03-2012-106 PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d

03-2012-106
PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de la Société canadienne
du sang tenue au siège social de la Société canadienne du sang, 1800, promenade Alta
Vista, Ottawa (Ontario), les 15 et 16 mars 2012.
SONT PRÉSENTS : Leah Hollins
Tom Warner
Graham Sher
Reuven Bulka
Frank Jones
Chris Carruthers
Gary Glavin
Joy Illington
Denis Losier
Marilyn Robinson (15 mars)
Robert Teskey (15 mars)
Wayne Gladstone
Shirley Raab
SONT ABSENTS :
Henry Pankratz
Ces personnes constituent le quorum de l’assemblée. Sont invitées les personnes
suivantes :
Jean-Paul Bédard
Christian Choquet
Dana Devine
Watson Gale
Ian Mumford
Andrew Pateman
Sheila McIntee (technicienne juridique et coordonnatrice du
conseil)
EST ABSENTE :
Pauline Port
Leah Hollins fait fonction de présidente de séance et Watson Gale, de secrétaire.
ORDRE DU JOUR
Après étude de l’ordre du jour proposé, SUR PROPOSITION dûment formulée et
appuyée, l’ordre du jour de la réunion des 15 et 16 mars 2012 est adopté à l’unanimité tel
qu’il a été présenté, à l’exception d’un changement apporté au programme de la
deuxième journée.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
Leah Hollins invite les membres à consulter le procès-verbal de la réunion des
7 et 8 décembre 2011. Après étude et discussion, SUR PROPOSITION dûment formulée
et appuyée, le procès-verbal est adopté à l’unanimité.
QUESTIONS DÉCOULANT
PRÉCÉDENTE
DU
PROCÈS-VERBAL
DE
LA
RÉUNION
Il n’y a aucune question découlant du procès-verbal de la réunion précédente qui ne soit
pas déjà inscrite à l’ordre du jour.
RAPPORT DE LA PRÉSIDENTE DU CONSEIL
Leah Hollins présente aux membres du conseil sa recommandation de procéder à un
examen opérationnel de la Société canadienne du sang. Elle précise que les ministres ont
avalisé l’idée le 8 mars 2012 lors de la réunion extraordinaire du conseil et s’engagent à
passer à l’action. La province responsable se chargera de diriger l’examen, qui sera
confié au printemps à un tiers au terme d’un processus d’appel d’offres. L’examen du
rendement portera sur la prise de décision et le financement, les questions financières et
budgétaires, la conformité aux exigences en matière d’approvisionnement et de sécurité
des patients, les initiatives stratégiques et certains autres éléments à déterminer. D’autres
détails seront ajoutés au mandat au moment d’y mettre la dernière main.
Graham Sher rappelle aux membres du conseil que la réunion extraordinaire du
8 mars 2012 visait à obtenir l’approbation finale du budget 2012-2013 de la Société
canadienne du sang. Les membres ont approuvé le budget de l’organisation et,
conformément à la demande formulée, trois postes ont été inscrits au budget du prochain
exercice (environ 500 000 $ du système de DGOT, environ 800 000 $ du projet de
système informatique d’UniVie et environ 700 000 $ du projet de banque de sang de
cordon ombilical).
Des discussions ont lieu sur la stratégie en matière de DGOT « Passons à l’action ». Leah
Hollins explique qu’elle et Graham Sher ont rencontré les membres du conseil
d’administration du Réseau Trillium pour le don de vie; ils ont discuté de la situation
générale du don et de la greffe en Ontario, mais aussi au Canada, et ont cherché à
s’assurer que le travail de l’organisme provincial et celui de la stratégie nationale
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s’harmonisent pour optimiser le rendement. Cette question fera l’objet d’autres
discussions au cours des semaines à venir.
Une rencontre avec la ministre de la Santé de l’Ontario est prévue pour le 22 mars.
Graham Sher, Jean-Paul Bédard, le rabbin Reuven Bulka et Henry Pankratz rencontreront
la ministre Mathews. De nombreuses questions seront soulevées au cours de l’entretien
(qui se tient dans la foulée de la rencontre du chef de la direction avec le sous-ministre),
mais l’accent sera mis sur le don et la greffe d’organe et de tissu et, en particulier, la
position du gouvernement provincial sur la stratégie « Passons à l’action ». Cette
rencontre avec la ministre était attendue depuis un certain temps déjà.
RAPPORT DU CHEF DE LA DIRECTION
Un rapport détaillé sur le rendement et les grandes réalisations du troisième trimestre de
l’exercice 2011-2012 est porté à l’attention du conseil.
Graham Sher souligne les faits saillants du rapport du chef de la direction pour le
troisième trimestre et invite les membres à présenter leurs questions et leurs suggestions
d’améliorations.
Il fait remarquer que la Société canadienne du sang continue de fournir ses services en
bénéficiant de la confiance des gouvernements. Les principaux défis auxquels doit faire
face l’organisation sont les sources de tension actuelles liées au contexte financier et
l’incertitude permanente associée au système de DGOT.
•
Financement de la banque de sang de cordon ombilical
Le conseil discute du degré de succès à ce jour de la campagne de financement de la
banque de sang de cordon ombilical et de l’évolution de la campagne.
La direction fait remarquer que la campagne prend tout juste son envol et qu’encore bien
du travail est effectué en arrière-plan. L’accent a été mis sur l’approche des candidats
idéaux pour siéger au conseil de campagne. Dans l’ensemble, la Société canadienne du
sang se situe en bonne position. Tous les membres du conseil d’administration et de la
haute direction ont effectué un don. La direction s’engage à tenir le conseil au courant des
progrès.
•
Coût unitaire
Des discussions ont lieu sur le coût unitaire et la raison pour laquelle il figure en vert
dans le rapport du chef de la direction. Graham Sher explique que le coût unitaire est un
critère interne de mesure du rendement, qui représente le ratio entre les intrants (en
dollars) et les extrants (soit les unités fournies par la Société canadienne du sang). La
direction a fixé des objectifs précis pour la Société canadienne du sang, et celle-ci les a
déjà dépassés (ce qui explique la cote verte). Toutefois, si on se sert de critères de mesure
pour la comparer à d’autres systèmes, on constate que des améliorations sont possibles
3
quant à la productivité des principales composantes de la chaîne d’approvisionnement; la
stratégie de productivité tient compte de ce fait.
•
Engagement des employés
Les membres du conseil discutent en détail du sondage sur l’engagement des employés et
expriment leurs inquiétudes quant au fait que seuls 27 % des employés se sentent à l’aise
de parler en toute franchise au travail. Les membres du conseil se demandent si l’on tient
compte de cette question dans la stratégie visant à mieux former les gestionnaires
intermédiaires. Andrew Pateman fait remarquer que tous les membres recevront une
copie du sondage sur l’engagement des employés. Il précise également que la Société
canadienne du sang lancera au printemps une initiative visant à cerner ce qui caractérise
l’administration de l’organisation; ainsi, on définira mieux sa culture de leadership et les
questions concrètes auxquelles elle doit faire face (y compris les besoins en formation).
On soumettra de nouveau ce point au conseil en décembre 2012.
•
Formation et perfectionnement du conseil
Les membres du conseil manifestent leur intérêt et leur intention de se former et de se
perfectionner sur les principaux secteurs d’activités qui ont un lien avec la Société
canadienne du sang. Cette question fera l’objet d’un suivi continu.
•
Syndrome respiratoire aigu post-transfusionnel (TRALI)
Une discussion a lieu sur les mesures de réduction du risque associé au syndrome
respiratoire aigu post-transfusionnel (TRALI). Le conseil s’enquiert des efforts de la
Société canadienne du sang en la matière et s’interroge sur les demandes d’indemnisation
qui pourraient en découler. Dana Devine se prononce sur les normes de soins médicaux
mises en place par la Société canadienne du sang. Watson Gale précise que toutes les
mesures ont déjà été prises pour prévenir les risques au sein du système canadien.
•
Budget
Une discussion importante a lieu sur le budget de la Société canadienne du sang et les
gains d’efficacité réalisés. Les membres du conseil s’informent des objectifs des
provinces et territoires en matière d’économies et de gains d’efficacité. Graham Sher
explique que les attentes varient d’une province à l’autre. La Société canadienne du sang
va de l’avant avec son plan global en matière de gains d’efficacité et de productivité, qui
constitue un axe important de sa stratégie pour les années à venir. Le conseil
d’administration recevra un rapport détaillé à ce sujet en juin 2012.
•
Dirigeant principal de l’information
Une discussion a lieu sur le statut du nouveau dirigeant principal de l’information.
Andrew Pateman explique qu’on a fait appel aux services d’un tiers pour faciliter le
recrutement. Celui-ci interviewe actuellement un sous-groupe de 100 candidats. Le
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23 mars, le comité de sélection passera en revue de petites séries de curriculum vitæ pour
dresser une liste restreinte. Les entrevues du groupe final de candidats se tiendront le
28 mars. Henry Pankratz représente le conseil d’administration au comité de sélection.
•
PROGRAMME DE LA QUALITÉ
Enfin, Graham Sher parle de la création d’un comité de la qualité au sein de la Société
canadienne du sang. La direction a redoublé d’efforts pour mettre sur pied ce comité.
Graham Sher précise qu’il agira à titre de président du comité pour s’assurer que la haute
direction y voit de près. Cette question sera présentée au comité de la sécurité, des
sciences et de la déontologie tous les trimestres.
RAPPORT DU CHEF DU CONTENTIEUX
Watson Gale indique qu’il n’y a aucune nouvelle réclamation à signaler. Les autres points
dignes d’attention figurent ailleurs à l’ordre du jour.
DON D’ORGANE ET DE TISSU
Jean-Paul Bédard précise que tout se déroule comme prévu du côté de la stratégie en
matière de don et de greffe d’organe et de tissu. Le contexte est loin d’être idéal en raison
de la situation financière difficile au pays, mais la stratégie « Passons à l’action »
bénéficie d’un soutien croissant, et le travail effectué respecte l’échéancier. Une série de
rencontres multipartites a eu lieu à divers endroits au pays avec les ministres de la Santé,
les responsables de services d’approvisionnement en organes et les intervenants et
représentants de programmes liés au secteur de la greffe. On espère faire de même en
Ontario pour examiner la situation dans la province et établir des ponts avec l’ensemble
des intervenants et des groupes consultatifs. De multiples échanges ont lieu avec les
hôpitaux, les sous-ministres et les décideurs du domaine de la santé, et le principe d’un
système national bénéficie d’un large soutien.
Le conseil s’enquiert de l’appui que reçoit la stratégie « Passons à l’action » dans les
provinces et territoires. Graham Sher dresse un bref portrait de la situation. Il précise que
le Réseau Trillium pour le don de vie de l’Ontario est le plus important organisme
d’approvisionnement en organes au pays et assume certaines responsabilités relatives aux
greffes. Selon l’un des points de vue exprimés dans la province, on dispose déjà de
l’infrastructure nécessaire, et le rendement est adéquat. En revanche, d’autres
intervenants (parmi lesquels les médecins greffeurs ontariens) continuent de réclamer une
amélioration substantielle du rendement en Ontario, qui est à la remorque du Canada
atlantique quant aux taux de don et se situe loin derrière les pays qui figurent en tête du
peloton. Cette amélioration sera rendue possible en complétant l’offre des services
provinciaux d’approvisionnement en organes grâce au système national. Graham Sher
rappelle que, conformément à l’engagement de la Société canadienne du sang, on
souhaite recourir au système national pour accomplir ce que les provinces ne peuvent
faire seules, tout en évitant les chevauchements dans les efforts et les ressources.
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Graham Sher précise que les gouvernements devraient avoir terminé leur analyse pour la
rencontre de juin avec les sous-ministres, rencontre à laquelle il entend assister.
RÉAMÉNAGEMENT NATIONAL DES INSTALLATIONS
Ian Mumford explique que le projet se déroule selon les délais et le budget prévus.
Certains jalons importants ont été franchis depuis la dernière réunion et deux principaux
risques ont fait l’objet d’un suivi. Voici quelques points dignes de mention :
- La Société canadienne du sang a obtenu un permis pour ses activités à Brampton.
- La production et la distribution de composants sanguins ont été transférées du centreville de Toronto au nouvel établissement de Brampton. Des clients de Toronto ont
émis des commentaires favorables.
- La vente de l’établissement de London a rapporté 1,6 million de dollars. La Société
canadienne du sang loue maintenant l’établissement pour la somme de 1 $ par an et
peut occuper les lieux jusqu’au 28 février 2013.
- Une offre de bail a été signée pour le nouveau centre de collecte de London;
l’établissement sera libre vers le mois d’octobre. D’ici là, la Société canadienne du
sang poursuivra ses activités au centre actuel.
- La construction de l’établissement de Dartmouth est achevée et les activités y ont
démarré.
- Le gouvernement du Nouveau-Brunswick a pris la décision de maintenir sa
participation au sein de la Société canadienne du sang. La consolidation dans les
Maritimes a donc suscité peu de commentaires dans les médias et auprès du public.
M. Mumford précise que lui-même et Dana Devine ont participé à des rencontres pour
amorcer les discussions sur le système de suivi que la Société canadienne du sang s’est
engagée à mettre en place.
- M. Mumford fait remarquer qu’environ 4,5 millions de dollars figurent au compte de
dotation aux provisions et que la Société canadienne du sang ne prévoit pas les
dépenser.
En avril 2012, la Société canadienne du sang déménagera son centre de production de
Hamilton à Brampton. Les aménagements progressent bien, et certains services
administratifs ont déjà été transférés à Brampton.
Les deux risques à mentionner sont l’attrition et le moral du personnel. Ils font l’objet du
suivi étroit de la division des opérations et du comité de gestion des talents.
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M. Mumford précise que les coûts finaux des rénovations du centre d’analyses sanguines
du 67, rue College n’ont pas été communiqués, mais qu’il n’y a nullement matière à
s’inquiéter.
PRIORITÉS BUDGÉTAIRES DU PLAN GÉNÉRAL 2013-2016
La Société canadienne du sang s’apprête à présenter ses demandes de financement aux
provinces et territoires pour l’exercice 2013-2014 et à jeter les bases des demandes qui
seront présentées aux bailleurs de fonds pour 2014-2015 et au-delà. La conjoncture
politique, économique et démographique a beaucoup changé, et la Société canadienne du
sang doit en tenir compte dans la façon d’orienter ses activités stratégiques et financières.
Graham Sher rappelle au conseil qu’une note d’information servant de fondement au plan
général lui est transmise chaque année. Les membres du conseil discutent des priorités
budgétaires qui influencent le plan, en particulier de la demande en produits sanguins, des
données démographiques, des gains d’efficacité, des relations avec les bailleurs de fonds
et du financement de la recherche-développement. Les membres du conseil veulent
s’assurer que le plan met l’accent sur les besoins des patients. Graham Sher leur donne
l’assurance que ce sera le cas.
Le conseil d’administration se montre satisfait du bon déroulement des activités.
COMITÉ DE GESTION DES TALENTS
Frank Jones, président du comité de gestion des talents, fait le point sur la réunion du
14 mars 2012.
Il présente au conseil une mise à jour sur les négociations collectives.
Le comité a passé en revue les résultats du sondage sur la satisfaction des employés et a
été informé que le vice-président de la gestion des talents lui ferait part des résultats.
Le comité a discuté de la rémunération des membres de la direction. Il a été convenu que
le comité de gestion des talents approuve les recommandations du chef de la direction
relatives aux salaires et à la rémunération globale de l’équipe de la haute direction pour
avril 2013, et que le mandat et la politique sur la rémunération des membres de la
direction reflètent ces changements.
Andrew Pateman a présenté une vue d’ensemble de la stratégie de gestion des talents.
Frank Jones rappelle aux membres du conseil que ceux-ci se demandaient si la Société
canadienne du sang bénéficierait d’employés suffisamment compétents pour affronter
l’avenir. Andrew Pateman procède à des mises à jour de la stratégie et la présentera au
comité.
Les membres du comité se sont réunis à huis clos pour discuter de la rémunération et de
l’examen du rendement du chef de la direction.
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La présidente du conseil remercie M. Jones de son compte rendu.
COMITÉ DES FINANCES ET DE LA VÉRIFICATION
Wayne Gladstone, président du comité des finances et de la vérification, présente au
conseil les faits saillants de la réunion du 14 mars 2012.
Pauline Port a fait rapport sur les résultats financiers pour la période de neuf mois se
terminant le 31 décembre 2011 et les prévisions pour les douze mois suivants.
L’analyse fournie a montré que le versement annuel de 5 millions de dollars des
provinces et territoires au fonds de roulement pour les stocks n’est plus nécessaire. Le
comité a adopté une motion visant à recommander au conseil que la Société canadienne
du sang le retire du budget pour l’exercice 2012-2013 et les suivants.
Sur la base de l’analyse de la situation financière actuelle de la Société canadienne du
sang et des budgets proposés, à la recommandation du comité des finances et de la
vérification et après discussion, le conseil a adopté la résolution suivante :
SUR PROPOSITION dûment formulée, appuyée et adoptée à l’unanimité, IL EST
RÉSOLU que la Société canadienne du sang retire de son budget pour l’exercice 20122013 et les exercices suivants les sommes liées au financement du fonds de roulement,
qui correspondent à un montant annuel de 5 millions de dollars.
Le comité s’est penché sur les questions d’approvisionnement et, en particulier, sur la
divulgation des critères qui pèsent dans les décisions liées à la sélection. Au terme de la
discussion, le comité a accepté la recommandation de la direction de ne pas divulguer ces
critères.
Les vérificateurs externes de la Société canadienne du sang ont présenté leur plan de
vérification pour la fin de l’exercice, et le comité l’a approuvé tel qu’il a été présenté.
Le vérificateur interne a fait rapport au comité sur ses activités; il a présenté le plan de
vérification 2012-2013 au comité et celui-ci l’a approuvé.
La présidente du conseil remercie Wayne Gladstone de son compte rendu.
COMITÉ DE LA SÉCURITÉ, DES SCIENCES ET DE LA DÉONTOLOGIE
Chris Carruthers, le président du comité de la sécurité, des sciences et de la déontologie,
fait le point sur la réunion du 14 mars 2012.
On travaille actuellement à revoir les exigences associées aux demandes de subvention du
prix Kenneth J. Fyke pour inciter les candidats adéquats à présenter une demande. Le prix
ne sera pas accordé en 2012.
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Relativement à la maladie de Chagas, les résultats confirment encore le bien-fondé de la
stratégie de dépistage sélectif que la Société canadienne du sang a adoptée.
Le comité a discuté des procédés de réduction des agents pathogènes. Les difficultés de
financement sont maintenant réglées; Octaplasma devrait être disponible au Canada dans
les mois à venir. Ce produit est destiné à certains patients hospitalisés qui tolèrent mal les
protéines plasmatiques de la Société canadienne du sang. L’organisation effectuera un
suivi et une vérification de son utilisation. On terminera sous peu l’évaluation clinique
canadienne des procédés de réduction des agents pathogènes des Laboratoires Terumo
pour les concentrés érythrocytaires; le recrutement des premiers patients pour l’étude
clinique devrait se faire à la mi-août.
Relativement à la sécurité des donneurs, une étude portant sur le taux de fer vient d’être
entreprise à Ottawa.
Le rapport du troisième trimestre sur la qualité et la conformité est encourageant : tous les
objectifs sont en voie d’être atteints. En janvier, Santé Canada a inspecté le nouvel
établissement de Brampton et lui a délivré un permis. Le réseau UniVie a passé avec
succès la vérification de la World Marrow Donor Association en vue du renouvellement
de son agrément. Les laboratoires de diagnostic de la Société canadienne du sang en
Alberta doivent être désignés comme dépositaires et obtenir l’accès à NetCare. Par
conséquent, la Société canadienne du sang demeure dans l’impossibilité de vérifier si les
nouvelles données dans NetCare sont exactes et entrées correctement. Ces circonstances
pourraient nuire aux soins des patients. Les discussions se poursuivront avec les
responsables gouvernementaux au quatrième trimestre pour dénouer la situation.
Le nombre de donneurs de produits de transfusion s’est accru de 2 %. L’inscription de
jeunes hommes de certains groupes ethniques au réseau de donneurs de cellules souches
demeure en outre une priorité; la Société canadienne du sang s’emploie à les rejoindre en
faisant passer le message aux groupes communautaires. Le comité a été informé de l’état
des collectes et du taux d’exécution des commandes au Nouveau-Brunswick et s’est
montré satisfait des résultats.
Le comité a pris connaissance d’une lettre de Francis Rolleston, président du comité de
déontologie pour la recherche, adressée au président du comité de la sécurité, des
sciences et de la déontologie, qui souligne l’importance de tenir compte de la sécurité des
TI au moment d’examiner la question du respect de la vie privée dans les projets de
recherche.
Le comité a aussi adopté une motion visant à prolonger d’un an le contrat de Francis
Rolleston.
Enfin, le conseil est informé qu’aucun point ne donne matière à préoccupation.
La présidente du conseil remercie Chris Carruthers de son compte rendu.
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RAPPORT DU COMITÉ NATIONAL DE LIAISON
Bob Teskey et le rabbin Reuven Bulka coprésident le comité national de liaison (CNL).
Bob Teskey précise que les membres du CNL ne se sont pas réunis depuis la dernière
réunion du conseil. La prochaine réunion du CNL est prévue le 26 mars. La discussion
porte principalement sur la politique d’exclusion des hommes ayant eu des rapports
sexuels entre hommes; comme il a été question précédemment, la Société canadienne de
l’hémophilie croit que la période d’exclusion ne devrait pas être inférieure à dix ans.
Dana Devine rappelle que le conseil d’administration avait pris la décision de recueillir
de l’information en vue de déterminer ce que la Société canadienne du sang soumettrait à
Santé Canada (exclusion de cinq ans ou de dix ans). Une synthèse a été rédigée sur le
sujet. Elle a ensuite été approuvée par un groupe formé d’experts du Canada, du
Royaume-Uni, d’Australie et des États-Unis, qui tous possèdent une expertise en la
matière et en comprennent bien les enjeux. Il leur a été demandé de vérifier l’exactitude
des renseignements contenus dans le rapport et, le cas échéant, d’en relever les lacunes
pour garantir l’impartialité. Le document a par la suite été présenté à une réunion
d’intervenants organisée de façon indépendante. Les membres du groupe ont convenu
d’opter au départ pour une période d’exclusion de dix ans. Une fois que la version
définitive des recommandations sera prête, la Société canadienne du sang présentera un
exposé à Santé Canada.
La présidente remercie les coprésidents du comité de leur compte rendu.
COMITÉ SPÉCIAL DES REPRÉSENTANTS RÉGIONAUX
La présidente du comité des représentants régionaux, Marilyn Robinson, présente un
sommaire de la réunion du 14 mars 2012.
Des questionnaires sont distribués aux membres pour obtenir leur opinion sur la façon
d’organiser les réceptions du conseil et d’en tirer le meilleur parti.
La présidente du conseil remercie Marilyn Robinson de son intervention.
RAPPORT DU COMITÉ DE GOUVERNANCE
Joy Illington, présidente du comité de gouvernance, fait le point sur la réunion du
14 mars 2012.
Une évaluation des administrateurs aura lieu cette année, ainsi qu’une évaluation de la
présidente du conseil et des présidents de chaque comité. Il est souhaité que les réponses
aux évaluations soient fournies de façon anonyme. La présidente du conseil sera appelée
à confirmer. Il est convenu d’utiliser le modèle de questionnaire de Dalhousie. Watson
Gale collaborera avec la présidente du conseil et la présidente du comité de gouvernance
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pour régler les derniers détails des documents, de façon à ce que l’évaluation puisse se
faire à la réunion de juin 2012.
Le comité a traité de la question du recrutement des membres du conseil. À
l’automne 2013, le mandat de six membres prendra fin; en 2014, le mandat de sept autres
expire. Un spécialiste en recrutement apportera son assistance dans le processus.
Joy Illington remercie Chris Carruthers d’avoir siégé au comité de sélection du nouveau
logiciel du portail des administrateurs. Le choix s’est arrêté sur BoardVantage, et le
déploiement s’effectuera ce printemps.
Des discussions ont lieu sur l’éventuel remaniement des comités à l’automne pour
s’assurer que tous ont la chance de siéger à différents comités. Les membres du conseil
sont invités à y réfléchir et à faire part de leurs idées par courriel à Leah Hollins.
RAPPORT TRIMESTRIEL SUR LES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION :
MISE À JOUR DU LOGICIEL DU SYSTÈME D’APPROVISIONNEMENT EN
SANG
Les membres du conseil sont mis au courant de l’évolution du projet de mise à jour du
logiciel du système d’approvisionnement en sang. Ian Mumford souligne le fait qu’il
s’agit d’un investissement majeur pour la Société canadienne du sang. Il demande aux
membres du conseil comment ils souhaitent être tenus informés de la planification de la
transition et de l’implantation d’ePROGESA.
Les deux principales raisons qui justifient la décision de mettre à jour le système actuel
d’approvisionnement en sang en passant du logiciel PROGESA à ePROGESA sont les
suivantes :
1. La version actuelle du logiciel est désuète, et le fournisseur a déclaré qu’il
n’effectuerait plus de changements pour la mettre à jour.
2. La nouvelle version du logiciel permettra de réaliser davantage de gains
d’efficacité.
Ian Mumford rappelle au conseil l’importance que revêt le système de gestion de
l’approvisionnement en sang pour l’organisation : plus de 60 % de son effectif utilise
d’une façon ou d’une autre le logiciel Progesa dans ses tâches quotidiennes. Le budget
approuvé pour la transition vers ePROGESA s’élève à un peu plus de 14 millions de
dollars. Le projet sera achevé au cours du deuxième trimestre de l’exercice 2013-2014
(probablement en juin 2013) et se déroulera en deux phases. M. Mumford présente en
détail les risques associés au projet.
Il est convenu que ce sujet deviendra un point permanent à l’ordre du jour des réunions
du conseil d’administration de la Société canadienne du sang et que les membres
recevront des mises à jour régulières.
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PROJET DE RÉCUPÉRATION ET DE DON DE CRYOPRÉCIPITÉ
Ian Mumford fait le point sur le projet de récupération et de don de cryoprécipité. La
Société canadienne du sang fait appel à deux laboratoires spécialisés, CSL Behring et
Grifols, pour le fractionnement de son plasma et la préparation des protéines
plasmatiques qui servent à soigner les patients canadiens. Le cryoprécipité produit par
Grifols est jeté, alors qu’il pourrait servir à fabriquer du facteur VIII qui serait utilisé dans
le traitement de patients dans les pays en voie de développement. À la demande pressante
de la Société canadienne de l’hémophilie, la Société canadienne du sang a communiqué
avec plusieurs laboratoires de fractionnement pour sonder leur intérêt dans la fabrication,
selon un mode de recouvrement des coûts, de facteur VIII à partir du cryoprécipité
obtenu chez Grifols à la suite de la transformation du plasma collecté par la Société
canadienne du sang et Héma-Québec. Biotest, un laboratoire de fractionnement situé en
Allemagne, a manifesté le souhait de participer à cette initiative humanitaire. Un lot
complet a été produit en février 2011, et les résultats sont encourageants. La participation
de la Société canadienne du sang à ce projet après la première année dépendra de l’issue
du processus d’appel d’offres pour le contrat de fractionnement. Les ententes entre la
Société canadienne du sang, Biotest, Grifols, Héma-Québec et la Fédération mondiale de
l’hémophilie sont en passe d’être conclues (idéalement d’ici au 1er avril 2012).
M. Mumford rappelle au conseil les risques auxquels s’expose la Société canadienne du
sang en participant à cette initiative et les responsabilités qu’elle implique. Il fait
remarquer que les ententes signées avec les parties établissent à chacune la responsabilité
de leur propre négligence ou non-conformité, le cas échéant. En tant qu’initiateur de ce
projet, la Société canadienne du sang se trouverait toutefois en première ligne si un
problème survenait. Par l’entremise de la CASCS, la Société canadienne du sang
bénéficie d’une assurance pour tout risque associé aux produits. M. Mumford fait état des
deux principaux cas pour lesquels un passif financier pourrait résulter, en précisant que
tous deux sont peu probables. Tout en tenant compte de ces risques, la Société
canadienne du sang estime que l’initiative se doit d’aller de l’avant pour offrir des
produits à des patients qui autrement n’y auraient pas accès.
Le projet n’occasionnera que des répercussions minimes sur les activités de la Société
canadienne du sang.
RETRAITE D’AVRIL ET SÉANCE DE STRATÉGIE
Les membres reçoivent de l’information sur la retraite du conseil qui se tiendra à l’hôtel
Brookstreet d’Ottawa les 26 et 27 avril. Parmi les questions à l’ordre du jour figurent les
principaux enjeux économiques auxquels doit faire face le système de santé au Canada et
les répercussions qu’ils ont sur la Société canadienne du sang. La première matinée, trois
conférenciers viendront éclairer le conseil sur certaines questions liées à l’économie et
aux politiques de soins de santé; ils expliqueront comment le contexte financier national
est susceptible d’influencer le secteur des soins de santé. Au cours de la deuxième
journée, les discussions se poursuivront sur la stratégie de la Société canadienne du sang
et ses principales priorités.
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Les membres du conseil reçoivent un compte rendu sommaire de la stratégie ainsi que
l’ordre du jour provisoire des séances. Ils sont également informés qu’ils recevront divers
documents de référence en prévision de la réunion.
GOUVERNANCE DU CONSEIL
Ordre du jour des réunions du conseil : Les membres du conseil discutent de l’ordre du
jour et expriment le souhait que les sujets abordés « à titre d’information » ne fassent pas
proprement partie des points à l’ordre du jour, mais soient amenés en bloc à la fin.
Portail électronique des administrateurs : Le comité de sélection des propositions a
recommandé unanimement BoardVantage. Celui-ci est arrivé premier au terme des
présentations et de l’examen des propositions; des deux soumissionnaires retenus, il a
fourni l’offre la plus économique. Une formation individualisée sera offerte aux
administrateurs et à l’équipe de la haute direction par WebEx et par téléphone.
Rémunération des administrateurs pour les activités de reconnaissance à l’endroit des
donneurs de sang : Leah Hollins précise que les dépenses des membres du conseil seront
remboursées à ces occasions, mais qu’aucune rémunération ne leur sera versée.
Date des réunions pour 2013 : Les membres du conseil reçoivent pour leurs dossiers la
liste des réunions du conseil pour 2013.
Taux du Conseil du Trésor : La direction consent à examiner les taux d’indemnité
quotidienne versée aux membres du conseil pour s’assurer qu’ils demeurent conformes
aux taux du Conseil du Trésor. L’équipe de la haute direction informe le conseil que les
nouveaux taux entreront en vigueur le 1er avril et le 1er octobre pour refléter les
changements apportés par le Conseil du Trésor, le cas échéant.
Réunion publique de novembre 2012 – réunion de Toronto et visite à Brampton : En
novembre cette année, le conseil tiendra une réunion publique à Toronto, en Ontario. Une
visite du nouvel établissement de Brampton sera organisée. Le conseil recevra plus de
détails quand le programme se précisera.
RAPPORTS TRIMESTRIELS DES COMPAGNIES D’ASSURANCE CAPTIVES
Wayne Gladstone présente le rapport de la Compagnie d’assurance de la Société
canadienne du sang Limitée (CASCS) et de la Compagnie d’assurance captive de la
Société canadienne du sang Limitée (CACSCS) pour le trimestre clos le
31 décembre 2011 et en retrace les grandes lignes :
• Au 31 décembre 2011, les résultats nets de la CASCS s’élevaient à 10,9 millions de
dollars, soit 0,5 million de dollars provenant des opérations d’assurance et 11,1
millions de dollars provenant des placements (auxquels sont soustraites des dépenses
de 0,8 million de dollars). La valeur marchande du portefeuille de placements de la
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CASCS se chiffrait à 340 millions de dollars. La CASCS satisfaisait aux exigences
réglementaires de l’Autorité monétaire des Bermudes.
Il n’y a aucune nouvelle demande d’indemnisation à signaler.
Un examen du mode de gouvernance de la CASCS a eu lieu à l’occasion de la réunion
de février de son conseil d’administration. Les membres du conseil reçoivent un
compte rendu sommaire de cette réunion.
Des efforts sont actuellement réalisés en vue de réduire le coût du soutien administratif
aux Bermudes.
À cette fin, un examen de tous les fournisseurs de services sera inscrit au plan de
travail du conseil d’administration de la CASCS; les attributions et responsabilités de
chacun seront en outre confirmées.
La CACSCS est en règle, aucun événement néfaste ou indésirable ne s’étant produit.
EXAMEN COLLECTIF DE LA CASCS ET DE LA CACSCS
Watson Gale fait le point sur l’examen collectif de la CASCS et de la CACSCS. Il
explique que le rapport a été achevé et approuvé à la réunion extraordinaire du 8 mars
2012. M. Gale présente de façon sommaire les conclusions et recommandations de
l’examen, y compris les points qui se dégagent du rapport d’Ernst & Young.
- La CASCS demeurera domiciliée aux Bermudes; la structure de la compagnie – qui
offre à la Société canadienne du sang jusqu’à un milliard de dollars d’assurance
multirisque – sera maintenue et confirmée.
- On examinera plus à fond la structure actuelle de la CASCS et de la CACSCS pour
déterminer si certaines mesures appropriées peuvent renforcer l’intégrité des aspects
financiers et fiscaux.
- Les frais d’activités de la CASCS et de la CACSCS sont raisonnables.
- Le conseil d’administration de la CASCS est invité à envisager comment réaliser des
gains d’efficacité dans la structure de gouvernance (par exemple, en examinant des
questions comme la taille du conseil, la fréquence et l’organisation des réunions et le
soutien administratif), et ce, toujours dans l’optique de maintenir une bonne
gouvernance.
- Il convient de s’assurer que le prochain examen du groupe d’experts porte clairement
sur tous les aspects du fonctionnement de la Société canadienne du sang, y compris la
banque de sang de cordon ombilical et tout autre mandat qui lui serait confié en
matière de don et de greffe d’organe et de tissu. En outre, l’examen devrait aussi tenir
compte des répercussions associées à l’instauration de mesures de réduction des agents
pathogènes dans le système d’approvisionnement en sang.
- Dans le cadre du rapport annuel de la CASCS et de la CACSCS à la Société
canadienne du sang, une confirmation expresse doit être fournie que les activités de
ces compagnies respectent les politiques et procédures qui s’appliquent (y compris,
sans s’y limiter, les questions comme les politiques sur les déplacements, les processus
d’achat et l’évaluation des fournisseurs) et celles de la Société canadienne du sang.
- La proportion respective de la protection supplémentaire offerte par la CACSCS aux
gouvernements provinciaux et territoriaux sera mise à jour pour tenir compte des plus
récentes données du recensement.
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M. Gale précise que ces diverses recommandations seront transmises à la direction.
INFORMATION COMPLÉMENTAIRE ET CORRESPONDANCE
Les membres du conseil reçoivent une copie des lettres envoyées à la présidente du
conseil et au chef de la direction.
POLITIQUE DE GESTION DES RISQUES
Le conseil préconisait d’adopter une politique concise et de haut niveau définissant
l’approche et les principes choisis par l’organisation pour gérer les risques auxquels elle
est exposée. À sa réunion de décembre 2011, le conseil a approuvé la plus récente
ébauche du document, moyennant la révision de l’alinéa 3 de l’article « Énoncé de
principes sur la gestion des risques » et son approbation à la réunion de mars 2012. Par
conséquent, le texte suivant a été intégré à l’alinéa 3 de la version provisoire de la
politique 2.0 de gestion des risques :
3. La sécurité des patients est d’une importance capitale pour la Société canadienne du
sang. Par conséquent, l’organisation adopte une démarche éclairée et systématique
pour détecter, évaluer et gérer les risques, tout en reconnaissant le risque inhérent
associé aux produits biologiques qu’elle fournit.
TOUR DE TABLE
Le conseil discute des réunions du vendredi; les membres conviennent de traiter les
points importants le matin et de soumettre ensuite les autres points aux délibérations.
Leah Hollins insiste sur le fait que les membres du conseil doivent nécessairement rester
jusqu’à la fin le vendredi après-midi.
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée.
Présidente
Secrétaire
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