 7 381 194 5 089 765 822 056 621 199 1 443 255 2 308 244 2 874 162 - 822 056 1 224 363 402 307 256 756 280 996 750 - 280 996 750 533 894 1 440 000 000 3 070 996 750 7 927 184 150 918 031 073 2 132 896 137 5 571 327 967 521 968 927 938 100 613 2 355 856 183 1 444 389 - 250 546 454 1 637 4 276 1 113 2 574 971 348 400 971 348 400 1 350 000 000 1 845 562 1 845 562 2 565 000 2 736 1 744 000 259 5 834 4 052 894 503 15 061 10 585 650 523 Tableau 2 : Budget actualisé de mise en œuvre de 4 276 ha de bas-fonds d’ici 2019 56 - 533 894 991 741 1 782 391 5 058 860 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 2: Résumé de l’état d'avancement du Projet d’Appui au Développement Agricole du Togo et notes attribuées Chronogramme pluriannuel de mise en œuvre des infrastructures financées par le GAFSP, la BOAD et la BIDC (2012-2019) / Mise à jour : Juillet 2014 57 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 2: Résumé de l’état d'avancement du Projet d’Appui au Développement Agricole du Togo et notes attribuées 58 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 2: Compte rendu de réunion Appendice 2 : Compte rendu de la réunion restreinte entre le MAEP et les PTF des trois projets : PADAT, PASA, PPAAO fait à Lomé le 17/07/2014, revu le 21/07/2014. MINISTERE DE L’AGRICULTURE DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE ------------ REPUBLIQUE TOGOLAISE Travail-Liberté-Patrie COMPTE RENDU DE LA REUNION RESTREINTE entre le MAEP et les PTF DES TROIS PROJETS : PADAT, PASA, PPAAO Lomé le 17/07/2014, revu le 21/07/2014 Dans le cadre de la restitution de la revue mi-parcours (R.M.P.) des projets PADAT, PASA, PPAAO, tenue le 17 juillet 2014 à l’Hôtel EDA-OBA à Lomé, en vue d’approfondir les réflexions entre la partie gouvernementale et les partenaires techniques et financiers (PTF) sur un certain nombre de points, une réunion restreinte a été organisée l’après-midi du 17 juillet 2014. La réunion a eu pour objectif principal d’amener toutes les parties prenantes à s’accorder sur les principales orientations de la phase 2 du PNIASA. Cette réunion restreinte a vu la participation des Ministres chargés de l’agriculture et de la planification, le Conseiller Spécial du Chef de l’Etat, les principaux responsables du MAEP et les représentants de la Banque mondiale, du FIDA, de la BIDC, de la BOAD et de la FAO (voir la liste de présence en annexe). La réunion s’est penchée essentiellement sur différents points d’attention relevés dans les conclusions de la revue à mi-parcours des trois projets : (i) l’arrangement institutionnel particulièrement les coordinations stratégique et opérationnelle ; (ii) le redéploiement de l’assistance technique internationale (ATI) ; (iii) les aménagements de bas-fonds. 1) L’ARRANGEMENT INSTITUTIONNEL : COORDINATIONS STRATÉGIQUE ET OPÉRATIONNELLE Conformément aux modalités de mise en œuvre convenue à la conception des projets, un nouvel arrangement institutionnel pour la phase 2 a été discuté. Somme toute, pour cette seconde phase de mise en œuvre des projets, il est retenu que l’attention devra être placée sur plus de performances à travers des réalisations concrètes sur le terrain mais avec une meilleure implication des structures techniques pérennes. A la suite des échanges, pour assurer la célérité des interventions, il a été unanimement décidé de : - redynamiser le pilotage stratégique tel que décrit dans le décret n°2011-022/PR portant création et fonctionnement des organes de pilotage et de coordination du PNIASA ; - renforcer la coordination opérationnelle à travers plus de responsabilisation, dès à présent, des structures techniques pérennes dans la conduite des opérations (PRMP et DAF dans la gestion fiduciaire, DPPSE dans le suivi évaluation, ICAT dans l’appui-accompagnement, etc.) ; - mutualiser les expériences entre les 3 projets afin de renforcer la synergie et accélérer le passage à l’approche sectorielle. En outre, il a été convenu de maintenir le dispositif actuel jusqu’en février 2015. Après cette date, il est convenu de mutualiser les postes d’expert international en gestion financière, passation des marchés et suivi évaluation22. Pour ce faire les spécialistes de la Banque mondiale et du FIDA devront se concerter dans les meilleurs délais pour définir23 les modalités pratiques de cette mutualisation dans la gestion fiduciaire. Par ailleurs, il est convenu d’une implication plus accrue du DAF dans la chaîne des dépenses de l’ensemble des projets. 22 23 Il serait opportun que le MAEP propose une description de poste et le profil pour chaque poste. Il s’agit plutôt de se prononcer sur l’opportunité et la faisabilité de cette la mutualisation en rapport avec les systèmes et procédures des bailleurs, le volume de travail pour chaque projet etc. 59 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 2: Compte rendu de réunion Les partenaires devront œuvrer à construire les expertises nationales pour assurer la pérennisation des interventions après les projets. 2) REDÉPLOIEMENT DE L’ASSISTANCE TECHNIQUE INTERNATIONALE Pour l’ATI SOFRECO-IIC de PADAT, il est convenu : (i) de maintenir la composition actuelle de la COD PADAT jusqu’au 15 février 2015 (date d’échéance du contrat de l’assistance internationale) ; (ii) d’opérer le recrutement du personnel clé, uniquement au niveau central (coordonnateur, responsables gestion financière, passation de marché et génie rural), pour la suite du projet24. Pour constituer cette équipe, une évaluation sera effectuée poste par poste pour retenir en place les personnes les mieux qualifiées. Les postes pour lesquels l’évaluation ne sera pas concluante feront l’objet d’un appel à candidatures ouvert exclusivement aux cadres nationaux. Cette évaluation sera conduite par le comité interministériel d’évaluation des COD et du BEI élargi à la PRMP, au DAF et au DPPSE. N° Etapes délais Responsable 1 TDR et grille d’évaluation mi-août DPPSE 2 évaluation poste par poste fin août Comité interministériel 3 appel à manifestation d’intérêt fin septembre PRMP 4 évaluation mi-octobre Comité interministériel 5 Interview Fin octobre Comité interministériel 6 Notification et contractualisation fin novembre Ministre Le suivi évaluation et la comptabilité régionaux seront mutualisés avec les services des DRAEP dans les régions. En outre, SOFRECO devra donner les preuves des versements des cotisations des charges sociales à la caisse. Pour le BEI-SOFRECO de PASA/PPAAO, après examen des postes des experts, il a été convenu : I. de supprimer le poste d’expert GAR, chef de mission, eu égard aux avancées enregistrées par le ministère dans ce domaine sans une contribution significative de l’expert. La préoccupation majeure aujourd’hui est de renforcer la gestion axée sur les résultats dans les domaines de la gestion financière, de la passation des marchés et du suivi évaluation où des dispositions nouvelles sont envisagées. Il est donc question de réorienter le financement prévu pour ce poste au profit des domaines sus mentionnés. Le rôle de chef de mission pourra être assumé par l’un des deux experts fiduciaires. II. l’expert actuel en passation de marchés dont l’intervention finit en août 2014 devra avoir son temps d’intervention renforcé. III. le poste de l’expert en gestion financière sera gardé ainsi que son temps d’intervention. IV. le poste de suivi évaluation sera maintenu. Pour ce poste, présentement vacant, SOFRECO devra procéder rapidement au recrutement d’un expert en proposant 3 CV au ministère. SOFRECO devra notifier au ministère les réallocations de temps d’intervention des experts et les modalités d’application des nouvelles dispositions. 24 Comme convenu, le FIDA examinera l’opportunité de dissoudre les COR, pour l’heure le dispositif reste en l’etat jusqu’à la conclusion de cet examen. 60 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 2: Compte rendu de réunion D’une manière générale, pour les arrangements institutionnels et le redéploiement de l’assistance technique, des mesures spécifiques seront envisagées. Ces experts seront supervisés par les directions de tutelle avec un temps d’observation de trois mois. Ces directions veilleront à ce que le reste du temps d’intervention soit effectivement consacré au renforcement des systèmes et des compétences à travers essentiellement la mise en responsabilités des agents des services et leur coaching par les experts. Les manuels seront actualisés pour intégrer des dispositions éventuelles qui devront être précisées et approuvées par les bailleurs de fonds. Ce dispositif, à opérationnaliser sans délai fera l’objet d’une évaluation objective entre octobre et novembre lors de la prochaine mission de supervision conjointe. 3) AMÉNAGEMENTS DE BAS-FONDS25 Suite à la signature des conventions avec la BOAD et la BIDC, les objectifs de superficie à aménager, de 6 800 ha sont maintenus. Une réunion technique entre les acteurs (MAEP, BIDC, BOAD, FIDA) sera organisée pour actualiser le chronogramme et les modalités de mise en œuvre. 4) AUTRES POINTS À RENFORCER Eu égard au succès de certaines opérations comme l’opération quick-start, le gouvernement a demandé de les renforcer et de les porter ,à échelle. Des discussions en interne seront menées d’une part au niveau du FIDA pour envisager les modalités de financement et d’autre part au niveau du MAEP pour mettre en place des mécanismes visant assurer la durabilité de l’accès des petits producteurs aux intrants. Ceci conduira à une restructuration du concept quick start pour assurer la durabilité de son application. Le ministère de l’agriculture devra introduire une requête de soutien à la reconduction de l’opération au FIDA et à la Banque mondiale pour au moins l’année 2015. Pour le soutien à l’élevage, il est retenu d’introduire d’ores et déjà une requête pour demander la prolongation de la date de clôture de la composante élevage du PASA. En outre, le Gouvernement togolais devra explorer, auprès des autres partenaires tels que la BAD, l’AFD et la CEDEAO, la possibilité de mobiliser des financements pour consolider les acquis des initiatives dans le domaine. Dans le cadre des mécanismes, parmi d’autres mesures visant le renforcement de la résilience des populations vulnérables, la composante Adaptation au changement climatique (ADAPT) du PADAT appuiera des actions liées à la transhumance. Des réallocations devront prévoir aussi le soutien au développement de la petite mécanisation. 25 Voir les nouvelles projections. 61 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 2: Compte rendu de réunion Ont participé la réunion : pour le gouvernement togolais : 1. Colonel Ouro-Koura AGADAZI, Ministre de l’agriculture, de l’élevage et de la pêche, 2. Monsieur Djossou SEMODJI, Ministre de la planification, du développement et de l’aménagement du territoire, 3. Professeur Pascal Firmin NDIMIRA, le Conseiller Spécial du Président de la République, 4. Docteur Dindiogue K. KONLANI, Directeur de cabinet du MAEP, 5. Monsieur Koutéra BATAKA, Secrétaire général du MAEP, 6. Docteur Koffi GBETOGBE, conseiller du Ministre, 7. Monsieur Nasser O. Bodi TCHASSANTI, DAF, 8. Monsieur Hermann Madadozi TEZIKE, DPPSE, 9. Monsieur Lawani ALABI, PRMP 10. Monsieur Issa MOUSSA, attaché du Cabinet du Ministre ; 11. Monsieur Até KOUKOU-TCHAMBA, Personne ressource (CE-Présidence), 12. Monsieur Ayaovi KODJOVI-NUMADO, C.O.D. PADAT, 13. Monsieur Ayao MIDEKOR, C.O.D. PASA, 14. Docteur Assimiou ADOU RAHIM ALIMI, C.O.D. PPPAAO pour les partenaires techniques et financiers: 15. Monsieur Issaac MONTEIRO, Représentant de la FAO 16. Madame Aissa TOURE, Chef du portefeuille Togo au FIDA 17. Monsieur Erick ABIASSI, TTL PASA et PPAAO 18. Madame Khadidja DOUCOURE, Chargé genre et ciblage de la division Afrique de l’ouest et du centre du FIDA 19. Monsieur BICABA, Directeur adjoint du développement rural à la BOAD, 20. Monsieur Hugues GOA, analyste projet BIDC 62 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 3: Résumé de l’état d'avancement du Projet d’Appui au Développement Agricole du Togo et notes attribuées Appendice 3: Résumé de l’état d'avancement du Projet d’Appui au Développement Agricole du Togo et notes attribuées Project 1558 [8069] Support to Agricultural Development Project Basic Facts Country Togo Project ID Project Support to Agricultural Development Project 1558 Loan/DSF Grant No. 8069 Top-up Loan/DSF Grant Date of Update 01-Jul-2014 Supervising Inst. IFAD/IFAD No. of 3 Supervisions No. of Implementation 3 Support/Follow-up missions 26Last AprSupervision 2013 Last Implementation 18-Oct-2013 Support/Follow-up mission Approval 15-Dec-2010 Agreement 22-Dec-2010 Effectiveness lag 0.2 Entry into force 22-Dec-2010 PAR value -------- First disbursement 08-May-2012 MTR 18-Apr-2014 USD million Disb. rate % Original completion 31-Dec-2016 Total financing 82.00 IFAD Total 13.55 IFAD loan DSF grant Last amendment Last audit 13.55 73 IFAD grant Domestic Total 13.35 Current completion 31-Dec-2016 30-Apr-2013 Beneficiaries 1.39 0 Original closing 30-Jun-2017 Beneficiaries (sup) 0.42 0 Current closing 30-Jun-2017 No. of extensions 0 Government (National) 10.74 1 Government (sup) 0.80 External Cofinancing Total 0 55.09 BOAD 15.02 0 CEDEAO-BIDC 14.86 0 Project Performance Ratings B.1 Fiduciary Aspects Last Current B.2 Project implementation progress Last Current 1. Quality of financial management 4 4 1. Quality of project management 4 3 2. Acceptable disbursement rate 5 4 2. Performance of M&E 3 3 3. Counterpart funds 3 3 3. Coherence between AWPB & implementation 3 3 4. Compliance with financing covenants 4 4 4. Gender focus 4 5 5. Compliance with procurement 4 3 5. Poverty focus 4 4 6. Quality and timeliness of audits 5 5 6. Effectiveness of targeting approach 3 4 7. Innovation and learning 3 3 8. Climate and environment focus 2 4 B.3 Outputs and outcomes Last Current B.4 Sustainability Last Current 1. Appui à la production et à la productivité 4 4 1. Institution building (organizations, etc.) 4 4 2. Ajout de valeur à la production 4 2 2. Empowerment 4 3 3. Quality of beneficiary participation 4 3 63 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 3: Résumé de l’état d'avancement du Projet d’Appui au Développement Agricole du Togo et notes attribuées 4. Responsiveness of service providers 4 3 5. Exit strategy (readiness and quality) 4 3 6. Potential for scaling up and replication 4 3 B.5 Justification of ratings The main findings of PADAT mid-term review (MTR) performed in April 2014 is that the project performance is well below what could be expected at this stage of its implementation. In fact, about three years after the entry into force, PADAT mobilized USD 17,285,000 ( 23% of total project cost); 69% from IFAD (USD 9,297,000), 33% from GAFSP (USD 6,596,000), 12% from the GoT (USD 1,313,000) and 6% from beneficiaries contributions (USD 78.847). This low rate of disbursement at midterm is partly due to the absence of disbursement of BOAD funds and the fact that EBID financing is not yet mobilized. The overall disbursement rate without BOAD and EBID is 34%; although significant progress were made since the October 2013 supervision mission (overall disbursement rate was 16% in October 2013). The financial performance of the project remains very low. Indeed, the actual rate of disbursement, excluding initial allocation is barely at 20%. PADAT MTR was done against the background of (i) a one-year delay in the effective start (January 2012), and (ii) unrealistic projections of infrastructures, especially lowland rehabilitation. This low level of disbursement is to be compared with very significant delays in the implementation of major project activities, especially those of the component 2 on the promotion of local products (infrastructure and equipment; 2% disbursement rate). Given its current performance PADAT is at risk with an overall score at 3. The overall project management is at 3, to better reflect the project performance which is also impacted by political interference from the Ministry of agriculture since the MTR. Overall Assessment and Risk Profile Last Current C.1 Physical/financial assets 4 3 C.2 Food security 4 4 C.3 Quality of natural asset improvement and climate resilience C.4 Overall <b>implementation progress</b> (Sections B1 and B2) 4 4 3 Rationale for implementation progress rating The average yields of rice and maize have increased as a result of the Quick Start operation, compared to initial yields of the project design report (1300 Kg / ha for rice and 1000 kg / ha for maize ). Discussions with kits beneficiaries have confirmed these increases in rice production through the use of seed and fertilizer kits, which not only cover the household food needs but also generate marketable surplus of rice and maize. The rural infrastructures activities were barely done for various reasons, including the lack of capacity of NGOs in community mobilization, delays in the procurement processes, and interference of the Ministry of agriculture in the project management. 4728 ha of lowlands were identified for rehabilitation but only 1600 ha will be able to be done by the end of the project (2018). PADAT has a full flesh environment and climate change component under GEF Funding. It is expected to build the resilience of production systems to changing climate by mainstreaming climate change adaptation into agricultural practices. The component will be launched in July 2014. The component will be launched in July 2014, in that respect, the score has been increased to 4. C.5 Likelihood of achieving the development objectives (section B3 and B4) 4 4 Rationale for development objectives rating PADAT phase was able to build the capacities of various stakeholders, among which FBO and cooperatives and their umbrella organizations at central and regional level. On one hand, the national extension service (which now include IPM, targeting) provided by ICAT was improved, thanks to their involvement in PADAT. On the other hand, FBO and their umbrella organizations at central and regional (CTOP, CROPPA) are now better equipped to provided better socio-economic services to their members. One of the main achievements of PADAT has been to foster working relationship among stakeholders (joint planning at regional level, joint targeting of project beneficiaries etc.). One of the key achievement of PADAT has been the targeting (more than 50% of women benefit from the project interventions) leading to an increased score at 5 for gender focus and 4 for the effectiveness of targeting approach. C.6 Risks Short description of major risks for each section and their impact on achievement of development objectives and sustainability Fiduciary aspects Although the fiduciary framework under which the project operates is moderately satisfactory and in compliance with the minimum requirements established by IFAD, there are some important domains of financial management that are still affected by major deficiencies that could negatively impact the performances of the project and seriously compromise its performances. In particular, several weaknesses have been found in the staff management area, in the flow of funds mechanism and especially in channeling the resources to the implementing partners, but especially in the internal control area and accounting and monitoring of project expenses. These shortcomings in financial management have negatively affected implementation, and the project at its midterm review shows a financial performance not in line with the expected targets, however mitigation measures have been duly recommended and the PMU is committed towards a prompt resolution of such problems. The compliance with procurement score is now 3 because of the length of the procurement process which a major impact on project physical delivery. Project implementation progress The poor project performance is mainly due to slow procurement process, lack of anticipation of the project coordination unit and poor performance of the international technical assistance (ITA). Almost three years after the project entry to force, major project deliveries are lagging behind. The financial execution was 53% and 87% in 2012 and 2013 and so far 14% for 2014 budget. However if the bottleneck of the project are lifted (especially procurement), the latter will improve significantly. The MTR has recommended to reduce the project initial targets for the rural infrastructures taking into 64 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 3: Résumé de l’état d'avancement du Projet d’Appui au Développement Agricole du Togo et notes attribuées consideration stakeholders and beneficiaries capacities as well as project participatory approach. Discussions are currently taking place between GoT and donors (IFAD, EBID, BOAD) in that respect.. The project M&E system is now computerized and the initial reports were available for the MTR. The competencies transfer to Moreover, the Togolese government has now mobilized national experts to team up with the ITA experts in the perspective of the gradual withdrawal of the ITA in February 2015. However the payment of the counterpart funding to supplement their salaries is still pending. Outputs and outcomes * 27252 tons maize and 3978 tons rice have been produced, *The quick-start (QS) operation reached 53500 poor farmers (48% women and 40% of young); * 50 farmers from 10 FBOs have benefited from small scale mechanization and animal traction operations * 250 women groups received cassava processing materials; *307 farmers schools are been set up with 135 facilitators and 614 auxiliaries trained to improved agricultural technics. Sustainability The current implementation status does not allow to assess the sustainability and impact achieved by the project. However, a number of actions (quick start, IMP, animal traction, FBOs empowerment etc.) have already had a positive impact and have a great potential for sustainability, if the key constraints of the implementation are lifted. Therefore the project must capilatise on those experiences in documenting them using the KM framework of PADAT which has defined the tools, action plan, roles and responsibilities of the learning among the project stakeholders. (PMU, MAEP and implementing partners). Given the bottlenecks described above, the sustainability is at risk because the implementation of rural infrastructures has barely begun, in that context, the sustainability score is to be reduced to 3. Proposed Follow-up Issue / Problem Recommended Action Component 1 Use the residual funds of BOAD following this review for infrastructure and 2 funding that was provided and cancel the funding from EBID. Timing Immediate Status COD/MAEP Fiduciary aspect Sign partnership agreements with implementing partners using the criteria Immediate and mechanisms of disbursements established during MTR. Monitoring and Evaluation Update the manual of Procedures of the Project on ADAPT component aspects and complete the supports for monitoring the infrastructure and upgrading production equipment. Fiduciary aspect Detailed analysis of the state and beneficiaries contributions received and May 2014 register in the accounts. Monitoring and Evaluation Complete the second step of the RIMS survey and the survey on specific objectives as panel kits for 2013 beneficiaries. Fiduciary aspect Establish a financial, budgetary and accounting follow-up system with the Continuing SGF production of a comprehensive monthly financial report containing an analysis of overall disbursement rate by category and by component, analysis of the AWPB’s implementation, the financial situation of the implementing partners, the cash flow and forecasts for the next 6 months, the PP implementation’s analysis and the administrative issues Fiduciary aspect Review the analytical plan to add the “minor activity” level (according to the AWPBs and RUCHE system) and the missing major activities; May 2014 Fiduciary aspect Detailed analysis of the AWPB financial performance by activity by the finance manager, the Coordinator and technical specialists during monthly meetings (under form of materialized by minutes signed by all participants). Continuing Coordonator SGF Fiduciary aspect Modify records in TOMPRO (AWPB and actual expenditures) for 2014 to reflect the revised analytical plan. Fiduciary aspect Review 2014 AWPB to reflect the changes introduced after mid-term review. Fiduciary aspect Analyse quarterly the physical achievements against the financial execution (RUCHE vs TOMPRO.) starting from 2014; for 2012 and 2013, develop a table of correspondence between the two systems May 2014 Coordonnateur SGF SGF SGF COD Component 1 Annually follow-up until the end of the project of the 2013 kits’ Each year and 2 beneficiaries (approximately 16,000) that have been objectively measured in order to establish the in trajectories of these households who constitute a panel to be investigated each year until to the end of the project. COD PADAT/M&E/Agronome Component 1 Empower the CTOP via its CROPPA in the structuring process of PADAT Immediate and 2 FO non-members in 100 cantons and allocate the corresponding resources COD PADAT Fiduciary aspect MAEP Start the recruitment process of the new PMU to ensure the continuity of December operations as well as the fiduciary functions when the contract of the ITA 2014 65 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de la revue à mi-parcours - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 3: Résumé de l’état d'avancement du Projet d’Appui au Développement Agricole du Togo et notes attribuées will expire. Component 1 Simplify procurement procedures: avoid double approval (DNCMP + and 2 Donors); as donor procedures are more restrictive than the national procedures, we suggest that the ANO of the DNCMP should not be due for approval) but they should only be sent for information. Fiduciary aspect Check the payment by ITA (to the CNSS or other social security May 2014 institution) of all social security contributions as spelled out in the contract between SOFRECO-IIC and the MAEP has been done for each expert, and provide IFAD with the proof of the payment. Component 1 Make available the national counterpart expert in infrastructure. and 2 Fiduciary aspect Immediate COD PADAT MAEP COD PADAT Submit the AWPB in November at the latest, and start the implementation Continuing Coordonnateur SGF of the activities as soon as the temporary non-objection has been received; exhaustive documentation of sources and assumption of unit costs. Component 1 Strengthen planning and rural equipment division of the DRAEP by at and 2 least one Engineer (Bac +5 years of furhter education) and Senior technicians according to the project’s workload in each region. Fiduciary aspect Immediate By the end MAEP of 2014 Detailed codification of AWPB; correspondence table AWPBs/PPM; complete check of the procurement plan before transmitting to IFAD. Component 1 Strengthen the technical capacity of NGOs staff working in the field of and 2 infrasctures. Immediate NGOs/COD Additional observations The poor performance of PADAT at mid-term must not underestimate its importance in the PNIASA frameworkwhose adoption in 2009, mobilized technical and financial partners of Togo around an alliance that was to accompany its operationalization through projects and programme alike PADAT (agriculture, livestock, fisheries, agricultural research and consulting etc..). Hence the mid-term PADAT recommended some clear adjustments for the second phase that will help achieve significant results by the end of the project in 2018. In that respect, the proposed recommendations are linked to specific roadmaps to be respected by the GoT and all project stakeholders. 66 Appendice 4: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits Résumé descriptif 1. OBJECTIF GENERAL Indicateurs objectivement vérifiables - a) Contribuer à l’amélioration de la sécurité alimentaire et des revenus des producteurs agricoles. - - Amélioration d’au moins 25% de l’indice de sécurisation alimentaire des ménages vulnérables26 * Amélioration de 10% de l'indice d'accumulation de biens au niveau des ménages vulnérables; Réduction de 10% au moins de la prévalence de la malnutrition infantile (garçons/filles) Sources d’information - - Risques/hypothèses Etudes et enquêtes de référence Enquêtes d’évaluation d’impact (mi et fin parcours) Rapport d’achèvement du PADAT Etudes et enquêtes du DSRP Statistiques nationales - Enquêtes auprès des producteurs Rapports du PADAT Rapport des prestataires de services Statistiques agricoles - - Contexte sociopolitique et économique stable Soutien continu du Gouvernement au PNIA/SA Synergie et complémentarité entre les projets/programmes partenaires 2. OBJECTIFS SPECIFIQUES b) Améliorer la production et la productivité des productions ciblées - - - - 26 Indicateurs SYGRI à désagréger par sexe. Augmentation de la production de 8 à 10 % pour le maïs et 5% pour le riz Nbre de producteurs (par sexe et par âge) appuyés par le PADAT faisant état d’une augmentation de leur production Accroissement de 50% des rendements au niveau des producteurs appuyés par le projet à la fin du projet pour la culture du riz et la culture du maïs Nbre d’exploitants (par sexe et par âge) ayant adopté - - - - L’évolution des marchés et des prix des 3 cultures ciblées L’interdiction d’exportation des produits vivriers est maintenue pour les produits des filières Les externalités pénalisant la production locale (contrôles routiers contraignants…) L’absence d’échanges entre les régions excédentaires (Plateaux et Centrale) et les régions déficitaires Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 4: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits Résumé descriptif c) Améliorer la transformation et la mise en marché des productions concernées Indicateurs objectivement vérifiables des pratiques GIFS - Accroissement de 5 à 10% des quantités de maïs, manioc et riz transformées - Taux de réduction d’au moins 10% des pertes après récolte des productions de maïs, riz et manioc dans les zones cibles du projet - Augmentation des revenus des producteurs (par sexe et par âge) liée à la vente des productions et produits transformés - Taux de réduction des coûts de transport dans les zones par le fait du désenclavement 3. ACTIVITES Composante 1: Appui à la production et à la productivité 1.1 1.1 Les capacités techniques, - Nbre d’OP (par genre) organisationnelles et de gestion créées par culture des acteurs à la base sont - Nbre d’OP (par genre) renforcées et pérennisées existantes renforcées par culture - Nbre de comités de gestion d’OP et d’unions (par genre) formés en organisation et gestion par culture % de femmes et de jeunes au sein des OP et dans les comités de gestion (OP et unions) par culture - Nbre d’OP et d’unions (par genre) bénéficiaires 68 Sources d’information - Rapports de suivi (cellule S/E) - Rapports périodiques des antennes du projet - Rapports des ONG régionales - Rapports des prestataires de services - Rapports d'évaluation des plans d'actions Rapport à mi-parcours Rapports des groupements, unions et fédérations - • • Rapports des services du MAEP Enquêtes sur les marchés Enquêtes d’évaluation externe Statistiques nationales du MAEP et des ministères en charge de l’agriculture du commerce et du transport Risques/hypothèses - - - - Les aléas climatiques ou chocs phytosanitaires qui détruisent les récoltes L’engagement des opérateurs économiques privés qui reste timide Structuration des organisations de petits producteurs à la base en union, voire en fédération représentant leurs intérêts (appropriation par les élites et les gros producteurs) Problèmes de gouvernance et de leadership des organisations de producteurs et de leurs faîtières Disponibilité, compétence et intérêt des prestataires Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 4: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits Résumé descriptif 1.2 1.2 Les ruraux pauvres ont un Indicateurs objectivement vérifiables d’échanges d’expériences et de visites par culture - Nbre de femmes et de jeunes formés au sein des collèges - Nbre de plans d'actions annuels réalisés par les OP par culture - Nbre de parcelles de démonstration en GIFS installées par région - Taux d’adoption • Nbre d’opérateurs et de membres (par genre) de groupements formés à l’utilisation des équipements • Nbre de nouvelles technologies de transformation vulgarisées - Nbre de jeunes formés et encadrés dans le cadre de l’action pilote avec « Songhai » - Nbre de jeunes formés et installés dans le cadre de l’action pilote « appui à l’émergence d’artisans réparateurs de proximité» - Nbre d’émissions radio communautaires organisées sur les aspects liés à la santé (maladies hydriques et VIH) - meilleur accès aux intrants de qualité et au conseil agricole - 50 000 ruraux pauvres appuyés dans le cadre du Quick start (50% de femmes, 40% de jeunes) 6750 T d’engrais et 600 T de semences distribués 69 • Sources d’information Rapports des formations, voyages d’étude et d’échanges d’expériences effectués - Rapports de suivi (cellule S/E) Rapports périodiques des antennes du projet Rapports des Risques/hypothèses de services et des services techniques à participer à l’exécution du Projet - Stratégie nationale de développement agricole appliquée Priorité au secteur agricole dans le PIP Bon fonctionnement du Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 4: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits Résumé descriptif Indicateurs objectivement vérifiables pour le riz et pour le maïs - 20000 hectares de maïs mis en valeur - 2500 hectares de riz mis en valeur - 50000 producteurs ont accès aux intrants de qualité - 6500 paysans suivis sur 650 sites de gestions de la fertilité des sols • • • • 1.3 1.3. Le conseil d’accompagnement l’opération ‘Quick réalisé technique de start’ est - 1.4 1.3. Les expériences pilotes de - petite mécanisation et de culture attelée sont réalisées Un conseil technique de base est apporté aux 50000 bénéficiaires de l’Opération ‘Quick Start’ (date de semis, d’épandage d’engrais, d’herbicides) 5 motoculteurs sont introduits dans le Bas-fonds de Kpéi Tchila (Sotouboua/région Centrale) et 5 motoculteurs sont introduits dans le BasFonds de Kpélé Toutou 70 Sources d’information ONG régionales - Rapports des prestataires de services - Rapports d'évaluation des plans d'actions Rapport d’évaluation à miparcours Rapports des groupements, unions et fédérations Rapports des formations, voyages d’étude et d’échanges d’expériences effectués Rapports périodiques de l’Expert permanent GIFS (FAO) - Rapports de SuiviEvaluation - Rapports d’évaluation à miparcours du projet - Rapports des ONG régionales - Rapports périodiques des antennes régionales du projet du projet - Rapports d’activités périodiques de l’ONG CAP-EJR - Rapports de SuiviEvaluation - Rapports Risques/hypothèses dispositif national d’importation et de distribution d’intrants agricole Disponibilité à temps des intrants agricoles Capacité de la Cagia à importer et à distribuer les quantités d’engrais additionnelles - - Capacité limitée des agents de l’ICAT Disponibilité limitée des agents de l’ICAT Difficultés rencontrées par les producteurs bénéficiaires des motoculteurs de prendre en charge les frais de fonctionnement et les réparations Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 4: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits Résumé descriptif 1.5 1.4. L’introduction et la diffusion Indicateurs objectivement vérifiables (Atakpamé/Région des Plateaux) - 10 producteurs sont formés à l’utilisation de motoculteurs - 200 bœufs + équipements sont distribués dans le site de Mango dans la Préfecture de Loti (Région des Savanes) et le site de Kouka la Préfecture de Dankpen (Région de la Kara) - 200 producteurs sont formés à l’exploitation agricole et à l’exploitation de l’attelage agricole Sources d’information d’évaluation de l’expérience pilote de développement de la petite mécanisation et de la culture attelée - Rapports d’évaluation à miparcours du projet - Rapports de SuiviEvaluation Rapports périodiques des antennes régionales du projet 650 CEA d’une durée de 2 ans sont réalisés sur la Gestion Intégrée de la Fertilité du Sol, soit 260 par an Le diagnostic des compétences existantes en termes de CEA et de besoins en formation est réalisé L’assistance technique de la FAO en termes d’élaboration de Curricula, de plans d’actions annuels et de formation de base des facilitateurs est réalisée Formation de 130 facilitateurs formés 1300 auxiliaires endogènes (40% de femmes) sont Rapport d’évaluation de l’action GIFS Rapport de Suivi-Evaluation Rapports périodiques des antennes régionales du projet Rapport d’évaluation à miparcours Rapports de fin de mission de l’Expert International de la FAO Rapports d’activités de l’expert national en GIFS Rapport d’activité de l’IFDC - d’innovations techniques en matière de gestion de la fertilité des sols sont réalisées - - - 71 Risques/hypothèses - Accès aux pièces détachées difficiles - Savoir-faire limité en termes de dressage de bœufs - Alimentation des bœufs non aisée à cause de la dégradation du couvert végétal - - - Difficulté de mobilisation des Conseillers Agricoles de l’ICAT pour la réalisation des CEA (à cause de leur surcharge de travail) Manque de référence au niveau national en termes de Gestion Intégrée de la Fertilité des Sols, intégrant des techniques de gestion de la matière organique et de la matière minérale Manque de connaissance au niveau national des principaux modes de reproduction de la fertilité Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 4: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits Résumé descriptif 1.4 Les infrastructures d’appui à la production sont développées Indicateurs objectivement vérifiables formés et leur plan d’actions établi - 50 visites d’échange sont réalisées • • • 1600 ha de bas-fonds rizicoles améliorées et cultivées (type 1&2) Une étude sur l’analyse du foncier au Togo est réalisée par la CTOP L’élaboration d’une carte des pratiques foncières locales est réalisée avec le réseau des Chambres régionales d’agriculture (CRA) Sources d’information • • • • • • • • Composante 2: Valorisation des produits 2.1 Le cadre réglementaire de la • Etude commercialisation réalisée commercialisation est amélioré et • Résultats de l’étude diffusés dans le mis en œuvre cadre d’ateliers de diffusion • Nombre d’ateliers de diffusion organisés • Une étude sur l’analyse des circuits de commercialisation des produits agricoles sera réalisée par la CTOP 72 • Risques/hypothèses Rapports de suivi (cellule S/E) Rapports périodiques des antennes du projet Rapports des prestataires de service Rapports des OP Etudes techniques préalables aux aménagements Rapports de réception des ouvrages Rapport d’étude de la CTOP Carte foncière des CRA Cadre réglementaire existant: (i) arrêté interministériel n°04/MCPT/MEF/MDRET du 8 février 1995 (interdiction provisoire d’exporter le maïs), (ii) décret du 1er Octobre n°2008-128/PR (transformation de l’observatoire de la Sécurité alimentaire du Togo (OSAT) en une agence de sécurité alimentaire du Togo (ANSAT), (iii) textes - - - • • Préparation des dossiers et déblocage des fonds à temps par le projet selon les procédures nationales et du FIDA Disponibilité et qualification des prestataires de services techniques et des entreprises mobilisés par le PADAT Mobilisation de la contrepartie exigée par les bénéficiaires Respect des délais d’exécution des travaux par les entreprises Délais et procédures de modification du cadre réglementaire Résistance des différentes instances et acteurs gouvernementaux à modifier ce cadre réglementaire Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 4: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits Résumé descriptif Indicateurs objectivement vérifiables • • 2.2 L’accès des acteurs privés et des OPA aux équipements de production et de transformation est facilité • • • • 2.2 Le stockage, la transformation, le conditionnement et la mise sur le marché des productions de riz, maïs et manioc sont améliorés • Nbre d’OPA (par genre) dotées des équipements suivants o 700 égreneuses de maïs o 150 batteuses de riz o 150 vanneuses de riz o 500 râpeuses o 100 décortiqueuses o 250 presses mécaniques o 550 bâches 40% des jeunes et des femmes ont accès aux équipements de transformation (égreneuses de maïs, vanneuses, batteuses) et 20% d’entre eux aux décortiqueuses de riz 100% des équipements de transformation du manioc réservés aux femmes Nombre d’opérateurs privés ayant pris en gestion ces équipements • magasins de stockage de 250T, de 75 T, 10T, 30T, 150T, réalisés et fonctionnels - m2 d’abris équipements m2 de magasins de 10T et m2 de magasins de groupage réalisés dans les marchés de production et • 73 • • • • Sources d’information réglementaires régissant l’importation des produits alimentaires de base (riz principalement) Textes des partenariats économiques sousrégionaux Rapport d’étude de la CTOP - Rapports de suivi (cellule S/E) - Rapports périodiques des antennes du projet - Rapports des prestataires de services - Rapports d'évaluation des plans d'actions Rapport d’évaluation à miparcours Rapports des groupements, Unions et Fédérations Rapports de suivi (cellule S/E) Rapports périodiques des antennes du projet Rapports des prestataires de services Rapports de réception des Risques/hypothèses - - - - Capacité des fournisseurs locaux à distribuer les équipements et à assurer les formations et le suivi de l’utilisation de l’équipement selon les modalités définies par le projet Capacité des opérateurs privés locaux à prendre en gestion ces équipements Disponibilité et qualification des prestataires spécialisés mobilisés Existence de débouchés à prix rémunérateurs pour les produits envisagés Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 4: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits Résumé descriptif 2.3 L’accès aux marchés est amélioré différents Indicateurs objectivement vérifiables exploités - 425 km de pistes de désenclavement réhabilités - Nbre de producteurs (par genre) formés par culture sur les techniques de stockage et de transformation - - Système d’information sur les prix au niveau des marchés mis en place et fonctionnel Nbre de marchés suivis Les études filières sur le riz, le maïs et le manioc sont réalisées L’étude de marché sur les produits des filières cibles est réalisée L’appui aux initiatives de groupage réalisé Les ateliers de concertation entre les différents acteurs de la filière réalisés et plateforme de concertation sont mis en place • • • • • • • • • • Sources d’information infrastructures de stockage Statistiques du Ministère du commerce Rapports des organisations de producteurs et des unions Enquêtes au niveau des producteurs et des marchés Rapports périodiques des antennes du projet Rapports des prestataires de services Enquêtes sur les marchés Rapports de SuiviEvaluation Bases de données établies par les OPs (CPC) sur les prix Statistiques du Ministère du commerce Rapports des organisations de producteurs et des unions Risques/hypothèses - - - - Composante 3: Coordination sectorielle et gestion du projet 3.1 Une unité technique d’appui • Le système de S&E du projet est est opérationnelle fonctionnel 74 • • Rapports financiers Rapports annuels • Hypothèse: Les entraves au transport de marchandises sont limitées Risque: Difficulté d’accès aux différents marchés Risque: Coût élevé du transport, notamment, le transport interrégional Risque: Manque de capacité de la CPC pour constituer une base de données Risque: Manque d’organisation des producteurs (ceux qui sont organisés auront accès informations délivrées par le SIM, les autres plus difficilement) Hypothèse: Infrastructures de stockage disponibles (magasins, points de groupage dans les marchés) Les fonds de contrepartie du gouvernement sont disponibles selon le budget prévu Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 4: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits Résumé descriptif Indicateurs objectivement vérifiables le système de S&E sectoriel articulé au suivi du DSRP est fonctionnel • Les rapports d’activités statutaires sont produits régulièrement • Le taux d’exécution PTBA par région et par composante et les taux de décaissement des financements sont satisfaisants • Les audits annuels non qualifiés sont produits à temps • Sources d’information PV du Comité national de pilotage • PTBA • Rapports de supervision et d'audit • Rapports de suiviévaluation. • Risques/hypothèses Bonne exécution du PNIASA Bonne évolution vers l’approche sectorielle • Bon fonctionnement de l’alliance des BF • • COMMENTAIRES SUR LE CADRE LOGIQUE APRÉS RMP Le projet est globalement pertinent et donc les premiers niveaux de résultats du cadre logique sont toujours valables et pertinents. Il n’y’a donc pas lieu de les modifier. Il s’agit de: • l’objectif général, et, • les objectifs spécifiques; cependant le second spécifique ‘ Améliorer la transformation et la mise en marché des productions concernées ’ ne risque pas d’atteindre les niveaux prévus dans le document de conception du projet, compte tenu du retard dans la réalisation des infrastructures et aménagements. Au niveau des produits des composantes, des ajustements ont été opérés pour tenir compte de la tendance actuelle projetée à la fin du projet. Les valeurs cibles après la RMP sont des valeurs à atteindre à la fin du projet; les indicateurs suivants ont été revus: • • • • • • 200 bœufs + équipements sont distribués dans le site de Mango dans la Préfecture de Loti (Région des Savanes) et le site de Kouka la Préfecture de Dankpen (Région de la Kara) 200 producteurs sont formés à l’exploitation agricole et à l’exploitation de l’attelage agricole 1300 auxiliaires endogènes (40% de femmes) sont formés et leur plan d’actions établi 1600 ha de bas-fonds rizicoles améliorées et cultivées (type 1&2) Magasins de stockage de 250T, de 75 T, 10T, 30T, 150T, réalisés et fonctionnels 425 km de pistes de désenclavement réhabilités. 75 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 5: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits Appendice 5: Domaine d’action Aspects fiduciaire s Récapitulatif des principales mesures à prendre dans les délais convenus Mesure convenue Date Qui 1. Mise en place d’une UGP pour garantir la continuité des opérations et assurer les fonctions fiduciaires du PADAT à l’expiration du contrat de l’ATI Décembre 14 MAEP 2. Transmission à la COD et au MAEP des évaluations de performance des experts du projet. 3. Transmission au PADAT des documents attestant de l'inscription de chaque expert et de la régularité des dossiers vis-àvis de la CNSS. 4. Vérification du versement par l’ATI (à la CNSS ou autre organisme de sécurité sociale) de toutes les charges sociales prévues pour chaque expert dans le contrat entre SOFRECO-IIC et le MAEP, et communication de la documentation correspondante au FIDA. 5. Mise à disposition de locaux communs pour l’ensemble du personnel de la COD 6. Soumission du PTBA en novembre au plus tard, et lancement des activités dès obtention de la non objection provisoire; documentation exhaustive des sources et hypothèses des coûts unitaires. Codification détaillée du PTBA; tableau de correspondance PTBA/PPM; vérification complète du PPM avant transmission au FIDA 7. Augmentation de l’allocation autorisée du compte désigné du don GAFSP à hauteur d’USD 500 000 et amendement de la lettre au bénéficiaire 8. Établissement des DRF dès que les dépenses atteignent le seuil de 30% de l’allocation autorisée 9. Garantie d’un délai de traitement des DRF de 7 jours maximum par la DFCEP (Ministère des Finances) 10. Indication des dates des contrôles sur les rapprochements bancaires; contrôles inopinés de caisse tous les mois; signature des fiches d’imputation par les personnes ayant effectué la saisie et le contrôle 11. Signature de conventions de partenariat pour la mise en œuvre des activités du PADAT, selon les critères proposés et les mécanismes de décaissement établis 12. Organisation pour les partenaires de sessions de formation sur les nouvelles modalités contractuelles, le reporting financier et la justification des dépenses 13. Démarrage des négociations avec les partenaires de mise en œuvre dès septembre, et signature des conventions au plus tard en janvier chaque année 14. Révision du manuel de procédures: mise à jour des aspects organisationnels, gestion financière et administrative, gestion du personnel, enregistrement des contributions de l’état et des bénéficiaires 15. Analyse détaillée des contributions reçues de l’état et des bénéficiaires et enregistrement dans les comptes 16. - Révision du plan analytique pour ajouter le niveau « activité mineure » (conformément au PTBA et au système RUCHE) ainsi que les activités majeures manquantes; - Modification des enregistrements dans TOMPRO (PTBA et dépenses réelles) sur l’année 2014 pour tenir compte du plan analytique révisé - Analyse trimestrielle des réalisations physiques par rapport à l’exécution financière (RUCHE vs. TOMPRO) à partir de 2014; pour 2012 et 2013, élaboration d’une table de correspondance entre les 2 systèmes Immédiat Immédiat ATI ATI Mai 14 MAEP Août 14 Continu MAEP Coordonnateur SGF Immédiat FIDA/ CFS SGF MEF COD COR Coordonnateur SGF SGF 76 Continu Continu Continu Immédiat Mai 14 Continu Août 14 Mai 14 Mai 14 Coordonnateur SGF Coordonnateur SGF SGF SGF Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 5: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits 17. - Saisie des PTBA par la Comptable Nationale et vérification rigoureuse par le SGF et l’Auditeur Interne - Documentation de toute réallocation budgétaire et soumission d’une demande de NO au FIDA si le montant dépasse 10% de l’allocation initiale Domaine d’action Aspects fiduciaire s Mesure convenue Continu SGF / Auditeur Interne Coordonnateur Date 18. Indication du code d’activité sur les pièces comptables par le SGF et la Comptable Nationale avant saisie des dépenses par les homologues pour éviter les erreurs d’imputation 19. Mise en place d’un système de suivi financier, budgétaire et comptable avec production d’un rapport financier mensuel complet contenant l’analyse du taux de décaissement global par catégorie et composante, l’analyse de l’exécution du PTBA, la situation financière des partenaires de mise en œuvre, la situation de trésorerie et les prévisions pour les 6 mois suivants, l’analyse de l’exécution du PPM et les questions administratives 20. Mise en place de procédures de gestion administrative: b) Police d’assurance pour les biens du projet; b) Inventaire des immobilisations sur feuilles vierges et rapprochement avec le registre; c) Inventaire semestriel des stocks de fournitures; d) Contrat de prestations 2014 avec l’informaticien du MAEP; e) Paiement per diem en 2 tranches (la 2e sur présentation de l’ordre de mission signé et du rapport de mission) 21. Établissement d’une cartographie allégée des risques associés à chaque partenaire de mise en œuvre 22. Sortie définitive de la BIDC du plan de financement global du projet et redimensionnement des activités en fonction des fonds disponibles 23. Analyse détaillée de l’exécution financière du PTBA par activité par le SAF, le Coordonnateur et les spécialistes techniques lors d’une réunion mensuelle (matérialisée par un PV de réunion signé par tous les participants) 24. Révision du PTBA 2014 pour tenir compte des réorientations décidées suite à la revue à mi-parcours 25. Contrôle mensuel des frais de fonctionnement par ligne budgétaire par rapport au budget 26. Versement au projet des fonds de contrepartie (en numéraire) pour l’année 2014 27. Transmission des TDR/spécifications techniques au SPM dans les délais indiqués dans le PPM 28. Note de service obligeant la DNCMP à formuler toutes ses observations en 1 seule fois dans un délai maximum de 15 jours; et à délivrer simultanément ses non objections, en précisant « sous réserve de la prise en compte des observations » 29. Dérogation pour la transmission des dossiers de PM directement à la DNCMP sans passer par la PRMP 30. Désignation d’un cadre plus disponible et accessible pour la signature des contrats du PADAT 31. Vérification de l’exhaustivité du contenu des dossiers de PM une fois les marchés signés; Vérification des rapports d’évaluation avant transmission à la CCMP ou à la DNCMP 32. Révision des contrats de prestations des spécialistes GR: durée un an renouvelable sur la base de l’évaluation de leurs performances 33. Paramétrage du registre des contrats dans TOMPRO selon le format FIDA 77 Qui Continu SGF a) août 14 b) Déc. c) Juin/Déc. d) immédiat e) continu Août 14 Immédiat SGF Continu Mai 14 Continu Mai 14 Continu Juin 14 Coordonnateur SGF COD SGF MEF Staff PADAT MEF Juin 14 Juin 14 Continu MEF MEF SPM Immédiat SPM Mai 14 SGF AI/SGF FIDA Domaine d'action Composante 1 et 2 Mesure convenue Date Qui 34. Suivre annuellement jusqu’à la fin du projet les bénéficiaires de kits de l’année 2013 (environ 16000) qui ont fait l’objet de mesures objectives, pour établir les trajectoires d’évolution de ces ménages constituent un panel à enquêter chaque année jusqu’à la fin du projet. Chaque année COD PADAT/SE/Agronome 35. Réinsérer l'activité "Mise à jour de la Base de données de la CTOP" au PTBA 2014 de la CTOP ** Immédiatement COD PADAT, CTOP 36. Responsabiliser la CTOP via ses CROPPA dans la conduite d'actions de sensibilisation / appui à la structuration des OP-PADAT non membres de faitières dans 100 cantons et y affecter les ressources correspondantes** Immédiatement COD PADAT 37. Croiser la base de données CTOP avec la base de données de la COD-PADAT afin d'identifier la liste de l'ensemble des OP-PADAT membres de la CTOP Dès que la Base de données CTOP sera disponible COD PADAT, CTOP 38. Renforcer les capacités des élus et techniciens des CROPPA (rôles et responsabilités des CROPPA, gestion et planification, animation/sensibilisation et conduite de diagnostic OP, outils de suivi évaluation) ** Immédiatement CTOP 39. Alléger les procédures de passation des marchés: éviter le double circuit d’approbation des dossiers (DNCMP + Bailleurs); les procédures des bailleurs étant plus contraignantes que les procédures nationales, il est souhaitable que les ANO de la DNCMP ne soient pas exigibles, mais que les dossiers lui soient transmis pour information immédiatement MAEP 40. Rendre disponible l’homologue chargé des infrastructures immédiatement MAEP 41. Renforcer les divisions Aménagement et Equipement Rural des DRAEP par au moins un Ingénieur (Bac+5ans) et des Techniciens supérieurs en fonction du volume des projets s’exécutant dans chaque région. D’ici fin 2014 MAEP 42. Intégrer les 5 GR en cours de recrutement par le PADAT dans la DAEMA à la fin de leur contrat. D’ici fin 2018 MAEP 43. Accroitre le nombre d’ONG ou de consortia dans chaque région afin de confier à chaque prestataire un volume d’activités en accord avec sa capacité de réalisation Immédiatement MAEP et COD 44. Renforcer les capacités techniques du personnel dédié aux infrastructures au sein des ONG Immédiatement ONG/COD Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 5: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits 45. Utiliser le reliquat des fonds de la BOAD à la suite de cette revue pour le financement des infrastructures qui étaient prévues sur financement BIDC et sursoir à ce financement. immédiat COD/MAEP 46. Adresser demande officielle à la BOAD pour une réallocation des fonds pour prendre en charge les aménagements et infrastructures de stockage et de transport prévus sur financement BIDC . Immédiatement MAEP/COD PADAT 47. Faire prendre en charge sur le reliquat des fonds BOAD, après réactualisation des superficies de bas-fonds aménageables, les infrastructures de stockage et de commercialisation initialement prévues au titre du financement BIDC pour la région de Kara (autres préfectures que Dankpen). Cette recommandation ne pourra être effective que si les autorités togolaises saisissent officiellement la BOAD pour une réallocation de ses fonds alloués au projet. Immédiatement MAEP/COD 48. Doter les OP bénéficiaires d’égreneuses de maïs en bâches à l’image des OP bénéficiaires de batteuses-vanneuses de riz et de râpeuses et presses à manioc immédiatement MAEP/COD 49. Allouer des ressources pour la construction des abris pour le reste des décortiqueuses de riz qui sont commandées en module fixe sans tenir compte de la surface forfaitaire proposée dans le rapport de conception finale du PADAT PTBA 2014 révisé MAEP/COD 51. Laisser le choix aux bénéficiaires d’équipements mobiles: de construire leur propre abri à l’image des abris de moulins à grains qui font fortune dans les villages immédiatement COD/expert agronome 52. Procéder à la distribution des équipements acquis depuis plus de trois mois déjà aux bénéficiaires au plus tôt et vérifier qu’ils sont en état de fonctionner correctement Immédiatement COD/MAEP Suivi-évaluation 53. Actualiser le manuel des procédures du Projet sur les aspects liés à la composante ADAPT et finaliser les supports pour le suivi des infrastructures et des équipements de valorisation de la production 54. Compléter les études sur la situation avant-projet des objectifs spécifiques sur les coûts du trafic, les marges brutes pour le segment transformation et les rendements et productions au niveau des bas -fonds 55. Réaliser le second passage de l’enquête SYGRI et celui de l’enquête sur les objectifs spécifiques sous forme de panel pour les bénéficiaires de kits de 2013 56. Réaliser des études spécifiques ciblées sur des problématiques en cours (stocks de maïs, 80 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 5: Cadre logique actualisé: état d'avancement par rapport aux objectifs, effets et produits OP etc...) 57. Finaliser et mettre en œuvre le suivi technico-financier du PTBA 58. Intégrer le SIG dans le logiciel RUCHE pour une géolocalisation des infrastructures et équipements 59. Mettre à la disposition des acteurs du système des outils de pilotage de manière régulière 60. Procéder à la notation des indicateurs SYGRI de second niveau 61. Mettre à jour régulièrement l’application informatique RUCHE 81 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 6: Récapitulatif des principales mesures à prendre dans les délais convenus Appendice 6: Récapitulatif des principales mesures à prendre dans les délais convenus 82 DOMAINE D'ACTIVITES Indicateur 1er niveau Unité Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Personnes formées en gestion de l’infrastructure Nbre Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril personnes 2014 Appendice 6: Récapitulatif Groupes des principales mesures à prendre dans délais convenus de gestion de l’infrastructure créesles et/ou Nbre PTBA 2013 Réalisé à date % PTBA 2013 Préévaluation 0 0 0 9 000 3 000 Cumul réalisations % Préévaluation 0 0% consolidés RESSOURCES NATURELLES (EAU ET SOLS) Membres des groupes de gestion de l’infrastructure Nbre Groupes de gestion de l’infrastructure comptant des femmes dans leurs instances de direction Nbre Périmètre d’irrigation aménagés ou remis en état ha Personnes formées en gestion des ressources naturelles Nbre ménages 8 000 Nbre personnes PRODUCTION ET TECHNIQUES AGRICOLES Groupes de gestion des ressources naturelles crées /consolidés Nbre Membres des groupes de gestion des ressources Nbre Groupes de gestion des ressources comptant des femmes dans leurs instances de direction Superficie faisant l’objet d’une gestion améliorée des sols Personnes formées aux méthodes et techniques de production agricoles**** Nbre PRODUCTION ET TECHNIQUES AGRICOLES Personnes ayant accès aux services de conseil offerts MARCHES Personnes formées dans les domaines de la postproduction, de la transformation et de la commercialisation Routes construites/ remises en état Installations de commercialisation, de transformation, de stockage aménagées et/ ou remises en état ELABORATION DE POLITIQUES ET DEVELOPPEMENT COMMUNAUTAIRE NOMBRE DE BENEFICIAIRES ha Nbre ménages Nbre personnes Nbre ménages Nbre personnes Nbre ménages Nbre personnes km m² Groupe de commercialisation crées et/ou consolidés nbre Membres de groupes de commercialisation H F T Nbre Nbre Groupe de commercialisation dirigé par les femmes Organisations faîtières crées/ consolidées 0 22 800 16 300 71% 56 500 55 440 98% 164 160 117 360 71% 406 800 399 168 98% 22 800 16 300 71% 56 500 55 440 98% 164 160 117 360 71% 406 800 399 168 98% 0 0 50 000 0% 360 000 0% ! 0 0 0% 0 0 2 2 100% 83 Personnes ayant bénéficié des services du projet Ménages ayant bénéficié des services du projet Nbre personnes Nbre 25 900 25 870 100% 360 000 267 840 74% 25 900 25 870 100% 50 000 37 200 74% Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 6: Récapitulatif des principales mesures à prendre dans les délais convenus **** Ratio de 7,2 personnes par ménage (Statistiques du Togo) 84 Appendice 7: Aspects financiers: performance financière effective par bailleur de fonds et par composante, et décaissements par catégorie Tableau 7A: Performance financière par bailleur de fonds Pré-évaluation (en milliers d'USD) 13 553 19 860 15 019 14 862 10 743 1 388 75 425 Bailleur de fonds Don FIDA Don GAFSP BOAD BIDC Gouvernement Bénéficiaires Total Décaissements (en milliers d'USD) 9 297 6 596 0 0 1 313 79 17 285 Pourcentage décaissé 69% 33% 12% 6% 23% Tableau 7B: Performance financière par bailleur de fonds et par composante (en milliers d'USD) Composante 1. Appui à la Productivité 2. Valorisation de la production 3. Coordination et gestion Dépôt initial Total Don du FIDA PréRéalisé évaluation % Don du GAFSP Pré-éval Réalisé % 7 737 6 496 84% 2 087 330 16% 13 350 3 729 1 471 39% 1 072 13 553 1 000 - 9 297 69% 5 438 19 860 BOAD Réalisé Prééval % Pré-éval BIDC Réalisé Gouvernement % Pré-éval Réalis % é Bénéficiaires Pré-éval Réalisé % Pré-éval Total Réalisé 3 532 65% 7 310 0 7 310 0 - 4 706 848 18% 752 0 - 33 253 10 875 230 2% 7 709 0 7 552 0 - 5 785 64 1% 636 79 37 119 704 0 0 0 0 - 252 0 0 12 % - 5 053 3 706 1 834 171% 1 000 - 6 596 33% 401 159% 15 019 0 14 862 0 - 10 743 1 313 12% 1 388 79 6% 75 425 2 000 17 285 % 33 % 2% 73 % 23 % Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 7: Aspects financiers: performance financière effective par bailleur de fonds et par composante, et décaissements par catégorie Tableau 7C-1: Décaissements du don du FIDA (en DTS, au 11 avril 2014 jusqu'à DRF 0017F) Décaissements réels En attente de soumission (DRF 17F taux DTS/FCFA estimé à 1,52) Solde Taux de décaissement 60 000 32 336.11 382.18 27 282 54.53% 1 480 000 660 144.19 819 856 44.60% Allocation initiale Allocation révisée Catégorie Description de la catégorie I Génie civil et rural II Moyens de transport et équipement III Études, formation et ateliers 480000 153 880.33 7 190.16 318 930 33.56% IV A Assistance Technique Internationale 600 000 257 313.41 0.00 342 687 42.89% V Prestations de service 850000 533 500.44 0.00 316 500 62.76% VI Intrants et Engrais 3 530 000 3 503 382.29 0.00 26 618 99.25% VII Salaires et indemnités 540 000 75 176.32 22 674.86 442 149 18.12% VIII Entretien et fonctionnement 160 000 141 258.74 25 416.66 -6 675 104.17% Non Alloué 950 000 0.00 950 000 0.00% 652 264.65 -652 265 - 2 585 080 70.11% Dépôt initial (allocation autorisée) Total* 8 650 000 0 6 009 256.48 55 663.86 * Le taux de décaissement réel au 11/04/2014, sans compter la DRF 017F, en attente de soumission est de 69,47%. Le taux de décaissement sans le dépôt initial s'atteste à 62,57% 86 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 7: Aspects financiers: performance financière effective par bailleur de fonds et par composante, et décaissements par catégorie Figure 1: Décaissement du don du FIDA, comparaison entre les allocations initiales et les décaissements effectifs. 87 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 7: Aspects financiers: performance financière effective par bailleur de fonds et par composante, et décaissements par catégorie Tableau 7C-2: Décaissements du don du GAFSP (en USD, au 11 avril 2014 jusqu'à DRF 0020G)* Décaissemen ts réels En attente de soumission (DRF 20G) 20 706.14 20 706.14 48 731.57 340 000 202 918.61 202 918.61 2 804 000 2 189 229.77 2 189 229.77 1 123 000 814 385.09 248 000 282 756.46 Prestations de service** 1 865 000 1 673 897.86 Non Alloué Dépôt initial autorisée) 2 326 000 0.00 0.00 1 000 000.00 1 000 000.00 Catégori e Description de la catégorie Allocation initiale I Génie civil et rural 11 294 000 II III IV A IV B V Ajustemen ts (correction catégorie au niveau FIDA) Moyens de transport équipement Études, formation et ateliers et Assistance Technique Internationale Assistance Technique Nationale** Total* (allocation 20 000 000 Allocation révisée Décaissemen ts 6 183 893.93 -282 756.46 282 756.46 0.00 Solde Taux de décaissement 11 224 562.29 0.61% 137 081.39 59.68% 325 337.51 88.40% 814 385.09 308 614.91 72.52% 0.00 248 000.00 0.00% -214 469.08 111.50% 1 956 654.32 6 183 893.93 289 432.72 122 814.76 460 979.05 -1 000 000.00 11 029 127.02 33.22% * Le taux de décaissement réel au 11/04/2014 sans compter la DRF 20G, en attente de soumission, est de 30,92%. Le taux de décaissement sans le dépôt initial s’élève à 28,22%. ** Des ajustements seront apportés pour corriger des erreurs d'imputation au niveau du FIDA. La colonne « Décaissements réels » montre la situation des dépenses du projet par catégorie, après les ajustements tels qu’ils devraient figurer dans le système Flexcube. 88 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 7: Aspects financiers: performance financière effective par bailleur de fonds et par composante, et décaissements par catégorie Figure 2: Décaissement du don du GAFSP, comparaison entre les allocations initiales et les décaissements effectifs. 89 Appendice 8: Application des dispositions de l'accord de financement: état d'avancement Objectif/Date prévue Mise en vigueur État d’avancement/ Date Fait Section Section B.3 Disposition Ouverture des comptes désignés en USD Section B.4 Section B.5 Section B.6 a) Ouverture des comptes opérationnels en F CFA Ouverture d’un compte de contrepartie en F CFA Contribution du GdT sous forme d’exonération de droits, impôts et taxes sur les biens et services acquis par le projet Mise à disposition par le GdT d’une somme en F CFA pour couvrir les petites dépenses non exonérées pour les besoins de la 1ère année Reconstitution annuelle du compte de fonds de contrepartie sur la base du PTBA a) Création de la COD, du CIPS et du CTP par décision gouvernementale b) Recrutement du Coordonnateur, de l’Expert administratif et Financier et de l’Expert en Passation des Marchés c) Adoption des conventions de travail et de collaboration entre la COD et le MAEP d) Validation des manuels du projet e) Réception par le FIDA des fonds GAFSP pour le financement du PADAT Présentation du rapport d'audit au FIDA Mise en vigueur Mise en vigueur Toute la période de mise en œuvre Mise en vigueur Fait Fait Fait Annuellement Conditions préalables au retrait des fonds des dons Non fait Fait Conditions générales Présentation au FIDA, au plus tard 4 mois après la fin de chaque année fiscale, des états financiers du projet 30 avril Fait (audit 2011/2012) En cours (audit 2013) Fait Conditions générales Conditions générales Présentation au FIDA, tous les trois mois, de rapports sur l'avancement des activités Soumission du PTBA au FIDA pour approbation 60 jours avant le début de chaque année Trimestriellement Fait 01/11/12 01/11/13 Fait Fait Conditions générales Réalisation de l’examen à mi-parcours conjointement par le GdT et le FIDA Mars 2014 Fait Section B.6 b) Section E.2 Conditions générales et Lettre au Bénéficiaire Non fait Observations Versement avances initiales en mai/juin 12 À enregistrer dans les comptes du projet (voir recommandations) Contribution 2013 versée en février 2014; contribution 2014 non encore versée (voir recommandations) Les postes de COD, SGF et SPM sont couverts par l’Assistance Technique Internationale Manuels à réviser (voir recommandations) 30 juin 2013 30 juin 2014 Fait pour l’audit 2011/2012 Audit 2013 en cours EFP exercices 2011/2012 soumis le 31/03/13 EFP exercice 2013 soumis le 31/03/14 Fait PTBA 2013 soumis en décembre 2012 PTBA 2014 soumis en janvier 2014 Fait en avril 2014 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 9: Gestion des savoirs: apprentissage et innovation Appendice 9: Gestion des savoirs: apprentissage et innovation Apprentissage L’opération Quick Start. Après un démarrage assez peu probants, la mise en œuvre de l’opération Quick Start a connu une nette amélioration depuis 2011 et ce, à la grande satisfaction des bénéficiaires. Les résultats sur le terrain montrent que grâce au quickstart, les rendements et revenus ont augmenté de manière significative, permettant non seulement de couvrir les besoins alimentaires des ménages mais aussi de dégager des surplus commercialisables en riz et maïs Avec les gains issus de la vente de leur produits, en particulier le riz, la majorité des bénéficiaires a pu reconstituer leur kit pour plusieurs cycles de production. En matière de production, une des raisons de cette amélioration est la participation de l’ICAT dans l’opération de l’identification des bénéficiaires au suivi technique. La participation d’une structure pérenne de l’état et l’appropriation rapide par les bénéficiaires sont autant de gage pour la durabilité du système. Opération GIFS. La Gestion Intégrée de la Fertilité des Sols aussi pu s’améliorer a près des débuts également difficiles. La mission a constaté un très grand engouement par rapport aux champs-écoles. Là aussi, l’implication de l’ICAT a fait la différence. Les bénéficiaires ont une relation très proche avec les conseillers de l’ICAT et se réfèrent aux avis qu’ils leur ont prodigues. Le partenariat entre l’IFDC et l’appropriation progressive par l’ICAT des modules de l’IFDC laisse entrevoir un potentiel de replicabilité et une durabilité de ce genre d’opération. Culture attelée. Les activités pilotes de culture attelée ont également connu un grand engouement de la part des bénéficiaires. Tous les producteurs identifiés ont pu s’acquitter des prérequis pour recevoir leurs animaux et les équipements. Les bénéficiaires ont témoigné que les formations et l’encadrement reçus ont été très bénéfiques. Bien que l’opération ne soit encore qu’à son début, plusieurs signes montrent que cette opération aura un impact important sur les bénéficiaires directement, mais également sur leurs communautés car ils pourront prester leurs services et encadrer d’autres jeunes intéressés dans l’activité. Des mise en réseau sont déjà en train de se faire et seront encouragés par le projet dans la phase suivante. Innovation: décrire toute innovation intéressante notée lors de la supervision Introduction de réunions de concertation. Certaines COR organisent des réunions de suivi périodiques (mensuels ou trimestrielles) avec les différents partenaires de mise en œuvre, ce qui améliore la mise en œuvre. 92 Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 10: Liste de l’équipe nationale qui a participé à la revue à mi-parcours du PADAT Appendice 10 : Liste de l’équipe nationale qui a participé à la revue à mi-parcours du PADAT N° 1 2 3 Nom et Prénoms Col. Ouro-Koura AGADAZI Noël BATAKA Kokou GNAMETCHO 4 Yaovi NAYODAH 5 Koffi MOGLO 6 Laté TETE 7 8 9 Yaossè AZAKPO Madadozi TEZIKE Gbati WAGBE 10 Assimarou GNASSINGBE Ayéfouni ALE GONGOH Francis TAMELOKPO Ayaovi H. KODJOVINUMADO Komlanvi AMADOTOR M. Abalo BASSIM Victoire ADJOUAMABOUDOU 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Tchimbiandja KOLANI Firmin ZAGARE Tchèdirè ABRANGAO Kodjo MIDOHOE Kodzo AGBOSSOUH G. KOURA-NAPO Kossivi ALI Titre Ministre Secrétaire Général Chef division budget Chef Division Développement Rural et Environnement Homologue de l’Expert Infrastructures Chargé des études, représentant du SG Homologue SADFA/PADAT Spécialiste national en S/E Homologue du Spécialiste en Suivi Evaluation Président de la CTOP Institutions/Ministères MAEP SG/MAEP Ministère de l’Economie et des Finances Ministère de la Planification, du développement et de l’Aménagement du territoire Ministère de l’Equipement rural Secrétariat Général Direction des Filières Végétales DPPSE CTOP Directeur Général ICAT Point Focal IFDC IFDC Coordonnateur Opérationnel Délégué Spécialiste en Suivi Evaluation Spécialiste Gestion Financier Comptable nationale Spécialiste en Agriculture et Développement de la Filière Agricole Expert en Infrastructures Spécialiste en Passation des Marchés COR Suivi évaluation Plateaux Secrétaire Comptable COR Plateaux COR Suivi/Evaluation Kara Secrétaire Comptable COR/Kara 93 Coordination Opérationnelle Déléguée du PADAT Coordinations Opérationnelles Régionales du PADAT Togo Projet d’appui au développement agricole au Togo (PADAT) Aide-mémoire du rapport de supervision - Dates de la mission: 26 Mars au 18 avril 2014 Appendice 10: Liste de l’équipe nationale qui a participé à la revue à mi-parcours du PADAT N° 24 Nom et Prénoms Philippe ANANI 25 Mignoinnou MOME 26 Tafibi GERALDO 27 30 Lonsosso TCHAKADA M. Alassane TARAORE Laré Manoubar TINDAME Lardja DOUTI 31 Togba DJETENA 32 Nabiya GNONGBO 33 Lawani ALABI 34 GLIGBE 35 Tadanlénga YATOMBO 28 29 36 Komi ABITOR 37 Tchanita TCHAKOU 38 39 Ani TAGBA Koffi GBEDENOU Titre Suivi/Evaluation COR/Centrale Secrétaire Comptable COR/Centrale COR Suivi/Evaluation /Maritime Secrétaire Comptable COR/Maritime Suivi/Evaluation COR/Savanes Secrétaire Comptable COR/Savanes Directeur régional région des Savanes Directeur régional région de la Kara Directeur régional région Centrale Directeur régional région des Plateaux Directeur régional région Maritime Chef de file ONG région des Savanes Chef de file ONG région des Plateaux Chef de file ONG région Centrale Chef de file ONG région Kara Chef de file ONG région Maritime 94 Institutions/Ministères Coordinations Opérationnelles Régionales du PADAT Directions Régionales de l’Agriculture de l’Elevage et de la Pêche (DRAEP) Consortia des ONG