RAPPELS

Manuel PsiMed
Facturation - 1
RAPPELS
ETABLISSEMENT DES RAPPELS :...................................................................................2
ETABLISSEMENT DE LA LISTE DES RAPPELS : .................................................................2
MISE A JOUR DES RAPPELS :........................................................................................3
IMPRESSION DE LA LISTE DES RAPPELS : .......................................................................4
IMPRESSION DES RAPPELS SELON LISTE :......................................................................4
RAPPELS INDIVIDUELS :...............................................................................................4
JOURNAL DES RAPPELS : .............................................................................................4
DUPLICATA EN SERIE :.................................................................................................5
ANNULATION D’UN RAPPEL :.........................................................................................5
HISTORIQUE D’UNE FACTURE : .....................................................................................5
CONTENTIEUX : ..........................................................................................................5
AFFICHAGE DU DETAIL DES RAPPELS : ..........................................................................6
Historique des factures à rappeler :......................................................................6
Historique d'une facture :......................................................................................6
Historique des factures transférées aux contentieux :..........................................6
Historique des factures faisant l'objet d'un arrangement : ....................................6
IMPRESSION DU DETAIL RAPPELS :................................................................................6
ANNULATION DU DERNIER RAPPEL :..............................................................................7
GESTION DE LA LISTE ROUGE : .....................................................................................7
DUPLICATA DE RAPPELS EN SERIE : ..............................................................................7
Manuel PsiMed
Facturation - 2
Cette section permet de mettre en évidence les arriérés de la comptabilité débiteurs
et d’éditer 3 rappels successifs avant le passage aux contentieux, soit 4 opérations
comptables : les 3 rappels sont adressés au patient ou à l'adresse de facturation
originale (répondant légal, tiers payant, institution, assurance, etc.) tandis que la fiche
du contentieux est destinée à un office de recouvrement : office des poursuites,
agent d'affaires, fiduciaire, etc.
Etablissement des rappels :
Une liste de rappels est établie par type de traitement. Plusieurs traitements ne
peuvent pas être cumulés sur la même liste. Par contre, tous les degrés de rappels
pour un type de traitement sont mis en évidence sur la même liste.
Délais entre rappels:
Un tableau contenant les délais entre les différents rappels est présenté à l’écran. Il
indique le nombre de jours d’attente entre chaque étape. Pour modifier le temps
d’attente entre les opérations, choisir le niveau de rappel désiré et modifier le délai,
soit
1. Premier rappel
• Entrer le nombre de jours d’attente entre la date de la facture et le premier
rappel.
2. Deuxième rappel:
• Entrer le nombre de jours d’attente entre la date du 1er rappel et le 2e rappel.
• Si pas de 2e rappel entrer 0 (zéro) jour, puis passer directement au 3e
rappel.
3. Troisième rappel
• Entrer le nombre de jours d’attente entre la date du 2e rappel et le 3e rappel.
• S’il n’y a pas de 3ème rappel avant le passage aux contentieux, entrer 0
(zéro) jour.
4. Contentieux:
• Entrer le nombre de jours d’attente entre la date du dernier rappel et la mise
aux contentieux.
Etablissement de la liste des rappels :
• Taper le numéro du médecin (uniquement dans les cabinets de groupe) puis le
numéro correspondant au traitement pour lequel la liste des rappels doit être
établie. Le programme recherche toutes les factures impayées en fonction du
délai d’attente donné entre chaque rappel.
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Facturation - 3
• Il n'est pas possible de cumuler tous les médecins ou tous les traitements sur la
même liste. Il faut traiter chaque liste l'une après l'autre.
• Pour inhiber l’impression d’un rappel tout en le conservant sur la liste, utiliser la
rubrique arrangement dans le tableau des Données Financières [DF] du patient,
avant l’établissement de la liste des rappels.
• Pour visualiser cette liste, entrer dans l’application “Mise à jour des rappels”
Mise à jour des rappels :
Après l’établissement de la liste des rappels par le système, cette liste peut être
visualisée et modifiée par l’utilisateur dans la mise à jour. L’information mise en
évidence est la suivante :
•
•
•
•
•
•
•
•
Numéro de la facture
Nom du patient
Tarif utilisé
Code du patient
Date de la facture
Montant de la facture
Solde restant à payer
Lettre indiquant l’état du rappel
Etat du rappel:
Sur la droite de chaque rappel affiché, une lettre indique l’état du rappel :
E - Le temps d’attente est Echu, et le rappel sera Edité.
R - Le Rappel est en cours, le temps d’attente pour l’action suivante n’est pas
encore écoulé. Le rappel ne sera pas encore édité.
A - Un Arrangement a été convenu avec le patient et le rappel ne sera pas
édité. (Cf. rubrique Arrangement dans les Données financières [DF].
Mise à jour de la liste des rappels:
La liste des rappels s'affiche écran après écran et peut être modifiée par l’utilisateur :
• Pour enlever un patient de la liste des rappels à éditer, répondre à la question du
système et entrer le numéro de la facture à exclure des rappels. Si plusieurs
factures doivent être éliminées de la liste, taper leurs numéros séparés par une
virgule, sans espacement. Taper la touche retour
pour enregistrer la
modification et encore une fois la touche retour pour afficher la suite de la liste.
• Pour interrompre l’affichage en cours, fermer la fenêtre avec
ou taper la
touche Escape au clavier.
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Facturation - 4
Impression de la liste des rappels :
Cette application permet d’imprimer la liste des rappels avant et/ou après les
éventuelles modifications apportées dans la mise à jour. Les informations mises en
évidence dans cette liste sont les mêmes qu’à l’affichage de la mise à jour, avec en
plus les dates des précédents rappels en regard de chaque facture.
Les arrangements financiers qui inhibent certains rappels sont également imprimés.
Le numéro de téléphone du patient est imprimé sur la droite de la liste des rappels.
Impression des rappels selon liste :
Sur la même liste sont réunis tous les rappels (1ers, 2èmes, 3èmes et contentieux).
L’impression doit toutefois être lancée séparément pour chaque niveau de rappels.
Les 3 premiers rappels sont adressés au débiteur (patient, répondant, tiers payant),
tandis que le contentieux édite un document contenant tous les renseignements du
débiteur et de la créance, ceci à l’intention d’un office de recouvrement.
Pour les rappels imprimés avec le BVR, mettre le papier de facturation dans le bac
A4 de l’imprimante laser et pas dans l’introducteur de papier feuille à feuille.
Rappels individuels :
Il est possible de faire des rappels individuels sans tenir compte des délais usuels ou
de faire plusieurs fois un même niveau de rappel (1er, 2ème, 3ème ou contentieux).
Seule la dernière date d’un rappel de même type est gardée en référence par le
système.
• Sélectionner le patient. Les factures non payées de ce patient sont affichées à
l'écran.
• Entrer le numéro de la facture à rappeler. Taper la touche retour pour confirmer.
• Indiquer de quel type de rappel il s’agit : 1er, 2ème, 3ème... Taper la touche
retour pour confirmer.
• Pour les rappels imprimés avec le BVR, mettre le papier de facturation dans le
bac A4 de l’imprimante laser.
• Pour interrompre l'impression, cliquer sur annuler.
Journal des rappels :
Impression de la liste de tous les rappels en cours avec les informations suivantes :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Numéro de la facture
Date de la facture
Code du patient
Nom du patient
Tous les rappels envoyés : type de rappel et date du rappel
Montant total de la facture
Solde restant à payer
Nom de l’assurance
Nom du répondant
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Facturation - 5
Duplicata en série :
Dans le cas où les rappels auraient été imprimés une première fois sur un formulaire
incorrect, il est possible de réimprimer cette série de rappels.
• Entrer la date du 1er rappel à réimprimer. Taper la touche retour pour confirmer.
• Entrer la date du dernier rappel à réimprimer. Si la série de rappels à rééditer a
été faite le même jour, la deuxième date sera la même que celle entrée à la
question précédente. Taper la touche retour pour confirmer.
Annulation d’un rappel :
Cette application permet d’annuler la dernière opération de rappel.
• Sélectionner le patient.
• Le système affiche toutes les factures du patient
• Entrer le numéro de la facture pour laquelle le détail des rappels doit être affiché.
Taper la touche retour pour confirmer.
• Toutes les opérations de rappels effectuées pour cette facture sont affichées. Le
système met en évidence la dernière opération effectuée.
• Pour confirmer l’annulation de cette dernière opération de rappel, taper la lettre O
(pour oui).
• Pour interrompre l’action, taper la touche *
Historique d’une facture :
Mise en évidence de toutes les opérations effectuées pour une facture, qu’elle soit
complètement acquittée ou encore ouverte.
• Sélectionner le patient avant d’entrer dans l’application.
• Le système affiche toutes les factures du patient.
• Entrer le numéro de la facture pour laquelle l’historique est demandé.
• Le système affiche les informations suivantes :
° Numéro de la facture
° Les types de rappels envoyés (1er, 2ème, etc.)
° Les numéros des paiements effectués pour cette facture.
° Les dates des opérations.
° Les montants des opérations.
° Le solde encore ouvert de la facture.
° Le mode de paiement (sur quel compte le paiement a été effectué).
° L’arrangement éventuel qui aurait été convenu avec le patient. (information
telle qu’elle a été entrée dans la rubrique Arrangement dans la page des
Données financières [DF] du patient).
• Pour interrompre l’affichage en cours, fermer la fenêtre avec
ou taper la
touche Escape au clavier.
Contentieux :
Liste contenant toutes les factures mises aux contentieux par l’édition de la dernière
opération des rappels (4ème) et encore impayées. Une fois passées aux
contentieux, ces factures ne figurent plus sur la liste des rappels.
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Facturation - 6
Affichage du détail des rappels :
Pour afficher le détail des rappels, passer par le menu Général > Gestion des
rappels > Affichage du détail des rappels.
Historique des factures à rappeler :
Choisir le rappel pour lequel les factures sont éligibles. (par exemple au 1er rappel)
S'affichera à l'écran la liste des factures éligibles au 1er rappel, entrer le numéro de la
facture pour plus de détail.
Historique d'une facture :
Sélectionner le patient pour lequel vous désirez faire un affichage de l'historique
d'une de ses factures. Ses factures seront affichées à l'écran, taper le numéro de la
facture dont vous désirez avoir l'historique. (Cette application est également
disponible par le menu Rappels > Historique d'une facture).
Historique des factures transférées aux contentieux :
En cliquant sur cette ligne toutes les factures transférées aux contentieux
apparaîtront. Cliquer sur celle de votre choix pour plus de détail.
Historique des factures faisant l'objet d'un arrangement :
Affichage à l'écran de toutes les factures faisant l'objet d'un arrangement, tel qu'il
aura été enregistré dans la page DF données financières. Pour plus de détail ou pour
connaître l'arrangement qui a été convenu, taper le numéro de la facture qui vous
intéresse.
Impression du détail rappels :
Pour imprimer le détail des rappels, passer par le menu Général > Gestion des
rappels > Impression du détail des rappels.
Vous retrouverez dans ce menu les mêmes informations que dans le menu
d'affichage du détail des rappels, mais avec la possibilité de les imprimer.
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Facturation - 7
Annulation du dernier rappel :
Pour annuler le dernier rappel, passer par le menu Général > Gestion des rappels >
Annulation du dernier rappel.
• Sélectionner le patient pour lequel vous désirez annuler un rappel.
• A la question gestion de la liste rouge répondez non, puis entrer le No de la
facture dont vous désirez annuler le dernier rappel.
• Le système vous informera de la date du dernier rappel en vous précisant si s'est
un 1er, 2ème ou un 3ème rappel et vous demandera confirmation de l'annulation de
votre rappel. L'annulation du dernier rappel est également disponible par le menu
Rappels > Annulation.
Gestion de la liste rouge :
Cette application permet de mettre en évidence les mauvais payeurs. Tous les
patients qui sont sur la liste rouge ont le symbole
affiché devant le nom du
patient dans la barre de titre.
Pour accéder à cette liste et la modifier, passer par le menu Général > Gestion des
rappels > Annulation du dernier rappel.
• Sélectionner le patient
• Gestion de la liste rouge : répondre O pour oui
• Le système affiche l'état actuel du patient, soit
Ø Ce patient n'est pas dans la liste, ou
Ø Ce patient est dans la liste.
• Pour modifier l'état du patient, répondre O pour oui à la question du système, puis
taper la touche "return" jusqu'à la fermeture de la fenêtre.
Duplicata de rappels en série :
Pour réimprimer une série de rappels
• Entrer la date des rappels pour lesquels vous désirez réimprimer un duplicata.
• Choisir le type de rappels à réimprimer : 1er, 2ème ou 3ème rappel.