Politique de courrier électronique

Politique S2 (12/07/2005)
VILLAGE DE CASSELMAN
Politique de courrier électronique
OBJECTIF
Cette politique a pour but d’assurer une utilisation appropriée du système
de courrier électronique de la Corporation du village de Casselman.
INTRODUCTION
Le courrier électronique est un outil de communication important et les
utilisateurs doivent l’utiliser de façon responsable, efficace et légale.
Malgré le caractère informel du courrier électronique, les mêmes lois
s’appliquent qu’au courrier traditionnel. Il est donc important d’être au
courant des risques légaux que pourrait entraîner l’utilisation du courrier
électronique.
Les actions suivantes pourraient exposer le destinataire ainsi que le
village de Casselman à des responsabilités légales :
- L’envoi ou le transfert (forward) d’un courriel contenant des
propos diffamatoires, offensifs, racistes ou obscènes
- Le transfert d’un courriel contenant de l’information confidentielle
- Le transfert ou la copie d’un courriel sans l’autorisation de l’auteur
- L’envoi d’un courriel contenant un virus
En suivant les règles contenues dans cette directive, l’utilisateur
minimisera les risques légaux associés à l’utilisation du courrier
électronique. Tout utilisateur qui ne respecte pas les règles contenues
dans ce document devra assumer à lui seul la responsabilité légale en cas
de problèmes.
Règles d’utilisation du courrier électronique
Le village de Casselman considère le courrier électronique comme étant
un outil de communication important. Il reconnaît l’importance de
composer un courriel ayant un contenu approprié ainsi que de répondre à
un courriel reçu dans un délai raisonnable. Ceci a pour but de projeter
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une image professionnelle et d’offrir le meilleur service possible. Les
utilisateurs devraient prendre les mêmes soins en composant un courriel
qu’avec toute autre forme de communication. Or, les règles suivantes
devraient être appliquées:
Contenu du courriel
Il est strictement défendu de :
- envoyer ou transférer des courriels offensifs ou perturbants, qui
peuvent inclure ou non des propos diffamatoires, offensifs, racistes
ou obscènes. L’utilisateur qui reçoit un courriel de cette nature doit
immédiatement le détruire;
- transférer ou copier un courriel ou un fichier joint (attachment) sujet
à un droit d’auteur en n’ayant pas, au préalable, obtenu la
permission de l’auteur;
- envoyer un polluriel (spam);
- falsifier ou tenter de falsifier un courriel;
- déguiser ou tenter de déguiser l’identité de l’auteur du courriel;
- envoyer un courriel en utilisant le compte d’usager d’un autre
utilisateur.
Doit faire partie d’un courrier électronique
Inclure dans la signature le nom du destinataire, son titre et le nom du
Village ainsi que le texte de dégagement de responsabilité suivant:
Ce courriel et toutes les pièces jointes sont transmises confidentiellement pour que l’individu ou l’organisation à
laquelle ils sont adressés les utilise. Toute diffusion ou toute reproduction par une autre personne que le
destinataire est interdite. Si vous recevez ce message par erreur, veuillez en informer l’expéditeur et supprimer le
communiqué immédiatement. Dû aux dangers associés à l’Internet, le Village de Casselman n’assume aucune
responsabilité suite à la transmission d’un virus que pourrait contenir ce courriel.
This Email and any attachments are being transmitted in confidence for the use of the individual or entity to which
it is addressed. Any distribution or any copying by persons other than the intended recipient(s) is prohibited. If you
received this message in error, please notify the sender and delete the material. Due to the dangers associated
with the Internet, theVillage of Casselman is not responsible for the transmission of a virus that could be included
in this email.
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Groupes de discussions (mailing lists)
L’abonnement à un groupe de discussion (mailing list) doit être approuvé
par l’Administrateur / Trésorier
Virus
Il est strictement défendu d’envoyer intentionnellement un courriel
contenant un virus.
L’utilisateur doit se méfier d’un courriel reçu d’une source inconnue. Si le
courriel contient un fichier joint, ne pas l’ouvrir et le supprimer
immédiatement. Dès qu’il est ouvert, un fichier contenant un virus peut
infecter tous les ordinateurs du réseau ainsi que les ordinateurs des
personnes dont le nom apparaît dans votre carnet d’adresse.
Entretien
- Effacer tout courriel qu’il n’est pas nécessaire de conserver (voir la
section « Rétention de courriels »).
- Vider régulièrement le dossier d’éléments supprimés (Deleted
items).
Utilisation personnelle
Le village de Casselman permet aux employés l’utilisation occasionnelle
de son système de courrier électronique pour des fins personnelles. Les
règles contenues dans cette politique doivent être respectées au même
titre que pour un courriel d’affaires. L’équipement utilisé étant la
propriété du village de Casselman, les messages distribués (entrants et
sortants) par le système pourraient être visualisés par la direction. Pour
cette raison, l’utilisateur ne doit pas présumer avoir un droit absolu au
domaine privé (right to privacy).
Contrôle du système
Le village de Casselman n’effectue pas une surveillance continue des
courriels envoyés et reçus. Si une telle action est jugée nécessaire,
l’utilisateur sera averti au préalable. Toute utilisation inappropriée du
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système de courrier électronique pourrait entraîner une action
disciplinaire de la part de l’administration et des autorités de la loi.
Rétention de courriels
Les courriels sujets à la rétention de documents doivent être imprimés et
conservés pour la durée de temps spécifiée dans le règlement de
rétention.
Tout courriel ayant une quelconque relation à un dossier existant doit être
imprimé et classé.
Comptes d’usagers et mots de passe
Tous les comptes de courrier électronique contenus dans le système du
village de Casselman sont la propriété du village de Casselman. Aucun
mot de passe ne doit être divulgué à d’autres utilisateurs. Le village de
Casselman exige que votre mot de passe soit modifié tous les 4 mois.
Chaque station de travail devra automatiquement est désactiver après 15
minutes sans utilisation.
L’utilisation d’un mot de passe n’assure en aucun temps la confidentialité
des données contenues dans le système de courrier électronique.