annexe 2

INRA-DRH | numconcours externes 2012
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TR | Technicien en gestion administrative (A-B-C)
Technicien en gestion administrative
profil n° :
TR12-GAP-12
emploi-type n°:
Provence Alpes Côte d'Azur
J4X21
concours :
Lieu du concours (Centre Organisateur):
TRJ07
Montpellier
::::::::::::::::::::::::::::: FICHE DE PROFIL || Concours Externes INRA 2012 :::::::::::::::::::::::::::::
Le technicien en gestion administrative assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique des responsables de service et de chefs de
projet et / ou réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines
fonctionnels de l'établissement.
.......................................................................................................................................................................................................
Domaine professionnel : Administration générale: direction, pilotage, secrétariat et gestion/ BAP J | Gestion et pilotage
Département : Département Génétique et Amélioration des Plantes
unité n° 1052 GAFL | Génétique et Amélioration des Fruits et Légumes
Lieu de travail (si différent): Avignon
personne(s) à contacter :
Causse Mathilde
04 32 72 27 01 /
27 10
[email protected]
Le Pioufle
Sébastien
04 32 72 27 11 /
27 10
[email protected]
.......................................................................................................................................................................................................
Environnement :
La personne recrutée évoluera au sein de l'unité de recherche qui emploie une centaine d'agents titulaires et une trentaine de non titulaires
de différents niveaux. Cette unité, dédiée à la génétique des fruits et légumes, regroupe 6 équipes de recherches et 2 équipes pour les
installations expérimentales (dont une à 40 km de Montfavet). Cet ensemble est géré par un ingénieur gestionnaire, une assistante de
direction, 3 secrétaires (en charge respectivement des finances, des missions et de l'accueil et du fonctionnement du collectif administratif) et
un agent en charge de l'atelier. Le budget annuel hors salaires est de l'ordre de 1,2 M d'euros. L'activité contractuelle de l'Unité représente en
moyenne sur les trois dernières années plus de 60 % des crédits hors masse salariale.
Le(la) Technicien(ne) en gestion administrative remplacera la secrétaire assistante de direction après son départ en retraite et aura pour
mission principale d'assurer :
- Le suivi de l'accueil et des dossiers des personnels permanents et non permanents,
- le traitement des enquêtes émanant des services administratifs,
- l'aide au montage de projets en interaction avec le service partenariat du centre,
- l'aide à l'organisation de colloques et réunions,
- l'assistance de la direction dans la vie quotidienne de l'Unité.
Adresse WEB de l'unité : http://w3.avignon.inra.fr/gafl
Activités :
Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité
Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
Mettre en oeuvre des procédures de gestion
Gérer les plannings
Gérer le courrier, la messagerie
Organiser et alimenter les bases de données
Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Participer à l'organisation de salons, colloques, manifestations, conférences
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Procéder à l'archivage des pièces administratives
Compétences :
Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
Notions de base en gestion budgétaire et comptable
Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
Connaître le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines fonctionnels
Informer et rendre compte
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
Planifier son activité
Travailler en équipe
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1 en règle générale, de niveau 2 pour les
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services ayant des relations internationales (RI, recherche, valorisation...)
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Capacités personnelles :
Baccalauréat, BP, BT
Gestion administrative.
Bon sens des relations humaines.
Aptitude au travail en équipe.
Compréhension et expression écrite et orale en anglais souhaitée.
Témoignage/Portrait :
http://www.inra.fr/les_hommes_et_les_femmes/portraits/tous_les_portraits/laurence_le_maout
2012 | conception et réalisation : DRH - DSI
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TR | Technicien en gestion administrative (A-B-C)
Technicien en gestion administrative
profil n° :
TR12-BV-3
emploi-type n°:
Montpellier
J4X21
concours :
Lieu du concours (Centre Organisateur):
TRJ07
Montpellier
::::::::::::::::::::::::::::: FICHE DE PROFIL || Concours Externes INRA 2012 :::::::::::::::::::::::::::::
Le technicien en gestion administrative assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique des responsables de service et de chefs de
projet et / ou réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines
fonctionnels de l'établissement.
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Domaine professionnel : Administration générale: direction, pilotage, secrétariat et gestion/ BAP J | Gestion et pilotage
Département : Département Biologie Végétale
unité n° 0386 B&PMP | Biochimie et Physiologie Moléculaire des Plantes
personne(s) à contacter :
Jean-François
BRIAT
499612371
[email protected]
Corine ZICLER
499612603
[email protected]
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Environnement :
L'activité s'exercera dans une unité mixte de recherche regroupant plus d'une centaine de personnes. La personne recrutée sera affectée à la
cellule de gestion administrative de l'unité qui compte cinq personnes.
Le fait que le laboratoire compte quatre tutelles (le CNRS, l'INRA, l'Université Montpellier II et SupAgro) a pour conséquence que les
personnels ont des statuts différents, les procédures de gestion des Resssources Humaines sont donc complexifiées. Le(la) technicien(ne)
en gestion administrative devra plus particulièrement s'investir dans le secrétariat du Directeur de l'Unité et dans les procédures RH
collectives et individuelles d'accueil et de suivi des agents permanents et non permanents de l'Unité. Il(elle) sera amené(e) à maintenir et
développer le site web et la lettre électronique d'information hebdomadaire de l'unité. Il(elle) n'interviendra pas dans la gestion financière de
l'unité.
Activités :
Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité
Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
Mettre en oeuvre des procédures de gestion
Gérer les plannings
Gérer le courrier, la messagerie
Organiser et alimenter les bases de données
Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
Suivre le budget du service
Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Participer à l'organisation de salons, colloques, manifestations, conférences
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Organiser le classement d'un fond documentaire
Procéder à l'archivage des pièces administratives
Compétences :
Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
Notions de base en gestion budgétaire et comptable
Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
Connaître le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines fonctionnels
Informer et rendre compte
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
Planifier son activité
Travailler en équipe
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1 en règle générale, de niveau 2 pour les
services ayant des relations internationales (RI, recherche, valorisation...)
Utiliser les techniques de classement et d'archivage
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
http://www.inra.fr/drh/ce2012/bdd/profil.php?numprofil=TR12-BV-3
02/03/2012
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Capacités personnelles :
Baccalauréat, BP, BT
Formation, connaissance de la gestion de personnel souhaitée.
Maîtrise des outils de communication informatique (site Web...) serait un plus.
Aptitude à travailler en équipe.
Rigueur et discrétion. Qualités relationnelles et organisationnelles.
Savoir respecter la confidentialité des informations individuelles.
Témoignage/Portrait :
http://www.inra.fr/les_hommes_et_les_femmes/portraits/tous_les_portraits/laurence_le_maout
2012 | conception et réalisation : DRH - DSI
http://www.inra.fr/drh/ce2012/bdd/profil.php?numprofil=TR12-BV-3
02/03/2012
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points
points
points
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points
1
PARTIE 1 – 2 points – 15 minutes
Vous répondrez aux questions suivantes :
A. Après avoir définit le DIF, précisez son rôle ?
B. Précisez 3 qualités essentielles d’un gestionnaire
C. Citez 1 obligation et 1 droit du fonctionnaire
D. Que signifie RTT ?
2
PARTIE 2 – 8 points – 1 heure 15 minutes
Vous êtes secrétaire-gestionnaire d’une unité de recherche et vous assistez le Directeur dans l’organisation
d’un prochain colloque.
Pour respecter les dispositions réglementaires de mise en concurrence, vous avez fait établir 3 devis afin
d’évaluer le coût de la manifestation.
Vous disposez des informations suivantes :
- un tableau de synthèse des 3 devis obtenus (Annexe 1)
-la grille de rémunération des agents sur contrat à durée déterminée sans charges sociales (+47%)
(Annexe 2)
- 4 curriculum vitae (Annexe 3)
- la direction vous a notifié le montant de sa participation à l’organisation du colloque qui s’élève à
8500 € HT versés sous forme de subvention.
- le nombre prévisionnel de participants s’élève à 270, dont 50 sont des agents de l’Inra
- compte tenu de la participation à ce colloque de chercheurs étrangers, votre Directeur souhaite que les
salles soient dotées d’un équipement de traduction instantanée.
- pour vous accompagner dans votre mission il est prévu de recruter une personne en contrat à durée
déterminée du 1er juillet au 31 août 2013 sur les crédits du laboratoire.
Cette personne, titulaire d’un baccalauréat, sera recrutée sur des fonctions de gestionnaire. (Annexe 2)
Vous répondrez aux questions suivantes :
A. Sachant que le Directeur de l’unité ne souhaite pas engager plus de 60 000 € HT de frais pour
l’organisation de ce colloque, il vous demande après analyse des devis présentés, de lui rédiger
une courte note lui indiquant laquelle des propositions retenir et pourquoi (entre 6 et 10 lignes
maximum)
B. Le Directeur de l’unité souhaite fixer les droits individuels d’inscription des agents Inra à 110€
HT. Vous établirez à la lumière des informations que vous possédez le montant des recettes
prévisionnelles de ce colloque.
C. Sachant que les dépenses et recettes du colloque doivent s’équilibrer, vous devrez déterminer la
recette prévisionnelle totale attendue de l’inscription des participants extérieurs, et calculerez ainsi
le coût unitaire des droits d’inscription à exiger de ces derniers.
D. Vous présenterez, sous forme de tableau, le budget du colloque en faisant ressortir dans la partie
gauche, les dépenses (regroupées par grandes catégories) et à droite, les recettes prévisionnelles
(par catégorie), sachant que le budget doit être présenté en équilibre.
E. Proposez des critères de sélection pour le recrutement du candidat et expliquez votre choix.
F. Préparez une lettre type de refus pour les 3 candidats non retenus
G. Déterminez le coût du recrutement en contrat à durée déterminée
3
PARTIE 3 – 10 points – 1 heure 30 minutes
A. Vous résumerez, en faisant ressortir les éléments essentiels, la note de service concernant le prêt à
la mobilité (Annexe 4)
B. Vous répondrez ensuite aux questions suivantes :
a) Qui peut bénéficier du prêt à la mobilité ?
b) Quel est le montant de ce prêt ?
c) Quelle est la durée du remboursement ?
4
ANNEXE 1
PRESTATIONS
Location amphithéâtre1
Location 3 salles de travail
Location matériel de vidéo-projection
Matériel de traduction instantanée
Restauration2
Pause-café / personne
Déjeuners / personne
Dîner de gala / personne
Prestations complémentaires
Mise à disposition hôtesses d'accueil
Rémunération traducteur-interprète
Rémunération projectionniste
1ER DEVIS
2ÈME DEVIS
10 265,00€
6 225,00€
3 000,00€
4 000,00€
1 000,00€
compris
compris
pas d’équipement
LE PÊCHÉ
RESTOFAST
GOURMAND
8€
1 500,00€
25 €
4 000,00€
120
18 750,00€
LE PÊCHÉ
RESTOFAST
GOURMAND
6 000,00€
6 400,00€
1 000,00€
Néant
1 800,00€
1 750,00€
3ÈME DEVIS
7 640,00€
3 500,00€
compris
compris
AU TRAITEUR
GOURMAND
1 800,00€
8 200,00€
22 500,00€
SALLE DES
COLLOQUES
7 200,00€
1 100,00€
1 600,00€
Le choix de l’hébergeur conditionne le traiteur
1
2
désigné comme l’hébergeur
désigné comme le traiteur
5
ANNEXE 2
REMUNERATION BRUTE DES CDD3
Corps
jusqu'à 3 ans
de 3 à 5 ans
de 5 à 10 ans
+ 10 ans
IR
2319,58
2506,64
2684,35
2862,06
IE
1992,22
2132,52
2272,82
2417,79
AI
1786,45
1903,36
2010,93
2132,52
TR
1543,26
1608,74
1678,89
1730,33
AT
1431,02
1482,47
1529,24
1580,68
Expériences
3
les sommes sont en euros
6
ANNEXE 3
Document non disponible
ANNEXE 4
REPUBLIQUE FRANCAISE
INSTITUT NATIONAL DE LA RECHERCHE AGRONOMIQUE
147, rue de l’Université - 75 338 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 42 75 90 00
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Note de service n° 2008-06 du 23 janvier 2008
Service de Politique Sociale
OBJET : Prêt à la mobilité
Abroge et remplace :
Modifie :
Complète : la note de service n° 2007-64 du 18 octobre 2007 relative au « Cycle de vie des unités :
modalités d’instruction et de mise en œuvre de la décision de création, de renouvellement, de
restructuration ou de fermeture d’unité »
I.
PRINCIPES GENERAUX
Le prêt à la mobilité répond à trois principes généraux :
- favoriser la nécessaire adaptation du dispositif de recherche de l’Institut en accompagnant les agents
dont l’unité évolue
- mettre en œuvre une politique sociale de l’Institut qui réduise, pour les agents concernés, l’impact
financier des restructurations décidées
- proposer des outils d’accompagnement et de suivi du parcours professionnel des agents
II.
CONDITIONS D’APPLICATION
Le prêt à la mobilité est accordé aux agents titulaires qui réalisent une mobilité géographique consécutive
à une décision de l’Inra de créer, restructurer, délocaliser ou fermer une unité de recherche, expérimentale
ou d’appui
- Il s’applique :
 aux agents titulaires qui en font la demande, sans condition de ressources ni de grade
 aux mobilités géographiques à l’intérieur de l’Inra entraînant un changement de résidence
administrative de vingt kilomètres au minimum.
- Il ne s’applique pas :
 aux agents titulaires qui effectuent une mobilité hors de l’Inra, par voie de détachement ou de mise
à disposition
 aux agents ayant exprimé une demande de mobilité pour convenance personnelle
- Un seul prêt peut être sollicité par foyer.
12
N.B. : Règles de cumul
Le prêt à la mobilité peut être cumulé avec les autres mesures de politique sociale de l’Inra, telles que les
aides exceptionnelles et les prêts à caractère social, dès lors que les conditions propres à ces dispositifs
sont réunies.
III.
CARACTERISTIQUES DU PRET A LA MOBILITE
3.1. Montant du prêt à la mobilité
Le prêt à la mobilité est un prêt personnel d’un montant minimum de 3 000 € et maximum de 10 000 €.
Le montant sollicité est laissé au libre choix du demandeur, sous réserve des conditions de l’offre de prêt
posées par l’établissement bancaire titulaire du marché de prêt bonifié.
3.2. Taux applicable au prêt à la mobilité
Le prêt à la mobilité est un prêt à taux zéro pour les agents bénéficiaires, les intérêts étant intégralement
pris en charge par l’Inra sous forme de bonification.
La bonification comprend :
- les intérêts dus sur la durée totale du prêt
- les provisions sur fonds propres affectées au versement aux agents bénéficiaires du capital emprunté
- les provisions relatives au risque des taux
- les provisions relatives au risque de non recouvrement
- les frais de gestion du prêt
L’agent conserve à sa charge les cotisations ou frais de dossiers dus à l’organisme prêteur. Il a la
possibilité, s’il le souhaite, de souscrire à une assurance du prêt en cas de décès ou de perte totale et
irréversible d’autonomie (assurance PTIA).
3.3. Durée de remboursement du prêt à la mobilité
La durée de remboursement du prêt à la mobilité est fixée en fonction du montant emprunté. Elle est
comprise entre 12 et 84 mensualités.
Un différé de remboursement du capital emprunté peut être accordé à l’agent sur sa demande, dans les
conditions posées par l’organisme prêteur.
3.4. Absence de domiciliation bancaire
L’agent n’est soumis à aucune obligation d’ouverture de compte ni de domiciliation de salaire au sein de
l’établissement bancaire titulaire du marché.
IV.
PROCEDURE D’ATTRIBUTION DU PRET A LA MOBILITE
4.1. Délai de la demande de prêt à la mobilité
13
L’agent dispose d’une année à compter de la date de prise de fonction mentionnée dans la décision de
mutation pour déposer une demande de prêt à la mobilité.
4.2. Circuit de la demande de prêt à la mobilité
La demande de prêt à la mobilité est effectuée auprès de la DRH (Service de Politique Sociale) ou auprès
du service local de gestion des ressources humaines du Centre d’affectation qui réceptionne le dossier et
le transmet à la DRH (Service de Politique Sociale).
L’agent peut solliciter l’appui de l’assistant de service social de son Centre pour constituer son dossier.
Le dossier de demande comprend :
•
•
•
•
un formulaire de demande de prêt ;
la décision de mutation, ou, à défaut, une attestation sur l’honneur du Directeur d’Unité d’accueil
confirmant la prochaine affectation ;
un ensemble de pièces justificatives destinées à préciser la situation financière du demandeur.
attestation d’éligibilité administrative délivrée par l’Inra
La DRH vérifie les conditions d’éligibilité administrative au prêt et transmet le dossier complet,
accompagné d’une attestation d’éligibilité délivrée par le Service de Politique Sociale, à l’établissement
bancaire prestataire.
Instruction du dossier par le titulaire du marché de prêt bonifié
Une fois le dossier de demande de prêt à la mobilité transmis au prestataire, celui-ci en effectue l’analyse
financière et veille au respect de la réglementation relative à la prévention du surendettement.
Si la situation financière de l’agent le nécessite, des propositions peuvent lui être faites en vue de lui
attribuer un prêt mieux adapté à ses capacités de remboursement. En aucun cas un prêt ne peut être
attribué s’il contribue à créer ou aggraver une situation de surendettement.
Etablissement du contrat de prêt et déblocage des fonds
Lorsque le prestataire apprécie favorablement la demande de prêt à la mobilité, il adresse à l’agent une
offre de prêt, accompagnée d’un contrat de prêt et d’un échéancier des mensualités de remboursement.
Conformément à la réglementation relative, notamment, à la protection des consommateurs, l’agent
dispose des délais légaux de réflexion et de rétractation.
Si l’ensemble de ces conditions préalables sont remplies, un contrat est adressé par l’organisme prêteur à
l’agent bénéficiaire, avec copie à la DRH, puis il est procédé au déblocage des fonds.
Les mensualités sont réglées par virement bancaire à partir du compte de domiciliation de salaire désigné
par l’agent.
4.3. Remboursement anticipé du prêt à la mobilité
14
Les agents bénéficiaires du prêt à la mobilité disposent, s’ils le souhaitent, de la faculté de rembourser de
manière anticipée le prêt attribué.
4.4. Nouvelle demande de prêt à la mobilité
En cas de nouvelle mobilité mise en œuvre dans le cadre défini par la présente note, un nouveau prêt ne
peut être attribué que dans la mesure où le précédent a été remboursé dans sa totalité.
V.
DATE D’OUVERTURE DU DROIT
Le bénéfice du prêt à la mobilité selon les conditions définies dans la présente note de service est ouvert
aux personnels déposant un dossier à compter de la date de désignation du titulaire du marché de prêt
bonifié.
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