DOSSIER DE CONSULTATION - Office de tourisme du Grand Evreux

DOSSIER DE CONSULTATION
Accompagnement à la définition du
positionnement marketing de la destination touristique
« Evreux Portes de Normandie »
Maitre d’ouvrage : EPIC Office de tourisme et de commerce du Grand Evreux
Le dossier de consultation comprend :
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


1. Le règlement de la consultation
2. Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP)
3. Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP)
4. L’acte d’engagement
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1. Règlement de la consultation
1.1 Pouvoir adjudicateur
EPIC Office de Tourisme et de Commerce du Grand Evreux
1 ter, place du Général De Gaulle
27000 EVREUX
1.2 Objet de la consultation
Le marché porte sur la présentation désignée ci-après :
Accompagnement à la définition du positionnement marketing de la destination touristique
« Evreux Portes de Normandie »
1.3 Nature du marché
Il s’agit d’un marché public à procédure adaptée (article 28 du Code des marchés publics)
1.4 Date limite de réception des offres : le lundi 5 décembre 2016 à 12 heures
Les offres devront être adressées :
-
soit par mail à l’adresse [email protected]
-
soit par courrier recommandé avec avis de réception en trois exemplaires à l’EPIC
Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux sous pli cacheté portant la
mention « candidature pour l’accompagnement marketing de la destination ».
Les candidats dont l’offre écrite aura été retenue pourront être auditionnés par un comité
de sélection fixé le 15 décembre 2016.
1.5 Suivi de la mission
La mission se fera en coordination entre l’EPIC Office de tourisme et du Commerce du
Grand Evreux et le cabinet retenu qui sera tenu à une obligation de discrétion concernant
les contacts ou informations récoltées lors de la mission.
Christophe
GAVET,
Directeur
de
l’EPIC,
et
Marion
HOSSIN,
Responsable
communication, seront les interlocuteurs techniques chargés du suivi de la mission.
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1.6 Présentation de l’offre

Un mémoire détaillé faisant apparaitre clairement la méthodologie proposée, la
présentation de l’ensemble de la démarche suivie indiquant le mode d’association
du maitre d’ouvrage. L’offre stipulera notamment :
-
l’organisation et le déroulement de l’étude
-
les moyens humains (présentation des CV) et matériels mis en œuvre pour
chaque phase de l’accompagnement avec la désignation et qualification des
collaborateurs chargés des différentes rubriques du dossier.

Des références récentes dans le domaine du positionnement marketing appliqué
au tourisme et les stratégies inhérentes.

Un chiffrage détaillé de l’accompagnement décomposé en jours/agents/missions
par phases en lien avec les besoins exprimés à l’article 3.2 du CCTP.

Les pièces administratives de la consultation :
-
l’acte d’engagement à compléter, parapher et signer par la personne ayant
capacité pour engager l’entreprise.
-
DC1 (lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses cotraitants)
-
Extrait K bis
-
DC2 (déclaration du candidat)
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1.7 Analyse et jugement des offres
L’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux s’assurera que les offres
comportent l’ensemble des documents mentionnés à l’article 1.6 du présent règlement.
Les offres arrivées après la date et l’heure limite de réception seront rejetées (jeudi 1 er
décembre à 12h).
Les offres retenues seront évaluées en fonction des critères de jugement pondérés de la
manière suivante :
CRITERES et SOUS CRITERES
Valeur technique
PONDERATION
60%
Compréhension de la commande et des attendus de la mission
20%
Méthodologie et outils employés
20%
Expertise tourisme, qualité et pluridisciplinarité de l’équipe d’intervention
10%
Devis complet et détaillé indiquant le nombre de jours d’intervention
10%
Prix
40%
1.8 Modalités de négociation
L’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux se réserve le droit de
négocier avec les candidats les mieux classés à l’issue de l’examen des offres, sans que
cette négociation modifie de manière substantielle l’économie générale des propositions
initiales. Dans ce cas, les candidats seront interrogés par courriel ou télécopie et devront
répondre dans les conditions de forme et de délai fixés par l’EPIC Office de tourisme et
du Commerce du Grand Evreux.
Le candidat retenu suite aux négociations sera invité à remettre son offre finale dans les
mêmes délais et, le cas échéant, les autres pièces du marché, en fonction des éléments
de la négociation.
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2. Cahier des clauses administratives particulières
2.1. Objet et durée du marché
La consultation a pour objet l’accompagnement à la définition du positionnement
marketing de la destination touristique « Evreux Portes de Normandie ».
La procédure utilisée est celle du marché public à procédure adaptée. Le délai
d’exécution est de 8 mois maximum à compter de la notification du marché. Le début de
la prestation est déclenché par la notification du marché.
2.2. Documents contractuels
Le marché est constitué par les documents énumérés ci-dessous par ordre de priorité
décroissante :
- l’acte d’engagement
- le présent cahier des charges des clauses administratives particulières (CCAP) et cahier
des clauses techniques particulières (CCTP) qui définissent le contenu des éléments de
la mission
2.3. Exécution de la mission
La mission d’accompagnement comprend les étapes dont le contenu figure au CCTP.
Le candidat présentera ses références récentes et précisera l’organisation qu’il entend
donner à son équipe avec les références des intervenants (présentation des CV).
2.4. Conditions financières
Paiement :
Une avance forfaitaire de 5% du montant TTC du marché au démarrage de la mission.
Des acomptes pourront être versés au fur et à mesure de l’avancement des phases de la
mission.
Les prix sont fermes et non actualisables.
Délai de paiement :
La mission, objet du présent marché, sera rémunérée dans les conditions fixées par les
règles de la comptabilité publique.
Sur présentation des factures en double exemplaire, les sommes dues seront mandatées
dans le délai global prévu par l’article 98 du code des marchés publics.
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2.5. Propriété intellectuelle
Le candidat retenu cèdera à l’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux,
en totalité, pour la durée légale de protection des droits de propriété intellectuelle pour le
monde entier, l’ensemble de ses droits patrimoniaux sur les créations qu’il aura réalisées
dans le cadre du présent marché.
Dès lors, l’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux sera titulaire du
droit de reproduction et de représentation sur les créations et dont il pourra librement
disposer pour toute utilisation de son choix.
Ces droits comprennent dans le sens le plus large :
- droit de reproduction : ce droit comporte le droit de reproduire et d'utiliser notamment,
dans un but promotionnel, publicitaire, d’information directement ou indirectement par
tous procédés techniques connus ou inconnus à ce jour et à venir, sur tout support connu
ou inconnu à ce jour, et sur tout réseau de télécommunication privatif ou ouvert, national
ou international (et notamment Internet, les Intranets et Extranets et réseaux sociaux type
facebook, Instagram), tout ou partie des créations, en nombre illimité, en toutes matières,
toutes couleurs et toutes dimensions. Ce droit comporte également le droit pour l’EPIC
Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux de confier l'exécution de cette
exploitation à toute personne physique ou morale de son choix.
- droit de représentation/ droit de communication au public : ce droit comporte le droit de
représenter, de rendre accessible, de diffuser ou de communiquer au public d'une
quelconque
façon,
directement
ou
indirectement
et
par
tout
procédé
de
télécommunication, de sons et d'images analogiques ou numérique, par voie hertzienne,
par câble ou par satellite de réception directe ou non, par tous services "on line" et
assimilés et par tous moyens connus ou inconnus à ce jour, tout ou partie des créations
pour toute utilisation, notamment publicitaire et promotionnelle qui pourrait être faite par
l’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux soit à son profit, soit pour le
compte d'un tiers. Ce droit prévoit aussi l’utilisation des créations par des partenaires de
l’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux.
- droit d'adaptation : ce droit comporte le droit d'adapter tout ou partie des créations,
directement ou indirectement, sous une forme modifiée, notamment par l'intégration
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d'éléments nouveaux, en fonction des impératifs du marché, des progrès techniques, des
nécessités artistiques etc...
- droit de traduction : ce droit comporte le droit de traduire en toute langue tout ou partie
des créations, en vue d’une exploitation à l’étranger.
Nota : Droit des tiers
Le candidat retenu s’engage à produire des créations originales sans aucun emprunt à
une autre œuvre de l’esprit susceptible d’engager la responsabilité de l’EPIC Office de
tourisme et du Commerce du Grand Evreux et libres de tout droit, notamment de tout droit
de propriété industrielle.
En conséquence, le candidat retenu s’engage à faire son affaire de toute revendication de
droit antérieur tant vis-à-vis des œuvres créées par lui-même que celles créées par un
tiers sur commande du candidat retenu.
Le candidat retenu est également tenu d’indiquer à l’EPIC Office de tourisme et du
Commerce du Grand Evreux le montant et les limites des droits d’utilisation des créations
de tiers. Si lesdits droits n’étaient pas libres, le candidat retenu est tenu d’en informer
l’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux, afin de les acquérir après
accord exprès et préalable de l’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand
Evreux.
L’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux s’engage de son côté à
garantir le candidat retenu contre les conséquences pécuniaires et autres qui
surviendraient à la suite de l’utilisation, par lui-même, des créations au-delà des limites
des droits négociés.
Dans l’hypothèse où son offre serait retenue, le prestataire s’engage par avance à céder
à l’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux, les droits patrimoniaux
qu’il détient sur les créations réalisées dans le cadre du présent marché, pour le monde
entier et pour une durée de 10 ans, afin de permettre à l’EPIC Office de tourisme et du
Commerce du Grand Evreux et à ses partenaires institutionnels définis ci-après d’assurer
la promotion touristique du territoire.
Les partenaires institutionnels susvisés sont : l’EPCI Evreux Portes de Normandie, les
communes de l’agglomération Evreux Portes de Normandie, Atout France, le Comité
Régional du Tourisme de Normandie, Eure Tourisme, Offices de Tourisme de France et
Offices de Tourisme de Normandie, les acteurs et sociaux professionnels du tourisme
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concernés, les organismes consulaires du territoire (dont : CCI, Chambre des Métiers,
Chambres d’Agriculture), la DRAC, la FRHPA et l’UMIH de l’Eure ainsi que leurs
membres, les associations à but non lucratif de promotion du territoire et leurs membres
(tels que le comité départemental de randonnée pédestre, la fédération départementale
de pêche de l’Eure, etc…).
Le prix de la cession de droits sera forfaitisé en application de l’article L.131-4.1° et 4° du
Code de la Propriété Intellectuelle et devra être inclus dans le montant global de la
prestation.
Garanties
Le candidat retenu garantit à l’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux
la jouissance paisible des droits qui lui sont consentis contre tous troubles, revendications
ou évictions quelconques et, en particulier, déclare et garantit :
-
que les créations réalisées ne représentent aucune marque, logo ou autre élément
protégé par des droits de propriété intellectuelle, pour lesquels le candidat n’aurait
pas obtenu les droits correspondants ;
-
être titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle afférents aux
éventuelles photos ou créations, pour les avoir obtenus, à titre exclusif, de la part
des tiers qui interviennent, directement ou indirectement ;
-
que les créations ne contiennent aucune œuvre préexistante, protégée par des
droits de propriété intellectuelle, pour lesquelles les prestataires n’auraient pas
obtenu une cession de droits ou une licence, dans des conditions conformes à la
réglementation applicable.
En conséquence, le candidat retenu garantit à l’EPIC Office de tourisme et du Commerce
du Grand Evreux qu’en cas de réclamation de la part des tiers, quels qu’ils soient, ils
s’engagent à prendre à sa charge toutes les sommes qui pourraient être réclamées à
l’EPIC Office de tourisme et du Commerce du Grand Evreux à quelque titre que ce soit
(droits d’auteur, droits à l’image, droit de propriété intellectuelle et industrielle,
concurrence déloyale, parasitisme, …).
2.6. Clause de confidentialité
Conformément à l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978, le candidat retenu s’engage à
prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et
notamment d’empêcher qu’elles ne soient communiquées à des personnes non
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autorisées, c'est-à-dire n'ayant pas la qualité de candidat au titre de la présente procédure
de marché. Le candidat s’engage donc à respecter, de façon absolue, les obligations
suivantes et à les faire respecter par son personnel, c’est-à-dire notamment à :
-
ne pas utiliser les documents et informations à des fins autres que celles spécifiées
au CCTP de la présente consultation;
-
ne pas divulguer ces documents ou informations à d’autres personnes, qu’il
s’agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales;
-
prendre toutes mesures permettant d’éviter toute utilisation détournée ou
frauduleuse des informations contenues dans le CCTP de la présente consultation.
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3. Cahier des clauses techniques particulières
3.1. Contexte de la mission
Le territoire
Situé à la porte de la Normandie venant de l'Ile-de-France (100km de Paris), au cœur du
département de l'Eure et proche de Giverny (40km), le Grand Evreux Agglomération est
idéalement desservi par les grands axes routiers et ferroviaires.
Le 1er janvier 2017, le Grand Evreux Agglomération fusionnera avec la communauté de
communes des Portes Normandes, devenant ainsi l’agglomération « Evreux Portes de
Normandie » regroupant 65 communes soit plus de 100 000 habitants.
Les élus ont souhaité positionner le tourisme comme pilier de leur stratégie de
développement économique, en se basant sur les atouts historiques, naturels et
géographiques du territoire.
Par ailleurs, la ville d’Evreux est actuellement en démarche de labellisation Ville d’Art et
d’Histoire pour valoriser ses atouts et mettre en œuvre une médiation plus qualitative.
Elle est aussi classée 2ème ville verte de France (parmi les villes moyennes) grâce à 600
ha de forêts, 10 000 arbres «urbains», 23km de cours d’eau, 70km d’allées piétonnes en
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pleine nature, 225 ha d’espaces verts soit 8% de la ville, 70 hectares d’espace détente
(dont deux importants parcs, un hippodrome et un golf 18 trous), une «Ligne verte»
(chemin piétonnier arboré de près de 3 km contournant une partie de la ville). Évreux,
dotée d’une nature étonnante, allie le charme de la campagne et la qualité de vie d’une
ville à la campagne.
La ville compte également 107 ha d’espaces naturels classés au réseau Natura 2000
depuis 2002 soit 15% des espaces de la ville (parcs, forêts…). Un sentier pédagogique
inauguré en 2015 permet de découvrir les coteaux entretenus par un berger municipal et
son troupeau de 170 moutons. Une Voie Verte, aménagée sur les 43km d’une ancienne
voie ferrée qui reliait Évreux à Pont-Authou, relie la ville à l’abbaye du Bec Hellouin.
Avec un déficit de notoriété majeur, la destination doit émerger auprès des clientèles
franciliennes tout en suscitant un sentiment d’appartenance et de fierté auprès des
populations endogènes.
Outil de la mise en œuvre de cet ambitieux projet d'attractivité touristique, l'Office de
tourisme et de commerce sera le pilote de la communication de la future destination
institutionnelle « Evreux Portes de Normandie ».
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Le Grand Evreux Agglomération (GEA)
Le GEA est une structure intercommunale regroupant 37 communes, pour un peu plus de
80 000 habitants. Au 1er janvier 2017, la fusion avec la Communauté de communes de la
Porte Normande renforcera le potentiel d’attractivité de l’agglomération, qui dépassera les
100 000 habitants.
Conscients de cette situation stratégique et des nombreux potentiels du territoire, les élus
du GEA se sont engagés dans un ambitieux travail de développement touristique,
s’appuyant sur 4 grands espaces :
- Le centre-ville : redynamisé en mis en scène par la valorisation des berges de l’Iton, le
réaménagement des places, l’implantation d’équipements hôteliers de qualité…
- Une zone d’activités artistiques et nature : avec un projet de centre d’artisanat d’art, un
site agrotouristique, …
- Une zone Sport / bien être avec un village santé / bien être, un golf et des équipements
hippiques
- Un American Village / Discovery center à l’entrée du territoire, dont l’étude de faisabilité
est en cours.
Le Contrat d’Agglomération 2014-2020 signé entre le Grand Evreux Agglomération, le
département de l’Eure et la région Normandie, permet de financer ces projets de
développement, structurants, au service de l’attractivité du territoire.
Il est l’expression d’un volontarisme politique fort qui place notamment le tourisme comme
pilier de développement économique. L’Axe 1 consacré à la valorisation du cadre de vie
développe au sein des fiches 4, 6, 7 et 10 des projets touristiques structurants.
L’Office de Tourisme et de Commerce (OTC)
Constitué en EPIC depuis 2009, il est depuis le 1 er janvier 2016 un Office de tourisme et
de commerce pour animer le réseau local. Néanmoins, bien que très professionnel et
compte-tenu du contexte touristique actuel (nouveaux comportements des touristes, e &
m-tourisme, sites d’avis,…), celui-ci doit faire évoluer son modèle économique très
prochainement afin de satisfaire l’ambition politique du territoire pour partir à la conquête
de nouvelles clientèles.
Actuellement l’Office de tourisme et de commerce est présent sur les réseaux sociaux
mais sans message clair ni ligne éditoriale, sans stratégie de communication.
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3.2. Objet de la mission
Préalablement à la réalisation d’outils de communication/promotion et de contenus, il a
semblé primordial pour tous les acteurs du territoire et notamment les élus, d’engager une
action fondatrice, partagée et fédératrice pour déterminer clairement le positionnement
marketing de la future destination touristique « Evreux Portes de Normandie » afin de
conquérir des parts de marché sur le segment court-séjour des clientèles franciliennes et
de révéler la qualité du territoire aux populations endogènes.
Le besoin porte donc sur les points suivants :
 Définir le projet global (concept et combat à mener)
 Définir un positionnement marketing
 Définir une marque de destination
 Créer une identité visuelle (logo, charte graphique)
 Définir une stratégie de communication innovante centrée sur le client (outils,
cibles, moyens, canaux) intégrant l’habitant local
 Elaborer le plan d’actions opérationnel chiffré
Objectif :
Définir le positionnement marketing de la destination et sa stratégie de communication
Enjeux :
-
Révéler la destination auprès des clientèles franciliennes consommatrices de
courts-séjours
-
Faire naitre chez les acteurs locaux (élus, socio-pro, commerçants) mais aussi
chez l’habitant local un sentiment de fierté et d’appartenance à un territoire de
qualité grâce à un projet partagé, fédérateur. C’est pourquoi l’habitant local devra
être inclus au cœur du dispositif pour conseiller le visiteur en quête de « bons
plans », d’expériences mémorables, de subjectif, véritable enjeu actuellement tant
pour les destinations que pour les offices de tourisme
-
Audience et viralité des contenus
Exigences :
-
Obligation de résultat en termes de visibilité et de viralité des contenus
-
Mise en place d’indicateurs pour mesurer la performance virale (engagement, like
et partage des contenus social media)
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3.3. Eléments mis à disposition du candidat
-
Contrat d’agglomération 2014 – 2020 / Grand Evreux Agglomération
-
Audit de prospective de l’OTC / Protourisme (septembre 2016)
-
Evolution du plan marketing du club D-Day « Tourisme de mémoire en
Normandie » CRT (2016)
-
Etude « connaissance des clientèles touristiques de la Normandie / CRT (2009)
-
Attractivité de l’offre et la performance touristiques des nouvelles régions / Alliance
46.2
-
Enquête « clientèles touristiques de l’Eure » / Protourisme (2015)
-
Bilan « les clientèles françaises dans l’Eure » / Eure tourisme (2015)
-
Rapport fin de mission pré candidature VPAH / cabinet Atemporelles (2016)
-
Rapport d’activités EPIC OTC (2015)
-
Concept book tourisme / Territoire et Tourisme (2016)
3.4. Principes transversaux
-
-
Inscrire cet accompagnement dans une démarche participative associant les
acteurs locaux (élus, socio-pro, commerçants, habitants)

Prendre en compte les études et contrats départementaux et régionaux afin
d’assurer une cohérence avec les stratégies de promotion de ces différentes
entités (produits, cibles de clientèle…).
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