african risk capacity insurance company limited

Transcription

AFRICAN RISK CAPACITY
INSURANCE COMPANY LIMITED
MANUEL DES POLITIQUES
Version 1.2
En date du 1 mai 2014
African Risk Capacity Insurance Company Ltd
Registered Office: Canon’s Court
22 Victoria Street, PO Box HM 1179
Hamilton HM EX, Bermuda
ARC Ltd Manuel des Politiques
v1.2, 1 mai 2014
DECLARATION DE POLITIQUE DE FONDATION
L’African Risk Capacity Insurance Company Limited (la «Société») fonctionnera selon les
meilleures pratiques des institutions financières internationales. Afin d'aider la Société à remplir
l'objectif de fourniture de couverture d'assurance pour les Etats membres de l'Institution de
l’ARC contre les événements météorologiques extrêmes et les catastrophes naturelles
(‘’Objectif’’), la Société fonctionnera de manière à servir ses membres avec la transparence et
l'éthique, en vertu d'un principe de tolérance zéro par rapport à la corruption de la part de la
Société ou de ses prestataires de services, et en mettant l'accent sur le partage des leçons
apprises et de son impact sur le développement de la communauté mondiale du
développement.
Le Comité de direction de la Société (le ‘‘Comité’’) réexaminera ces politiques fondatrices
régulièrement et fera des recommandations aux membres de la Société chaque année, ou plus
fréquemment si le besoin s'en fait sentir, en ce qui concerne leur amendement et modification
pour faire en sorte que les politiques fondatrices soient bien adaptées à régir les opérations de
la Société.
ii
v1.2, 1 mai 2014
TABLE DES MATIERES
Les politiques fondatrices sont répertoriées en vertu du paragraphe 13.5 des Statuts de la
Société ("Statuts") et figurent ci-dessous dans l'ordre dans lequel elles y sont répertoriées.
Déclaration de Politique de Fondation......................................................................................... ii
1
2
3
4
Anti-blanchiment d'Argent ................................................................................................... 1
1.1
Principes généraux ...................................................................................................... 1
1.2
Procédures .................................................................................................................. 1
Anti-Fraude, Anti-Subornation, Anti-Corruption, Plaintes et Denonciation ........................... 3
2.1
2.2
Que sont la fraude, la subornation et la corruption? ..................................................... 3
2.3
Principes de la Société ................................................................................................ 3
2.4
Politiques pertinentes de la Société ............................................................................. 4
2.5
Responsabilités ........................................................................................................... 4
2.6
Plaintes et dénonciation ............................................................................................... 5
Investissement .................................................................................................................... 7
3.1
3.2
Procedures .................................................................................................................. 7
Souscription et gestion des risques d'assurance ................................................................. 9
4.1
Introduction .................................................................................................................. 9
4.1.1
Objectif ................................................................................................................. 9
4.1.2
Confidentialité ......................................................................................................10
4.1.3
Révisions et mises à jour .....................................................................................10
4.1.4
Autorité de Souscription .......................................................................................10
4.1.5
Exigences statutaires et juridiques .......................................................................10
4.2
Développement et mise en œuvre d'une stratégie de souscription et de gestion des
risques...................................................................................................................................11
4.3
Souscription d'assurance, Polices de sécheresse .......................................................13
4.3.1
Disponibilité de couverture ...................................................................................13
4.3.2
Type de couverture d'assurance ..........................................................................14
4.3.3
Paramètres de souscription spécifique à chaque pays .........................................15
4.3.4
Primes .................................................................................................................16
4.3.5
Utilisation de l’ARV dans la souscription ..............................................................18
4.3.6
Libellé de la Police ...............................................................................................19
4.4
Préservation du capital, rétention des risques et transfert des risques ........................19
4.4.1
Introduction ..........................................................................................................19
iii
4.4.2
Préservation de capital ........................................................................................19
4.4.3
Transfert des risques ...........................................................................................20
4.5
5
v1.2, 1 mai 2014
Identification & règlement des sinistres et réserves pour pertes ..................................22
4.5.1
Identification des sinistres / pertes .......................................................................22
4.5.2
Gestion des paiements et sommes à recouvrer auprès des réassurances ...........23
4.5.3
Réserves pour pertes...........................................................................................23
Transparence, divulgation et protection des donnees ........................................................24
5.1
Principes généraux .....................................................................................................24
5.2
Information Company will Routinely Make Publicly Available ......................................24
5.3
Exceptions à la divulgation d'informations ...................................................................25
5.4
Accès à l’information ...................................................................................................25
5.5
Protection des données ..............................................................................................26
6
Passation des marches ......................................................................................................27
6.1
6.2
Procédures .................................................................................................................27
6.3
Écarts autorisés ..........................................................................................................29
6.4
Éthique .......................................................................................................................30
6.5
Évaluation des prestataires de services ......................................................................30
6.6
Impôts .........................................................................................................................31
6.7
Politique sur les déplacements et les dépenses des prestataires de services .............31
7
Conflits d'interets ...............................................................................................................34
7.1
7.2
Procédures .................................................................................................................34
8
Suivi de la conformite .........................................................................................................36
8.1
8.2
Procédures .................................................................................................................36
9
Emprunt .............................................................................................................................37
9.1
10
Sanctions .......................................................................................................................38
10.1
10.2
Procédures .................................................................................................................38
11
Gestion des risques d'entreprise ....................................................................................40
11.1
11.2
Procédures .................................................................................................................40
12
12.1
Director and Officer Travel and Expense Reimbursement ..............................................41
iv
v1.2, 1 mai 2014
12.2
Procédures .................................................................................................................41
12.3
Exigences générales en matière de voyage et frais remboursables ............................42
12.4
Frais non remboursables ............................................................................................43
13
Nomination, evaluation et remuneration des directeurs ..................................................45
13.1
13.2
Procédures .................................................................................................................45
13.3
Modalités et conditions de nomination ........................................................................47
13.4
Évaluation des directeurs ............................................................................................48
14
Politique environnementale et sociale ............................................................................49
15
Budget ............................................................................................................................50
16
Impots ............................................................................................................................51
16.1
16.2
Procédures .................................................................................................................51
17
17.1
Impact sur le developpement..........................................................................................52
Liste des annexes .....................................................................................................................53
v
v1.2, 1 mai 2014
1
ANTI-BLANCHIMENT D'ARGENT
1.1
Principes généraux
(a)
La Société se conformera aux lois des Bermudes et au droit international, et
fonctionnera par référence aux recommandations spécifiques du Groupe d'action
financière (‘’GAFI’’) telles que décrites dans les présentes politiques pour se protéger
contre le blanchiment d'argent.
(b)
La Société ne participera pas, directement ou indirectement, à des activités de
blanchiment d'argent, y compris, mais sans s'y limiter, à tout acte de conversion d'argent
ou d'autres instruments monétaires tirés de l'activité illégale dans le domaine de l'argent
ou des investissements semblant être légitimes.
(c)
La Société est responsable de la façon dont elle génère, utilise et gère des fonds et est
donc chargée, entre autres, de veiller à ce que ceux avec lesquels elle fait des affaires
(‘’contreparties’’) ne soient pas répertoriés sur une liste d'interdits publiée par les Nations
Unies ou l'Union africaine et que chaque contrepartie en transaction avec la Société
conclut et exécute un tel contrat conformément à la loi que ce soit aux Bermudes ou
ailleurs.
1.2
Procédures
(a)
Conformément à la recommandation 10 du GAFI, la Société fera preuve d'une vigilance
raisonnable quant à ses contreparties avant d’émettre des contrats tout en minimisant le
fardeau de la conformité et son impact sur ces contreparties.
(b)
Conformément à la recommandation 11 du GAFI, la Société obtiendra et conservera
pour 5 ans après la fin de la relation d'affaires les documents d'identification certifiés ou
vérifiés de tous les contreparties.
(c)
Conformément à la recommandation 11 du GAFI, la Société tiendra des registres
détaillés de toutes les transactions financières afin de veiller à ce que les recettes
financières et les décaissements soient exclusivement reçus de ou versés dans les
comptes bancaires selon les renseignements figurant au dossier pour l'autre partie ou le
destinataire en question, dans le cas d'un paiement de police d'assurance, de
remboursement de frais ou autre transaction financière.
(d)
La Société n'acceptera ni les espèces ni ne déboursera des espèces et se réserve le
droit de refuser de s'engager dans des transactions financières si elle estime que la
transaction peut être liée de quelque façon que ce soit au blanchiment d'argent, à des
produits de la criminalité ou d'activités terroristes.
(e)
Conformément à la recommandation 20 du GAFI, tout membre de la Société, directeur,
agent, membre du personnel ou prestataire de service qui commence à constater une
activité financière suspecte au sein de la Société ou liée à la Société doit aviser sans
délai l'Autorité monétaire des Bermudes avec des détails raisonnables au sujet de cette
question.
1
(f)
v1.2, 1 mai 2014
La Société suivra l'évolution des risques de blanchiment de capitaux dans les pays
membres, notamment en vérifiant régulièrement la liste grise d'alerte du GAFI et d'autres
évaluations de blanchiment d'argent international.
2
v1.2, 1 mai 2014
2
ANTI-FRAUDE, ANTI-SUBORNATION, ANTI-CORRUPTION, PLAINTES
DENONCIATION
2.1
(a)
La Société s'engage à se conformer à toutes les lois en vigueur, tant aux Bermudes que
dans tous les autres territoires où elle exerce ses activités. Il s'agit d'un aspect
fondamental de la mission de la Société à agir avec intégrité dans tous les aspects de
ses activités, et le Comité de direction de la Société s’attend au respect de l’esprit et de
la lettre du droit par l’ensemble du personnel, les prestataires de services contractuels et
les membres la Société.
(b)
La politique de la Société sur la fraude, la subornation et la corruption est celle de la
tolérance zéro, et aucun niveau de fraude, de subornation ou de corruption ne sera
accepté.
(c)
La fraude et la subornation touchant les fonds de la Société par le personnel de la
Société, les prestataires contractuels de services ou les pays membres, y compris leurs
représentants ne seront pas tolérées. Ceux dont l'implication dans des activités
frauduleuses ou de subornation aura été reconnue ou qui auront fait preuve de
négligence dans l'exercice de leurs fonctions de surveillance feront l'objet de sanctions
disciplinaires et, le cas échéant, de poursuites appropriées, civiles ou pénales. La
Société prendra des mesures pour récupérer les fonds ou les biens qui ont été perdus.
2.2
Que sont la fraude, la subornation et la corruption?
(a)
Fraude : La fraude est une tromperie ou supercherie, un abus de position ou de
confiance; la non divulgation d’informations pertinentes; la possession, la fabrication ou
la fourniture d'articles destinés à la fraude, ou une fausse déclaration pour obtenir un
avantage injuste ou malhonnête.
(b)
Subornation : La subornation est l'abus de pouvoir à des fins privées.
(c)
Corruption : La corruption est l'offre, la promesse ou le don d'un avantage; la demande,
l'acceptation de recevoir ou l'acceptation d’un avantage, la subornation d'un agent
public; le fait pour une organisation de ne pas empêcher le paiement d'un pot de vin
pour ou en son nom. La corruption peut prendre la forme de dons, d'hospitalité ou de
commission pour un contrat, et peut également être payé par des agents ou des tiers
travaillant pour le compte de la Société.
2.3
Principes de la Société
(a)
La Société mènera ses activités de manière équitable, honnête et ouverte (par exemple,
modalités de paiement transparentes, et tenue de registres clairs).
3
ET
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(b)
La Société n'offrira pas des pots de vin, ni ne tolérera pas l'offre de pots de vin en son
nom afin de gagner un avantage commercial (par exemple aucun pot de vin ne sera
versé par le personnel ou les agents).
(c)
La Société n'acceptera pas de pots de vin, ni n'acceptera qu'ils soient tolérés en son
nom (par exemple, gestion prudente des paiements de commissions).
(d)
La Société évitera de faire des affaires avec d'autres personnes qui n'acceptent pas ces
valeurs et qui pourraient nuire à la réputation de la Société (par exemple, la sélection et
sous-traitance rigoureux des partenaires commerciaux).
(e)
La Société tiendra des dossiers clairs, exacts et actualisés
(par exemple,
l’enregistrement de la manière dont un conflit d'intérêts a été traité, et enregistrement de
la procédure de sélection des agents ou prestataires de services contractuels).
(f)
La Société établira des procédures pour éviter la corruption directe ou indirecte (par
exemple, la Société établira des règles sur l’acceptation de cadeaux et de
divertissements).
(g)
La Société veillera à ce que tout le monde dans ses affaires et tous les partenaires
commerciaux connaissent les principes de la société (par exemple, publication et la
communication du Manuel des politiques, l'inclusion de l'exigence de se conformer aux
politiques de la Société dans les contrats).
(h)
La Société examine et met à jour périodiquement ses procédures au besoin.
2.4
Politiques pertinentes de la Société
(a)
Passation de marchés (Politique 6), y compris les cadeaux et les divertissements
(section 6.4)
(b)
Conflits d'intérêts (Politique 7)
2.5
Responsabilités
(a)
Le Comité de direction de la Société est responsable de la mise en place et du maintien
d'un solide système de contrôles internes visant à atténuer le risque de fraude, de
subornation, de corruption ou d'autres activités qui nuisent à la capacité de la Société à
atteindre ses objectifs.
(b)
Le personnel, les prestataires de services de la Société et les membres du public
doivent immédiatement signaler tout soupçon de fraude, de subornation, de corruption
ou autres violations des lois de la Société à l'Auditeur interne de la Société, au Comité
de direction ou par le biais des mécanismes prévus dans la section suivante (Politique
de traitement des plaintes de la Société). Toutes les plaintes seront traitées dans la plus
stricte confidentialité et seront résolues selon la Politique de traitement des plaintes.
4
v1.2, 1 mai 2014
(c)
Tout le personnel de la Société est tenu d'agir avec décence dans l'utilisation des
ressources de la Société et de signaler les détails immédiatement par le canal
appropriée s'ils soupçonnent que des actes de fraude ou de corruption ont été commis.
(d)
Tous les directeurs, le personnel, les prestataires de services, les membres et les
agents de la Société sont chargés de protéger les fonds de la Société et d'autres actifs
contre la mauvaise utilisation, la mauvaise gestion ou l'application erronée. Les
entrepreneurs et les détenteurs de polices d'assurance sont également responsables
des actes frauduleux / de corruption commis par leurs sous-traitants et sousbénéficiaires.
2.6
Plaintes et dénonciation
La Société prend au sérieux toutes les plaintes concernant la conformité au présent Manuel des
politiques et aux lois des Bermudiennes ainsi qu’au droit international et suivra les procédures
décrites ci-dessous afin de permettre d'assurer un examen et une résolution transparents et
rapides des plaintes.
Les procédures de traitement des plaintes sont les suivantes:
(a)
La société fournira un mécanisme sur son site Web (‘’ligne verte de plaintes’’) pour que
toute personne puisse signaler toute allégation de violation des lois des Bermudes ou du
droit international (par exemple la fraude, la subornation, la corruption) ou une violation
substantielle du présent Manuel des politiques.
(b)
Toutes les plaintes ou allégations seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
(c)
La Société encourage l’ensemble du personnel, du personnel, des prestataires de
service de la Société et des membres du public à signaler leurs préoccupations ou
allégations de bonne foi et pour des motifs raisonnables, à l'auditeur interne de la
Société, directement ou via la ligne verte des plaintes.
(d)
Les plaintes peuvent être faites de manière anonyme; cependant, le plaignant doit
fournir au moins une adresse électronique afin que la Société puisse le/la contacter pour
obtenir des informations ou des éclaircissements supplémentaires.
(e)
La Société diligentera une enquête rapidement sur chaque plainte et, si elle le juge
approprié, après une enquête raisonnable, cherchera une solution qui traite la plainte
aussi rapidement et efficacement que possible.
(f)
La Société fera des efforts de bonne foi dans les 10 jours ouvrables et examinera
ensuite si la plainte nécessite une enquête plus approfondie. La Société s'efforcera
d'informer chaque plaignant dans les 30 jours ouvrables de l’opportunité d’une enquête
plus approfondie ou de la manière dont la question a été traitée autrement.
(g)
Si l’on estime qu’une plainte doit faire l’objet d’une enquête, la Société peut contacter le
plaignant pour qu'il coopère avec la Société et fournisse les informations nécessaires
pour aider la Société à mener son enquête sur la question.
5
v1.2, 1 mai 2014
(h)
Le Comité de direction de la Société, à l’exclusion des directeurs nommés ou impliqués
dans une plainte donnée, peut décider de ne pas enquêter sur cette plainte, s’il estime
de manière raisonnable que la plainte est frivole ou malveillante.
(i)
Une fois qu'une enquête de la Société est terminée, l'issue de la plainte, y compris les
décisions, le raisonnement, et les mesures correctives prises sont publiées dans le
Rapport annuel de la Société. La Société ne révélera pas l'identité du plaignant sans le
consentement de celui-ci.
(j)
Les décisions de la Société seront définitives mais peuvent être réexaminées par un
tribunal des Bermudes ou tout autre tribunal compétent où la plainte implique une
violation des lois des Bermudes ou du droit international.
(k)
Cette politique de traitement des plaintes sera évaluée et révisée périodiquement par
l’auditeur interne de la Société.
6
v1.2, 1 mai 2014
3
INVESTISSEMENT
3.1
(a)
La société gérera ses ressources pour aider à maintenir sa viabilité financière et pour
rester au-dessus du seuil stipulé dans les Statuts afin d'assurer que la Société ne
devienne pas financièrement non viable tel que ce terme est défini dans les Statuts.
(b)
La Société pourra créer un ou plusieurs fonds en tant que pools d'investissements
distincts si nécessaire pour se maintenir dans ses paramètres de risque, y compris
l'exploitation à court terme, et les fonds de réserve à court et à long terme et, dans
chaque cas, pour promouvoir les objectifs d'exploitation et d'investissement prudents
destinés à maintenir la Société et effectuer la transition de son appropriation vers les
membres de Classe A toutes les fois possibles.
(c)
La Société n'investira que dans des instruments à revenu fixe jusqu'à ce que les
membres modifient les types d'instruments de placement admissibles.
(d)
La Société doit investir de manière socialement responsable et durable.
3.2
Procedures
(a)
The Board will review this Investment Policy annually together with any service providers
performing as Investment Manager to the Company and advise the Members of such
changes, if any, as may be desirable or necessary, for the approval of the Members in
accordance with Bye-Law 13.2.1.
(b)
The Board, in consultation with the Members, will determine the currency amounts to be
held in the Company’s operating fund and reserve funds and the applicable mix of
investment instruments, subject to any Bermuda Monetary Authority requirements.
(c)
The purpose of Company’s operating fund is to provide sufficient cash to meet
Company’s day- to-day obligations with the following objectives: the preservation of
Company’s capital and liquidity, and to optimise the investment return within principles of
this Investment Policy.
(d)
The purpose of the short and long term reserve funds are to help ensure that Company
can meet its obligations to all Company Members in connection with Insurance Policies
and the return of capital to Class C members (including consideration of the currency of
such capital) as provided in the Bye-Laws
(e)
Investment of Company funds will be diversified so as to minimise the risk of substantial
losses.
(f)
Within three months of appointment by the Company, an Investment Manager shall
develop a detailed investment programme, consistent with this Investment Policy and
with suitable monitoring and evaluation criteria of the programme performance. Once
7
v1.2, 1 mai 2014
approved by the Company’s Board of Directors, such investment programme shall form
an integral part of the contract for that Investment Manager.
8
4
v1.2, 1 mai 2014
SOUSCRIPTION ET GESTION DES RISQUES D'ASSURANCE
La politique de gestion de risques d'assurance et de souscription de la Société (‘‘Politique’’)
fournit des conseils de haut niveau relatifs aux activités de souscription et de gestion des
risques menées par l’African Risk Capacity Insurance Company Limited (‘’ARC IC’’ ou
‘‘Société’’) et avec un accent particulier sur la couverture contre les risques météorologiques
souverains paramétriques des pays membres africains et la gestion de ces risques, une fois
l'assurance souscrite.
Cette politique a été approuvée et adoptée par les membres de l'ARC IC conformément aux
exigences énoncées dans les Statuts de la Société. Elle fournit un cadre pour la souscription et
la gestion des risques qui veille à ce que l'ARC IC soit en conformité avec les exigences
réglementaires des Bermudes, les exigences internes de la Société (comme prévu dans ses
Statuts et dans les Accords de contribution en capital signés entre la Société et ses Membres
de Classe C) et que la Société fonctionne selon des pratiques d'assurance saines et durables .
Cette politique exige que le fonctionnaire supérieur de la direction de la Société (‘’PDG’’), avec
l'appui de conseillers techniques (y compris la direction générale du prestataire de services de
placement désigné ou agent / personnel de la Société ayant des responsabilités de
souscription, ci-après le ‘‘Souscripteur’’) demande et obtienne l'approbation du Comité de
direction de la Société (le ‘‘CdD’’) relative à la stratégie annuelle de souscription et de gestion
du risque avant le début du programme annuel souscrit.
Chaque stratégie annuelle doit être en conformité avec cette politique, et comportera (au moins)
les détails de la caractérisation des risques relative aux polices d'assurance à émettre la
justification des prix principaux des polices, l'analyse des options de gestion des risques et la
stratégie recommandée de rétention / transfert de risque avec une justification appropriée. Lors
de la première réunion des membres de la Société après l'approbation de la stratégie de
souscription et de gestion des risques, ladite stratégie doit être présentée aux membres de la
Société pour information.
4.1
Introduction
4.1.1
Objectif
Le but de cette politique est d'établir les principes et les procédures qui doivent être appliqués
par le souscripteur de l'ARC IC en vue de l'évaluation et la souscription des affaires internes et
la gestion de son transfert de risques vers l'extérieur dans le but de développer et de maintenir
un volume d'affaires conformément aux objectifs d'affaires de l'ARC IC et en application de ses
obligations légales et réglementaires. La politique contient les règles et les procédures de haut
niveau adoptées par l'ARC IC dans la gestion de ses opérations de souscription et de gestion
des risques. Elle est également destinée à fournir le cadre dans lequel le CdD, la direction
générale et le personnel technique de la Société doivent fonctionner. La direction et le
personnel de l'ARC IC doivent être totalement familiers avec son contenu et appliquer les
politiques contenues dans les présentes. Cette politique est en vigueur dès la date de son
adoption par les membres de l'ARC IC.
9
4.1.2
v1.2, 1 mai 2014
Confidentialité
Cette politique sera mise à la disposition du CdD et des agents de la Société, du Souscripteur
(et / ou de tout autre membre technique pertinent du personnel de l'ARC IC), du gestionnaire de
l'assurance, et du Spécialiste de réserve de pertes (et / ou toute autre fonction actuarielle
externe que la Société pourra utiliser) de l'ARC IC. Elle contient des informations confidentielles
et la répartition de cette politique sera contrôlée et autorisée par le CdD. Aucune partie du
contenu de cette politique ne devra être mise à la disposition de personnes extérieures à
l'organisation sans l'approbation du CdD. Toutefois, cette restriction ne s'applique pas à
l'Autorité monétaire des Bermudes (‘’BMA’’), aux conseillers juridiques, aux vérificateurs et
autres personnes à qui la Société est tenue de divulguer des renseignements en vertu de la loi
ou conformément aux Statuts de l'ARC IC et les restrictions sont assujetties à la politique de
transparence de la Société si elles n'en sont pas explicitement exclues.
4.1.3
Révisions et mises à jour
Cette politique est une déclaration des règles et des procédures actuelles de l'ARC IC. La
politique sera revue régulièrement pour tenir compte des changements de facteurs internes et
externes, des besoins propres de l'ARC IC et des circonstances prévalant dans le territoire où
l'ARC IC exercice ses activités. Toute demande de changement peut être initiée par le CdD ou
par un membre quelconque de l'ARC IC. Les modifications non importantes (par exemple,
éclaircissement, langue) doivent être approuvées par le CdD. Les modifications importantes
doivent être approuvées par les membres de l'ARC IC conformément aux Statuts.
4.1.4
Autorité de Souscription
Le CdD ne peut autoriser le Souscripteur à accepter des activités d'assurances internes pour le
compte de l'ARC IC qu’après l'approbation d'une stratégie annuelle de souscription et de
gestion des risques. Le CdD peut déléguer l'autorité de souscription au (a) PDG de la Société
(si ce fonctionnaire est nommé par le CdD), (b) à un cadre supérieur du prestataire désigné des
services de souscription (ou à un membre spécifique du personnel si l’ARC IC en nomme un),
(c) au gestionnaire de l’assurance ou (d) à un sous-comité du CdD ("Comité de souscription").
Le Comité de Souscription du CdD est composé de trois membres du CdD en tant que
membres avec droit de vote, du PDG et du Souscripteur (sinon les cadres supérieurs) en tant
que membres sans droit de vote. Le gestionnaire d’assurance sera le deuxième membre sans
droit de vote du comité de souscription au cas où le PDG et le Souscripteur seraient
représentés par la même personne, et le gestionnaire d’assurance fournira au Comité de
souscription les services de secrétariat.. Les décisions de souscription doivent toujours être
prises par consentement unanime du Comité de souscription. Les membres du Comité de
souscription seront élus par le CdD. Toutes les décisions en matière de souscription doivent
être documentées par écrit.
4.1.5
Exigences statutaires et juridiques
En tant qu'assureur de Classe 2 agréé aux Bermudes, les stipulations de la BMA à des fins
réglementaires dans le domaine de la souscription et la gestion des risques sont relativement
10
v1.2, 1 mai 2014
modestes. La liste ci-après constitue les exigences spécifiques auxquelles l’ARC IC doit
répondre pour maintenir son permis d'assurance :

Minimum de la marge de solvabilité - le capital statutaire et surplus doivent excéder le
plus élevé de:
i)
Capital minimum et l'excédent de 250.000 USD
ii) test de prime, 20% des premiers 6 millions de dollars(VAN) et 10% d'excédent
sur 6 millions VAN
iii) le test des réserves pour pertes (pas de réserves) de 10%

Note minimale de la solidité financière du réassureur (AM Best A- ou équivalent)

Approbation des écarts de plan d'affaires

Rapport réglementaire et respect du ratio de liquidité (actifs> = 75% des engagements)

Opinion triennale du Spécialiste de réserves pour pertes.
Naturellement, l’ARC IC doit toujours se conformer à la législation des Bermudes et aux
réglementations générales en vigueur pour les transactions d'activités d'assurance, et toutes les
activités de souscription et transfert/gestion de risques menées par l’ARC IC doivent se
conformer à toutes les lois en vigueur.
L’ARC IC a une stipulation spécifique supplémentaire dans ses Statuts selon laquelle elle doit
atteindre un ratio de capital renforcé (‘’ECR’’) de 150% sur la base d'un calcul mensuel de
solvabilité selon le modèle bermudien de capital de solvabilité requis ("BSCR").
Les réglementations pertinentes de la BMA applicables à l’ARC IC selon les exigences de la
BMA et les Statuts internes figurent à l'annexe 4A.
4.2
Développement et mise en œuvre d'une stratégie de souscription et de gestion
des risques
Ce chapitre décrit brièvement la stratégie financière globale relative à l’ARC IC en tant que
compagnie d'assurance mutuelle durable répondant aux besoins de et finalement propriété de
ses pays membres africains, soutenant les objectifs généraux de développement de l'Institution
de la Mutuelle panafricaine de gestion des risques ("Institution de l’ARC") de l’Union africaine et
appuyée par les marchés privés mondiaux de transfert de risque le cas échéant. Il définit les
grandes orientations des deux chapitres suivants de la présente politique, la prise de risque par
l’ARC IC et la gestion de ce risque.
La section suivante décrit brièvement les éléments fondamentaux indispensables de
l'assurance en cas de catastrophe qui dictent les composantes clés de la stratégie de
financement de l'ARC IC.
L'assurance en général est le partage formel de risques entre un certain nombre de participants
afin que les conséquences financières d'un événement imprévu puissent être étalées dans le
temps de manière à permettre au(x) particulier(s) touché(s) de supporter la charge financière
plus facilement. Si l'événement imprévu se produit au hasard parmi les membres du pool (c'està-dire leur risque est en faible corrélation), ce qui en général est plus probable pour le plus
11
v1.2, 1 mai 2014
grand nombre des participants au pool, le mécanisme d'assurance devient plus efficace du
point de vue financier.
Prenez, par exemple, un pool de 10 risques, dont chacun a subi une perte de 10 $ une fois tous
les 10 ans. La perte moyenne annuelle ("AAL", la perte globale totale divisée par le nombre
d'années pendant lesquelles les pertes se sont produites) de chaque membre du pool est de 1
$ et l’AAL totale du pool est de 10 $. Le coefficient de variabilité ("CdV", écart
type de perte annuelle divisée par AAL) pour chaque risque individuel dans le pool est de 3,16.
A mesure que les risques sont moins corrélés, la tendance du CdV est à et peut éventuellement
atteindre 0 (si un risque différent subit une perte de 10 $ pour chacune des 10 années); cet
abaissement du CdV entre le particulier et le pool est révélateur de la valeur du mécanisme
d'assurance.
Bien que de nombreux secteurs d'activité de l'assurance fonctionnent sur la base du principe
décrit ci-dessus, un secteur, en particulier l'assurance en cas de catastrophe, ne le peut pas,
parce qu'il assure contre les risques qui peuvent toucher de nombreux particuliers
simultanément (connu sous le nom risque covariant). Les catastrophes naturelles sont la
principale source de risque de catastrophe, le manque de précipitations conduisant à la
sécheresse peut affecter de nombreux villages, de nombreuses régions et même de nombreux
pays simultanément. Une compagnie d'assurance ayant assuré de nombreux pays dans une
région particulièrement touchée peut soudainement être confrontée à des pertes de la plupart
ou de tous ses clients. Pour revenir à l'exemple ci-dessus, si chaque risque dans le pool est
entièrement corrélé avec chacun des autres risques, le CdV du pool est le même que pour
chaque risque individuel, à savoir 3.16. Ainsi, le pool n'est pas plus efficace que chaque
particulier dans le pool.
Cela conduit à un élément essentiel du financement des risques d'assurance en cas de
catastrophe: alors que la perte annuelle moyenne d'un portefeuille de risque est la somme de
l'AAL des éléments individuels de ce portefeuille, l'écart-type, ou la volatilité, des pertes va
diminuer à mesure que la diversification du portefeuille augmente.
Dans la tarification de l'assurance (et en plus de la récupération des coûts d'exploitation),
l’assureur a besoin de récupérer l'AAL (prime pure) et de facturer un coût d’affectation de
capital pour couvrir une perte plus grande que prévue dans une année donnée. Ce coût peut
être affecté en fonction du CdV du portefeuille (ou une autre métrique liée au CdV, comme la
perte de portefeuille à une période de retour donnée), et un portefeuille bien diversifié avec un
faible CdV apporte une efficacité optimale vu que la prime totale perçue chaque année (si
facturée au taux de prime pure) est égale ou à peu près égale à la perte totale versée même au
cours de la pire année.
Pour le risque en cas de catastrophe, donc, l’assureur doit chercher soit à diversifier
géographiquement (afin que tous ses assurés ne soient pas touchés par la même catastrophe
naturelle), détenir de grandes réserves de liquidités (qui ne peuvent donc pas être utilisées pour
générer un retour substantiel sur investissement à long terme) soit recourir à une réassurance
(l'assurance des assureurs) qui permettra de renforcer la capacité de règlement des sinistres en
cas de besoin. (Le modèle d'activités de réassurance est mondial; les réassureurs diversifient
les risques géographiquement à travers le monde pour permettre la réduction de la corrélation
globale du portefeuille).
12
v1.2, 1 mai 2014
Le risque de sécheresse en Afrique subsaharienne est ‘‘catastrophique’’ du point de vue de
l'assurance, et c'est pourquoi les principes brièvement soulignés ci-dessus sont la clé de
l'élaboration d'un concept global de la stratégie de financement de l'ARC IC. Deux facteurs sont
cependant quelque peu inhabituels dans le cas de l'ARC IC, et les deux sont importants lors de
l’examen de la stratégie de financement:



L’ARC IC elle-même, étant une entité hautement spécialisée offrant une assurance
paramétrique souveraine contre la sécheresse, ne peut pas se diversifier
géographiquement ou selon les dangers (malgré l'expansion potentielle future à, disons, la
couverture des inondations), et doit donc gérer son exposition grâce à l'utilisation de ses
propres actifs et de la réassurance.
ARC IC étant une mutuelle d'assurance, les pratiques de souscription et la tarification
seront donc orientées vers l’offre du meilleur rapport qualité prix à ses membres - ce qui
signifie concrètement offrir le plus bas prix de prime possible pour la couverture la plus
large.
En tant que mutuelle, l’ARC IC n'a pas besoin de faire de profit ou de verser des
dividendes, mais une croissance du capital et, surtout, la préservation du capital est
essentielle à la viabilité à long terme et à la capacité de s'acquitter de ses obligations
envers les membres de Classe C au bout de 20 ans.
Ces principes de base et les caractéristiques particulières de l'ARC IC sont développés
davantage dans les chapitres suivants avec respectivement en détail, les procédures de
souscription et de gestion des risques que suivra l’ARC IC.
4.3
Souscription d'assurance, Polices de sécheresse
Ce chapitre décrit la méthodologie générale relative à la souscription de l'assurance interne
paramétrique contre la sécheresse. Des chapitres supplémentaires relatifs à la souscription
seront élaborés pour d'autres risques qui peuvent être souscrits à l'avenir par ARC IC.
En tant que société d'assurance mutuelle au service des membres de gouvernements
souverains, la souscription d'assurance est relativement simple et la plupart des procédures
peuvent être reflétées dans la présente politique de haut niveau. Cependant, certaines
décisions de souscription opérationnelles devront être prises par l'équipe de souscription de la
Société et approuvées comme indiqué ci-dessus par le CdD annuellement et avant l’émission
effective des politiques d'assurance.
En aucun cas, les paiements à titre gracieux ne doivent être faits en vertu de ou liés à tout
contrat d'assurance émis par l'ARC IC, et aucune clause dans toute formulation de la politique
d'assurance ne peut impliquer que des paiements à titre gracieux peuvent être faits.
4.3.1
Disponibilité de couverture
Les produits d'assurance ARC IC sont disponibles pour les États africains qui sont (ou
deviendront à la prise à effet de la police) membres de Classe A de l'ARC IC. Afin d’accéder à
la qualité de membre et de se faire délivrer une police, les pays auront besoin d'un Certificat de
conformité et de bonnes pratiques (CCBP) valide et en vigueur accordé par le Conseil
13
v1.2, 1 mai 2014
d’administration de l’Institution de l’ARC ("CA ARC") en vertu des pouvoirs conférés au Conseil
d’administration de l'ARC par la Conférence des Parties ("CdP ARC") des Etats membres de
l'Institution de l’ARC qui ont des plans d'urgence approuvés par le Conseil d’administration de
l’ARC et qui ont par ailleurs terminé les activités de planification et de renforcement des
capacités nécessaires ainsi que la personnalisation du logiciel Africa RiskView (‘‘ARV’’). L’ARC
IC exigera le premier feuillet (ou une copie électronique convenablement validée) d'un CCBP
valide au dossier avant la délivrance d'une police à un pays.
4.3.2
Type de couverture d'assurance
ARC IC offrira d'abord aux pays membres de l'ARC un produit d'assurance (indexé)
paramétrique contre la sécheresse basé sur le modèle ARV. A l'avenir, l'ARC IC peut proposer
d'autres produits d'assurance relatifs à la couverture contre les catastrophes naturelles telles
que les inondations ou les tempêtes conformément aux Statuts de l'ARC IC; ces risques
supplémentaires devront faire l’objet d'un commentaire distinct sur la souscription d'assurance.
Africa RiskView est l'outil de modélisation de base indispensable au produit souverain
paramétrique contre la sécheresse de l'ARC IC. L'annexe 4B fournit de plus amples
informations sur les ARV. Le cas échéant, l'ARC IC doit documenter sa détention d’un permis
d’ARV valide dans la présentation annuelle de souscription et de gestion de risques approuvée
par le CdD.
Pour la couverture contre la sécheresse, la durée du contrat d'assurance est d'abord limitée à
des périodes de risque commençant par une saison unique et pouvant être renouvelée chaque
année. La police prendra effet au 1er mai pour toutes les polices contre la sécheresse et la
police annuelle couvrira les saisons agricoles qui commencent au cours de l'année d'assurance.
En raison de la nature évolutive des saisons agricoles à travers l'Afrique, l'ARC IC sera en
mesure de mettre en vigueur une nouvelle police pour certains pays alors que la police
précédente est encore en cours de validité pour une saison agricole en cours à la date du 1er
mai. Par souci de clarté, le risque ne sera pas transféré à la nouvelle police mais restera sur
l'ancienne police jusqu'à la fin de la saison agricole et la réalisation des calculs appropriés. A ce
moment et une fois que tous les paiements éligibles auront été faits, les obligations de l'ARC
IC seront acquittées au titre de cette police (et, pour la date de fin de la saison agricole dans
chaque portefeuille annuel, pour l'ensemble du portefeuille d'obligations de la police.)
Chaque police émise par l'ARC IC couvrira une saison unique de cultures dans un seul pays.
Les pays ayant plusieurs saisons agricoles peuvent souscrire des polices pour chacune de
leurs saisons agricoles dans les cycles d'émission de polices annuelles, et la couverture de la
double saison (pour prévoir les sécheresses consécutives qui auraient un impact plus important
que la somme des deux sécheresses individuelles) peut également être envisagée pour la
souscription par ARC IC.
L’échantillon de police paramétrique souveraine contre la sécheresse figure à l'Annexe 4C de la
présente politique. L'annexe 4C doit être revue chaque année et les modifications apportées au
libellé présentées dans le cadre de la stratégie de souscription et de gestion des risques
approuvée par le CdD. Toutes les polices seront libellées en dollar américain (‘’USD’’) et toutes
les primes et les paiements ne seront négociés qu'en USD. Toute référence à des valeurs
financières dans cette politique est faite en USD, sauf si explicitement mentionné autrement.
14
v1.2, 1 mai 2014
Les termes en majuscules non définis dans la présente politique sont définis dans la police
d'assurance elle-même.
4.3.3
Paramètres de souscription spécifique à chaque pays
L'assurance paramétrique permet facilement la sélection des critères de couverture par
l'assuré. Cette section décrit la nature de ces choix et les limites de chaque choix qui doivent
être considérées par l'ARC IC comme prudentes du point de vue de la souscription. Toutes les
limites des choix de pays doivent être appliquées de manière égale à tous les pays participants
sauf dérogation accordée par les membres de l'ARC IC.
a)
Point d’attachement
Le point d’attachement peut être décrit comme la gravité minimale d'une perte liée à une
sécheresse et donnant lieu à un paiement et donc constituant la valeur de la perte à laquelle
une police est déclenchée. Il fonctionne donc comme une franchise dans une police
d'assurance standard, le pays assuré conservant le niveau de risque en-dessous du point
d’attachement pour tout événement. Les paiements ne sont effectués sur la police que si la
perte estimée (selon le modèle ARV) pour un épisode de sécheresse dans un pays couvert
dépasse le point d’attachement spécifié dans la police d'assurance.
ARC IC considère qu'un point de fixation minimum au niveau de perte de 1 à 5 années
(équivalent à la courbe de probabilité de dépassement de 20% pour n’importe quelle année, tel
que mesuré par rapport au coût d’intervention paramétrique historique défini et mesuré pour
une saison agricole unique couverte par la police d'assurance) OU un taux en ligne maximum
(‘’Rol’’ la prime divisée par la limite de couverture) de 20% est le plus approprié pour ce type de
couverture paramétrique souveraine contre la sécheresse.
Bien que les niveaux de point d’attachement ci-dessus soient un objectif fixé, le CdD peut
approuver les points d’attachement pour les pays / saisons agricoles pris individuellement en
dehors de cette orientation dans le cadre de son approbation de la stratégie annuelle de
souscription et de gestion des risques et une fois correctement justifiés et recommandés par
souscripteur.
Dans tous les cas, le niveau de point de fixation sera converti en un montant monétaire
équivalent en dollars que représente cette période de retour dans le profil de risque historique
de ce pays, et le point de fixation figure à l'annexe de la police d'assurance.
b)
Point de dépassement
Le point de dépassement est le niveau de perte en cas de sécheresse auquel est versé le
paiement maximum en vertu de la police. Toutes les pertes en cas de sécheresse plus graves
que la perte au point de dépassement auront pour effet un paiement de la limite globale de la
police.
Bien que l'ARC IC ne fournisse pas de limitations spécifiques relatives à la sélection du point de
dépassement, celui-ci ne doit pas être supérieur à la perte liée à la sécheresse possible en ARV
pour ce pays et cette saison agricole. En outre, la sélection du point de dépassement (en
15
v1.2, 1 mai 2014
collaboration, le cas échéant, avec la sélection du point d’attachement) ne peut pas être telle
que le pourcentage de cession (voir ci-dessous) est supérieur à 100%.
Dans tous les cas, le niveau de point de dépassement sera converti en un montant monétaire
équivalent en dollar qui représente cette période de retour dans le profil de risque historique du
pays. Le point de dépassement figure à l'Annexe de la police d'assurance.
c)
Limite globale
La limite globale est le montant maximum qui peut être versé au titre du contrat d'assurance au
cours d'une période de police donnée. La limite globale s'applique à toute la durée du contrat; le
montant total versé en vertu du contrat pendant la période d'un an ne peut en aucun cas
dépasser la limite globale. Étant donné que les polices de l’ARC IC contre la sécheresse ne
couvrent qu'une saison agricole unique, la limite globale est aussi la limite de l'événement.
Au départ, l'ARC IC plafonnera la limite globale de chaque police à 30 millions USD. Un certain
nombre de facteurs ont été pris en compte dans ce plafonnement, dont notamment le manque
de capacité financière de ARC IC pour souscrire des limites non plafonnées pour chaque police
au départ ainsi que la capacité des pays assurés à déployer avec succès d'importantes
sommes dans la limite des plans d’urgence et finaux de mise en œuvre approuvé. La somme
de 30 millions de dollars est le plafond des déboursements du Fonds central d'intervention
d’urgence des Nations Unies en faveur des agences de l'ONU pour un pays / sinistre individuel,
ce qu’on peut considérer comme un point de repère approprié pour l’ARC IC.
La limite globale figure à l'annexe de la police d'assurance.
Toute augmentation de la limite globale par police fournie aux pays participants doit être
approuvée à l'unanimité par le Comité de direction de l'ARC IC.
d)
Pourcentage de cession
Le pourcentage de cession correspond à la part des pertes entre le point d’attachement et le
point de dépassement qui est cédée à l’ARC IC, le reste étant conservé par le pays assuré. Le
pourcentage de cession est calculé comme étant [Limite globale / (Point de dépassement
- Point d’attachement)] et ne peut être supérieur à 100%.
Le pourcentage de cession figure à l’Annexe de la police d'assurance.
4.3.4
Primes
L’ARC IC devra recueillir suffisamment de primes chaque année pour couvrir :

La Perte (AAL ou EL) moyenne annuelle (ou attendue) qui est la perte moyenne attendue
dans une seule année des polices dans le portefeuille de risques souscrits. En termes
relatifs, il s’agit de la composante la plus importante de la tarification de l'assurance.

Les coûts associés au maintien de la capacité suffisante de règlement des sinistres pour
payer de grosses pertes à plusieurs clients dans une année. Ces coûts concernent
principalement le coût de la réassurance et le coût de constitution et de détention de
16
v1.2, 1 mai 2014
réserves de capital. Cet élément de la prime peut être qualifié de catastrophe ou charge de
capital.

Les coûts sont liés à l'exploitation, à la recherche et au développement et à tous les
autres coûts liés aux transactions commerciales.
Les pays assurés doivent payer la prime d'assurance annuelle en avance en un seul versement
ou avant la date d'émission de la police (ou à une date déterminée avant la prise d'effet si
spécifié par ARC IC). Si la prise d'effet est autorisée avant le paiement intégral de la prime, la
police d'assurance doit indiquer la période après la prise d'effet de la police pendant laquelle
l'ARCIC doit recevoir la prime d'assurance; si la prime n'est pas payée dans ce délai, le contrat
d'assurance sera réputé nul dès le départ et l’ARC IC n'aura aucune obligation de quelque
nature que ce soit envers le pays en cause dans le cadre du contrat d'assurance.
a)
Considérations générales relatives à la tarification
Les primes seront fixées annuellement et la fixation des prix sera basée sur le risque, ce qui
signifie que le coût de la prime sera fonction de la perte attendue (EL) au titre du contrat et
éventuellement (mais pas nécessairement) de l'écart type de l'EL (ou une autre mesure de la
volatilité de la perte sur le contrat). L’ARC IC doit utiliser la même mesure de tarification pour
chaque pays souscrivant une police d'assurance pour le même risque au cours de cette année
d'assurance, et cette mesure de tarification doit faire partie de la documentation de la stratégie
annuelle de souscription et de gestion des risques approuvée par le CdD et fournie à tous les
membres.
L’ARC IC est une société d'assurance mutuelle et initialement aucune rémunération du capital
ne doit être réalisée, et donc le prix d’aucune marge bénéficiaire ne doit être fixé pour assurer
une couverture d'assurance. Du point de vue de l'assuré, l'objectif de l'ARC IC est de fournir le
coût d'assurance le plus bas possible tout en ayant simultanément la possibilité de choisir la
couverture qu'il veut à partir d'un large éventail d'options.
D'un autre côté, l'objectif de fournir le coût d'assurance le plus bas possible doit être
soigneusement équilibré avec la nécessité de protéger le rendement des capitaux de Classe C
et de renforcer les réserves de l'ARC IC sur la période d'engagement de 20 ans des Membres
de Classe C. Le capital de l'ARC IC fourni par des bailleurs de fonds ne pouvant être facilement
reconstitué après une grande perte, l’ARC IC ne doit donc pas exposer l'ensemble de ses actifs
à un moment donné. Être en mesure de déployer son propre capital parallèlement à la
réassurance est essentiel dans l'accès au marché mondial de la réassurance d'une manière
rentable. Par ailleurs, retenir le capital pour le déployer dans l'année qui suit les grandes pertes
est avantageux pour la pérennité à long terme. Ainsi la constitution et la détention de réserves
offrent de nombreux avantages, notamment une plus faible probabilité de la nécessité
d'augmenter les primes après une année de fortes réclamations et une plus grande souplesse
dans l’achat de capacité de réassurance.
Répondre à l'exigence du Ratio de l'amélioration du capital dans les Statuts de la Société est
une exigence essentielle finale de tarification des primes de l'ARC IC. Comme il s'agit d'une
exigence absolue, la tarification annuelle des primes doit tenir compte de cette exigence de
réserve de capital (avec la stratégie de gestion des risques.)
17
v1.2, 1 mai 2014
D'autres détails de la modélisation de l'analyse financière dynamique ("DFA") nécessaires à la
gestion efficace des risques sont fournis dans le chapitre suivant; la plate-forme DFA est
utilisée, entres autres, pour identifier la tarification des primes optimales chaque année.
4.3.5
Utilisation de l’ARV dans la souscription
La perte annuelle moyenne ou prévue au niveau du pays est estimée dans les limites et définie
par les résultats d’Africa Risk View. Une souscription (y compris la fixation des conditions
d'assurance et la tarification des contrats) doit être effectuée à l’aide exactement de la même
version d’ARV qui sert à calculer les pertes paramétriques et le règlement des contrats.
Avant le verrouillage d'une version d’ARV en vue de son utilisation dans une prochaine année
d'assurance, tous les pays qui souhaitent souscrire des polices au cours de cette prochaine
année d'assurance doivent avoir rempli et signé toutes les personnalisations spécifiques au
pays requis par l’ARV de manière à ce qu'une opinion acceptable des risques de sécheresse
dans ce pays soit disponible. De détails plus amples information sur la personnalisation des
ARV sont figurent à l'Annexe 4B.
Pour la version 'verrouillée’ d’ARV dans une année donnée de la police (c’est-à-dire, la version
exacte du logiciel qui sera utilisée pour le règlement des polices dans cette année d'assurance),
l'ensemble des événements historiques à coût d’intervention doit être produit à l'avance et faire
partie de la présentation annuelle de la stratégie de souscription et de gestion des risques à
l'approbation du CdD.
La sélection des options de couverture de chaque pays qui souhaite souscrire une police
devrait se faire sur la base d'événement historique à coût d’intervention à partir de la version
verrouillée d’ARV, et la tarification des polices d’ARC IC doit être basée sur le même ensemble
de données. Toute simulation de pertes dans la planification de la stratégie de gestion des
risques pour la prochaine année d'assurance doit également être soutenue par le même
ensemble de données historiques des pertes.
Certaines parties des calculs de l’ARV dans certaines circonstances exigent des données
historiques sur la pluviosité jusqu'à 30 ans en arrière pour établir des repères internes et pour
compenser le manque de données. L'ensemble de données historiques sur la pluviosité
nécessaire doit être utilisé dans la version appropriée "verrouillée" de l’ARV et cet ensemble de
données historiques de pluviosité doit faire partie de la documentation de la police d'assurance.
Des ensembles de données historiques sont mis à jour après la fin de chaque année civile (une
fois que les données sur la pluviosité annuelle sont disponibles) et, étant donné que l'année
d'assurance couvre des parties de deux années civiles, l'ensemble des données historiques sur
la pluviosité nécessaires pour calculer et fixer certaines variables dans la version verrouillée
ARV utilisée pour calculer les pertes paramétriques dans l'année d'assurance doit être mis à
jour pendant que la couverture est en vigueur. Cette mise à jour doit être effectuée dès que
possible après la fin de l'année civile, et le nouvel ensemble de données historique sur la
pluviosité doit être annexé à chaque police d'assurance en vigueur et être également mis à la
disposition du CdD et des membres en tant qu'addendum à cette stratégie annuelle de
souscription de police.et de gestion des risques Il est à noter que cette mise à jour peut altérer
la série des coûts historiques d’intervention, qui à son tour constitue la base de la tarification de
la couverture; il existe donc une incertitude particulière quant à la tarification relative aux
18
v1.2, 1 mai 2014
contrats dont la saison agricole couverte commence au cours d’une année civile postérieure à
la prise d’effet de la police.
4.3.6
Libellé de la Police
Le libellé de la police d'assurance, y compris toutes les annexes techniques, doit être examiné
dans le cadre du processus de souscription, ainsi que toutes les modifications présentées au
CdD pour approbation dans le cadre de la présentation d'une stratégie annuelle de souscription
et de gestion des risques. Il n'est pas prévu que des changements importants au libellé de la
police soient nécessaires d'année en année; cependant, les modifications apportées au logiciel
ARV devant être utilisé pour calculer les pertes doivent être pleinement prises en compte dans
le libellé de la police, et les bases de données des coûts d'intervention historiques et des
pluviosités historiques mises à jour doivent en faire partie.
4.4
Préservation du capital, rétention des risques et transfert des risques
4.4.1
Introduction
Même si ARCIC peut, dans une certaine mesure, réduire le risque de souscription par la
diversification en Afrique, un risque résiduel très important demeure dans la corrélation de
graves sécheresses entre plusieurs pays. Le déficit de précipitations conduisant à la
sécheresse peut toucher de nombreux villages, de nombreuses régions et même plusieurs de
pays simultanément. L’ARCIC en tant que Société d'assurance avec de nombreux futurs pays
assurés dans une région touchée peut soudainement être confrontée à des pertes subies par
un grand nombre de ses clients au moment (appelé risque covariant). Au départ, l'ARCIC ellemême ne pouvant se diversifier suffisamment au plan géographique ou selon les risques, doit
donc gérer son exposition à la faible probabilité des événements entraînant des pertes élevées
grâce à l'utilisation de son propre capital plus la réassurance.
4.4.2
Préservation de capital
Dans le cadre du processus de développement de stratégie annuelle de souscription et de
gestion de risques, le Souscripteur ainsi que le personnel technique ou les consultants
appropriés de la Société, développeront une stratégie de gestion de risques qui doit être fondée
sur des techniques de modélisation financière généralement intégrées dans un modèle
dynamique d'analyse financière. Ces techniques doivent inclure des approches aussi bien
probabilistes qu’en termes de scénarios de l'évaluation des risques.
ARC IC a développé un modèle de DFA qui a été examiné de façon indépendante par deux
spécialistes en actuariat distincts et jugé apte à l'usage. Une version opérationnelle de ce DFA
sera utilisée par le souscripteur pour établir le niveau de risque du portefeuille pris par l’ARC IC
étant donné les paramètres de couverture individuelle de contrat d'assurance, et pour trouver
l'équilibre optimal entre la rétention des risques et le transfert des risques dans le cadre de la
réalisation de l’adéquation du capital nécessaire tout en minimisant les coûts des primes des
pays assurés. En plus de la souscription du portefeuille d'assurance, le capital de risque
disponible et le prix de la réassurance sont les deux principales variables d'entrée. D'autres
19
v1.2, 1 mai 2014
apports tels que le rendement des placements et les coûts d’exploitation sont également inclus
dans l'analyse.
Comme indiqué précédemment, dans les Statuts de l'ARC IC, il existe l’obligation de demeurer
financièrement viable, avec cette viabilité définie comme la réalisation de 150% du ratio du
capital amélioré (ECR) basée sur un calcul mensuel de solvabilité selon le modèle de capital de
solvabilité requis aux Bermudes. Le Gestionnaire de l’assurance a la responsabilité d’exécuter
et de faire rapport sur l’ECR chaque mois, et doit apporter sa contribution au processus de
développement de la stratégie de gestion des risques afin de faire en sorte que la stratégie
recommandée permette à l’ARC IC de répondre à ses besoins en matière d’ECR tout au long
de l'année en question.
Cela dit, l’ARC IC est une société d'assurance mutuelle engagée à veiller à la durabilité à long
terme pour ses membres africains et engagée également à rembourser des investissements en
capital de Classe C avant ou à la fin de la période d'engagement. À cet égard, la stratégie de
gestion des risques doiit regarder bien au-delà de la référence minimale de satisfaction de
l'exigence du ECR sur une base mensuelle (et donc d'année en année). Bien que n'étant pas
établie comme une exigence absolue, l’ARC IC doit chercher à atteindre une capacité de
règlement des sinistres équivalent à une perte de portefeuille de 1 à 250 années à travers un
créneau prospectif de cinq ans.
Étant donné le statut particulier de l'ARC IC dans le lien public-privé, la levée de capitaux pour
accroître les réserves est susceptible d'être une tâche difficile et de longue haleine, si cela
devenait nécessaire après une série d'événements de grande perte. Pour avoir le temps de
lever des capitaux, l’ARC IC devrait limiter sa rétention (de risque jusqu’à la perte du portefeuille
de référence de 250 ans) à 35% de son actif total (afin de pouvoir financer au moins une année
complète de la même rétention et encore permettre l'expansion du portefeuille) et ne doit pas
dépasser une rétention des risques de 50% de l'actif sans autorisation spécifique des membres
de la Société.
4.4.3
Transfert des risques
Compte tenu des contraintes décrites ci-dessus, le Souscripteur, en collaboration avec le
courtier de réassurance et d'autres spécialistes techniques au sein de ou consultants pour la la
Société testera les différentes stratégies de transfert des risques pour identifier les plus
rentables aussi bien à court terme qu'à moyen terme. Bien que le coût annuel ajusté en fonction
du risque de réassurance soit le principal moteur de calcul de la rentabilité, les considérations à
moyen terme tenant compte des cycles de prix de la réassurance, des relations d'affaires et des
contributions secondaires des partenaires de transfert des risques par rapport aux objectifs
globaux de développement de l'ARC peuvent également être prises en compte de manière
appropriée.
Le caractère paramétrique de la politique de lutte contre la sécheresse de l'ARC IC permet un
accès relativement facile à la réassurance traditionnelle et aux marchés de capitaux, et le
souscripteur et le courtier doivent explorer, dans les limites du raisonnable, la gamme complète
des options de transfert des risques disponibles, tout en développant la stratégie annuelle de
transfert des risques. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, le transfert des risques de
l'ARC IC aux marchés de la réassurance devrait se faire sur la base du portefeuille afin que
l'ARC IC puisse saisir les avantages de la diversification.
20
v1.2, 1 mai 2014
Dans le cadre de la stratégie annuelle de souscription et de gestion des risques, une structure
de transfert des risques devrait être présentée au CdD pour approbation, et ladite approbation
devrait permettre une certaine flexibilité au Comité de souscription (ou toute autre personne
autorisée) dans la fixation des conditions de réassurance finales.
a)
Contrats de réassurance
La couverture de réassurance (qui comprend ici des formes dérivées et autres formes de
transfert alternatif des risques) devrait toujours être contractée comme s'il n'y avait pas de
risque de base sur l’ARC IC entre sa politique intérieure d'assurance (et les pertes potentielles)
et les montants recouvrables de réassurance (assujettis aux retenues déclarées et aux
superpositions et limites supérieures du programme de réassurance). Elle doit inclure le risque
de change, qui est géré au mieux au moyen de contrats de réassurance en USD uniquement.
La durée de la couverture de réassurance doit tenir compte de toute la durée des polices sousjacentes, y compris celles qui ont une saison agricole s'étendant au- delà de la fin de l'année
d'assurance.
Des clauses spéciales appropriées de résiliation devraient être incluses dans les contrats de
réassurance, et aucune exclusion ne doit être autorisée dans les contrats de réassurance, sauf
si elles sont également en place dans la police sous-jacente. Les clauses de résiliation
spéciales fournissent à l'assuré le droit de résilier le contrat de réassurance à tout moment
pendant la durée du contrat de réassurance en cas de mesures de réglementation contre le
réassureur, d'insolvabilité, de réduction significative de l'excédent du titulaire de police, de
fusions et d’acquisitions et de détériorations de notation, par exemple. Toutes les clauses
spéciales mutuelles de résiliation imposées par les réassureurs doivent être soumises à la
Société ayant une protection complète pour tous les contrats en vigueur.
Les contrats de réassurance seront transmis par le courtier de réassurance au gestionnaire
d'assurances une fois dûment remplis et signés, ainsi que tous les avenants, les notes de
couverture, etc. Il est de la responsabilité du gestionnaire de l’assurance de gérer les ententes
de transfert des risques afin qu'elles soient ‘’juridiquement certaines du contrat’’. La sécurité
juridique du contrat peut être définie comme la réalisation de l'accord complet et définitif de tous
les termes dont notamment les participations finales de pourcentage de réassureur entre l'entité
réassurée et les réassureurs avant la prise d'effet, avec la preuve appropriée de couverture à
émettre dans les trente jours de la prise d'effet. Le courtier de réassurance est principalement
chargé de la réalisation de la sécurité juridique du contrat pour les transactions dont il est
l'intermédiaire reconnu. Le souscripteur de l’ARC IC a la responsabilité de tout transfert de
risques directement ordonné.
Tous les accords de réassurance doivent également satisfaire aux exigences de l'Autorité de
régulation des Bermudes, et le gestionnaire de l’assurance est chargé de veiller au respect
desdites exigences.
b)
Note minimale de la solidité financière du réassureur
Tous les réassureurs auxquels a recours l’ARC IC doivent avoir au moins une des notes
minimales suivantes :
Standard & Poor’s:
A-
21
AM Best:
Moody’s:
v1.2, 1 mai 2014
AA
Les notations doivent être fondées sur des informations complètes (c'est-à-dire que des
notations fondées sur des informations publiquement disponibles ne seront pas acceptées).
Des clauses de résiliation spéciales doivent couvrir l'éventualité de la rétrogradation du
réassureur, en particulier si une rétrogradation signifie que la note du réassureur est inférieure à
la note minimale de référence.
A la suite de l'évaluation individuelle de la solidité financière minimale du réassureur, l’ARC IC
doit également s'efforcer d'atteindre une cote moyenne A+ pondérée de la solidité financière de
Standard & Poor's, sur la base de l'équivalence et du schéma de pondération présentés à
Annexe 4D. Aux fins de notation globale du programme de solidité financière, la réassurance
garantie et d'autres instruments du marché des capitaux garantis sont notés AAA.
Afin de réduire l'exposition de l'ARC IC à n’importe quel réassureur, la capacité totale cumulée
d'un seul réassureur (quelle qu’en soit la structure) devrait généralement se limiter à 50% et ne
doit pas en aucun cas atteindre 100% sans l'autorisation expresse du Comité de direction..
Un résumé de la capacité de réassurance, y compris les notations de réassureurs pris
individuellement et la note globale du programme, doit être présenté au CdD lors de la
prochaine réunion du Comité après la réalisation du placement, et doit faire partie de la
déclaration de la stratégie annuelle de souscription et de gestion des risques aux membres.
4.5
Identification & règlement des sinistres et réserves pour pertes
Ce chapitre résume les procédures d'identification des pertes et de règlement des sinistres
(toutes les deux étant soumises à des protocoles opérationnels détaillés inclus en Annexe 4E),
incluant les volets de réassurance, et décrivant la politique interne de réserve pour sinistres de
l'ARC IC.
4.5.1
Identification des sinistres / pertes
Comme décrit ci-dessus, le type initial de police de l'ARC IC est une couverture paramétrique
contre la sécheresse, les ARV étant le modèle utilisé pour calculer les pertes (coût
d’intervention en cas de sécheresse) et les paiements. Chaque politique du portefeuille de
l'ARC IC est destinée à une seule saison agricole, et ne peut donc couvrir qu'une seule fois, à la
fin de la période agricole. Selon les conditions de la politique, toutes les données sur la
pluviosité pour la saison sont obtenues à partir de la source primaire à une date fixée après la
fin de la saison agricole couverte; les calculs sont effectués en ARV à l’aide de ces données (et
toutes les données historiques pertinentes utilisées pour déterminer le niveau de
déclenchement dans certains cas) et les pertes finales dues à la sécheresse sont calculées. Par
la suite, les conditions de la police sont appliquées et un paiement est calculé.
a)
Communication des sinistres / pertes aux clients
Les clients seront informés par l’ARC IC du contenu du rapport final sur les calculs dès que
possible après publication du rapport par l'Agent de Calcul et toujours à ou avant toute date
22
v1.2, 1 mai 2014
indiquée dans la police d'assurance. Ces rapports seront produits qu'il existe ou non des pertes
liées à la sécheresse pour la saison agricole concernée. Si un paiement est dû, le client doit
alors produire un certificat de son Plan final de mise en œuvre délivré par le Conseil
d'administration de l'Institution de l’ARC et la certification selon lequel il a subi une perte avant
que tout paiement ne puisse être effectué par l'ARC IC (selon les conditions de la police
d'assurance.)
b)
Identification des sinistres assujettis aux recouvrements de réassurance
Dès qu'un rapport de calcul final est émis à un client, le gestionnaire de l'assurance fournira le
même rapport au courtier de réassurance et aux autres parties envers lesquelles l’ARC IC a
des engagements.
Lorsque le total des demandes globales (ou la réclamation au titre d’une seule saison agricole
si la couverture de réassurance par événement est en place) dépasse la rétention de l'ARC IC,
le courtier de réassurance engage le processus de recouvrement de réassurance
conformément aux conditions du contrat de réassurance en vigueur. Pour la réassurance
directement souscrite ou d'autres types d'ART, le gestionnaire de l’assurance sera chargé de
lancer le processus de recouvrement de réassurance.
4.5.2
Gestion des paiements et sommes à recouvrer auprès des réassurances
a)
Paiements des sinistres en faveur des clients
Les paiements des sinistres sont effectués en faveur des clients selon les délais prévus dans la
police d'assurance. Avant le transfert des fonds par l’ARC IC, le gestionnaire des assurances
doit veiller à ce que le (les) compte(s) bancaire(s) désigné(s) fassent l’objet de diligences
raisonnables afin d'assurer la conformité avec toutes les lois et règlementations et avec les
conditions de la police d'assurance.
b)
Gestion de paiements et recouvrement d’obligations de réassurance
Le gestionnaire d’assurances de l'ARC IC est chargé du paiement et du recouvrement
d’obligations de réassurance. Les obligations de primes sont spécifiées dans les contrats
individuels de réassurance et un calendrier de paiement est établi à l'achèvement du placement
du programme, et transmis au gestionnaire de l'assurance par le courtier de réassurance.
Les sommes relatives aux contrats de primes de réassurance sont réglées sur la base d’une
note de débit ou de crédit individuelle avec le courtier de réassurance, qui est en charge du
paiement en faveur des réassureurs individuels.
Le gestionnaire de l'assurance doit veiller à ce que les délais de paiement des sinistres par la
réassurance correspondent exactement à ceux de la police d'assurance, afin d'assurer le
transfert rapide des fonds après une prestation de paiement.
4.5.3
Réserves pour pertes
[A compléter après discussions entre le Gestionnaire d’assurances et l'équipe ARC]
23
v1.2, 1 mai 2014
5
TRANSPARENCE, DIVULGATION ET PROTECTION DES DONNEES
5.1
(a)
La Société affirme que la transparence et la responsabilité sont essentielles à
l'accomplissement de son objet, puisqu’elles maintiennent la confiance du public,
améliorent l'efficacité et encouragent la bonne gouvernance.
(b)
La Société rendra disponibles les informations concernant ses activités qui permettent à
ses membres et aux autres parties intéressées de mieux comprendre l'impact sur le
développement de la Société.
(c)
La Société favorise la divulgation de renseignements sous son contrôle, sauf s'il existe
une raison légale dans la législation des Bermudes ou le droit international, ou une
raison commerciale convaincante de ne pas divulguer ces informations.
5.2
Information Company will Routinely Make Publicly Available
La Société divulguera publiquement les informations concernant sa gouvernance et ses
activités, y compris :
(a)
les documents constitutionnels, notamment les Statuts de la Société ainsi que le présent
Manuel des politiques.
(b)
les rapports annuels.
(c)
les Etats financiers vérifiés.
(d)
les frais d'exploitation de la Société.
(e)
les informations concernant les plaintes légitimes et la résolution de ces plaintes en
vertu de la Politique des plaintes de la Société (section 5.6).
(f)
le formulaire de politique d'assurance de la Société.
(g)
les informations annuelles résumant les contrats de la Société avec les prestataires de
services.
(h)
les indemnités, salaires et dépenses remboursées des directeurs et des cadres exécutifs
de la Société de plus de 300 USD.
(i)
tous les rapports émis par la Société au profit du bien public.
(j)
les résultats des enquêtes sur toutes les plaintes et les mesures correctives prises.
24
5.3
v1.2, 1 mai 2014
Exceptions à la divulgation d'informations
Conformément aux pratiques des banques commerciales et à la plupart des institutions
financières du secteur public, la Société ne divulguera pas d'informations financières,
commerciales, de propriété ou autres informations non publiques concernant ses membres ou
des tiers sans le consentement de la personne ou de la partie concernée, y compris :
(a)
La documentation ou les correspondances juridiques liées à des polices d'assurances, y
compris des documents ou des informations relatifs à des négociations entre la Société
et ses membres concernant ces polices d'assurances.
(b)
Des renseignements personnels qui violeraient la vie privée, y compris les dossiers
personnels, les informations sur les actifs, les informations médicales et les
communications personnelles des directeurs de la Société, des cadres exécutifs, des
représentants des membres ou d'autres personnes qui ont une relation avec la Société.
(c)
Les informations relatives aux enquêtes sur des allégations de mauvaise conduite et
conflits d'intérêts personnels par un directeur de la Société, des représentants des
membres ou d'autres personnes ayant des relations avec la Société.
(d)
Les informations relevant du secret professionnel ou dont la divulgation pourrait
enfreindre la loi.
(e)
Des informations dont la divulgation porterait atteinte à la sécurité ou à la sûreté des
directeurs, des cadres exécutifs ou des membres de la Société et de leurs familles, ou
d'autres personnes, ou du directeur de la Société ou des représentants des membres.
(f)
Des Informations sur les arrangements logistiques et de transport liées aux
représentants des membres ou aux directeurs de la Société.
(g)
Des informations (y compris les courriels, notes, lettres, notes de service, rapports ou
autres documents) préparés pour, ou échangés au cours des activités ou délibérations
internes.
(h)
Des informations qui peuvent porter atteinte à une enquête ou à des poursuites
judiciaires ou réglementaires.
5.4
Accès à l’information
Les renseignements divulgués en vertu de cette politique de transparence et de divulgation
peuvent être mis à la disposition du public selon la manière et la forme jugées appropriées par
le Comité de direction de la Société en tenant compte du coût et de l'efficacité de la divulgation
appropriée. La Société s'efforcera de rendre les informations disponibles sous forme
électronique, y compris sur le site Internet de la Société. Les informations qui ne sont pas
facilement disponibles à partir d’un site Internet de publication de la Société peuvent également
être réclamées par écrit auprès de la Société. Les demandes de renseignements doivent porter
sur des informations spécifiques; les demandes générales ou futiles ne seront pas traitées.
L'anglais est la langue de travail de la Société qui ne répondra qu'aux demandes de
renseignements faites en anglais.
25
5.5
v1.2, 1 mai 2014
Protection des données
La politique de protection des données de la Société vise à préserver la confidentialité,
l'intégrité et la disponibilité des informations de la Société, ainsi qu'à empêcher toute utilisation
abusive ou fuite d'informations concernant la Société / les clients de la part du personnel ou des
prestataires de services de la Société.
(a)
La Société, son personnel et ses prestataires de services doivent se conformer aux lois
en matière de protection des données.
(b)
La Société élaborera, dans les 6 mois après l’adhésion du premier membre à la Société,
et par la suite mettra en œuvre des règles et des procédures relatives au traitement, à la
gestion et au stockage des informations appartenant à la Société sur la base de la
politique de sécurité du DFID pour les entrepreneurs.
(c)
Dans sa fonction de vérification interne, la Société veillera à la conformité de son
personnel et des prestataires de services, par exemple par le contrôle préalable de la
gestion des systèmes et des procédures des données du prestataire de services, et de
la formation des personnels et des prestataires de services.
26
v1.2, 1 mai 2014
6
PASSATION DES MARCHES
6.1
a)
La Société s’efforcera de faire en sorte que ses fournitures et services soient obtenus de
manière transparente et équitable, et ce dans le but d'obtenir le meilleur rapport qualitéprix.
b)
La Société utilisera les procédures qui sont généralement reconnues et acceptées aux
fins de la réglementation des activités de passation des marchés publics.
c)
La Société sollicitera les offres des fournisseurs et prestataires de services provenant
d'états africains, en particulier de ceux qui sont membres de l'Institution ded l’ARC, et
cherchera à travailler avec ces fournisseurs et prestataires de services si possible.
6.2
Procédures
a)
La passation de marchés est une procédure structurée visant à consulter le marché pour
l'achat de biens et de services. Une procédure de passation de marché mène à la
conclusion d'un contrat.
b)
La Société s'efforcera d'utiliser un processus concurrentiel afin d'obtenir le meilleur
rapport qualité-prix. Un processus sera réputé concurrentiel si au moins trois
fournisseurs sont invités à présenter des offres / soumissions / propositions,
indépendamment du nombre d'offres reçues. Il est souhaitable d'inviter le plus grand
nombre de fournisseurs qualifiés que possible.
c)
Les marchés publics de haute valeur : les marchés publics portant sur des biens ou
services et ayant une valeur unique ou globale dépassant 75.000 $ sur une année. Les
marchés publics de haute valeur :
d)
i)
seront menés selon les principes de concurrence énoncés dans la présente
politique ;
ii)
seront annoncés sur le site Internet de la Société, dans les journaux appropriés à
grand tirage ou dans des revues spécialisées généralement reconnues comme
appropriées pour les marchés publics, et susceptibles d'atteindre les fournisseurs
potentiels des pays africains ;
iii)
un exercice concurrentiel doit être effectué, sauf dérogation accordée en vertu de
l'article 6.3 ci-dessous.
Les marchés de faible valeur : les marchés portant sur des biens ou des services dont la
valeur est inférieure à 75.000 dollars au total sur une année. Les marchés de faible
valeur :
27
e)
f)
v1.2, 1 mai 2014
i)
peuvent être annoncés dans les médias appropriés ou en invitant des candidats
spécifiques à présenter des propositions / offres, et en veillant à atteindre les
fournisseurs potentiels des pays africains ;
ii)
un exercice concurrentiel doit être effectué s'il est raisonnable en termes de
proportionnalité de temps, de coût et de bénéfice.
Sollicitation :
i)
La sollicitation est le mécanisme utilisé pour communiquer un projet d'achat et
demander une offre auprès de fournisseurs potentiels. Les sollicitations doivent
inclure toutes les informations concernant les marchés afin u'il n'existe pas
d'inégalité d'informations entre les fournisseurs potentiels.
ii)
En fonction du type d’achat, une demande de prix (RFQ), un appel d'offres (ITB)
ou une demande de proposition (RFP) peuvent être utilisés.
iii)
Une demande de prix doit être utilisée lorsque les prix des produits facilement
disponibles sur le marché sont requis.
iv)
Une demande de prix ou un appel d'offres peuvent être utilisés lorsque les
exigences et les spécifications techniques sont très claires et précises. Si une
demande de prix ou un appel d'offres est utilisé(e), des discussions ne sont pas
autorisées. L'attribution se fait sur la base de l'offre / la proposition de ‘’ prix le
plus bas, le plus techniquement acceptable’’..
v)
Une demande de proposition peut être utilisée pour des achats lorsqu’il est prévu
que des discussions avec les fournisseurs seront nécessaires. Des propositions
techniques et financières distinctes doivent être demandées auprès des
fournisseurs afin de les évaluer séparément. L'attribution se fait sur la base du
concept de l'évaluation du ‘’meilleur rapport qualité-prix’’. Chaque demande de
proposition doit refléter clairement les exigences énoncées afin que les
soumissionnaires soient en mesure de préparer une proposition conforme et
significative.
Offres :
i)
Les fournisseurs potentiels doivent répondre à la sollicitation par une offre, une
enchère ou une proposition (une offre). Les offres des fournisseurs potentiels
sont toujours évaluées, classées et attribuées selon le ‘’meilleur rapport qualitéprix’’ défini pour le marché et les facteurs d'évaluation définis au moment de la
préparation de la sollicitation.
ii)
Le ‘’meilleur rapport qualité-prix’’ est défini comme le plus grand bénéfice global
lors de l'examen des facteurs techniques et financiers. Le concept est celui qui
réalise le meilleur rapport qualité-prix tout en assurant la qualité nécessaire pour
répondre aux besoins de la Société. Il existe des cas où le ‘’moindre coût’’ peut
ne pas être nécessairement le ‘’meilleur rapport qualité- prix’’ pour un marché
particulier.
28
v1.2, 1 mai 2014
iii)
Les critères d'évaluation relatifs au ‘’meilleur rapport qualité-prix’’ sont fixés par
l'identification des facteurs techniques et d'évaluation des prix, mettant l’accent
sur les principaux domaines d'importance à prendre en considération dans la
sélection de la source. Des poids relatifs approximatifs (valeurs numériques)
peuvent être affectés à chaque facteur d'évaluation. Le rapport entre la qualité
technique et le prix peut varier d'une demande de propositions à l'autre. Dans
certaines demandes de propositions, l'examen des prix est plus important. Dans
d'autres, la qualité technique est le facteur le plus important.
iv)
Les critères possibles devant être utilisés dans l'évaluation du ‘’rapport qualitéprix’’ peuvent être par exemple lorsqu'on passe contrat pour un service, les
performances pantérieures du fournisseur, les délais de livraison, la flexibilité du
produit et la disponibilité de l'entretien et des services locaux. Le ‘’rapport qualitéprix’’ peut être par exemple lorsque l'on passe contrat pour un service, les
performances antérieures du fournisseur, les délais de livraison, la flexibilité du
produit et la disponibilité de l'entretien et des services locaux.
6.3
Écarts autorisés
a)
Tous les achats effectués par la Société sont soumis à la procédure d'appel d'offres. Il
s’agit du mode le plus transparent pour acquérir des biens et des services au coût et aux
conditions les plus avantageux. Cependant, il peut exister des situations où la
concurrence n'est pas possible ou faisable. Dans ces cas, l'achat direct peut être
approuvé, sans suivre une sélection compétitive.
b)
La concurrence peut être levée pour les raisons suivantes :
i)
lorsque les prix ou tarifs sont fixés conformément à la législation nationale ou aux
organismes de réglementation ;
ii)
lorsque la Société, sur la base de conseils techniques qualifiés, a approuvé la
normalisation des fournitures ou d'autres articles et lorsque les services
connexes relatifs à ces éléments normalisés rendent la concurrence peu
pratique ;
iii)
lorsque les exigences relatives aux besoins fonctionnels n’accordent pas de délai
lié à l'exécution d'un processus concurrentiel ;
iv)
lorsqu’une seule source peut raisonnablement répondre aux besoins de la
Société ou l'achat concerne des fournitures périssables ;
v)
lorsque la concurrence pour des articles identiques a été obtenue au cours des
trois mois précédents, sauf si, entretemps, y a eu un changement important de
prix ou de tendance du marché;
vi)
lorsque le contrat proposé est destiné aux services de particuliers autres que les
membres du personnel.
29
v1.2, 1 mai 2014
c)
Une justification écrite de dispense de concurrence est nécessaire. Elle doit être
approuvée par le Comité de direction de la Société avant de poursuivre la procédure
d'achat / de contrat. L'abus de cette exception d'approvisionnement concurrentiel peut
entraîner des prises de mesures de la part des membres.
6.4
Éthique
a)
La confidentialité des informations reçues dans le cadre d'un marché public doit être
respectée et ne jamais être utilisée à des fins personnelles; les informations données
dans le cadre d'un marché public doivent être justes et véridiques, et ne jamais être
destinées à induire en erreur.
b)
Les directeurs et agents de la Société ne doivent pas s'adonner à des activités ou
transactions commerciales personnelles avec des particuliers ou entités avec qui la
Société a un dialogue d'affaires qui pourrait être perçu comme un conflit d'intérêts.
c)
Tout en gardant à l'esprit les avantages qu’il y a pour la Société de maintenir une
relation continue avec le fournisseur, toutes les démarches qui pourraient, à long terme,
empêcher le bon fonctionnement de la concurrence loyale doivent être évitées.
d)
Les cadeaux des fournisseurs ayant une valeur supérieure à 50 USD ne doivent pas
être acceptés.
e)
Les membres du Comité de direction, agents, personnels et prestataires de services
doivent faire en sorte qu'ils ne soient pas placés dans une position où ils pourraient être,
ou pourraient être considérés par les autres comme ayant été, influencés dans la prise
de décisions commerciales suite à l'acceptation d’hospitalité. La valeur maximale de
l’hospitalité pouvant être acceptée est celle d'un déjeuner ou d'un dîner de travail
occasionnel. Des chambres d'hôtel ou des billets de spectacles etc. ne peuvent être
acceptés.
f)
La Société rejettera l’offre si le fournisseur qui l’a soumise propose, donne ou convient
de donner, directement ou indirectement, à tout agent, employé ou prestataire de
services actuel ou ancien de la Société une gratification sous quelque forme que ce soit,
une offre d'emploi, un cadeau ou tout autre service ou valeur en tant qu'incitation à un
acte ou une décision, ou une procédure suivie par la Société dans le cadre des
procédures de passation des marchés. Ce rejet de l'offre et les raisons doivent donc être
consignés dans le dossier de la procédure de passation des marchés et promptement
communiqués au fournisseur.
6.5
Évaluation des prestataires de services
a)
Le Conseil procédera à des évaluations des performances annuelles des prestataires de
services. Un exemplaire de chaque rapport d'évaluation sera soumis aux membres de la
Société. Les conclusions de ces rapports renseigneront le processus de reconduction
des prestataires de services.
b)
Les évaluations de performances doivent considérer les domaines suivants :
30
c)
v1.2, 1 mai 2014
i)
Les compétences techniques ;
ii)
Le respect des Termes de référence ;
iii)
La réactivité et la facilité de la relation de travail entre le prestataire de services et
la Société ; et
iv)
Les questions de communication.
Les directives suivantes doivent être utilisées dans l'évaluation afin de veiller à une
application cohérente de la note d'évaluation :
i)
Peu satisfaisante : la performance / qualité de service n'a pas respecté les
normes minimales d'acceptabilité.
ii)
Juste suffisante : la performance / qualité de service n'a été que suffisante. On
en attendait plus. Par contre, l'insuffisance n'était pas si grave au point de
compromettre le succès de l’engagement.
iii)
Satisfaisante: la performance / qualité du service a été suffisante pour s’aquitter
de l'engagement de manière satisfaisante.
iv)
Très bonne : la performance / qualité du service s'est avérée être d'un niveau
plus élevé que prévu et s’est traduite par une exécution entièrement satisfaisante
des tâches confiées au prestataire de services.
v)
Exceptionnelle : La note doit être réservée aux prestataires de services dont les
performances / la qualité du service sont d'un niveau exceptionnel, et qui sont
donc considérées comme dignes d'une mention spéciale.
6.6
Impôts
a)
Les prestataires de services respecteront les obligations fiscales nationales découlant
de leurs activités.
b)
La Société exige des prestataires de services qu’ils confirment contractuellement qu'ils
paient tous les impôts en vigueur dûs dans les territoires où ils ont des activités.
6.7
Politique sur les déplacements et les dépenses des prestataires de services
a)
Les déplacements et les dépenses devant être remboursés par la Société doivent être
approuvés à l'avance. Les personnes en voyage d'affaires pour la Société doivent se
familiariser avec et adhérer à cette politique.
b)
Les reçus ou autres preuves selon lesquels des dépenses ont été réellement engagées
(par exemple une carte d'embarquement), tels que les billets d'avion et les frais d'hôtel,
sont exigés pour toutes les dépenses facturées directement à l'entreprise. Ces éléments
31
v1.2, 1 mai 2014
doivent être inclus dans la note de frais, avec mention de la date à laquelle la Société a
été facturée et à toute autre information de référence pertinente.
c)
d)
e)
Les frais raisonnables engagés pour les réunions d'affaires ou d'autres types de
divertissements liés aux affaires ne seront remboursés que si les dépenses sont
approuvées à l'avance par la Société. Une documentation détaillée de ces frais doit être
fournie, dont notamment :
(i)
la date et le lieu du divertissement ;
(ii)
la nature de la dépense et les noms des personnes diverties ;
(iii)
une description suffisante de l'objectif commercial de l'activité
question commerciale spécifique discutée et
(iv)
les reçus détaillés.
incluant
la
Dépenses autorisées
i)
les dépenses engagées au cours de la période raisonnablement nécessaires
pour atteindre l'objectif commercial du voyage seront remboursées, sous réserve
de conformité aux exigences d'autorisation et d'admissibilité.
ii)
la Société ne remboursera pas les frais liés à la prolongation d'un voyage
d'affaires pour des raisons personnelles.
iii)
la Société remboursera les frais de voyage autorisés sur présentation de factures
documentant et justifiant correctement la dépense..
iv)
Les frais remboursés par une partie extérieure ne sont pas admissibles au
remboursement de la part de la Société. Si la Société rembourse les frais
engagés par un prestataire de services et que celui-ci se fait rembourser plus
tard par une partie extérieure, le prestataire de services est tenu de rembourser
les montants versés par la partie extérieure à la Société.
Voyages en avion
i)
Les prestataires de services sont tenus de faire tous les efforts raisonnables pour
réserver les voyages au moins 14 jours avant le départ afin de profiter des
meilleurs tarifs de billets d'avion.
ii)
La Société remboursera les coûts de voyages intérieurs en classe économique.
Les vols en classe affaires ou en première classe ne seront pas remboursés.
iii)
Les surclassements à la charge de la Société ne sont pas autorisés.
iv)
Tout choix de voyage par avion visant à avoir droit à des miles de pour grand
voyageur et se traduisant par un coût supplémentaire pour la Société ne sera pas
remboursé.
32
v)
f)
g)
h)
v1.2, 1 mai 2014
Les frais de modification des arrangements de voyage par avion ne seront pas
remboursés sauf s’ils sont effectués à la suite d'une demande de la part de la
Société.
Hébergement
i)
La Société remboursera les frais d'hébergement raisonnables. Tous les efforts
doivent être faits pour réserver l'hébergement à un prix raisonnable le plus bas
possible dans la localité..
ii)
Si les réservations d'hôtel doivent être annulées, il appartient au prestataire de
services d'informer directement l'hôtel à temps pour éviter les frais de
‘désistement..
iii)
Les frais d'adhésion associés aux programmes de fidélisation des hôtels ne sont
pas remboursables.
iv)
Lorsqu'il assiste à des conférences, le prestataire de services ne sera remboursé
que pour les séjours dans l'hôtel de la conférence ou dans un hôtel moins
onéreux.
v)
Les réservations dans les hôtels cinq étoiles ou hôtels de luxe ne seront pas
remboursées, sauf si l'hôtel est également le lieu de la conférence.
Transport terrestre
i)
Le transport de et vers les aéroports et les gares lors de voyages d'affaires pour
la Société est remboursable.
ii)
Les prestataires de services sont censés utiliser les moyens de transport les
moins coûteux, y compris les navettes aéroportuaires ou les taxis si possible.
iii)
Les prestataires de services voyageant vers et depuis le même emplacement
sont censés partager le transport dans la mesure du possible.
iv)
La Société remboursera le kilométrage pour l'utilisation d'un véhicule personnel
sur la base de remboursement de kilométrage de l'ONU en vigueur. Ce taux
couvre les frais de fonctionnement de votre automobile, y compris le carburant.
v)
Les péages et les frais de stationnement sont remboursables.
Exceptions
i)
Les exceptions à n'importe quel élément de cette politique doivent être
approuvées au préalable par écrit (le courriel est acceptable) par la Société.
33
v1.2, 1 mai 2014
7
CONFLITS D'INTERETS
7.1
(a)
Les directeurs, le personnel et les prestataires de services de la Société ne doivent pas
être compromis par des intérêts privés dans l'exercice de leurs fonctions.
(b)
La Société cherche à établir un équilibre par: l'identification des risques ; l'interdiction de
formes inacceptables d'intérêts privés; la sensibilisation aux circonstances dans
lesquelles des conflits peuvent survenir; la garantie de procédures efficaces pour
résoudre les situations de conflit d'intérêts.
(c)
Un conflit d'intérêts survient lorsqu’une personne qui, dans une position de
responsabilité, a un intérêt personnel, incluant mais sans s'y limiter, des intérêts
financiers (dont notamment en vertu de cadeaux ou d’incitations similaires), des activités
commerciales de parties liées, des relations personnelles, des intérêts personnels non
financiers et des affiliations à des organisations à but lucratif ou à but non lucratif, ou des
organisations politiques ou professionnelles. Ces intérêts peuvent rendre difficile
l’exercice de ses fonctions envers la Société de manière impartiale. Un conflit d'intérêts
peut être réel, apparent ou perçu.
(d)
L'existence d'un conflit d'intérêts ne peut pas, en elle-même, être une preuve d'acte
répréhensible. En fait, pour de nombreux professionnels, il est pratiquement impossible
d'éviter d'avoir des conflits d'intérêts de temps à autre.
7.2
Procédures
(a)
Les directeurs, le personnel et les prestataires de services de la Société sont tenus
d'identifier et de divulguer tous les intérêts privés potentiellement en conflit avec leurs
fonctions. Cette divulgation devra être faite officiellement auprès du président du Comité
de direction (ou si c'est le président qui révèle une information, alors auprès du
Secrétaire de la Société) sur une base périodique (généralement en fonction au début et
chaque fois qu'un nouveau conflit d'intérêts réel ou potentiel se pose), et par écrit avec
suffisamment de détails.
(b)
Le personnel et les prestataires de services de la Société doivent communiquer sans
délai tous les renseignements pertinents concernant un conflit lorsque les circonstances
changent après que la divulgation initiale a été faite, ou lorsque de nouvelles situations
se présentent, ayant pour résultat un conflit d'intérêts émergent.
(c)
La Société tiendra, à son siège social, un registre des intérêts pour ses représentants de
ses membres, directeurs, agents, dirigeants, et prestataires de services.,
(d)
La divulgation d'un intérêt privé ne saurait à elle seule résoudre un conflit; cependant,
cela permet de faire les démarches nécessaires pour déterminer quelles sont les
mesures nécessaires pou résoudre ou gérer le conflit. La Société enregistrera
clairement à la fois les intérêts privés divulgués et les mesures prises dans un cas
34
v1.2, 1 mai 2014
particulier de résolution du problème afin de démontrer qu'un conflit d'intérêts particulier
a été correctement identifié et géré.
(e)
Les options relatives à la résolution et la gestion des conflits d'intérêts réels, apparents
et perçus peuvent inclure une ou plusieurs stratégies, le cas échéant, par exemple :
(i)
la cession ou liquidation de l'intérêt ;
(Ii)
la récusation dans la participation à un processus de prise de décision
influencée ;
(iii)
restriction de l'accès de la personne concernée à certaines informations;
(iv)
démission de la personne agissant à titre privé de la fonction conflictuelle, ou
(v)
destitution en tant que représentant de membres, directeur, agent, dirigeant, ou
prestataire de services dans les cas de non-divulgation délibérée de conflits.
35
v1.2, 1 mai 2014
8
SUIVI DE LA CONFORMITE
8.1
(a)
L'auditeur interne contrôlera les procédures de la Société à l'aide du présent Manuel des
politiques.
(b)
Le suivi sera assuré sans tenir compte de l'opinion personnelle de l'auditeur interne sur
la valeur ou l'exactitude des politiques, et ne s'étendra pas à tous les aspects des
opérations de la Société qui ne sont pas couverts par ce Manuel des politiques ou aix
résolutions du Comité de direction.
8.2
Procédures
(a)
Le Président du Comité de direction, pour chaque rapport de non-conformité de
l'auditeur interne, fournira, au Comité de direction soit un plan de conformité, soit une
recommandation de modification de la politique, soit une explication.
(b)
Si l'auditeur interne déclare par la suite par écrit qu'il / elle continue de croire que la
pratique n'est pas conforme au présent Manuel des politiques, la question sera notifiée
aux membres de la Société en vue d’être traitée et résolue par les membres.
36
v1.2, 1 mai 2014
9
EMPRUNT
9.1
(a)
La Société n'empruntera pas d'argent ni ne garantira des obligations sur les actifs de la
Société sans l'approbation des membres.
(b)
Les directeurs de la Société ne sont pas autorisés à conclure un prêt ou une autre
transaction d'emprunt ou une opération sur titres au nom de la Société sans
l'approbation des membres.
37
v1.2, 1 mai 2014
10
SANCTIONS
10.1
(a)
La Société se conformera aux avis écrits du Conseil d’administration de l'Institution de
l’ARC liés aux sanctions imposées aux membres de Classe A par le Conseil
d’administration ou la Conférence des Parties de l'Institution de l’ARC, comme décrit en
détail dans le Protocole d'entente (MoU) entre l'Institution de l’ARC et la Société.
(b)
Si un Certificat de conformité et de bonnes pratiques est retiré d’un membre de Classe
A, la Société ne vendra pas de police d'assurance à ce membre.
(c)
Conformément aux exigences de la police d'assurance de la Société, si le Conseil
d'administration de l'Institution de l’ARC avise la Société qu'un membre de Classe A est
en violation ou dépense les fonds à l'encontre de son Plan final de mise en œuvre (tel
que défini dans les Règles de conformité développées dans le cadre de l'Accord portant
création de l’Institution de la Mutuelle panafricaine de gestion des risques) et que ce
membre de Classe A est donc tenu de rembourser les paiements au titre de polices
d'assurance à la Société conformément aux termes de la police d'assurance respective,
la Société prendra toutes les mesures nécessaires pour faire respecter cette obligation,
sous réserve des obligations fiduciaires et de diligence des directeurs envers la Société
et les autres membres.
(d)
Les membres prendront toute décision en relation avec les étapes prises par la Société
pour assurer le remboursement d’un paiement au titre d’une police d’assurance par un
membre de Classe A, en vertu d’une notification par le Conseil d’administration de
l’Institution de l’ARC et l’Article 14.3 de la Police d’assurance, y compris, sans s’y limiter,
l’initiation d’arbitrage prévue à l’Article 17.1 de la Police d’assurance.
10.2
Procédures
(a)
La Société restera raisonnablement informée de toutes les questions du Conseil
d'administration de l'Institution de l’ARC relatives à la Politique de conformité de
l'Institution de l’ARC, y compris via des fonctions d'observateurs et de réunions
conjointes énoncées dans le Protocole d'accord (MoU) entre la Société et l'Institution de
l’ARC.
(b)
La Société informera promptement le Conseil d'administration de l'Institution de l’ARC
des questions de sanctions ou de conformité dont elle est mise au courant, y compris,
sans s'y limiter, les sanctions légales des Bermudes ou les questions de conformité liées
aux activités de la Société ou aux membres, directeurs ou prestataires de services de la
Société.
(c)
Le Comité informera les membres de toute enquête ou action entreprise en relation avec
un membre de Classe A en vertu de la Politique de conformité de l’Institution de l’ARC.
(d)
Si le Comité estime que des mesures dans le cadre d’une action en justice ou d’un
arbitrage devraient être prises contre un membre de Classe A qui a été reconnu
38
v1.2, 1 mai 2014
coupable de violation de la Politique de conformité, il informera immédiatement les
membres et fera les recommandations concernant les mesures appropriées à prendre.
39
v1.2, 1 mai 2014
11
GESTION DES RISQUES D'ENTREPRISE
11.1
(a)
La Société gérera ses activités d'assurance, comme décrit en détail dans la Politique de
souscription et de gestion des risques d'assurance, et dans le respect de l'objectif de la
Société de faire passer les fonctions de la Société à une pure société d'assurance
mutuelle appartenant aux membres de Classe A.
(b)
Les autres risques opérationnels et tous les autres risques (‘‘risques d'entreprise’’) sont
couverts dans la présente politique, et le contrôle de ces risques d'entreprise et sa
gestion sont principalement menés par l'auditeur interne.
11.2
Procédures
(a)
La Société emploiera un auditeur interne pour développer et maintenir une politique
globale de gestion des risques d'entreprise dans les 6 mois suivant sa nomination par la
Société.
(b)
Cette politique est approuvée par les membres de la Société à la première occasion et
est par la suite intégrée dans le présent Manuel des politiques.
40
v1.2, 1 mai 2014
12
DIRECTOR AND OFFICER TRAVEL AND EXPENSE REIMBURSEMENT
12.1
(a)
La Société reconnaît que les directeurs et les agent de la Société peuvent être obligés
de se déplacer ou d'engager d'autres dépenses de temps à autre dans le cadre de la
conduite des affaires de la Société. Le but de cette politique est de veiller à ce que :
(i)
des contrôles adéquats sur les coûts soient en place;
(ii)
les frais de déplacement et autres dépenses soient appropriés; et
(iii)
il soit établi une méthode uniforme et cohérente relative au remboursement en
temps opportun des dépenses autorisées engagées par les directeurs et les
agents.
(b)
La Société ne remboursera que les frais raisonnables et nécessaires réellement
engagés par les directeurs et les agents.
(c)
Les directeurs et agents doivent faire preuve de discrétion et d'un bon jugement en
affaires par rapport aux dépenses de la Société, et être aussi judicieux que s'ils
dépensaient leurs propres fonds.
12.2
Procédures
(a)
Les dépenses ne seront pas remboursées sauf si la personne demandant le
remboursement soumet une note de frais écrite et des reçus.
(b)
Les notes de frais doivent être soumises au moins tous les mois ou dans les deux
semaines suivant la fin du voyage, et doivent inclure :
(c)
(i)
le nom de la personne ;
(ii)
la date, l'origine, la destination et le but du voyage ;
(iii)
le nom et l'affiliation de toutes les personnes pour qui les frais sont réclamés afin
de conduire les affaires de la Société, et
(iv)
une liste détaillée de toutes les dépenses pour lesquelles le remboursement est
demandé, avec renvois aux reçus correspondants.
Les reçus ou autres preuves que les dépenses ont été réellement engagées (par
exemple, la carte d'embarquement) sont nécessaires pour toutes les dépenses
facturées directement à l'entreprise, comme les billets d'avion et les frais d'hôtel. Ces
articles doivent être inclus dans la note de frais, avec mention de la date à laquelle la
Société a été facturée et de toute autre information de référence pertinente.
41
v1.2, 1 mai 2014
(d)
Aucune somme de plus de 20 dollars ne sera remboursée aux directeurs ou agents,
sauf si la personne demandant le remboursement soumet avec les notes de frais des
reçus écrits de chaque fournisseur indiquant le nom du fournisseur, la description des
services fournis (si cela n'est pas évident), la date et le total des dépenses, y compris les
pourboires (le cas échéant). Un reçu de carte de crédit ou une déclaration peut être
utilisé pour documenter le fournisseur et la date d'une dépense, pourvu que les autres
détails requis pour les dépenses soient entièrement documentés.
12.3
Exigences générales en matière de voyage et frais remboursables
(a)
Pour déterminer le caractère raisonnable et la nécessité des frais de déplacement, les
directeurs et agents doivent examiner pourquoi la Société bénéficiera des options
voyage sur non-voyage, et être en mesure de mettre en évidence la raison pour laquelle
ces avantages l'emportent sur les coûts prévus du déplacement.
(b)
Les frais supplémentaires engagés à la suite d’un voyage personnel, y compris mais
sans s'y limiter les nuitées d'hôtel supplémentaires, les escales supplémentaires, les
repas ou le transport, sont de la seule responsabilité du particulier et ne seront pas
remboursés par la Société, y compris les frais liés au voyage du conjoint, de la famille ou
des amis du particulier. Lorsque les détails figurant sur la facture ou le reçu sont
insuffisants pour déterminer le montant de la dépense supplémentaire engagée (par
exemple, une escale supplémentaire sur un billet d'avion), la preuve doit être soumise
pour permettre l'identification de ce coût supplémentaire (par exemple, l’impression du
prix du billet d'avion sans l'escale supplémentaire à la même date / heure tel que le billet
réel est réservé).
(c)
Les réservations de voyage par avion doivent être effectuées aussi longtemps à l'avance
que possible afin de profiter de tarifs réduits. Les directeurs et agents sont tenus de
voyager en classe économique si le temps de vol prévu, à l'exclusion des escales, est
inférieur à 5 heures.
(d)
Les directeurs et agents peuvent recevoir et conserver des miles de fidélité et
l'indemnisation pour refus d'embarquement pour leur usage personnel, mais ne doivent
pas se porter volontaires pour recevoir une compensation pour refus d'embarquement si
cela peut d'affecter l'activité de la Société.
(e)
Les directeurs et agents ne seront remboursés qu'au coût raisonnable de chambres
d'hôtel à tarif standard.
(f)
Les frais de repas raisonnables engagés hors de la ville seront remboursés aux
directeurs et agents.
(g)
Les directeurs et agents doivent utiliser le transport terrestre approprié le plus efficace
et le plus économique selon les circonstances et doivent généralement utiliser les
moyens de transport suivants et dans cet ordre de préférence : transports en commun,
voitures de courtoisie de l'hôtel ou navettes, taxis, voitures de location.
42
v1.2, 1 mai 2014
(h)
Les frais de stationnement et de péage, y compris les frais de parking d'hôtel, engagés
par les directeurs ou les agents voyageant au nom de la Société, peuvent être
remboursés.
(i)
Les frais raisonnables engagés pour les réunions d'affaires ou d'autres types de
divertissements liés aux affaires ne seront remboursés que si les dépenses sont
approuvées à l'avance par le président du Comité de direction de la Société. Une
documentation détaillée concernant ces frais doit être fournie, comprenant :
(i)
la date et le lieu du divertissement ;
(ii)
la nature des frais et les noms des personnes diverties ;
(iii)
une description raisonnable de l'objectif commercial pour l'activité y compris les
questions d'affaires spécifiques discutées ; et
(iv)
les reçus détaillés.
(j)
Les frais raisonnables de téléphone et télécopie liés à la Société en raison de
l'absence des directeurs ou des agents du lieu de travail du particulier sont
remboursables.
12.4
Frais non remboursables
(a)
La Société entretient une politique stricte selon laquelle les dépenses d'une catégorie ou
d'une nature qui pourrait être perçue comme somptueuse ou excessive ne seront pas
remboursées. Les dépenses qui ne sont pas remboursables comprennent sans s'y
limiter :

les billets en première classe ou les surclassements ;

les voyages en classe affaires si la durée du voyage est inférieure à 5 heures, à
l'exclusion des périodes d'escales ;

les voyages en limousine ;

les coûts d'alcool ou de bar à l'exclusion des repas en commun dans le cadre
des réunions du Comité de direction ou des réunions de membres ;

les frais d'adhésion à un country club, club privé, club sportif, club de golf, club
de tennis ou organisme de loisirs similaire ;

la participation ou la présence à un événement de golf ou à d'autres événements
sportifs ou à des projections de films ;

l'achat d’équipements sportifs ;

les frais de spa ou de sport ;

les achats de vêtements ;

les conférences d'affaires et les divertissements qui ne sont pas approuvés par le
président du comité de direction ;
43
v1.2, 1 mai 2014

les services de voiturier, sauf s'ils sont obligatoires ;

les lavages de voitures ;

les articles de toilette ;

les dépenses pour les conjoints, amis ou parents.
44
v1.2, 1 mai 2014
13
NOMINATION, EVALUATION ET REMUNERATION DES DIRECTEURS
13.1
(a)
Les directeurs de la Société doivent posséder le juste équilibre de compétences,
d'expérience, d'indépendance et de connaissances leur permettant de s'acquitter de
leurs fonctions et responsabilités respectives de manière efficace. Une description de
ces fonctions et responsabilités figure à l'Annexe 13A.
(b)
La recherche des directeurs doit être effectuée, et les nominations faites en fonction du
mérite, par rapport à des critères objectifs et en tenant compte de la diversité des
compétences requises pour une institution de mutualisation des risques souveraine et
internationale de ce type, et comme requis par l'Autorité monétaire des Bermudes.
(c)
Les membres doivent faire en sorte que des plans soient en place pour la succession
ordonnée de nomination des directeurs auprès du Comité de direction de la Société, de
façon à maintenir un équilibre approprié de compétences et d'expérience requis par
l'Autorité monétaire des Bermudes.
(d)
Les membres de la Société géreront le recrutement et l'évaluation des directeurs
potentiels conformément à la présente politique.
(e)
Pas plus de 3 Directeurs de la Société (en supposant un Comité de direction de 7
personnes au plus) n'auront de mandat arrivant à échéance au cours d’une année
donnée. Les conditions de nomination des directeurs seront échelonnées afin de veiller
à ce que les mandats de 3 directeurs au maximum n'expirent pas dans une année
donnée.
(f)
Les membres formeront un Comité de nomination afin de gérer le processus
d'identification et de nomination des directeurs et du président du Comité de direction.
(g)
Aucun membre du Comité de nomination ne doit être un proche ami, membre de la
famille ou collègue d'un candidat au poste de directeur, ou avoir d’autres conflits
d'intérêts semblables. Si un tel conflit se pose pour le recrutement, il / elle doit
démissionner du Comité de nomination et être remplacé(e) par un autre représentant
des membres.
13.2
Procédures
(a)
La procédure de recrutement doit être ouverte, formelle, rigoureuse et transparente :
(i)
(b)
le profil de candidat pour chaque poste à pourvoir sera fourni par la Société au
Comité de nomination pour approbation.
Après l'approbation par les membres, la Société placera une annonce dans la/les
publication(s) la(les) plus appropriée(s) pour recruter des candidats qui répondent aux
termes de référence.
45
v1.2, 1 mai 2014
(c)
Une copie de l'annonce doit paraître sur le site Internet de la Société.
(d)
Le Comité de nomination et les prestataires de services / société de recrutement,
examineront les demandes reçues pour établir une liste restreinte de candidats.
(e)
Pour toutes les nominations à l'exclusion de la nomination du président du Comité de
direction les candidats présélectionnés seront interrogés par le Comité des nominations
ou son délégué.
(f)
Une fois que les candidats présélectionnés auront été interrogés par le Comité des
nominations approprié, ledit comité choisira par consensus ou par une majorité des
deux-tiers si le consensus ne peut être atteint, le candidat favori pour chaque poste.
(g)
Le nom et les qualifications du candidat retenu seront soumis à l'Autorité monétaire des
Bermudes par le Secrétaire de la Société. Au cas où l'Autorité monétaire des Bermudes
n'approuverait pas un ou plusieurs des candidats sélectionnés, le Secrétaire de la
Société informe le Comité des nominations, qui proposera suffisamment de nouveaux
candidats parmi ceux en lice pour remplacer les candidats qui ne sont pas retenus.
(h)
Pour la nomination du président, tous les membres de la Société seront en droit de
s'entretenir avec les candidats présélectionnés et de choisir le candidat favori.
(i)
Le candidat favori au poste de président sera alors désigné et présenté au Comité de
direction de la Société en vue de sa nomination. Cependant, si le Comité direction de la
Société ne nomme pas le candidat proposé, il fournira une explication écrite aux
membres, et ces derniers consulteront le Comité de direction de la Société afin de
résoudre la question à l'amiable.
(j)
Dans tous les cas, les nominations relatives aux directeurs ou au président seront faites
après l'obtention de toutes les références pouvant être demandées par les personnes
impliquées dans le processus d'entrevue approprié.
(k)
Les exigences relatives au candidat pour chaque poste doivent inclure une évaluation
précise de l'engagement de temps, tout en reconnaissant la nécessité de disponibilité en
cas de crise, en particulier en ce qui concerne le poste de président du Comité ou des
comités de direction. Elles doivent tenir compte de tous les éléments du poste et
indiquer à la fois les critères essentiels et souhaitables en termes de compétences,
d'aptitudes, de connaissances et d'expérience qui sont nécessaires, doivent tous être
directement liés au poste et appliqués de manière égale à tous les candidats. Lors de
l'élaboration des termes de référence, il est essentiel de veiller à la non inclusion de
critères pouvant avoir pour effet une discrimination indirecte, contre ou en faveur de
certains groupes de postulants.
(l)
Les annonces doivent être fondées sur les exigences relatives au candidat et déterminer
un certain nombre de critères essentiels afin de maximiser le nombre de candidats
dûment qualifiés.
(m)
Les actes de candidature seront accompagnés d’une lettre de motivation et d’un
curriculum vitae.
46
v1.2, 1 mai 2014
(n)
Les nominations seront fondées sur le mérite. Tous les candidats doivent être évalués
par rapport aux termes de référence et doivent au minimum répondre aux critères
essentiels.
(o)
Les jurys d'entretien seront responsables de l'adoption d'une méthode de sélection
appropriée pour évaluer à la fois les critères essentiels et souhaitables dans les termes
de référence.
(p)
Les questions à poser lors des entretiens et la structure des entretiens doivent être
appliquées de manière uniforme à tous les candidats et doivent se baser sur les termes
de référence.
(q)
Les membres du jury d'entretien prendront des notes pour enregistrer les points
importants de chaque entretien, afin de pouvoir les utiliser lors de l'évaluation des
candidats en fonction des termes de référence, et lors de la prise de décisions.
(r)
Si le candidat demande des informations sur sa performance dans le processus de
sélection, les membres du jury d'entretien doivent s'en charger.
(s)
Les candidats non retenus après les entretiens doivent être traités avec tact et
courtoisie, et doivent au minimum recevoir une notification par écrit des résultats du
processus de sélection.
(t)
Les informations recueillies auprès des répondants doivent être structurées autour des
exigences du poste et les termes de référence doivent être fournis. Il convient de noter
que de nombreuses organisations ont une politique de non communication de
références personnelles; aussi, les références fournies ne peuvent-elles donc que
confirmer les détails de la nomination actuelle. Les répondants ne doivent pas être
contactés sans le consentement du candidat. Les renseignements fournis doivent être
traités comme confidentiels et ne doivent être utilisés que pour vérifier les informations
recueillies dans le cadre du processus de sélection.
(u)
Toutes les personnes impliquées dans le processus de recrutement doivent traiter les
documents relatifs à tous les candidats avec la plus grande confidentialité et
conformément à la législation de protection des données et à la politique de la Société
en vigueur.
(v)
Le président du Comité de direction, avec le soutien des autres directeurs au besoin,
sera responsable de l'intégration des nouveaux directeurs conformément à la procédure
d'intégration de la Société, et veillera à ce que chaque directeur soit conscient des
politiques et des procédures de la Société.
13.3
Modalités et conditions de nomination
(a)
Les candidats retenus devront signer une lettre d'acceptation pour une durée initiale de
3 ans, qui peut être prorogée pour une période supplémentaire de trois ans (ou, si la
période initiale est inférieure à trois ans, pour des périodes plus longues portant la
période totale de service à six ans au maximum).
47
v1.2, 1 mai 2014
(b)
Une prorogation d'un an peut être autorisée dans des circonstances exceptionnelles sur
la base de la formule ‘’se conformer ou s'expliquer’’ en tenant compte de la nécessité de
renouveler progressivement le Comité de direction.
(c)
Le nombre de jours que le directeur est censé consacrer aux affaires de la Société
chaque année et le niveau de rémunération doivent être précisés dans la lettre
d'acceptation.
13.4
Évaluation des directeurs
(a)
Le président du Comité de direction sera chargé de l'évaluation annuelle des
performances dudit comité. Une copie du rapport d'évaluation sera soumise aux
membres de la Société.
(b)
Avant l'examen du renouvellement du mandat de chaque directeur et au moins une fois
tous les trois ans, les membres de la Société feront effectuer une évaluation externe
indépendante du directeur concerné. Cette tâche se fera d'une manière permettant au
rapport d'évaluation d’être divulgué à titre confidentiel à tous les membres de la Société.
Les résultats de ces examens renseigneront le processus de renouvellement de mandat
pour chaque directeur.
48
14
v1.2, 1 mai 2014
POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE ET SOCIALE
[À compléter ; inclura une référence aux et sera compatible avec les principes de l'assurance
durable du PNUE, Annexe 14A]
49
15
v1.2, 1 mai 2014
BUDGET
[À compléter]
50
v1.2, 1 mai 2014
16
IMPOTS
16.1
(a)
La Société se conformera aux obligations fiscales nationales découlant de ses activités.
(b)
La Société exige de tous les directeurs qu’ils déclarent et s’acquittent de tous les impôts
dû sur les rémunérations versées par la Société aux directeurs.
(c)
La Société exige le versement de tous les impôts sur les prestations d'assurances. à
l’autorité fiscale appropriée.
(d)
La Société exige des prestataires de services qu’ils confirment contractuellement qu'ils
s’acquittent de tous les impôts en vigueur dûs aux autorités fiscales des localités où ils
ont des activités.
16.2
Procédures
(a)
La Société peut adopter les procédures jugées nécessaires par le Comité de direction
afin de se conformer à la présente politique.
51
v1.2, 1 mai 2014
17
IMPACT SUR LE DEVELOPPEMENT
17.1
(a)
La Société contribuera à l'évaluation, sur une base annuelle et comme indiqué dans le
cadre logique formant l'Annexe 4 de l'Accord de contribution du capital, de l'impact sur le
développement qu’ont ses fonctions et ses activités sur les Etats membres de catégorie
A, y compris sur la planification d’urgence et la gestion du risque souverain.
(b)
La Société et l'Institution de l’ARC coordonneront les rapports concernant l'impact relatif
sur le développement imputable à la Société et aux deux organisations conjointement en
vertu du rôle de collaboration que chaque organisation joue pour atteindre les objectifs
de l'Accord portant création de l'ARC.
(c)
La Société vise à avoir un impact sur le développement compatible avec le fait d’être sur
la liste des entités éligibles à l'aide publique au développement du CAD de l'OCDE
figurant à l'Annexe 2.
52
v1.2, 1 mai 2014
LISTE DES ANNEXES
Annexe 4A
Annexe 4B
Annexe 4C
Annexe 4D
Annexe 4E
Réglementations pertinentes de l'Autorité monétaire des Bermudes
Description d'Africa Risk View et personnalisation par pays
Police d'assurance sécheresse paramétrique
Modèle d'analyse de solidité financière du programme de réassurance
Protocoles de gestion des sinistres
Annexe 13A
Guide d’Appleby à l’intention des directeurs et des agents aux Bermudes
Annexe 14A
Principes UNEPFI pour une assurance responsable, juin 2012
53

african risk capacity insurance company limited

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