2.2 Outlook avancé gestion de projets_1

Outlook avancé
pour la gestion de projets
> Pour développer une méthodologie efficace en gestion de projets
> Pour optimiser les fonctionnalités d’Outlook en vue de la gestion de projet
> Pour intégrer la gestion de vos projets à votre gestion du temps
> Pour être en contrôle et ne rien échapper
Simplifiez la gestion et l’exécution de vos multiples projets ! De plus en plus de gens doivent gérer des projets dans
l’exercice normal de leurs fonctions. Par conséquent, plusieurs logiciels de gestion de projets ont été développés.
Malheureusement, ils sont souvent trop complexes pour la gestion des projets les plus courants et ils ne permettent pas
de faire une gestion unifiée de l’ensemble des activités. Par contre, Outlook, s’il est bien maîtrisé, peut gérer votre
temps en intégrant toutes vos activités, tâches, communications électroniques et multiples projets.
De plus, afin de mieux profiter de ces capacités, Formations Qualitemps a développé un logiciel de gestion de projet
compatible avec Outlook.
Notre logiciel, Qualigantt, est un outil qui permet de faire la planification stratégique et la
gestion de plusieurs projets à la fois, d’en faire le découpage, d’en gérer les échéanciers, les tâches et les sous tâches.
Encore mieux, Qualigantt pousse toutes les tâches vers Outlook avec un seul clic. Chaque participant recevra une copie
du logiciel avec la formation.
Durée : 2 jours
Modes d’enseignement
> Formation offerte régulièrement en cours publics à Montréal et à Québec
> Aussi offerte en entreprise, adaptée à vos besoins, partout au Québec
Objectifs
> Bâtir un plan de projet complet
> Maîtriser le cycle complet de la gestion de projet
> Maîtriser l’ensemble des fonctionnalités d’Outlook
> Optimiser les fonctionnalités d’Outlook en fonction de la gestion de projet
> Savoir créer et configurer des visuels de tâches en vue de la gestion de projet
> Conserver l’historique des projets
> Bâtir la planification d’un projet
> Élaborer les outils de suivi
> Maîtriser les activités au quotidien
> Faire des suivis efficaces avec l’équipe du projet
> Être en contrôle et ne rien échapper
> Gérer des équipes de projets
> Utiliser Outlook comme seul outil de gestion de projet, de communication et de planification
> Développer une méthodologie efficace pour la gestion de projets
> Intégrer la gestion de vos projets à votre gestion du temps
L’approche Qualitemps
Notre cours vous propose une approche simplifiée, efficace, globale et unique de la gestion de projets.
Contenu détaillé du cours
JOUR 1 : Maîtrise avancée d’Outlook en fonction de la gestion de projets
> Utilisation des fonctionnalités de la barre d’outils avancée
> Optimisation de la fonction « tâches »
> Création de visuels de tâches supplémentaires
> Personnalisation et configuration des affichages de tâches
> Application des filtres aux visuels de tâches pour la gestion de projets
> Création des canevas de tâches
> Utilisation des rapports de tâches
> Création des tâches en appliquant les principes de gestion du temps et de projets
> La gestion adéquate de projets multiples avec Outlook
> Délégation efficace avec Outlook
> Application des cinq grandes règles d’une délégation efficace avec Outlook
> Utilisation des options de tri et de regroupement des tâches pour suivre efficacement vos tâches et les tâches
assignées
> Intégration des projets à vos autres activités quotidiennes tout en gardant le cap
> Gestion de la nouveauté et des imprévus tout en gardant le cap
> Gestion avancée des courriels pour la gestion de projets
> Comment créer et utiliser des règles de messagerie efficaces
> Classement avancé des courriels en fonction des projets
> Les diverses options d’archivage de toutes les informations liées au projet : courriels, tâches, réunions et autres
documents, quel que soit leur support
> Les fonctionnalités avancées des contacts
> Conservation de l’historique des projets
> Des réunions de projets efficaces et réussies avec Outlook
JOUR 2 : La gestion du cycle de vie d’un projet
> Terminologie de la gestion de projets
> Planification stratégique et gestion par projets
> 5 processus de la gestion de projets
> 9 axes ou disciplines de la gestion de projets
> Utilisation du logiciel Qualigantt
> Options d’outils connexes intégrables à Outlook
> Conception du plan de projet et de ses modules
> Découpage du projet et ordonnancement
> Élaboration du cheminement critique Gantt
> Évaluation et gestion des risques
> Gestion des modifications
> Gestion des communications
> Contrôle et gestion de l’avancement
> Inventaire des outils disponibles
> Rapports d’avancement
> Maîtrise de vos activités quotidiennes
> Clôture de projet
> Intégration de la gestion de vos projets à votre gestion du temps
Note : Le découpage des journées est donné à titre indicatif et peut changer selon les groupes et les objectifs de
la formation.
À qui s’adresse le cours ?
Aux gestionnaires, personnel administratif, chargés de projets, personnel technique ou à toute personne qui
désire intégrer la gestion d’un ou plusieurs projets à la gestion de l’ensemble de ses activités.
Approche pédagogique
Ce cours comprend 80% d’exercices pratiques. Le participant est plongé dans l’action en élaborant le plan d’un
projet dès le début du cours. De cette façon, il est possible d’intégrer simultanément les aspects pratiques et
théoriques de la gestion de projets.
Chaque participant travaille sur un poste informatique qui lui est prêté pour la durée de la formation.
La première partie du cours est destinée à maîtriser le logiciel Outlook. Le participant devra reconfigurer le
logiciel et créer ses outils de travail afin de mettre en application tous les principes de la gestion de projet dans
ses activités quotidiennes.
La deuxième partie du cours est consacrée à la maîtrise du processus global de la gestion de projet. Les
participants devront concevoir un projet, bâtir leur plan complet et mettre en place tous les outils requis pour
gérer l’ensemble de son cycle de vie jusqu’à sa clôture.
Le logiciel Qualigantt, fourni avec la formation, permet cette approche qui combine l’apprentissage théorique et la
mise en pratique immédiate (voir logiciel Qualigantt plus bas).
Matériel fourni
> Guide de référence Maîtriser son temps avec Outlook
> Guide de référence Gestion et classement avancés des courriels
> Guide de référence Gestion de projets appliquée
> Logiciel Qualigantt
> Guide d’utilisation de Qualigantt
> Un poste informatique par personne pour toute la durée du cours
> Notre salle de cours mobile :15 ordinateurs portables sont prêtés aux participants pour la durée de la formation.
o Chaque ordinateur est configuré pour afficher toutes les fonctions à plein écran. Les participants
travaillent ainsi dans un environnement informatique semblable à celui qu’ils utilisent au travail. Nous
pouvons également offrir des formations dans votre entreprise avec notre salle de classe mobile.