Gagner du temps avec le traitement de texte Open Office Writer

Gagner du temps avec le traitement de textes
Open Office Writer
Niveau 1
1 - L'insertion automatique
Principe : les mots dont l'utilisation se répète sont mémorisés par le programme. Ils
s’écrivent automatiquement dès la saisie des premières lettres.
Manipulation : taper quelques mots, au bout de cinq lettres, le programme affiche en sur
brillance une proposition pour le compléter. Valider en tapant « Entrée ».
Voir la liste des insertions automatiques :
Menu Outils > Auto correction/Auto format. Cliquer sur l'onglet Insertion automatique...
2 - Remplacement automatique
Principe : Cette fonction permet de corriger automatiquement en cours de frappe les fautes
récurrentes. Elle complète la fonction de vérification d'orthographe (
Manipulation : taper quelques mots avec des fautes comme « abandoner » « professionel »
« creer » etc. Le logiciel doit normalement remplacer les saisies incorrectes par leur
équivalent correct. On peut utiliser cette fonction pour remplacer des abréviations par le mot
complet qu'elles désignent.
Personnalisation des remplacements :
Menu Outils > Auto correction/Auto format. Cliquer sur l'onglet Remplacement.
Pour ajouter une nouvelle entrée, taper l'abréviation dans la case de gauche et son
équivalent à droite puis cliquez sur Ajouter (pdt par pendant par exemple, pex par par
exemple). Attention à bien choisir ses abréviations !
3 - La vérification d'orthographe automatique
Principe : signalement automatique des fautes d'orthographe.
(Fonctionne
si
les
dictionnaires
ont
été
http://fr.openoffice.org/DicOOo/index_dicooo.htm )
correctement
Manipulation :
Menu outils > Vérification d'orthographe > vérification automatique pour l'activer.
Pôle TICE – CDDP de Loire-Atlantique – David Cottrel – janvier 2004
installés :
Lorsque l’on fait une faute d’orthographe, le logiciel la signale (lorsqu'il la reconnaît comme
telle) en soulignant le mot en rouge. Pour corriger : clic droit sur le mot erroné soit le mot est
connu et il n'y a qu'à le prendre dans la liste soit il faut chercher un équivalent dans le menu
Auto Correction > choisir dans la liste : la prochaine fois ce mot sera automatiquement
corrigé !
Pour activer ou désactiver le soulignage des fautes d’orthographe et de grammaire par
OOoW: cliquez sur l'icône correspondante dans la barre d'outils de gauche.
4 - Mises en forme rapides
Principe : mise en forme automatique de paragraphes lors de la frappe.
Manipulation :
Titre automatique : un paragraphe est formaté en tant que titre si le paragraphe commence
par une lettre majuscule, le paragraphe ne se termine pas par un caractère de ponctuation et
est situé entre deux paragraphes vides.
Puces et la numérotation : pour créer une liste à puces, tapez un tiret (-), une étoile (*) ou
un signe plus (+), suivi d'un espace ou d'une tabulation, au début d'un paragraphe.
Pour créer une liste numérotée, tapez un nombre et un point (.), suivi d'un espace ou d'une
tabulation, au début d'un paragraphe.
Bordure de séparation : tapez à la suite au moins trois tirets (---), traits de soulignement
(___) ou signes égal (===) et appuyez sur Entrée, le paragraphe est remplacé par une ligne
horizontale de la largeur de la page.
5 - En-tête et pied de page
Principe : ces zones situées en haut et en bas des pages permettent d’y stocker des
éléments se répétant (logo, date, numéro de page, auteur, …)
Manipulation :
Répétition des mêmes éléments sur les pages :
Insertion > En-tête > Standard ou Pied de page > Standard. La zone devient active.
Pour régler leurs dimensions :Menu Format > Page... > Onglet En-tête ou Pied de page.
Taper le texte désiré, insérer des images, etc.
6 - Pagination, notion de champ :
Principe : Un champ dans un document est une zone contenant un code permettant à OOo
d’afficher un texte conditionnel, dépendant de certaines variables (l’heure, la date, le nom du
document, du créateur, …) : la liste des possibilités est visible par Insertion > Champ…
Manipulation : pour paginer le document : dans l'en-tête par exemple Menu Insertion >
Champ > Numéro de page, taper une barre oblique puis Menu > Insertion > Champ >
Nombre de pages. Les champs apparaissent sur fond gris.
7 - Les raccourcis clavier
Principe : tOOo dispose de très nombreux raccourcis claviers qui permettent de travailler
sans souris. Dans le menu d'aide (touche F1) saisissez « raccourcis clavier » pour en
afficher la liste. Dans les menus les touches de raccourci sont souvent disponibles, ce qui
permet de les mémoriser petit à petit.
Les raccourcis clavier les plus utiles :
Ctrl+X : Couper, Ctrl+C : Copier, Ctrl+V : Coller
Ctrl+retour arr. : supprimer un mot vers la gauche, Ctrl+suppr. : supprimer un mot vers la
droite
Ctrl+G : Gras, Ctrl+I : Italique, Ctrl+U : Souligner,
Pôle TICE – CDDP de Loire-Atlantique – David Cottrel – janvier 2004
Ctrl+Maj+G : Alignement à gauche, Ctrl+MAj+C : Centré, Ctrl+Maj+D : Alignement à droite,
Ctrl+J : justifier
Insérer un saut de ligne : Maj+Entrée, insérer un saut de page : Ctrl+Entrée
Ctrl+S : Enregistrer
Ctrl+Z : Annuler dernière action, Ctrl+Y : Répéter dernière action
Ctrl+→ : déplacement mot par mot
« Fin » : pour aller à la fin de la ligne, « Origine » : pour aller au début de la ligne
Ctrl+« Fin » : pour aller à la fin du doc., Ctrl+« Origine » : pour aller au début du doc.
Ctrl+P : imprimer avec l’imprimante par défaut sans configurer les options.
8 - Les sélections rapides
Un mot : double clic sur le mot.
Un paragraphe : Ctrl + 1 clic dans la phrase.
Plusieurs paragraphes : placer le curseur au début de la sélection souhaitée puis Maj+clic à
la fin.
Tout le document : Ctrl+A
En utilisant les touches de déplacement :
caractère par caractère : Maj+→
jusqu’à la fin du mot : Ctrl+Maj+→
jusqu’à la fin du paragraphe : Maj+Fin
En utilisant la marge de gauche : 1 clic sélectionne toute la ligne, 2 clics sélectionnent tout le
paragraphe, 3 clics sélectionnent tout le document.
9 - Avant d'imprimer
Principe : corrections de dernière minute et vérification de la mise en page du document.
Rechercher/remplacer : Ctrl+F
Permet de remplacer un élément du texte en laissant OOoWriter rechercher les occurrences
: même faute répétée, mêmes abréviations, …
Ex : remplacer + par « + », les espaces redoublés par un seul, doc. par document, …
Cliquer sur « Tout remplacer » ou « Remplacer » si vous préférez la prudence (on peut
donner son accord occurrence par occurrence).
Cliquer sur « Plus » pour ouvrir les options.
Aperçu :
Permet de se faire une idée du doc. une fois imprimé : Fichier > Aperçu avant impression (ou
bouton Aperçu).
l'aperçu permet d’économiser du temps et du papier en vérifiant la présentation générale du
document avant d’imprimer.
La vérification peut porter sur les sauts de page, les lignes (et paragraphes) devant
apparaître sur la même page (= solidaires), …Utilisez le bouton « Loupe » ou le zoom
exprimé en pourcentage.
L’aperçu permet aussi de vérifier que le texte ne déborde pas des limites d’impression de
l’imprimante.
Bouton « Fermer l'aperçu » pour revenir en mode d’affichage précédent.
Options d’impression :
Fichier > Imprimer… > bouton « Options ».
Activer le mode « Impression en noir » pour économiser l’encre des cartouches et accélérer
l’impression.
Activer « Ordre inversé » pour les documents de plusieurs pages : à la fin de l’impression,
les pages seront dans l’ordre.
Désactiver « Dessins » et « Images » pour accélérer l’impression, s’ils ne sont pas utiles.
Pôle TICE – CDDP de Loire-Atlantique – David Cottrel – janvier 2004
10 – Enregistrement
Principe : retrouver rapidement ses documents, se constituer des archives indexées.
Ranger ses documents :
Regrouper ses documents dans un dossier unique avec des sous-dossiers structurés.
Pour que Word ouvre automatiquement le dossier contenant les fichiers personnels : Outils >
Options… > OpenOffice.org > Chemins . Sélectionner dans la ligne « Dossier de travail » et
cliquer sur Editer… pour choisir le dossier personnel.
Archiver ses documents :
Quand les documents ont été enregistrés depuis longtemps et quand ils sont très nombreux,
on ne sait plus ce qu’ils contiennent. Avant qu’il ne soit trop tard, prendre l’habitude de
compléter les propriétés des documents : Fichier > Propriétés > onglet « Description».
Compléter au moins certaines rubriques (Titre, Sujet, Mots clés, …). Cela permettra plus tard
de faire une recherche parmi ses documents pour retrouver ceux correspondant à certains
mots.
Pôle TICE – CDDP de Loire-Atlantique – David Cottrel – janvier 2004