PEPI 2IC

PEPI 2IC
Note de cadrage
~ PEPI 2IC ~
Ingénierie des Infrastructures
Clientes
(poste de travail)
~ Note de cadrage ~
Groupe porteur
Batto Jean-Michel - [email protected]
Bousseau Benoit - [email protected]
Cauet Stephane - [email protected]
Iannuccelli Eddie - [email protected]
Meunier Marc - [email protected]
Morat Jean-Luc - [email protected]
Peignier Yves - [email protected]
Pfeiffer Georges - [email protected]
Poudroux Daniel - [email protected]
Pujol David - [email protected]
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Note de cadrage
Fiche de suivi du document
Historique des versions
Version
0.1
0.2
Date
12/09/2010
13/10/2010
Rédacteur(s)
S. Cauet
S. Cauet
0.3
12/11/2010
S. Cauet
0.4
08/12/2010
S. Cauet
1.0
17/12/2010
S. Cauet
Commentaires
Création du document.
Revue globale des chapitres et du contenu.
Prise en compte remarques du groupe
porteur.
Prise en compte remarques du groupe
porteur + Isabelle Blanc. Complément
chapitre ressource et budget et annexes.
Dernière correction sur le planning, les
actions et les charges.
Vérification et validation du document
Nom
Groupe porteur
Date
17/12/2010
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Note de cadrage
Sommaire
1.
Objet et périmètre .................................................................................................................... 4
1.1.
Contexte.......................................................................................................................... 4
1.2.
Objectif ............................................................................................................................ 4
1.3.
Périmètre et centres d'intérêts ......................................................................................... 5
1.3.1.
Périmètre du PEPI ................................................................................................... 5
1.3.2.
Impact sur l’organisation .......................................................................................... 5
1.3.3.
Adhérences potentielles........................................................................................... 5
1.4.
Perspectives.................................................................................................................... 6
2. Organisation et mode de fonctionnement................................................................................. 6
2.1.
Equipe d’animation et de pilotage du PEPI ...................................................................... 6
2.1.1.
Le bureau ................................................................................................................ 6
2.1.2.
Les cellules.............................................................................................................. 7
2.1.3.
Constitution du bureau............................................................................................. 7
2.1.4.
Activités du bureau .................................................................................................. 7
2.2.
Communauté et règles d'appartenance au PEPI ............................................................. 8
2.3.
Moyens de communication .............................................................................................. 9
2.4.
Bilan et indicateurs de suivi d'activité............................................................................... 9
3. Plan d'actions .......................................................................................................................... 9
3.1.
Journée d’échange annuelle.......................................................................................... 10
3.2.
Réseaux locaux ............................................................................................................. 10
3.3.
Animation d’un site web, gestion des connaissances .................................................... 10
3.4.
Newsletters.................................................................................................................... 11
3.5.
Définition de chartes...................................................................................................... 11
3.6.
Formation ...................................................................................................................... 11
3.7.
Enquête annuelle........................................................................................................... 12
3.8.
Interface avec d’autres instances .................................................................................. 12
3.9.
Cartographie des PRI et du poste de travail à l’INRA .................................................... 12
3.10. Groupes de travail ......................................................................................................... 13
4. Centres d’intérêts................................................................................................................... 13
5. Planning prévisionnel 2011 .................................................................................................... 15
6. Risques identifiés................................................................................................................... 15
7. Ressources et budgets .......................................................................................................... 16
7.1.
Définition des outils pour le fonctionnement du PEPI..................................................... 16
7.2.
Estimation des charges pour l’année 2011 .................................................................... 16
7.3.
Estimation du budget pour l’année 2011........................................................................ 17
8. Annexes................................................................................................................................. 18
8.1.
Plaquette mission 5 DSI-MICSDAR ............................................................................... 19
8.2.
Plaquette mission 6 DSI-MICSDAR ............................................................................... 20
8.3.
Plaquette mission 7 DSI-MICSDAR ............................................................................... 22
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Note de cadrage
1.
Objet et périmètre
1.1.
Contexte
Les postes de travail à l’INRA sont administrés par quelques 350 PRI (Personne Ressource en
Informatique). Le constat est fait qu’aujourd’hui l’organisation des PRI, les méthodes
d’administration et les technologies utilisées varient beaucoup d’un centre à l’autre, voire d’une
unité à l’autre dans un même centre. Des PRI sont isolés. Des solutions et techniques
intéressantes sont utilisées et déployées, mais peu partagées. Les connaissances et compétences
sont réelles, mais éparpillées. Les besoins de consolidation, mutualisation et d’échange
deviennent évidents.
Ces constats s’inscrivent actuellement dans une prise en compte du poste de travail dans les
systèmes d’informations de l’INRA par l’établissement et la direction générale. Une politique de
gestion du poste de travail est en cours de réalisation et il faudra accompagner la bonne mise en
œuvre de cette politique. La politique d’administration choisie impliquera des choix et des priorités
pour les actions qui seront mises en œuvre.
Enfin une feuille de route, comprenant 9 missions, a été mise en place par la DSI-MICSDAR en
2010. Parmi ces missions, 3 (cf annexes) sont en rapport avec le poste de travail et auront des
impacts sur la construction du PEPI 2IC.
1.2.
Objectif
L’objectif du PEPI 2IC est de créer et animer une communauté métier autour d'un intérêt commun :
le poste de travail et plus généralement l’ingénierie des infrastructures clientes (ordinateur de
bureau, portable, client léger, imprimante, téléphone portable…). Cette communauté permettra à
ses membres de confronter leurs idées et leurs approches avec leurs pairs.
Les finalités sont multiples :
o mutualiser et capitaliser les connaissances de chacun,
o homogénéiser et favoriser la montée en compétence de chacun,
o standardiser les pratiques à l’INRA,
o décloisonner les personnes isolées,
o proposer des solutions à des problèmes communs et récurrents,
o mettre en place des groupes de travail sur des projets d’évolution.
Un élément clé pour atteindre ces objectifs est la reconnaissance des PRI. Cette reconnaissance
passera par la définition, l’affichage et l’officialisation de leurs rôles.
Enfin, le PEPI s’appuiera sur les travaux initiés en 2010 par la mission 7 de la feuille de route DSIMICSDAR (M7) : « Des pratiques et des expériences partagées entre informaticiens de
proximité ». Il s’attachera à :
o pérenniser et faire évoluer l’outil mis en place (site web pour le partage des
connaissances),
o élargir et animer la communauté initialement établie.
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1.3.
Périmètre et centres d'intérêts
1.3.1. Périmètre du PEPI
A qui s'adresse le PEPI ?
Il s’adresse à toute personne qui a en charge l’administration d’un élément d’infrastructure cliente
de l’INRA (PC, portable, client léger, imprimante, smartphone…). Les PRI sont les principaux
intéressés, mais les autres personnes intervenant sur le poste de travail (les EIC par exemple)
sont également concernées.
Quel domaine couvre le PEPI ?
Le PEPI travaillera sur différents thèmes relatifs à ses centres d’intérêts (cf chapitre « Centres
d’intérêts »). Les travaux déboucheront sur des propositions ou recommandations, techniques
(notices, manuels, bonnes pratiques, outils…) ou organisationnelles (mutualisation de ressources
matérielles, humaines…).
Dans le cas où les « thématiques » concernées sont également abordées par d’autres entités, telle
que la cellule « poste de travail » de la DSI, les travaux seront menés en concertation.
Le PEPI sera également un vecteur de communication et d’interaction entre sa communauté et
d’autres instances en relation avec le poste de travail :
• la DSI,
• les missions 5 (M5 : une assistance aisée pour les utilisateurs) et 6 (M6 : un parc de postes
de travail administré) de la feuille de route 2010 de la DSI-MICSDAR.
1.3.2. Impact sur l’organisation
La mise en place de ce PEPI doit permettre une reconnaissance du métier d'administration du
poste de travail et en particulier des PRI. Cette reconnaissance passe par la définition, l’affichage
et l’officialisation du rôle du PRI. Cela permettra, entre autre, de simplifier et favoriser les échanges
avec les autres instances informatiques à l'INRA (EIC, DSI).
La collaboration et le partage des connaissances devront petit à petit faire partie intégrante de
l'activité des membres du PEPI.
Des propositions de modification de l'organisation du travail (en particulier au travers les missions
M5 et M6 de la feuille de route 2010 de la DSI-MICSDAR) seront faites. Ces propositions pourront
changer certaines habitudes de travail, par exemple avec la mutualisation de ressources humaines
ou matérielles à l'échelle de certains centres. Ces évolutions rencontreront probablement des
difficultés de mise en œuvre qui seront prise en compte par un accompagnement au changement
adapté en fonction des cas.
Le PEPI sera également là pour centraliser et faire remonter les demandes des PRI pour des
difficultés organisationnelles.
1.3.3. Adhérences potentielles
Feuille de route DSI-MICSDAR 2010 & CATI
Dans le cadre des missions 5, 6 & 7, un certain nombre de constats et de préconisations
concernent les PRI sur leur activité "gestion de parc micro". Parallèlement, les CATI dont le DSIMINA, qui intègrent un certain nombre de PRI, devront être revisités à l'échéance de 2012.
Les interactions, entre les résultats des missions Feuille de Route 2010 et le PEPI 2IC d'une part
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et entre le devenir des CATI et les périmètres des PEPI d'autre part, devront être prises en compte
par le PEPI 2IC.
Parmi les axes communs qui pourraient être à étudier :
• l'organisation et la structuration des PRI (Missions & CATI)
• l'animation des PRI sur le volet "production" (M6, M7 & CATI)
• l'animation des PRI sur le volet "organisation" (M5, M7 & PEPI)
• la fédération des PRI (M5, M6 & M7)
Autour de ces acteurs, une coordination entre les CATI et les PEPI semble indispensable.
PEPI SYSADMIN
Certaines tâches de l’administration du poste de travail sont étroitement liées à des tâches
d’administrations systèmes sur les serveurs. Des interactions sont donc indispensables avec le
PEPI SYSADMIN en charge de l’administration système. Des réunions (au moins une par an)
auront lieu avec le bureau de ce PEPI pour aborder ces recouvrements.
Réseaux locaux de PRI et solutions existantes
Il existe déjà des réseaux locaux de PRI, avec une certaine dynamique d’animation, et des
solutions (techniques ou organisationnelles) spécifiques dans certaines unités ou centres. Ces
réseaux pourront interagir avec le PEPI via les relais de centre et les solutions existantes pourront
être valorisées lors des journées d’échanges pour être mutualisées.
Cellule « poste de travail » de l’INRA
Dans le cadre de la politique de gestion du poste de travail en cours de réalisation, une cellule
« poste de travail » pourrait être créée. Le PEPI veillera à travailler en concertation sur des
« thématiques » sur lesquelles cette cellule s’investira également.
1.4.
Perspectives
En fonction du dynamisme et de la volonté de la communauté, des pistes d'évolution seront
envisagées :
• élargissement des actions prévues,
• rapprochement avec d’autres réseaux existants,
• ouverture de la communauté à d'autres organismes ou instituts,
• mise en place d'outils complémentaires pour favoriser les échanges. Une étude d'outils
dédiés à la gestion de réseau pourra être réalisée : http://www.ning.com, http://grou.ps,
http://elgg.org/ (open source), http://bp-fr.net/ - http://fr.buddypress.org (open source).
2.
Organisation et mode de fonctionnement
2.1.
Equipe d’animation et de pilotage du PEPI
Le PEPI sera animé par un bureau et différentes cellules dont les membres seront en charge des
choix stratégiques, de l'organisation et de l'animation de la communauté.
2.1.1. Le bureau
C’est le groupe principal d’animation, de coordination et de pilotage du PEPI. Tous les membres
participent aux réunions mensuelles du bureau, prennent en charges ou suivent des actions pour
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2011. Une lettre de mission, avec une charge de travail associée est attribuée à chacun.
Voici la liste des membres du bureau pour 2011 :
Bousseau Benoit - [email protected]
Cauet Stephane - [email protected]
Iannuccelli Eddie - [email protected]
Meunier Marc - [email protected]
Million Lionel - [email protected]
Pfeiffer Georges - [email protected]
Poudroux Daniel - [email protected]
Pujol David - [email protected]
Royer Guillaume - [email protected]
Jean-Luc Morat ([email protected]), membre du groupe porteur pour la phase de
cadrage, précisera en janvier sa poursuite ou non dans le bureau du PEPI.
2.1.2. Les cellules
Ce sont des groupes de personnes rattachées au bureau, en charge d’une action spécifique et
pérenne sur l’année 2011. Les membres de la cellule ne font pas forcément partie du bureau. Le
responsable de la cellule participera ponctuellement à des réunions du bureau pour informer de
l’avancement de l’action. Une lettre de mission, avec une charge de travail associée est attribuée
à chacun. Les cellules doivent permettre :
1. De s’impliquer de façon plus modérée dans l’animation du PEPI, sans forcément participer
au bureau, tout en ayant une décharge affichée de son temps de travail pour l’action de la
cellule.
2. D’éviter de se retrouver avec un bureau trop nombreux (au-delà d’une 10aines de
personnes) qui serait probablement contre-productif.
Christophe Duperier ([email protected]) souhaite poursuivre son
investissement dans l’animation du PEPI (qu’il a débuté avec la mission 7 de la feuille de route
DSI-MICSDAR), sans pour autant faire partie du bureau du PEPI. Il participera aux cellules
« animation du site web » et « animation des relais de centre ».
2.1.3. Constitution du bureau
•
•
•
Chaque membre du bureau recevra une lettre de mission officielle.
Les membres du bureau seront :
o Le plus représentatif possible de la communauté (donc des PRI de l'INRA),
également d'un point de vue géographique. Ce dernier point est important vu les
différents modes de fonctionnement constatés sur les centres.
o Des agents INRA ou de structures associées.
o Nommés par le CDSI (ou le comité de coordination des PEPI) pour un mandat d’un
an tacitement renouvelable.
Le bureau sera renouvelé ou élargi, au cas par cas, sur la base de propositions du bureau
au CDSI, suite à des sollicitations auprès de la communauté.
2.1.4. Activités du bureau
•
•
Le bureau se réunira par visioconférence une fois par mois pour faire le point sur l'activité
du PEPI et sur les projets en cours. Lors de chaque réunion un plan d'action sera établi, et
un point sera fait sur l'avancement des actions en cours.
Au moins une réunion par an sera sous forme présentielle.
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•
•
•
2.2.
Des réunions auront lieu plusieurs fois par an avec le comité inter-PEPI afin de :
o faire un retour sur l'activité du PEPI (remise du bilan d'activité en fin d’année),
o faire un point sur les projets en cours,
o valider les nouveaux projets et objectifs,
o valider d'éventuels choix stratégiques.
Le bureau devra s'assurer de la bonne diffusion des informations et ce, de façon
bidirectionnelle :
o les informations émanant de la DSI ou du CDSI devront être diffusées à la
communauté,
o la communauté pourra faire remonter ses demandes ou remarques auprès de ces
mêmes instances.
Des rôles et responsabilités seront attribuées aux membres du bureau. C'est à dire que
chaque membre aura en charge le suivi d'une ou plusieurs actions du plan d'actions (cf
« chapitre plan d'actions »). En particulier une ou plusieurs personnes (avec un
responsable identifé pour les groupes) devront assurer :
o l'animation, la modération et l’évolution du site web,
o l'organisation des journées d'échanges nationales,
o le suivi des groupes de travail au sein de la communauté,
o l’animation des relais de centre,
o la gestion des formations et de l’annuaire de compétence
o les interactions avec d’autres instances (missions DSI-MICSDAR, DSI, autres
PEPI).
Communauté et règles d'appartenance au PEPI
Une liste des membres du PEPI sera créée et maintenue à jour par le bureau. Tous les membres
seront automatiquement ajoutés à la liste de diffusion du PEPI (utilisation de la liste « adm-cmi »
existante). Par défaut tous les PRI feront partie du PEPI et seront automatiquement inscrits sur la
liste.
Ensuite la communauté sera ouverte à toute personne qui entre dans le périmètre du PEPI, c’est à
dire à toute personne qui a en charge l’administration d’un élément d’infrastructure cliente de
l’INRA.
Le site web du PEPI sera ouvert et accessible par défaut à toutes les personnes sur des centres
INRA (plage d’adresses IP de l’INRA). Des accès hors site INRA spécifiques seront ouverts sur
demande.
Les demandes de nouvelles adhésions au PEPI se feront soit par un formulaire sur le site web,
soit par une demande sur la liste d’échange du bureau (pepi-2ic). Cette adhésion permettra en
particulier au nouveau membre d’être ajouté sur la liste de diffusion du PEPI, de participer aux
journées d’échanges ou à des groupes de travail.
Un groupe de travail sera formé en priorité pour établir une lettre de mission type du PRI. Celui-ci
définira les rôles, périmètre, droits et devoirs du PRI. A partir de cette lettre, les DU nommeront les
PRI. A leur arrivée (ou départ) l’EIC sera informée et mettra à jour la liste des membres du PEPI
sur le site web. La lettre de mission et le processus précis d’entrée des personnes dans le PEPI
seront déterminés par le groupe de travail.
Les membres les plus actifs de la communauté seront mis en avant et valorisés selon plusieurs
axes :
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•
•
•
•
2.3.
affichage des contributeurs les plus actifs sur le site (affichage du nombre de contribution),
établissement d’un top 10 des innovations (techniques et organisationnelles) approuvées
par toute la communauté,
proposition de participer à l’animation du PEPI,
identification comme expert dans un domaine.
Moyens de communication
Tous les membres inscrits pourront contribuer sur le site web du PEPI et poser leur question sur le
forum. Ce forum sera le point d’entrée de toutes les questions et de tous les échanges des
membres. La liste de diffusion du PEPI sera « abonnée » au forum pour informer des nouvelles
contributions, mais il ne sera plus possible d’écrire directement sur la liste.
Les informations destinées à toute la communauté seront communiquées selon plusieurs
systèmes non exclusifs :
• affichage de « news » sur le site,
• établissement de newsletters,
• diffusion sur la liste du PEPI (« adm-cmi »).
La liste de diffusion « adm-cmi », déjà existante, deviendra la liste de diffusion officielle du PEPI
dans un premier temps. Un recensement exhaustif des PRI sera réalisé pour les inscrire au PEPI
et pour les abonner à la liste. Tous les membres du PEPI seront automatiquement ajoutés à cette
liste.
2.4.
Bilan et indicateurs de suivi d'activité
Afin d'assurer le suivi de l'activité du PEPI un rapport d'activité annuel sera établi et des
indicateurs seront suivis.
Indicateurs d'activité
• Statitiques du site web : nombre de visiteurs uniques, nombre total de visite, nombre de
pages vues, pages les plus consultées, nombre de nouveaux thèmes dans le forum,
pourcentage de question résolues, nombre de post dans le forum...
• Suivi du nombre de messages postés sur la liste de diffusion
• Suite à la première année d'activité, des objectifs pourront être mis en place en fonction
des premières statistiques
Rapport d'activité
Ce rapport devra dresser un bilan annuel de l'activité du PEPI. Il devra au moins contenir :
• le nombre de membres de la communauté,
• une synthèse des indicateurs de suivi d'activité,
• un bilan des actions et projets qui ont été menés ou sont en cours,
• un plan d'action et des objectifs pour l'année à venir.
3.
Plan d'actions
Ce chapitre décrit les actions envisagées à plus ou moins long terme dans le cadre du PEPI. Les
actions prévues pour le lancement du PEPI en 2011 sont définies dans le chapitre « Planning
prévisionnel ».
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3.1.
Journée d’échange annuelle
L'organisation d'une journée d'échange annuelle sera l'occasion pour les membres du PEPI de se
rencontrer, de voir les nouveaux, de présenter des retours d'expériences ou encore de constituer
des groupes de travail sur de nouveau projet. Ce type de journée semble indispensable pour
échanger et dynamiser la communauté.
Ces journées seront l'occasion de :
• Réaliser des présentations techniques.
• Présenter des retours d'expériences de solutions techniques ou organisationnelles mises
en oeuvre (exemple d'Avignon).
• Inviter des experts et intervenants extérieurs à l'INRA (constructeurs DELL, HP... ou autres
prestataires externes) pour présenter leurs produits ou leurs solutions.
• Etablir des tables rondes sur des sujets pré-établis, par exemple :
o atelier sur la vie du site web,
o atelier d’échange entre les relais de centre,
o atelier formation,
o réflexion sur un projet spécifique,
o …
• Aborder des problématiques communes et constituer des groupes de travail pour y
répondre ou faire des propositions. Lancer de nouveaux projets. Les groupes de travail
feront une restitution, en fonction de leur avancement, lors des journées d'échanges
suivantes.
• Faire un bilan de l’activité du PEPI et des perspectives d’actions.
Ces journées seront organisées en concertation avec les différents CATI concernés.
3.2.
Réseaux locaux
Le PEPI organisera la transition avec les résultats de la M7, afin de maintenir et de renforcer
l’animation, la structuration, l’organisation et les évolutions professionnelles des PRI.
Des liens seront établis avec les réseaux locaux existants (au niveau des centres ou unités) afin
d’interagir avec le PEPI via les relais de centre. Des solutions techniques ou organisationnelles
pourront ainsi être valorisées et mutualisées lors des journées d’échanges.
Deux responsables seront nommés au sein du bureau pour gérer les interactions avec les relais
de centre mis en place. Des réunions régulières auront lieu avec ces relais locaux afin de suivre
l’activité et les actions qui sont menées localement.
3.3.
Animation d’un site web, gestion des connaissances
Le PEPI s'appuiera sur un site web (prolongement du site mis en œuvre par la M7) qui servira de
vitrine, de point d'échange, de collaboration et de point central de gestion des connaissances.
Les services suivants seront notamment proposés :
o forums,
o news,
o boite à idée,
o annuaire de compétences,
o documentations techniques,
o articles,
o sondage,
o gestion des connaissances,
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o
o
outils de recherche avancée,
...
Les informations existantes sur la liste « adm-cmi » seront reprises dans le site web et indexées
pour en simplifier la recherche. Toutes les nouvelles questions techniques devront passer par le
forum pour être également indexées et enrichir la base de connaissance.
Le site web permettra d'afficher la liste des membres du PEPI avec leurs compétences ou
domaines d'intérêts. Cela permettra l'identification d’experts dans certains domaines (Windows,
Linux, Mac, NAS, Virtualisation...) et servira de base à l’établissement et la gestion d’un annuaire
de compétence.
Une équipe sera dédiée à l’évolution et l’animation du site web.
Ce site web sera commun et partagé avec le PEPI SYSADMIN. Une cellule regroupant des
membres des 2 PEPI sera créée pour assurer l’évolution et l’animation du site.
3.4.
Newsletters
2 fois par an (la périodicité pourra évoluer) une newsletter sera diffusée aux membres du PEPI.
Celle-ci pourra contenir des actualités informatiques générales, des actualités informatiques à
l'INRA, des informations sur des nouvelles technologies, des informations sur le PEPI...
3.5.
Définition de chartes
Afin de légitimer les PRI auprès des utilisateurs et de leur hiérarchie, le PEPI participera à
l’élaboration de chartes officielles dans le cadre que fixera la politique d’administration du poste de
travail en cours de réalisation.
La priorité sera la réalisation d’une charte « générique » du PRI qui définira les rôles, périmètre,
droits et devoirs du PRI. Les cas des différents « types » de PRI (à 100%, 50% ou a moins de 50%
de leur temps de travail), ainsi que les interactions et devoir vis-à-vis de la DSI seront pris en
compte par le groupe de travail qui participera à cette action.
Exemples d’autres chartes qui pourront être rédigées :
• Charte pour l’utilisation des postes personnels.
• Charte pour l'utilisation des postes nomades.
• Charte pour l'utilisation des postes des étrangers.
• Charte des relations entre les PRI et les utilisateurs.
En fonction des besoins et difficultés rencontrées par les PRI la rédaction de chartes spécifiques
pourront être demandées.
Une réflexion sera menée pour rendre incontournable la signature et l’application de ces chartes.
3.6.
Formation
Pour homogénéiser, maintenir et améliorer les comptétences des PRI, la mise en place de
formations pertinentes au niveau national est indispensable. En relation avec la FPN (Formation
Permanente Nationale) le PEPI établira un plan de formation commun qui sera proposé aux PRI.
Ce plan de formation devra traiter les points communs qui semblent indispensables pour un PRI
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qui administre des postes de travail.
Un socle commun de connaissances et compétences pour un PRI à l’INRA sera donc à définir. Ce
socle commun sera à établir en prenant en compte les préconisations qui seront faites par la M6 et
permettra de mettre en place des formations ad-hoc pour monter en compétence sur certains
points.
Ensuite différents types de formations seront proposées :
• Une formation/présentation pour tous les nouveaux PRI à l’INRA. Celle-ci pourra être
effectuée par les relais de centre locaux. Le relai de centre prendra en charge l’accueil, la
remise d’un livret d’accueil et présentera, entre autre, le PEPI, le site web du PEPI,
l’informatique à l’INRA, le réseau local s’il existe…
• Des formations "standards INRA" relatives aux méthodes, technologies et outils
"classiques" utilisés à l'INRA,
• Des formations pour apprendre à "communiquer" auprès des utilisateurs.
Chaque année un sondage sera réalisé auprès des membres du PEPI afin de déterminer les
besoins en formation. Les formations proposées seront mises à jours en fonction des résultats du
sondage et en fonction de l’évolution du socle commun évoqué plus haut.
3.7.
Enquête annuelle
Une enquête annuelle sera réalisée pour demander à la communauté les souhaits et besoins
d'évolution vis à vis du PEPI.
3.8.
Interface avec d’autres instances
Le PEPI sera un vecteur de communication (montée et descente de l’information), un facilitateur
pour les interactions avec les autres instances avec qui il sera en relation :
• le groupe qui gère le marché national PC,
• les M5 et M6,
• des services de la DSI (groupe poste de travail par exemple, le PEPI doit devenir un relais
visible pour simplifier l'interaction entre les PRI et la DSI),
• le CDSI
Des contacts réguliers devront exister avec ces instances afin de communiquer aux membres du
PEPI les projets en cours. Ces contacts pourront être de différentes natures :
• participations ponctuelles de membre(s) du bureau PEPI à des réunions avec ces
instances,
• intégration de membre du bureau à ces instances,
• accès et consultations des comptes rendus de réunions de ces instances,
• diffusion directe d’informations des instances vers la liste de diffusion du bureau.
3.9.
Cartographie des PRI et du poste de travail à l’INRA
Le PEPI prendra en charge la réalisation et l'affichage d'un état des lieux humain et technologique
relatif au poste de travail à l'INRA. Une synthèse sur les pratiques existantes sera également
établie. Ceci permettra de définir une cartographie du poste de travail à l’INRA.
Une première synthèse sera établie à partir de la consolidation des données déjà existantes ou en
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cours de réalisation (rapport des audits qui ont eu lieu, informations détenues par le CDSI et les
EIC, rapport sur le poste de travail de Richard Delécolle et enquêtes réallisées par les M5, M6 et
M7 ou encore l’inventaire des postes de travail en cours de réalisation).
Si nécessaire des enquêtes complémentaires seront réalisées.
Cet état des lieux présentera :
• la liste des PRI et le temps qu'ils consacrent à l’administration du poste de travail,
• leur répartition géographique,
• un état des lieux technologiques,
• un état des lieux du parc informatique,
• une synthèse des pratiques d’administration existante.
3.10. Groupes de travail
Le PEPI favorisera et soutiendra la formation de groupe de travail au sein de la communauté pour
répondre à des problématiques, des questions récurrentes ou développer de nouveaux projets.
Ces groupes de travail auront un soutien organisationnel et éventuellement financier du PEPI (via
le CDSI). Ces groupes de travail prendront en charge un projet précis et devront avoir une
organisation minimum :
• Définition de la liste de membres du groupe.
• Définition d’une mini note de cadrage du projet qui présentera au moins le contexte, le
périmètre, les objectifs, la durée estimée et les éventuels besoins financiers.
• Des retours réguliers devront être fait au bureau du PEPI.
• La production de livrables au cours ou en fin de projet. Ces livrables seront accessibles sur
le site Web.
• Une restitution sera faite en fin de projet, lors des journées d’échanges annuelles.
Différents sujets seront déjà proposés pour la constitution de groupe de travail lors de la première
journée d’échange :
• rédaction d'un guide des bonnes pratiques de l'administration du poste client à l'INRA,
• définir ou préconiser une taille critique d'un effectif de PRI en fonction du nombre de poste
de travail,
• proposer un mode de fonctionnement adapté qui tienne compte de la situation des PRI et
des besoins et nécessités de chaque unité
4.
Centres d’intérêts
Ce chapitre présente les centres d’intérêt portés par le PEPI 2IC. Ils correspondent à des
domaines potentiels sur lesquels les membres de la communauté du PEPI pourront s’investir et
pour lesquels des projets pourront émerger. Ils ne sont en rien exhaustifs et évolueront avec la vie
du PEPI.
Le PEPI participera à des actions extra-PEPI en relation avec ses centres d’intérêt, ou prendra
totalement en charge d’autres actions sur d’autres thèmes.
1) La relation entre les « PRI » et les utilisateurs
o définir, afficher et officialiser le rôle du PRI,
o établir un « contrat réciproque » entre utilisateurs et PRI,
o former les PRI à « communiquer » avec les utilisateurs.
2) La formation
o accueillir et former les nouveaux arrivants,
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PEPI 2IC
Note de cadrage
3)
4)
5)
6)
o recueillir les besoins de formations,
o établir des plans de formations.
La gestion des innovations technologiques
o assurer et structurer la veille technologique,
o organiser des retours d’expériences novateurs,
o partager les connaissances,
o transférer les compétences,
o identifier des experts,
o gérer un annuaire de compétences.
L’homogénéisation, le maintien et l’amélioration des compétences
o définir un socle commun de compétence,
o homogénéiser les compétences des PRI,
o aider au transfert de compétence,
o aider à la montée en compétence,
o assurer et valoriser le partage des compétences,
o enrichir et faire évoluer le site web de partage (échange de documents, procédures
standards, forum…).
La gestion d’un parc de machines
o recenser les différents scénarios de pratique de gestion de postes à l’INRA,
o établir un un « GBP » (Guide des Bonnes Pratiques) du PRI,
o administrer des postes de travail,
o gérer des licences,
o déployer des applications,
o déployer des postes de travail.
La sauvegarde du poste de travail
7) La sécurité du poste de travail et des données utilisateurs
8) L'authentification sur le poste de travail
9) La pré-configuration du poste de travail
10) La virtualisation du poste de travail
11) Le nomadisme du poste de travail
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PEPI 2IC
Note de cadrage
5.
Planning prévisionnel 2011
Le tableau ci-dessous présente les actions qui sont envisagées en 2011 et leurs répartitions dans
l’année :
Décembre
2010
2011
Janvier Février
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Août
Sept.
Oct.
Nov.
Déc.
Préparation plaquette
et communication
Communication
lancement PEPI
Constitution du
bureau et définition
des rôles
1ère
newsletter
1ère journée
d’échange du
PEPI 2IC
2ème
newsletter
Enquête annuelle et bilan
du PEPI
Groupe de travail : taille critique effectif PRI
Animation et évolution du site web
Formation : accueil des PRI
Formation : inventaire des besoins
de formations
Animation relais de centre
Définition charte des droits et devoirs des PRI
Cartographie des PRI et du poste de travail à l’INRA
6.
Risques identifiés
Le tableau ci-dessous présente des risques identifié de non fonctionnement du PEPI et des
mesures préventives prévues pour limiter ces risques :
Niveau du
Description du risque
Mesure préventive
risque
Accueil « passif » de la
Aller rencontrer les gens (« Tour de France »).
+++
communauté.
« Amorcer la pompe » sur le site web.
Organiser des journées nationales d’échanges
Dynamiser les relais de centre
Confusion entre différentes
Bien préparer la communication et clarifier l’objet
« entités » existantes : (CATI /
de chaque « entités »
PEPI / FR2010 / Groupe de
++
Impliquer et responsabiliser les gens au travers
travail…)
des groupes de travail par exemple
Apprendre à la communauté à se connaitre
Des acteurs futurs du PEPI ne
Proposer aux personnes de participer à l’animation
se situent pas dans le
++
dispositif.
du PEPI.
Recouvrement avec des
groupes de travail de la DSI
Bien clarifier et afficher les rôles.
+
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PEPI 2IC
Note de cadrage
Manque de disponibilité des
membres du bureau
Répartir les responsabilités des actions entre les
différents membres du bureau pour équilibrer les
charges.
Etablir un temps de décharge explicite pour le
PEPI dans les lettres de mission des membres du
bureau.
7.
Ressources et budgets
7.1.
Définition des outils pour le fonctionnement du PEPI
++
Le groupe porteur à identifié une liste d’outils qui pourront être utile à l’animation et au bon
fonctionnement du PEPI :
• Un outil d’indexation des données qui pourra être utilisé avec le site web du PEPI afin de
simplifier la recherche des informations.
• Un portail des PEPI qui présentera chaque PEPI et ses modalités d’adhésion. Il permettra
d’accéder directement aux ressources (site web, ou autre) de chaque PEPI.
• Un outil pour la réalisation des enquêtes annuelles (LimeSurvey semble être un bon
candidat)
• Un outil de gestion de projet (suivi des tâches, suivi des charges, planning...) sur lequel
pourra s’appuyer le bureau et qui pourra également être proposé aux groupes de travail qui
seront mis en place.
Dans la mesure du possible, le groupe porteur souhaite que le CDSI fasse des propositions pour
mette ces outils à la disposition du PEPI afin d’en améliorer le fonctionnement.
7.2.
Estimation des charges pour l’année 2011
Taches
Estimation des charges
(en jours / homme)
Réunion du bureau (1 visioconférence par mois + 1 réunion
présentielle)
70
Préparation et participation aux journées d’échanges
30
Newsletters
8
Cartographie des PRI et des postes de travail à l’INRA
10
Charte des droits et devoirs des PRI
10
Enquête annuelle (préparation, diffusion, synthèse des résultats).
4
Cellule animation et évolution du site web
50
Cellule formation : définition du processus d'accueil des nouveaux PRI,
inventaires des besoins de formation…
40
Cellule animation des relais de centre
12
Tour de France 2011
18
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PEPI 2IC
Note de cadrage
Participation aux réunions EIC
12
Animateur du bureau (organisation des réunions, comptes rendus,
comité inter-PEPI, échange avec les autres instances (CDSI, DSI…),
rédaction bilan annuel…
12
Total
276
En supposant que les tâches soient équitablement réparties sur tous les membres du bureau, cela
représente une charge d’environ 10% à 20% du temps de chacun, et probablement un peu plus
pour l’animateur du bureau.
Chaque membre du bureau remontera à l’animateur ses charges hebdomadaires relatives au
PEPI afin de vérifier la cohérence des charges estimées et de prévenir toute dérive.
7.3.
Estimation du budget pour l’année 2011
Pour l’année 2011, 3 lignes budgétaires seront nécessaire pour le fonctionnement du PEPI :
Objet
Estimation financière
Fonctionnement du bureau (frais de
5000 à 10000 euros
déplacement, réunions relais de centre, comité
inter-PEPI…)
Réalisation d’un « tour de France » des centres Environ 2000 euros
afin de promouvoir le PEPI
Organisations des journées d’échanges
Entre 15000 et 30000 euros selon de nombre
de participant.
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PEPI 2IC
Note de cadrage
8.
Annexes
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Note de cadrage
8.1.
Plaquette mission 5 DSI-MICSDAR
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Note de cadrage
8.2.
Plaquette mission 6 DSI-MICSDAR
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Note de cadrage
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Note de cadrage
8.3.
Plaquette mission 7 DSI-MICSDAR
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