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ASSURANCE VOYAGES CHARTIS – Informations
Objet : Information concernant l’assurance «voyages officiels» des agents, experts et autres
personnes voyageant à la charge des budgets de l’Organisation
PREAMBULE
Rappel des principales prestations de l’assurance voyages :
1. LES CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES
Le contrat d’assurance «voyages officiels» CHARTIS (ex AIG EUROPE) couvre les risques spécifiques liés aux
déplacements des agents, des experts ou de toute autre personne amenée à voyager à la charge des budgets
de l’Organisation.
Numéro de Police d’assurance CHARTIS : 2.004.761
Numéros d’appel d’urgence CHARTIS Assistance 24H/24 :
Tel +32 3 253 69 16
Fax +32 3 252 69 58
2. LES CONDITIONS DE MISE EN œUVRE
L’assurance est applicable quel que soit le moyen de transport utilisé pourvu que le bénéficiaire soit en
possession d’un ordre de mission (avec ou sans frais) ou d’une lettre d’invitation portant mention de
l’assurance CHARTIS. La formule à faire figurer est la suivante : «Les risques spécifiques liés aux
déplacements sont couverts par une police d’assurance CHARTIS (contrat n° 2.004.761) valable jusqu’à
l’âge de 75 ans révolus. En cas de nécessité, le Service d’assistance CHARTIS Assistance 24h/24 peut être
contacté au numéro suivant : +32 3 253 69 16».
La mise en œuvre de l’assurance ne nécessite aucune démarche préalable, mais suppose que l’ordre de
mission, la lettre d’invitation ou le contrat de prestation de Services des tiers comporte obligatoirement la
formule ci-dessus. Il vous appartient de vérifier que cette formule figure bien sur les documents remis aux
personnes effectuant des voyages officiels pour le compte de l’Organisation.
3. LES PRINCIPAUX CAS PRIS EN CHARGE
3.1. Frais médicaux / Rapatriement
Les frais médicaux consécutifs à une maladie inopinée ou à un accident survenu lors d’un déplacement
effectué pour le compte du Conseil de l’Europe continuent de façon générale à être couverts par le
régime médical et social de base de l’assuré dans son pays de résidence.
L’assurance CHARTIS n’ayant pas vocation à se substituer aux régimes médicaux de base mais ayant été
souscrite pour intervenir à titre complémentaire, les intéressés devront systématiquement, obtenir une prise
en charge de leur régime de base (VanBreda pour les agents) avant de soumettre, le cas échéant, une
demande de remboursement à CHARTIS.
En cas de problème médical sérieux et avant d’engager des frais importants, il est indispensable de se
mettre en rapport avec la compagnie d’assurance (numéro de téléphone +32 3 253 69 16) afin de définir les
modalités d’assistance.
La décision d’un éventuel rapatriement médical revient exclusivement aux assureurs, aucun remboursement
ne sera accordé pour des billets d’avion achetés par des agents ou experts ayant pris la décision de rentrer
dans leur pays d’origine afin de bénéficier de soins médicaux sans l’accord du Service d’assistance CHARTIS
Assistance 24h/24.
3.2. Retard de bagage
En cas de retard de bagage de plus de 8 heures, l’assurance prend en charge l’achat d’articles de première
nécessité sur présentation d’une confirmation du retard de bagage fournie par la compagnie aérienne et des
justificatifs de paiement.
3.3. Vol de bagage, de valeurs ou d’effets personnels
L’assurance prend en charge le vol dans les conditions prévues par le contrat (voir résumé des garanties à la
fin de ce document).
En cas de perte ou de vol d’objets personnels, seuls les dommages ou pertes déclarés à la Police ou à la
compagnie de transport sont indemnisés.
3.4. Annulation, limitation ou adaptation de voyage
En cas d’annulation par le passager (pour des motifs prévus par le contrat), l’assurance prend en charge les
frais d’annulation.
En cas de grève ou de retard de vol de plus de 4 heures, l’assurance prend en charge les frais
supplémentaires liés au rachat d’un billet, à une nuit d’hôtel ou à des frais de taxi.
3.5. Formulaire de déclaration
La déclaration de sinistre (formulaire spécifique prévu à cet effet, disponible auprès du Bureau de Voyages)
doit être effectuée dans les délais les plus brefs. Elle sera adressée, accompagnée des pièces demandées, au
Bureau de Voyages qui la transmettra aux assureurs.
Des justificatifs, le cas échéant originaux et traductions correspondantes (en anglais ou en français), doivent
toujours accompagner une demande de remboursement de frais.
4. LES CAS PARTICULIERS
Les personnes dont les frais de voyage et de séjour ne sont pas à la charge des budgets du Conseil
de l’Europe mais dont les tâches s’inscrivent dans le cadre d’activités suivies par l’Organisation, peuvent tout
de même être couvertes par l’assurance CHARTIS.
Le Service est chargé d’informer par e-mail le Bureau de Voyages ([email protected]) du nombre de
personnes (pas d’information nominative) et des dates concernées (ces dates doivent non seulement
comprendre les jours de réunion mais également les jours passés à voyager).
La lettre d’invitation et/ou le contrat de prestation de services devront obligatoirement comporter la formule
standard :
Les risques spécifiques liés aux déplacements sont couverts par une police d’assurance CHARTIS (contrat n°
2.004.761) valable jusqu’à l’âge de 75 ans révolus. En cas de nécessité le service d’assistance CHARTIS
Assistance 24h/24 peut être contacté au numéro suivant : +32 3 253 69 16.
Souscrire une assurance complémentaire fait donc double emploi : elle n’est pas prise en charge par le
Conseil de l'Europe. »
4.1. Les Zones non couvertes par l’assurance voyage
Les pays suivants sont des zones géographiques non couvertes par l’assurance voyage CHARTIS :
-
l’Afghanistan,
la Corée du Nord,
l’Irak
la Côte d’Ivoire,
la Somalie,
le Soudan.
Dans ces conditions, aucune mission ne peut être visée pour ces destinations.
Par ailleurs, les missions en Tchétchénie ne sont désormais couvertes que sur déclaration préalable auprès de
l’assurance voyage. Par conséquent, toutes les missions prévues en Tchétchénie devront être signalées au
plus tard 4 jours ouvrables avant le départ au Bureau des voyages ([email protected]) afin que le nom
des voyageurs puisse être transmis aux assureurs.
Une prime complémentaire de 50 $ par jour et par voyageur est appliquée.
Il est à noter que les agents qui ne signaleront pas leur mission en Tchétchénie avant leur départ se
heurteront à un refus de prise en charge en cas de sinistre.
4.2. Les personnes âgées de plus de 75 ans
Le bénéfice de la couverture CHARTIS peut désormais être procuré de façon ponctuelle aux personnes âgées
de plus de 75 ans à condition qu’un certificat médical relatif à leur état de santé soit transmis à l’assureur,
préalablement au voyage.
Au vu de ce certificat médical, l’assureur sera en droit de refuser d’assurer l’intéressé(e), de demander une
surprime ou de l’assurer sans conditions particulières.
4.3. Les missions de longue durée (plus de 6 mois)
Tout déplacement dont la durée excède six mois doit être notifié au Bureau de Voyages, avant que le seuil de
six mois ne soit atteint. L’assureur demandera alors qu’une prime d’assurance complémentaire soit payée.
La famille d’un agent en mission de longue durée peut bénéficier de la même couverture que l’agent.
L’assureur demandera alors qu’une prime d’assurance complémentaire soit payée.
L’attention des Services est plus particulièrement attirée sur la situation des personnes titulaires de contrats
de prestation de Services, les «consultants», également appelés «experts consultants» dont le déplacement
effectué pour le compte de l’Organisation excède une durée de six mois. Les Services devront en conséquence
signaler ces missions de longue durée au Bureau de Voyages comme précédemment indiqué.
Les consultants engagés localement ne sont pas couverts par l’assurance voyages et ne sont par
conséquent pas concernés.
4.4. Les déplacements en voiture personnelle
Les agents ou experts qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre en mission sont couverts par
l’assurance voyage CHARTIS ainsi que les passagers qui les accompagnent à condition qu’ils participent à la
même mission et soient munis d’une lettre d’invitation officielle ou d’un ordre de mission.
Dans ce cas particulier, la responsabilité civile et les dommages causés au véhicule et aux tiers
sont exclus. Il est par conséquent recommandé au propriétaire du véhicule de vérifier que
l’assurance souscrite couvre les risques liés à un accident durant un trajet professionnel.
4.5. La responsabilité civile :
Les agents et experts sont couverts dans le cadre de la responsabilité civile pour tous les dommages corporels
ou matériels causés à des tiers au cours d’une mission à l’exclusion des dommages causés lors de l’utilisation
d’un véhicule (voir clause particulière ci-dessus).
Toute demande d’information ou de clarification peut être adressée au Bureau de Voyages
(e-mail : [email protected] ).
4.6. Attestation d’assurance voyage :
Lors des demandes de visas, certains pays exigent la souscription d’une assurance spécifique ou la preuve
d’une couverture d’assurance suffisante.
Le Bureau des voyages peut à cet effet délivrer une attestation d’assurance officielle (en anglais ou en
français).
La demande d’attestation se fait par email à [email protected] en fournissant les informations
suivantes :
- Prénom et nom du voyageur
- qualité (agent ou expert)
- nationalité
- date de naissance
- type de passeport (par défaut ordinary passport)
- numéro de passeport
- lieu de la mission + pays
- date de la mission (jours de voyage y compris)
ASSURANCE «VOYAGES OFFICIELS» CHARTIS
RESUME DES GARANTIES
RISQUE
GARANTIES COUVERTES PAR CHARTIS
1
Rapatriement, Frais médicaux et
Assistance (envoi d’un médecin,
transport vers un centre médical)
CHARTIS rembourse les dépenses engagées :
- Jusqu’à 2 286 735 €uros pour un rapatriement dans un
pays membre du Conseil de l’Europe (les frais médicaux
engagés dans le pays de résidence suite à un rapatriement
sont pris en charge dans la limite de 6 098 €uros)
- Jusqu’à 152 450 €uros pour un rapatriement dans un pays
non membre du Conseil de l’Europe
Cette assurance vient en complément de toute autre
assurance médicale de base qui couvre ce risque
Décès2
Versement d’un capital de 182 940 €uros en cas de décès
consécutif à un accident visé par le contrat
Invalidité permanente et totale
Versement d’un capital de 182 940 €uros en cas d’invalidité
permanente et totale consécutive à un accident visé par le
contrat
Invalidité permanente et partielle
Versement d’un capital selon le type d’invalidité
En cas d’invalidité permanente et partielle consécutive à un
accident visé par le contrat
Assistance psychologique en cas
d’invalidité
Prise en charge dans la limite de 1 525 €uros, pour une
invalidité supérieure à 10 %.
Frais de rééducation en cas d’invalidité Prise en charge dans la limite de 6 098 €uros, pour une
invalidité supérieure à 66%
Frais de voyage et de séjour :
- de proches du bénéficiaire
hospitalisé,
- du bénéficiaire assistant à
l’enterrement d’un proche
Frais de recherche et de sauvetage
RISQUE
Prise en charge dans les conditions prévues au contrat, dans
la limite de 12 195 €uros
Prise en charge dans les conditions prévues au contrat, dans
la limite de 12 195 €uros.
GARANTIES COUVERTES PAR CHARTIS
Rapatriement du corps / frais
funéraires à l’étranger
Prise en charge dans les conditions prévues au contrat, dans
la limite de 12 195 €uros
Perte ou vol de bagages et d’effets
personnels1
Prise en charge dans les conditions prévues au contrat, dans
la limite globale de 3 050 €uros avec plafonds suivants : 762
€uros par bagage, 1 524 Euros pour les valeurs dont
762 €uros pour l’argent liquide.
(la facture d’achat est exigée pour tout objet d’une valeur
supérieure à 610 €)
Perte ou vol d’ordinateurs et
téléphones portables personnels1
Prise en charge dans les conditions prévues au contrat, dans
la limite de 3 050 €uros par ordinateur et 762 €uros par
téléphone
(la limite de remboursement est portée à 762 € pour un
ordinateur ou un téléphone portable appartenant au Conseil
de l'Europe)
Retard de plus de 8 heures des
bagages1
Remboursement des frais raisonnables pour l’achat d’articles
de première nécessité jusqu’à 610 €uros
Perte, vol ou destruction du passeport
ou de la carte d’identité1
Remboursement des frais de voyage et de séjour afin
d’obtenir un visa/document de remplacement dans la limite
de 762 €uros
1
Annulation, limitation, adaptation de
voyage
Prise en charge dans les conditions prévues au contrat, dans
la limite de 3 050 €uros
Voyage retardé de plus de 4 heures
Prise en charge dans les conditions prévues au contrat des
frais de transport et séjour dans la limite de 610 €uros
Frais de transport d’un colla-borateur
de remplacement
Pris en charge dans les conditions prévues au contrat, dans
la limite de 1 830 €uros
Assistance juridique et avance sur
caution pénale
Couverts, dans les limites prévues, en cas d’accident de la
circulation (le montant de la caution doit être remboursé)
Responsabilité Civile
Prise en charge dans les conditions prévues au contrat et
dans la limite de 121 960 €uros
Une franchise de 38 €uros est appliquée.
2
Une désignation du bénéficiaire peut être adressée sous pli confidentiel portant la mention « Désignation
assurance décès CHARTIS », à l’attention du Bureau des Voyages, qui transmettra à la Direction des
Ressources Humaines.