Diffusion des produits Quadratus "Web Génération" Migrer la Base

Diffusion des produits Quadratus "Web Génération"
Migrer la Base de connaissances existante
Avant-propos
Quadratus développe aujourd'hui la 3ème génération de ses logiciels sous environnement "full Web" avec hébergement des données
et accès sécurisé (https). Le premier module "Base de connaissances" de cette nouvelle gamme est disponible, ainsi que l'outil
QuadraReprise permettant de migrer la base de connaissances actuelle dans le nouvel environnement.
Caractéristiques des produits Quadratus "Web Génération"
•
•
•
•
•
•
Approche collaborative : collaborateurs, clients, clients et
fournisseurs des clients du cabinet, employés du client,
partenaires (banques, avocats…)
Accès nomade sécurisé en https
Multi-OS
Taille de base non limitée
Gestion des utilisateurs et des droits
GED complète et intégrée
Les "plus" de la nouvelle base de connaissances
•
•
•
•
•
•
Recherche dans le texte des documents (Word, Excel, PDF,
Powerpoint …)
Administration simple, système de classement modulable
Abonnement par dossier + notification
Partage par mail
Vue par vignette
Analyse antivirale
Conseils avant d'entreprendre la migration
La "migration" qui consiste à créer les collaborateurs et la base de connaissances dans le nouvel environnement, peut être lancée à
plusieurs reprises, pour permettre la découverte du module avant son déploiement effectif pour l'ensemble des collaborateurs.
Phase de découverte
•
Après une migration "provisoire", la gestion de la base de connaissances se poursuit dans le module "habituel" connu des
utilisateurs et accessible via QuadraBureau.
•
Les utilisateurs "autorisés" accèdent au nouveau module Base de connaissances via leur navigateur internet.
•
Leurs manipulations seront perdues lorsque la migration "définitive" sera lancée.
Mise en œuvre effective
•
Après la migration définitive, la gestion de la base de connaissances s'effectue exclusivement dans le nouveau module.
•
Tous les utilisateurs disposent d'un compte actif leur donnant accès au portail Quadratus. Ils ont reçu un mail mentionnant leur
identifiant et mot de passe de connexion.
•
L'accès au nouveau module via QuadraBureau est à activer dans les constantes générales de QuadraParamétrage.
•
Réserve : A l'envoi d'un mail via QuadraBureau, la fonction de recherche d'une pièce jointe dans la base de connaissance n'est
plus disponible.
Contexte QuadraWebExpert : gérer la base de connaissances destinée aux clients du cabinet avec QFPAdmin
•
Rappel : Les choix "Infos" de l'espace client ou "Informations" des applicatifs QuadraWebServices (menu "Mon expert-comptable")
permettent aux utilisateurs de consulter les bases documentaires publiées par le cabinet.
•
Comme il n'existe pas de lien actuellement entre le nouveau module Base de connaissances et le portail du cabinet
QuadraWebExpert, les bases documentaires publiées par le cabinet doivent donc être gérées avec le programme QFPAdmin.
•
Le raccourci vers QFPAdmin est à placer sur le bureau Windows des collaborateurs chargés de maintenir les bases.
Cf. Documentation technique de QuadraParamétrage "Paramétrage de la base de connaissances de QBureau2"
Migrer la base de connaissances vers la gamme Quadratus "Web Génération"
juillet 2014
Page 1 sur 4
Télécharger l'outil QuadraReprise
Pré-requis : vous êtes inscrit, en tant qu'administrateur, au Portail Quadratus
et vous avez reçu le mail de confirmation avec vos identifiant/mot de passe
de connexion.
Connectez-vous au portail Quadratus ((https://www.quadraondemand.com)
et identifiez-vous.
•
Sur l'écran d'accueil, cliquez sur
Au premier lancement de QuadraReprise, le
téléchargement de l'outil sur le poste de travail est
proposé.
•
La liste des outils téléchargeables comporte
QuadraReprise et des ADD-ONS qui peuvent être
nécessaires selon le navigateur internet utilisé
(Mozilla, Google chrome, FireFox…).
•
Le cas échéant, commencez par télécharger les
plugins avant de télécharger QuadraReprise.
Lancer l'outil QuadraReprise
Pré-requis : Ne pas travailler sur la base de connaissances à migrer pendant le temps de la reprise.
Etape d'identification
Entrez votre identifiant et mot de passe de connexion (ils vous
ont été transmis par mail lors de la validation de votre inscription
au portail Quadratus.
•
Vos coordonnées, telles qu'elles sont enregistrées dans la
base des clients Quadratus, sont affichées si vos éléments
d'identifications sont corrects.
•
Cliquer sur <Suivant>
Migrer la base de connaissances vers la gamme Quadratus "Web Génération"
juillet 2014
Page 2 sur 4
Choix des options
Le "Choix de l'ipl" permet de localiser les données à migrer du
serveur local vers l'hébergement internet. La structure par défaut
du chemin est la suivante :
\\nom du serveur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl
Utilisez le mode déconnecté en cas de mauvaise connexion
internet.
• Il permet de sauvegarder la base de connaissances à migrer
dans un fichier compressé (extension .zip)
• Après l'avoir copié sur un support CD ou DVD, vous pourrez
l'envoyer à Quadratus qui procédera à la migration.
Cliquez sur <Suivant>.
Choix des données à migrer
Les collaborateurs sont systématiquement migrés par défaut
la 1ère fois. En cas de nouvelle migration, la reprise est
optionnelle.
• Attention : seuls les collaborateurs disposant d'une
adresse mail sont repris.
• A noter que si plusieurs reprises successives sont
lancées, les droits des collaborateurs déjà migrés sont
conservés.
Cochez le module "Base de connaissances" et cliquez sur
<Suivant>.
•
Le cadre "Traitement" permet de suivre l'avancement
des étapes de la reprise.
Migrer la base de connaissances vers la gamme Quadratus "Web Génération"
juillet 2014
Page 3 sur 4
Le dernier écran affiche la synthèse de la reprise.
•
La coche verte indique que la reprise s’est bien
déroulée.
Cliquer sur <Terminer>.
Conséquences de la migration
La structure et des documents de la base de connaissances migrée sont recréés à l'identique dans le nouveau module.
•
A noter toutefois que les administrateurs et les droits des utilisateurs sur les chapitres de la base migrée (gérés par QFpAdmin)
sont à récréer dans le module QParamétrage de la nouvelle gamme Quadratus (Cf. Fiches techniques "Administrer les droits des
utilisateurs sur le portail Quadratus et "Utiliser la Base de Connaissances sous environnement "full Web").
Les collaborateurs avec une adresse mail renseignée sur leur fiche sont créés comme utilisateurs du portail Quadratus.
•
Attention : Ils ne disposent pas encore de leur identifiant/mot de passe de connexion au portail, ni de droits d'utilisation sur le
module Base de connaissances. (Cf. Fiche technique "Administrer les droits des utilisateurs sur le portail Quadratus).
Migration définitive : activation de la liaison QuadraBureau avec la nouvelle base de connaissances
Pré-requis : s'assurer que tous les collaborateurs souhaitant accéder à la nouvelle base de connaissances disposent bien d'un statut
d'utilisateur et de leur identifiant/mot de passe de connexion au portail Quadratus.
Lancer QuadraParamétrage, choix Constantes générales.
Passer sur l'onglet :
•
"6: Liens externes" dans le contexte QuadraExpert,
•
"6: Divers 2/2" dans le contexte Entreprise
•
"3 : Divers" dans le contexte QuadraPropreté
Cocher l'option "Utiliser la nouvelle base de
connaissances".
Au prochain lancement de QuadraBureau, le bouton
connaissances Quadratus.
de la barre verticale (groupe "Outils") lancera la nouvelle base de
Migrer la base de connaissances vers la gamme Quadratus "Web Génération"
juillet 2014
Page 4 sur 4