Initiation à OpenOffice

Initiation à OpenOffice
Le module de traitement de texte (Writer)
Introduction:
Le logiciel OpenOffice est un intégré bureautique (du type Works) contenant plusieurs applications:
traitement de texte (Writer), tableur (Calc), présentations (Impress), éditeur de formules
mathématiques, de dessin (Draw), de pages web, réalisation de macros.
Il s'apparente à d'autres suite bureautique commerciales existantes comme la suite Microsoft Office
(Word, Excel, Powerpoint...) ou Starwriter. Il a l'avantage d'être libre, gratuit et entièrement
compatible avec les autre suites bureautiques existantes.
1) Lancement du programme/Repérage des différentes barres d'outils:
Après avoir lancé le programme (soit à l'aide du raccourcis situé sur le bureau, soit à l'aide du
menu démarrer/Programmes/OpenOffice ), selon la version le module de traitement de texte se
lance automatiquement ou s'exécute depuis le menu « Fichier » puis « Nouveau » et enfin « Texte ».
a) La barre de menu:
Comme dans l'ensemble des fenêtres de Windows, les programmes tels qu'OpenOffice affichent une
barre de menu comportant différents menus permettant d'agir sur le programme en question.
On trouve de nombreuses fonctions dans les menus. Pour les plus communes et les plus utilisées, on
trouve dans le menu « Fichier »:
Pour ouvrir un nouveau document texte, classeur,
présentation...
Ouvrir un document texte déjà enregistré.
Fermer uniquement le document texte actuel.
Enregistrer: Remplace l'ancien document s'il
existait déjà auparavant.
Enregistrer sous...: Permet de choisir le répertoire,
le format d'enregistrement et d'enregistrer un
même document sous un autre nom.
Tout enregistrer: permet d'enregistrer l'ensemble
des documents openoffice ouverts en même
temps.
Pour avoir un aperçu du document tel qu'il sera
une fois imprimé.
Pour imprimer le document ouvert.
Pour quitter Openoffice et fermer tout les
documents ouverts.
Affiche les derniers documents ouverts avec
openOffice.
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Dans le menu « Édition » on trouve les fonctions Annuler et Restaurer qui permettent d'annuler la
dernière action, ainsi que rétablir l'annulation que l'on a effectué.
Puis les fonctions couper, copier, coller qui permettent de couper, copier ou coller des textes,
parties de textes, images et d'autres éléments dans le traitement de texte ou vers une autre
application.
Dans le menu « Affichage » on trouve la fonction Zoom qui permet d'ajuster la taille de la page sur
l'écran à notre convenance, ainsi que le sous-menu nommé « Barres d'outils » qui permet entre-autre
de faire disparaître ou apparaître sur l'écran les différentes barres d'outils.
b) La barre de fonctions:
Cette barre de fonctions, contient un menu déroulant et des raccourcis sous forme de boutons, qui
sont liés à différentes fonctions contenues dans les menus de la barre de menu.
Ainsi on retrouve des éléments déjà connus:
Nouveau document texte
Imprimer
Ouvrir un document
Enregistrer
Annuler / Restaurer
Couper / Copier / Coller
c) La barre d'objets:
Elle est propre au module d'Openoffice utilisée. Elle possède des menus déroulants et des raccourcis
sous forme de boutons. Ces raccourcis sont ici propre au traitement de texte et permettent d'agir
directement sur le texte après l'avoir sélectionné.
Ainsi on trouvera:
Gras / Italique / Souligné
Style de texte, de
paragraphe.
Type de police.
Taille de la police.
Aligner le texte à droite /
centré / à gauche / justifié
Couleur de caractères.
d) La barre d'instruments:
Elle se situe par défaut à gauche de l'écran. Elle se compose uniquement de raccourcis sous forme
de boutons. Ils permettent pour certains d'accéder à une nouvelle barre d'outils supplémentaire,
propre à une fonction (dessin, formulaire), d'accéder à une boîte de dialogue dédiée à une fonction
(objet, champs, tableau...) ou de retrouver des fonctions présentes dans les différents menus de la
barre des menus (correcteur d'orthographe, rechercher...).
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e) La barre d'état:
Elle contient un rappel de certains paramètres choisis par l'utilisateur lors de l'utilisation du
traitement de texte. On peut y retrouver le nombre de page total du document ainsi que la position
de la page consultée par rapport aux autres, on y trouve le style choisi, la taille du zoom, l'activation
du mode insertion, du mode sélection, du mode hyperlien...
Pour résumer:
Barre de menus
Barre de fonctions
Barre d'objets
Barre d'instruments
Barre d'état
2) Ouvrir un document déjà existant:
Pour ouvrir un fichier texte déjà présent sur l'ordinateur ou sur un des lecteurs de l'ordinateur
(disquette, cédérom, clé USB...), deux possibilités:
-soit par le menu « Fichier » puis Ouvrir...
-soit à l'aide du raccourcis placé sur la barre de fonctions.
Une fenêtre s'ouvre alors. Il faut ensuite indiquer à l'ordinateur où se situe dans l'ordinateur le fichier
que l'on souhaite ouvrir grâce au menu déroulant situé en haut de la fenêtre.
Une fois le bon répertoire (ou dossier) indiqué, il faut sélectionner le fichier en question et cliquer
sur le bouton Ouvrir.
Le fichier s'ouvre alors dans Openoffice. Attention, Openoffice ne pourra lire que des fichiers
textes. Il ne pourra pas ouvrir de fichiers « sons « ou « vidéos ».
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Menu déroulant
Dossier où l'on veut aller.
Bouton Ouvrir
3) Enregistrer un document:
Pour enregistrer un fichier texte déjà présent sur l'ordinateur ou sur un des lecteurs de l'ordinateur
(disquette, cédérom, clé USB...), deux possibilités:
-soit par le menu « Fichier » puis Enregistrer ou Enregistrer sous...
-soit à l'aide du raccourcis placé sur la barre de fonctions.
Une fenêtre s'ouvre alors. Il faut ensuite indiquer à l'ordinateur où l'on souhaite enregistrer le
document grâce au menu déroulant situé en haut de la fenêtre.
On a la possibilité de nommer le fichier en question, et le choix du format auquel on souhaite
l'enregistrer (par défaut le document s'enregistrera au format Openoffice c-a-d au format « .sxw »).
Si l'on veut exporter ce fichier par la suite pour pouvoir le lire avec un autre traitement de texte, on
l'exportera au choix au format Rich Text Format (« .rtf ») ou au format Word (« .doc ») si on veut le
lire avec Microsoft Word.
4) Quelques précisions sur la fenêtre d'Ouvrir/Enregistrer:
Dans cette fenêtre on trouve différentes icônes dont voici les utilités:
Précédente: permet de revenir à la dernière action réalisée.
Dossier parent: permet de remonter d'un niveau
Nouveau dossier: permet de créer un nouveau dossier dans le répertoire actuel.
Affichage: permet de changer l'affichage des icônes représentant les dossiers et les fichiers.
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5) Comment insérer un bouton dans une des barres d'outils:
Pour insérer un raccourcis sous forme de bouton dans une des barres d'outils, il faut se rendre dans
le menu « Affichage » de la barre des menus, puis choisir l'onglet Barres d'outils.
Dans le sous menu qui apparaît, cliquer sur l'onglet Personnaliser.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle on peut choisir quelle barre d'outils on veut
personnaliser, quels boutons sont disponibles etc.
Pour ajouter un bouton, par exemple celui de l' « Aperçu » dans la barre de fonctions, il faut choisir
dans la liste de gauche (nommée Boutons disponibles) le menu Affichage...
... puis au sein de celui-ci le bouton Aperçu.
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Une fois celui-ci sélectionné, on choisit de l'ajouter dans la liste de droite, grâce au bouton Ajouter.
Le bouton se rajoute ainsi à la liste de droite contenant l'ensemble des boutons qui composent la
barre de fonctions.
Pour valider la commande, il s'agit de cliquer sur OK, la fenêtre se ferme et le bouton de l'aperçu
s'est ajouté aux autres déjà présents sur la barre de fonctions.
6)Afficher / Cacher les caractères non imprimables:
Un fichier créé par un traitement de texte contient, en plus des caractères qui seront imprimés, des
caractères de mise en forme, invisibles à l’impression mais nécessaires à la structuration du
document, en particulier : les marques de paragraphes, les tabulations, les retours à la ligne, les sauts
de pages, …
A l'aide du bouton « Afficher / masquer les caractères nom imprimables »
de la barre
d'instruments, on peut masquer puis rétablir l'affichage des caractères non imprimables.
En phase de saisie ou de modification du document, il est vraiment utile de voir ces caractères non
imprimables afin de mieux appréhender la structure du document. En phase de finition, on les
masque pour mieux apprécier la présentation du document.
7)Insertion de tableau:
Pour insérer un tableau dans Openoffice, il faut choisir l'onglet Tableau dans le menu « Insertion »
de la barre des menus.
On choisi ensuite le nombre de colonnes et de lignes que l'on souhaite, sachant que l'on peut
toujours par la suite en ajouter ou en supprimer.
On peut ensuite choisir d'insérer dans son tableau, du texte, des images, des couleurs d'arrière plan
ou des formules mathématiques (fonction commune avec l'application tableur d'Openoffice).
Texte
oui
53
non
25
Total
=sum<C1.1.3>
6
Lorsque l'on insère un tableau, une nouvelle barre d'outils apparaît. On trouve donc à la place de la
barre d'outils texte, une barre d'outils tableau qui permet de modifier celui-ci et d'utiliser certaines
formules mathématiques automatiques.
Bouton permettant de basculer de la barre d'outils tableau à la barre d'outils texte.
8)Insertion d'images:
Pour insérer une image dans Openoffice, il faut choisir l'onglet Image dans le menu « Insertion » de
la barre des menus. Puis on à le choix entre une image à partir d'un fichier (image présente sur
l'ordinateur, sur un CD, une disquette, une clé USB, un réseau...) ou à partir d'un scanner.
On procède ensuite de la même manière que si l'on voulait ouvrir un document (cf.2) ) en indiquant
à l'ordinateur où se situe l'image dans celui-ci.
A noter que là aussi, une barre d'outils dédiée à l'image apparaît à la place de celle dédiée au texte.
Bouton permettant de basculer de la barre d'outils image à la barre d'outils texte.
9)Utilisation de la fonction dessin:
Dans la barre d'instrument d'openoffice, on trouve le bouton
(Afficher les fonctions de dessin)
qui permet de « dessiner » des formes automatiques (rectangle, ellipses, trait, flèches...) et de créer
des cadres texte afin de légender par exemple les images que l'on a inséré dans le traitement de
texte.
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On peut ainsi réaliser ce genre de chose:
10)Orientation d'une page / Réglage des marges:
a) Orientation:
Une page à deux orientations dont les noms sont empruntés à la photographie et à la peinture:
Portrait (page positionnée à la verticale) et Paysage (page positionnée à l'horizontale).
Pour définir l'orientation d'une page ou d'un document, il faut utiliser le menu « Format » puis
l'onglet Page.... Dans la fenêtre qui s'ouvre, à nouveau dans l'onglet Page, on trouve le format de
papier et le choix de l'orientation de la page (Portrait ou Paysage).
Une fois le choix fait, on applique l'orientation à tout le document en validant sur le bouton OK ou
en tapant sur la touche Entrée.
b) Marges:
On peut définir les marges de la page ou du document que l'on utilise afin d'occuper la plus grande
place possible sur une page ou bien par exemple pour réaliser un document qui sera relié et devra
donc posséder une marge à gauche plus importante.
Pour ce faire, on procède de la même manière que pour changer l'orientation d'une page (cf 10) a) ),
à la différence près que cette fois nous allons nous occuper de la taille des marges comme indiqué
sur la figure suivante:
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On peut donc modifier les marges à notre convenance, jusqu'aux limites des capacités de
l'imprimante. Une imprimante à besoin d'occuper une certaine zone sur la page afin de pouvoir
attraper le papier et le faire passer dans ces rouleaux. La zone maximum où l'on peut imprimer se
nomme la zone maximum d'impression.
Pour imprimer un document dans cette zone maximum d'impression, il faut mettre toutes les marges
à zéro. L'ordinateur avertit alors que l'on ne peut dépasser la zone maximum d'impression et
demande si c'est bien cela que l'on veut faire. Il faut répondre NON, sous-entendu OUI je désire
employer la zone maximale atteinte par mon imprimante.
11)Création d'un style de page / Alternance Portrait-Paysage:
a) Style de page:
Openoffice permet de garder en mémoire de manière temporaire un certain nombre d'informations
relatives à un fichier, afin par exemple d'appliquer la même mise en page pour toutes les pages du
document (avec certaines marges, entête, pied de page, fond, orientation...). On appelle cela les
styles de page.
Pour les changer on utilise la barre d'outils d'openoffice:
Style de page
Pour créer un style de page, on utilise le styliste (F11 ou bouton
choisi le bouton Styles de page
et on clique sur Nouveau....
de la barre de fonction). On
puis dans la liste, sur le style Standard, on effectue un clic droit
Vous obtenez un boite de dialogue à onglets. Onglet Gérer, commencez par nommer le style de
page, “Mon style perso” par exemple, indiquez le “style de suite” en mettant “Standard”.
Modifiez ensuite les marges et l'orientation de la page dans l'onglet Page à votre convenance, puis
validez avec le bouton OK.
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b) Alternance Portrait-Paysage:
Pour alterner dans un même document des pages en Portrait et des pages en Paysage, il ne faut pas
choisir pour une page de modifier son orientation, cela reviendrait à l'appliquer à tout le document!
Il faut donc procéder avec les styles de page (cf 11) a) ) et créer un style de page nommé
« Paysage » dont la propriété principale (onglet Page) sera une orientation en Paysage.
Une fois ce style de page créé, il faut, à la fin de la page où l'on souhaite insérer une page au format
Paysage, choisir le menu « Insertion » puis l'onglet Saut manuel....
Dans la liste de Style, il suffit de choisir celui nommé Paysage, puis de valider avec OK.
12)Exporter au format PDF (Portable Document Format):
Un des grands avantages d'Openoffice est de pouvoir exporter ses documents au format PDF, qui
permet entre-autre, d'alléger considérablement le poids des fichiers, notamment lorsqu'ils
contiennent des images.
Les fichiers sont alors lisible avec Acrobat Reader, logiciel de visionnage de document au format
PDF, que l'on trouve gratuitement sur Internet, dans la plus part des CDs de connexion Internet ou
fourni gratuitement sur les CDs d'installation de la plus part des logiciels.
Pour exporter un fichier texte réalisé sous Openoffice (avec du texte, des images, des tableaux, des
dessins...), il faut l'éditer (l'ouvrir) et cliquer sur le bouton
(Export direct au format PDF).
Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle il faut indiquer la destination (l'endroit où l'on enregistre le
document en question au format PDF) du fichier. On valide ensuite sur le bouton Enregistrer.
/!\ ATTENTION: Le fait d'enregistrer le document au format PDF ne vous dispense pas de
l'enregistrer au format texte de votre choix (.sxw par défaut cf. 3) ). Cela va simplement créer un
document SUPPLEMENTAIRE au format PDF.
De même, vous ne pourrez pas modifier, ni éditer par la suite un document enregistré au format
PDF.
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