Astuces dans Excel pour gagner en productivité

Boîte à outils HSE
Excel.1
Outils Excel
Sommaire
1. Introduction à Excel...................................................................................................................... 1
2. Un exemple d'évaluation des risques ............................................................................................ 1
3. Un exemple de suivi des contrôles périodiques ........................................................................... 1
4. Un exemple de suivi de compte bancaire - Perfectionnement avec Excel ................................... 2
5. Compléments sur Excel ................................................................................................................ 2
6. Réalisation de graphiques sophistiqués pour servir de tableau de bord ....................................... 3
1. Introduction à Excel
• Les TP n°1 et n°2 du semestre 1 (voir l'onglet "C2i") présentent Excel. Vous y trouverez les
notions suivantes :
Astuces dans Excel pour gagner en productivité,
Saisie d'une formule de calcul,
Protection des cellules importantes pour prévenir un effacement accidentel,
Mise en forme d'une feuille de calcul en vue de son impression,
Références relatives - Références absolues - Références mixtes,
Calculs statistiques avec Excel,
Création d'un graphique et import de celui-ci dans un document Word.
• Dans les indications des TP n°1 et n°2 du semestre 1 (voir l'onglet "C2i"), vous trouverez de
nombreuses vidéos d'aide sur Excel.
2. Un exemple d'évaluation des risques
• Le TP Projets n°2 (voir l'onglet "Projets") contient un exemple d'évaluation des risques à
l'aide d'Excel. Pensez à consulter les indications de ce TP.
• En cliquant sur le lien ci-dessous, vous pourrez télécharger l'archive "HSE.zip" qui contient
les ressources et les corrections du TP.
https://skydrive.live.com/redir.aspx?cid=91e574269b69eb20&resid=91E574269B69EB20!178&parid=root
3. Un exemple de suivi des contrôles périodiques
https://skydrive.live.com/redir.aspx?cid=91e574269b69eb20&resid=91E574269B69EB20!178&parid=root
• En cliquant sur le lien ci-dessus, vous pourrez télécharger l'archive "HSE.zip" qui contient le
classeur "Contrôle périodique-JB.xls". Ce classeur permet de tenir à jour le planning des
contrôles périodiques et de surligner en rouge les contrôles dont la date est dépassée. Chaque
fois qu'un contrôle est effectué, une macro commande permet de régénérer le planning.
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Hygiène, Sécurité et Environnement - VESOUL
• Ouvrez le classeur "Contrôle périodique-JB.xls" puis vérifiez que la feuille "Planning" est
vide. Revenez à la feuille "Tableau" puis cliquez sur le bouton "Génération du planning".
Enfin, consultez à nouveau la feuille "Planning" en déplaçant les ascenseurs horizontaux et
verticaux.
• Modifiez quelques dates dans la colonne "Dernière mise à jour", cliquez sur le bouton
"Génération du planning" puis consultez la feuille "Planning". Je pense que vous avez
compris l'intérêt de ce classeur.
4. Un exemple de suivi de compte bancaire - Perfectionnement avec Excel
• Le TP Projets n°3 (voir l'onglet "Projets") contient un exemple de rapprochement entre un
relevé de compte bancaire et son suivi sur Excel. Pensez à consulter les indications de ce TP,
elles contiennent de nombreuses vidéos d'aide.
• Le but de cet exercice est de vous apprendre à vérifier qu'il n'y a pas d'erreur dans les
mouvements de votre compte bancaire. Vous pourrez réinvestir ces compétences dans votre
vie professionnelle lorsque vous devrez assurer la gestion du service HSE.
• À l'occasion de ce TP, les notions suivantes sont abordées :
Gestion des volets : ils permettent de figer les titres (lignes/colonnes),
Validation des données pour n'autoriser que les nombres conformes au cahier des
charges,
Création de listes déroulantes,
Création de macro commandes,
Création d'un tableau croisé dynamique
Utilisation des filtres automatiques.
5. Compléments sur Excel
• Le TP Projets n°5 (voir l'onglet "Projets") apporte quelques compléments essentiels sur
Excel. Pensez à consulter les indications de ce TP, elles contiennent de nombreuses vidéos
d'aide.
• À l'occasion de ce TP, les notions suivantes sont abordées :
Calcul matriciel. Utilisation pour résoudre un système linéaire,
Calculs statistiques avec Excel,
Utilisation de la fonction "RechercheV" qui permet de récupérer les informations
contenues dans une feuille servant de base de données,
Utilisation de la fonction "Nb.Si" qui permet de compter les cellules dont le contenu
vérifie un critère donné,
Utilisation du "format conditionnel" qui peut servir par exemple à colorer en rouge les
cellules dont le contenu ne convient pas et à colorer en vert les cellules dont le contenu
convient.
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6. Réalisation de graphiques sophistiqués pour servir de tableau de bord
• Les 4 graphiques qui figurent ci-dessous sont abordés dans le TP Projets n°5 (voir l'onglet
"Projets").
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