150420 base de données économiques et sociales CE

La Lettre du Cabinet
BREST LE 20 AVRIL 2015
BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES
DELAIS DE CONSULTATION ET D’EXPERTISE
CONSULTATIONS OBLIGATOIRES DU COMITE D’ENTREPRISE
Mesdames, Messieurs,
Par la présente, nous souhaitons vous rappeler les dispositions de la loi du 14 juin 2013.
I.
LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES
L’article L 2323-7-2 du Code du travail crée l’obligation de mettre en place une base de données
économiques et sociales.
1. Champ d’application
La base de données économiques et sociales doit être mise en place dans toutes entreprises
d’au moins 50 salariés.
Elle est constituée au niveau de l’entreprise et regroupe les informations données au Comité
d’entreprise ou au Comité Central d’entreprise et Comité d’établissement.
Si l’entreprise est constituée en unité économique et sociale (UES), la base de données doit
être mise en place au niveau de cette entité.
2. Forme
La base de données est consultable soit sur support papier, soit sur support informatique. Elle
doit être imprimable dans ce cas.
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3. Personnes ayant accès
La base de données économiques et sociales est à disposition permanente du CE (ou à défaut
de CE, des délégués du personnel), du comité central d'entreprise, du CHSCT, et des délégués
syndicaux, quel que soit leur statut (autrement dit qu’ils soient titulaires ou suppléants) et des
représentants syndicaux (RS) au CE.
En cas de délégation unique du personnel (DUP), les membres de cette délégation qui
exercent les attributions du CE ont accès à la base de données.
L’employeur doit déterminer les modalités d’accès, de consultation, et d’utilisation de cette
base de données.
Les informations de la base de données qui ont un caractère confidentiel doivent être
présentées comme telles par l’employeur, avec une indication sur la durée de cette
confidentialité.
4. Contenu
Vous trouverez dans le tableau annexé à la présente note les informations que doit contenir
la base de données, différenciées selon l’effectif de l’entreprise.
Ces informations permettent d’avoir une large vision du passé et de l’avenir puisqu’elles
doivent porter à la fois sur :
— l’année en cours ;
— les deux années précédentes ;
— et ce qui peut être envisagé pour les trois années à venir.
Elles doivent être présentées sous la forme de données chiffrées, et à défaut pour les trois
années à venir, et uniquement pour celles-là, « sous la forme de grandes tendances ». A défaut
de grandes tendances, l’employeur devra expliquer pourquoi il n’a pas de visibilité à 3 ans.
Lors de la mise en place, seules les informations de l’année 2015 et des années 2016 –
2017 – 2018 sont à renseigner (cf point 5 ci-après).
Les éléments d’information contenus dans la base de données économiques et sociales
doivent être régulièrement mis à jour par l’employeur et ce « dans le respect des périodicités
prévues par le Code du travail » pour les informations en question. Cela veut dire qu’en général
elles sont actualisées mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou encore,
annuellement.
L’employeur doit informer les représentants du personnel de cette actualisation de la base de
données, dans le respect des modalités qu’il aura lui-même déterminées.
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Substitution de la base de données aux informations récurrentes données au CE
Dès 2017, la base de données économiques et sociales devra contenir les informations remises
de façon récurrente au CE.
En effet, devront apparaître dans la base de données :
les informations données au CE de manière récurrente mais qui ne sont pas liées à
une consultation du comité, et qui peuvent ou non être contenues dans des rapports
et bilans (exemple l’information trimestrielle remise au CE des entreprises de moins
de 300 salariés prévue par l’article L. 2323-46 du Code du travail) ;
les informations données à l’occasion de consultations récurrentes du CE, et qui
peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans (exemple : les
informations données au CE lors de sa consultation sur la politique de recherche et
de développement technologique) ;
les informations transmises au CHSCT et aussi au CE ; tel est le cas du rapport faisant
le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail
remis au CHCST comme au CE ;
les informations du CE prévues par d’autres codes que le Code du travail et pour
lesquelles le Code du travail prévoit qu’elles sont fournies de manière récurrente au
CE ; tel est le cas de l’ensemble des informations relevant des documents
comptables et financiers que le Code de commerce impose de mettre à la
disposition du CE.
Ces informations devront être ventilées en fonction des rubriques de la base de données
indiquées dans le tableau.
Communication des données au comité d’entreprise
La mise à disposition de la base de données économiques et sociales vaut communication des
rapports et informations qui y sont intégrés au CE et à l'autorité administrative lorsque les
deux conditions suivantes sont cumulativement remplies :
les informations sont mises à jour dans le respect des périodicités prévues par le
Code du travail (ainsi les informations trimestrielles doivent être mises à jour tous
les trimestres) ;
et l’employeur met à la disposition des membres du CE les éléments d’analyse ou
d’explication nécessaires à la consultation lorsqu’ils sont prévus par le Code du
travail.
Toutefois, la mise à disposition de l’ensemble des informations récurrentes dans la base de
données économiques et sociales permet la substitution aux divers rapports et bilans mais
uniquement pour « les rapports et informations transmis de manière récurrente au CE » ce qui
exclut les informations données aux autres instances représentatives du personnel.
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5. Entrée en vigueur
La base de données doit être mise en place :
— depuis le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus ;
— à partir du 14 juin 2015 dans les entreprises de moins de 300 salariés.
Cependant, les entreprises ne sont pas tenues d’intégrer dans la base de données, à ces dateslà, les informations relatives aux deux années précédentes. Autrement dit, pour celles de
moins de 300 salariés, au 14 juin 2015, la base devra seulement contenir les informations de
2015 ainsi que celles de 2016, 2017, et 2018.
En revanche, dès l’année qui suivra ces dates d’entrée en vigueur, l’employeur devra faire en
sorte que la base de données contienne les informations des 6 années couvertes par la base
de données donc :
— l’année en cours ;
— les deux années précédentes ;
— et ce qui peut être envisagé pour les trois années à venir.
Enfin, les éléments d’information contenus dans les rapports et dans les informations
récurrentes transmises au CE doivent être mis à la disposition des membres du CE dans la base
de données économiques et sociales, au plus tard le 31 décembre 2016.
II.
DELAIS DE CONSULTATION
Dans le cadre des consultations prévues par l’article L 2323-3 du Code du travail (cet article
fait référence aux consultations définies aux articles L 2323-6 à L 2323-60 – c'est-à-dire toutes
les consultations sur l’organisation et la marche générale de l’entreprise, les nouvelles
technologies, les restructurations, les conditions de travail, ...) les délais impartis au Comité
d’entreprise sont fixés par accord entre l’employeur et le Comité d’entreprise.
A défaut d’accord, le comité dispose d’un délai d’un mois pour rendre son avis.
A l’expiration de ce délai, le Comité est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.
Le délai d’un mois est porté à :
− Deux mois, en cas d’intervention d’un expert
− Trois mois, en cas de saisine d’un ou plusieurs CHSCT.
− Quatre mois, si une instance de coordination des CHSCT a été mis en place.
Nous soulignons que les délais susmentionnés ne courent qu’à compter de la communication
au Comité d’entreprise par l’employeur des informations prévues par le Code du travail.
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Pour les informations figurant dans la base de données économiques et sociales, le délai court
à compter de la mise à jour de l’information dans la base de données et de l’information
donnée au Comité d’entreprise.
III.
OBLIGATION D’UNE CONSULTATION ANNUELLE DU CE SUR LES ORIENTATIONS
STRATEGIQUES DE L’ENTREPRISE
Le CE doit être consulté chaque année sur la stratégie de l'entreprise.
Ce dernier peut, lors de cette consultation, se faire assister d'un expert-comptable de son
choix rémunéré à 80 % par l'employeur et à 20 % par le CE sur son budget de fonctionnement
(sauf répartition différente prévue par un accord entre l'employeur et le CE, pris à la majorité
des élus titulaires), sachant que le coût assumé par le CE ne peut dépasser plus du tiers de son
budget annuel de fonctionnement.
Le CE émet à cette occasion un avis et peut proposer des orientations alternatives.
Le CE doit rendre son avis dans un délai fixé soit par accord entre l’employeur et le CE, soit par
décret (entre 1 et 4 mois selon les cas – cf point II ci-dessus). Au-delà, il est considéré comme
ayant rendu un avis négatif.
Son avis est transmis à l'organe dirigeant qui doit y répondre de façon motivée. Cet échange
n'oblige toutefois pas l'employeur à prendre en compte l'avis du CE.
IV.
OBLIGATIONS DE CONSULTATION SUR LE CICE
Les articles L 2323-26-1 et L 2323-26-2 stipulent :
◦
Article L 2323-26-1 :
« Les sommes reçues par l'entreprise au titre du crédit d'impôt prévu à l'article 244
quater C du code général des impôts et leur utilisation sont retracées dans la base de
données économiques et sociales prévue à l'article L. 2323-7-2. Le comité d'entreprise
est informé et consulté, avant le 1er juillet de chaque année, sur l'utilisation par
l'entreprise de ce crédit d'impôt. »
◦
Article L 2323-26-2 :
« Lorsque le comité d'entreprise constate que tout ou partie du crédit d'impôt n'a pas
été utilisé conformément à l'article 244 quater C du code général des impôts, il peut
demander à l'employeur de lui fournir des explications.
Cette demande est inscrite de droit à l'ordre du jour de la prochaine séance du comité
d'entreprise.
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Si le comité d'entreprise n'a pu obtenir d'explications suffisantes de l'employeur ou si
celles-ci confirment l'utilisation non conforme de ce crédit d'impôt, il établit un rapport.
Ce rapport est transmis à l'employeur et au comité de suivi régional, créé par le IV de
l'article 66 de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour
2012, qui adresse une synthèse annuelle au comité national de suivi ».
Cette information / consultation doit avoir lieu avant le 1er juillet de chaque année.
Restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire,
Nous vous prions d’agréer, Mesdames, Messieurs, l’expression de nos salutations distinguées.
LA SOCIETE D’AVOCATS
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ANNEXE CONTENU DE LA BASE DE DONNEES
Informations contenues dans la base de données selon l’effectif de l’entreprise
Entreprises d'au moins 300 salariés (C.
trav., art. R. 2323-1-3)
Entreprises de moins de 300
salariés (C. trav. art. R. 2323-14)
Détails indiqués par le Code
Détails indiqués par le Code
Notamment le chiffre d'affaires, la
valeur ajoutée, le résultat d'exploitation
et le résultat net.
Notamment le chiffre
d'affaires, la valeur ajoutée, le
résultat d'exploitation, le
résultat net
Thèmes
Présentation de la
situation de
l'entreprise :
1º Investissement social :
1º Investissement social :
a) Évolution des effectifs par type de
contrat, par âge, par ancienneté ;
a) Évolution des effectifs par
type de contrat ;
b) Évolution des emplois par
catégorie professionnelle ;
b) Évolution des emplois par
catégorie professionnelle ;
c) Situation en matière d'égalité
professionnelle entre les femmes et
les hommes et mesures prises en ce
sens ;
c) Situation en matière
d'égalité professionnelle
entre les femmes et les
hommes et mesures prises
en ce sens ;
d) Évolution de l'emploi des
personnes handicapées et mesures
prises pour le développer ;
A. — Investissements
:
e) Évolution du nombre de stagiaires
;
f) Formation professionnelle :
investissements en formation,
publics concernés ;
g) Conditions de travail : durée du
travail dont travail à temps partiel et
aménagement du temps de travail,
exposition aux risques et aux facteurs
de pénibilité, accidents du travail,
maladies professionnelles,
absentéisme, dépenses en matière
de sécurité ;
2º Investissement matériel et
immatériel :
d) Évolution de l'emploi des
personnes handicapées et
mesures prises pour le
développer ;
e) Évolution du nombre de
stagiaires ;
f) Formation professionnelle
: investissements en
formation, publics
concernés ;
g) Conditions de travail :
durée du travail dont travail
à temps partiel et
aménagement du temps de
travail ;
2º Investissement matériel
et immatériel :
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Informations contenues dans la base de données selon l’effectif de l’entreprise
Entreprises d'au moins 300 salariés (C.
trav., art. R. 2323-1-3)
Entreprises de moins de 300
salariés (C. trav. art. R. 2323-14)
Détails indiqués par le Code
Détails indiqués par le Code
Thèmes
a) Évolution des actifs nets
d'amortissement et de dépréciations
éventuelles (immobilisations) ;
b) Le cas échéant, dépenses de
recherche et développement ;
3º Pour les entreprises soumises aux
dispositions du cinquième alinéa de
l'article L. 225-102-1 du code de
commerce, informations
environnementales présentées en
application de cet alinéa et
mentionnées au 2º du I de l'article R.
225-105-1 de ce code.
B. — Fonds propres,
endettement et
impôts :
1º Capitaux propres de l'entreprise ;
2º Emprunts et dettes financières
dont échéances et charges
financières ;
3º Impôts et taxes.
1º Évolution des rémunérations
salariales ;
C. — Rémunération
des salariés et
dirigeants, dans
l'ensemble de leurs
éléments :
a) Frais de personnel y compris
cotisations sociales, évolutions
salariales par catégorie et par sexe,
salaire de base minimum, salaire
moyen ou médian, par sexe et par
catégorie professionnelle ;
b) Pour les entreprises soumises aux
dispositions de l'article L. 225-115 du
Code de commerce, montant global
des rémunérations mentionnées au
4º de cet article ;
2º Épargne salariale : intéressement,
participation ;
a) Évolution des actifs nets
d'amortissement et de
dépréciations éventuelles
(immobilisations) ;
b) Le cas échéant, dépenses
de recherche et
développement.
1º Capitaux propres de
l'entreprise ;
2º Emprunts et dettes
financières dont échéances
et charges financières ;
3º Impôts et taxes.
1º Évolution des
rémunérations salariales :
a) Frais de personnel y
compris cotisations sociales,
évolutions salariales par
catégorie et par sexe, salaire
de base minimum, salaire
moyen ou médian, par sexe
et par catégorie
professionnelle ;
b) Pour les entreprises
soumises aux dispositions
de l'article L. 225-115 du
Code de commerce,
montant global des
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Informations contenues dans la base de données selon l’effectif de l’entreprise
Entreprises d'au moins 300 salariés (C.
trav., art. R. 2323-1-3)
Entreprises de moins de 300
salariés (C. trav. art. R. 2323-14)
Détails indiqués par le Code
Détails indiqués par le Code
Thèmes
3º Rémunérations accessoires :
primes par sexe et par catégorie
professionnelle, avantages en nature,
régimes de prévoyance et de retraite
complémentaire ;
4º Rémunérations des dirigeants
mandataires sociaux telles que
présentées dans le rapport de
gestion en application des trois
premiers alinéas de l'article L. 225102-1 du Code de commerce, pour
les entreprises soumises à
l'obligation de présenter le rapport
visé à l'article L. 225-102 du même
code.
D. Activités sociales et
culturelles :
1º Montant de la contribution aux
activités sociales et culturelles du CE
;
rémunérations visées au 4º
de cet article ;
c) Épargne salariale :
intéressement, participation
Montant de la contribution aux
activités sociales et culturelles
du CE
2º Dépenses directement supportées
par l'entreprise ;
3º Mécénat
Mécénat
E. — Rémunération
des financeurs, en
dehors des éléments
mentionnés au B :
1º Rémunération des actionnaires
(revenus distribués) ;
2º Rémunération de l'actionnariat
salarié (montant des actions
détenues dans le cadre de l'épargne
salariale, part dans le capital,
dividendes reçus)
1º Rémunération des
actionnaires (revenus
distribués) ;
2º Rémunération de
l'actionnariat salarié
(montant des actions
détenues dans le cadre de
l'épargne salariale, part
dans le capital, dividendes
reçus)
F. — Flux financiers à
destination de
l'entreprise :
1º Aides publiques ;
2º Réductions d'impôts ;
3º Exonérations et réductions de
cotisations sociales ;
4º Crédits d'impôts ;
5º Mécénat
1º Aides publiques ;
2º Réductions d'impôts ;
3º Exonérations et
réductions de cotisations
sociales ;
4º Crédits d'impôts ;
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Informations contenues dans la base de données selon l’effectif de l’entreprise
Entreprises d'au moins 300 salariés (C.
trav., art. R. 2323-1-3)
Entreprises de moins de 300
salariés (C. trav. art. R. 2323-14)
Détails indiqués par le Code
Détails indiqués par le Code
Thèmes
5º Mécénat
G. — Sous-traitance :
1º Sous-traitance utilisée par
l'entreprise ;
2º Sous-traitance réalisée par
l'entreprise.
1º Sous-traitance utilisée
par l'entreprise ;
2º Sous-traitance réalisée
par l'entreprise.
H. — Pour les
entreprises
appartenant à un
groupe, transferts
commerciaux et
financiers entre les
entités du groupe :
1º Transferts de capitaux tels qu'ils
figurent dans les comptes individuels
des sociétés du groupe lorsqu'ils
présentent une importance
significative ;
2º Cessions, fusions, et acquisitions
réalisées.
1º Transferts de capitaux
tels qu'ils figurent dans les
comptes individuels des
sociétés du groupe lorsqu'ils
présentent une importance
significative ;
2º Cessions, fusions, et
acquisitions réalisées.
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