Nantes, le 22 décembre 2014 SOCOTEC

RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
DIVISION DE NANTES
Nantes, le 22 décembre 2014
N/Réf. : CODEP-NAN-2014-055941
SOCOTEC - Agence équipements Maine
Anjou - Bureau de Laval
Parc Tertiaire, Technopolis, Bâtiment C
53810 CHANGE
Objet : Inspection de la radioprotection du 03/12/2014
Installation : SOCOTEC - Agence équipements Maine Anjou - Bureau de Laval (Changé, 53)
Nature de l'inspection : contrôle approfondi d’une agence d’un organisme agréé pour les
contrôles de radioprotection
Identifiant de la visite : INSNP-NAN-2014-0215
Réf. :
Code de l’environnement, notamment ses articles L.592-21 et L.592-22
Code de la santé publique, notamment ses articles L.1333-17 et R.1333-98
Décision homologuée n°2010-DC-0191 de l'ASN du 22 juillet 2010 fixant les conditions et les
modalités d'agrément des organismes mentionnés à l'article R. 1333-95 du code de la santé
publique
Votre agrément CODEP-DEU-2012-064408 du 03/12/2012
Monsieur,
L’Autorité de sûreté nucléaire (ASN), en charge du contrôle de la radioprotection en France, est
représentée à l’échelon local en Bretagne et Pays de la Loire par la division de Nantes. Dans le cadre de
ses attributions, la division de Nantes a procédé à un contrôle approfondi de votre bureau de Laval le
03/12/2014.
J’ai l’honneur de vous communiquer, ci-dessous, la synthèse de l’inspection ainsi que les
principales demandes et observations qui en résultent.
Synthèse de l'inspection
L'inspection du 03/12/2014 a permis de prendre connaissance de votre activité d’organisme
agréé pour les contrôles de radioprotection (OARP) et de vérifier différents points relatifs à votre
agrément.
Une présentation de l’agence et de ses activités a permis aux inspecteurs d’appréhender
l’organisation de l’activité OARP au sein de votre agence.
www.asn.fr
5-9 rue Françoise Giroud – CS 16326 – 44263 NANTES Cedex 2
Téléphone 02 72.74.79.30 • Fax 02 72.74.79.49
A l'issue de ce contrôle, il ressort que le fonctionnement du bureau de Laval est globalement
satisfaisant et conforme au système qualité de l’OARP. Pour autant, l’examen des rapports de contrôle
a soulevé la nécessité de corriger certains points et notamment un point qui a été soulevé lors du
dernier contrôle de supervision inopiné du bureau de Laval. Des axes de progrès ont également été
identifiés en matière de revue de direction et de mise à jour documentaire.
A - DEMANDES D’ACTIONS CORRECTIVES
A.1 Identification de l’organisme dans l’organisation
La décision n°2010-DC-0191 de l’ASN impose l’application de la norme NF EN ISO / CEI 17020
dans sa version de 2005, qui prévoit au point 3.2 que l’OARP doit fournir un organigramme détaillé
permettant d’identifier, à l’intérieur de l’organisation mère, la structure de l’OARP ainsi que ses
relations avec les organes exerçant une activité différente.
La désignation « DTM » pour « Direction des Techniques et Méthodes » apparaît dans plusieurs
documents consultés par les inspecteurs (par exemple : le Manuel de management de la qualité groupe
SOCOTEC de mai 2012 et la PG 82.20.40.01 du 5 mars 2014 « Qualification technique et surveillance de la
compétence technique »). Mais elle a disparu de l’organigramme du groupe SOCOTEC (version de février
2014) et il a été déclaré aux inspecteurs que ses missions au sein de la structure de l’OARP ont été
intégrées à la nouvelle Direction du Développement des Activités Equipements à laquelle le spécialiste
fonctionnel OARP est rattaché et qui apparaît effectivement sur l’organigramme.
A.1
Je vous demande de mettre à jour les documents du système qualité de l’OARP afin
qu’ils soient le reflet de la réelle organisation de l’OARP au sein de SOCOTEC,
notamment en ce qui concerne les missions de l’ex DTM.
A.2 Revue de direction
La décision n°2010-DC-0191 de l’ASN impose l’application de la norme NF EN ISO / CEI 17020
dans sa version de 2005, qui prévoit au point 7.9 que l’OARP procède à une revue de direction au
moins une fois par an.
Alors que le Manuel de management de la qualité groupe SOCOTEC prévoit que les entités procèdent à une
revue de direction une fois par an, les modalités de ces revues ne sont pas décrites dans le système de
management de la qualité de l’OARP (la PG 80.00.80.00 de mars 2014 ne couvre que la revue de
direction du groupe SOCOTEC).
A.2.1 Je vous demande de décrire au sein du système qualité de l’OARP les modalités de
réalisation des revues de direction d’entités et en particulier le lien avec la revue de
direction du groupe SOCOTEC.
Le compte-rendu de la revue de direction du groupe d’agences Maine Anjou du 04/12/2013 ne
contient pas le résultat de l’examen des résultats de l’audit interne du 17/01/2013 alors que celui-ci
était à l’ordre du jour.
A.2.2 Je vous demande d’examiner les résultats des audits lors des prochaines revues de
direction du groupe d’agences Maine Anjou.
A.3 Rapports de contrôle
L’examen des rapports de contrôle émis par le bureau de Laval a permis de mettre en évidence une
confusion entre les valeurs « non vérifié » et « non-conforme » pour les critères contrôlés. Cette confusion
provoque une erreur d’évaluation du constat à la lecture du rapport par un tiers.
Par exemple :
-
dans le rapport de contrôle du cabinet vétérinaire avec une activité de radiologie canine du
26/05/2014, le critère « Récépissé de déclaration à l’ASN ou autorisation émise par l’ASN » est coché
« non vérifié » alors que le récépissé de déclaration de l’ASN n’était pas détenu par l’exploitant et
n’a donc pas été présenté à l’intervenant le jour du contrôle ;
-
dans le rapport de contrôle de la clinique vétérinaire équine du 14/11/2014, le critère « Récépissé
de déclaration à l’ASN ou autorisation émise par l’ASN » est coché « non vérifié » en page 5 alors que
l’autorisation de l’ASN n’était pas détenue par l’exploitant et n’a donc pas été présentée à
l’intervenant le jour du contrôle.
A.3.1
Je vous demande de mettre en place les mesures nécessaires au sein du bureau de
Laval pour qu’il n’y ait plus de confusion possible entre un critère effectivement « non
vérifié » et un critère « non-conforme » à la rédaction du rapport.
Ce constat avait déjà été fait par les inspecteurs de la division de Nantes de l’ASN lors du contrôle de
supervision inopiné du 13/09/2013 et a fait l’objet d’une demande similaire dans la lettre de suite de
l’ASN du 02/10/2013 (Réf. CODEP-NAN-2013-055803). Dans votre réponse en date du 26/11/2013
(Réf. 9166/13/BRO/LHY/7820), l’un des engagements pris était que « ce point allait être surveillé lors des
prochaines supervisions. » Or, le rapport de contrôle du cabinet vétérinaire du 26/05/2014 a fait l’objet de
deux supervisions « terrain » et « papier » sans que cet écart ne soit relevé.
A.3.2 Je vous demande de mettre en place les mesures nécessaires pour que la supervision
permette effectivement de détecter cette confusion possible entre un critère
effectivement « non vérifié » et un critère « non-conforme ».
A.3.3 Je vous demande de mettre en place les mesures nécessaires pour mesurer l’efficacité
des actions correctives engagées suite aux demandes ci-dessus de manière à éviter que
l’écart ne se reproduise.
Enfin, la mention des rapports de contrôle a permis de mettre en évidence une imprécision dans
l’utilisation de la « sans objet » pour les critères contrôlés. Cette confusion provoque une erreur
d’évaluation du constat à la lecture du rapport par un tiers.
-
-
Par exemple :
dans le rapport de contrôle de la clinique vétérinaire équine du 14/11/2014, alors que les
deux appareils de radiologie font l’objet d’une utilisation à poste mobile et décrite comme
telle dans le rapport, le critère « Lieu de rangement » est coché « sans objet » ;
dans le rapport de contrôle de l’entreprise agro-alimentaire détenant et utilisant des
générateurs électriques de rayonnements ionisants du 04/04/2014, le critère « Rapport de
conformité à la normes NF C 15-160 » est coché « sans objet » alors que l’intervenant a
demandé à ce qu’il lui soit présenté et que l’exploitant n’a pas été en mesure de le faire.
A.3.4 Je vous demande de mettre en place les mesures nécessaires pour que « sans objet » soit
utilisé à bon escient dans les rapports de contrôle.
B – DEMANDES D’INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
B.1 Analyse des postes de travail
En application de l’article R.4451-11 du code du travail, l'employeur doit procéder à une analyse
des postes de travail. Cette analyse permet d’évaluer la dose annuelle susceptible d’être reçue par les
travailleurs exposés et conduit à établir leur classement.
L’analyse du poste de l’intervenant du bureau de Laval s’appuie sur des valeurs de « dose par
intervention » non justifiées pour effectuer l’estimation de la dose annuelle susceptible d’être reçue.
B.1
Je vous demande de me transmettre la justification de l’utilisation et l’origine des
valeurs de « dose par intervention » pour l’établissement de la dose annuelle susceptible
d’être reçue.
B.2 Plan de prévention
Il a été déclaré aux inspecteurs qu’un plan de prévention a été établi avec un site de l’agro-alimentaire
implanté dans le département 49 selon les dispositions des articles R.4511-1 et suivants du code du
travail mais ce document n’a pas pu être présenté le jour de l’inspection.
B.2
Je vous demande de me transmettre une copie du plan de prévention établi avec le site
de l’agro-alimentaire implanté dans le département 49.
C – OBSERVATIONS
C.1 Liste et adresses des agences
Alors que l’annexe 2 à la décision relative à l’agrément de SOCOTEC (Réf. CODEP-NAN-2012064408) cite l’agence Maine Anjou à Angers (49), d’autres documents (liste des agents, liste du
matériel, rapport annuel) font référence aux bureaux de Changé (53) voire Laval (53) ou Le Mans
(72), ce qui provoque une confusion. Il convient de s’assurer auprès de la division de Paris de
l’ASN de la bonne prise en compte de la modification relative à cette annexe 2 pour ce qui
concerne l’agence Maine Anjou.
C.2 Date de la prochaine revue de direction
Aucune date n’a encore été fixée pour la tenue de la prochaine revue de direction du groupe d’agence
Maine Anjou alors que la dernière revue s’est tenue le 4 décembre 2013. Il convient de réserver sans
délai une date pour la tenue de cette revue afin de respecter la fréquence annuelle prévue dans le Manuel
de management de la qualité groupe SOCOTEC.
C.3 Traitement des anomalies
Le Manuel de management de la qualité groupe SOCOTEC prévoit une démarche d’identification des
anomalies (en dehors des exercices d’audits et de revues de direction) et de leur traitement qui est
formalisée notamment dans une fiche de dysfonctionnement. Les inspecteurs ont noté que le chemin d’accès
à ce formulaire est fastidieux et mal maîtrisé au sein de l’agence (via l’outil de gestion documentaire
IGS) et que le principe de formalisation du traitement des anomalies n’est pas bien compris ni acquis
par les membres de l’agence interrogés. Il convient de s’assurer de la pertinence des outils et de la
sensibilisation du personnel sur le traitement des anomalies.
C.4 Enregistrements concernant la formation du personnel
Il convient d’enregistrer la formation théorique et pratique de PCR réalisée en 1997 par l’intervenant du
bureau de Laval dans l’outil SYRIEL (Cf. Fascicule B2.HD.BA.20 du 03/02/2014).
C.5 Communication des résultats dosimétriques
L’article R.4451-69 du code du travail prévoit que les résultats du suivi dosimétrique et les doses
efficaces reçues sont communiqués au travailleur intéressé. Or, l’intervenant de l’agence de Laval a
déclaré aux inspecteurs ne pas être destinataire de ses résultats dosimétriques. Il convient de se
rapprocher de l’IRSN afin de permettre à l’intervenant de l’agence de Laval d’être destinataire de ses
résultats dosimétriques.
Vous trouverez, en annexe au présent courrier, un classement des demandes selon leur degré
de priorité.
Vous voudrez bien me faire part de vos observations et réponses concernant ces points dans
un délai qui n’excèdera pas deux mois, sauf mention contraire liée à une demande d’action prioritaire
citée en annexe. Pour les engagements que vous seriez amené à prendre, je vous demande de bien
vouloir les identifier clairement et de proposer, pour chacun, une échéance de réalisation en complétant
l'annexe.
Je reste à votre disposition pour aborder toute question relative à la réglementation applicable
en matière de radioprotection et vous prie de bien vouloir agréer, monsieur, l’expression de ma
considération distinguée.
Pour le Président de l’ASN et par délégation,
Le chef de division,
Signé par :
Pierre SIEFRIDT
ANNEXE AU COURRIER CODEP-NAN-2014-N°055951
PRIORISATION DES ACTIONS À METTRE EN ŒUVRE
Agence équipements Maine Anjou - Bureau de Laval (Changé, 53)
Les diverses vérifications opérées lors du contrôle effectué par la division de Nantes le 03/12/2014 ont
conduit à établir une priorisation des actions à mener pour pouvoir répondre aux exigences applicables.
Les demandes formulées dans le présent courrier sont classées en fonction des enjeux présentés :
-
Demandes d’actions prioritaires – SANS OBJET
Nécessitent, eu égard à la gravité des écarts et/ou à leur renouvellement, une action
prioritaire dans un délai fixé par l’ASN, sans préjudice de l’engagement de suites
administratives ou pénales.
-
Demandes d’actions programmées
Nécessitent une action corrective ou une transmission programmée selon un
échéancier proposé par l’exploitant
Thème abordé
Mesures correctives à mettre en œuvre
A.1 Identification de
l’organisme dans
l’organisation
A.1
Mettre à jour les documents du système
qualité de l’OARP afin qu’ils soient le reflet de la
réelle organisation de l’OARP au sein de SOCOTEC,
notamment en ce qui concerne les missions de l’ex
DTM.
A.2 Revue de direction
A.2.1 Décrire au sein du système qualité de l’OARP
les modalités de réalisation des revues de direction
d’entités et en particulier le lien avec la revue de
direction du groupe SOCOTEC.
Echéancier
proposé
A.2.2 Examiner les résultats des audits lors des
prochaines revues de direction du groupe d’agence
Maine Anjou.
A.3 Rapports de contrôle
A.3.1 Mettre en place les mesures nécessaires au sein
du bureau de Laval pour qu’il n’y ait plus de
confusion possible entre un critère effectivement «
non vérifié » et un critère « non-conforme » à la
rédaction du rapport.
A.3.2 Mettre en place les mesures nécessaires pour
que la supervision permette effectivement de détecter
cette confusion possible entre un critère effectivement
« non vérifié » et un critère « non-conforme ».
A.3.3 Mettre en place les mesures nécessaires pour
mesurer l’efficacité des actions correctives engagées
suite aux demandes ci-dessus de manière à éviter que
l’écart ne se reproduise.
A.3.4 Mettre en place les mesures nécessaires pour
que « sans objet » soit utilisé à bon escient dans les
rapports de contrôle.
-
Autres actions correctives – SANS OBJET
L'écart constaté présente un enjeu modéré et nécessite une action corrective adaptée.