Rembourser les frais des bénévoles (décembre 2008)

Rembourser les frais des bénévoles
(décembre 2008)
Une idée reçue court dans les milieux associatifs, les bénévoles ne pourraient pas être
remboursés des frais qu'ils engagent pour l'association. C'est, bien entendu, totalement erroné,
mais les modalités de ce remboursement doivent permettre de vérifier la validité des dépenses
engagées.
Sous quelles conditions ?
Tous les frais engagés par les bénévoles d'une association peuvent être remboursés (par
exemple les frais de déplacement, d'hébergement, de documentation, d'équipement...), sur
autorisation du conseil d'administration et à condition qu'ils aient été engagés pour le compte
de l'association. Ils doivent être remboursés, à l'euro l'euro, sur présentation de pièces
justificatives. Ces justificatifs doivent être conservés pendant 4 ans (l'année de la dépense plus
3 années). Du côté des bénévoles, ils ne sont pas imposés sur ces sommes puisqu'elles ne
correspondent pas à des revenus.
Le cas des frais de déplacement
Lorsqu'un bénévole utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité associative, la
structure a le choix pour le rembourser entre deux modes de calcul :
- le remboursement des frais de carburant, d'autoroute, de parking, sur présentation de factures ;
- le remboursement forfaitaire en s'appuyant sur le barème kilométrique publié chaque année
par les services fiscaux1. Il prend en compte le carburant, l'assurance, la dépréciation du
véhicule, l'entretien et les frais d'achat des casques et protections. En revanche les frais de
stationnement (parcmètres, parking) et les péages d'autoroute ne sont pas pris en compte et
peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés. Doivent figurer sur les notes
de frais, l'objet du déplacement, la date, les lieux de départ et d'arrivée et le nombre de
kilomètres.
Abandon de créance
Lorsque l'association est en droit de faire bénéficier ses bénévoles d'exonération fiscale2, les
services fiscaux admettent que le renoncement de créance par le bénévole soit assimilé à un
don (instruction fiscale n° 5 B-14-07 BOI n° 71 du 16 mai 2007). Dans ce cas le
remboursement forfaitaire des frais de déplacement est plafonné à 0,288 euro/km pour les
voitures (quel que soit la puissance fiscale du véhicule) et 0,110 euro/km pour les deux-roues
(chiffres valables pour l'année 2008).
Pour permettre la déduction fiscale, l'association bénéficiaire doit produire un reçu de don
(modèle de reçu de don formulaire Cerfa n°11580*033). Pour s'assurer de pouvoir en produire,
l'association doit en faire la demande aux services fiscaux selon une procédure dite de « rescrit
fiscal ». Si les services ne répondent pas au bout de six mois (à partir de la réception de la
1
http://www11.minefi.gouv.fr/boi/boi2008/5fppub/textes/5f208/5f208.pdf
2
http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000019299645&cidTexte=LEGITEXT000006069577&dateTexte=2
0081116&fastPos=1&fastReqId=1762956255&oldAction=rechCodeArticle
3
http://www.legifrance.gouv.fr/jopdf/common/jo_pdf.jsp?numJO=0&dateJO=20080628&numTexte=50&pageDebut=10396&pageFin=10398#
demande ou des éventuelles informations complémentaires réclamées), l'association peut
délivrer des reçus de dons ouvrant droit à des réductions d'impôts pour le donateur.
Risque de requalification
Il appartient à l'association de prendre bien soin que le statut du bénévole ne puisse être
confondu avec celui de salarié. Notamment il faudra veiller à ce que les sommes versées aux
bénévoles constituent bien un simple remboursement du montant exact des frais réels engagés
et pas un dédommagement de leurs efforts. Toute somme versée forfaitairement et sans
justificatif à un bénévole, pour le remboursement de leur frais de repas, par exemple, entraîne
de facto un risque de requalification du bénévole en salarié par l'Urssaf. Particulièrement si les
vérificateurs peuvent constater que le bénévole est dans un état de subordination vis à vis de
l'association, tâche précise à remplir, horaire à respecter, etc. En cas de contrôle, il appartiendra
à l'association de démontrer que le bénévole n'est pas « dans un rapport de subordination » vis à
vis de l'association. Seul le secteur des associations sportif bénéficie de dispositions
dérogatoires lui permettant dans certaines situations de verser une indemnité à certains de ses
bénévoles.
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