Règlement Particulier du défilé de Cosplay

Règlement Particulier
du défilé de Cosplay
ECG
Article 01 : Généralités
4.d) Ces limites peuvent être modifiées, sans préavis, par
l’organisation Cosplay en fonction du planning général du
festival.
1.a) Le règlement qui suit détermine les règles à suivre pour le
concours European Cosplay Gathering, ci après dénommé
“concours cosplay” ou “ECG”. Ce réglement peut être complété
ou mis à jour sans préavis.
Article 05 : Inscription aux Défilés
5.a) La participation à l’un des défilés est tributaire de la
préinscription dûment réalisée suivant les instructions précisées
sur le site de Be Cosplay.
1.b) La participation au concours cosplay est tributaire du
respect inconditionnel du présent règlement.
Article 02 : Définitions
5.b) Les personnes dont la préinscription sur le site aura été
validée devront impérativement se présenter au Point Cosplay
aux horaires communiqués par l’organisation Cosplay.
2.a) Chaque défilé Cosplay consiste en un défilé de personnes ou
groupe de personnes costumées, ci-après désigné « défilés ».
5.c) Aucune inscription ne sera prise en compte en l'absence de
cette confirmation sur place.
2.b) Le personnel de l’équipe du festival et des concours Cosplay
travaille à l’organisation et au bon déroulement des défilés ciaprès désigné « organisation Cosplay ».
5.d) La participation au concours “European Cosplay Gathering”
est réservée aux détenteurs de la nationalité belge ou aux
personnes de toutes nationalités résidant de manière
permanente en Belgique.
Article 03 : Thèmes et Catégories
3.a) Pour les présélections des défilés ECG en France et la finale
en France (Japan Expo Paris), les participants peuvent défiler
dans des costumes représentant un personnage de dessin animé,
bande dessinée, jeu vidéo, film, série, comics, etc. Les créations
personnelles et fanarts ne sont pas autorisés dans le cadre de ce
concours.
5.e) Toute personne de nationalité étrangère et résidant en
Belgique doit choisir de participer soit à la présélection du
concours European Cosplay Gathering en Belgique, soit à la
présélection du concours organisée dans son pays d’origine.
Aucun cumul ne sera autorisé.
Les costumes issus de groupes ou d’artistes de J-Music sont
autorisés.
Article 06 : Inscription Groupes aux Défilés
6.a) Le terme « Inscription Groupes » désigne toute inscription
en vue d’une prestation faisant intervenir plus d’un participant
sur scène.
3.b) Les personnes peuvent participer en solo, duo ou trio. Pour
les personnes qui souhaitent participer en duo ou trio, les
costumes doivent correspondre à 2 (ou 3) personnages d’une
même série (par exemple Kamui de X et Lina de Slayers ne
peuvent pas faire partie du même groupe).
6.b) Chaque groupe doit désigner un responsable de groupe qui
s’engage à fournir à l’organisation Cosplay les documents
nécessaires à l’inscription de chacun des membres de son
groupe.
3.c) Les participants doivent être âgés de 18 ans et plus le jour
des qualifications.
6.c) Le responsable s’engage à respecter et à faire respecter à
tous les membres de son groupe le présent règlement et les
différentes instructions qui pourront lui être transmises par
l’organisation Cosplay, sans condition.
3.d) Les participants doivent avoir fait eux-mêmes leurs
costumes. Les costumes achetés ne sont pas autorisés.
Cependant les accessoires de moindre importance (servant pour
la prestation ou un bijou de petite taille par exemple), perruque,
chaussures, etc. peuvent être achetés.
6.d) Sur place, il devra s’assurer que tous les membres sont
présents et que les documents fournis pour la prestation
scénique fonctionnent correctement.
3.e) Les défilés étant ouverts aux spectateurs de tous les âges et
sensibilités, les prestations des participants doivent être « tout
public ».
Article 07 : Prix des Défilés
Article 04 : Horaires et Nombre de Participants
7.a) Les gagnants des pré-sélections recevront en guise de prix
un billet A/R pour Paris, une entrée 4 jours VIP à Japan Expo, les
nuitées à l’hôtel pour la période du concours, le droit de
participer à la finale de l’ECG
4.a) L’horaire du défilé ECG est le suivant :
14h au BIFFF le 12/04/2015
7.b) Le gagnant solo a le droit de choisir d’emmener avec lui une
personne de son choix qui sera son “helper” lors de la finale. Ce
helper recevra également un billet VIP lui donnant accès à
l’entièreté du festival Japan Expo et pourra aider le finaliste en
backstage lors de la finale. Le déplacement vers et depuis Paris
de l’accompagnateur ne sera pas pris en charge par
l’organisation et ce dernier devra se rendre à Paris et et revenir
4.b) Les sélections sont limitées à 20 solos et 20 duos/trios.
4.c) Les inscriptions sont données tel que le « premier arrivé est
le premier servi », une fois la limite des 20 dépassée, une liste
d’attente sera créée et les participants en attente seront
prévenus en cas de désistement.
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par ses propres moyens. Les gagnants groupe recevront
également chacun un billet VIP à offrir à une personne de leur
choix. Seul l’un de ces accompagnateurs pourra être désigné
comme étant le “helper” du groupe et aura accès aux backstages
le jour de la finale. Le déplacement vers et depuis Paris ainsi que
le logement des accompagnateurs ne seront pas pris en charge
par l’organisation et ces derniers devront se rendre à Paris, s’y
loger et en revenir par leurs propres moyens. .
Article 11 : Éléments Obligatoires
11.a) Une image ou illustration du personnage interprété doit
être fournie à l’organisation Cosplay.
11.b) Tous les fichiers joints à votre inscription devront être
identifiables (avec vos nom, prénom, le nom du groupe ou du
personnage incarné, ainsi que celui du défilé).
11.c) L’absence de cette image ou illustration rend la
préinscription invalide. Aucune image ne pourra être récupérée
sur place.
Article 08 : Temps de Passage
8.a) Le temps de passage est particulier à chaque défilé, veuillez
donc vous reporter au temps de passage du défilé correspondant
sur le règlement particulier de celui ci.
11.d) Un média d’accompagnement dans un format autorisé
(article 9) et d’une durée conforme à votre catégorie (article 8)
doit obligatoirement être fourni à l’organisation Cosplay.
8.b) Au-delà de ce temps, le Jury se réserve le droit d'infliger une
pénalité sur la note des participants ou bien de disqualifier les
participants n’ayant pas respecté ces limites.
Article 12 : Critères de jugement
12.a) La cotation du jury se fera sur les éléments suivants,
conformes au règlement de la finale de l’ECG:
8.c) Le temps de passage sur scène peut être modifié à tout
moment et dépendre des règlements particuliers de chaque
défilé. Il est donc nécessaire de se reporter au paragraphe
correspondant.
10 points seront attribués pour le costume et la ressemblance: ce
critère couvre notamment la qualité de la conception du
costume, le choix, la variété et la maîtrise des techniques
utilisées, la complexité (difficulté du costume, originalité). Le jury
tiendra également compte, dans une moindre mesure, de la
solidité du costume, celui-ci devant pouvoir être porté par le
cosplayer sans que des parties ne s’en détachent
involontairement lors de la prestation. Le jury tiendra également
compte du degré de fidélité du costume à l’original, en fonction
des images soumises lors de l’inscription par le participant; cela
inclut notamment les finitions, le respect des proportions ,
l’impression générale que donne le costume. Veuillez noter que
les critères physiques tels que le poids, la taille, la couleur de
peau, la beauté plastique ne peuvent en aucun cas rentrer en
ligne de compte dans la notation du costume (40% de la note);
8.d) Pour les individuels, le temps de prestation maximum
autorisé est de 1 minute.
Pour les groupes (duo/trio) le temps de prestation maximum
autorisé est de 2 minutes 30.
Article 09 : Accompagnements de Prestation
9.a) Un accompagnement audio est possible.
9.b) Seuls les fichiers audio au format mp3 sont acceptés.
9.c) Les fichiers doivent être parfaitement identifiés (avec vos
nom, prénom, le nom du groupe ou du personnage incarné, ainsi
que celui du défilé).
10 points seront attribués pour la prestation : niveau de
performance, présence scénique, inventivité, divertissement,
mise en scène (40% de la note).
9.d) Aucun montage audio ne pourra être réalisé par
l’organisation Cosplay, avant ou pendant les défilés.
Article 10 : Déroulement des Défilés
5 points seront attribués pour la fidélité à l’oeuvre originale: le
jury jugera du niveau de fidélité de la prestation à l’histoire
originale et aux personnages représentés (20% de la note)
10.a) Après transformation de leur préinscription en inscription,
les participants devront être présents à l’endroit indiqué par
l’organisation Cosplay, au plus tard 30 minutes avant le début du
défilé.
Article 13 : Jury et Notation
13.a) Le Jury officiel sera composé de 5 personnes pour chaque
défilé.
Dimanche 12/04/2015 à 11h pour la confirmation des
inscriptions.
Dimanche 12/04/2015 à 12h pour le passage devant le jury.
13.b) Les membres du Jury officiel n'ont pas le droit de participer
au concours.
10.b) Un briefing des participants sera alors fait pour détailler le
mode d’accès à la scène et le mode de passage. Les participants
pourront alors poser leurs dernières questions à l’organisation
Cosplay. Les participants absents à l’heure et l’endroit indiqués,
seront considérés comme ayant déclaré forfait.
13.c) Les vainqueurs des sélections seront désignés par une
décision collégiale du jury.
13.d) Le nombre de jury peut être modifié à tout moment sans
préavis par l’organisation Cosplay.
10.c) Leur passage effectué, les participants seront invités à
quitter les coulisses pour laisser la place aux participants
suivants.
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Article 14 : Restriction à l’Inscription
Article 15 : Sécurité
14.a) Chaque participant s'engage à concourir avec le costume
qu'il a indiqué lors de son inscription.
15.a) Pour des raisons de sécurité, la pyrotechnie (feu d'artifice,
pétards, briquet, objets enflammés ou incandescents, bougies)
est interdite.
14.b) Les membres de l’organisation Cosplay qui font partie du
staff le jour du concours, ainsi que les membres du Jury, n’ont
pas le droit de participer aux différents défilés.
15.b) Les liquides sous toutes leurs formes (pistolets à eau,
boutilles remplies...) sont interdits sur la scène.
14.c) Tout costume présenté par les participants doit avoir été
15.c) Les armes (répliques de sabre, etc.) sont interdites, à
l’exception des reproductions fabriquées par les participants, et à
la seule condition que ces répliques ne constituent aucun danger
pour autrui.
conçu entièrement par le participant lui-même, sous réserve des
exceptions mentionnées ci-après:
15.d) Les paillettes, confettis, etc. sont interdits sur la scène.
14.c) 1. Tous les éléments visibles du costume doivent avoir été
réalisés par le participant lui-même, sauf les exceptions visées au
point 14. c) 3. ;
15.e) L'organisation se réserve le droit d'interrompre toute
prestation qui troublerait la sécurité des candidats ou des
personnes présentes.
14.c) 2. Dans l’éventualité où il est impossible pour le participant
de réaliser une pièce de costume lui-même, une aide extérieure
pour réaliser des tâches simples (comme, par exemple, tenir
l’élément du costume pendant que le participant y travaille, ou
épingler le dos du costume) est autorisée;
15.f) Pour leur propre sécurité, les participants ne peuvent pas
s’approcher à moins d’un mètre des bords de la scène.
Article 16 : Disqualification
16.a) Tout participant ne respectant pas l’un des articles du
présent règlement ou du règlement particulier du défilé auquel il
s’inscrit sera automatiquement et immédiatement disqualifié.
14.c) 3. Certains éléments achetés sont autorisés, il s’agit des
accessoires qui sont communément achetés par les cosplayers:
perruques, chaussures, lunettes, … Toute customisation doit
avoir été réalisée par le participant lui-même ou, le cas échéant,
par une personne faisant partie de son groupe inscrit au
concours.;
16.b) Tout participant ne respectant pas les instructions de
l’organisation Cosplay pourra être immédiatement disqualifié.
16.c) Tout participant coupable de vandalisme, de vol,
d'agression physique ou verbale, de comportements choquants,
ou de tout autre délit lors du festival sera immédiatement
disqualifié de façon définitive. Des poursuites seront lancées à
son encontre en application des lois et règlements en vigueur.
14.c) 4. Le participant peut avoir reçu des conseils ou des
instructions en vue de la confection de son costume, mais il doit
avoir réalisé lui-même la construction matérielle du costume (ex:
le participant peut recevoir les conseils techniques d’une
couturière ou d’un propsmaker, mais ces artisans ne peuvent
avoir réalisé le costume ou une partie du costume pour lui).
Article 17 : Droit à l’Image
17.a) En adhérant au présent règlement, les participants
autorisent toute exploitation de leur image filmée ou
photographiée pendant le festival, dans le cadre de la
communication ou promotion de celui-ci.
14.c) 5. Le costume et les accessoires ne peuvent être de taille
disproportionnée.
14.c) 6. Les accessoires scéniques ne peuvent pas requérir un
temps d’installation trop important, ni être de dimensions
disproportionnées ou d’un poids élevé (pour juger de cela, les
participants doivent vérifier s’ils seraient capables de porter leurs
éléments en une fois sur la scène, avec l’aide d’un membre du
staff). Veuillez noter qu’il tient à vous de vérifier que les
accessoires de scènes sont suffisamment solides pour être
transportés et manipulés. L’organisation ne pourra pas être
tenue responsable en cas de démantèlement d’accessoires trop
fragiles.
17.b) Cette autorisation est valable pour une durée de 3 ans.
17.c) De son côté, l’organisation s’engage à ce que les images
utilisées soient conformes à la morale et à la loi. Toute image
dégradant la personne humaine, la pornographie et la violence
sont formellement proscrites.
17.d) Le règlement devra être dûment rempli et signé, puis remis
sur place à l’organisation Cosplay, par chaque participant.
17.e) La remise de ce document doit se faire avec la présentation
d’une pièce d’identité valide.
Tout costume acheté entièrement ou partiellement ou réalisé
entièrement ou partiellement via commission sera donc refusé
à l’inscription ou disqualifié si ces éléments devaient être
découverts le jour du concours.
14.d) Un participant ne peut pas participer au même concours
avec deux costumes différents (sauf si les deux costumes ou plus
font partie de la même prestation).
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Article 18 : Informations sur le règlement de la Finale European
Cosplay Gathering à Paris en France
Préparatif : Règles et avertissements
18.i) Chaque participant doit idéalement apporter 2 à 3 costumes
en France. Un pour les séances photo/conférences de presse qui
seront organisées et le second pour la finale sur scène.
Le présent article régit la phase finale de l’European Cosplay
Gathering à Japan Expo Paris, France. Cette finale a lieu à Japan
Expo début Juillet. Les termes inscrits dans le règlement général
sont également en vigueur pour la phase finale du concours.
Nous invitons les participants à prendre connaissance de
l’intégralité des règlements.
18.j) Pour la finale, les personnes peuvent participer en solo, duo
ou trio. Pour les personnes qui souhaitent participer en duo ou
trio, leurs costumes doivent correspondre à 2 (ou 3) personnages
d’une même série (par exemple Kamui de X et Lina de Slayers ne
peuvent pas faire partie du même groupe).
Les règles de participation
18.a) Chaque pays sera représenté par un individuel et un groupe
de deux ou trois personnes finalistes des présélections locales.
8.k) L’équipement et les accessoires pour l’ECG sont limités en
encombrement et en poids à la charge maximale pouvant être
portée par les deux participants et un organisateur en un seul
trajet, des coulisses à la scène.
18.b) Les participants pourront défiler dans un costume différent
du costume porté lors des présélections sous conditions
d’acceptation par les organisateurs de l’ECG et de la convention
locale. Pour, cela ils devront fournir des illustrations des
personnages, des photos des costumes, un script de la prestation
prévue ainsi que le média prévu pour leur passage sur scène. Si le
média pour la prestation contient des voix, elles devront être
traduites et réenregistrées en anglais ou en français pour
permettre la compréhension par la majorité du public.
18.l) Toute surcharge lors de l’enregistrement des bagages à
l’aéroport, due au poids des costumes de Cosplay, seront aux
frais du propriétaire des dits bagages, et non à l’organisation.
Une autre possibilité consisterait à envoyer les costumes à
l’avance en France, mais là également, les frais d’envoi sont
entièrement à la charge de leurs propriétaires. Les participants
sont priés de garder ce point de règlement à l’esprit lors de la
sélection et de la fabrication de leurs costumes.
18.c) Les participants doivent être en mesure de venir en France
pendant une période pouvant s’étaler sur une semaine début
juillet pour la finale.
18.m) Chaque participant devra envoyer son média de passage
sur scène au préalable à l’organisation Cosplay dans un des
formats autorisés énoncés dans le règlement. Il devra par
sécurité l’amener avec lui sur un support clé USB. Les détails
concernant le genre de performance que les participants
prévoient seront à transmettre aux organisateurs de l’ECG.
Toutes ces informations et matériels devront être communiqués
dans les meilleurs délais.
18.d) Les participants devront coopérer de manière positive afin
d’assurer le succès de la finale.
18.e) Les participants s’engagent à fournir au plus tôt les
éléments que l’organisation locale ou celle de l’ECG lui
demandera (pièce d’identité, documents officiels, etc.).
Autres règles pour la finale
18.f) Dans un cadre promotionnel, l’image des participants à
l’ECG pourra être utilisée dans toutes sortes de médias avec
l’accord des organisateurs de l’ECG. Il n’y aura aucune
compensation financière dans le cadre de telles mesures
promotionnelles.
18.n) Seuls les participants et l’organisation Cosplay sont
autorisés à être présents dans les coulisses de la finale.
18.o) Les organisateurs ou tout autre personne extérieure ne
sont pas autorisés à vous aider pendant votre prestation
scénique.
18.g) Les organisateurs détiennent les droits de toutes les photos
et photographies provenant de l’ECG ou en rapport avec l’ECG
pour toutes formes de promotion. Les termes de cette condition
sont valables avant, pendant et après le séjour des participants
en France.
18.p) Il est interdit d’effectuer votre prestation scénique dans un
endroit ouvert au public.
18.q) L’ordre de passage est décidé par un tirage au sort après
votre arrivée à Paris.
18.h) En outre, après l’ECG, les vidéos et les photographies des
participants resteront la propriété des organisateurs de l’ECG et
pourront être utilisées dans divers programmes et autres
formats en guise de matériel promotionnel. De plus, dans
l’éventualité d’une production secondaire telle que la réalisation
d’un DVD ou d’un site Internet, il n’y aura aucune compensation
financière.
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