Procès verbal - Science Students` Association

La huitième rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiantes en
science de L’université d’Ottawa - PROCÈS VERBAL
The eighth meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’
Association of the University of Ottawa – MINUTES
Date: Le samedi 16 août 2014
Lieu: Retraite exécutif
Heure de départ: 11h00
Assiduité
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absente)
Olivia Gallarino
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal
Vincent Nguyen
Kevin Li
Alick Wang
Sorush Rokui
Ahmed Al-Saaq
Sabrina Slade
Elisabeth Hart McKittrick
Réunion débute à 11h40
1. Ouverture de la réunion
 Appuyée par Julia
2. L'horaire de la Semaine 101 et la désignation des tâches
VENDREDI
Défense de thèse à 13h00, on commence à 13h30
Comms écrits l'horaire en craie sur le mur + font des affiches pour l'enregistrement
Couchez-vous de bonne heure
SAMEDI
Arrive au bureau à 7h45
Jusqu'à 8h45= la préparation, se préparé
Guides se présentent à 8h30
Liz va être à la table d'enregistrement des guides
Bandeaux pour les guides en chef (24 bandeaux rouges)
Bandeaux noirs pour l'exécutif
3 membres exécutifs aux ventes en ligne- Elsa + Vincent + Olivia L
2 pour la vente sur site- Josh + Kevin
1 membre exécutif qui circule- Steve
2 membres exécutifs avec les bracelets -Olivia G + Esther
Les logistiques circulent jusqu'à 11h00
Cacher les bracelets des étudiant(e)s 101
Table de Shine- Sabrina/Alick
Table de marchandisePas de table de Tremblant
Avoir le plus de billets de 5$ possible pour du change à la banque
Tout le monde qui fait l'enregistrement apporter votre portable
Samedi est correct pour organiser un BBQ Shine- doit être géré par les guides
Les guides peuvent circuler et vendre des M. Freeze pour Shine
Doc Google pour les kits de mettre en évidence le paiement, document distinct
requis à l'entrée de leur nom, le programme, les accommodations, l'équipe, les
informations de contact d'urgence
Carte de santé- on n'a pas besoin de leur numéro, ils devraient l'avoir sur sa
personne
Distribution des trousses+ trousses= Sabrina/Alick
Sarrauts- avoir des guides (1 à 3) en ligne afin que les étudiant(e)s peuvent
identifier leur grandeur
Station de peinture aérosol pour les chandails- (2 à 3) guides pour la peinture à
aérosol
Comms met en place les nappes, la peinture, les stencils, les stations de peinture
aérosol+ le carton sous les manches
2 guides pour écrire les noms sur les chandails + le nom du program sur une des
manches
Le reste des guides vont approcher les étudiant(e)s 101 en groupe
Visites guidées du campus- un document pour donner aux guides afin de savoir
quelles édifices+ info
DIMANCHE
Membres exécutifs arrivent à 8h00
Brunch du président- guides/ étudiant(e)s 101 s'en vont alternativement
10h à 11h pour des jeux brise-glace
10h30- préparation pour les drapeaux; à 12h30 ils présentent les drapeaux
12h40-amène les étudiant(e)s au labo
13h à 15h rencontres éclaires: social et logistiques
15h30- compétition de cri; les membres exécutifs sont les "juges"
Quelqu'un doit avoir le numéro d'Alain afin qu'il ouvre les portes du labo de chimie
pour les rencontres éclaires
Expliquer La rue, la nuit, tous sans peur! durant cette heure avant qu'elle débute
Les guides et les membres exécutifs amènent les étudiant(e)s 101 à la terrace
Morrisst
8h à 11h Dimanche Déclenche- à travers le campus, "batcave" est un disco
d'écouteurs, 1500 écouteurs, café alt (groupe musical indie- The Stringers), station
rap/hip hop, station internationale (possiblement), BBQ de Shine dans la cour de
Marion+ espace de "chill") pour les guides et les membres exécutifs (7 avec talkiewalkie- logistique, social, coordinatrice des bénévoles, (journée Shine- Alick + Sab) +
celui qui a la trousse de premiers soins (Olivia G))
Marches accompagnées- Résidence Friel+ Rideau
LUNDI
9h à 13h vente de trousses; remboursement possible pour les trousses qui ne sont
pas ramassées
4 stations pour La course à l'espace- Rideau, Sparks, Byward, Parlement
Petite compétition à chaque station
Byward-concours de manger du gâteau (oh so good)
Parlement- prendre des photos #cute + parler
11h15- guides vont préparer les stations (6 guides par station)
Chaque station a des indices
15h30 à 16h30 BBQ
Arrive à la cour Marion à 16h30 pour Fedstock-vers le canal jusqu'à Laurier
UOSERT et les ambassadeurs de la sécurité font le contrôle des sacs à l'entrée de
Fedstock
MARDI
Commence à 6h00- Sparks à Gladstone (le secteur des affaires termine)
Station des pâtisseries est peut être des petits gâteaux du tableau périodique
Sab a appellée la rue Elgin et on va mettre des affiches indiquant que Shine est cette
journée
Problème: personnes sans abris vont être offensés (solution: affiches)
Tâches assignées par courriel
-30 stations le long de Elgin (peut être réduire)
-Exécutif maintient la circulation des gens
-vagues: 7h à 9h30, deuxième vague à 9h
-Sacs pour des personnes sur les bicyclettes pour l'argent qui sera transporter à
l'école
-Sab va envoyer une copie papier de l'horaire
9h30 est la première session d'info (obligatoire par la faculté)
-guides accompagnent les étudiant(e)s 101 au campus de Shine
-11h00: deuxième session d'info
-affiches qui les indiquent où aller
Renommez le symposium académique
Préparer pour la danse dans la cour de MRN à ¾
La construction à MRN ne sera pas terminée à temps
2 plans si la construction n'est pas terminée: DJ se déplace sous le tunnel
Vérification des sacs à côté de BSC et personne n'entre qu'après cette vérification
(UOSERT et ambassadeurs de sécurité à chaque événement)
Guides autour du périmètre et des clôtures afin que personne n'entre que par
l'entrée principale
Les toilettes sont un problème s'il y a de la construction...le sous-sol MRN,
accessibilité- d'Iorio, Lamoureux ou BSC
Aucun lancement de préservatifs
Céduler pour terminer à 24h00, mais va possiblement être fermé avant cela
(règlement des plaintes de bruit)-23h00
MERCREDI
Logistiques et AMC cherchent des fruits, des muffins, du café et du jus
Possiblement des crêpes (possiblement)
On installe le café et les collations
Exécutif peut "chill" ou aller aux cours
Si des guides ont des cours, ils peuvent arriver de bonne heure et marcher avec eux
Étudiant(e)s 101 peuvent chercher du café entre les cours
Si les 101 ne veulent pas faire du yoga, ils peuvent juste relaxer
Partir vers 11h30, 15 mins d'avance tu peux emprunter les matelas de Lululemon
Avoir des guides dans différents programmes qui circulent et parle
Souper Eid dans le stationnement FSS
Spectacle Drag: organisé par la FÉUO
Faire une légende qui indique les endroits avec de la nourriture gratuite NG, par
exemple)
Le nombre d'exécutif/guides à chaque événement dépend du nombre de 101 à cet
événement (MMVD est probablement plus populaire que le Spectacle Drag)
Autobus des mystères: embarque à 20h, fête à Mont Cascade
-l'idée est qu'on vous amène quelque part , mais on ne vous dit pas détails sauf que
ça va être amusant
-apporter des vêtements plus chauds pour les 101 si c'est un événement
intérieur/extérieur
JEUDI
Matin tranquille
Films d'espace (choisir les films plus tard, installer à 8h30
Guides vont se présenter et il y aura du maïs soufflé gratuit
Envahisseurs de l'espace et capturer le melon d'eau avec Communications
Exécutif circule ou reste à MRN
Soirée chic est potentiellement dans la rotonde de STE, jeux de casino et un
photomaton (Helen) près de l'ascenseur
-ne doit pas porter ton chandail
Liste pour les tâches après
Exécutif reste autour des jeux de casino et les "mocktails"
Les prix sont à discuter
Tirage à discuter
Des personnes autour du périmètre afin de surveiller
Parler au sujet d'où placer le DJ en termes de logistiques et ça va être de la musique
ambiante, plus rapide vers la fin des cours
VENDREDI
9h00 installer la vente des manuels-Kevin comme exécutif
Olympiques des corps fédérés: compétition entre les corps fédérés
Guides accompagnent des personnes là et de retour
12h00 pour installer à Strathcona
-exécutifs surveille notre jeu et les guides sont des arbitres
-nappe sur le gazon pour jouer du soccer comme des crabes (logistiques vont
organiser)
Plus de temps pour de la pizza afin que les personnes puissent se préparer pour
Camp Fortune ou juste relaxer dans la cour
Soirée de jeux: événement alternatif organisé par le Centre de Fierté
Embarquement des autobus: aucun liquide n'est permis ou d'autres personnes de
d'autres faculté
Guides et exécutif circulent autour de la ligne d'attente et cherche les sacs (si ils on
leur Smart Serve)
Guides doivent suivre les VP Sociale et les Exécutifs
-guides doivent consulter avec notre exécutif avant d'effectuer la tâche
Ne rentrer pas à moins que vous DEVEZ aller à la toilette
Apporter les talkies-walkie au Camp Fortune
Assurer les 101 que toutes les personnes qui ne portent pas un chandail blanc
peuvent vous aider
Exécutifs qui sont à l'événement alternatif viennent au Camp Fortune après et aider
les101 à retourner au campus
SAMEDI
Petit déjeuner "geule de bois" possible dans le matin
FÉUO et les anciens organisent un pow wow: lieu est à déterminer
-n'a pas besoin d'aller pour le 6 heures complet
-guides seront dans la cour
-si les 101 ou les guides arrivent en costume inapproprié, leur simplement dire de
svp enlever leur habille comme forme de respect
Cérémonie de clôture de la Semaine 101: aucuns détails
Environ 21h ou 22h: BBQ pour les guides
Vente de suçettes Shine à 5AMer? Possible.
3. Motion pour terminer la réunion
 Appuyée par Sab
Réunion termine à 14h22
Notes supplémentaires
Nouveau nom pour le symposium académique: Vie, chimie et explosions
Trousses de premiers soins- Liz et Olivia on une trousse chaque
Sacs- obligatoire pour les exécutifs d'avoir 10 rapports d'incidents; retourner les
rapports à Elsa
Cartes d'affaires pour les numéros de téléphone d'AMC, Liz et Elsa +services pour
les guides
étudiant(e)s 101 demande pour le numéro de téléphone de leur guide en chef
Compte-rendu; à la fin de la journée on se rencontre et discute les événements de la
journée; Dimanche
Date: Saturday, August 16th, 2014
Location: Exec retreat
Start Time: 11:00AM
Attendance
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absent)
Olivia Gallarino
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal
Vincent Nguyen
Kevin Li
Alick Wang
Sorush Rokui
Ahmed Al-Saaq
Sabrina Slade
Elisabeth Hart McKittrick
Meeting starts at 11:40
1. Motion to open the meeting
 Seconded by Julia
2. 101 Week Schedule Breakdown and Task Assignments
FRIDAY
Thesis defense at 1:00PM, we start at 1:30
Comms write schedule in chalk in the wall + make signs for registration
Go to bed early
SATURDAY
Show up at 7:45 at the office
Until 8:45 = setup, plugged in
Guides show up at 8:30
Liz on the guide registration table
Bandanas for the head guides (24 red bandanas)
Black bandanas for exec
3 exec on online sales Elsa + Vincent + Olivia L
2 for on-site sales Josh + Kevin
1 exec on hovering Steve
2 exec on bracelets Olivia G + Esther
logistics hovering until leaving at 11
hide bracelets from 101ers
shine table Sabrina/Alick
Merch table No tremblant table
get as many s as possible for change at the bank
everyone doing registration bring a laptop
Saturday is fine to do a shine BBQ has to be run by guides
Guides can go around selling freezies for Shine
Google doc for highlight paid kits, separate document required to input their name,
program, accommodations, team, emergency contact information
Health cards we do not need to get their number, they should have them on them
Kit distribution + kits = Sabrina / Alick
Lab coats have a couple of guides (1-3) lending out in line for sizing
Shirt spraying station (2-3) guides for spray painting
Comms set up tarps and paint and stencils for spray painting station + cardboard
under the sleeve
2 guides to write the names on shirts + program on one of the sleeves
Rest of guides to approach 101ers in groups
Campus tours document to give to guides to show what buildings + info
SUNDAY
Exec show up at 8
Presidents brunch guides/101ers head over alternatively
10-11 for ice breaker games
10:30 prep for flags; at 12:30 present the flags
12:40 bring 101ers up to the lab
1-3 speed dating: social and logistics
3:30 cheer off exec are judges
someone grab Alain s number before speed dating to open the chem lab doors
Explain take back the night within the hour before it starts to prime 101ers
Guides and exec escort to Morisette terrace
8-11 Sunday Funday campus wide, batcave is headphone disco, 1500 headphones,
café alt (indie band the stringers), rap/hip hop station, international station (may
drop), shine BBQ in marion courtyard + chill space) for guides and exec (7 with
walkey talkeys logistics, social, volunteer, president, (shine day alick + sab) +
whoever has the first aid kit [Olivia G] )
Walk homes Friel + Rideau rez,
MONDAY
9-1 kit sales; reimbursements possible if kit pickup is neglected
4 stations for amazing race Rideau, sparks, byward, parliament
small competition at each station
byward eat cake competition (oh so good)
parliament hill take #cute picz + level talk
11:15 guides go setup stations (6 guides per station)
each station for clues
3:30 4:30 BBQ
arrive at 4:30 at Marion courtyard to Fedstock towards canal up to Laurier
UOSERT and safety ambassadors doing bag checks at the gate of fed stock
TUESDAY
Start at 6:00AM sparks to Gladstone (business sector ends)
Bake sale station, maybe a periodic table cupcake thing
Sab called Elgin St and we re putting up posters letting them know Shine is that day
Problem: Homeless people being offended when we come (solution: posters)
Tasks established by email
-30 stations along Elgin (might downsize)
-Exec keeps people moving
-waves: 7-9:30, second wave at 9
-bags for people on bikes for the money and transport back to school
-Sab will send a hard copy of the schedule
9:30 is the fist info session (mandatory by the fed)
-guides escorting 101ers back to campus from Shine
-11:00: program info sessions
-signs directing where to go
Renaming Academic Symposium
Set up for courtyard dance at ¾
Construction won t be done in Marion in time
plans if construction isn t done DJ move up under the tunnel
Bag checks next to biosci and no one gets in before that for courtyard dance
(UOSERT and safety ambassadors at every event)
Guides along the perimeter and gates so that no one gets out or in besides the main
entrance
Bathrooms are a problem if there s construction MRN basement accessabilityD Iorio or Lamoureux or BIOSCIENCES
NO CONDOM THROWING
Scheduled for 12:00, but might get shut down earlier (bylaw noise complaint)-11:00
probably
WEDNESDAY
Logistics and AMC get fruits, muffins and coffee, juice
Maybe pancakes (possibly)
We set up coffee and snacks
Execs can chill or go to class
If guides have classes, they can show up early and then walk with them
101ers can come get coffee between classes
If
ers don t want to yoga they can just chill
Leave at
mins early you can borrow Lulus if they don t have a mat
Have guides in different programs chatting
Eid Dinner in FSS parking
Drag Show: put on SFUO
Make a legend that indicates freed food (FF, for example)
Gauge how many exec and guides based on how many 101ers are going (MMVD
probs more popular than drag show)
Mystery Bus: bus loading at 8, party at Mont Cascade
-premise is taking you somewhere, no details but it will be a good time
-bring warm clothes for
ers if it s inside and out
THURSDAY
Quiet morning
Space movies (pick movies later), set up at 8:30
Guides to show up and free popcorn
Space Invaders and capture the watermelon with Commies
Execs wander or stay in HQ (MRN)
Classy night potentially in the STE rotunda, casino games and photobooth (Helen)
by elevator
-don t have to wear your shirt
List for tasks later
Execs hovering over casino games and mocktails
Prizes to be discussed
Raffle to be discussed
People around the perimeter to surveille
Talk about where to put the DJ in terms of logistics and it will be ambiance, more
upbeat towards the end of classes
FRIDAY
9AM setting up the garage sale-Kevin as exec
Fed Olympics: competition between fed bodies
Guides to escort people to and fro
12:00 to set up at Strathcona
-execs are overseeing our game and guides as refs
-tarp on grass and play crab soccer (logistics will assess the situation)
More time for pizza so people and get ready for Camp Fortune or just chill in the
courtyard
Game Night: alt event put on Pride Centre
Bus loading: no liquids or other faculties on our buses
Guides and exec walk along the waiting line and search bags (if Smart Serve)
Guides have to follow the Socials and the Execs
-consult with our exec before performing these tasks
Don t go out inside unless you MUST go to the bathroom
Bring walkie talkies to Camp Fortune
Assure 101ers that all people without white shirts can help you
Exec that s at the alt event come to Camp Fortune and help get people home
SATURDAY
Possible hangover breakfast in the morning
SFUO and elders put on a pow wow: where TBD
-don t need to go for the full hours drop in
-guides to be In the courtyard
-if 101ers and guides show up in appropriate, just tell them to please take it off as a
form of respect
101 Week Closing Ceremony: no details
Around 9 or 10: throw a BBQ for the guides
Shine Sucker Run at 5Amer? Possible.
3. Motion to end the meeting
 Seconded by Sab
Meeting ends at 2:22PM
Additional meeting notes
New name for academic symposium: Life Chem & Explosions
First aid kits Liz carries one as well as Olivia
Bags mandatory for execs to have 10 incident reports at all times; return incident
reports back to Elsa
Business cards for AMC, Liz & Elsa phone numbers + services for guides
101ers get their own head guide phone numbers
De-brief; every day of the week we get together and review the day; on Sunday
morning, Wednesday at Eid Dinner, Friday before camp fortune,