Lettre de mission Services de consultant pour une évaluation à mi

UN ION IN TE R P AR LEM E N TAIRE
IN TE R- P AR LIAM EN TAR Y UN ION
5, CHEMIN DU POMMIER
CASE POSTALE 330
1218 LE GRAND-SACONNEX / GENÈVE (SUISSE)
Lettre de mission
Services de consultant pour une évaluation à mi-parcours
de la Stratégie de l’UIP 2012-2017
__________________________________________________________________
1.
RAPPEL
L’Union interparlementaire (UIP) est l’organisation mondiale des parlements. Fondée
en 1889, elle regroupe aujourd’hui 163 Parlements nationaux membres et près de
45 organisations parlementaires en qualité de membres associés ou d’observateurs
permanents. L’UIP est l’enceinte mondiale du dialogue, de la coopération et de
l’action parlementaires. Elle soutient la démocratie et aide parlements et
parlementaires à s’acquitter de leur mandat.
L’UIP facilite le débat, le dialogue et la coopération politique parlementaire. Elle
soutient et défend la démocratie et l’état de droit. Elle définit des normes, diffuse de
l’information sur les bonnes pratiques, soutient et développe les capacités et l’efficacité
parlementaires. Elle défend les droits de l’homme des parlementaires et promeut des
valeurs, normes et principes universels. Elle soutient l’égalité entre hommes et femmes
ainsi que la participation des femmes, des minorités et des peuples autochtones à la
vie politique et publique. Elle aide les parlements à gérer des priorités internationales
de plus en plus complexes et à conférer une dimension parlementaire au travail des
Nations Unies et des institutions multilatérales similaires.
L’UIP soutient l’action et les objectifs des Nations Unies. Elle travaille étroitement avec
nombre d’institutions spécialisées de l’ONU, notamment le PNUD, l’UNICEF, ONU
Femmes, le HCR et le HCDH. Elle coopère avec les organisations interparlementaires
régionales,
ainsi
qu’avec
des
organisations
intergouvernementales
et
non gouvernementales.
L’UIP emploie près de 45 personnes en son siège à Genève et à son bureau de NewYork. Le Secrétariat comprend quatre divisions 1 sous l’autorité du Secrétaire général
qui est élu par le Conseil directeur.
1
Division des programmes, Division des Parlements Membres et des relations extérieures, Division des services
administratifs et Division de la Communication.
2.
Les recettes de l’UIP proviennent pour l’essentiel (approximativement 85 %) des
contributions des Membres, des contributions du personnel et d’autres sources
diverses telles que la vente de publications et du produit d’intérêts. Les 15 pour cent
restants proviennent de contributions volontaires destinées à financer l’exécution de
projets, notamment en faveur de la démocratie et du développement. Le budget 2013
s’élève à CHF 13,6 millions et celui de 2014 à CHF 13,7 millions.
2.
INTRODUCTION
En 2011, l’UIP a adopté sa toute première Stratégie. Elle couvre la période 2012-2017.
L’objet en était de donner un cap et plus de cohérence au travail de l’UIP en
privilégiant l’efficacité et les domaines dans lesquels l’UIP peut apporter une valeur
ajoutée.
La Stratégie fixe le cap du développement de l’Organisation dans trois directions
stratégiques, définit les objectifs y afférents ainsi que les résultats espérés à la fin des
cinq ans. Les orientations stratégiques donnent la priorité à trois domaines d’action
démocratie et parlements, participation internationale des parlements et l’UIP en tant
qu’instrument de la coopération parlementaire.
En 2011, au moment de l’adoption de la Stratégie, le Conseil directeur a opté pour
une mise en œuvre souple, en fonction des ressources disponibles ou dont
l’Organisation pourra éventuellement disposer. Il a également décidé de procéder à
une évaluation à mi-parcours, de manière à dresser le bilan de la Stratégie au bout de
deux ans.
L’UIP effectuera cette évaluation à mi-parcours entre le 18 décembre 2013 et le
20 mars 2014. Elle est d’autant plus nécessaire dans le climat d’austérité économique
et financière qui prévaut. Confrontés à l’austérité, les Parlements Membres ont du mal
à s’acquitter de leurs contributions. Certains d’entre eux ont demandé une réduction
des contributions. Or l’UIP est de plus en plus sollicitée dans le cadre de son mandat.
Depuis le début de la crise financière, l’UIP a pris des mesures pour accroître son
efficacité et sa transparence. La Stratégie s’inscrit dans ce cadre. Sans relâche, elle
étudie et met en œuvre de nouveaux moyens pour réduire ses dépenses. Elle a mis en
place un sous-comité des finances - relevant de son comité exécutif - chargé d’éclairer
l’Organisation sur tous les aspects financiers. Les Membres souhaitent que l’UIP fasse
encore plus d’économies tout en préservant son aptitude à leur rendre des services
efficaces et effectifs. L’évaluation prévue vise à l’aider dans ce sens.
3.
OBJECTIF ET CHAMP D’ACTION
Elle doit permettre de dresser un premier bilan de la mise en œuvre de la Stratégie,
d’identifier les domaines dans lesquels l’UIP a eu une action marquante et de formuler
des recommandations permettant d’ajuster éventuellement la Stratégie au vu des
3.
ressources limitées de l’Organisation. L’évaluation doit donc aider l’UIP à se
concentrer sur les domaines dans lesquels elle peut apporter une valeur ajoutée, à
éviter les doubles emplois, en un mot à être encore plus efficace et utile. Des
recommandations doivent en découler, qui permettront aux Membres de cibler plus
étroitement les priorités de l’Organisation et de trouver de nouveaux moyens d’en
réduire les dépenses. Les conclusions de l’évaluation devront éclairer la préparation du
programme et du budget pour 2015 et au-delà.
Etant donné qu’une partie du budget de l’Organisation est financée par des entités
extérieures et des donateurs, l’évaluation doit aussi permettre aux donateurs de mieux
comprendre la manière dont l’Organisation fonctionne, l’utilisation qui est faite de
leurs deniers ainsi que les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs. En
somme, l’évaluation doit permettre aux donateurs de mesurer le travail et l’efficacité
de l’Organisation. Ainsi pourront-ils prendre des décisions éclairées sur le financement
futur de l’UIP.
L’évaluation portera sur les années écoulées depuis l’adoption de la Stratégie, c’est-àdire 2012 et 2013, et devra se fonder sur les bilans précédents, notamment : le bilan
organisationnel de 2006 de l’UIP, l’évaluation de 2011 du programme de coopération
technique de l’UIP et l’évaluation 2010 et 2013 du programme relatif à l’égalité entre
hommes et femmes.
4.
PRINCIPAUX ELEMENTS DE L’EVALUATION
L’évaluation devra donner lieu à un rapport comportant un bilan détaillé des activités
de l’UIP pour la période 2012-2013, en mesurant l’impact et la pertinence, faisant le
point sur l’utilité de l’action de l’UIP dans les domaines concernés et identifiant les
améliorations pouvant être apportées. Ce rapport comportera également des
recommandations pour un ajustement de la Stratégie, si nécessaire, afin d’accroître
l’efficacité et de tenir compte des capacités de contribution des Membres au budget
de l’Organisation. Il devra également indiquer les domaines où l’UIP apporte une
valeur ajoutée (noyau dur de l’activité) et où elle doit poursuivre et développer son
action. Il devra enfin recenser les domaines où l’impact de l’UIP est moindre, voire
inexistant.
5.
QUESTIONS CLES
L’évaluation devra porter sur toutes les orientations stratégiques et tous les objectifs de
la Stratégie. En faisant le point sur l’efficacité, l’impact, l’efficience et la pertinence,
l’évaluation devra répondre notamment aux questions suivantes :
Efficacité et impact
§ Comment l’UIP se définit-elle et définit-elle les services qu’elle rend ? Quels
sont les critères permettant de définir les priorités d’action et les activités à
mettre en œuvre ?
4.
§
§
§
§
§
§
§
Dans quelle mesure le budget et le plan d’action annuels de l’UIP reflètent-ils
les éléments de la Stratégie ?
Quels résultats ont été obtenus et quels progrès ont été accomplis par rapport
aux objectifs définis dans la Stratégie pour 2012-2017 ?
Dans quel domaine la valeur ajoutée apportée par l’UIP est-elle la plus grande ?
Quelle est la valeur ajoutée apportée par l’UIP dans les domaines où d’autres
organisations internationales et des parlements nationaux mènent une action
similaire ?
Comment l'UIP mesure-t-elle l'impact de ses activités et programmes ?
Comment pourrait-elle améliorer la manière dont elle mesure l'impact de ses
activités et programmes et dont elle communique sur cet impact ?
Les conditions requises pour avoir un impact à long terme sont-elles réunies
(leur pérennité et leur utilité pour la suite, résultats obtenus, appropriation par
les Membres, activités de suivi pour faciliter les processus, etc.) ?
Dans quelle mesure le travail de l’UIP a-t-il contribué à l’instauration de
l’égalité entre hommes et femmes ?
Quels sont le rôle, la pertinence et la valeur des partenaires de l’UIP pour
l’obtention de résultats et quels sont les risques généraux pouvant être
identifiés ?
Pertinence
§
Les activités de l’UIP répondent-elles aux besoins des Parlements Membres
et aux priorités qui ont été définies ? Dans quelle mesure les Parlements
Membres participent-ils à la conception des programmes de l’UIP ? Les activités
sont-elles conformes à la Déclaration de Paris et au Programme d’action
d’Accra ? Les principes clés de la coordination entre partenaires au
développement et de l'harmonisation de l'aide sont-ils respectés ?
§
Les Parlements membres de l'UIP (parlementaires et personnel
parlementaire) sont-ils satisfaits des résultats obtenus à ce jour ?
§ Quels sont les domaines d’action qui ont été jugés prioritaires par l’UIP pour la
période concernée et y-a-t-il eu des modifications ? L’UIP doit-elle conserver
les mêmes priorités, redéfinir leur champ d’action ou les suspendre ?
§ Les activités de l’UIP répondent-elles à une évaluation des besoins en matière
d’égalité entre hommes et femmes ? Des bilans préliminaires en la matière sontils effectués avant la conception des programmes ?
Efficience
§ Quelle est la source de financement pour les ressources affectées aux activités
de l’UIP ? Les ressources affectées aux programmes de l’UIP sont-elles
suffisantes ? Sont-elles utilisées au mieux ? Quelles mesures permettraient
d’améliorer le coût/efficacité sans nuire aux résultats ?
§ Quelles mesures ont été prises pour le suivi de l’affectation des ressources et
permettent-elles d’estimer correctement les dépenses y afférentes ?
§ Le personnel mettant en œuvre les activités et les programmes de l’UIP est-il
suffisant au vu du travail à accomplir ?
§ Les activités progressent-elles dans le respect du calendrier ? Quels facteurs
facilitent ou entravent le respect des délais ?
5.
Mise en œuvre des programmes
§ La mise en œuvre des activités s’inscrit-elle dans un calendrier de résultats aux
niveaux institutionnel (UIP) et national (avec un suivi par les parlements
Membres) ?
§ Les indicateurs de performance inscrits dans le programme et le budget 2012 et
2013 permettent-ils de mesurer correctement les résultats ? Les indicateurs du
respect de l’égalité entre hommes et femmes et des droits de l’homme dans
toutes les activités de l’UIP sont-ils adéquats ?
§ Les lignes de base établies sont-elles correctes ? La mise en œuvre des
programmes obéit-elle à des outils de gestion de projet fondés sur les bonnes
pratiques (planification, conception, suivi et évaluation) ? Les tableaux de
résultats au niveau des projets sont-ils correctement reliés aux objectifs
organisationnels et aux résultats attendus ?
§ Des mécanismes de suivi et d’évaluation adéquats ont-ils été mis en place pour
assurer : a) que l’information sur les résultats obtenus soit recueillie; b) que
l’information sur les progrès accomplis soit disponible; et c) que les leçons
retenues servent à la conception des activités futures ?
Coordination
§ Les rôles et responsabilités au sein du Secrétariat pour les prestations de services
de l’Organisation sont-ils clairement définis ?
§ Les thèmes transversaux sont-ils correctement pris en compte sur l’ensemble
des prestations de service ?
§ Les mécanismes de coordination existants permettent-ils des prestations
efficientes et efficaces ? Quelles mesures doivent être prises pour améliorer la
mise en œuvre des activités ?
§ Quelles synergies doivent être recherchées entre les diverses fonctions du
Secrétariat ?
§ L’UIP se positionne-t-elle par rapport aux autres institutions intervenant dans
des domaines d’action similaires aux siens et coordonne-t-elle son action avec
la leur ?
D’autres questions peuvent être ajoutées par l’équipe d’évaluation.
6.
METHODOLOGIE
L’évaluation doit comporter une étude des documents pertinents et des entretiens
avec les principales parties prenantes; à savoir :
§ examen des documents susceptibles d’éclairer la mission, notamment, les
Statuts, les Règlements et la Stratégie de l’UIP, ses programmes et budgets
annuels, rapports annuels sur les résultats financiers, ainsi que les rapports sur
les évaluations précédentes, sur les progrès et les rapports de donateurs de
manière à comprendre le fonctionnement de l’UIP;
§
des entretiens avec des membres et des dirigeants de l’UIP portant sur un
échantillon représentatif de parlementaires, y compris de membres du Comité
exécutif de l’UIP et de son sous-comité des finances. L’équipe d’évaluation
6.
§
§
§
§
7.
pourra aussi concevoir un questionnaire qui sera géré, pour son compte, par le
Secrétariat de l’UIP. S’il le faut, l’équipe pourra se rendre dans certains pays
représentant les groupes géopolitiques de l’UIP ainsi que dans les pays dont le
parlement a reçu ou reçoit une aide de l’UIP;
des entretiens avec le personnel de l’UIP;
des entretiens avec les représentants d’institutions, de départements et de
programmes de l’ONU;
des entretiens avec les principaux donateurs de l’UIP; et
des entretiens avec d’autres parties prenantes dont la consultation aura été
jugée nécessaire par l’équipe d’évaluation.
RAPPORTS
Le consultant aura à présenter :
I. Un projet de rapport exposant l’évaluation conformément aux conditions
définies dans les sections 3 et 4 Objectif et champ d’action et Principaux
éléments de l’évaluation, et dans le respect des indications figurant ci-après
dans la présente section, au plus tard le 2 février 2014.
II. Les principales conclusions de l’évaluation lors de réunions avec l‘UIP (SousComité des finances, Secrétariat de l’UIP) au plus tard le 10 février 2014.
III. Le rapport final sur l’évaluation, tenant compte des commentaires formulés par
l’UIP.
IV. Le rapport final aux instances dirigeantes de l’UIP, au plus tard le 12 mars
2014.
Le projet de rapport sera soumis à l’UIP à Genève. Un rapport final devra être
présenté dans les deux semaines suivant réception des commentaires de l’UIP.
Le rapport, rédigé en anglais ou en français, n’aura pas à être revu et corrigé par l’UIP.
Il doit être bref et concis et ne comportera pas, en principe plus de 30 pages. Les
éventuels documents complémentaires seront présentés en pièces jointes ou en
annexe. Le rapport comportera une synthèse, les principales conclusions et des
recommandations.
8.
CALENDRIER
L’évaluation doit commencer au plus tard le 18 décembre 2013 et être achevée au
plus tard le 20 mars 2014. Voir le document joint qui présente un projet de calendrier.
Les détails concernant la durée et le calendrier du travail du consultant seront
déterminés en coordination avec lui.
7.
9.
ASPECTS PRATIQUES
Le Secrétariat de l’UIP aidera le consultant à organiser les réunions avec les parties
prenantes et pour les démarches telles que les réservations de billets d’avion et de
chambres d’hôtels.
10.
QUALIFICATIONS REQUISES
Les qualifications requises pour les services de consultant impliquent la fourniture de
documents prouvant l’expérience professionnelle en matière d’examen et d’évaluation
organisationnels, de préférence dans un contexte international.
Une expérience auprès d’organisations travaillant avec des parlements ou dans le
domaine politique sera un atout.
Une expérience dans les évaluations en matière de parité hommes-femmes sera
également utile.
La maitrise de l’anglais et du français est requise sachant que les documents de
l’évaluation sont rédigés dans ces deux langues.
11.
CONDITIONS DE LA SOUMISSION
Les candidats doivent :
Expliquer comment ils entendent accomplir cette mission et décrire l’organisation et
les personnes qui travailleront avec eux.
Exposer les qualifications de chaque personne et de chaque sous-traitant devant
intervenir et joindre un CV pour chacun d’entre eux.
Indiquer le degré de maitrise de l’anglais et du français, à l’écrit et à l’oral, des
personnes et des sous-traitants devant travailler avec eux.
Décrire l’expérience qu’ils ont de missions similaires au cours des trois dernières
années et fournir au moins deux références, avec indication des noms et des numéros
de téléphone. Les personnes indiquées en référence peuvent être contactées pour
confirmation.
Indiquer le coût total de la mission, sous forme d’honoraires quotidiens pour chaque
catégorie de personnel, de frais remboursables et de tous autres frais connexes. Tous
les coûts doivent être libellés en francs suisses, hors taxes.
Présenter un calendrier détaillé pour la mission.
8.
Date limite
Les candidatures doivent être adressées au :
Directrice de la Division des services administratifs
Union interparlementaire
Chemin du Pommier, 5
Case postale 330
CH-1218 Grand-Saconnex, Genève
Suisse
Tél. : +4122 919 41 36
Fax : +4122 919 41 60
E-mail : [email protected]
Les candidatures devront être reçues au plus tard le 30 novembre 2013.
PROJET DE CALENDRIER
Activité
Date limite
Finaliser la lettre de mission
Publier la lettre de mission
Recruter les ou les consultants
Début du travail de consultant
Soumission de l’avant-projet de rapport à l’UIP
Discussions avec l’UIP
Réponse de l’UIP au(x) consultant(s)
Soumission de second projet par le(s) consultant(s) à l’UIP
Discussion avec le Sous-Comité des finances et le Comité exécutif
30 octobre 2013
1-30 novembre 2013
16 décembre 2013
18 décembre 2013
2 février 2014
10 février
15 février 2014
20 février 2014
21 février -20 mars 2014