(mrahm) à bruxelles - Archives de France

UNE
SALLE DES INVENTAIRES VIRTUELLE POUR LE
DOCUMENTATION ET D’ARCHIVES
DU
MUSÉE
CENTRE
DE
(CEDOC)
ROYAL DE L’ARMÉE ET D’HISTOIRE MILITAIRE
(MRAHM)
À
BRUXELLES
Dr. Patrick NEFORS
Musée Royal de l’Armée et d’Histoire Militaire
Bruxelles
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I. Présentation du service
Le Centre de documentation et ses collections (bibliothèque, photothèque, cartothèque,
cabinet d’arts graphiques et de dessins, archives) illustrent l’histoire militaire dans son
acceptation la plus large. L’histoire des pays en guerre, de leurs populations et de leurs
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armées, y est largement présente. Le passé militaire de l’espace belge du 16 au 21 siècle y
occupe une place prépondérante. Ce service se double de sections techniques spécialisées
concernant la marine, le matériel terrestre et l’aviation. De surcroît, il conserve, gère et
exploite les archives historiques du département de la défense jusqu’au 1er septembre 1939.
A ces différents titres, le centre de documentation cumule donc les missions remplies,
toutes proportions gardées, par :
le Service historique de la Défense (Vincennes) ;
l’Etablissement de communication et de production audiovisuelle de la Défense (Ivry) ;
et les Invalides.
Pour ce faire, il emploie 19 personnes soit 15,6 équivalents temps plein.
La mission du Cedoc (département scientifique III dans l’organigramme du MRAHM) consiste à
assurer la conservation et la gestion de ces collections mais aussi et surtout à en garantir la
communication au public, dans ses salles de lecture.
Au cours de l’année écoulée, la salle de lecture principale a accueilli 1.730 visiteurs, dont
environ 200 nouveaux lecteurs1. En dépit de chiffres restant relativement satisfaisants, la
baisse de fréquentation qui s’est amorcée au cours de ces trois dernières années demeure
continue. Sans être inquiétante, cette diminution interpelle. Comment peut-on l’expliquer ? Et,
surtout, comment peut-on espérer l’enrayer ?
En 2002, le centre de documentation a réceptionné les archives belges rapatriées de
Moscou. Cet évènement a alors été largement couvert par la presse. Ce coup de projecteur a
amené nombre d’habitués à s’y intéresser, mais aussi et surtout, nombre de chercheurs à
franchir, parfois pour la première fois, le seuil du centre de documentation : plus de 2 000
visiteurs avaient ainsi été accueillis en 2003 et en 2004. Aujourd’hui, si les archives dites «
Moscou » continuent à attirer, l’engouement commence à fléchir faute d’un inventaire détaillé.
Cet épisode montre combien la visibilité des collections est capitale pour espérer y sensibiliser
la communauté scientifique nationale et internationale.
1 La fréquentation des sections techniques n’est pas prise ici en considération. Un nombre équivalent de visiteurs, soit
environ 1 800, a été accueilli au cours des douze derniers mois par les sections techniques.
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D’après une analyse du lectorat, entreprise ces deux dernières années, les généalogistes,
suivis de près par les historiens amateurs, constituent l’essentiel des visiteurs du Cedoc. Les
chercheurs issus du milieu académique, de quelque niveau que ce soit, demeurent trop peu
nombreux. Des efforts doivent, dès lors, être menés pour les convaincre de la richesse des
fonds d’archives conservés.
II. Numériser les instruments de recherche
Fort de ce constat, le centre de documentation s’est attelé, en 2007, à un projet
d’envergure destiné à accroitre la visibilité de son patrimoine archivistique, à savoir la création
d’une salle des inventaires virtuelle.
Restait à définir la méthode de travail.
D’emblée, la rétroconversion des instruments de recherche existants en XML/EAD s’est
avérée impossible compte tenu des ressources humaines et techniques disponibles, ainsi que
des délais impartis (« asap » pour reprendre une expression fort prisée dans le milieu
militaire).
Il a donc été procédé à la radiographie des outils disponibles afin de définir pour chacun
d’eux la technologie la plus adaptée en vue de leur dématérialisation.
En l’occurrence ce sont environ quarante inventaires publiés qu’il faut digitaliser, ainsi qu’un
nombre plus ou moins équivalent d’instruments non publiés.
Dressés à quelques exceptions près entre 1975 et 1995, ces inventaires ne sont pas tous
conformes aux normes ISAD-G, loin s'en faut. Toutefois leur refonte éventuelle en conformité
avec l’ISAD-G est actuellement impensable, seules quelques modifications sommaires sont
donc apportées. Au-delà de la question de la conformité aux normes internationales, la
traduction systématique des instruments dans les deux principales langues nationales a été
évoquée. Pour les raisons sus-mentionnées, elle a été remise à plus tard. Les outils seront
donc mis en ligne dans la langue dans laquelle ils ont été rédigés. Pour les fonds privés
composites,
dénommés
«Personalia 14-18
et
40-45» – essentiellement
constitués
de
documents biographiques– la langue des producteurs d’archives a été systématiquement
mentionnée.
Bien qu’elle se soit considérablement ralentie avec la suspension du service militaire
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obligatoire (en effet, les carences en personnel diplômé ont longtemps été compensées par les
levées de miliciens, archivistes et historiens, affectés au Cedoc), la production d’instruments
de recherche se poursuit. Les nouveaux outils sont rédigés en conformité avec les normes
internationales.
Après examen, l’option de la numérisation a été retenue pour la majorité des instruments
de travail. Quelques-uns, en raison d’une structure apparentée à l’index alphabétique (fonds
sériel et personnel), ont été convertis en banque de données (file maker). Ainsi en va-t-il du
fonds « Médaillés de Sainte-Hélène », par exemple, que consultent de nombreux chercheurs
français nostalgiques de l’Empire.
La priorité est donnée aux fonds qui présentent un attrait indéniable pour la communauté
scientifique nationale et internationale. A ce jour, une douzaine d’inventaires ont été
numérisés.
Dans les premiers mois, le préposé affecté à cette tâche procédait feuille par feuille, au
scanner et à la reconnaissance optique des instruments de recherche. Le taux d’erreur restant
relativement élevé, le traitement d’une page durait en moyenne de dix à quinze minutes.
Pour accroître le rendement, le Cedoc a fait l’acquisition du logiciel Iris-scan qui donne
entière
satisfaction.
Le
processus
s’en
trouve
presqu’entièrement
automatisé
et
considérablement accéléré. Le recours à un scanner avec chargeur automatique (Kodak, série
i1400) en lieu et place d’un scanner à plat, a permis aussi de gagner du temps et d’améliorer
le confort de travail du préposé.
En parallèle, le service procède également au récolement des fonds concernés et à la
mise à jour du guide des sources du Cedoc.
III. La mise en ligne : problèmes techniques
Au-delà de la refonte du site web du MRAHM, dans le sens d’une plus grande visibilité du
Cedoc (via un sous-domaine), la mise en ligne des instruments de recherche numérisés
rencontre quelques difficultés techniques.
Hébergé par le serveur de l’Ecole royale militaire, le site web du MRAHM est soumis aux filtres
du département de la Défense, ce qui en rend la consultation peu conviviale, voire totalement
impossible. La balle est donc dans le camp du service informatique qui dispose d'environ six
mois pour s’affranchir de la tutelle de l’Ecole royale militaire. Ce délai correspond en effet au
temps nécessaire pour finaliser les volets archives de ce projet.
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