avant, pendant et après

Préparation et Logistique: avant, pendant et après
Pour nous assurer de la réussite de votre programme, nous vous suggérons de suivre les conseils en bas.
1.
PREPARATION
Lors des réunions de préparation avec votre groupe:
*
*
*
*
Parlez Français autant que possible.
Créez des situations “typiques” afin qu’ils puissent participer activement.
Utilisez les “ISE Study Units” autant que possible.
Faites participer les étudiants à la recherche et à la préparation du voyage.
(i.e. écrire et faxer aux differents offices du Tourisme) ou sur Internet.
* Créez des itinéraires typiques dans Paris: où ils doivent se retrouver, prendre le métro,
utiliser le téléphone.
* Professeurs: Lisez votre “Leader Handbook”.
2.
AVANT LE DEPART
Passeport et Visa: C’est la responsibilité de chaque élève d’obtenir tous les documents nécessaires pour
voyager en France et retourner aux Etats-Unis. Si votre élève n’a pas ses papiers en règle, il ne partira pas
et il perdra probablement tout l’argent versé (si vous avez des élèves qui ne sont pas des citoyens
américains, demandez à leurs parents de se renseigner auprès du Consulat Français et du Department of
Homeland Secutiry). Faites des copies des passeports de tous les élèves avant le départ!
Contactez tous vos élèves (surtout si vous prenez dans le groupe des élèves d’un autre lycée). Créez une
atmosphère d’équipe. Etablissez un bon rapport entre tous les élèves du groupe.
Faites connaissance avec les autres accompagnateurs de votre groupe: Contactez les professeurs par
téléphone ou email. Le mieux vous vous connaitrez, la meilleure équipe vous formerez
Etablissez les règles du groupe: Adopter un code de discipline que vous allez tous respecter. Discutez les
règles d’heures de coucher, alcool, cigarettes, etc.
3.
LE GRAND DEPART!
Airport check-in : Soyez à l’aéroport 3-4 heures à l’avance au comptoir des “group check in”. Check-in with
the counter agent and let them know that you are a group. If your first flight segment is operated by Delta
for example, even though your tickets show that it is an Air France ticket, please check in at the Delta
counter.
Vos billets d’avion devraient tous être des tickets électroniques. Vous avez juste à montrer votre passeport.
Nous suggèrons que les jeunes soient responsables de leur propre passeport et carte d’embarquement
(“boarding pass”).
Formulaire notarié: Gardez le sous la main au cas où la compagnie aérienne, à l’enregistrement, vous
demandera une preuve que vous avez le droit d’emmener des mineurs en voyage.
Pour votre information: Si un avion est retardé à cause d’intempéries climatiques, une nuit d’hôtel ne vous
sera pas proposée par la compagnie aérienne en general; si c’est un ennui mécanique, ils offriront
probablement un hôtel et une carte de téléphone + repas. Le plus conciliant vous serez avec le personnel
aérien, le plus serviable ils seront avec vous!!
Arrivez à l’heure : Vous devriez être à l’aéroport avant les parents afin de les accueillir et de les rassurer.
Portez votre badge ISE!
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Départ de Minneapolis: Rachel vous amènera vos billets à l’aéroport et vous aidera avec l’enregistrement.
Depart d’autres villes: Les billets vous seront envoyés environ 2 semaines avant votre départ.
Soyez vigilant et conscient d’où se trouvent vos élèves. Après l’enregistrement, soyez surs qu’ils sachent à
quelle heure ils doivent vous retrouver à la porte d’embarquement.
Procedures de sécurité: Rappelez à vos participants de ne pas faire de plaisanteries au sujet d’armes à
feu, terrorisme, bombes, etc.
Les bagages: Les élèves ISE doivent avoir une seule valise et un seul carry-on pour pouvoir se débrouiller
durant le voyage; la place dans les bus, train, chambres d’hôtel est très limitée. Merci de vérifier avec la
ligne aérienne pour plus de précisions concernant vos bagages.
Recent changes in airline policy call for strict rules. Please visit the Travel SecurityAdministration web-site
www.tsa.gov to review current limitations for packing liquids in your carry-on. Your carry-on must fit under
the plane seat. Both bags must be marked inside and outside with your name and address, including
"USA."
4.
DANS L’AVION
Gardez le siège qui vous a été donné à l’enregistrement (vos sièges vous ont déjà été attribués
par la compagnie aérienne). Le groupe est parfois éparpillé dans l’avion.
5.
ARRIVEE EN FRANCE
Contrôle des passeports: S’il y a seulement un professeur, les jeunes passent en premier. Si vous avez 2
professeurs, un passe avant la file, l’autre après les élèves.
Douanes: Essayez de passer en tant que groupe. Ayez un professeur qui attend de l’autre côté de la
douane afin que personne ne se perde de vue.
Baggages perdus: Faites les démarches avant de quitter l’aéroport.
Trouver le bus: Le chauffeur viendra vous chercher avec un panneau ISE à la sortie de la douane. Si
vous ne le voyez pas et tout le monde a récupéré ses bagages, demandez au personnel de l’aéroport
de téléphoner au numéro de portable du chauffeur inscrit sur votre itinéraire.
Aidez le chauffeur du car à charger et décharger les valises dans le coffre!
Prenez soin du car: Soyez soigneux (exemple: pas de chewing gum dans les cendriers)
Le chauffeur du car: votre allié! Si vous faites des excursions, invitez le chauffeur pendant vos repas et
sorties.
Une lettre a été envoyée à chaque compagnie de car indiquant notre préférence de parler en français,
de mettre de la musique française.
Les pourboires: Nous suggérons 1 ou 2 euros/pp par jour pour votre chauffeur principal. Il n’est pas
besoin de donner un pourboire pour vos transferts.
Lorsque que les jeunes montent dans le car, un professeur doit vérifier que tous les lycéens ont
toujours leurs passeports.
Dans la plupart des cas, le séjour à Paris ne comprend pas l’usage du car.
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6.
ARRIVEE A L’HOTEL/REPARTITION DES CHAMBRES
Descente du car: Le bus ne pourra pas toujours se garer juste devant l’hôtel. Ne bloquez pas la porte
d’entrée avec votre valise, ni la réception de l’hôtel.
Les jeunes restent dans le car: Utilisez votre liste du groupe. L’hôtel vous donnera la répartition des
chambres. Distribuez les cléfs aux groupes qui occuperont les chambres. Pour les professeurs, vous serez
logés en chambre twin pendant l’itinéraire ainsi que durant le séjour en famille.
Créez un bon rapport avec le personel de l’hôtel dès le départ: Demandez s’il y a des règles particulières à
leur hôtel, à quelle heure ils servent le petit déjeuner, s’ils connaissent de bons restaurants dans le quartier
ou si le groupe peut se rencontrer si besoin.
Annonces: Avant que les jeunes descendent du car, dites-leur bien à quelle heure le groupe se retrouvera
le soir ou le lendemain matin. Demandez-leur de vous répéter l’heure afin que vous soyez certain qu’ils
aient bien compris.
Etat des lieux: Chaque participant doit vérifier que tout est en bon état de marche et que rien n’est cassé
afin de ne pas être blamé et responsable des frais plus tard. Exemples: W.C cassés, graffitis, lampes de
chevet qui ne fonctionnent pas, pas d’oreillers, etc.). Certains hôtels peuvent vous demander une caution
remboursable à la fin du séjour.
Frigidaire/bar dans la chambre: Rappelez à vos jeunes de ne pas les utiliser. Les produits sont en VENTE
(pas offerts par l’hôtel) et très chers. Le groupe aura à payer cette note avant de quitter l’hôtel.
Couvre-feu/Tout le monde au lit?: Mettez vous d’accord avec vos co-équipiers sur une heure raisonnable
pour tous. Rappelez à vos lycéens d’être très discrets et silencieux surtout le soir en rentrant tard car
d’autres clients essaient de dormir.
Restez éveillé un moment pour être sur que personne ne “s’échappe”. Devenez le meilleur ami du veilleur
de nuit et demandez-lui de vous appeller dans votre chambre s’il remarque quelque chose de douteux.
Rappel: Ne pas faire de lessive dans la chambre d’hôtel. Lorsque vous n’êtes pas dans votre chambre,
soyez sur de mettre toutes choses précieuses dans vos valises (afin d’éviter de vols éventuels)
Une petite marche d’orientation: Recommendé le premier jour dans une ville nouvelle et surtout à Paris :
arrêtez-vous à la poste pour acheter des timbres et une carte de téléphone; formez des équipes pour le
métro à Paris; donnez-vous rendez-vous quelque part et les jeunes doivent vous rejoindre. Vos lycéens
doivent toujours avoir sur eux l’itinéraire ISE et savoir comment y retourner.
Vous quittez l’hôtel:
Vérifiez les chambres: Rappelez aux jeunes de ne pas emporter des “souvenirs” de l’hôtel. Toutes les clefs
doivent être rendues à la reception avant que le car ne quitte le parking.
Vérifiez les passeports: Lorsque tous les participants sont assis dans le car, vérifiez que tout le monde ait
son passeport. Ils doivent vous le montrer. Pas d’excuses!
7.
ACTIVITES
Activité journée: (surtout à Paris) Divisez le groupe par goûts plutôt que par lycée!
Petit groupe plutôt que grand groupe: Si possible, évitez d’arriver en “grand troupeau”, surtout dans les
restaurants, les banques, les offices publics.
Réunions avec vos co-équipiers: Elles sont absolument nécessaires. Prévoir les activités du lendemain,
partager vos soucis, vos expériences.
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8.
ARGENT
Vos participants devraient avoir sur eux environ 50 euros avant d’arriver en France. Une fois sur place, l es
machines ATM offrent la meilleure solution pour changer l’argent. Soyez sur que vous jeunes aient sur eux
leur code secret (4 chiffres). Demandez aux élèves d’appellez leurs banques & compganies de cartes de
crédit AVANT de quitter les Etats-Unis; autrement, ils ne pourront PAS acceder à leurs comptes.
9.
REPAS
Le petit déjeuner est toujours inclus dans les prestations de l’hôtel. Pour les autres repas,
nous suggèrons que les jeunes s’immersent dans la culture en allant par eux-mêmes
choisir leur restaurant, commander et payer leur repas. Ils ne devraient jamais faire cela
seuls, mais comme toute autre activité, en groupe de 3 ou 4.
Si le groupe a des repas de bienvenue et/ou d’adieux inclus dans l’itinéraire, il faut informer ISE bien
avant le départ du groupe s’il y a des végétariens.
10.
RESERVATIONS AUX MUSEES
Pour les groupes d’été, votre pochette comprend des formulaires de demande ou bien ils vous ont été
envoyés par mél. Merci de nous les rendre à la fin du séminaire. Pour les groupes avec un guide, ce
dernier s’occupera de vos réservations.
Rappel: Le Louvre est fermé le mardi. Versailles et Orsay sont fermés le lundi.
11.
SEJOUR EN FAMILLE
Soyez à l’heure pour le rendez-vous car les familles vous attendent! Appeller le/la coodinateur/trice si
vous êtes en retard. Vous pouvez utiliser le portable du chauffeur.
En route vers l’arrivée dans la communautée d’accueil:
a) Révisez et faites une copie pour chaque élève du “Guidelines for a Happy Family Stay”.
b) Revisez le code de conduite avant d’arriver dans les familles. Ils doivent le suivre même si
leur
correspondant n’est pas tenu de le suivre.
c) Révisez la procédure au cas où on aura besoin de changer de famille.
d) Rappelez-leur de vous appeller s’il y a un problème.
e) Présentez le/la Coordinateur/trice à tout le groupe.
f) Achetez des fleurs pour les familles et aussi pour le/la Coordinateur/trice.
g) Accueillez/remerciez aux familles.
Pendant le vol de retour demandez aux élèves d’écrire une lettre de remerciement aux familles
d’accueil. Pour ce faire, mettez dans vos valises des jolies cartes ou papiers afin de les avoir sous la
main. L’espoir des familles françaises qui reçoivent bénévolement est qu’il y ait à l’avenir un échange
possible. Encouragez-les à écrire aussi une carte de Noël/Bonne Année plus tard afin de garder le
contact.
SEJOUR A L’HOTEL POUR LES PROFESSEURS PENDANT LE SEJOUR DES ELEVES EN FAMILLE
a) Prévenez la réceptioniste qu’il est possible que vous receviez des appels.
b) Prenez vos messages au cours de la journée.
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c) Remplissez la fiche de responsabilités/heures de “garde” et rendez-la à Rachel à la fin du
séminaire.
d) Si vous allez voyager indépendamment pendant le séjour des élèves en famille et vous
n’avez pas besoin d’un hôtel, remplissez la feuille pour les nuits d’hôtel dont vous aurez
besoin (i.e. arrivée et départ).
Nos coordinateurs locaux sont heureux de vous rencontrer et aiment vous recevoir. Merci d’apprécier
leurs efforts et de vous rendre disponible. La plupart du temps, ils vous ameneront à votre hôtel si ce
dernier ne se trouve pas juste à côté du lieu de rendez-vous. Autrement, si vous avez trop de
bagages pour leur petite voiture, prenez un taxi à vos frais jusqu’à l’hôtel.
12.
LES TOILETTES PUBLIQUES EN FRANCE
Si vous ne voulez pas manger à McDonald/Burger King/ pendant votre séjour, vous pouvez utiliser
néanmois leurs WC propres et gratuits. Par contre, dans des cafés privés il faut montrer un reçu et
obtenir une clé afin de pouvoir utiliser les toilettes. N’entrez pas dans un café pour utiliser seulement
les WC: vous vous feriez jeter! Les toilettes à pièces dans les parcs ou les rues ne sont pas idéales:
on peut y rester coincé! On peut toujours utiliser cela en tant qu’expérience française!!! Préparez vos
élèves qu’ils devront aussi payer “Madame Pipi” et que parfois, il n’y a pas de papier et la dame vous
en donne au compte goutte! Dans les villages sur la route, il y a toujours les toilettes turques qui
permettent de faire des photos souvenirs! 
13.
ASSURANCE MEDICALE
La brochure de nos assurances est disponible sur notre site web www.isemn.org.
Nous vous enverrons les formulaires à remplir (« claim sheets ») avec notre dernier envoi avant votre
départ. On aimerait souligner l’importance de payer les frais médicaux sur place si cela est possible.
L’élève devrait payer lui-même et se fera rembourser par notre compagnie d’assurance une fois aux
Etats-Unis. Le médecin/hôpital doit signer notre formulaire. Gardez tous les reçus. L’assurance
américaine personnelle peut aussi être utilisée si l’assurance ISE ne couvre pas les dépenses en
totalité. Chaque élève doit connaitre cette information. Les professeurs sont couverts par un autre
biais (info à suivre avec le courrier final d’ISE avant le départ). SUGGESTION: Amenez une petite
trousse de premiers secours (des ciseaux, pansements, etc).
14.
VOL DE RETOUR
La compagnie de cars vous prendra à temps afin que vous soyez à l’aéroport environ 4-5 heures avant le
départ de votre vol. L’heure exacte de votre transfert sera indiquée sur vos documents de voyage qui vous
seront envoyés par ISE avant le départ.
15.
EVALUATION DU PROGRAMME
ISE vous enverra par email, à vous ainsi qu’à vos élèves, une demande d’évaluation sur un site web.
Vos recommendations/suggestions (restaurants, activités) sont toujours appréciés.
BON VOYAGE!
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