Comparatif des solutions alternatives - EDT Midi

LA CHARGE ADMINISTRATIVE
DANS LES ENTREPRISES DE TRAVAUX FORESTIERS
LES ENJEUX
LES SOLUTIONS ALTERNATIVES
Union Régionale Entrepreneurs Des Territoires Midi-Pyrénées
75 route de Paris
31790 SAINT JORY
E mail : [email protected]
Site internet : www.edt-midipyrenees.org
Tel : 09 77 45 05 44
LE CHEF D’ENTREPRISE FACE AUX TACHES ADMINISTRATIVES
Vous êtes chef d’entreprise :
vous ne savez pas comment faire face aux tâches administratives de votre entreprise ;
vous estimez que les tâches administratives ne sont pas importantes ;
vous déléguez vos tâches administratives à vos clients ;
=> des solutions existent afin d’optimiser la gestion administrative dans votre structure.
1. Les tâches administratives
Communes à toutes les entreprises ou/et spécifiques aux entreprises de travaux forestiers
accueil téléphonique ;
traitement du courrier ;
contractualisation des travaux
(contrats, devis, factures, CGV…) ;
réponse aux appels d’offre ;
enregistrements comptables ;
suivi de trésorerie ;
déclarations sociales et fiscales ;
suivi des chantiers, planning, tableau de
bord ;
déclaration
sylvicoles ;
des
chantiers
forestiers
et
hygiène et sécurité ;
fiches de chantier ;
suivi des
individuelle ;
équipements
de
protection
…
gestion du personnel ;
2. Les enjeux de la gestion des tâches administratives pour les
chefs d’entreprise
limiter la responsabilité du chef d’entreprise, afin de ne pas se rendre coupable :
- d’une faute inexcusable ;
- d’une faute de gestion ;
- de situations indéfendables;
répondre aux obligations réglementaires afin d’éviter des sanctions ;
assurer la pérennité de l’entreprise, mais également son développement :
- en optimisant la gestion des tâches administratives ;
- en rassurant les partenaires, tels que les banquiers, les fournisseurs, par une
gestion efficace ;
- en assurant un suivi rigoureux.
rassurer les clients actuels et prospecter de nouveaux clients grâce à :
- un suivi administratif optimal ;
- en leur faisant gagner du temps et en évitant de leur faire peser une gestion
administrative qui vous incombe ;
assurer une indépendance administrative vis-à-vis des clients ;
fidéliser les salariés, grâce à une gestion du personnel efficace.
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LE CHEF
D’ENTREPRISE
FACE
AUX
TACHES
ADMINISTRATIVES
LES SOLUTIONS
FACE
A LA
CHARGE
ADMINISTRATIVE
1. Les solutions pour répondre à la charge administrative
La gestion des tâches administrative peut être solutionnée par deux approches :
l’externalisation ou la gestion interne.
Solutions internes
Chef d’entreprise
Tâches administratives au
sein d’une entreprise
Poste administratif
Solutions externalisées
Secrétaire indépendante
Salarié via un
groupement d’employeurs
Conjoint collaborateur
Prestataires spécialisés
Contrat de professionnalisation
A temps plein
A temps partiel
Les solutions d’externalisation ne s’opposent pas aux solutions internes de l’entreprise,
elles peuvent être complémentaires. Des entreprises feront le choix d’externaliser au
maximum la gestion des tâches administratives, et à l’inverse des professionnels ne
feront appel à l’externalisation uniquement que dans un cadre réglementaire.
La gestion
administrative
Les besoins
Disposer d’outils adaptés pour les tâches administratives ;
Interne à
l’entreprise
Utiliser des outils modernes afin d’optimiser le temps ;
Suivre des formations à la gestion administrative, à l’informatique,
aux nouveaux outils de partage… ;
Etre informé de l’actualité réglementaire, sociale…
Identifier les solutions d’externalisation ;
Externe à
l’entreprise
Communiquer les spécificités d’une entreprise de travaux forestiers
pour un accompagnement efficace ;
Etablir un cahier des charges des prestations ;
Veiller à ne pas déléguer ses responsabilités, mais bien à obtenir une
aide sur la gestion des tâches administratives.
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LES SOLUTIONS ALTERNATIVES PAR L’EXTERNALISATION
1. Le groupement d’employeurs
Un groupement d’employeurs est une structure qui réunit des entreprises leur
permettant de mutualiser une main d’œuvre qu’elles n’auraient pu embaucher seules. Le
groupement d’employeurs met à disposition des salariés aux entreprises membres.
1.1. L’opportunité pour les entrepreneurs de travaux forestiers
Deux possibilités pour les entreprises qui sont deux variantes distinctes :
adhérer à un groupement d’employeurs existant (qui peut répondre aux besoins
saisonniers notamment) ;
créer un groupement d’employeurs entre deux (ou plus) entreprises, qui permet de
répartir le temps de travail d’un salarié administratif et donc son coût entre les
entreprises, avec un partage du salarié qui peut être organisé sur un même jour, la
semaine, le mois ou plusieurs mois.
Le groupement d’employeurs
Bénéficier de compétences, et donc de salariés qualifiés, pour lesquels
l’entreprise n’aurait pu recruter seule ;
Fidéliser des salariés, qui n’auraient pu être recrutés à temps plein
dans l’entreprise, et qui bénéficient ainsi d’un CDI à temps plein ;
Avantages
Supporter des frais salariaux en proportion de l’utilisation de la main
d’œuvre ;
Créer entre deux entreprises (ou plus) ;
Groupement d'employeurs éligible aux aides publiques en matière
d'emploi et de formation professionnelle ;
Mutualiser des salariés au sein d’un cadre juridique sécurisé.
Les membres du groupement sont solidairement responsables de ses
dettes à l'égard des salariés et des organismes créanciers de cotisations
obligatoires. (solution : par dérogation, les statuts des groupements
d'employeurs peuvent prévoir, sur la base de critères objectifs, des
règles de répartition de ces dettes entre les membres du groupement,
opposables aux créanciers.)
Inconvénients
qui peuvent
trouver des
solutions
Si le groupement d’employeurs
(nombreux membres), un surcoût
fonctionnement de cette infrastructure.
comprend une infrastructure
peut être entraîné par le
Crainte des professionnels concernant
informations entre entreprises. Solutions :
la
confidentialité
des
- clause de confidentialité mentionnée sur le contrat de travail ;
- création d’un groupement d’employeurs entre des entreprises
de secteurs d’activité différents (exemple : ETF et ETA).
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1.2. Le fonctionnement
Le groupement d’employeurs est une association régie par la loi du 1er juillet 1901
relative au contrat d'association ou une société coopérative, au sens de la loi n°47-1775
du 10 septembre 1947 portant statut de la coopération et de la loi n° 83-657 du 20
juillet 1983 relative au développement de certaines activités d'économie sociale.
Les obligations pour la création d’un groupement d’employeurs :
informer l'inspection du travail de sa constitution (informations et documents transmis
article D 1253-1 du Code du travail). Si le groupement est créé par des entreprises ne
relevant pas de la même convention collective, le déclarer auprès du directeur régional
des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi du
département ;
les contrats de travail conclus par le groupement sont établis par écrit. Ils comportent
notamment les conditions d'emploi et de rémunération, la qualification professionnelle du
salarié, la liste des utilisateurs potentiels, les lieux d'exécution du travail. Ils garantissent
l'égalité de traitement en matière de rémunération, d'intéressement, de participation et
d'épargne salariale entre le salarié du groupement et les salariés des entreprises auprès
desquelles il est mis à disposition.
La convention collective applicable :
Les salariés du groupement bénéficient de la convention collective dans le champ
d'application de laquelle le groupement a été constitué ;
Les personnes n'entrant pas dans le champ d'application de la même convention
collective peuvent constituer un groupement d'employeurs à condition de déterminer la
convention collective applicable à ce groupement.
1.3. Pour plus d’informations
Contacts :
Centre de Ressources des Groupements d’Employeurs (CRGE) http://www.crgeoccitanie.fr ;
DIRECCTE Occitanie.
2. Le secrétariat indépendant
Le secrétariat indépendant est une solution d’externalisation administrative. C’est un
prestataire qui réalise des missions relatives à la gestion administrative au sein
d’entreprises et/ou particuliers.
2.1. L’opportunité pour les entrepreneurs de travaux forestiers
Deux possibilités, faire appel à :
une secrétaire indépendante (comptant pas ou peu de salariés) ;
une structure dédiée au secrétariat indépendant, comptant plus de salariés et des
services pouvant être différents ;
un service de télésecrétariat (apparaissant peu adapté à des prestataires de services
forestiers.
Le secrétariat indépendant
Aucun contrat de travail, pas d’embauche, permettant d’être flexibilité
selon les besoins de l’entreprise ;
Avantages
Contrat pouvant couvrir un besoin précis (archivage, organisation d’un
évènement…) ;
Coût fixe pour l’entreprise et connu dans le devis : pas de charges
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salariales, ni patronales, pas de congés à payer, pas de formation à
financer ;
Différents modes de facturation selon les secrétaires indépendantes :
facturation au temps passé, facturation à la tâche, facturation au forfait…
Différentes organisations : à distance, sur le site de l’entreprise.
La comptabilité : activité réglementée ne permettant pas aux secrétaires
indépendantes de réaliser la saisie comptable, elles ne peuvent que préparer
les éléments pour les comptables ;
Inconvénients
qui peuvent
trouver des
solutions
Coût horaire plus élevé qu’un salarié interne à l’entreprise ;
Crainte des professionnels concernant la confidentialité des informations
entre entreprises (solution : clause de confidentialité mentionnée sur le
contrat de prestation) ;
Pour les demandes urgentes de l’entreprise, selon les disponibilités de la
secrétaire indépendante
2.2. Le fonctionnement
L’entreprise est liée à une secrétaire indépendante par un contrat de prestation, qui peut
également se formaliser par la signature d’un devis comportant les conditions générales
de vente.
La structure proposant des prestations de secrétariat doit être immatriculée, et donc
disposer d’un numéro SIRET, qui permet de vérifier son existence légale.
2.3. Pour plus d’informations
- Consulter les sites internet des secrétaires indépendantes intervenant dans votre
département ou à proximité.
3. Les prestataires spécialisés
3.1. Optimiser les interventions auprès de l’entreprise
Des professionnels interviennent ou peuvent intervenir auprès de l’entreprise sur
demande du chef d’entreprise : expert-comptable, juriste… qui apportent des conseils,
mais qui réalisent également des missions précises.
Il est essentiel d’optimiser ces relations de travail, en bénéficiant de conseils mais en
sollicitant également les conseils.
3.2. Le rôle de l’expert-comptable
Au-delà des missions classiques d’un expert-comptable pour lesquelles l’entreprise le
sollicite, il est essentiel de bénéficier des conseils de l’expert-comptable qui évalue
l’entreprise, et assiste le chef d’entreprise dans les étapes importantes de l’entreprise.
Ainsi, le chef d’entreprise ne peut se contenter uniquement d’être destinataire des
comptes annuels établis par son expert-comptable. Ses documents doivent être les
supports de réflexion avec l’expert-comptable afin de définir clairement :
- les évènements de l’entreprise et les conséquences sur les résultats de l’entreprise,
avec une étude détaillée par poste ;
- les objectifs à venir permettant de définir une stratégie globale mais également des
attentes identifiées sur les différents postes.
Sans oublier la lettre de mission : la lettre de mission formalise la collaboration entre une
entreprise et un expert-comptable. L’établissement d’une lettre de mission est obligatoire
avant le commencement des travaux par l’expert-comptable.
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LES SOLUTIONS ALTERNATIVES PAR LA GESTION INTERNE
1. Des personnes formées
1.1. Une gestion interne optimisée : un gain de temps
De nos jours, la question de la place de l’informatique dans l’entreprise pour un dirigeant
ne se pose plus. En effet, les mails sont un outil quotidien et la dématérialisation se
développe. Ainsi, il n’est plus envisageable que la personne responsable des tâches
administratives dans l’entreprise n’utilise pas de manière optimale l’outil informatique. La
perte de temps qui pourrait être issue de l’utilisation d’un ordinateur, ne pas connaître
son adresse mail sont des comportements désormais dommageables aux entreprises.
De nombreuses formations sont accessibles et peuvent être prises en charge.
1.1.1. La prise en charge de formation
- Personne avec le statut salarié : fonds de formation, le FAFSEA (les chefs d’entreprise,
dont l’activité principale n’est pas la prestation de services forestiers, sont invités à se
rapprocher de l’organisation professionnelle de leur activité). Paiement annuel des
cotisations, à réaliser avant le 1er mars (non collectées par la MSA) Pour bénéficier d’une
prise en charge totale, faire appel à un organisme agréé FAFSEA, et inscription 15 jours
avant le début de la formation (possibilité également de prise en charge partielle)
http://www.fafsea.com
- Personnes avec le statut non-salarié ou conjoint collaborateur : la MSA collecte les
cotisations de fonds de formation pour VIVEA. Pour bénéficier de la prise en charge
(totale ou partielle), il est essentiel de faire appel à un centre de formation, reconnu par
VIVEA. Ainsi, l’entreprise doit s’assurer auprès du centre de formation que la session
proposée est éligible au fonds de formation VIVEA, avant de procéder à son inscription.
Liste des formations et inscriptions possibles sur http://www.vivea.fr/choisir-uneformation/
1.1.2. Une nouvelle façon de se former ou de former ses salariés
Former ou se former à n’importe quelle heure de la journée, quand les chantiers le
permettent, depuis l’ordinateur de l’entreprise… cette souplesse est désormais possible
grâce aux MOOC.
Le MOOC est l’abréviation de Massive Open Online Course qui signifie "cours ouvert en
ligne et massif. Toutes les écoles se penchent sur le sujet ou ont déjà franchi le pas en
proposant un MOOC. Il se différencie de la formation par correspondance ou du elearning par sa facilité d’accès à tous. Cette nouvelle façon de se former est en plein
essor, et propose d’ores et déjà des cours pouvant répondre aux besoins du chef
d’entreprise, du conjoint collaborateur, ou de la personne en charge de
l’administratif (informatique, management, entrepreneuriat, économie et finance…).
2. Les personnes informées
Depuis de nombreuses années, les chefs d’entreprise ont exprimé leurs difficultés face à
la charge administrative grandissante, en parallèle d’une réglementation et de modalités
modifiées trop régulièrement. Ces doléances sont à l’origine du choc de simplification,
annoncé en mars 2013 et dont les mesures effectives ne sont pas connues par les
professionnels, alors qu’elles répondent à la demande de simplification.
2.1. Le choc de simplification
Le choc de simplification s’adresse aux entreprises et aux particuliers. Pour les
professionnels, il compte 325 mesures dont 56% sont effectives.
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Le site http://simplification.modernisation.gouv.fr/ présente toutes les mesures avec leur
état d’avancement. Pour les mesures effectives, il est intéressant d’aborder brièvement :
- la DSN (déclaration sociale nominative) : transmission unique et dématérialisée, qui se
substituera progressivement à la quasi-totalité des déclarations sociales. A partir du 1er
janvier 2017, doivent obligatoirement passer à la DSN les entreprises dont le montant de
cotisations et contributions sociales dues en 2014 est égal ou supérieur à 3 000 euros.
(Les entreprises, dont les cotisations étaient au moins égales à 50 000€, ont basculé vers
la DSN depuis l’été 2016, il en est de même pour les tiers déclarants dont le portefeuille
était au moins égale à 10 millions d’euros). A partir du 1er avril 2017 : la DSN étendue à
tous les employeurs. Cette obligation concernera tous les employeurs n'ayant pas encore
recours à la DSN, c'est à dire ceux dont le montant de cotisations et contributions
sociales dues en 2014 est inférieur à 3000 euros. Pour plus d’informations :
http://www.msa.fr/lfr/declarations/dsn
- le simulateur du coût de l’embauche https://embauche.beta.gouv.fr/ qui permet de
fournir à chacun une estimation simple et claire du financement nécessaire à l’embauche
d’un salarié ;
- le principe d’accord tacite : le principe selon lequel le silence gardé pendant deux mois
par l’administration sur une demande vaut acceptation est pleinement mis en œuvre que
ce soit pour l’Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics, ainsi que
les organismes de sécurité sociale et les autres organismes chargés de la gestion d’un
service public administratif. Près de 1500 procédures sont soumises au « silence vaut
accord ». Service-public.fr met en ligne un nouveau service qui permet de recenser les
démarches pour lesquelles le silence gardé par l’administration sur une demande vaut
décision d’acceptation.
- le Marché Public Simplifié (MPS) : il permet aux entreprises de candidater aux marchés
publics avec leur seul numéro SIRET. Il peut accueillir tous les types d’appels d’offres,
quel que soit leur montant. En déposant une offre sur une place partenaire MPS, les
entreprises autorisent le système à collecter auprès des administrations de référence les
attestations et certificats et n’ont plus à produire ces pièces justificatives. En revanche,
c’est bien l’acheteur public, lorsqu’il publie l’appel d’offres, qui choisit ou non l’option
« marché public simplifié ».
- les instructions fiscales : depuis janvier 2015, dans le cadre du pacte de responsabilité
et de solidarité, les instructions intéressant exclusivement ou principalement la vie des
entreprises sont publiées à échéance mensuelle : le premier mercredi de chaque mois.
- échanger avec l’administration : la nouvelle version de la plateforme service-public.fr,
disponible depuis septembre 2015, permet aux entreprises d’accéder aisément à
l’information administrative et légale destinée aux entreprises.
Plus de mesures sur http://simplification.modernisation.gouv.fr/
2.2. L’actualité via l’organisation professionnelle
Entrepreneurs Des Territoires est l’organisation professionnelle des entreprises de
travaux forestiers notamment. Au-delà de ses missions de défense, elle assure une
communication spécifique à ses adhérents sur le domaine d’activité de la prestation de
services forestiers. Les sujets concernent les sujets quotidiens des entrepreneurs de
travaux forestiers : réglementation, social, sécurité, environnement, fiscal…
Par ailleurs, la Fédération Régionale Entrepreneurs Des Territoires Occitanie propose des
outils et services à ses adhérents afin de les accompagner dans les meilleures conditions
(logiciel de coût de revient, logiciel de création du document unique d’évaluation des
risques professionnels…).
Contact : FREDT Occitanie – 75 route de Paris – 31790 SAINT JORY. Mail : [email protected] Site : www.edt-occitanie.org Tel : 09 77 45 05 44
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75 route de Paris
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DES REPONSES SPECIFIQUES A DES BESOINS SPECIFIQUES
1. Les Chambres de Commerce et d’Industrie
Les entrepreneurs de travaux forestiers sont ressortissants des Chambres de Commerce
et d’Industrie. Ces organismes consulaires proposent des services aux entreprises, ces
services vont au-delà des tâches administratives « classiques » et répondent à des
besoins spécifiques, comme :
- accompagner la gestion des ressources humaines dans les entreprises ;
- s'appuyer sur des centres de ressources régionaux ou interrégionaux pour compléter
l'offre de services avec des prestations à plus forte valeur ajoutée ;
- réussir son projet de création ou de reprise http://www.cfenet.cci.fr/ .
Pour plus d’informations : http://www.cci.fr/web/nos-metiers-nos-missions/nos-servicesaux-entreprises
2. Les pépinières ou hôtels d’entreprise
Les pépinières ou hôtels d’entreprise sont des initiatives locales avec des offres très
diversifiées, qui peuvent être les suivantes :
- proposer des bureaux modulables équipés ;
- accompagner les créateurs d’entreprise ;
- conseiller ;
- animer ;
- expertiser ;
- former ;
- mettre en relation ;
- assurer un accompagnement spécifique (validation technologique, positionnement
offre/marché, plan d’action commercial, propriété industrielle…), un soutien opérationnel
(administratif, plan d’affaires, recherche de financements, industrialisation…), un
engagement sur la qualité des services.
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