Aide sur courriel POP/SMTP Solution Infomédia Mail

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1 Introduction ..................................................................................................................................... 2 2 Problème de réception de courriels .............................................................................................. 2 3 Problème d’envoi de courriels ...................................................................................................... 5 4 Si le problème persiste .................................................................................................................. 5 145A, avenue de Port‐Royal, Bonaventure (Québec) G0C 1E0 Sans frais : 1 888 765‐4636 ‐ www.solutioninfomedia.com Aide sur courriel POP/SMTP Solution Infomédia Mail 1
Introduction
Nous vous offrons un service de courriel POP/SMTP pour votre entreprise. Ce protocole de communication internet est comparable à un service postal (tel que Postes Canada). Notre serveur fait seulement une distribution des courriels entrants et sortants. Notre serveur communique avec plusieurs autres serveurs courriel sur lesquels nous n’avons pas de contrôle. Normalement, les communications se passent sans problème, mais il arrive que les courriels ne se rendent pas au destinataire, souvent à cause du filtre antipourriel. Vous trouverez dans la section 2 une explication détaillée permettant d’identifier les expéditeurs de confiance de votre entreprise. Cela permet d’inscrire des domaines courriel (exemple.com) ou des boîtes courriel ([email protected]) comme n’étant pas du pourriel (spam). Les règles de filtration ne s’appliqueront alors plus à ces courriels. Notez que nos règles antipourriel sont des plus standard et nécessaires pour une utilisation conviviale de votre domaine courriel. Notez aussi que toutes demandes d’assistance technique pour la configuration des courriels ou pour l’utilisation de ceux‐ci ou du Webmail sont facturables à 75 $ l’heure, ou par contrat de service selon une entente préalable. 2
Problème de réception de courriels
Si vous n’arrivez pas à recevoir un courriel, connectez‐vous d’abord à l’interface Webmail Solution Infomédia Mail à l’adresse mail.votredomaine.com dans votre navigateur Web (remplacez votredomaine.com par votre nom de domaine courriel). Vous pouvez également utiliser l’adresse www.WebmailSolution.com. Puis, identifiez‐vous avec l’adresse courriel administrateur du domaine et son mot de passe, qui vous ont été fournis. Une fois connectée, la première vérification à faire est dans la section « Email », dans le dossier « Emails douteux ». 2 Votre partenaire d’affaires privilégié Aide sur courriel POP/SMTP Solution Infomédia Mail À cet endroit, vous trouverez des courriels qui vous ont été envoyés, mais que l’Anti‐Spam a jugés comme étant des pourriels. Les courriels identifiés comme des pourriels sont classifiés en 3 catégories de possibilité que ce soit un pourriel : Bas, Moyen et Haut. Vous allez toujours recevoir les pourriels « Bas » avec la mention « POURRIEL‐Bas ». Les courriels de catégorie Moyen et Haut, seront pour leur part envoyés dans le dossier « Emails douteux », accessible uniquement via le Webmail. Nous vous invitons donc à aller vérifier ce dossier si vous soupçonner avoir de la difficulté à recevoir un courriel. Notez que nous pouvons personnaliser ce procédé pour votre domaine. Par exemple, si vous préférez recevoir tous les pourriels avec les mentions : « POURRIEL‐Bas», « POURRIEL‐Moyen», « POURRIEL‐Haut ». Simplement nous en aviser et nous configurerons la gestion anti pourriel selon vos préférences. Vous pouvez aider l’Anti‐spam à identifier un courriel comme était du spam ou comme étant un courriel valide. Pour cela, dans la « boîte de réception » ou dans le dossier « Emails douteux », selon le cas, cliquer à droite sur le courriel, faite « Action » ‐ « Marquer » ‐ « Span » ou « Non Spam » selon le cas. Deuxièmement, si le courriel manquant n’était pas « Emails douteux » ou si vous désirez indiquer au serveur courriel qu’une telle adresse courriel ou qu’un tel domaine doit être toujours considéré comme valide (Non spam), allez dans la section Réglages. 3 Votre partenaire d’affaires privilégié Aide sur courriel POP/SMTP Solution Infomédia Mail Ensuite, allez dans la section Expéditeurs de confiance de la section Paramètres du domaine. Vous remarquerez la liste des domaines et courriels qui sont déjà identifiés comme expéditeurs de confiance. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton Nouveau. 4 Votre partenaire d’affaires privilégié Aide sur courriel POP/SMTP Solution Infomédia Mail Entrez alors le domaine de votre correspondant qui essaie de vous envoyer des courriels. Vous pouvez entrer son courriel ([email protected]), mais nous vous conseillons d’entrer le domaine seulement, soit « exemple.com ». Finalement, cliquez sur Enregistrer. Maintenant, il ne vous reste plus qu’à attendre le prochain envoi de votre correspondant pour confirmer que tout fonctionne. Si le problème persiste, référez‐vous à la section 4. 3
Problème d’envoi de courriels
Si vous envoyez des courriels à un correspondant et qu’il ne les reçoit pas, la cause la plus fréquente à vérifier en premier lieu est que l’adresse courriel du destinataire est bien écrite, sans fautes d’orthographe. Si vous êtes sûr que ce n’est pas la cause du problème, nous vous invitons à communiquer avec votre correspondant (par téléphone ou par une autre adresse courriel) pour lui signaler le problème, en lui indiquant qu’il est fort probable que son serveur de courriel perçoive votre domaine comme étant du pourriel. Il exécutera alors la solution de la section 2, mais sur son propre serveur de courriel, soit en identifiant votre domaine comme expéditeur valide. 4
Si le problème persiste
Dans le cas d’un problème d’envoi ou de réception de courriels, si le problème persiste même après l’exécution de la procédure décrite dans les sections 2 ou 3, nous vous invitons à communiquer avec nous en ayant en main le courriel indiquant l’erreur de livraison. Pour les deux types de problèmes définis dans les sections 2 et 3, vous ou votre correspondant, selon le cas, allez recevoir un courriel indiquant 5 Votre partenaire d’affaires privilégié Aide sur courriel POP/SMTP Solution Infomédia Mail l’incapacité du serveur d’envoi à compléter la communication. Faites‐nous parvenir ce courriel à [email protected] en nous indiquant votre problème. Ce courriel est très important, car il nous permettra d’analyser, d’identifier et de vous expliquer la provenance du problème. Il y aura alors deux cas possibles : soit nous vous indiquerons que le problème est causé par notre serveur de courriel et nous corrigerons le problème, soit nous vous indiquerons que le problème est causé par le serveur du destinataire. Dans ce dernier cas, vous pourrez en aviser votre correspondant avec le message d’erreur pour qu’il prenne les mesures requises (comme expliqué dans la section 3). Sinon, nous pourrons le faire pour vous; des frais de 75 $ l’heure vous seront alors facturés. Dans la plupart des cas, nous aurons à communiquer directement avec le gestionnaire du serveur de courriel de votre correspondant pour corriger le problème. 6 Votre partenaire d’affaires privilégié