EXCEL 2007 Les bases de données

EXCEL 2007
Les bases de données
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LES BASES DE DONNEES
a) Règles de bases........................................................................................... 3
b) Créer une base de données........................................................................ 3
c) Le tri simple (1 seule clé)............................................................................ 6
d) Le tri multiple (plusieurs clés).................................................................... 6
e) Les filtres...................................................................................................... 7
f) Les sous totaux............................................................................................. 9
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LES BASES DE DONNEES
EXCEL 2007 vous permet de gérer vos bases de données (fichier clients, fournisseurs,
gestion des stocks, …)
Vous pouvez trier, filtrer, extraire vos données, mais aussi les analyser ou faire des
statistiques.
Vous devez respecter quelques règles imposées par EXCEL XP pour utiliser de façon
optimale les capacités du logiciel.
a) Règles de bases
Dans EXCEL 2007, une base de données est un tableau particulier.
1. Il est fortement conseillé de consacrer une feuille de calculs pour une base de données.
2. La première ligne de la feuille doit contenir les noms de champs (titre des colonnes)
3. La première colonne doit contenir le premier champ.
4. Le tableau ne doit contenir aucune ligne vide.
5. Le tableau ne doit contenir aucune colonne vide.
b) Créer une base de données
Saisir directement dans une feuille de calculs :
1. Saisir en ligne 1 les noms des champs,
2. Saisir les données en respectant les règles de bases ci-dessus (à partir de la ligne 2).
A l’aide d’un formulaire
1. Saisir en ligne 1 les noms des champs,
re
2. Placer le curseur sur la 1 cellule (A1)
3. Récupérer la commande formulaire :
Elle n’apparaît par défaut ni dans les rubans ni dans la barre d’outils d’accès rapide,
celle où figure l’icône de la disquette.
Cliquer sur le bouton Office
. En bas à droite cliquer sur le bouton
Options Excel. Une boîte d’options s’ouvre ; à gauche choisir Personnaliser.
3
Dans la nouvelle boîte, sélectionner tout en haut « Commandes non présentes sur le
ruban ». Dans la liste qui s’ouvre en-dessous, il suffit de retrouver Formulaire et de
cliquer sur le bouton Ajouter. Vous trouverez l’icône du formulaire dans la barre
d’outils d’accès rapide.
4. Saisir dans le formulaire :
Une fois le formulaire activé, il donne à voir les informations de la première ligne de la
base. Pour créer une nouvelle ligne dans la base, il suffit de cliquer sur le bouton
Nouvelle. Cette nouvelle ligne arrivera à la fin de la base de données. Le bouton
Fermer enregistre la ligne supplémentaire.
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« Masque de saisie » rendant plus convivial la saisie des données):
Permet d’ajouter des données
Utiliser les touches :
« Tabulation » pour se déplacer vers le bas,
« MAJ Tabulation » pour remonter.
Supprimer pour supprimer la fiche active
Permet de rechercher une fiche
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c) Le tri simple (1 seule clé)
Permet de trier des données (classer) sur une seule clé de tri (colonne qui sert de critère), il
vous suffit de placer le curseur dans la colonne clé (ne pas faire de sélection) puis de
choisir l’ordre du tri souhaité en cliquant sur un des deux boutons suivants :
Tri croissant
Tri décroissant
Dans le menu Accueil, rubrique Trier et filtrer, on trouve les boutons : Trier de A à Z (tri
croissant) et Trier de Z à A (tri décroissant). On retrouve ces icônes dans le ruban de
l’onglet Données.
d) Le tri multiple (plusieurs clés)
Le tri multiple permet d’effectuer un tri de vos données (classer) selon plusieurs clés de tri
et/ou selon des couleurs (police ou remplissage de cellules) ou encore des icônes
provenant des mises en forme conditionnelles.
ère
1. Placer le curseur sur la 1 cellule de votre base de données,
2. Choisir Trie personnalisé dans le ruban Accueil, rubrique Trier et filtrer ou Trier dans le
ruban Données, même rubrique.
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3. Compléter la 1re ligne de tri, choisir un champ, choisir le mode de recherche (on peut
aussi s’intéresser à une couleur de police ou de remplissage des cellules etc.). On peut
également utiliser des icônes issues des mises en forme automatiques.
4. Pour avoir une deuxième clé de tri, cliquer sur le bouton Ajouter un niveau.
4. Cliquer sur OK pour valider.
e) Les filtres
EXCEL 2007 vous offre la possibilité de filtrer vos données selon un ou plusieurs critères
qui peuvent être aussi bien des valeurs que des couleurs que des icônes. Les filtres
reprennent les mêmes possibilités de recherche que le tri, ces modes vus précédemment.
ère
1. Placer le curseur sur la 1 cellule de votre base de données,
2. Dans les rubans Accueil ou Données, rubrique Trier et filtrer, cliquer sur le bouton
entonnoir Filtrer.
En haut de chaque colonne, dans les cellules des noms de champs, apparaît des « pointeurs » de listes
déroulantes.
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3. Cliquer sur un pointeur et choisir dans la liste le critère du filtre (exemple de l’illustration cidessus : pour le champ « Produits », sélectionner « Laitages »).
Les cases à cocher, les filtres textuels permettent d'affiner les critères de filtre. Le filtre
personnalisé permet d’interroger de manière très personnelle la base de données.
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Exemple d’un filtre personnalisé : « Filtrer les vins de la région Beaujolais »
f) Les sous totaux
Pour analyser vos données suivant
automatiquement des sous totaux.
des
regroupements,
EXCEL
2007
Exemple : Calculer la « somme des stocks de bouteilles de vins » par région :
1. Trier les données selon le critère de regroupement (ex : trier par région)
2. Dans le ruban Données choisir Sous total…
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calcule
3. Cliquer sur OK pour valider (un mode d’affichage « plan » apparaît).
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Cliquer sur :
le bouton « 1 » pour afficher le total général
le bouton « 2 » pour afficher les totaux par région
Cliquer sur :
Le bouton « 3 » pour afficher tous les totaux et le détail des stocks par région
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