ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES TABLEAUX DE BORD

ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES TABLEAUX DE BORD Notes d'information Contexte Depuis sa création en 2002, Le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (Le Fonds mondial) a engagé jusqu'à 15,6 milliards de dollars dans 140 pays afin d'apporter son soutien à des programmes de prévention, de traitement et de soins à grande échelle de lutte contre ces trois maladies. Le Fonds mondial fonctionne selon un modèle de financement basé sur les performances par lequel chaque pays doit rendre compte et apporter les preuves des résultats obtenus en fonction de délais fixés, et ce, pendant toute la durée de subvention du Fonds mondial. Les Bénéficiaires principaux (PR) gèrent et évaluent la manière dont la subvention est utilisée, alors que les Instances de coordinations nationales (CCM) ont pour rôle de soutenir les PR et de s'assurer que les activités liées à la subvention sont mise en place comme prévu et que les problèmes, les goulots d’étranglements et autres entraves à la mise en place de cette dernière sont identifiés et résolus. On utilise le terme de « supervision » pour référer à cet ensemble coordonné d'activités. Elle représente une des fonctions clé des CCM. Néanmoins, ce rôle de supervision peut poser de nombreux défis aux CCM. Les rapports PR peuvent parfois prendre l'allure d'une tâche insurmontable aux CCM en raison du nombre de détails demandés et/ou ils ne permettent pas de fournir suffisamment d'informations pertinentes aux moments opportuns. En conséquence, les capacités des CCM se trouvent entravées et ils ne peuvent remplir leurs responsabilités de supervision correctement. Aussi, dans son document d'orientation paru en 2007, le conseil d’administration du Fonds mondial a décidé de rendre prioritaire le renforcement du rôle de supervision des CCM. Depuis 2006, le programme Leadership, Management and Sustainability (direction, gestion et durabilité ‐ LMS) financé par l'USAID a développé et introduit des outils de gestion et de compte‐
rendu (tableaux de bord) dans plusieurs pays afin d'aider les CCM à mieux remplir leurs responsabilités de supervision. Les tests initiaux montrent que le développement des tableaux de bord doit être incorporé dans un effort plus large afin de renforcer la capacité des CCM à remplir leur rôle de supervision (par ex. avec l'établissement d'entités de supervision officielles, le développement de plans de supervision et autres documents de gouvernance). Les responsables du projet Grant Management Solutions (GMS)1, un projet en partenariat avec Management Sciences for Health (MSH) et l'équipe CCM du Fonds mondial ont décidé en août 2007 de mettre en place un projet‐pilote afin de formaliser la méthodologie et les outils de supervision dans sept pays. Objectifs L'objectif principal de cette étude de faisabilité était de valider l'approche de soutien technique intégré développée par le projet de Grant Management Solutions dans le but d'améliorer la supervision par les CCM. L'objectif secondaire avait pour but d'identifier les pays pour lesquels une intervention était des plus appropriée. Les trois questions de recherche devant trouver une réponse à la fin de la phase active du projet‐
pilote étaient : 1. Les CCM ont‐ils mis en place un processus de supervision ou renforcé les processus existants ? 1
Ce rapport a été préparé par Marc Pechevis, Catherine Severo et Saba Waseem avec la contribution des équipes
GMS.
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ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES TABLEAUX DE BORD 2. Quelles institutions se sont vues attribuées la responsabilité de la gestion du tableau de bord ? 3. Est‐ce que les membres CCM se sentent plus informés quant aux performances et problèmes liés aux subventions grâce à l'utilisation du tableau de bord ? Les deux dernières questions auxquels ils devaient répondre six mois plus tard étaient : 4. Est‐ce que les CCM ont identifié des problèmes et mis en place des actions correctives ? 5. Quel est le niveau technique minimum de soutien nécessaire pour mettre en place et maintenir avec succès le tableau de bord ? Méthodes La méthode utilisée consistait en une pré‐ et post‐ évaluation d'une intervention intégrée en vue de renforcer la capacité de supervision des CCM conduite dans sept pays, chacun avec un niveau de capacité de supervision différente. Ces derniers avaient été invités à faire une demande d’appui technique via l'Office of the Global AIDS Coordinator/ United States Agency for International Development (OGAC/USAID) à la fin 2008. Le groupe cible incluait tous les pays qui recevaient une aide du Fonds mondial ; le groupe accessible comprenait des pays volontaires à la participation au pilote, ayant reçu le soutien du l'OGAC. N'étaient pas compris dans le groupe, les pays qui avaient déjà reçu une assistance technique pour des tableaux de bord, ceux qui n'avaient pas de Rapport de l’étape et demande de décaissement (PU/DR) de prévu au deuxième trimestre 2009 ou qui faisaient partie d'une équipe CCM multinationale. L'intervention comprenait un ensemble intégré de réformes des procédures et des structures CCM, de renforcement des capacités pour les membres et le personnel des CCM et une introduction aux tableaux de bord des subventions. Les tableaux de bord des subventions sont des rapports sous forme de tableaux MS Excel® affichant les indicateurs clés financiers, de gestion et de performance pour les subventions du Fonds mondial. Ils apparaissent sous une forme à la fois concise et graphique. L'intervention comprenaient 2 phases : i) une phase active avec trois visites dans le pays menées par une équipe composée de trois consultants internationaux et d'un consultant du pays ; et ii) une phase de suivi de 6 mois, consistant en une visite dans le pays effectuée par le chef de l'équipe de consultants. Les données étaient recueillies pendant toute durée de la phase active, par exemple, dès le commencement de la première visite (la donnée initiale) jusqu'à la fin de la troisième visite en utilisant des méthodes standardisées, des questionnaires structurés, des listes de vérification et des entretiens semi‐structurés. Les équipes de consultants étaient principalement responsables de la collecte des données, mais ont aussi reçu un soutien des équipes de supervision. La collecte finale des données sera organisée à la fin de la phase de suivi par les chefs des équipes de consultants lors de la quatrième et dernière visite dans le pays. Les principaux résultats mesurés à la fin de la troisième visite étaient l'établissement de l'entité de supervision ou le renforcement des institutions désignées pour la gestion du tableau de bord, la compréhension des informations concernant les subventions par les membres CCM et le nombre de tableaux de bord de subvention introduits. 2
ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES TABLEAUX DE BORD Résultats Sept pays étaient inclus dans le projet‐pilote : le Ghana, Madagascar, le Mali, la Mongolie, le Maroc, la Namibie et le Pérou ; le pilote a dû être interrompu à Madagascar lors de la première visite en raison de la situation politique intérieure. Dans les pays restant, les trois premières visites se sont déroulées entre janvier et juin 2009. La phase de suivi doit arriver à son terme en décembre 2009 ; les visites de suivi se sont achevées en octobre 2009. Au commencement de la phase pilote, seul un pays avait une entité de supervision établie, quoiqu'il lui manquait des plans et des procédures de supervision clairs. À la fin de la troisième visite, des comités de supervision avaient été créés dans cinq pays et le premier avait été renforcé. L'intervention a eu pour résultat la production de nombreux documents principaux de gouvernance et/ou activités du CCM (par ex. production de constitutions, de manuels de gouvernance, de politiques de gestion des conflits d'intérêts, de plans de travail et budget, organisation d'élections pour le renouvellement des membres), et de plans de supervision dans 6 pays. À la fin de la troisième visite, les membres du CCM et les entités de supervision des 6 pays avaient une bien meilleure compréhension du rôle de supervision des CCM. Un total de 18 tableaux de subvention (7 tableaux de bord de subventions pour le VIH/SIDA, 8 pour la tuberculose et 3 pour le paludisme) avaient été introduits avec les processus suivants : étude des subventions, personnalisation initiale et sélection des indicateurs programmatiques clés. En Mongolie et au Maroc, les unités de gestion du projet (ou gestion de programme) ont été désignés comme l'institution responsable de la gestion du tableau de subvention ; dans les autres pays, les secrétariats du CCM (souvent après renforcement et/ou recrutement de nouveau personnel) se sont vus attribuer la responsabilité de gestion des tableaux de bord. Dans tous les cas, les PR sont les principaux fournisseurs de données. Tous les tableaux de bord de subventions mis en place ont été évalués par les comités de supervision du CCM et/ou présentés à tous les CCM au cours de la deuxième et/ou la troisième visite. La plupart des CCM ont décidé d'utiliser le tableau de bord des subventions comme outil de supervision principal et de communication avec les PR. La plupart des membres CCM ont le sentiment que le tableau de bord des subventions fournit un format convivial pour l'évaluation des subventions. Les résultats finaux, y compris les réponses aux deux dernières questions de recherche, seront présentés une fois que la phase de suivi sera terminée en décembre 2009. Discussion Les résultats préliminaires suggèrent que les capacités des CCM à superviser les subventions du Fonds mondial se sont améliorées de manière significative dans la plupart des pays participants suite à l'initiation de réformes structurelles et procédurales, à la mise en place d'activités de renforcement des capacités et à l'introduction de tableaux de bord. Le tableau de bord des subventions a généré intérêt et enthousiasme parmi de nombreux membres du CCM. Au Maroc, la première étude des subventions a même permis au nouveau comité de supervision du CCM d'identifier plusieurs problèmes critiques requérant une intervention CCM immédiate et la mise en place de plusieurs éléments en vue de la résolution ces derniers. Au Mali, en Mongolie et au Pérou, la première utilisation des tableaux de bord a permis aux CCM d'identifier des problèmes de gestion de l’approvisionnement et des stocks et ces problèmes ont été soumis aux PR. De plus, plusieurs PR ont décidé d'utiliser eux‐mêmes les tableaux de bord pour le suivi et la gestion des subventions. 3
ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES TABLEAUX DE BORD Plusieurs défis ont été identifiés pendant la période pilote. Dans plusieurs cas, les équipes de consultants ont dû passer un certain temps avec les PR afin de leur expliquer l'utilité et les avantages des tableaux de bord des subventions destinés aux CCM et aussi comment les utiliser/peupler. De plus, si la plupart des indicateurs existent déjà dans les rapports préexistants, certains indicateurs ne sont pas soumis à une collecte de données régulière, comme par exemple la gestion des approvisionnements et du stock. Toutefois, cette situation est plus perçue comme un signe de faiblesse des systèmes M&E qu'un problème lié au tableau de bord). Un autre défi sérieux était la durabilité de l'institutionnalisation du processus de supervision dans un contexte de ressources rares et de changements fréquents des membres du CCM, du secrétariat CCM et du personnel PR. Ces constatations montrent la nécessité d'identifier des manières novatrices de mobiliser les ressources et l’appui à long terme et de construire une mémoire institutionnelle au niveau des CCM et PR. En conclusion, cette approche intégrée a permis d'améliorer les capacités du CCM à remplir sa fonction de supervision, en fournissant promptement des informations appropriées sous un format à la fois très visuel et convivial, facile à utiliser par les décideurs très affairés. Les défis et les problèmes identifiés pendant le projet pilote sont en train d'être analysés et un package amélioré (y compris un tableau de bord des subventions) est en développement. Les résultats finaux de cette intervention et les leçons à en tirer ne seront connus que lorsque la phase de suivi sera achevée, c'est‐à‐dire une fois que l'on aura les réponses aux questions finales et que l'on saura si les CCM utilisent de manière efficace les tableaux de bord. 4