Expérience de l`utilisation du logiciel SAARI au Togo pour

Expérience de l’utilisation du
logiciel SAARI au Togo pour la
dispensation, la gestion des
stocks et l’approvisionnement
des ARVs
Dr BABALEY Magali,
Pharmacien Assistant technique PNUD/Togo
Dakar, 6-9 mars 2006
Le TOGO
- Superficie : 56 785 Km2
longueur : 600 km
largeur : 50 à 150 km
Indicateurs de santé 2003 :
- Nombre d’habitant : 4 900 000
- RNB/habitant US$ : 310
- Espérance de vie à la naissance :
50 ans
- Mortalité infantile : 140/1000
- Estimation du nombre de PVVIH :
160 000
- Séroprévalence VIH dans la
population de 15 à 49 ans:
6%
Le logiciel SAARI
C’est un logiciel de la compagnie SAGE
www.sage.fr, Sylvain Huibant, tél : (33) 05.56.13.88.85
Utilisation de 2 logiciels :
GESCOM (achat, gestion stock, vente) ligne 100 (la plus
adaptée)
COMPTA (comptabilité) ligne 100 (la plus adaptée)
Utilisé dans la plupart des Centrales d’Achat
francophones (Burkina, Bénin, Cameroun, Guinée Conakry,
Congo Brazzaville, Tchad, Centrafrique, Sénégal…)
Paramétrage spécifique pour la dispensation, la
gestion des stocks et l’approvisionnement des
ARVs
Conditions requises pour une
informatisation réussie
Bases de données définies
(protocoles de traitement, liste des ARVs, fichier patients, fichier
fournisseurs, plan comptable, clés d’analyse statistique…)
Systèmes de codification définis (produits,
patients, fournisseurs)
Mode de distribution défini (nominatif ou global)
Mode de gestion des stocks défini (1er entrée-1er
sortie, par date de péremption, par lot…)
Mode d’approvisionnement défini (mini-maxi,
QEC, périodique…)
Formats documentaires définis (bon de collecte,
bon de commande, facture, supports de gestion…)
Conditions requises pour une
informatisation réussie
Besoins d’automatisation définis (suivi des consos,
suivi des péremptions, ré-approvisionnement…)
Organisation des services et liens opérationnels
définis
Procédures organisationnelles définies et écrites
Procédures informatiques définies et écrites
Détermination claire des postes informatiques
requis et des autorisations d’accès
Gestion et maintenance du système
Formation continue
Système d’informatisation au
Togo
Fichier produits : ARVs + protocoles :
1ère ligne :
2ème ligne :
Pédiatrie :
AZT + 3TC + EFV ou D4T + 3TC + NVP
D4T + DDI + Indinavir
AZT + 3TC + Abacavir
Fichier patient (3 lettres du nom et prénom, structure qui suit le
patient, ville, sexe, âge, poids, nom du prescripteur, tarif…)
Fichier fournisseur (identification, prix d’achat, incoterm, mode
de paiement, mode d’expédition, délai livraison…)
Codifications (1TRAI001 pour traitement 1ère ligne…
LMA0000X pour patient de la région Lomé commune, KRA0000X pour
patients de la région Kara…)
Système d’informatisation au
Togo (suite)
Mode de distribution :
- Dispensation par la Centrale d’Achat
(CAMEG-Togo) et ses 4 dépôts régionaux,
- Dispensation nominative informatisée sous le
contrôle d’un pharmacien :
- Analyse de la conformité des prescriptions avec les
protocoles nationaux
- Conseil aux patients sur le bon usage des ARVs
- Suivi de la dispensation
- Dispensation directement aux Patients ou aux
Associations mais toujours nominativement
(accessibilité géographique)
Système d’informatisation au
Togo (suite)
Mode de distribution (suite):
- sur présentation de l’ordonnance et vendu à prix
coûtant pour les patients hors Fonds Mondial
(11 500 à 52 000 FCFA suivant le protocole)
- sur présentation d’un carnet numéroté +
ordonnance et vendu à 1 000 FCFA ou gratuit
pour les patients Fonds Mondial
- facturation informatisée (code patient, traitement
délivré, ARVs délivrés, quantités, total à payer….)
Paiement :
- reçu informatisé (code patient, date de paiement, mode
de paiement, n° facture payée, montant payé…)
Système d’informatisation au
Togo (suite)
Mode de gestion des stocks :
par lot, par date de péremption, 1er entrée-1er sortie
Mode de ré-approvisionnement :
mixte : mini-maxi + périodique
Qui commande les ARVs ? :
- la CAMEG-Togo pour les ARVS hors Fonds Mondial
(Bon de commande et suivi de commande sur SAARI)
- le PNUD pour les ARVS Fonds Mondial
(Bon de commande et suivi de commande sur Excel)
Formats documentaires définis
Système d’informatisation au
Togo (suite)
Besoins d’automatisation :
- facturation et suivi des patients
- reçu de paiement, support de contrôle de la trésorerie
et suivi
- consommations et palmarès des ARVs et des
traitements,
- suivi des péremptions,
- inventaires,
- ré-approvisionnement et suivi des commandes
- réceptions et quarantaine
- écritures comptables etc…
Système d’informatisation au
Togo (suite)
Procédures organisationnelles écrites
Procédures informatiques écrites
Création d’un service informatique :
gestion du réseau, des codes d’accès, de la
maintenance et du développement des logiciels
Saari, des sauvegardes…
Formation continue régulière des personnels
aux procédures organisationnelles et
informatiques
Conclusion
L’utilisation du logiciel SAARI et le choix d’une
dispensation nominative informatisée des ARVs
au Togo à travers la CAMEG-Togo et ses
dépôts régionaux permet :
- une disponibilité en temps réel des données
statistiques (nombre de patients sous ARVs, nombre de
décès, de perdus de vue, nombre de traitement dispensés/mois et
disponibles…)
- l’optimisation de la dispensation et du suivi
des patients
- l’optimisation de la gestion des stocks (prévention
des ruptures de stock, des sur-stocks, des péremptions…)
- l’optimisation des approvisionnements
(planification…)