Exploiter les documents en ligne : sauvegarde

Exploiter les documents en ligne :
sauvegarde, formats, veille
1.
Qu’est-ce que c’est ?
 Les bases de données (accessibles gratuitement sur le web ou proposées par
la Bibliothèque Universitaire) offrent différentes possibilités d’exploiter les
documents qu’elles contiennent.
Chaque interface peut avoir des spécificités mais un certain nombre de grandes
fonctionnalités sont communes, même si elles se présentent de manière un peu différente.
On peut les regrouper sous deux grandes catégories : les fonctionnalités de veille et les
fonctionnalités de sauvegarde.
On peut parfois interroger plusieurs bases de données avec la même interface lorsqu’elles
ont le même fournisseur : ainsi on interroge par exemple à l’Université de Nice les bases de
données Sport discus, Business Source Complete et Psycinfo à travers la même interface.
2.
Modalité de sauvegarde, formats
La grande majorité des bases de données proposent aujourd’hui non seulement l’accès au
document sous forme de page web (format html) mais également de télécharger une copie
de ce document sur son ordinateur.
Selon les interfaces, vous trouverez :
 Un bouton en forme de disquette :
Dans ce cas, vous aurez souvent le choix du format d’enregistrement :
Université Nice Sophia Antipolis – Service Commun de la Documentation - 2011
1
• .html (absolument déconseillé : c’est une page web),
• .doc (document Word, lisible aussi avec Open Office)
• .pdf : à recommander : c’est le format le plus « portable » lisible de nombreux logiciels
gratuits.
• autres formats : .rtf (lisible avec Word, open office), .txt (lisible avec tout éditeur de texte,
.xml (à ne pas utiliser : langage de balises)
 Une icône représentant un document en format PDF :
Dans ce cas le document s’ouvrira directement en pdf et vous pourrez
en enregistrer une copie sur votre ordinateur.
Les bases de données donnent parfois à ces documents des noms abscons (suite de
chiffres, nom génériques) pensez à les renommer avant enregistrement pour être sur de
pouvoir les identifier par la suite. Attention, l’extension à la fin du nom du fichier (.doc, .rtf)
indique le format à l’ordinateur. Si vous la supprimez ou si vous la modifiez, l’ordinateur
risque de ne pas trouver avec quel logiciel ouvrir votre fichier.
3.
La veille
La veille consiste à se tenir informé très régulièrement de l’actualité d’un sujet précis. On
parler de veille documentaire pour une discipline donnée (la veille en droit fiscal par
exemple) ou sur un sujet de recherche plus précis.
On distingue deux méthodes : le « push » et le « pull »
 Le « pull »
C’est la méthode manuelle qui consiste à refaire très régulièrement la même recherche pour
voir si l’on obtient de nouveaux résultats. Ce n’est pas la méthode la plus économique mais
elle peut permettre de cibler très précisément ses besoins.
 Le « push »
Cette méthode consiste à utiliser les fonctionnalités de veille automatisées que propose de
plus en plus les sites Web et les Bases de données. Le principe est de s’abonner pour être
informé des nouvelles parutions, soit sur une revue un particulier, soit sur une partie d’un site
web, soit sur une recherche spécifique effectuée dans les bases de données.
Ces résultats peuvent être envoyés par e-mail mais de plus en plus sont
proposés sous la forme d’abonnement à un fil RSS symbolisé par ce logo :
Pour créer un abonnement RSS, il faut : un lecteur de RSS (soit un logiciel installé sur
l’ordinateur, comme thunderbird, soit une fonctionnalité du navigateur Internet comme les
marques pages dynamiques de Firefox, soit un lecteur de RSS en ligne comme Google
reader) et un site Web ou une base de données qui propose des Flux RSS.
Université Nice Sophia Antipolis – Service Commun de la Documentation - 2011
2
Exemple : si je m’abonne au fil RSS du « journal de bioéthique » sur la base de données
CAIRN, je recevrai dans mon lecteur RSS la table des matières de chaque nouveau numéro
paru :
4.
A quoi ça sert ?
Savoir enregistrer et organiser le stockage des documents que vous trouvez sur les bases
de données ou en ligne est essentiel pour ne pas refaire plusieurs fois la même recherche.
La veille, dans un cursus universitaire, devient réellement utile à partir du niveau Master, si
vous travaillez sur une thématique qui nécessite de se tenir informé des dernières
recherches en cours. Elle peut être essentielle également dans certains domaines
professionnels et dès que vous démarrez des stages (intelligence économique, domaines de
l’Infocom…)
Mais le principe de la veille a aussi des applications dans la vie quotidienne : surveiller les
billets d’un blog sur le cinéma, suivre l’actualité de NiceMatin…
Université Nice Sophia Antipolis – Service Commun de la Documentation - 2011
3