Le Plan de leadership du club - Europe de l`Ouest

245FR-F
GOUVERNANCE
D’UN CLUB
DYNAMIQUE
LE PLAN DE LEADERSHIP DE VOTRE CLUB
EUROPE DE L’OUEST
NOUS REJOINDRE | ÉCHANGER DES IDÉES | PASSER À L’ACTION www.rotary.org
VOTRE ROTARY CLUB
Est-il dynamique ? Implique-t-il ses
membres ? Monte-t-il des actions pertinentes
et sait-il innover ? Ses activités tiennent-elles
compte de la diversité des membres, de leurs
talents et de leurs personnalités ?
Nous vous proposons plusieurs pistes pour
vous aider dans votre réflexion sur l’avenir de
votre club. Soyez ouverts au changement et
lancez-vous ; si quelque chose ne marche pas,
vous aurez bien le temps de passer à autre
chose. L’important est que chaque
membre se sente impliqué dans
l’avenir de son club et son succès.
MON CLUB EST DYNAMIQUE
Il ne suffit pas de parrainer
et de recruter des nouveaux
membres. Il faut également les
fidéliser en donnant un sens à
leur engagement rotarien. Les
actions sont, dans ce cas, notre
arme de prédilection. Qui mieux
qu’un Rotarien averti peut
transmettre ses compétences en
accompagnant des nouveaux pour
réussir une action.
Au Rotary club de Parthenay, dans
l’ouest de la France, nous avons
donc initié un programme de
mentorat par l’action. Une équipe
de six nouveaux membres et de
deux mentors a été constituée, et
s’est attelée à l’axe stratégique
Alphabétisation et éducation de
base. L’objectif : aider des enfants
en difficulté d’apprentissage dans
une école primaire de notre ville.
Les mentors ont présenté les
différentes phases d’une action :
la planification, l’acquisition des
ressources, la mise en œuvre et
enfin l’évaluation et la promotion.
Nous en sommes actuellement à
la mise en œuvre et les rôles ont
été répartis : choix du support
pédagogique (logiciel sur
tablette), budget, contacts avec
les enseignants et suivi avec les
élèves. Les mentors répondent
à toutes questions posées sur le
Rotary, la vie et l’image du club.
Après avoir pris connaissance
des possibilités d’aide de notre
Fondation, un dossier de demande
de subvention de district a été
déposé. Celle-ci viendra en
complément d’une levée de fonds.
Le club tout entier sera alors
associé et les nouveaux membres
montreront aux anciens et au
grand public les qualités de leur
action. Le mentorat apporte un
sens à l’engagement des Rotariens
en leur donnant envie de devenir
les acteurs de la fidélisation de
l’effectif.
Gérard Allonneau
Rotary club de Parthenay
France
1
Définir des objectifs sur 3 ou 5 ans
Votre club est composé de décideurs locaux déterminés à avoir
un impact et désireux de participer activement à la vie de leur club. Alors
ensemble, définissez vos objectifs et formulez une stratégie pour les
concrétiser. Ils devront couvrir l’effectif, les actions, l’image publique, la
formation des dirigeants et le soutien à la Fondation. Ajustez si nécessaire
votre stratégie en fonction des progrès accomplis et déterminez comment
impliquer tous les membres du club dans l’atteinte des objectifs.
Sur Mon Rotary
Guide de réflexion
stratégique
Et pourquoi ne pas…
• Consacrer vos réunions pendant un mois à une réflexion stratégique à l’aide
du Guide de réflexion stratégique.
• Organiser une réunion dans un nouveau lieu afin de stimuler la créativité
des membres et les encourager à s’exprimer.
• Élaborer des stratégies pour mieux impliquer les membres sur les
5 prochaines années.
2
Établir des objectifs annuels sur
Rotary Club Central
Une fois vos objectifs à long terme établis, il s’agit de formuler des objectifs
annuels réalistes et quantifiables. Vous les saisirez dans Rotary Club Central où
vous pourrez suivre vos progrès, ajuster vos objectifs si nécessaire et les mettre
régulièrement à jour. Encouragez tous les membres à consulter les objectifs du
club sur Rotary Club Central et à donner leur feedback.
Et pourquoi ne pas…
• Se concentrer sur un point qui fonctionne bien dans le club et essayer d’y
exceller.
• Inviter les commissions du club à proposer des objectifs annuels répondant à
des besoins locaux.
• Présenter chaque mois en réunion les progrès accomplis.
Toutes les ressources citées sont disponibles sur www.rotary.org/myrotary.
Sur Mon Rotary
Rotary Club Central
Cours sur Rotary Club
Central dans notre centre
d’e-learning
3
Organiser régulièrement des assemblées
pour impliquer et informer les membres
Les assemblées de club permettent aux membres d’y discuter des objectifs et
activités du club. Le club peut ensuite puiser dans leurs talents et transcender
leur enthousiasme pour passer à l’action et répondre aux problématiques
locales. De nombreux clubs utilisent ce type de réunion pour motiver leurs
membres et nourrir leur engagement humaniste et citoyen.
Sur Mon Rotary
La présidence du club
La commission
Administration du club
Et pourquoi ne pas…
• Permuter le président de club lors d’une réunion avec celui d’un club voisin,
puis organiser ensuite une assemblée pour parler de l’expérience.
• Inviter les nouveaux membres lors des assemblées à faire part de leurs
premières impressions sur le club et les membres à suggérer de nouvelles
idées.
• Organiser chaque mois un forum de 10 minutes à la fin d’une réunion
et demander aux membres de présenter de nouvelles idées ou sujets de
discussion.
4
Bien communiquer
La communication dans un club ne doit pas se faire à sens unique.
Il doit s’agir d’un dialogue ouvert entre dirigeants du club et membres. Votre
plan de communication doit prévoir la dissémination des informations lors des
réunions, sur le site du club et les réseaux sociaux.
Et pourquoi ne pas…
• Mettre régulièrement à jour le site du club et ses pages sur les réseaux
sociaux. Bien faire la distinction entre les informations destinées aux
membres et celles pour le grand public.
• Demander aux membres mieux au fait des nouvelles technologies d’expliquer
aux autres l’architecture du site du club ou comment naviguer sur les réseaux
sociaux.
• Faire circuler les informations et demander régulièrement aux membres leur
avis.
Sur Mon Rotary
Brand Center du Rotary
5
Assurer la continuité en formant les futurs
dirigeants du club
La rotation annuelle des dirigeants offre aux membres la possibilité d’assumer
de nouveaux rôles. Il est donc important qu’ils aient une bonne connaissance
de chaque poste et de ses responsabilités pour susciter des candidatures
et faciliter la transition. La continuité peut être assurée en nommant des
dirigeants sur plusieurs années, en ayant un responsable en exercice, élu et
sortant dans chaque commission et par une collaboration étroite entre les
présidents élu, nommé et sortant.
Et pourquoi ne pas…
• Demander aux dirigeants de club en exercice d’identifier eux-mêmes qui peut
prendre leur relève.
• Chercher à identifier les talents et intérêts des membres et leur assigner des
Sur Mon Rotary
Formation au leadership –
Guide pour lancer un
programme
La présidence du club
Le secrétariat du club
Le trésorier du club
Manuels des commissions
Administration,
Effectif,
Relations publiques,
Actions et
Fondation du club
rôles en fonction.
• Organiser des formations en situation réelle pour les dirigeants entrants au
moins un mois avant qu’ils ne prennent leurs fonctions.
6
Adapter le règlement intérieur au
fonctionnement du club
Le règlement intérieur recommandé au club constitue un point de départ et un
modèle que vous devrez agrémenter et adapter en fonction de l’évolution du
club et de ses besoins et pratiques .
Et pourquoi ne pas…
• S’assurer que votre club utilise la dernière version du règlement intérieur
recommandé au club.
• Publier le règlement intérieur du club sur son site ou le distribuer lors
des assemblées afin que les membres puissent offrir des suggestions
d’amendements.
• Le mettre à jour si besoin chaque année et le distribuer aux nouveaux
membres.
• Tester les nouvelles procédures avant de modifier votre règlement intérieur.
Toutes les ressources citées sont disponibles sur www.rotary.org/myrotary.
Sur Mon Rotary
Règlement intérieur
recommandé au club
Statuts types du Rotary club
7
Favoriser les relations humaines au sein
du club
Les passions communes favorisent le rapprochement. Si vous vous sentez
bien dans votre club et appréciez ses membres, il est fort probable que vous y
restiez. De même impliquer les familles aux activités facilitera le recrutement
de plus jeunes membres. Il est essentiel de faciliter les contacts entre les
membres, et tout particulièrement avec les nouveaux membres.
Sur Mon Rotary
Guides des Amicales du
Rotary
Rejoindre une Amicale
d’action
S’inscrire à la convention sur
www.riconvention.org/fr
Et pourquoi ne pas…
• S’asseoir lors de chaque réunion à côté d’une personne différente et engager
la conversation.
• Envisager la création d’un club satellite pour mieux répondre aux besoins
des membres habitant loin ou ayant des enfants en bas-âge.
• Inviter les amis et leurs familles à participer aux réunions, actions et
évènements du club, et ce à plusieurs reprises.
• Sonder les membres pour voir à quels types d’évènements ils aimeraient
participer et les jour et horaire préférés.
8
S’assurer que les membres participent tous
à des activités qui les intéressent
On rejoint un club avant tout pour passer à l’action, avoir un impact, élargir
ses horizons et son réseau. Et c’est pour ces mêmes raisons qu’on y reste.
Les membres, qu’ils soient nouveaux ou plus anciens, resteront impliqués
s’ils s’engagent dans les actions et activités du club. Mais encore faut-il leur
demander d’y participer.
Pourquoi ne pas…
• Impliquer très tôt les nouveaux membres. S’informer des raisons pour
lesquelles ils ont rejoint le club et leur proposer des postes ou de participer à
des actions susceptibles de les intéresser.
• Faire un sondage sur les intérêts des membres et planifier vos actions,
activités et programmes hebdomadaires en fonction des résultats.
• Demander aux membres de se présenter durant une réunion et d’indiquer
leur parcours, talents et passions.
• Déterminer quelles activités du club pourraient aider les membres à
développer leurs compétences ce qui peut avoir un impact sur leur carrière.
Sur Mon Rotary
Comment monter une action
Outils d’évaluation du club
Ressources sur les différentes
phases d’une action
9
Préparer les membres à exercer des
responsabilités dans le club
Vous disposez d’un vivier de décideurs et de professionnels locaux, en mesure
de prendre à terme les commandes du club. Organisez donc une solide
orientation des nouveaux membres et offrez des cours de leadership à tous.
Les dirigeants du club doivent assister aux formations offertes au niveau du
district et mettre en pratique ce qu’ils y auront appris.
Sur Mon Rotary
Le Rotary : des décideurs
solidaires
Informations pour nouveaux
membres
Ressources pour formateur
dans le centre d’e-learning
Orientation des nouveaux
membres
Pourquoi ne pas…
• Nommer un chargé de formation ou une commission dédiée.
• Nommer des membres plus jeunes ou nouveaux à des postes à
responsabilités. Ils y développeront leurs talents ce qui peut leur être utiles
dans un cadre professionnel.
Formation au leadership –
Guide pour lancer un
programme
• Demander aux membres ce que devrait couvrir la formation au leadership.
10 Nommer des commissions qui
correspondent aux activités du club
Nous recommandons de nommer des commissions :
• Administration
• Effectif
• Relations publiques
• Actions
• Fondation Rotary
Mais n’hésitez pas à en créer d’autres telles que Subventions ou Action
Jeunesse si cela est nécessaire. Ces commissions sont le bras opérationnel de
votre club et l’aident à atteindre ses objectifs.
Sur Mon Rotary
Organigrammes suggérés
aux clubs
Manuels des commissions
Administration,
Effectif,
Relations publiques,
Actions et
Fondation du club
Pourquoi ne pas…
• Petits clubs : regrouper les activités des commissions.
• Clubs importants : créer de nouvelles commissions pour impliquer davantage
de membres.
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