Accéder aux données de l`entreprise à distance

Accéder aux données
de l’entreprise à distance
Q
ue vous soyez en déplacement ou
chez vous, vous pouvez avoir besoin
d’un document stocké sur l’ordinateur de
l’entreprise. Les outils d’accès à distance
permettent de récupérer un fichier voire de le
modifier directement sur l’ordinateur hors de
votre lieu habituel de travail.
A QUOI ÇA SERT ?
Travailler de chez soi
Le soir ou le week-end ou par suite d’intempéries, vous
pouvez avoir besoin de travailler chez vous sans avoir
pris soin d’enregistrer un fichier sur une clé USB avant de
quitter votre entreprise.
Récupérer un document quand on est en clientèle
Lorsque vous êtes chez un client, vous pouvez avoir besoin d’une
plaquette, d’images de démonstration ou d’un modèle de devis.
Eviter de stocker des fichiers sur un support amovible
Transporter des données sur une clé USB vous expose au risque de
perte ou de vol. Vous êtes par ailleurs limité par le volume de stockage
de ces supports.
COMMENT FAIRE ?
Les services de
partage de fichiers
Ces sites Internet
proposent d’héberger
vos données et ainsi
de vous permettre d’y
accéder depuis tout
ordinateur connecté à
Internet. Les services
de partage de fichiers
gratuits offrent
généralement un
espace de stockage
limité et ne garantissent
pas une continuité de
service. Les offres plus
complètes sont en
général payantes.
Ces sites vous
permettent d’organiser
vos données en dossiers
et sous-dossiers et
d’attribuer des droits
d’accès. Pour vous
permettre de travailler
réellement à distance,
toutes les données de
l’entreprise doivent y
être stockées sinon vous
ne pourrez pas accéder
à la dernière version
d’un fichier (modifié
dans la journée par
exemple).
Les logiciels de
prise de contrôle à
distance
A l’origine conçus pour
faire du dépannage
informatique, ces outils
permettent de récupérer
un fichier ou d’ouvrir un
logiciel à distance. Le
logiciel doit être installé
sur l’ordinateur piloté à
distance et l’ordinateur
pilote. Le « pilote » voit
dans une fenêtre l’écran
du « piloté » et peut
cliquer sur les icônes.
Ce type de logiciel
existe en version
gratuite et en version
payante plus riche en
fonctionnalités. Il peut
présenter des risques en
matière de sécurité pour
l’ordinateur « piloté ».
Le VPN – réseau
privé internet
Un VPN (Virtual Private
Network) permet
d’accéder à la totalité
des fichiers d’une
entreprise en toute
sécurité. Les données
qui transitent sont
chiffrées grâce à une
technique de
« tunnel » et sont
donc inaccessibles aux
autres internautes.
Ce cryptage est rendu
possible grâce à un
certificat électronique.
Faites mettre en
place un VPN par
informaticien si les
fichiers de l’entreprise
sont en réseau (sur un
serveur) et que vous
avez besoin d’y accéder
fréquemment.
Les plateformes de gestion électronique
de documents (GED)
Il s’agit de services payants permettant d’archiver et
de classer de très nombreux documents. Une GED
vous permettra de stocker toutes les factures reçues
et scannées par exemple.
Chaque accès étant nominatif, vous pouvez attribuer
des droits de rédacteur (ajout et modification de
document) ou de simple lecteur à vos collaborateurs.
AVANT DE SE LANCER
Déterminer la
fréquence du besoin
Evaluer l’usage
Vous devrez également vous
interroger sur la nature de cet
accès distant : souhaitez-vous
simplement consulter des
données ou pouvoir aussi les
modifier ?
Avant de choisir une
solution, demandez-vous
à quelle fréquence vous
aurez besoin d’accéder aux
données de l’entreprise à
distance : tous les jours ?
Une fois par semaine ?
Qualité de votre
connexion Internet
Prenez en compte la qualité
de votre accès à Internet car
il limitera de fait le choix de la
solution finale.
Connaître le degré de
confidentialité des
données
Les solutions d’accès distant
ne présentent pas toutes le
même degré de sécurisation.
Vous devez donc déterminer
la confidentialité des données
auxquelles vous souhaitez
accéder avant de faire votre
choix.
Les pièges à éviter
Négliger la sécurité
Si vous pensez que votre petite entreprise n’intéresse pas les
pirates informatiques, vous vous trompez. Ils sont toujours à
l’affût d’une faille de sécurité pour prendre le contrôle d’un
ordinateur et s’en servir pour lancer une attaque sur une cible
plus lucrative.
Vouloir tout faire seul
CONTACT
CCI du Doubs
Nicolas Montagnon
[email protected]
03 81 25 26 50
Si vous souhaitez mettre en place un VPN, adressez vous à
un informaticien. N’essayez pas de le faire seul sous prétexte
que c’est trop cher. Si vous utilisez un VPN sans certificat
électronique, vous risquez de rendre votre système vulnérable
aux attaques informatiques.
Négliger les sauvegardes
Les données accessibles à distance sont potentiellement
modifiées à des horaires différents des heures de bureau
(week-end, soir,…). Intégrez cette notion dans votre stratégie
de sauvegarde. De même, si les données sont hébergées par
un tiers (GED), vérifiez si les sauvegardes sont réalisées et dans
quelles conditions.
Conception : Communication - CCI du Doubs - Mai 2014