Microsoft Excel (tableur électronique)

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Apprentissage Microsoft Excel - Année académique 2005-2006
Microsoft Excel (tableur électronique)
Excel est un programme de type "tableur". L'objet de ce type de programmes est de permettre
à l'utilisateur d'avoir accès à la puissance de calcul de l'ordinateur de manière souple et
versatile. Une utilisation typique d'un tableur consiste à programmer (de manière très simple)
des formules reliant différentes constantes et paramètres, et ensuite à modifier ces derniers de
manière à voir la manière dont l'expression composée varie.
1. Espace de travail de Microsoft Excel
Un fichier Excel est comme un classeur rangé dans une armoire (votre disque dur par
exemple). Ce classeur contient des feuilles (3 par défaut – ajout et suppression de
feuilles possibles). Tout comme dans un support papier classique, les feuilles peuvent
être supprimées, déplacées, renommées, … Chaque feuille du classeur est nommée par
un onglet (Feuil1, Feuil2 et Feuil3 par défaut).
Les lettres de colonnes vont de A à IV (après la colonne Z, vient la colonne AA, après
AZ vient AB et ainsi de suite). Les numéros de ligne vont de 1 à 65536.
Astuce : si les en-têtes de colonne sont des numéros, vous pouvez modifier cet affichage en
cliquant sur le menu OUTILS → Options → onglet Général (Paramètres) : désactivez la case
à cocher ‘Style de référence L1C1’.
Chaque cellule est donc définie d’abord par son index de colonne (par exemple, B)
suivi de son index de ligne (par exemple, 11) ⇒ la référence de la cellule sera B11.
La cellule sélectionnée par une bordure noire épaisse s’appelle la cellule active. Si une
plage est sélectionnée (càd. plusieurs cellules à la fois), la cellule active est celle du
coin supérieur gauche de la plage. La référence de cette cellule active (ou le nom qui
lui aura été attribué (menu INSERTION → Nom → Définir …)) apparaît dans la
partie gauche de la barre de formule, sous forme de liste déroulante.
Prof. P. Leroy – F. Farnir – L. Massart
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Dans la grille de la feuille de calcul, la forme du pointeur est un gros signe « + »
blanc. Sur les barres de menus et d’outils, le pointeur reprend sa forme habituelle. Sur
la barre de formule, le pointeur prend la forme d’un « I » pour l’insertion de données
Des « scrolling bars » ou « ascenseurs » vertical et horizontal permettent de se
déplacer dans la feuille de calcul.
1.1. Les barres d’outils et autres barres d’état
Le graphique des barres comporte ici 5 étages, du plus élevé au plus bas, on observe :
• La barre de titre : comporte les noms de l’application et du classeur sur lesquels vous
travaillez. A droite, les boutons Réduire, Restaurer en bas et Fermer relatifs à
l’application sont présents.
• La barre de menus d'Excel permet d'accéder à une grande partie des possibilités du
programme. Celles-ci sont regroupées par thème, afin de faciliter le travail de
recherche. Les différents menus sont présentés succinctement, seules les
caractéristiques essentielles étant détaillées, la composition de chacun d’eux peut être
personnalisée.
- Fichier (= File) : permet de gérer les documents comme un ensemble. Ainsi, il
permet de "créer un nouveau document", d'"ouvrir un document existant", "de
fermer le document en cours", de "sauver le document", "de l'imprimer", et
également de "Quitter MS Excel".
- Edition (= Edit) : permet de réaliser les "Copier-Coller" et les "Couper-Coller",
bien qu'il ne soit pas le moyen le plus performant de les réaliser. Il permet aussi
de supprimer des cellules de la feuille, en décalant les cellules restantes et en
adaptant les formules au besoin. Il permet également d'effectuer des recherches
de chaînes de caractères dans la feuille.
- Affichage (= View) : permet de configurer la vue que l'on désire de l'application:
comment la grille doit apparaître, quelles barres d'outils doivent être visibles,
afficher les en-têtes et les pieds de page, …
- Insertion (= Insert) : permet l'insertion de toutes une série d'objets dans la
feuille. En particulier, il permet d'insérer des cellules, des lignes et des colonnes.
Il permet également d'insérer un graphique sur la feuille ou une fonction dans
une cellule, à partir d’une liste, et d’en définir ensuite les arguments de manière
interactive.
- Format (= Format) : autorise toute une série de formatage des cellules, lignes,
colonnes, … ainsi que l’application de styles.
- Outils (= Tools) : permet d’accéder aux options du programme, aux macros, aux
utilitaires d’analyses ou au solveur. La correction de l’orthographe passe aussi
par ce menu.
- Données (= Data) : permet de gérer les données de la feuille en les triant
notamment. Gère aussi les données externes.
- Fenêtre (= Window) : permet de passer d'une vue d'un document à une autre, ou
encore de passer d'un document à un autre lorsque plusieurs documents sont
ouverts simultanément.
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-
? [Aide] (= Help) : index d’aide sur Microsoft Excel. Très utile étant donné
l’étendue de possibilités du programme.
Astuce : les menus sont des menus adaptatifs dans les dernières versions d’Excel, ils
apparaissent avec un nombre limité de commandes (les plus utilisées ou récemment utilisées),
après quelques secondes ou en cliquant sur la double flèche vers le bas, le menu se développe
alors dans sa totalité.
•
•
Les deux barres d’outils par défaut sont ensuite affichées (barre d’outils standard et
barre d’outils mise en forme). Il existe une grande quantité de barres d’outils, vous
pouvez les afficher en cliquant-droit sur celles-ci et en sélectionnant les barres
souhaitées. Chaque barre d’outils peut être personnalisée (ajout ou suppression de
boutons). A chaque bouton est affecté une opération (par exemple, raccourci d’une
commande de la barre de menus, activation d’une macro, …).
La barre de formule contient à gauche une liste déroulante donnant le nom ou la
référence de la cellule active et à droite une zone d’insertion de formule ou de fonction
(affichage et possibilité de modification de la formule de la cellule active).
En bas de l’écran se trouve les onglets du classeur ainsi que les boutons de navigations dans
ces feuilles.
En-dessous de ceux-ci la barre d’état indique le statut dans lequel se trouve le programme
(Prêt à calculer, en calcul, en cours de sauvegarde, en cours d’enregistrement, ouverture d’un
fichier, …)
1.2. Principe de base de la gestion de fichiers
Les fichiers se créent, s’ouvrent et s’enregistrent de la même manière que dans les autres
environnements Windows. Ces commandes sont accessibles via le menu Fichier ou via les
icônes
Vous pouvez, en passant par le menu Fichier → Nouveau … choisir des modèles de
documents en fonction de vos besoins. Des modèles peuvent aussi être téléchargés sur
internet.
Les règles d’attribution des noms de fichiers restent d’actualité, à savoir :
- Maximum 218 caractères
- N’importe quelle combinaison de caractères alphanumériques, d’espaces et de
caractères spéciaux, à l’exception de / \ < > * « » | et des caractères de
ponctuation ( ? , . ; :)
- Windows ne tient pas compte des majuscules et des minuscules
L’extension des fichiers Excel est .XLS.
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2. Utilisation d’une feuille de calcul
2.1. Déplacements
ZONE = cellule seule ou plage de cellules encadrée par des cellules vides ou des entêtes de colonne et de ligne.
Les déplacements entre les différentes zones d’une feuille de calcul se réalise avec la
combinaison de la touche CTRL et des flèches de déplacements.
Ces déplacements peuvent aussi se réaliser avec la souris, on double-clique sur le bord
de la cellule active (le pointeur en croix adopte alors la forme d’une flèche). Le bord
choisi détermine le sens de la sélection.
Codes du mode clavier :
F8
Le mode sélection étendue permet d’étendre la sélection
active au clavier (= bouton gauche souris maintenu enfoncé)
MAJ + F8
Le mode ajout permet d’ajouter des cellules à la sélection
active à l’aide du clavier
DEF (SCROLL LOCK)
Le mode défilement permet aux touches Page Up, Page
Down et de direction de déplacer la partie affichée de la
fenêtre sans changer de cellule active
FIN (END)
Le mode fin en combinaison avec les touches de direction
permet de déplacer la cellule active vers le bord de la zone
ou vers la dernière cellule de la feuille
HOME
Atteint la première cellule de la ligne en cours
CTRL + HOME
Atteint la cellule A1
CTRL + END
Atteint la dernière cellule de la zone active
SCROLL LOCK + HOME Atteint la première cellule de la fenêtre active
SCROLL LOCK + END
Atteint la dernière cellule de la fenêtre active
2.2. Sélections
La sélection est la première étape nécessaire avant toute intervention sur une cellule ou une
plage de cellules. La cellule sélectionnée est ainsi active et prête à être modifiée. Son nom
apparaît dans la zone « NOM » à gauche de la barre de formule.
Techniques de sélection
Plage de cellules : - faire glisser la souris bouton gauche enfoncé
- cliquer sur la cellule du coin supérieur gauche, maintenir MAJ
enfoncée et puis cliquer sur la cellule du coin inférieur droit
- à partir de la cellule active, maintenir MAJ enfoncée et se
déplacer avec les flèches de navigation du clavier
N.B. : Si vous devez sélectionner de grandes plages de cellules (au delà des bordures de la
fenêtre), utilisez la fonction ZOOM ou le fractionnement de la fenêtre.
Colonnes ou lignes :
- à partir de la cellule active ou de la plage de cellules,
cliquer sur CRTL+ESPACE (colonne) ou
MAJ+ESPACE (ligne)
- cliquer sur l’en-tête de colonne ou de ligne
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Toute la feuille : - CTRL+MAJ+ESPACE
- cliquer dans l’angle supérieur gauche de la fenêtre de la feuille
(à l’intersection des en-têtes de colonne et de ligne)
Zones :
- Maintenir la touche CTRL enfoncée tout en cliquant sur les cellules
ou sélectionnant les plages avec la souris.
Sélections spéciales : via le menu Edition → Atteindre puis cliquer sur le bouton
Cellules…
Remarque : Vous pouvez aussi nommer des zones en sélectionnant la zone puis menu
Insertion → Nom → Définir. Ainsi, la zone nommée peut être rapidement sélectionnée via la
zone de nom à gauche de la barre de formule.
2.3. Saisie des valeurs
Deux types d’entrées dans les cellules : les constantes (valeurs numériques, de texte et
date/heure, plus deux types spéciaux, les valeurs logiques et d’erreur) et les formules.
Vous pouvez effectuer une entrée après sélection de la cellule soit directement soit en cliquant
sur la barre de formule. L’entrée peut être validée par le bouton
de la barre de formule ou
par le clavier (ENTREE (ou pour choisir le sens du déplacement de la cellule active après
validation : MAJ+ENTREE, TAB et MAJ+TAB)).
Par défaut, les entrées numériques s’alignent à droite dans la cellule et les chaînes de
caractères alphanumériques s’alignent à gauche.
Pour créer une entrée de texte composée entièrement de nombres, il faut la faire précéder d’un
préfixe d’alignement, à savoir ’. Par exemple, ’01234 ou alors la rentrer comme formule
= "01234". Si vous entrez directement 01234, Excel prend l'entrée comme numérique et
ignore le zéro.
Pour modifier une entrée, il faut accéder au mode modification :
Avec la souris, en double-cliquant sur la cellule à modifier et placer le point
d'insertion à l'emplacement de l'erreur.
Avec le clavier, en appuyant sur F2 après sélection de la cellule à modifier. Les
touches de direction positionnent alors le point d'insertion.
Vous pouvez sélectionner plusieurs caractères à modifier en maintenant la touche MAJ
enfoncée.
Pour effacer ou remplacer tout le contenu de la cellule, sélectionnez-là et tapez votre nouvelle
entrée ou appuyez sur DELETE. Pour annuler une entrée, une modification ou un effacement,
utilisez le menu Edition → Annuler (les 16 dernières opérations sont mémorisées).
2.4. Gestion des feuilles de calcul
Un classeur peut contenir jusqu'à 255 feuilles ; par défaut, il y en a 3.
En cliquant-droit sur un des onglets de feuille, vous accédez à un menu qui permet d'ajouter,
de copier, de renommer ou de supprimer la feuille de calcul.
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Vous pouvez sélectionner plusieurs feuilles en maintenant le touche CTRL enfoncée et en
cliquant sur les onglets des feuilles souhaitées.
Vous pouvez fractionner une feuille de calcul pour faciliter les déplacements à l'intérieur de
celle-ci. Deux méthodes, soit utiliser les extrémités des barres de défilements de la feuille
avec le bouton gauche de la souris (fractionnement horizontal et/ou
vertical),
soit via le menu Fenêtre, qui permet un fractionnement en fonction de la position de la cellule
active.
Vous pouvez aussi figer les volets (colonne(s) et/ou ligne(s) de cellules restant apparente(s)
quand on défile dans la feuille), par exemple, pour garder des titres de colonnes toujours
visibles. De nouveau, la position (coin supérieur gauche) de la cellule active détermine la
zone figée via le menu Fenêtre.
Toute suppression de fractionnement ou de figement se fait via le menu Fenêtre.
Vous pouvez zoomer ou réduire votre feuille de calcul via le menu Affichage.
2.5. Techniques de modifications des feuilles de calcul
Opérations Copier, Couper et Coller
Lorsque vous copiez ou coupez des cellules, un rectangle de sélection en pointillé encadre la
cellule ou la plage de cellules. Ces cellules sont ensuite stockées dans le Presse-Papiers.
Une fois les cellules copiées ou coupées, vous pouvez aller vous positionner dans n'importe
quelle cellule, feuille ou classeur pour effectuer le collage.
Lors du coupage, les cellules sources sont supprimées après le collage.
Ces différentes techniques peuvent s'effectuer à l'aide du clavier (CTRL+C; CTRL+X;
CTRL+V respectivement) ou de la souris (clic-droit sur la sélection ou menu Edition ou
icônes sur la barre d'icônes).
La souris permet d'utiliser la poignée de recopie d'une cellule ou d'une plage de cellules (c'est
le petit carré noir dans le coin inférieur droit de la sélection). Quand vous placez le pointeur
de la souris sur la poignée de recopie, celui-ci devient une fine croix noire (au lieu de l'épaisse
croix blanche). Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la copie
horizontalement ou verticalement (une dimension à la fois >< sélection : deux dimensions à la
fois).
Si le contenu est du texte, il sera recopié exactement dans toutes les cellules. Si le contenu est
alphanumérique (par ex. Individu1), Excel incrémente le nombre (=> Individu2…
Individu3… ). Si une formule est présente, elle sera recopiée en tenant compte des références
relatives, mixtes ou absolues (voir plus loin).
Si le bouton droit est utilisé sur la poignée de recopie, Excel vous demande à la fin de la
recopie ce que vous désirez effectuer.
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Insertion et suppression
Pour insérer ou supprimer des colonnes ou des lignes, cliquez sur l'index de la colonne ou de
la lignes. Plusieurs colonnes ou lignes peuvent être choisies en maintenant le bouton gauche
de la souris enfoncé ou, pour des références sont contiguës, en maintenant le touche CTRL
enfoncée.
Pour supprimer ou insérer des cellules, veillez à les sélectionner.
Ensuite cliquez droit et choisissez insérer ou supprimer.
Modification et effacement
Pour modifier le contenu d'une cellules, vous pouvez soit double-cliquez sur celle-ci soit
cliquez sur la barre de formule.
Pour effacez le contenu, la touche DELETE peut être utilisée mais elle n'efface pas la mise en
forme. Pour choisir ce que vous souhaitez effacer, utilisez la commande Effacer… dans le
menu Edition.
Vous pouvez annuler vos dernières opérations via le menu Edition.
3. Elaboration de formules
3.1. Principes de base
Toutes les formules commencent par un signe égal (cette omission fait que les valeurs
alphanumériques sont interprétées comme du texte).
Les opérateurs sont des symboles représentant des opérations mathématiques (+ - / et *).
Lorsque Excel effectue ces opérations dans une formule, il applique les règles de priorité (les
parenthèses sont traitées en premier et la multiplication/division sont traitées avant
l'addition/soustraction), c'est pourquoi, certaines formules nécessitent l'utilisation des
parenthèses afin de définir les priorités.
Exemples :
Formule
=3*6+12/4-2
=(3*6)+12/(4-2)
=3*(6+12)/4-2
=(3*6+12)/4-2
=3*(6+12/(4-2))
Résultat
19
24
11,5
5,5
36
Les formules sont validées (pour la majorité) par la touche ENTER.
3.2. Utilisation des références
Une référence de cellule identifie une cellule ou un groupe de cellules dans un classeur.
Lorsque vous insérez des références de cellules dans une formule, cette dernière est liée aux
cellules référencées. La valeur résultant de la formule dépend des valeurs qui se trouvent dans
les cellules. Toute modification d'une valeur se trouvant dans une cellule référencée entraîne
la mise à jour du résultat de la formule.
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Par exemple, si les cellules A1 et A2 contiennent respectivement les valeurs 10 et 5, la somme
peut être notée dans la cellule A3 par la formule =A1+A2. Et la valeur 15 est retournée dans
Excel.
Pour saisir une référence, vous pouvez utiliser le clavier ou bien cliquant sur la cellule
souhaitée (celle-ci apparaît alors avec un encadrement pointillé jusqu'à la validation de la
formule).
Trois types de références existent :
Les références relatives (par ex. A3) désignent les cellules selon leur position par
rapport à la cellule contenant la formule (la cellule située deux lignes au-dessus de
cette cellule, par ex.)
Les références absolues (par ex. $A$3) désignent les cellules selon leur position
exacte dans la feuille de calcul (la cellule située à l'intersection de la colonne A et de
la ligne 3, par ex.)
Les références mixtes (par ex. $A3 ou A$3) contiennent une référence absolue et une
référence relative (la cellule placée dans la colonne A et située deux lignes au-dessus
de cette cellule, par ex.)
Les références absolues et mixtes sont importantes lorsque vous copiez des formules d'une
endroit à l'autre de votre feuille de calcul. Lorsque vous copiez-collez des formules, les
références relatives sont automatiquement ajustées, ce qui n'est pas le cas des références
absolues.
Si le dollar précède la lettre, la coordonnée de colonne est absolue. S'il précède le nombre, la
coordonnée de ligne est fixée. S'il est placé devant les deux, la cellule ou la plage est fixée.
Pour placer les dollars rapidement, vous pouvez utiliser la touche F4.
4. Utilisation des fonctions de feuille de calcul
Une fonction est une formule, souvent complexe, prédéfinie. La plupart des fonctions Excel
sont des versions abrégées de formules fréquemment utilisées.
Toutes les fonctions consistent en un nom de fonction suivi d'un ensemble d'arguments
entourés de parenthèses. Les arguments d'une fonction peuvent être obligatoires ou facultatifs.
Les arguments sont toujours séparés par un point-virgule. Comme pour les formules, le signe
= doit être inséré avant la fonction.
Pour insérer une fonction dans une cellule, vous pouvez utiliser le menu Insertion →
Fonction… ou cliquez sur le bouton "fx" de la barre de formule. Ensuite, la boîte de dialogue
"Insérer une fonction" apparaît. Les fonctions peuvent y être regroupées par thème.
Dû au grand nombre de fonctions et aux besoins différents de chacun, les fonctions ne seront
pas détaillées ici. Vous pouvez cependant trouver une information précieuse via l'aide d'Excel
→ Sommaire → Création de formules et audit de classeurs → Utilisation des fonctions …
De même, une information utilise sur la gestion des listes de données (clients, articles, …)
peut être trouvée dans cette aide dans le chapitre Gestion des listes.
D'autres sources d'information sont disponibles sur le web.
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