Étude de cas : b.i.t. Bremerhaven

Étude de cas
Des clients légers pour réduire la charge
de maintenance dans le système scolaire
Le district scolaire de la ville de Bremerhaven, en Allemagne, a centralisé ses services
d’ administration informatique pour libérer des ressources à des fins éducatives et
organisationnelles. Le soin, l’ entretien et la maintenance de la nouvelle infrastructure
sont désormais entièrement gérés par le prestataire informatique b.i.t. Bremerhaven,
qui utilise les clients légers de la société IGEL Technology à Brême, en Allemagne.
Les solutions éducation d’IGEL Technology
b.i.t. Bremerhaven
Le système éducatif allemand est aujourd’ hui
confronté à de nombreux défis organisationnels et pédagogiques à cause d’ un certain
nombre de raisons, telles que les écoles de
jour, le diplôme d’ études secondaires à 12 ans,
les conséquences de l’ essai récent du ‘Programme for International Student Assessment’
(PISA) et l’ élimination de la phase d’ orientation.
Le principal défi a été de trouver les ressources
nécessaires pour mettre en œuvre des nouvelles structures. En collaboration avec le prestataire de services informatiques local b.i.t. Bremerhaven, le district scolaire de la ville de
Bremerhaven, a trouvé des solutions intelligentes pour libérer des ressources financières qui
pourront être utilisées à d’ autres fins.
L’ administration informatique interne était
tout simplement trop lourde
Le district scolaire de Bremerhaven recouvre 39 écoles, dont
chacune a généralement un principal et un ou deux administrateurs de bureau. Avant que l’ environnement informatique de ce
regroupement scolaire n’ ait été modernisé, chaque école possédait un serveur et quatre ordinateurs fonctionnant chacun
avec des logiciels installés localement et basés sur Microsoft
Access. « Pour administrer un total d’ à peu près 200 Pc’ s et
leurs logiciels, nous n’ avions qu’ un seul employé qui devait
parfois solliciter l’ aide des enseignants », déclare Ralph Behrens, le chef du district scolaire. « La maintenance et les mises
Le client
• Le district scolaire de Bremerhaven, en Allemagne :
39 écoles, chacune comprenant 3 à 4 postes de travail
dédiés à l’ administration scolaire
• b.i.t. Bremerhaven : prestataire de services
informatiques, 50 employés, chargé de l’ externalisation
de la maintenance informatique pour les autorités
municipales de Bremerhaven
à jour des logiciels administratifs étaient laborieuses et consommatrices en temps, sans compter le temps supplémentaire nécessaire pour effectuer les sauvegardes. Vu que nous avions
plusieurs endroits de stockage de données dans tout le district
scolaire, il y avait souvent des problèmes dus à des données
incohérentes. En plus de tout cela, suite à un vol de Pc’ s, nous
avons purement et simplement perdu des données. Sans
compter que la consolidation des bases de données des différentes écoles constitue un exercice lourd et fastidieux, sachant
qu’ il s’ agit de planification scolaire présentée sous forme de
tableaux. »
Magellan, données centralisées et clients légers
Pour répondre à ces problèmes et face à la charge de travail
excessive rencontrée par le personnel des services informatiques, le district scolaire à confié la maintenance et l’ administration de son système informatique au prestataire b.i.t. Bremerhaven. Avec 50 employés, la société b.i.t. Bremerhaven
dessert 50 bureaux et agences dans la ville ainsi que des institutions régionales et des administrations publiques. Dans un
premier temps, le district scolaire de Bremerhaven a débloqué
un budget pour que la société b.i.t. Bremerhaven puisse réparer et remplacer le matériel informatique dans les écoles. « Cette première étape a constituée un énorme fardeau pour notre
personnel », se souvient Mr Behrens. L’ étape suivante a
consisté à remplacer l’ ancien logiciel d’ administration des
écoles par une nouvelle solution appelée « Magellan », qui avait
déjà été déployée avec succès à Brême. « A ce moment, la
société b.i.t. Bremerhaven a recommandé de convertir notre
infrastructure en système sur serveur centralisé (Server-Based
Computing – SBC) », a déclaré Mr Behrens. « Depuis notre passage à une infrastructure centralisée, nos applications et les
données sont toutes situées dans le centre informatique de
b.i.t. Bremerhaven, et l’ on peut y accéder de manière fiable et
efficace. Maintenant, 180 utilisateurs utilisent des clients légers
pour accéder à des serveurs d’ applications sur une ligne DSL
extrêmement sécurisée. »
La société d’ externalisation recommande
des clients légers
Dès l’ introduction du nouveau système informatique, la société
b.i.t. Bremerhaven recommande fortement un programme
d’ administration scolaire basé sur serveur appelé Magellan.
« Grâce au stockage centralisé des données, toutes les écoles
du district ont un accès continu à l’ information ou à la plus récente mise à jour », explique Thomas Adolf, directeur adjoint
aux opérations chez b.i.t. Bremerhaven. Au-delà de cette prestation globale, le district scolaire a pu simplifier la préparation
des données pour la planification du développement scolaire et
la tenue des statistiques fédérales obligatoires. Un autre avantage est que le district scolaire peut travailler maintenant avec
un même type de fichiers pour tous les élèves de toutes les
classes. Étant donné que b.i.t. Bremerhaven avait déjà créé
des domaines communs tels qu’ une gestion financière centralisée pour les services municipaux sur serveurs Citrix, il pouvait
aisément étendre l’ infrastructure SBC existante pour répondre
aux besoins du district scolaire. « Dans la première étape de la
migration, b.i.t. Bremerhaven a upgradé les Pcs administratifs
des écoles pour qu’ ils puissent accéder à des applications basées sur le serveur», déclare Mr Adolf. « Le concept de SBC a
été pleinement mis en œuvre seulement après le déploiement
des clients légers qui ont remplacé les Pc s coûteux en maintenance. Et vu que les clients légers, par définition, n’ ont pas de
dispositifs de stockage local, aucune donnée ne peut jamais
être perdue si l’ une des unités devait être volée. Mais le point
le plus importante est que nous pouvons, sans aucune exception, administrer à distance les clients légers, ce qui signifie que
les appels de service sur site sont devenus maintenant anecdotiques. »
Une analyse convaincante ‘coûts-avantages’
a scellé le marché
Après une étude de faisabilité détaillée coût-bénéfice, le district
scolaire a accepté le modèle SBC proposé par b.i.t. Bremerhaven, qui avait recommandé le remplacement des trois ou quatre Pc’ s existants dans chaque école par des clients légers.
« Nous estimons que ce faisant, nous avons réduit notre charge
administrative d’ au moins 20% », indique Mr Behrens. « En
outre, nous avons réduit nos coûts de consommation énergétique puisqu’ un client léger ne consomme qu’ un quart de la
puissance requise par un Pc. Les clients légers sont aussi
Le défi
• Mettre en place une infrastructure informatique fiable
• Réduire la charge de travail des administrateurs
informatiques
• Mettre en place un stockage centralisé des données,
ainsi qu‘ un échange fiable et sécurisé des données entre
les écoles et les bureaux du district scolaire
moins chers à l’ achat, donc selon nos calculs, notre investissement sera payé en trois ans. » Alors que le personnel informatique prépare le lancement du logiciel Magellan au district scolaire, b.i.t. Bremerhaven s’ occupe indépendamment du projet
client léger. b.i.t. Bremerhaven a testé durant huit semaines
plusieurs modèles de clients légers provenant des principaux
fabricants et vérifié leurs références respectives. Selon Mr
Adolf, « Toute entreprise qui veut conserver une avance technologique se doit de déployer des clients légers. » Une fois tous
les essais effectués, IGEL Technology a été sélectionné. « Nous
connaissions déjà IGEL, leader sur le marché allemand, entre
autres par ses références comme l’ Ecole d’ Administration de
Hanovre, également dotée du logiciel Magellan », note Mr
Adolf.
Administration simplifiée et souplesse
parlent en faveur d’ IGEL
Selon Mr Adolf, le facteur clé dans la décision de travailler avec
IGEL a été la qualité du logiciel d’ administration livré en standard avec les clients légers IGEL. Le logiciel IGEL Universal
Management Suite permet une gestion groupée des clients légers, leur permettant ainsi d’ être administrés et mis à jour sur
le réseau. « Un autre argument en faveur de IGEL est son fort
potentiel de consolidation des terminaux » , ajoute Mr Adolf.
« En plus d’ offrir une solution d’ administration normalisée, tous
les modèles IGEL sont capables de supporter d’ autres protocoles pour accéder aux infrastructures informatiques centralisées. Cette flexibilité permet une grande liberté technologique
et garantit en quelque sorte l’ investissement pour l’ avenir. »
L’ unité choisie par b.i.t. Bremerhaven, le IGEL LX Compact
(correspondant au nouveau modèle UD2), pourra également
être utilisé à l’ avenir pour mettre en œuvre la téléphonie sur IP.
Une consolidation plus poussée est rendue possible par l’ option d’ utilisation d’ un client léger comme serveur d’ impression
ainsi permettant l’ accès aux imprimantes réseau locales. « En
fait, les modèles IGEL sont livrés en standard avec la capacité
de gérer de nouveaux modes d’ accès, comme les bureaux
virtuels, » souligne Mr Adolf.
Les clients légers font leur preuve eux-mêmes
En plus des trois nouveaux clients légers remplaçant les Pc’ s,
chaque école a reçu une quatrième unité, un PC fonctionnant
sous Windows® XP et équipé d’ un lecteur graveur de CD. « Le
PC est nécessaire pour de nombreuses raisons, parmi ces raisons, les tests indispensables sur les nouveaux logiciels d’ enseignement » , explique Ralph Behrens, en charge globale du
district scolaire. « Mis à part cette exception, nous nous efforçons d’ avoir la plus large utilisation possible des clients légers
pour que les avantages du nouveau modèle informatique puissent être appréciés dans la mesure du possible. » En fait, les
clients légers compacts ont déjà prouvé leur valeur dans le domaine de l’ enseignement. Par exemple, Susann Haupt, directrice de l’ école Anne Frank, est très satisfaite de la haute disponibilité des postes de travail, elle apprécie le support direct
apporté par b.i.t. Bremerhaven : « Cette nouvelle technologie
est très fiable, » explique Mme Haupt. « Nous n’ avons plus
aucun temps d’ arrêt à signaler. Qui plus est, nous sommes
extrêmement étonnés de la simplicité d’ utilisation et d’ échange des données avec notre bureau satellite. Cela signifie que
nous n’ avons plus à attendre que les choses arrivent par
« courrier escargot ». Il n’ est plus nécessaire de se déplacer en
voiture sur site. » En termes d’ ergonomie, les clients légers ont
été bien accueillis dans les écoles : plus de bruit de ventilateurs
de refroidissement ni ronron des disques durs, ils sont totalement silencieux et dégagent beaucoup moins de chaleur que
les PC.
Les plans pour développer une solution très réussie
Depuis les premiers déploiements système en 2006, b.i.t. Bremerhaven a installé 75 clients légers IGEL dans le district scolaire. « Nous avons commencé par graver toutes les données
des Pc’ s sur CD. Nous avons ensuite transféré ces données
sur les serveurs centraux de notre centre informatique. Suite à
La solution
• Déployer le logiciel d‘administration scolaire Magellan
• Externaliser l‘exploitation du système clé en main et
la maintenance informatique à b.i.t. Bremerhaven :
infrastructure sur serveur centralisé comportant 75
clients légers (IGEL LX Compact, correspondant au
nouveau modèle UD2)
• Administration à distance grâce au logiciel IGEL Universal
Management Suite
cela, nous avons installé les postes de travail clients légers, » se
souvient Mr Adolf. « En tout, le déploiement a duré six mois. »
En raison des similitudes de fonctionnement du PC traditionnel
et d’ un client léger, peu de temps de formation a été requis
pour les utilisateurs des clients légers. En fait, Thomas Adolf
rapporte que seule une brève introduction sur le fonctionnement du client léger a été nécessaire à chaque poste de travail.
En plus du logiciel Magellan, du Microsoft Office standard et
des programmes de financement, des scénarios d’ utilisation
typiques aux postes de travail client léger ont été décrits comprenant la gestion du budget et des processus comptables
pour chaque école. Toutes les applications sont exécutées depuis quatre serveurs Citrix localisés dans les locaux de b.i.t.
Bremerhaven, chacun peut prendre en charge 40 à 50 utilisateurs. Pour plus de sécurité, un système robotique gère automatiquement les sauvegardes de données. « La première étape
de la mise en œuvre s’ est si bien déroulée que nous avons fait
de ce nouveau modèle, un cadre standard pour toutes les écoles de Bremerhaven, » déclare Mr Behrens. « Dans le cadre de
nouvelles mesures visant à réduire encore les coûts, nous allons étendre cette solution à tous les autres domaines de gestion. À long terme, l’ infrastructure se développera pour inclure
130 clients légers. »
Tableau 1 : Analyse coûts-avantages pour l‘administration scolaire
Pc / serveurs de Pc
(anciennes unités)
Clients légers / SBC
(nouvelles unités)
Économies annuelles
Acquisition Coûts1
PC et clients légers
101.400 €
66.300 €
35.100 €
serveurs supplémentaires
25.350 €
8.000 €
17.350 €
Réparti sur trois ans
33.800 €
22.100 €
11.700 €
Dépenses de maintenance
40.000 €
32.000 €
8.000 €
3.089 €
934 €
2.155 €
Consommation d’énergie
Coûts de licences
Total des coûts / année
Pas de changement (4 licences Citrix par école)
76.889 €
Amortissement de nouveau matériel
1
Le calcul couvre les 39 écoles
– Scénario précédent : dans chaque école, 4 PC et 1 serveur PC coûtant chacun 650 €
– Nouveau scénario : dans chaque école, 3 clients légers à 350 € chacun et 1 PC à 650 €
– Cycle de vie du service : 3 ans
55.034 €
21.855 €
3 années
Source : Le district scolaire de Bremerhaven, en Allemagne
Tableau 2: Économies sur la consommation énergétique des écoles
Précédent besoins
1 école :
39 écoles :
4 PC à 85 W1) chacune
340 W
13.260 W
Total des besoins précédents
440 W
17.160 W
1 école :
39 écoles :
48 W
1.872 W
133 W
5.187 W
307 Wh
11.973 Wh
1.842 Wh
71.838 Wh
Économies par an (environ 200
jours de travail) en kWh
368 kWh
14.368 kWh
économies annuelles en euro
55 Euro
2.155 Euro
Réduction des émissions de
CO2 par an 4)
232 kg
9.052 kg
Nouveaux besoins
3 clients légers à 16 W1) chacun
Total des besoins actuels
économie
économie à l’heure en Wh
Économies par jour de travail
(environ 6 heures) en Wh
% de réduction de
consommation énergétique et
émissions de CO2
70 %
1) Part moyenne de puissance consommée Source : Institut Fraunhofer pour
l‘environnement, la sécurité et la technologie de l‘énergie (UMSICHT) / IGEL
Technology : Comparaison d’un environnement PC avec un environnement
clients légers (http://it.umsicht.fraunhofer.de/TCecology/index_en.html)
2) La part Serveur (l‘application hôte) est la même que ce soit en environnement
PC ou clients légers
3) Le taux de base électricité = 0,15 ct / kWh
4) La production d‘un kWh en Allemagne rejette 0.63 kg de CO
2
Allemagne
Angleterre
Etats Unis
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Hong Kong
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